AUDITORIA INTERNA DE GESTION PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

INFORME DE AUDITORIA

PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS BS-CP-001 VERSIÓN 7

TRD OCI - 107-108,01

OCI – 044 – 2018

AUDITORIA INTERNA DE GESTION PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

CONTRATACIÓN MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO - GRUPO CONTRATOS

BOGOTA, DICIEMBRE DE 2018

ES-FM-004 V2

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3. ALCANCE

4. ARTICULACION CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO - MECI

5. CRITERIOS DE AUDITORIA

6. EQUIPO AUDITOR

7. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA, EVALUACION O SEGUIMIENTO (PRUEBAS, HALLAZGOS, OBSERVACIONES Y EVIDENCIAS)

7 . 1 CONTEXTUALIZACIO N DEL PROCESO

7 . 2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCED IMIENTOS

7 . 3 PUBLICACION DE LA CONTRATACION

7 . 4 INFORMES DE SUPE RVISION

7 . 5 LIQUIDACION DE CONTRATOS

7 . 6 GARANTIAS

7.7 COMPARATIVO CONTRATO S 2017 - 2018 7 . 8 ANALISIS DE RIESGOS

7 . 9 PLAN DE MEJORAMI ENTO OCI– 038 - 2017

7 . 10 VERIFICACION DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES

7 . 11 PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA CGR

7 . 12 GRUPO DE CONTRO L INTERNO DISCIPLINA RIO

8 . ANALISIS DEL DESEMPEÑO DEL PROCESO

9. CONCLUSIONES

10. PLAN DE MEJORAMIENTO SOPORTES Y PAPELES DE TRABAJO

1. INTRODUCCION

En el marco del plan anual de auditorías y seguimientos de la OCI aprobada por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno para la vigencia 2018 y en cumplimiento de las funciones de seguimiento contempladas en el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011, Decreto 210 de 2003, la Oficina de Control Interno presenta el informe de auditoría al Proceso Adquisición de Bienes y Servicios BS-CP-001 Versión 7.

La auditoría estuvo orientada a identificar oportunidades de mejora para el Sistema de Control Interno institucional en las actividades relacionadas con la planeación y ejecución de la contratación a través del análisis de sus objetivos, metas y actividades de acuerdo con las responsabilidades del Ministerio en su calidad de organismo ejecutor.

Este ejercicio se realizó con base en las Normas Técnicas de Auditoría, las cuales incluyen planeación de la auditoría, ejecución del trabajo y generación del informe.

Para el logro de los objetivos propuestos fue de vital importancia la participación del Grupo de Contratos, con la información soporte y complementaria generada a partir de la ejecución de los mismos.

El proceso de auditoría incluyó la solicitud, análisis y verificación de la información asociada al proceso, así como la presentación de resultados una vez analizados por el equipo auditor, resultados con los que se pretende contribuir al mejoramiento continuo del Ministerio.

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General

Auditar el Sistema de Control Interno inherente al Proceso Adquisición de Bienes y Servicios, en las etapas de contratación, ejecución financiera, física y de gestión del mismo, para el periodo comprendido entre el 1º xx xxxxx al 31 de diciembre de 2017 y del 1º de enero al 31 xx xxxx de 2018.

2.2 Objetivos Específicos

 Verificar los controles existentes y su aplicación - administración del riesgo.

 Verificar el cumplimiento normativo y de las actividades establecidas en el proceso y procedimientos a auditar.

3. ALCANCE

El proceso de verificación se realizó a partir de una muestra selectiva, para el período comprendido entre el 1º xx xxxxx al 31 de diciembre de 2017 y del 1º de enero al 31 xx xxxx de 2018.

Es de anotar que esta Oficina, se basó única y exclusivamente en la información suministrada por el Coordinador del Grupo de Contratos del Ministerio.

4. ARTICULACION CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI.

La auditoría interna de gestión al Proceso de Asesoría, Capacitación y Asistencia Técnica, se realiza en el marco de la 7ª Dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), denominada “Control Interno”, de igual manera, se realiza de conformidad con la actualización del Modelo Estándar de Control Interno- MECI, centrada en el modelo COSO, verificando los componentes “Gestión de los riesgos institucionales”, segundo componente de control que involucra la identificación de controles y análisis de riesgos relevantes en la gestión para el logro del objetivo del proceso.

5. CRITERIOS DE AUDITORIA

 Constitución Política de Colombia 1991, artículo 150; compete al congreso expedir el estatuto general de contratación de la administración pública y en especial de la administración nacional.

 Ley 80 de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.

 Ley 1150 de 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.

 Ley 1474 de 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

 Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional.

 Decreto 1082 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional.

 Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.

 Resolución 3861 de 2015, por la cual adopta la Versión 2 del Manual de Contratación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

 Resolución 1900 de 2016, Por la cual se adopta la política de Administración de Riesgos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

 Guía para la Administración del Riesgo del DAFP, 2018.

 Documentos del Sistema Integrado de Gestión que sean aplicables.

6. EQUIPO AUDITOR

Auditor Líder: Xxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxx, Jefe OCI. Auditores: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx X., Asesor (e) OCI

Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx X., Profesional OCI

7. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

7.1 CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROCESO

En este capítulo se expondrá el análisis realizado de los documentos sobre los cuales la Oficina de Control Interno considera se deben hacer precisiones:

De conformidad con lo establecido en la Resolución 2470 de 2013 modificada mediante Resolución 5719 de 2014, se creó el Grupo de Contratos el cual depende de la Secretaria General y tiene las funciones de "... Tramitar los procesos contractuales y los convenios que adelante el Ministerio; revisar los estudios previos remitidos por la dependencia de apoyo solicitante y proponer los ajustes y modificaciones a que haya lugar; ejercer la Secretaría Técnica de la Junta de Adquisiciones y Licitaciones del Ministerio, a través de su coordinador, quien será responsable de convocar las sesiones a que haya lugar”.

