GUÍA DE COMPRA DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS DOTACIÓN ESCOLAR III

La presente guía busca ayudar a las Entidades Estatales en el proceso de Dotación Escolar a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), en la tercera generación.

Los términos empleados en esta guía obedecen a los definidos en el proceso licitatorio CCENEG-073-01-2023, los cuales podrán ser consultados en el siguiente enlace:

xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxx.xxx.xx/Xxxxxx/Xxxxxxxxx/XxxxxxxxxxxXxxxxx/Xxxxx?xxx iceUID=CO1.NTC.5305947&isFromPublicArea=True&isModal=False, en la página web de Colombia Compra Eficiente, o consultando directamente con el número del proceso en el buscador público del SECOP II.

La adquisición de bienes y servicios al amparo de un Acuerdo Xxxxx es un Proceso de Contratación que inicia con el evento de cotización cuando en la Operación Secundaria hay lugar a cotización o con la Orden de compra cuando no hay lugar a cotización. Las actuaciones de las Entidades Estatales en el Proceso de Contratación la vinculan y la obligan, por lo cual recomendamos leer con detenimiento los Acuerdos Marco, los manuales, ver los videos, utilizar los simuladores disponibles y hacer las consultas que considere necesarias en la Mesa de Servicio antes de iniciar el Proceso de Contratación. Las Entidades Estatales solamente pueden revocar eventos de cotización y Órdenes de compra excepcionalmente.

Antes de adelantar el proceso de Dotación Escolar III en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la Entidad Estatal debe conocer el Acuerdo Marco al que se va a vincular, el cual corresponde al número CCE-SNG-AMP-001-2024.

En el siguiente enlace encontrará el minisitio del Acuerdo Marco Dotación escolar III: Ver Enlace.

Nota 1: La Entidad Estatal al vincularse a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, acepta conocer los términos establecidos en el contrato del Acuerdo Marco y las condiciones bajo las cuales se vinculará al mismo, así como la forma de operación del mismo y que estos elementos obedecen a bienes de características técnicas uniformes y de común utilización.

Nota 2: Se le informa a las Entidades Compradoras que el funcionamiento de la plataforma Tienda Virtual del Estado Colombiano esta soportado para todos los navegadores web (Chrome, Mozilla, Edge, etc) exceptuando INTERNET EXPLORER, en esa medida, tenga en cuenta al momento de presentar cualquier error en la plataforma, que no se esté trabajando sobre un equipo con navegador web Internet Explorer.

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL ACUERDO XXXXX

1.1. Número del proceso de selección en SECOP II

Proceso de selección por licitación pública No. CCENEG-073-01-2023 adelantado a través de la plataforma del SECOP II.

1.2. Objeto del Acuerdo Marco

(i)Seleccionar los proveedores para la adquisición y entrega de la Dotación para la Infraestructura Educativa y (ii) definir las condiciones para la contratación de la adquisición y entrega de la Dotación para la Infraestructura Educativa por parte de las Entidades Estatales que contraten bajo el amparo del Acuerdo Marco de Precios.

1.2.1.Alcance del Objeto

El Acuerdo Marco de Precios Dotación Escolar III es desarrollado para la adquisición de Dotación Escolar para dotar, principalmente, las instituciones Educativas de las Entidades Estatales del país de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Dotaciones Escolares del Ministerio de Educación Nacional y los requerimientos (Fichas Técnicas) estipulados por la Secretaría de Educación Distrital (SED) y la Resolución 1349 de 2022 del Ministerio de Educación Nacional.

1.3. Cobertura del Acuerdo Marco

El Acuerdo Marco de Dotación Escolar tiene cobertura nacional distribuida a partir de Regiones, en este sentido el Proveedor debe garantizar la entrega de los Ambientes, Productos o Conjuntos de los Segmentos en cualquier lugar definido por la Entidad Compradora dentro de la Región de participación, de acuerdo con las Zonas planteadas por Colombia Compra Eficiente y el Ministerio de Educación Nacional.

1.4. Plazo del Acuerdo Marco

El Acuerdo Marco tendrá plazo de DOS (2) AÑOS contados a partir de la suscripción del acta de inicio y luego de la puesta en funcionamiento del mismo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano; dicho plazo podrá ser prorrogable hasta por el término que la necesidad lo requiera.

1.5. Fecha máxima de generación de órdenes de compra

Las Entidades Compradoras pueden generar Órdenes de Compra durante el plazo del Acuerdo Marco. Estas Órdenes de Compra pueden expedirse o prorrogarse con un término superior a la del Acuerdo Marco siempre que el plazo adicional sea menor a DOCE (12) MESES y que el Proveedor haya ampliado la vigencia y valor de la garantía de cumplimiento por el término de ejecución de la Orden de Compra y UN (1) AÑO más de conformidad con lo establecido en el numeral de garantías.

En caso de que una Entidad Compradora solicite al Proveedor la adquisición de los bienes o servicios que trata el acuerdo, con un plazo adicional a la vigencia del Acuerdo Marco, todas las condiciones establecidas en el Acuerdo Xxxxx se entenderán extendidas hasta la fecha de vencimiento de la Orden de Compra. De igual forma, la entidad podrá prorrogar y/o adicionar las órdenes de compra de acuerdo con la legislación aplicable al respecto, así como emplear vigencias futuras para las órdenes de compra.

La fecha máxima para la generación de órdenes de compra para el Acuerdo Marco de Precios de Dotación Escolar III es el 21 xx xxxxx del 2026 y la vigencia máxima para ejecutarlas es el 21 xx xxxxx del 2027.

1.6. Tiempos de Entrega máximos

Las znas de entrega para la Distribución de la Dotación Escolar establecidas por Colombia Compra Eficiente se encuentran en el documento “ANEXO 3 Regiones y zonas de entrega” cargado en el minisitio del Acuerdo Marco (ver Ilustración 1).

Ilustración 1 Zonas de Entrega

Fuente: Colombia Compra Eficiente

La Entidad Compradora debe contemplar los plazos de entrega tal como se estableció en la Cláusula 6.27 de la Minuta del Contrato Nro. CCE-SNG-AMP- 001-2024.

El Proveedor debe cumplir con los tiempos de Distribución definidos por Colombia Compra Eficiente en las Tablas: Tabla 1, Tabla 2, Tabla 3, Tabla 4, Tabla 5 y Tabla 6 de la cláusula 6.27 de la minuta del contrato Nro. CCE-SNG- AMP-001-2024 para cada Zona de acuerdo con las cantidades de Ambientes, Conjuntos o Productos requeridos por la Entidad Compradora. No obstante, una vez generada la Orden de Compra, la Entidad Compradora y el Proveedor de común acuerdo, pueden establecer un mayor plazo de entrega en el Acta de inicio.

En caso de que el Proveedor requiera ajustar los plazos de entrega pactados en el Acta de Inicio en el tiempo de ejecución, el Proveedor debe notificar a la Entidad Compradora mínimo dos (2) días hábiles antes de que se cumpla el tiempo establecido inicial y, de común acuerdo con la Entidad Compradora, acordar un nuevo plazo de entrega.

Nota:

1. El tiempo de entrega de los bienes de Dotación Escolar empieza a contar a partir del día hábil siguiente a la suscripción del Acta de Inicio entre LAS partes.

2. Si el Acta de Inicio no es firmada por alguna de las partes dentro del término establecido, los tiempos de entrega empiezan a contar a partir xxx xxxxxx día hábil posterior al cumplimiento de los requisitos de ejecución de la Orden de Compra.

3. Para el Segmento 6, los tiempos de entrega inician a partir de la aprobación de prototipos por parte de la SED. La Entidad no puede requerir tiempos inferiores a los definidos, salvo que el Proveedor manifieste expresamente que puede realizar la entrega antes de tiempo.

1.7. Particularidades del Catálogo y el AMP

El proveedor del Acuerdo Xxxxx debe cumplir con las especificaciones técnicas especificadas en las fichas técnicas de cada Bien establecidas en el documento “Anexo 2-Fichas Técnicas de los Bienes de Dotación Escolar”.

El incumplimiento de estas especificaciones técnicas dará lugar a que la Entidad Compradora reporte de manera inmediata el incumplimiento.

