FORMATO INFORME DE SUPERVISIÓN – ADQUISICION BIENES
FORMATO INFORME DE SUPERVISIÓN – ADQUISICION BIENES
1. UNIDAD Y/O DEPENDENCIA: Subdirección de Combustibles
2. FECHA INFORME: Día 30 Mes AGOSTO Año 2019
3. CONTRATO No: ORDEN DE COMPRA No. 35595
4. FECHA FIRMA DEL CONTRATO: Día 11 Mes Febrero Año 2019.
5. CONTRATISTA: BIG PASS S.A.S
6. OBJETO DEL CONTRATO: Contratar en nombre de la Nación – Ministerio de Defensa Nacional – Fuerza Aérea Colombiana y la empresa BIG PASS S.A.S, el suministro de combustible terrestre (Gasolina Corriente, Gasolina Extra, A.C.P.M Y Sus Mezclas) para las Unidades Militares Aéreas: GAAMA, TUMACO, TULUA, MITU.
7. VALOR INICIAL DEL CONTRATO: TREINTA MILLONES DE PESOS con 00/100 ($ 30.000.00.00) MCTE
8. PLAZO DE ENTREGA: El Acuerdo Xxxxx estará vigente por tres (3) años contados a partir de su firma, término prorrogable hasta por un (1) año adicional. Colombia Compra Eficiente debe notificar la intención de prórroga, por lo menos 30 días calendario antes del vencimiento del plazo del Acuerdo Marco. A falta de notificación del interés de prorrogar el plazo del Acuerdo Marco, este terminará al vencimiento de su plazo. El Proveedor puede manifestar dentro del mismo plazo su intención de no permanecer en el Acuerdo Xxxxx durante la prórroga. Si menos de dos (2) Proveedores de una misma Categoría manifiestan su intención de permanecer en el Acuerdo Xxxxx durante la prórroga, Colombia Compra Eficiente puede desistir de hacerla.
El CONTRATISTA deberá suministrar a partir de la firma del acta de inicio y hasta su fecha de vencimiento (orden de compra): 20/12/2019
9. FORMA DE PAGO: EL MINISTERIO pagará al CONTRATISTA el valor del presente contrato es decir la suma de TREINTA MILLONES DE PESOS con 00/100 ($30.000.00.00) MCTE, valor que incluye el IVA, tasas y contribuciones correspondientes.
El Proveedor debe (i) facturar quincenalmente los Medios de Pago adquiridos o suministros de Combustible en EDS y Servicios de Transporte de Combustible realizados por cada Orden de Compra de la Entidad Compradora; (ii) presentar las facturas en la dirección o en el correo electrónico indicado para el efecto por la Entidad Compradora; y
(iii) publicar una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Para las Categorías A, B y C, la factura debe indicar la fecha de inicio y la fecha xx xxxxx del suministro de Combustible para efectos de que la Entidad Compradora pueda: (i) verificar en el Sistema de Control los consumos realizados en EDS, y (ii) verificar el reporte de Transporte de Combustible. Para la Categoría D, la factura debe indicar la fecha de entrega del Medio de Pago o su recarga.
Cuando la Entidad Compradora haya seleccionado el Transporte de Combustible, el Proveedor debe enviar a la Entidad Compradora a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano junto con la copia de la factura, un reporte que consolida el o los servicios de transporte de Combustible entregados a la Entidad Compradora, por Orden de Compra. El reporte debe contener (i) fecha y hora del pedido, (ii) nombre del supervisor que realizó la solicitud, (iii) número de Orden de Compra, (iv) Entidad Compradora, (v) Proveedor, (vi) fecha hora y lugar de entrega, (vii) galones transportados, (viii) valor del transporte, y (ix) valor total.
En caso de que la factura sea electrónica, el Proveedor debe notificar a las Entidades Compradoras de la obligación de facturar los consumos de Combustible en formato electrónico y la forma en que las Entidades Compradoras podrán (i) notificarse de la expedición de la factura; (ii) consultar la factura; y (iii) aprobar la factura. En consecuencia, el Proveedor debe notificar la expedición de la factura a la Entidad Compradora y publicar una copia en la Tienda Virtual del Estado Colombiano.