El Grupo de Contratos en cumplimiento de la normatividad vigente relacionada con la contratación estatal, presta asesoría a las diferentes dependencias del Ministerio al momento de formular los respectivos estudios previos, que se requieren para el desarrollo del cumplimiento de las actividades inherentes al Ministerio.

El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, mediante Resolución No. 3861 del 28 de diciembre de 2015, adoptó la versión No. 1 del Manual de Contratación y posteriormente la versión 2, con el propósito que las diferentes dependencias lo tengan en cuenta para el desarrollo de las distintas etapas del proceso contractual, en la planeación y celebración de los contratos que se requieran para el cumplimiento de las metas institucionales.

De acuerdo con el Hallazgo 1 del informe No. 038-2017, se recomendó al Grupo de Contratos efectuar la revisión del Manual de Contratación en lo referente al artículo 28, dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 1º de la Resolución 0635 de 2017, y derogando el citado artículo del Manual de Contratación del Mincomercio, en lo referente a la unificación de

los Grupos Administrativa y Parque Automotor, lo cual se encuentra en el Plan de Mejoramiento y se tiene fecha prevista para su cumplimiento el día 31 de diciembre del presente año.

7.2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Las actividades de Contratación se encuentran vinculadas al Proceso BS-CP-001 Versión 7 de fecha 4 de noviembre de 2016 Adquisición de Bienes y Servicios en los procedimientos; BS- PR-003 “Licitación Pública”, BS-PR-004 “Interventoría o Supervisión”, BS-PR-005 “Selección Abreviada Subasta Inversa”, BS-PR-006 “Contratación Directa”, BS-PR-007 “Selección Concurso Público de Méritos Abierto”, BS-PR-008 “Selección Abreviada por Menor Cuantía”, BS-PR-009 “Selección Concurso Público de Méritos con Precalificación, BS-PR-015 “Procedimiento de Contratación de Mínima Cuantía”, BS-PR-016 “Terminación y Liquidación de Contratos/Convenios” y BS-PR-017 “Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones”, registrados en el sistema Integrado de gestión Isolución v4.6. El proceso cuenta con mapa de riesgos asociado al procedimiento.

7.3 PUBLICIDAD DE LA CONTRATACIÓN

El literal e) del Artículo 9 y Artículo 10 de la Ley 1712/2014, en concordancia con el artículo 2.1.1.2.1.8 del Decreto 1081 de 2015, preceptúa que es obligación de las entidades del estado realizar la publicación de las aprobaciones, autorizaciones o los informes de supervisión o interventoría que prueben la ejecución de los contratos celebrados por las entidades estatales durante la vigencia actual, en su página Web.

Publicación paguina WEB

Informes de Supervisión publicados en la página WEB.

Una vez revisada la página web del Ministerio, se verificó que el Grupo de Contratos viene cumpliendo con lo establecido en la normatividad vigente.

Igualmente las entidades del estado tienen la obligación de publicar en el SECOP los documentos del proceso contractual y los actos administrativos de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

Revisado el Sistema Electrónico de información Pública – SECOP I y II, de la muestra analizada (veinte contratos) son ellos: No. 296, 301, 307, 311, 319, 323, 330, 333, 337 y 347 de 2017 y

010, 017, 024, 042 094, 127, 137, 156, 205 y 236 de 2018, se evidenció que el Grupo de Contratos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, realizó la publicación de los documentos correspondientes a los informes de supervisión posteriormente al plazo establecido en la normatividad vigente, desatendiendo lo preceptuado en el acápite anterior.

Hallazgo No 1.

Se evidenció que el Grupo de Contratos del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, no realizó la publicación de los informes de supervisión, dentro del término establecido, incumpliendo con lo señalado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015.

Recomendación

Definir controles que permitan dar cumplimiento oportuno a lo estipulado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Único Reglamentario Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015, esto es publicar en el SECOP, los documentos del proceso contractual y los actos administrativos dentro de los términos establecidos.

Respuesta dada por el grupo de contratos de acuerdo a memorando OGC-2018-001362.

De acuerdo con lo previsto en el artículo 11 del Manual de Contratación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en el acápite denominado Archivo de los documentos del proceso, la obligación de publicar los informes de supervisión corresponde a los respectivos supervisores:

“Los informes de supervisión de los contratos y convenios suscritos antes del 1º de enero de 2014 que se encuentren en ejecución deben allegarse por los supervisores al Grupos de Contratos, para su archivo en el expediente contractual, e incluirse por dichos supervisores en la plataforma de contratación. Los informes de supervisión de los contratos y convenios suscritos a partir de la fecha indicada deben incluirse por el supervisor en la plataforma de contratación sin que sea necesario su archivo físico en el expediente contractual.” No obstante lo anterior, el Grupo de Contratos ha venido realizando la publicación de los informes de supervisión de los contratos tramitados a través de la plataforma del SECOP I, labor que adelantará hasta el presente año, puesto que a partir del año 2019, las publicaciones se efectuarán a través del SECOP II y estarán a cargo exclusivamente de los respectivos supervisores, lo que facilitará su publicación, toda vez que la tarea no recaerá exclusivamente en el Grupo Contratos. Para lo anterior, se estarán realizando los seguimientos y capacitaciones a que haya lugar.

Adicionalmente, es de anotar que teniendo en cuenta que el número de contratos cuyos informes de supervisión se publican en el SECOP I es de aproximadamente 300, y que son presentados por los supervisores en fechas diferentes, por lo cual la labor de publicación dentro del plazo se dificulta, se realiza mensualmente esta función por el Grupo respecto de la totalidad de los contratos. Para solucionar esta situación se creó un enlace en la página web del Ministerio, con el fin de que el informe sea visible inmediatamente sea presentado por parte del supervisor.

Análisis de la OCI a la respuesta dada de acuerdo al memorando OGC-2018-001362.

Al analizar la respuesta dada por el grupo de contratos esta Oficina mantiene el hallazgo, en razón a que no se está dando cumplimiento oportuno a lo estipulado en el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Único Reglamentario Sector Administrativo de Planeación Nacional 1082 de 2015, es de anotar que ya existe una acción de mejora en el Plan de Mejoramiento correspondiente al informe OCI-038-2017, al cual se le hará seguimiento por parte de esta Oficina en el mes xx xxxxx de 2019.