Segmentos: Segmento 1: Mobiliario Escolar. Segmento 2: Mobiliario de Cocina. Segmento 3: Residencias Escolares. Segmento 4: Menaje, Utensilios y Equipo de cocina. Segmento 5: Mobiliario de Oficinas Administrativas, Mantenimiento y Recepción. Segmento 6: Mobiliario SED. Segmento 7: Mobiliario para Atención de Emergencias.

Nota: El mobiliario del Segmento 6 es de uso exclusivo de la SED, salvo de Entidades que estén ubicadas en la ciudad de Bogotá y los bienes cumplan con las características técnicas.

La Entidad Estatal deberá lanzar un Evento de Cotización diferente para cada uno de los Segmentos, puede incluir en la misma Solicitud de Cotización ítems diferentes como Ambientes, Conjuntos y Productos correspondientes a cada Segmento.

Regiones: el Acuerdo comprende 8 Regiones de cobertura distribuidas de la siguiente manera (ver Tabla 1):

Tabla 1 Regiones de cobertura

Región	Departamentos de cobertura
1	Xxxxxx, Risaralda, Quindío, Chocó
2	Cauca, Nariño, Xxxxx del Cauca
3	Bogotá, Boyacá, Cundinamarca, Meta, Guainía, Casanare, Guaviare, Amazonas, Vaupés, Vichada
4	Córdoba, Sucre, Antioquia,
5	Bolívar, Atlántico, Magdalena, La Guajira, San Xxxxxx y Providencia
6	Xxxxxxx, Putumayo, Huila, Tolima
0	Xxxxxxxxx, Xxxxx xx Xxxxxxxxx, Xxxxx, Xxxxxx,
8	Cobertura Nacional.

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Zonas: El Acuerdo comprende 3 zonas de entrega: Zona 1 ciudades y municipios principales, Zona 2 ciudades intermedias y Zona 3 zona de difícil acceso. El archivo para determinar la combinación de departamento y municipio tiene como nombre ANEXO 3 Regiones y zonas de entrega. La Entidad Estatal deberá lanzar un Evento de Cotización diferente para cada una de las Zonas de entrega, puede incluir en la misma Solicitud de Cotización diferentes departamentos y municipios siempre y cuando pertenezcan a la misma Zona.

Ambientes, Productos y Conjuntos: Los Ambientes, Conjuntos y Productos de cada Segmento están descritos en el documento en el siguiente enlace “Descripción de Ambientes, Conjuntos y Productos”. La Entidad puede incluir en la misma Solicitud de Cotización ítems diferentes como Ambientes, Conjuntos y Productos correspondientes a cada Segmento.

Especificaciones del servicio: El Proveedor del Acuerdo Marco debe cumplir con las especificaciones del servicio establecidas en los documentos del proceso, lo que incluye: (i) el valor del Ambiente, del Producto y Conjunto; (ii) la Distribución de la Dotación Escolar en la Institución Educativa; (iii) la Instalación de la Dotación Escolar en la Institución Educativa; (iv) la garantía de los Bienes;

(v) el manual de uso, mantenimiento y limpieza, impreso y digital de la Dotación Escolar entregada; y (vi) las especificaciones del servicio establecidas en el documento “Especificaciones mínimas técnicas y tiempos de entrega” cargado en el minisitio del Acuerdo Marco. Para el Segmento 6, la adquisición de Dotación Escolar incluye: (i) el valor del Ambiente, del Producto y Conjunto; (ii) la Distribución de la Dotación Escolar en la Institución Educativa; (iii) la Instalación de la Dotación Escolar en la Institución Educativa; (iv) la garantía de los Bienes;

(v) el manual de uso, mantenimiento y limpieza, impreso y digital de la Dotación Escolar entregada; (vi) las especificaciones del servicio establecidas en el documento en el siguiente enlace “Especificaciones mínimas técnicas y tiempos de entrega” y (vii) la aprobación de prototipos. El incumplimiento de estas especificaciones dará lugar a que la Entidad Compradora reporte de manera inmediata el incumplimiento.

Facturación y Pago: El Proveedor debe facturar los bienes de Dotación Escolar de acuerdo con las condiciones de entrega establecidas en la Orden de compra, previo cumplimiento de las condiciones contenidas en los Documentos del Proceso y constancia de recibo por parte de la Entidad Compradora; factura que deberá ser radicada en la dirección indicada por la Entidad Compradora y publicada como copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

El Proveedor, de acuerdo con las disposiciones tributarias, deberá realizar el manejo de las facturas electrónicas según la Resolución 042 de 2020 y la regulación aplicable, o aquellas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

El Proveedor debe presentar a la Entidad Compradora para el pago:

(i) Factura debidamente diligenciada, conforme con los requisitos establecidos en el Estatuto Tributario.

(ii) De conformidad con la Ley 1231 de 2008, las partes (Entidad Compradora y Proveedor) acuerdan que el Proveedor indicará en sus facturas que la Entidad Compradora deberá pagar las sumas pactadas dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la aceptación de la factura la cual debe estar debidamente elaborada y documentada. Al ser un trámite realizado entre la Entidad Compradora y el Proveedor, Colombia Compra Eficiente no hará parte del mismo.

(iii) Certificado suscrito por el representante legal o el revisor fiscal en el cual manifieste que el Proveedor está x xxx y salvo con sus obligaciones laborales frente al Sistema de Seguridad Social Integral y demás aportes de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 o aquellas que la modifiquen.

(iv) Los demás documentos requeridos por la Entidad Compradora que hagan parte de su Sistema de Gestión de Calidad o de Control Interno para el procedimiento de pagos a terceros. El Proveedor debe publicar una copia de la factura en la Tienda Virtual del Estado Colombiano dentro de los ocho

(8) días hábiles siguientes a la fecha de su presentación.

Cuando el Proveedor y la Entidad Compradora acuerden entregas parciales, el Proveedor debe presentar la factura a la Entidad Compradora una vez el Proveedor haya llevado a cabo la entrega parcial según el porcentaje entregado de lo solicitado en la Orden de Compra definido en el acta de inicio, previa aprobación por el supervisor de la Orden de Compra, incluyendo en esta el IVA y los tributos del orden nacional y territorial que apliquen (Gravámenes como estampillas). Estas facturas deben tener en cuenta únicamente el valor del porcentaje entregado que no haya sido cubierto en facturas anteriores.

El Proveedor debe cumplir con las obligaciones derivadas de la Orden de Compra mientras el pago es formalizado. En caso xx xxxx de la Entidad Compradora superior a 30 días calendario, el Proveedor podrá suspender las entregas pendientes a la Entidad Compradora hasta que esta formalice el pago. El Proveedor puede abstenerse de entregar los Bienes de Dotación Escolar si la Entidad Compradora se encuentra en xxxx con el Proveedor por otra Orden de Compra del Acuerdo Marco hasta que la Entidad Compradora pague las facturas pendientes. El Proveedor debe notificar a Colombia Compra Eficiente en caso de que esta situación se presente.

Las Entidades Compradoras deben aprobar o rechazar la factura dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su presentación. Una vez aprobadas, las Entidades Compradoras deben pagar las facturas dentro de los treinta (30) días calendario siguientes. Si al realizar la verificación completa de una factura se establece que esta no cumple con la totalidad de los requisitos, la Entidad Compradora solicitará las correcciones al Proveedor dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al rechazo; el término de treinta (30) días calendario empezará a contar a partir de la aprobación de la nueva factura.

La Entidad Compradora deberá entregar el Comprobante de Pago, incluyendo detalle de descuentos y retenciones realizados al Proveedor y publicarlo en la

Tienda Virtual del Estado Colombiano en un plazo no mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al pago efectivo.

En el escenario en el cual, por alguna razón, la Entidad Compradora y el Proveedor acuerden la terminación anticipada de la Orden de Compra, la Entidad Compradora realizará el pago de los bienes de Dotación Escolar efectivamente entregados.