Para las Categorías A, B y C, el precio del Combustible facturado por el Proveedor puede presentar desviaciones en centavos con respecto al precio de referencia del Combustible, esta desviación es causada por diferencias en centavos dentro de los cálculos del valor de los ítems en la estructura del Combustible publicado por MinMinas. En tal sentido, el Proveedor podrá facturar con desviaciones de más o menos un ($1) peso sobre el precio del galón publicado por MinMinas o el valor total de la factura, debido a la aproximación automática en decimales que realiza el sistema de facturación empleado por cada Proveedor.
Las Entidades Compradoras deben aprobar y pagar las facturas dentro de los 30 días calendarios siguientes a la fecha de presentación de la factura. Si la factura no cumple con las normas aplicables o la Entidad Compradora solicita correcciones a la misma, el término de 30 días calendario empezará a contar a partir de la presentación de la nueva factura. Igualmente es obligación del Proveedor remitir a la Entidad Compradora los soportes del pago de los aportes al sistema de seguridad social del personal que prestó el servicio durante el mes a facturar.
El Proveedor debe cumplir con las obligaciones derivadas de la Orden de Compra mientras el pago es formalizado. En caso xx xxxx de la Entidad Compradora superior a 30 días calendario, el Proveedor podrá suspender el suministro de Combustible a la Entidad Compradora hasta que esta formalice el pago.
Colombia Compra Eficiente puede suspender el registro en la Tienda Virtual del Estado Colombiano de las Entidades Compradoras que: (i) estén xxxx en el pago de sus facturas por 30 días calendario o más; o (ii) que hayan presentado xxxx en el pago de sus facturas en cinco (5) oportunidades en un mismo año.
10. CONTRATO MODIFICATORIO:
MODIFICATORIO No. 1 Se adicionan $200.000.000,00 a la orden de compra.
VALOR DEL CONTRATO: $ 230.000.000,00
11. FECHA DE FIRMA DEL CONTRATO MODIFICATORIO: Modificatorio No. 1: 00 xx Xxxxxxx 0000
12. PLAZO DE ENTREGA:
Modificatorio No. 1: El Acuerdo Marco estará vigente por tres (3) años contados a partir de su firma, término prorrogable hasta por un (1) año adicional. Colombia Compra Eficiente debe notificar la intención de prórroga, por lo menos 30 días calendario antes del vencimiento del plazo del Acuerdo Marco. A falta de notificación del interés de prorrogar el plazo del Acuerdo Marco, este terminará al vencimiento de su plazo. El Proveedor puede manifestar dentro del mismo plazo su intención de no permanecer en el Acuerdo Xxxxx durante la prórroga. Si menos de dos (2) Proveedores de una misma Categoría manifiestan su intención de permanecer en el Acuerdo Xxxxx durante la prórroga, Colombia Compra Eficiente puede desistir de hacerla.
El CONTRATISTA deberá suministrar a partir de la firma del acta de inicio y hasta su fecha de vencimiento (orden de compra): 20/12/2019
13. FORMA DE PAGO: De acuerdo a lo establecido en los modificatorios realizados a la Orden de Compra.
14. AVANCE FINANCIERO DEL CONTRATO:
SITUACIÓN FINANCIERA DEL CONTRATO | ||
DETALLE DEL PAGO | VALOR | OBSERVACIONES |
VALOR INICIAL DEL CONTRATO | $ 230,000,000.00 | N/A |
VALOR FINAL CONTRATO | $ 230,000,000.00 | N/A |
PAGO ANTICIPADO O ANTICIPO | - | N/A |
PRIMER PAGO CONSUMO FEBRERO 2019 / PAC ABRIL 2019 | $ 8.508.955,00 | CERTIFICACION No.1 PAC VIGENTE 2019 / ORDEN DE PAGO No.95055219 |