7.4 INFORMES DE SUPERVISIÓN

El literal e) del Artículo 9 y Artículo 10 de la Ley 1712/2014, en concordancia con el artículo 2.1.1.2.1.8 del Decreto 1081 de 2015, preceptúa que es obligación de las entidades del estado realizar la publicación los informes de supervisión o interventoría que prueben la ejecución de los contratos celebrados por las entidades estatales durante la vigencia actual.

Cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción.

El Ministerio de Comercio, Industria y Comercio, a través del Manual de contratación en su artículo 12 señala que en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, en los estudios previos se determinará el alcance de la supervisión y/o interventoría del respectivo contrato.

Igualmente, dichos informes deben contener información clara y completa referente a la ejecución del contrato o convenio y advertir las situaciones irregulares que amenacen su debido cumplimiento y formular las recomendaciones que se consideren pertinentes.

De la revisión a la plataforma informes de supervisión del Mincomercio, se evidenció lo siguiente:

 El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, celebró el contrato No. OC-001-2018 con el Centro de Asesoría Legal en Asuntos de la OMC, con el objeto de Prestación de servicios para la defensa de los intereses comerciales de Colombia, por conducto de la nómina de asesores externos dispuesta en la Decisión 2007/8 de la Junta de Administración de EL CENTRO, en el procedimiento de Grupo Especial de cumplimiento (artículo 21.5 del Entendimiento de Solución de Diferencias de la OMC) y su apelación ante el Órgano

competente; así como, de ser necesario, en el arbitraje para la definición del monto del nivel de suspensión de concesiones, y el sector al cual se van a aplicar estas medidas (artículo

22.6 del mismo Emprendimiento), dentro de la diferencia correspondiente al asunto WT/DS461 Colombia-Medidas relativas a la importación de textiles, prendas de vestir y calzado, la Oficina de Control Interno evidenció que a pesar que el citado contrato inició en enero, en el aplicativo no se encontraron informes del supervisor, desatendiendo lo establecido en la cláusula 16 del citado contrato (informes mensuales).

 El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, celebró el contrato No. GC-328-2018 con Publicaciones Semana S.A., con el objeto de Dos suscripciones a las revistas Semana y Dinero con destino al Despacho del Ministro de Comercio, Industria y Turismo y al Grupo de Comunicaciones del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la Oficina de Control Interno evidenció que en el aplicativo no se encuentran los informes del supervisor, desatendiendo lo establecido en la cláusula Decima Cuarta del citado contrato (informes semestrales).

 El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, celebró el contrato No. 40-2018 con Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx, con el objeto de prestar servicios profesionales al Despacho de la Viceministra de Comercio Exterior en el análisis y recomendaciones para la toma de decisiones sobre política de comercio exterior y de inversiones y para la elaboración de los distintos estudios o trabajos que deban realizarse en desarrollo de las funciones de ese Despacho, evidenciándose que los informes Nos. 3 y 4 correspondientes a los meses xx xxxxx y abril, se presentaron los días 00 xx xxxxx x 00 xx xxxx respectivamente, desatendiendo lo establecido en el artículo 12 del Manual de Contratación.

Hallazgo No. 2:

Revisada la plataforma informes de supervisión del Mincomercio, se pudo establecer que no subieron los informes correspondientes a los contratos Nos. 001-2018 y GC 328-2018 (ver pantallazos); 040-2018 informes Nos. 3 y 4 correspondientes a los meses xx xxxxx y abril los cuales se presentaron los días 00 xx xxxxx x 00 xx xxxx respectivamente, desatendiendo lo preceptuado en el literal e) del Artículo 9 y Artículo 10 de la Ley 1712/2014, en concordancia con el artículo 2.1.1.2.1.8 del Decreto 1081 de 2015.

Recomendación

Definir controles que permitan al Grupo de Contratos coordinar con los supervisores lo preceptuado en el literal e) del Artículo 9 y Artículo 10 de la Ley 1712/2014, en concordancia

con el artículo 2.1.1.2.1.8 del Decreto 1081 de 2015, esto es subir a la plataforma los informes de supervisión.

Respuesta dada por el grupo de contratos de acuerdo a memorando OGC-2018-001362.

Este hallazgo ya cuenta con acción de mejora; no obstante, se estará remitiendo memorandos a los supervisores con el fin de que atiendan esa obligación, la cual, conforme al Manual de Contratación, es de su responsabilidad.

Análisis de la OCI a la respuesta dada de acuerdo al memorando OGC-2018-001362.

De acuerdo con la respuesta dada por el Grupo de Contratos y verificado el soporte correspondiente al hallazgo en el cual se informa que este ya tiene acción de mejora, razón por la cual esta Oficina mantiene el hallazgo hasta tanto se realice seguimiento en el mes xx xxxxx de 2019.

7.5 LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS

Al respecto cabe recordar que el procedimiento de “TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS/CONVENIOS CODIGO: BS-PR-016 Versión 5” es liderado por el Grupo de Contratos de la Secretaría General y es importante establecer controles oportunos para realizar la solicitud de las liquidaciones a los supervisores o diseñar los canales de comunicación con los mismos que permitan generar de manera preventiva las acciones que conlleven a una liquidación oportuna de los contratos

La liquidación es el procedimiento a través del cual una vez concluido el contrato, las partes cruzan cuentas respecto a sus obligaciones recíprocas y que el objetivo de la liquidación es determinar si estas pueden declararse x xxx y salvo mutuo o si existen obligaciones por cumplir y la forma en que deben ser cumplidas. El objetivo en este numeral es verificar el cumplimiento de las cláusulas de liquidación contenidas en los convenios o contratos de la vigencia 2014.