Para el efecto del cálculo de los sobrecostos asumidos por el Proveedor en caso de que, por causas atribuibles a la Entidad Compradora diferentes a las de Fuerza Mayor, Caso Fortuito o circunstancias de orden público debidamente probadas, el Proveedor no pueda entregar o Instalar la Dotación Escolar en el lugar de entrega, se tendrán como porcentajes máximos de sobrecostos los expresados en la siguiente tabla de acuerdo con lo establecido en el estudio de los documentos previos y teniendo como base el valor de los Bienes a entregar (ver Tabla 2):

Tabla 2 Porcentajes para cálculo de sobrecostos

Zona	Porcentaje
Zona 1	Hasta el 10%
Zona 2	Hasta el 15%
Zona 3	Hasta el 20%

Fuente: Colombia Compra Eficiente

2. REGISTRO DE USUARIO – INGRESO A LA TIENDA VIRTUAL DEL ESTADO COLOMBIANO

Las Entidades Estatales para el registro de usuarios o información relacionada con el ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano podrán consultar la Guía General de los Acuerdos Marco que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en el siguiente enlace, o el que se encuentre vigente en la página web: Guía General de los Acuerdos Xxxxxx

3. SOLICITUD DE INFORMACIÓN (RFI)

Para el Acuerdo Marco Dotación Escolar III no se requiere realizar previamente la solicitud de información (RFI) en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, debido a que no se contempla dentro del Acuerdo Marco.

4. PROCESO DE ADQUISICIÓN DE DOTACIÓN ESCOLAR III.

El Acuerdo Marco de Precios establece que Dotación Escolar III debe realizarse por medio de una Solicitud de Cotización a los Proveedores que se encuentren vinculados en la operación secundaria.

La Entidad Compradora debe dar un plazo mínimo xx xxxx (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que se llevó a cabo la solicitud de cotización. La Entidad deberá programar la hora de cierre de los Eventos de Cotización entre las 8:00 a.m. y 5:00 p.m. de un día hábil.

Si después de enviar la Solicitud de Cotización a los Proveedores la Entidad Compradora requiere hacer cambios por cualquier razón, la Entidad Compradora debe editar la Solicitud de Cotización, por una sola vez, y ampliar el plazo antes de la finalización el tiempo para recibir las Cotizaciones. La Solicitud de Cotización da inicio de la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco como modalidad de selección; por lo anterior la Entidad Compradora podrá cancelar la Solicitud de Cotización a través de acto administrativo motivado.

La Entidad Compradora debe seleccionar al Proveedor que ofrezca el menor precio total para la combinación de Ambientes, Conjuntos y Productos solicitados por la Entidad Compradora en su Cotización.

5. SOLICITUD DE COTIZACIÓN

5.1. Simulador para estructurar la compra

El simulador es un archivo en formato Excel donde la Entidad Compradora define la celda que contiene las referencias que satisfacen su necesidad.

La Entidad Compradora debe descargar el “Simulador Excel” para estructurar la compra en el minisitio de Dotación Escolar III de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en el siguiente enlace: AMP Dotación Escolar III.

O seguir los siguientes pasos para realizar la descarga:

Paso 1. Ingrese al sitio web de Colombia Compra Eficiente. En la parte superior, ingrese a la Tienda Virtual, en el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xxxxxxx (ver Ilustración 2):

Ilustración 2 Tienda virtual (TVEC)

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 2. Una vez allí, bajar hasta la sección “Qué puede comprar” y en la lista desplegable “Categoría” escoja la opción “Educación” y busque “Dotación Escolar III” o por productos seleccione “Dotación Escolar III”. También puede hacerlo con el buscador (lupa) (Ver Ilustración 3).

Ilustración 3 Selección del AMP o IAD

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 3. Se abrirá una ventana que redireccionará al minisitio del Acuerdo Marco de Precios Dotación Escolar III, en donde usted verá la interfaz del minisitio y la información asociada al Acuerdo Marco de Precios (ver Ilustración 4).

Ilustración 4 Minisitio del AMP Dotaciones Escolares III

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 4. Una vez allí, puede encontrar y descargar los siguientes documentos: la minuta del Contrato, el Catálogo, el Simulador Excel, el Listado de municipios, el ANEXO 3 Regiones y zonas de entrega, el ANEXO 2 Anexo Técnico, las Especificaciones mínimas técnicas y tiempos de entrega y la Guía para Proveedores. También podrá descargar la Guía de Compra (ver Ilustración 5).

Ilustración 5 Documentos del IAD o AMP

Fuente: Colombia Compra Eficiente

5.2. Diligenciamiento del Simulador Excel

Nota: Las Entidades Compradoras deben tener en cuenta que las imágenes mostradas en esta sección y la siguiente son ilustrativas.

Después de descargar el archivo del Simulador Excel del minisitio del AMP Dotaciones Escolares III hay que desbloquearlo haciendo clic derecho, luego, seleccionar “propiedades” y marcar la casilla “Desbloquear” y, por último, seleccionar “aplicar” y “aceptar” (ver Ilustración 6).

Ilustración 6 Desbloquear archivo del Simulador Excel

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Nota: esto se hará cada vez que se descargue el archivo del Simulador Excel del minisitio del AMP Dotaciones Escolares III.

Al abrir el archivo del Simulador Excel, saldrá una ADVERTENCIA DE SEGURIDAD y seleccionamos “habilitar contenido”. La Entidad Compradora podrá visualizar la interfaz del Simulador Excel (ver Ilustración 7)

Ilustración 7 Simulador Excel

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Como se puede observar en la Ilustración 7, el Simulador Excel cuenta con tres hojas en la parte inferior:

• SolCotizacion

• ResumenCotizacion

• Cotizacion

Para el diligenciamiento del Simulador Excel, la Entidad Compradora comienza diligenciando primero la información contenida en la hoja SolCotizacion. Por favor, seguir los siguientes pasos:

Paso 1. Diligenciar los campos de la sección “Información de la Entidad Compradora” (ver Ilustración 8):

• Nombre de la Entidad

• Dirección de la Entidad

• Municipio

• Nombre funcionario Comprador

• Fecha de inicio estimada

• Persona de contacto

• Correo de contacto

• Teléfono de contacto

Ilustración 8 Información de la Entidad Compradora

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Nota: Tener presente que la “Fecha de inicio estimada” debe ser mayor o igual a 5

días hábiles posteriores a la fecha actual.

Paso 2. Diligenciar los campos de la sección “Solicitud de Cotización” (ver Ilustración 9):

• Segmento

• Región

• Dirección de entrega

• Zona de entrega

• Departamento

• Municipio

• Horario en el que se puede entregar (Días y horas)

• ¿Requiere instalada la Dotación Escolar?

• Artículo

• Ítem

• Cantidad

Ilustración 9 Solicitud de Cotización

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

a) Para agregar o eliminar artículos (ver Ilustración 10):

Ilustración 10 Botones para adición o eliminación de artículos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Haciendo doble clic en el botón “Agregar” ubicado hacia el lado derecho de la fila 27, les permitirá insertar líneas para agregar artículos (ver Ilustración 11).

Ilustración 11 Botón “Agregar” para artículos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Haciendo doble clic en el botón “Eliminar” de la misma fila 27, les permitirá eliminar las líneas que hayan sido insertadas.

• Si necesitan insertar una cantidad específica de líneas para agregar varios artículos, entonces, en el campo “Agregar filas” (ver Ilustración 12) digitan el número de líneas y, luego, haciendo doble clic en el botón “Agregar” de la misma fila 27 se insertarán la cantidad de líneas requeridas para agregar los artículos.

Ilustración 12 Campo "Agregar filas" para artículos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Si necesitan eliminar una cantidad específica de líneas que hayan sido insertadas, en el campo “Agregar filas” (ver Ilustración 12) digitan el número de líneas y, luego, haciendo doble clic en el botón “Eliminar” de la misma fila 27 se eliminarán la cantidad de líneas que hayan sido insertadas.

b) Para agregar o eliminar varias sedes educativas en la Solicitud de Cotización (ver Ilustración 13).

Ilustración 13 Botones para agregar o eliminar sedes educativas

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Haciendo clic en el botón “Agregar” ubicado hacia el lado izquierdo de la fila 22 (ver Ilustración 14), les permitirá insertar conjuntos de celdas similares al del recuadro azul mostrado en la Ilustración 13 para agregar sedes educativas.