SEGUNDO PAGO CONSUMO MARZO 2019 / PAC MAYO 2019 | $ 3.670.903,00 | CERTIFICACION No.2 PAC VIGENTE 2019/ ORDEN DE PAGO No.115940419 |
TERCERO CONSUMO JUNIO 2019 / PAC JUNIO 2019 | $ 6.074.349,00 | CERTIFICACION No.3 PAC VIGENTE 2019/ORDEN DE PAGO No 153571319 |
CUARTO CONSUMO JUNIO 2019 / PAC JUNIO 2019 | $ 3.812.647,00 | CERTIFICACION No.4 PAC VIGENTE 2019 |
XXXXXX XXXXXXX XXXXX 0000 / XXX AGOSTO 2019 | $ 2.963.927,00 | CERTIFICACION No.5 PAC VIGENTE 2019 |
SEXTO CONSUMO AGOSTO 2019 / PAC SEPTIEMBRE 2019 | $ 2.580.312,00 | CERTIFICACION No.6 PAC VIGENTE 2019 |
TOTAL FACTURADO | $ 27.611.093,00 | |
SALDO CONTRATO VIGENCIA 2019 | $ 202.388.907,00 | |
VIGENCIA 2019: Con cargo al PAC SEPTIEMBRE 2019 se tramitó el siguiente paquete para pago:
PROVEEDOR | OFCIO | FECHA | VALOR |
BIG PASS S.A.S | 201911790455373 | 20/08/2019 | $ 2.580.312,00 |
VIGENCIA 2019: Se efectúa el siguiente pago en el mes xx xxxxxx de 2019:
NO. DE FACTURA | NO. DE ORDEN DE PAGO | VALOR ORDEN DE PAGO |
EA-285179 | 239638019 | $ 1.934.591,00 |
EA-287121 | $ 1.029.336,00 | |
TOTAL | $ 2.963.927,00 | |
15. DESCRIPCIÓN DE BIENES
DESCRIPCION DEL BIEN | CANTIDADES (Galones) | TIPO DE MATERIAL | |||
PROGRAMADO | IMPREVISTO | ||||
COMBUSTIBLE TERRESTRE | ACPM | CORRIENTE | EXTRA | X | |
1545,79 | 921,503 | 0 | |||
TOTAL VALOR PAGOS EFECTUADOS | $ 25.030.781,00 | ||||
16. INCUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA O PROBLEMAS EN LA EJECUCIÓN ATRIBUIBLES AL CONTRATISTA:
No X_ Sí
17. INCUMPLIMIENTO POR PARTE DE LA FAC O PROBLEMAS EN LA EJECUCIÓN ATRIBUIBLES A LA FAC:
No. _X_ Sí .
18. EL DESEMPEÑO DEL CONTRATISTA ESTA AJUSTADO A LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE LOS DOCUMENTOS DEL CONTRATO (PLIEGO DE CONDICIONES, ADENDAS, PROPUESTA, CONTRATO Y OTROS DOCUMENTOS)
No Sí X
19. DESCRIPCION DETALLADA DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS E INFORME DE TRABAJOS REALIZADOS POR EL CONTRATISTA DENTRO DEL PERIODO ANALIZADO EN EL PRESENTE INFORME DE SUPERVISIÓN
El detalle de los bienes recibidos en el periodo analizado se encuentra en trámite para pago como parte de la ejecución del presente contrato.
20. DESCRIPCION GENERAL DE LA CANTIDAD DE BIENES PENDIENTES Y NOVEDADES QUE SE PUEDAN PRESENTAR POR PARTE DEL PROVEEDOR:
Se tiene pendiente continuar recibiendo combustible, de acuerdo con los requerimientos operacionales de la FAC.
El contratista deberá entregar la lista de precios del combustible cuando haya cambios tarifarios por parte MINMINAS, enviar el reporte de suministros realizados semanalmente y la facturación del combustible junto con los soportes correspondientes en el tiempo establecido en el contrato.
21. SEGUIMIENTO A RIESGOS:
“En el periodo de ejecución reportado existe la posibilidad de materialización de algún riesgo, atendiendo la matriz de riesgos definida en los estudios y documentos previos?
SI: X NO
En el evento que la respuesta sea afirmativa, se requiere se anexe el correspondiente soporte documental para su posterior ajuste y tratamiento, el cual deberá ser verificado por el supervisor del contrato en los siguientes informes de supervisión.
Los riesgos fueron contemplados en la celebración del contrato tal y como se puede evidenciar en el soporte documental del contrato suscrito.
Elaboró: AT.XXXXXXX/ ASEC
NOMBRE SUPERVISOR: | MY XXXX XXXXXX XXXXXXX XXXXXXXXX |
FIRMA: | |
C.C. No. | 79.954.442 |
DEPENDENCIA: | Subdirección de Combustibles |
VoBo. MY XXXX XXXXXXX / JEFE ASEC