Se tomó una muestra de once (11) contratos así:

 Licitación Publica tres (3) que corresponden al 100%

 Selección Abreviada siete (7) que corresponden al 43%

 Concurso de Méritos uno (1) que corresponden al 33%

Cantidad de Contratos Seleccionados

Concurso de Meritos

Selleccion Abreviada

Licitacion Publica

Todos ellos se encuentran en el aplicativo SECOP con el siguiente estado: “Celebrado, adjudicado, liquidado, borrador y declarado desierto", para lo cual se validó la información en la “Plataforma de Contratación”, en las Actas de Liquidación y en la cláusula de liquidación del respectivo contrato. En las siguientes tablas se observa la distribución de los contratos o convenios que se encontraron liquidados y sin liquidar:

Tabla No. 1 Cantidad de contratos seleccionados por Modalidad de contratación.

Para el análisis se tuvo en cuenta el plazo para la liquidación establecido en los contratos o convenios y en la ley, como se puede observar a continuación:

LIQUIDACIÓN	NORMA
Liquidados dentro de los 6 meses (Bilateral)	Cláusula contractual
Liquidados dentro de los 2 meses siguientes	Ley 1150 del 2007
Liquidados dentro de los 2 años siguientes	Ley 1150 del 2007
Sin liquidar aún y dentro de los 2 años siguientes	Ley 1150 del 2007
No liquidados dentro de los 2 años siguientes	Ley 1150 del 2007

Tabla No. 2 Plazos para la liquidación de los contratos o convenios.

Con base en la información anterior se tiene que:

Licitación Pública.

Teniendo en cuenta la Publicación de los contratos en la página Web, sobre este concepto se efectuaros 3 procesos así:

N° Proceso 2014	N° Contrato	Valor	Plazo de Ejecución	Plazo de Liquidación	Acta de Liquidación
1	115 del 0 xx xxxxxxx 0000	$ 6.736.765.689	8 meses	6 meses	28 diciembre de 2015
2	100 del 00 xx xxxxx 0000	$ 1.075.000.000	31/12/2014	6 meses	No tiene
3	Desierto	N/A	N/A	N/A	N/A

No se encontró acta de liquidación del contrato 100 de 2014.

Selección Abreviada.

De acuerdo con lo publicado en la página Web, se efectuaros 17 procesos bajo esta modalidad para los cuales se tomó como muestra la siguiente:

N° Proceso 2014	N° Contrato	Valor	Plazo de Ejecución	Plazo de Liquidación	Acta de Liquidación
1	Desierto	N/A	N/A	N/A	N/A
2	94 del 10 xx xxxxx de 2014	$ 237.000.000	28/01/2015	4 meses	03/12/2015
3	Desierto	N/A	N/A	N/A	N/A
4	Desierto	N/A	N/A	N/A	N/A
5	Desierto	N/A	N/A	N/A	N/A
6	P.S 111	N/A	N/A	N/A	N/A
7	P.S 99	N/A	N/A	N/A	N/A

Nota: P.S significa Contratos de Prestación de Servicios.

Se evidencio que el Contrato 94 de 2014 terminó su plazo de ejecución el 28 de enero de 2015 y se liquidó el 3 de diciembre de 2015. Lo anterior muestra incumplimiento a lo establecido en la Cláusula Octava del Contrato “ LIQUIDACIÓN. La liquidación del presente contrato se efectuará dentro de los (4) meses siguientes a su terminación, de conformidad con lo establecido en el artículo 00 xx xx 0000 xx 0000”, xxxx configura materialización de riesgo de incumplimiento normativo.

Concurso de Méritos.

Teniendo en cuenta la Publicación de los contratos en la página Web, bajo esta modalidad se efectuaros 3 procesos y se tomó como muestra el siguiente contrato:

N° Proceso

2014

N° Contrato

Valor

Plazo de Ejecución

Plazo de Liquidación

Acta de Liquidación

116 del 9 de

octubre de 2014

$ 338.952.000

8 meses

6 meses

28/12/2015

De la muestra seleccionada de once (11) contratos, dos (2) cumplen con los tiempos estipulados sobre su liquidación, dos (2) son por contratación de prestación de servicios y por esto no deben tener liquidación, cinco (5) se declararon desiertos, uno (1) no se encontró su acta de liquidación y uno (1) no cumplió con el tiempo estipulado para su liquidación.

Hallazgo No. 3:

Verificado el cumplimiento del plazo de los 6 meses pactado en las cláusulas de liquidación de los contratos o convenios cuya ejecución finalizó, se observó en dos (2) de estos, Contrato No. 100 de 2014 suscrito con la Unión Temporal Mayatur - AVIATUR y 94 de 2014 suscrito con la Empresa Colombiana de Servicios Especiales y Turísticos Sociedad por acciones simplificada EXTURISCOL, que en el primero no fue encontrada su acta de liquidación y en el segundo, esta desatendió la cláusula contractual y el artículo N° 11 de la Ley 1150 de 2007, que establece “La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes”; lo anterior configura la materialización de un riesgo de incumplimiento normativo.

Recomendación

Establecer controles para que una vez finalizada la ejecución de los contratos, se generen alertas oportunas asociadas a los plazos establecidos en las cláusulas de liquidación.

Respuesta dada por el grupo de contratos de acuerdo a memorando OGC-2018-001362.

Esta dependencia ha enviado memorandos a los supervisores con el fin de reiterar la obligación a su cargo de tramitar las liquidaciones de los contratos dentro de los términos previstos (anexo en 4 folios). No Obstante lo anterior, se enviarán nuevamente memorandos a los supervisores a fin de que atiendan en forma oportuna esta obligación.

De otra parte, se cuenta con acción de mejora para tal situación.

Análisis de la OCI a la respuesta dada de acuerdo al memorando OGC-2018-001362.

7.6 GARANTIAS

El Artículo 2.2.1.2.3.1.1. Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación del Decreto 1082 de 2015 establece:

“El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de: (i) la presentación de las ofertas; (ii) los contratos y su liquidación; y (iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades Estatales, derivados de la responsabilidad extracontractual que pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones de sus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas en los términos de la ley y del presente título.”.

Hallazgo No. 4.