Ilustración 14 Botón “Agregar” para sedes educativas

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Haciendo clic en el botón “Eliminar” de la misma fila 22, les permitirá eliminar conjuntos de celdas similares al del recuadro azul mostrado en la Ilustración 13 que hayan sido insertados.

• Si necesitan insertar una cantidad específica de conjuntos de celdas para agregar varias sedes educativas, entonces, en el campo “Cantidad de Sedes educativas” (ver Ilustración 15) digitan el número de conjuntos de celdas y, luego, haciendo clic en el botón “Agregar” de la misma fila 22 se insertarán la cantidad de conjuntos de celdas requeridos para agregar varias sedes educativas.

Ilustración 15 Campo “Cantidad de Sedes educativas”

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Si necesitan eliminar una cantidad específica de conjuntos de celdas que hayan sido insertados, en el campo “Cantidad de Sedes educativas” (ver Ilustración 15) digitan el número de conjuntos de celdas y, luego, haciendo clic en el botón “Eliminar” se eliminarán la cantidad de conjuntos de celdas que hayan sido insertados.

Por último, seguir el procedimiento del literal “a)” del “Paso 2” de esta sección “5.2. Diligenciamiento del Simulador Excel” para agregar o eliminar los artículos.

Nota:

1. El enlace “Catálogo de productos y servicios clic (aquí)” lo redirigirá al minisitio del

Acuerdo Marco de Precios Dotaciones Escolares III.

2. El campo “Detalle cómo requiere la instalación” se llena por defecto dependiendo

de la respuesta dada en ¿Requiere instalada la Dotación Escolar?

3. El campo “Fecha de entrega estimada” se llena por defecto dependiendo de la “Fecha de Inicio Estimada” en el paso No. 2, la Solicitud de Cotización y los tiempos de entrega acordados en el Acuerdo Marco de Precios Dotaciones Escolares III.

4. El campo “Detalle” se llena por defecto dependiendo del Artículo e Ítem

seleccionado.

5. Si la Entidad Compradora no tiene clara cuál es la región y/o zona de entrega, también en el minisitio del AMP Dotaciones Escolares III puede descargar dos archivos en Excel: “listado de municipios” y “Anexo 3 regiones y zonas de entrega” en el minisitio del AMP Dotaciones Escolares III.

Paso 3. En caso de que la Entidad Compradora esté en la obligación de agregar gravámenes adicionales (estampillas), debe diligenciar los campos de la sección “Gravámenes adicionales*” (ver Ilustración 16):

• Descripción

• Porcentaje (digitar el número con el signo porcentaje %)

Ilustración 16 Gravámenes adicionales*

Fuente: Colombia Compra Eficiente

c) Para agregar o eliminar gravámenes adicionales (estampillas) (ver Ilustración 17):

Ilustración 17 Botones para agregar o eliminar gravámenes adicionales (estampillas)

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Haciendo clic en el botón “Agregar filas” (ver Ilustración 18) les permitirá insertar líneas para agregar gravámenes adicionales (estampillas).

Ilustración 18 Botón "Agregar filas" para gravámenes adicionales (estampillas)

• Haciendo clic en el botón “Eliminar filas”, les permitirá eliminar las líneas que

hayan sido insertadas.

• Si necesitan insertar una cantidad específica de líneas para agregar varios gravámenes adicionales (estampillas), entonces, en el campo “Filas a agregar o eliminar Gravámenes” (ver Ilustración 19) digitan el número de líneas y, luego, haciendo clic en el botón “Agregar filas” se insertarán la cantidad de líneas requeridas para agregar los gravámenes adicionales (estampillas).

Ilustración 19 Campo "Filas agregar o eliminar Gravámenes"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Si necesitan eliminar una cantidad específica de líneas para agregar varios gravámenes adicionales (estampillas), entonces, en el campo “Filas a agregar o eliminar Gravámenes” (ver Ilustración 19) digitan el número de líneas y, luego, haciendo clic en el botón “Eliminar filas” se eliminarán la cantidad de líneas que hayan sido insertadas.

Paso 4. Una vez la Entidad Compradora haya diligenciado toda la información de la hoja “SolCotizacion”, debe hacer clic en el botón “Generar” (ver Ilustración 20):

Ilustración 20 Botón “Generar”

Paso 5. Después de hacer clic en el botón “Generar”, el Simulador redirige a la hoja “ResumenCotizacion”. En esta hoja, la Entidad Compradora podrá verificar la información ingresada en la Solicitud de Cotización y los precios de los bienes requeridos (ver Ilustración 21). Tener en cuenta lo siguiente:

• Precio: corresponde al menor precio ofertado en el Catálogo del AMP Dotaciones Escolares III.

• Xxxxxx Xxxxxx: es el “Precio” con el incremento asociado a los gravámenes adicionales (estampillas)

• Valor: es el “Precio Máximo” multiplicado por la “Cantidad”.

Ilustración 21 Verificación de información y precios

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 6. Luego de verificar la información y los precios por parte de la Entidad Compradora, se da clic en el botón “Generar CSV” (ver Ilustración 22). Se generará un archivo CSV, el cual quedará descargado en la misma ubicación donde se descargó el archivo del Simulador Excel.

Ilustración 22 Botón "Generar CSV"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Como resultado del diligenciamiento del Simulador Excel, la Entidad deberá tener:

i. El archivo del Simulador Excel donde se generó el resumen de los artículos solicitados y los precios. La hoja “Cotización” es donde cada Proveedor debe colocar su respuesta a la Solicitud de Cotización.

ii. El archivo CSV generado a partir del simulador.

Nota: La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente informa que el simulador para estructurar los eventos de cotización dentro de los Acuerdos Marco de precios es una herramienta que deben utilizar las entidades para plasmar su necesidad de adquirir bienes o servicios. Ahora bien, esta herramienta no es un mecanismo para que las entidades definan el presupuesto, pues según la Guía para la Elaboración de Estudios del (cce-eicp-gi-18._gees_v.2_2.pdf (xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx )

Las entidades estatales pueden utilizar información histórica de compras realizadas previamente con el fin de que logren estimar las cantidades y presupuesto adecuado para la adquisición de bienes y servicios.

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente aclara que los precios dados por el simulador corresponden a precios techo del catálogo presentado por los proveedores durante la operación principal, en ningún momento corresponden a precios de órdenes de compra o de contratos realizados.

Finalmente, cabe aclarar que para la colocación de la orden de compra deberán tenerse en cuenta solo los precios efectivamente cotizados por los proveedores durante los eventos de cotización, que son los precios a los que realmente se obligan los proveedores a mantener al momento de generación de las órdenes de compra.

5.2.1. ¿Cómo realizar la Solicitud de Cotización?

Paso 1. Inicie sesión con su usuario y contraseña en la Tienda Virtual Del Estado Colombiano entrando (TVEC) al siguiente enlace xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxx/xxx (ver Ilustración 23):

Ilustración 23 TVEC (plataforma Coupa)

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 2. Podrá visualizar la siguiente interfaz (ver Ilustración 24):

Ilustración 24 Inicio TVEC (Plataforma Coupa)

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 3. Seleccione la pestaña “Cotización” en la barra superior de la página (ver Ilustración 25):

Ilustración 25 Pestaña "Cotización"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 4. La Entidad Compradora debe seleccionar “Crear un evento” (ver Ilustración 26):

Ilustración 26 Clic en "Crear un evento"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 5. Visualizar la columna “Crear a partir de una plantilla” (ver Ilustración 27).

Ilustración 27 Columna "Crear a partir de una plantilla."