Durante la auditoría se verificaron en el aplicativo de manera aleatoria las pólizas de los distintos contratos suscritos por el Mincomercio correspondientes al período comprendido entre el 1º xx xxxxx al 31 de diciembre de 2017 y el 1º de enero al 31 xx xxxx de 2018, así como sus respectivas aprobaciones por parte de la Coordinadora del Grupo de Contratos de acuerdo con lo señalado en la Resolución 3861 de 2015, evidenciándose que la póliza correspondiente a los contratos Nos. 329-2018 y 310-2018, no cuentan con la aprobación por parte de la Coordinadora del Grupo de Contratos, desatendiendo lo establecido en el numeral 16 del artículo 20 del

Manual de Contratación versión 2 “Tareas del Coordinador del Grupo de Contratos, Aprobación de las Garantías”.

Recomendación

Definir controles con el fin de evitar que esta situación se presente.

Respuesta dada por el grupo de contratos de acuerdo a memorando OGC-2018-001362.

Las pólizas que respaldan las obligaciones contempladas en los contratos 3292018 suscrito con el CONSORCIO JORPERD – PROYECTAMOS y 3102018 suscrito con la empresa DIAGNOSTIYA S.A.S., fueron oportunamente aprobadas por la suscrita. Anexo los pantallazos en 4 folios del aplicativo de contratos en los que se comprueba que se cumplió con esa función en los contratos indicados. Aprobaciones que se realizaron a través de la plataforma SECOP II, por la cual se realizaron los procesos contractuales.

Análisis de la OCI a la respuesta dada de acuerdo al memorando OGC-2018-001362.

De acuerdo con la respuesta dada por el Grupo de Contratos, la Oficina de Control Interno procede a retirar del informe este hallazgo.

7.7 COMPARATIVO CONTRATOS 2017 - 2018

En este capítulo se verificara el porcentaje de participación absoluto de los contratos por cada una de las dependencias del ministerio.

Contratación Servicios Profecionales y Apoyo

2018 vs 2017

2017 2018

Despacho ViceComercio

Grupo Zonas Francas Subdirección de Practicas Subdireccion de Diseño Secretaria General Equipo Negociador

Oficina de Sistemas de Información Oficina de Planeación Sectorial Oficina de Estudios Economicos Oficina de Control Interno

Oficina de Asuntos Legales Internaci.

Oficina Asesora Juridica Grupo Talento Humano Grupo Parque Automotor

Grupo Financiera Grupo de Registro Nacional de Turismo Grupo de Protección al Turista

Grupo de Promoción Grupo Planeación y Desarrollo S.

Grupo de Contratos Grupo de Contabilidad Grupo de Comunicaciones

Grupo Calidad, Seguridad y Xxxxxx.

Grupo Administrativa Grupo Gestión Documental Dir.Inversión Extranjera y S. Dir.Relaciones Comerciales

Dir.Regulación Dir.Productividad y Competitividad

Dir.Mipymes Dir.Integración Economica Dir.Calidad y Desarrollo Sostenible

Dir.Análisis Sectorial

Vice Turismo Vice Desarrollo Despacho Ministro

0 1

4 5

2 3

8 9

3 4

0 1

3 4

1 2

4 5

14 16

3 4

7 8

Tabla No. 8 Contratos Servicios Profesionales y Apoyo 2018 vs 2017 por dependencias.

CONTRATACIÓN 2018

Des. Ministro 4%

Des. Vice Turismo

Dir. Analisis Sectorial

Dir.Calidad y Desarrollo 4%

Otros 36%

Dir.Mipymes

15%

Sub.Diseño y Admon.

Dir.Productividad y Com.

14%

Grupo Comunicaciones

Dir. Regulación

Se concluye que para el 2018 las áreas de mayor participación por valor absoluto son la Dirección de Mipymes con 29 contratos por valor de $ 2.526´325.242 y la Dirección de Productividad y Competitividad con 29 contratos por valor de $ 2.456´401.970.

D E S P A C H O M I N I S T R O D E … D E S P A C H O V I C E M I N I S T E R I O D E … D E S P A C H O V I C E M I N I S T E R I O D E … D I R E C C I O N D E A N Á L I S I S …

D I R E C C I Ó N D E C A L I D A D Y …

D I R E C C I Ó N D E I N T E G R A C I Ó N …

D I R E C C I Ó N D E M I P Y M E S

D I R E C C I Ó N D E P R O D U C T I V I D A D …

D I R E C C I Ó N D E R E G U L A C I Ó N

D I R E C C I Ó N D E R E L A C I O N E S …

D I R E C C I O Ó N I N V E R S I Ó N …

Tabla No. 10 Contratos 2018 por valor.

E Q U I P O D E S T I Ó N E N … - G R U P O D E G E S T I Ó N …

G R U P O A D M I N I S T R A T I V A - …

G R U P O C A L I D A D , S E G U R I D A D Y …

G R U P O D E A S U N T O S … - G R U P O D E C O M U N I C A C I O N E S

G R U P O D E C O N T A B I L I D A D - …

G R U P O D E C O N T R A T O S - …

ES-FM-004 V2

G R U P O D E P L A N E A C I Ó N Y …	47.387.262,00


G R U P O D E P R O M O C I Ó N	200.512.229,00


G R U P O D E P R O T E C C I Ó N A L …	423.337.152,00
G R U P O D E R E G I S T R O …	137.864.960,00
G R U P O D E T E S O R E R I A - …	-
G R U P O F I N A N C I E R A - …	62.393.266,00
X X X X X X X X X X X X X T O M O T O R - …	-
G R U P O S I S T E M A I N T E G R A D O …	-


G R U P O T A L E N T O H U M A N O - …	308.587.008,00
O F I C I N A A S E S O R A J U R I D I C A	94.574.720,00


O F I C I N A D E A S U N T O S L E G A L E S …	232.227.704,00
O F I C I N A D E C O N T R O L I N T E R N O	106.263.967,00