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Las plantillas RFQ del AMP Dotaciones Escolares III para lanzar los Eventos de Cotización con el que se pretende adquirir los bienes son las siguientes (ver Tabla 3):

Tabla 3 Plantillas RFQ para el AMP Dotaciones Escolares III

# Plantilla	Segmento – Región
174932	Segmento 1 – Región 1
174934	Segmento 1 – Región 2
174935	Segmento 1 – Región 6
174936	Segmento 1 – Región 8
174937	Segmento 2 – Región 8
174938	Segmento 3 – Región 1
174939	Segmento 3 – Región 2
174940	Segmento 3 – Región 4
174941	Segmento 3 – Región 8
174942	Segmento 4 – Región 1

174943	Segmento 4 – Región 3
174944	Segmento 4 – Región 4
174945	Segmento 4 – Región 8
174946	Segmento 5 – Región 4
174947	Segmento 5 – Región 8
174948	Segmento 6 – Bogotá D.C.
174949	Segmento 7 – Región 8

La Entidad Compradora puede buscar la plantilla por el nombre en el campo “Buscar por ID de plantilla o Nombre”. También puede seleccionar la mercancía en la parte superior buscando en la lista desplegable “Dotaciones Escolares III” para filtrar las plantillas pertenecientes al AMP Dotaciones Escolares III (ver Ilustración 28).

Ilustración 28 Búsqueda de la plantilla RFQ

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 6. Al crear la Solicitud de Cotización, el sistema arroja un consecutivo que la Entidad Compradora debe tener en cuenta para identificar su proceso (ver Ilustración 29).

Ilustración 29 Creación del Evento de Cotización y consecutivo

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 7. La Entidad Compradora debe diligenciar únicamente los siguientes campos en la Solicitud de Cotización, los demás están predefinidos y no deben ser modificados:

• Logo de la Entidad

• Equipo del Evento

• Plazo del evento

• Archivos anexos

• Adjuntar el logo de la Entidad Compradora en alta resolución, este logo será usado para la Orden de Compra (ver Ilustración 30).

Ilustración 30 Logo de la Entidad Compradora

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Equipo del Evento: Es posible incluir como “Propietario del evento” a usuarios adicionales de la Entidad Compradora, estos usuarios deben estar registrados en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (ver Ilustración 31)

Ilustración 31 Incluir propietario del Evento

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Por ejemplo, cuando se hace clic en “Propietario del evento”, es habilitado el siguiente campo, en el cual debe incluir el nombre del usuario (ver Ilustración 32).

Ilustración 32 Agregar propietario del evento

Fuente: Colombia Compra Eficiente

La Entidad Compradora debe seleccionar el usuario correspondiente y hacer clic en Agregar (ver Ilustración 33).

Ilustración 33 Seleccionar propietario del Evento

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Nótese que también es posible remover los usuarios agregados (ver Ilustración 34).

Ilustración 34 Remover usuarios agregados

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Esta opción puede ser útil en el caso en que la Entidad Compradora requiera que otros usuarios de la entidad aprueben o revisen la Solicitud.

• Plazo del Evento: El Mecanismo de Agregación de Demanda establece que la Entidad Compradora debe determinar un plazo mínimo xx xxxx (10) días

hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha en que se llevó a cabo la solicitud para cotizar el servicio del AMP Dotaciones Escolares III. La Entidad Compradora deberá programar en la pestaña “Tiempo” el plazo de cotización (ver Ilustración 35), el cual inicia a partir del día hábil siguiente a la Solicitud de Cotización y termina a las 17:00 horas del día de finalización del Evento de Cotización definido por la Entidad Compradora. La Entidad deberá programar la hora de cierre de los Eventos de Cotización entre las 8:00 a.m. y 5:00 p.m. de un día hábil.

Ilustración 35 Plazo del Evento

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Nota: si la entidad no configura estos campos como se presentan en esta imagen, debe tener en cuenta que el evento iniciará en las fechas que estipulen para la presentación e inicio del evento

• Cargar el archivo del simulador para estructurar la compra

La Entidad Compradora debe diligenciar completamente el simulador, siguiendo los pasos de la sección anterior de la presente Guía. Una vez diligenciado debe guardarlo en su computadora para luego cargarlo en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Para cargar el archivo del Simulador Excel, la Entidad Compradora debe ir a “Detalles”, dar clic en “Agregar adjunto” y luego dar clic en “archivo” y proceder a seleccionar el archivo diligenciado con toda la información de los requerimientos de la Entidad (ver Ilustración 36). La Entidad debe realizar el mismo procedimiento para adjuntar los siguientes archivos, como:

• Copia del CDP y/o Vigencia Futura.

• Estudio previo del proceso de adquisición.

• La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo considera conveniente.

• Cualquier información o archivo adicional debe respetar lo pactado en el Acuerdo Xxxxx.

Ilustración 36 Cargar Simulador Excel y archivos anexos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Artículos y servicios: carga de los ítems o componentes del servicio requerido

Cargar de manera masiva los ítems requeridos utilizando el archivo CSV generado a partir del Simulador, el cual se debe adjuntar en el apartado que dice “Artículos y Servicios”, en la opción “Añadir” y luego “De CSV”. Este procedimiento permitirá que el Usuario Comprador haga el cargue masivo de los servicios que la Entidad Compradora requiere (ver Ilustración 37).

Ilustración 37 Cargar archivo CSV

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez seleccionada esta opción, la plataforma desplegará la ventana que se mostrará a continuación. En el botón “Seleccionar archivo” la entidad debe seleccionar el archivo CSV y luego oprimir el botón “Comenzar carga” (ver Ilustración 38):

Ilustración 38 Botones "Seleccionar archivo" y "Comenzar carga"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez hecho esto, la plataforma desplegará la ventana que se muestra a continuación. En esta ventana la Entidad debe oprimir el botón “Finalizar carga” (ver Ilustración 39):

Ilustración 39 Botón "Finalizar carga"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Luego debe esperar 1 o 2 minutos, tiempo después del cual debe visualizar el siguiente mensaje. La Entidad debe oprimir el botón “Listo” (ver Ilustración 40):

Ilustración 40 Botón "Listo"

Una vez diligenciados los campos, el Usuario Comprador debe revisar los artículos generados y sus precios, y verificar que coincidan con lo generado en el Simulador Excel (ver Ilustración 41).

Ilustración 41 Revisión de artículos generados y precios

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Envío de la Solicitud de Cotización

El Usuario Comprador debe dar clic en “Vista previa del evento”, el cual le permitirá visualizar previamente la invitación para los proveedores, la lista de proveedores y el cronograma antes de enviar el evento (ver Ilustración 42).

Ilustración 42 Botón “Vista previa del evento”

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Luego, haciendo clic en “Enviar el evento”, el usuario Comprador lanza la Solicitud de Cotización a producción, es decir, envía la solicitud a los Proveedores con la información adicional de los archivos anexos para que los Proveedores puedan responder la Solicitud de Cotización de los servicios (ver Ilustración 43).

Ilustración 43 Botón "Enviar el evento"

Cuando se haya enviado el evento, el estado cambiará de “Borrador” a “Producción” (ver Ilustración 44).

Ilustración 44 Evento en "Producción"

5.2.2. Mensajes

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Es posible que la Entidad Compradora sea consultada por los Proveedores acerca de la Solicitud de Cotización. La recepción de las consultas se hará a través de la ventana de “Mensajes instantáneos” (ver Ilustración 45) y será notificada por correo electrónico.

Ilustración 45 Ventana "Mensajes instantáneos"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

La Entidad Compradora debe enviar la respuesta a través de la funcionalidad “Mensajes” (ver Ilustración 46) a todos los Proveedores, sin importar el remitente original. Es importante que toda la comunicación del Evento de Cotización se realice únicamente a través de la opción de “Mensajes” de la Tienda Virtual, cualquier comunicación por fuera la Tienda Virtual no es válida. La Entidad Compradora podrá enviar documentos adjuntos.

Ilustración 46 Funcionalidad "Mensajes"

En el caso que una Entidad Compradora requiera de una anulación o retracto del proceso de cotización debe manifestarlo a través de la opción “Mensajes” justificando el porqué de la situación.

Los Proveedores envían las cotizaciones durante el tiempo establecido y cada vez que un Proveedor envía una respuesta de cotización, le llega un mensaje al Usuario Comprador de dicha acción. Sin embargo, la Entidad Compradora solo podrá ver las respuestas de cotización una vez el evento haya concluido.