O F I X X X X X X X X X X X X X X …	297.459.902,00


O F I C I N A D E P L A N E A C I Ó N …	510.836.153,00
O F I C I N A C O M E R C I A L D E L A …	-


O F I C I N A D E S I S T E M A S D E …	531.432.929,00


E Q X X X X X X X X X X X X X X	163.824.792,00


S E C R E T A R I A G E N E R A L	356.028.885,00


S U B D I R E C C I Ó N D E D I S E Ñ O Y …	792.202.523,00
S U B D I R E C C I Ó N D E P R A C T I C A S …	141.511.336,00
G R U P O Z O N A S F R A N C A S B I E N E S	101.280.586,00


D E S P A C H O V I C E M I N I S T E R I O …	170.358.401,00

G R U P O A T E N C I Ó N A L … - G R U P O D E P A S A J E S Y … -

691.533.099,00

413.978.401,00

904.479.631,00

708.267.647,00

598.221.858,00

157.731.852,00

1.165.985.864,00

132.506.748,00

433.086.421,00

58.054.481,00

335.992.690,00

187.422.261,00

1.082.101.679,00

158.534.728,00

295.237.578,00

2.526.325.242,00

Informe Final de Auditoria – Proceso Adquisición de Bienes y Servicios “Contratación”

Tabla No. 9 Contratos 2018.

CONTRATACIÓN 2018 POR VALOR

2.456.401.970,00

D E S P A C H O M I N I S T R O D E …

D E S P A C H O V I C E M I N I S T E R I O D E …

D E S P A C H O V I X X X X X X X X X X X X X X …

575.408.378,00

308.449.410,00

666.148.256,00

D I R E C C I O N D E A N Á L I S I S … 566.428.973,00

D I R E C C I Ó N D E C A L I D A D Y … 380.081.808,00

D I R E C C I Ó N D E I N T E G R A C I Ó N … 417.014.428,00

D I R E C C I Ó N D E M I P Y M E S 2.171.202.866,00

D I R E C C I Ó N D E P R O D U C T I V I D A D … 2.243.795.353,00

D I R E C C I Ó N D E R E G U L A C I Ó N

D I R E C C I Ó N D E R E L A C I O N E S …

1.019.735.432,00

316.536.868,00

D I R E C C I O Ó N I N V E R S I Ó N … 390.035.572,00

E Q U I P O D E S T I Ó N E N … -

G R U P O D E G E S T I Ó N … 17.154.256,00

G R U P O A D M I N I S T R A T I V A - … 254.036.283,00 G R U P O C A L I D A D , S E G U R I D A D Y … 165.325.174,00

X X X X X X X X X U N T O S … -

G R U P O D E C O M U N I C A C I O N E S 1.175.693.102,00 G R U P O D E C O N T A B I L I D A D - … 151.282.181,00

G R U P O D E C O N T R A T O S - … 284.509.291,00 G R U P O A T E N C I Ó N A L … -

G R U P O D E P A S A J E S Y … -

G R U P O D E P L A N E A C I Ó N Y … 44.785.631,00

G R U P O D E P R O M O C I Ó N 262.897.473,00 G R U P O D E P R O T E C C I Ó N A L … 306.915.843,00

G R U P O D E R E G I S T R O … 251.952.441,00

G R U P O D E T E S O R E R I A - … -

G R U P O F I N A N C I E R A - … 60.745.193,00 X X X X X X X X X X X X X T O M O T O R - … 25.366.103,00

G R U P O S I S T E M A I N T E G R A D O … -

G R U P O T A L E N T O H U M A N O - … 105.320.889,00

O F I C I N A A S E S O R A J U R I D I C A 562.956.600,00 O F I C I N A D E A S U N T O S L E G A L E S … 327.463.246,00

O F I C I N A D E C O N T R O L I N T E R N O 87.329.555,00

O F I X X X X X X X X X X X X X X … 270.220.693,00

O F I C I N A D E P L A N E A C I Ó N …

O F I C I N A C O M E R C I A L D E L A … - O F I C I N A D E S I S T E M A S D E …

403.410.000,00

381.957.682,00

E Q X X X X X X X X X X X X X X 304.099.444,00

S E C R E T A R I A G E N E R A L 1.113.602.181,00 S U B D I R E C C I Ó N D E D I S E Ñ O Y … 221.705.280,00

S U B D I R E C C I Ó N D E P R A C T I C A S … 150.711.930,00 G R U P O Z O N A S F R A N C A S B I E N E S 111.676.383,00

D E S P A C H O V I C E M I N I S T E R I O … -

Informe Final de Auditoria – Proceso Adquisición de Bienes y Servicios “Contratación”

CONTRATACIÓN 2017 POR VALOR

Tabla No. 10 Contratos 2017 por valor.

Durante 2017 las áreas de mayor participación por valor absoluto fueron la Dirección de Mipymes con 30 contratos por valor de $ 2.171´202.866 y la Dirección de Productividad y Competitividad con 28 contratos por valor de $ 2.243´795.353.

7.8 ANALISIS DE RIESGOS

RIESGOS DE GESTIÓN Y CORRUPCIÓN

El proceso Adquisición de Bienes y Servicios, presenta los siguientes riesgos de gestión y de corrupción:



BS-7 RC1 Celebración indebida de Contratos por estudios y documentos previos con injerencia

externa en aspectos técnicos.

ES-FM-004 V2

Num

Proceso

Causa

Nombre Riesgo

uencias Pote

Objetivo Proceso

Calificación

Controles

Valoración del Riesgo

Posibilidad de Ocurrencia

Impacto

Evaluación

Medidas de Respuesta

de Ocurrencia

Impacto

Evaluación

Medidas de Respuesta

BS-7

Adquisición de Bienes y Servicios

1. Estudios Previos y/o Pliegos de condiciones direccionados a favorecer un proponente específico. 2. Exigencia de requisitos e insumos técnicos adicionales que restrinjan la pluralidad de

oferentes. 3. Desconocimien to u omisión de la normatividad, para beneficiar

a un oferente

RC1 . Celebración Indebida de Contratos por estudios y documentos previos con injerencia externa en aspectos técnicos

"1.Sanciones Disciplinarias, penales y

fiscales 2. Pérdidas Económicas, de Imagen, Credibilidad y Confianza 3. Desgaste Administrativo

Garantizar el suministro oportuno de Bienes y/o Servicios a todas las dependencias del Ministerio de acuerdo con las necesidades específicas y la disponibilidad de recursos. Asegurar que los Bienes y/o Servicios adquiridos cumplan con los requisitos específicos establecidos en los pliegos de condiciones y términos de

referencia.

2-Improbable

10-Mayor

Alta

Compartir o transferir el riesgo

Revisión Previa por parte del área técnica y del Grupo de Contratos de los estudios y documentos previos que se presentan para el tramite de procesos de contratación ante el Grupo de Contratos.

Reducir el riesgo

1-Raro

10-Mayor

Xxxxxxxx

 BS-8 R5 Publicación extemporánea de los documentos del proceso contractual en el SECOP.

Moderada

1-Insignificante

3-Posible

Reducir el riesgo

Publicar en el SECOP los documentos derivados del proceso contractual.

Compartir o transferir el riesgo

Alta

2-Menor

3-Posible

referencia.

"1. Afectación en la operación de la entidad 2. Desgaste Administrativo

3. Generación de PQRS

R5-Publicación extemporánea de los documentos del proceso contractual en el Secop.

Desconocimien to de los procedimientos contractuales contemplados en la normatividad legal vigente. 2. Fallas técnicas en el

funcionamiento del portal único de contratación. 3. Radicación extemporanea de los documentos por parte del supervisor

Adquisición de Bienes y Servicios

BS-8

Medidas de Respuesta

Evaluación

Impacto

de Ocurrencia

Medidas de Respuesta

Evaluación

Impacto

Posibilidad de Ocurrencia

Valoración del Riesgo

Controles

Calificación

Objetivo Proceso

uencias Pote

Nombre Riesgo

Causa

Proceso

Num

 BS-9 R6 Pérdida de la competencia para liquidar los contratos.

Num

Proceso

Causa

Nombre Riesgo

uencias Pote

Objetivo Proceso

Calificación

Controles

Valoración del Riesgo

Posibilidad de Ocurrencia

Impacto

Evaluación

Medidas de Respuesta

de Ocurrencia

Impacto

Evaluación

Medidas de Respuesta

.BS-9

Adquisición de Bienes y Servicios

1.Falta de ejecución de garantías con vigencia post contractual. 2. Inconformidad con el contenido del acta de liquidación por parte del contratista. 3. Incumplimiento de los contratistas en la entrega de información necesaria para hacer las actas de terminación o liquidación del contrato. 4. Incumplimiento por parte del

supervisor

R6-Pérdida de la competencia para liquidar los contratos

1. Afectación en la operación de la entidad 2. Desgaste Administrativo

3. Generación de PQRS

referencia.

3-Posible

3-Moderado.

Alta

Compartir o transferir el riesgo

Requerimientos a los supervisores para que suscriban el acta de liquidación

Compartir o transferir el riesgo

2-Improbable

3-Moderado.

Alta

 BS- RC2 Bienes y Servicios que no satisfacen las necesidades de la Entidad.

Num

Proceso

Causa

Nombre Riesgo

uencias Pote

Objetivo Proceso

Califica

ción

Controles

Valoración

del Riesgo

Posibilidad de Ocurrencia

Impacto

Evaluación

Medidas de Respuesta

de Ocurrencia

Impacto

Evaluación

Medidas de Respuesta

.BS-10

Adquisición de Bienes y Servicios

"Certificar el cumplimiento y satisfacción de bienes no recibidos y/o servicios no prestados. 2. Incumplimiento de las obligaciones contractuales por parte de la Entidad. 3. No solicitar a tiempo las modificaciones contractuales a que haya lugar.

RC2 . Bienes y servicios que no satisfacen las necesidades de la Entidad

1.Sanciones Disciplinarias, penales y

fiscales 2. Pérdidas Económicas, de Imagen, Credibilidad y Confianza 3. Desgaste Administrativo

referencia.

3-Posible

10-Mayor

Alta

Compartir o transferir el riesgo

Certificar el cumplimiento o incumplimiento de las obligaciones del contratista a través del formato establecido para ello o generado a través de la plataforma de contratación posterior a la presentación del respectivo informe de supervisión, previo al respectivo pago.

Compartir o transferir el riesgo

2-Improbable

10-Mayor

Alta

Observación No. 1:

La Oficina de Control Interno verificó la Calificación de los riesgos R6 “Pérdida de la competencia para liquidar los contratos” y RC1 “Bienes y Servicios que no satisfacen las necesidades de la Entidad” como altos viendo la aplicación de los controles y verificación de la valoración del riesgo y observó que dichos controles no operan con eficiencia ya que después de su aplicación estos continúan con evaluación Alta.

Recomendación:

Definir controles aplicados a cada riesgo para que sean eficientes para la reducción en la valoración de los mismos.

Respuesta dada por el grupo de contratos de acuerdo a memorando OGC-2017-001603.

El Grupo de Contratos realizó la construcción de la nueva matriz de riesgos para el proceso de adquisición de bienes y servicios (anexo en 1 folio), la cual fue publicada en el Sistema Integrado de Gestión el 17 de septiembre de 2018, respecto a la eficiencia de los controles y la valoración y calificación de los riesgos objeto de la observación es importante precisar que los controles apuntan a la disminución de la probabilidad de ocurrencia.

Sin embargo, por la complejidad de los riesgos y la no materialización de los mismos, no se contemplaron controles que minimicen el impacto, por lo que la zona de riesgo se mantiene.

Análisis de la OCI a la respuesta dada de acuerdo al memorando OGC-2017-001362.

De acuerdo con la respuesta dada por el Grupo de Contratos, la Oficina de Control Interno procede a retirar del informe este hallazgo.

7.9 PLAN DE MEJORAMIENTO OCI-038-2017

Sobre el proceso de Adquisición de Bienes y Servicios se presentaron observaciones por parte de la Oficina de Control Interno que no difieren en algunos casos, de las ya presentadas en este informe, es así como se formularon en la anterior vigencia (Informe OCI-038-2017 realizadas a las vigencias 2016 y 2017), observando que para algunos casos se repiten algunas situaciones detectadas previamente sobre el Proceso.