Las Entidades Estatales pueden ajustar los eventos de cotización cuando han cometido errores enviando un mensaje a los Proveedores, a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. La Entidad Estatal debe finalizar el evento errado y crear un nuevo evento con la información corregida para que los Proveedores presenten su cotización. El plazo para cotizar empieza a correr de nuevo a partir de la fecha del evento de Solicitud de Cotización corregido.

5.2.3. Editar un evento de cotización

Si después de enviar el evento a producción la Entidad Compradora requiere hacer cambios por errores o cualquier otra razón, la entidad debe editar el evento antes de la finalización del plazo para recibir respuestas, así:

Paso 1: La Entidad Compradora debe escribir el número del Evento de cotización

en la barra de búsqueda y presionar “enter” para buscar (ver Ilustración 47).

Ilustración 47 Buscar Evento de Cotización

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 2: La Entidad Compradora debe seleccionar el Evento de cotización

haciendo “Clic” sobre el número del Evento (ver Ilustración 48).

Ilustración 48 Clic número del Evento

Paso 3: La Entidad Compradora debe hacer clic en el botón “Editar evento” (ver Ilustración 49).

Ilustración 49 Botón "Editar evento"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

El sistema generará una nueva versión al número de la Solicitud de Cotización adicionando una letra en orden alfabético (ejemplo 170352a) y este será el evento de Solicitud de Cotización que se tendrá en cuenta para consultas y para culminar el proceso de compra (ver Ilustración 50).

Ilustración 50 Consecutivo del Evento

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Realice los cambios que requiera, teniendo en cuenta que si se trata de cambio de archivos anexos debe eliminar las versiones anteriores haciendo clic en de cada archivo y cargar el (los) nuevo(s) (ver Ilustración 51).

Ilustración 51 Cambios en los archivos anexos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Si se trata de los artículos que se cargaron a través del CSV debe seleccionar todas las líneas y hacer clic en el botón “Eliminar” y volver a cargar desde el CSV corregido (ver Ilustración 52).

Ilustración 52 Cambios en los artículos

Fuente: Colombia Compra Eficiente

La entidad debe reiniciar los plazos de respuesta, para ello modifique la fecha y hora en “Fin del evento” ampliando el plazo en 10 días calendarios a partir del día que envíe el evento editado (ver Ilustración 53). Recuerde que la hora de

finalización del evento de Solicitud de Cotización es a las 17:00 horas del último día calendario.

Ilustración 53 Ampliación plazo del Evento

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Después de realizar los cambios, hacer clic en “Vista previa del evento” (ver Ilustración 54).

Ilustración 54 Botón "Vista previa del evento"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Para finalizar, la entidad debe hacer clic en “Enviar el Evento” con lo cual se

enviará la Solicitud de Cotización a los Proveedores (ver Ilustración 55).

Ilustración 55 Botón "Enviar el evento"

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Fuente: Colombia Compra Eficiente

5.2.4. Finalizar el Evento de Cotización.

La Entidad Compradora puede concluir el evento antes del plazo estipulado en el Acuerdo Xxxxx, Solamente si se cumplen las dos siguientes condiciones:

(i) Todos los Proveedores han enviado Cotización, y

(ii) La Entidad Compradora ha enviado mensaje a los Proveedores a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano, solicitando confirmación de que estas Cotizaciones son definitivas, y ha recibido respuesta afirmativa de todos los Proveedores.

Para finalizar el Evento de Cotización, debe hacer clic en “Fin del evento” (ver Ilustración 56).

Ilustración 56 Botón "Fin del evento"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Una vez finalizado el Evento de Cotización, la Entidad Compradora puede ver las cotizaciones recibidas para analizarlas y compararlas.

Recuerde que una vez finalizado el proceso de cotización es obligatorio continuar en los términos establecidos en el Acuerdo Marco hasta la adjudicación de este.

5.2.5. Análisis de las cotizaciones de los Proveedores.

Una vez recibidas las Cotizaciones, la Entidad Compradora debe analizarlas y compararlas. La Entidad Compradora puede consultar las Cotizaciones a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en el menú superior en la pestaña de “Cotización”.

Paso 1: La Entidad Compradora debe hacer clic en el Evento de Cotización

correspondiente, luego en la pestaña “Respuestas” (ver Ilustración 57).

Ilustración 57 Pestaña "Respuestas"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 2. Bajar hacia el apartado “Respuestas”, donde podrá visualizar la columna “Nombre de la respuesta” y en ellas las respuestas de cada Proveedor (ver Ilustración 58).

Ilustración 58 Apartado "Respuestas"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 3. Una vez se da clic en la respuesta de cada Proveedor, podrá visualizar una nueva pestaña con el nombre de la respuesta (ver Ilustración 59).

Ilustración 59 Pestaña con el nombre de la respuesta del Proveedor

En la respuesta de cada Proveedor, la Entidad Compradora debe:

• Descargar el archivo adjunto del Simulador Excel que corresponde al formato de Solicitud de Cotización, en el cual el Proveedor diligenció la hoja “Cotización” (ver Ilustración 60).

Ilustración 60 Descarga del archivo del Simulador Excel

Fuente: Colombia Compra Eficiente

• Verificar el valor total de la cotización (ver Ilustración 61).

Ilustración 61 Verificación del valor total de la cotización

En este archivo la entidad debe verificar que los Precios cotizados por el Proveedor en la pestaña “cotización” correspondan a los precios cotizados en la sección de “Artículos y servicios” de la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La Entidad Compradora puede verificar si el Proveedor ha cotizado todos los productos y/o insumos requeridos por la Entidad Compradora consultando la hoja “Cotización” del archivo del Simulador Excel diligenciado por el Proveedor.

Al momento de comparar las cotizaciones recibidas, es importante verificar que la Cotización que ha presentado el Proveedor en la plataforma coincida en todos sus componentes (ítems) con la información que anexa el Proveedor en el archivo del Simulador Excel.

El Proveedor debe indicar en su Cotización el descuento al precio de los productos y/o insumos, en la cotización los valores unitarios de los productos y/o insumos deben ser iguales o inferiores a los publicados en el Catálogo.

Al realizar las comparaciones de las cotizaciones, la Entidad Compradora debe verificar que el Proveedor haya cotizado por debajo de sus precios techo publicados en el Catálogo.

Paso 4: Adicionalmente, la Entidad Compradora puede “Exportar todas las respuestas” para generar un archivo en Excel con las mismas (Ver Ilustración 62).

Ilustración 62 Exportar respuestas

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Nota: A continuación, unas aclaraciones durante el proceso de cotización, pero el procedimiento sigue en el numeral “5.2.7. Selección del Proveedor”.

5.2.6. Aclaraciones durante el proceso de cotización

El éxito de la Tienda Virtual del Estado Colombiano depende en buena medida de la confianza de los Proveedores y las Entidades Compradoras en la plataforma y en los Mecanismos de Agregación de demanda. En consecuencia, las Entidades Compradoras deben ser responsables en de sus actuaciones en la Tienda Virtual del Estado Colombiano y elaborar las solicitudes de Cotización de forma responsable y diligente.

Después de revisadas las cotizaciones, la Entidad Compradora establece cuál es la de menor precio. En caso de tener dudas sobre su contenido, tiene la posibilidad de solicitar aclaración por medio del correo electrónico al Proveedor o Proveedores, como cuando la cotización no abarque todos los ítems o abarque ítems adicionales a los que la Entidad Compradora solicitó cotizar.

En caso de presentarse inconsistencias de la cotización entre los valores del Excel y los de la Tienda Virtual del Estado Colombiano prevalece la Cotización presentada en esta última, en ese sentido la Entidad Compradora debe solicitar al Proveedor ajustar los valores del Excel de acuerdo con los valores de la Cotización presentados en la plataforma.

El Proveedor en la aclaración debe referirse exclusivamente a los ítems sobre los cuales la Entidad Compradora haya manifestado la duda y ser conscientes que en ningún caso su aclaración puede representar mejora de los precios cotizados.

La Entidad Compradora puede consultar el correo de los Proveedores en el evento de cotización en la pestaña “Proveedores” visualizando la columna “Correo electrónico” (ver Ilustración 63):

Ilustración 63 Columna del correo electrónico de los Proveedores

Fuente: Colombia Compra Eficiente

En caso de que haya una contradicción entre el Excel de Cotización y la Tienda virtual del Estado Colombiano es posible proseguir así:

1. Si una entidad recibe una cotización con valores diferentes en el Excel y en la plataforma, se debe solicitar la aclaración. Si el proveedor indica que los precios correctos son los de la plataforma, debe enviar nuevamente el archivo corregido a la entidad para que estos coincidan.

2. Si en esa solicitud de aclaración el proveedor manifiesta que los valores correctos son los del Excel, la Entidad debe indicarle que eso resulta inaceptable y la única opción es que el Proveedor asuma el valor de la TVEC y envíe el Excel ajustado al valor de la TVEC. En caso de que el Proveedor se niegue a ajustar el Excel, la Entidad debe escalar el caso para ser verificado.

Es necesario analizar cada caso en concreto para ver si existen situaciones excepcionales como por ejemplo el caso en el que no hayan incluido el IVA. De todas maneras, siempre recuerden que prevalece la cotización de la plataforma sobre la del Excel.

5.2.7. Selección del Proveedor

Una vez la Entidad Compradora ha analizado y comparado las respuestas de cada uno de los Proveedores, debe elegir la Cotización que cumpla con las características solicitadas y que haya ofrecido el menor precio relacionado en la Solicitud de Cotización para agregarla al “Carrito”. Para agregar la Cotización al “Carrito”, la Entidad debe hacer lo siguiente:

Paso 1: La Entidad Compradora debe seleccionar otra vez la pestaña

“Respuestas” (ver Ilustración 64).

Ilustración 64 Pestaña "Respuestas"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 2. Bajar hacia el apartado “Respuestas” y en la columna “Nombre de la respuesta” seleccionar la cotización que haya cotizado el menor valor total relacionado (ver Ilustración 65).

Ilustración 65 Apartado "Respuestas"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 3. Una vez seleccionada la cotización con el menor valor total relacionado, se abrirá nuevamente una pestaña con el nombre de la respuesta seleccionada. La Entidad Compradora debe bajar hasta el apartado “Artículos y servicios”, marcar todos los artículos y seleccionar “adjudicar” (ver Ilustración 66).

Ilustración 66 Apartado "Artículos y servicios" y botón “Adjudicar”

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Saldrá un mensaje en color verde con la confirmación de la adjudicación (Ver Ilustración 67).

Ilustración 67 Mensaje confirmación de la adjudicación

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 4. Seleccionar “Actuar conforme a la adjudicación” (ver Ilustración 68).

Ilustración 68 Selección "Actuar conforme a la adjudicación"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 5. Se abrirá una nueva ventana donde se deberá marcar la opción “Nueva solicitud” y, luego, seleccionar “Siguiente” (ver Ilustración 69):

Ilustración 69 Opción “Nueva Solicitud" y botón "Siguiente"

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 6. Dar clic en “Siguiente” otra vez y al final saldrá una ventana como la que se muestra a continuación. Por favor, guardar el número de “Nueva solicitud: #xxxxxx” (ver Ilustración 70).

Ilustración 70 Final del proceso de selección del Proveedor

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Paso 7. Con el número de Solicitud pueden continuar con el proceso en la Tienda Virtual del Estado Colombiano para colocar la Orden de Compra (ver Ilustración 71). El procedimiento para la Solicitud de Compra se detalla en la Guía General de los Acuerdos Marco, tal cual como se indica en el Capítulo 6 de esta Guía.

Ilustración 71 Solicitud de Compra

Fuente: Colombia Compra Eficiente

5.3. Cancelar el Evento de Cotización

La solicitud de cotización es el inicio de la Operación Secundaria de los Acuerdos Marco de Precios en los que hay lugar a ella; la Entidad Estatal está obligada a planear la forma como ejecuta su presupuesto y, en consecuencia, cuando hace una solicitud de cotización es porque requiere satisfacer una necesidad que el Acuerdo Marco de Precios suple por tratarse de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización. La cotización no obliga a la Entidad Estatal a colocar la Orden de Compra, pero no hacerlo muestra posibles falencias en su planeación.

La mayoría de los Acuerdos Xxxxx establecen en las cláusulas relativas a las acciones a cargo de la Entidad Compradora o a la Operación Secundaria, el deber de la Entidad Compradora de colocar la Orden de Compra al Proveedor que presentó el precio más bajo en su cotización. Este es un deber de la Entidad Compradora que surge del Acuerdo Marco.

Si la Entidad Compradora no puede, o no debe colocar la Orden de compra por algún motivo, deberá justificarlo en debida forma, pues puso en operación el Acuerdo Marco y el sistema de presentación de cotizaciones. La Entidad Compradora debe justificar el cierre del evento de cotización a través de un Acto

Administrativo motivado el cual debe ser notificado a todos los proveedores por la ventana de mensaje y por correo electrónico.

5.4. Publicidad de las Órdenes de Compra

Las Entidades Estatales cumplen con la obligación establecida en la Ley 1150 de 2007, Decreto Ley 019 de 2012, y Decreto 1082 de 2015, de publicar en el SECOP la actividad contractual en la que se ejecutan recursos públicos una vez colocan la Orden de Compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

La Tienda Virtual del Estado Colombiano hace parte integral del Sistema Electrónico de Contratación Pública y es la plataforma a través de la cual se gestionan las adquisiciones de las Entidades Estatales al amparo del Acuerdo Marco de Precios y otros Instrumentos de Agregación de Demanda, así como la adquisición de bienes en Grandes Almacenes. Así, las operaciones que se realizan a través de la Tienda virtual del Estado colombiano cumplen con el principio de publicidad al quedar registradas en la página web de Colombia Compra Eficiente, en el enlace: Órdenes de compra | Colombia Compra Eficiente

| Agencia Nacional de Contratación Pública en consecuencia, la Entidad Compradora no debe publicar nuevamente la Orden de Compra como un contrato independiente en el SECOP, pues estaría duplicando el registro y afectando la calidad de la información del sistema de compra y contratación pública.

La numeración del contrato es la dada por la Tienda Virtual del Estado Colombiano a la Orden de Compra y es la única referencia que debe ser empelada por la Entidad Compradora respecto de la gestión y ejecución del contrato.

La Entidad Compradora podrá asignar un número interno de seguimiento documental o archivo, de manera que sea identificable respecto de sus demás Procesos de Contratación, sin que esto implique que sea necesario publicar esta numeración interna nuevamente en el SECOP.

6. SOLICITUD DE COMPRA

El detalle para poder realizar las solicitudes de compra se encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en la sección de guías y manuales de la página web oficial de la Entidad, en el siguiente enlace: Guía General de los Acuerdos Xxxxxx.

7. VERIFICACIÓN DE INHABILIDADES, MULTAS, SANCIONES E INCOMPATIBILIDADES DEL PROVEEDOR

La Entidad Compradora es responsable de realizar la verificación de las inhabilidades, multas, sanciones e incompatibilidades en que pueda estar en curso el proveedor que presento la oferta más económica antes del momento de la adjudicación de la Orden de Compra, para lo cual se sugiere revisar la información consignada en el aplicativo RUES, sin que ello sea la única fuente de verificación.

En ese sentido, en caso tal de identificar que se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la legislación vigente, deberá informarlo de inmediato a la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente para el trámite respectivo y tomar las acciones que se consideren necesarias por la Entidad Compradora.

8. ORDEN DE COMPRA

El detalle para las órdenes de compra se encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en el siguiente enlace: Guía General de los Acuerdos Xxxxxx.

9. FACTURACIÓN Y PAGO

El detalle para la Facturación y pago se encontrará en la Minuta del Acuerdo Marco en la Cláusula 11 en el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxx- colombiano/educacion/dotaciones-escolares-iii.

10. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS ADICIONALES EN LAS ÓRDENES DE COMPRA

El detalle para la publicación de documentos adicionales en las órdenes de compra se encontrará en la Guía General de los Acuerdos Marco que Colombia Compra Eficiente tiene a disposición en el siguiente enlace: Guía General de los Acuerdos Xxxxxx.