El Grupo de Contratos generó la Versión 3 del Manual de Contratación, sin embargo, a éste se le están haciendo ajustes para la inclusión de parámetros de procesos de Contratación por la Plataforma de SECOP II.

7.10 VERIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS ACCIONES

El seguimiento y posterior verificación de su efectividad se realizará en el mes xx xxxxx de 2019, al Plan de Mejoramiento correspondiente al informe OCI-038-2017, el cual tiene vencimiento de las acciones de mejora el día 31 de diciembre del presente año.

7.11 PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA CGR.

Una vez revisado el informe de Auditoria para la vigencia 2017 por el Ente de Control, es de aclarar que si bien es cierto existen hallazgos referentes a la Supervisión estos hacen referencia a la Contratación de Proyectos de Inversión los cuales no fueron objeto de verificación en esta auditoría.

7.12 GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

En desarrollo de la auditoria al Proceso “ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS – CONTRATACIÓN” a los procedimientos BS-PR-004 “INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN y BS-PR-016 “TERMINACIÓN Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS/CONVENIOS”, mediante

correo electrónico de fecha 6 de noviembre de 2018, se solicitó a la Coordinadora del Grupo de Control Interno Disciplinario informar a esta Oficina si se han impuesto sanciones disciplinarias a funcionarios cuya funciones están asociadas al proceso anteriormente mencionado, durante el período auditado.

Mediante correo electrónico de fecha 6 de noviembre del presente año, la Coordinador del Grupo de Control Interno Disciplinario informa que entre junio de 2017 y mayo de 2018, la Secretaría General – Grupo de Control Interno Disciplinario del Ministerio de Comercio, Industria

y Turismo, no ha impuesto sanciones a funcionarios cuyas funciones estén relacionadas con “ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS”.

8. ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO DEL PROCESO

De acuerdo con la norma ISO 9001:2015, esta determina que se debe realizar un auto control permanente, razón por la cual esta Oficina recomienda en lo referente a los informes de supervisión, liquidación de contratos y convenios, administración del riesgo, así como en el sistema SECOP, definir los métodos para realizar seguimiento, medición, análisis y evaluación, con el fin de asegurar resultados válidos del autocontrol que ejerce la dependencia frente al logro de los objetivos establecidos dentro del proceso.

9. CONCLUSIONES

1. De acuerdo con los resultados de la auditoría se puede concluir que el Sistema de Control Interno vinculado con el proceso Adquisición de Bienes y Servicios es susceptible de mejoramiento conforme a las situaciones identificadas para cada uno de los aspectos evaluados, sobre los cuales se presentan recomendaciones con el fin de contribuir al fortalecimiento de los mecanismos de control interno asociados al proceso.

2. Se observa que el aplicativo Informes de Supervisión desarrollado por el Ministerio, no está siendo aprovechado en su totalidad, con el fin de conservar de manera integral la información de seguimiento a la contratación, igualmente los informes no cumplen con la periodicidad de la presentación y tiempo de cargue en la plataforma de contratación, en su contenido y disponibilidad , evidenciando incumplimiento de lo estipulado en los artículos 11 y 12 del “Manual de Contratación del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo”, aspectos estos susceptibles de mejora que requieren ser fortalecidos mediante acciones de sensibilización y capacitación además de un estricto cumplimiento de la normatividad establecida para tal efecto

3. Sobre la administración de riesgos del proceso Adquisición de Bienes y Servicios se observa que el riesgo más común que se ha materializado es el de incumplimiento de disposiciones normativas que requieren de acciones correctivas que permitan mejorar la Gestión de la Entidad en la planeación y ejecución de la contratación así como en el desempeño de los procesos de apoyo que se llevan a cabo para su desarrollo.

4. El control sobre las actas de liquidación de los contratos y convenios así como la publicación de los informes de supervisión y los demás documentos en el SECOP deben ser temas sobre los cuales se generen controles permanentes para prevenir incumplimientos por parte de la Entidad.

5. Se recomienda a las áreas de apoyo relacionadas con la gestión de los contratos del Ministerio y a los responsables del proceso auditado fortalecer las actividades de formulación de acciones efectivas, solicitando el apoyo de orientación metodológica en la materia, a la Oficina Asesora de Planeación, con el fin de mejorar el ejercicio de formulación de planes de mejoramiento.

10. PLAN DE MEJORAMIENTO

Una vez analizado el presente informe preliminar por parte de las áreas relacionadas con el proceso Adquisición de Bienes y Servicios, en cuyos procedimientos o gestión se identificaron situaciones susceptibles de mejora, y teniendo en cuenta las observaciones o comentarios que sean generados al respecto, la Oficina de Control Interno remitirá el informe final de auditoría y establecerá la formulación del plan de mejoramiento.

SOPORTES Y PAPELES DE TRABAJO

No	Nombre del Documento	Ubicación Física o Magnético	Área Responsable	Firma del Responsable
1	Memorando ODCI-2018-	OCI	OCI
	000089
2	Plan de Auditoria	OCI	OCI
3	Memorando OGC-2018-	OCI	OGC
	000716
4	Listado Contratos
4	correspondiente al período a	OCI	OGC
	auditar
5	Memorando-GA-2018-000296	OCI	GC
6	Memorando GA-2018-000298	OCI	GA
7	Memorando ODCI-2018- 000264	OCI	OCI
8	Memorando OGC-2018- 001362	OCI	OGC
Información que se anexa al informe:

Nota: Los soportes y papeles de trabajo son las evidencias que se obtienen dentro del proceso auditor, con el fin de fundamentar razonablemente los hallazgos, observaciones y recomendaciones. Estos reposarán en la Oficina de Control Interno o en las áreas objeto de la auditoría correspondiente.

Las evidencias se anexarán al informe cuando se considere necesario. Los papeles de trabajo y soportes son documentos públicos.

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AUDITORIA INTERNA DE GESTION PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

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