11. MODIFICACIONES, ACLARACIONES, TERMINACIÓN O LIQUIDACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

El detalle para las Modificaciones, aclaraciones, terminación o liquidación de la Orden de Compra se encontrará en la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC), donde encontrará material de apoyo para realizar este procedimiento. Colombia Compra Eficiente tiene a disposición el siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxx- entidad.

Ilustración 72 Solicitud de modificación a la orden de compra

Fuente: Colombia Compra Eficiente

Nota: Las Órdenes de Compra son contratos estatales en los términos del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, debido a que son actos jurídicos generadores de obligaciones, que constan por escrito.

Por lo anterior, las Órdenes de Compra de tracto sucesivo, aquellas cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, deben ser objeto de liquidación (artículo 60 de la Ley 80 de 1993), por el contrario, las Órdenes de Compra que no cumplan con esta condición y que solo tengan una entrega, no deben ser liquidadas. La liquidación es un procedimiento a partir del cual el contrato finaliza, y mediante el cual las partes del contrato, o eventualmente un juez, se pronuncian sobre la ejecución de las prestaciones, y sobre las circunstancias presentadas durante la ejecución del objeto contractual.

La liquidación de una Orden de Compra respecto de la cual no se ejecutó la totalidad del valor y la posterior liberación del compromiso presupuestal, debe hacerse de la misma manera que cualquier otro contrato, esto es, de acuerdo

con las normas presupuestales para tal efecto y los procedimientos internos definidos por la Entidad Estatal.

Independientemente de que aplique o no la liquidación para las Órdenes de Compra, todas deben ser cerradas en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, por lo anterior, la Entidad Compradora debe diligenciar el formato de modificación, aclaración, terminación o liquidación de Orden de Compra una vez ejecutada la Orden de Compra, y enviarlo junto con el formato adicional que diligencie la Entidad Compradora (este formato solo aplica para las Órdenes de Compra que deben ser liquidadas) a Colombia Compra Eficiente, para que esta pueda dejar cerrada y liquidada la Orden de Compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

Tenga en cuenta que para poder liquidar la Orden de Compra no puede hacer facturas en estado (i)“pendiente de aprobación”, (ii) “rechazada” o (iii) “en borrador” en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Si hay alguna factura de la Orden de Compra en alguno de esos estados, la Entidad debe realizar el siguiente procedimiento según corresponda:

(i) Pendiente de aprobación: aprobar o rechazar la factura.

(ii) Rechazada: registrar el caso a través del formulario de soporte (xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxx), en la opción “Crear caso - soporte Técnico”), adjuntando un documento de solicitud de anulación firmado por el Supervisor de la Orden de Compra. Documento en el cual debe indicar el número de la Orden de Compra y los números de las facturas en estado rechazado que deben ser anuladas.

(iii) Borrador: solicitar al Proveedor que elimine la factura.

Solo cuando la Entidad esté segura de que todas las facturas de la Orden de Compra estén aprobadas o anuladas, debe enviar a Colombia Compra Eficiente el formato para publicar la liquidación en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.

12. FACTORES PONDERABLES DE INTERÉS DE LAS ENTIDADES COMPRADORAS (CRITERIOS DE SOSTENIBILIDAD)

La Entidad Compradora deberá indicar los factores ponderables que fueron objeto de evaluación y que sean aplicables a cada proceso de selección y así mismo deberá verificar y hacer seguimiento al cumplimiento de dichos factores

en la operación secundaria por parte del particular proveedor que resulte adjudicado.

• Factor Técnico No. 1: embalaje de la dotación escolar amigable con el medio ambiente o con material reciclable.

• Factor Técnico No. 2: disposición final y/o aprovechamiento de los residuos generados.

• Factor Técnico No. 3: encadenamientos productivos.

13. CRITERIOS DE DESEMPATE DE LOS PROVEEDORES EN SUS PROPUESTAS

Teniendo en cuenta que la Ley 2069 de 2020 fue promulgada y publicada el 31 de diciembre de 2020 y que la misma comprende criterios de desempate a ser observados al momento de decidir la colocación de órdenes de compra derivadas de los Acuerdos Marco de Precios. Es preciso señalar a las Entidades Compradoras que con el fin de identificar y establecer cuáles son los criterios aplicables a cada Acuerdo Marco, deberán remitirse a los documentos del proceso y a la minuta toda vez que allí se definen tales criterios y la forma en que deben ser acreditados por parte de los proveedores que resulten adjudicados.

Nota: La Entidad Compradora deberá tener en cuenta que estos factores fueron presentados en el desarrollo de la licitación pública mediante la cual se adjudicó el acuerdo marco de precios, no obstante, es responsabilidad de la Entidad Compradora requerirlos en caso de presentarse situaciones de empate, y esto obedece a una relación de la operación principal, sin embargo, pueden presentarse situaciones cambiantes de estas condiciones en el transcurso del tiempo.

14. PREGUNTAS FRECUENTES REFERENTE AL AMP DOTACIONES ESCOLARES III

• ¿Cómo se realiza el reporte de posibles incumplimientos en las Órdenes de Compra?

La Entidad Compradora adelantará los posibles incumplimientos derivados de las órdenes de compra de forma directa, entre Proveedor y Entidad Compradora, para lo cual hará efectiva la garantía derivada de la de la respectiva Orden de Compra. Para los incumplimientos derivados de las obligaciones del Acuerdo Xxxxx se procederá según las disposiciones de la minuta del Acuerdo Xxxxx y de acuerdo a lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011.

Para reportar posibles incumplimientos en las Órdenes de Compra, la Entidad Compradora debe enviar a Colombia Compra Eficiente la siguiente información:

(i) la evidencia expresa y detallada de los hechos que soportan el posible incumplimiento; (ii) el formato Excel para reportar posibles incumplimientos en las Órdenes de Compra diligenciado con sus respectivos soportes. Solicite el formato para reportar posibles incumplimientos al administrador del Acuerdo Marco. La Entidad Compradora debe incluir como Anexos todos los soportes de la información que se consigne en el formato.

La información completa debe reportarse a través del siguiente enlace: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx. Colombia Compra Eficiente, una vez recibida la información, analizará el posible incumplimiento en la Orden de Compra para dar inicio al procedimiento administrativo.

15. FICHA TÉCNICA DE DOCUMENTO Y CONTROL DE CAMBIOS

1. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN
Título del documento:	GUÍA DE COMPRA DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS DOTACIÓN ESCOLAR III CCE-SNG-AMP-001-2024
Fecha de aprobación:	18-07-2024
Área / Dependencia de autoría:	Subdirección de Negocios
Resumen / Objetivo de contenido:	Orientar a los proveedores en el proceso de compra, a través del AMP Dotaciones Escolares III
Código de estandarización:	CCE-GAD-GI-71
Categoría / Tipo de documento:	Guía
Aprobación por:	Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx
Información adicional:	NA
Serie documental según TRD	No. CARPETA: 034 NOMBRE CARPETA: GUÍA DEL AMP
Enlace de ubicación original del documento (especifique donde se aloja o reposa el documento)	xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxx-xxxxxx- colombiano/educacion/dotaciones-escolares-iii

2. AUTORES Y RESPONSABLES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

ACCIÓN

NOMBRE

CARGO/ PERFIL

FECHA

FIRMA

Elaboró

Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Adshana

Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx

Xxxxx

Abogada estructuradora

Administrador IAD/AMP

15/07/2024

Revisó

Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx

Gestor Código T1 Grado 15

15/07/2024

Aprobó

Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx

Subdirector de Negocios

18/07/2024

Nota: Si la aprobación se realizó mediante acta de alguno de los comités internos considerados en la resolución número 173 de 2020 por favor especificar acta y mes del desarrollo de esta.

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VERSIÓN	AJUSTES	FECHA	VERSIÓN VIGENTE DEL DOCUMENTO		01
01	Creación de la Guía	18-07-2024	Elaboró	Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx Xxxxx	Abogada estructuradora Administrador IAD/AMP
			Revisó	Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx	Gestor T1-15
			Aprobó	Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxx	Subdirector de Negocios

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GUÍA DE COMPRA DEL ACUERDO MARCO DE PRECIOS DOTACIÓN ESCOLAR III

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