Contract
Código: EAD-FT-07 Versión: 05 Rige a partir de su publicación en el SIG | |||||||||||
Proceso: | 2020-AE-02 Crédito Externo - Contrato Préstamo BID 4902/OC-CO-2020 | ||||||||||
Numero de Auditoria: | 2021-E-03 | ||||||||||
Reunión de Apertura | Reunión de Cierre | ||||||||||
Día | 31 | Mes | 08 | Año | 2021 | Día | 06 | Mes | 12 | Año | 2021 |
LÍDER DE PROCESO / JEFE(S) DEPENDENCIA(S): Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx -Gerente Educación en la Ruralidad | |||||||||||
EQUIPO AUDITOR AUDITOR LÍDER: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx AUDITOR GESTIÓN: Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx | |||||||||||
OBJETIVO DE AUDITORÍA: Verificar el adecuado cumplimiento de la ejecución del “Programa de apoyo para la mejora de las Trayectorias Educativas en Zonas Rurales Focalizadas” Contrato Préstamo BID 4902/OC-CO-2020, con el fin de medir el desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia en la ejecución de los recursos, con el fin de identificar oportunidades de mejora que contribuyan al cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales de manera eficiente y eficaz. | |||||||||||
ALCANCE DE AUDITORÍA: El período analizado, comprende desde el 1º de julio de 2020 hasta el 31 de julio de 2021. Se evaluaron los siguientes aspectos: 1. Matriz de riesgos: Evaluar el seguimiento realizado de conformidad con el Reglamento Operativo Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas CO-L1229 Contrato xx Xxxxxxxx BID 4209/OC-CO. 2. Revisión y seguimiento al plan de acción: Verificar el avance de los componentes que tienen como objetivo mejorar las trayectorias educativas en la educación inicial, preescolar, básica y media en zonas rurales focalizadas de Colombia. 3. Ejecución financiera: Comprobar el control presupuestal, contable y financiero de las operaciones del contrato xx xxxxxxxx. 4. Adquisiciones: Verificar el cumplimiento de las “Políticas de adquisición de obras y bienes financiadas por el BID (GN2349- 9) y la política para la selección y contratación de consultores financiados por el BID (GN-2350-9)” 5. Monitoreo y evaluación: Confirmar el seguimiento realizado por el Grupo Unificado de Crédito Externo y Donaciones sobre los resultados, a través de las siguientes herramientas: I. El Plan de Ejecución Plurianual- PEP, II. Plan Operativo Anual – POA, III. Plan de Adquisiciones- PA y IV. Programación Financiera – PF. | |||||||||||
CRITERIOS DE AUDITORÍA: • Contrato BID 4902OC-CO enero 31-2020. • Reglamento Operativo Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas CO- L1229 Contrato xx Xxxxxxxx BID 4209/OC-CO. • Ley 1474 Anticorrupción ART. 82 responsabilidad de los interventores: (…) “ los interventores responderán civil, fiscal,penal y disciplinariamente, tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto delos cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de interventoría…”. • Manual de Contratación CN-MA-01 V4. | |||||||||||
• Ley 80 de 1993 “Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”, cuyo objeto es disponer las reglas y principios que rigen los contratos de las Entidades estatales, la cual fue modificada por la Ley 1150 de 2007 y los decretos reglamentarios. |
RESUMEN GENERAL |
FORTALEZAS La Oficina de Gestión del Programa (OGP) trabaja con liderazgo considerando las mejores prácticas establecidas en el reglamento operativo “PROGRAMA DE APOYO PARA LA MEJORIA DE LAS TRAYECTORIAS EDUCATIVAS EN ZONAS RURALES FOCALIZADAS CO-L1229”, a través de las actividades que se relacionan a continuación: • La Gerente de Educación Rural con apoyo del equipo de la OGP, presentó en forma oportuna al Banco Interamericano de Desarrollo para su no objeción el Plan de Ejecución Plurianual del Programa (PEP), los Planes Operativos Anuales (POA), el Plan de Adquisiciones (PA), el Flujo de Caja (FC), la Matriz de Riesgos, Plan de Mitigación y los informes de ejecución del programa, así como la matriz de resultados con periodicidad anual definiendo las metas físicas y financieras. Lo anterior, logrando la primera no objeción al Plan de Adquisiciones de la vigencia que fue otorgada el 07 de enero de 2021, conforme a las situaciones presentadas en la prestación del servicio educativo a raíz de la emergencia sanitaria. Dicho plan ha sido actualizado 7 veces con corte al 30 xx xxxxx de 2021 apropiándose su presupuesto, proyectándose 40 procesos contractuales, de los cuales, al cierre del primer semestre de la vigencia han sido suscritos 32, que representan un compromiso del 62% de los recursos asignados. • En el primer semestre fue contratada la firma auditora externa KPMG S.A.S con el objetivo de evaluar los controles del Ministerio establecidos por la administración para la ejecución del Contrato xx Xxxxxxxx No. 4902 /OC –CO, lo anterior, para el periodo comprendido entre el 30 de octubre hasta el 31 de diciembre de 2020 y para la primera fase de la Vigencia 2021, correspondiente al periodo del 1º de enero al 30 de septiembre de 2021. Dicho informe presentó un nivel satisfactorio sobre la evaluación a los estados financieros del programa. • Se están llevando a cabo reuniones virtuales de Supervisión Técnica y Financiera, donde se presentó el monitoreo integral a la ejecución desde el punto de vista técnico y presupuestal, así mismo, se revisan las actividades y desafíos establecidos para el año 2021. • Se observa mejor apropiación por parte de las áreas responsables, lo que lleva a que se estén cumpliendo las metas físicas y financieras. • Adicionalmente, se han aceptado los lineamientos propuestos por el MEN generando confianza, apoyo y credibilidad por parte del Banco Interamericano de Desarrollo. |
RIESGOS Y EVALUACIÓN DE CONTROLES: Se realizó la evaluación del seguimiento a la matriz de riesgos en proyectos, diseñada como requisito para acceder al crédito con el Banco Interamericano de Desarrollo según artículo 7.02. Planes e Informes, literal c del Contrato xx Xxxxxxxx No. 4902/OC - CO, donde se enuncia: “Informar y, en su caso, a que el Organismo Ejecutor informe, al Banco cuando se identifiquen riesgos o se produzcan cambios significativos que impliquen o pudiesen implicar demoras o dificultades en la ejecución del Proyecto”, realizado en el primer semestre de 2021, a saber: |
RIESGO Y CONTROLES | MONITOREO AL CONTROL | OBSERVACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO | ||
RIESGO IDENTIFICADO Si no son suscritos la totalidad de los procesos de contratación a más tardar el 15 xx xxxxxx, se presentarán retrasos en los cronogramas de ejecución planeados para las contrataciones. CAUSAS (SINTOMAS) El exceso de controles orientados a la revisión de documentos en múltiples instancias. Deficiencias en la estructuración técnica y jurídica de los procesos de adquisiciones (Ley 80 y norma Banca) en su fase precontractual, que conlleven a un gran número de solicitudes de aclaración por parte de los oferentes en los plazos para presentación de ofertas. EVALUACIÓN DEL RIESGO (alto) CONTROLES Contratar a los consultores que conforman la Oficina de Gestión de Proyecto (OGP) en el Despacho del Viceministerio de Educación Preescolar, Básica y Media, el cual se encarga de articular las perspectivas técnicas, financieras y administrativas del proyecto y gestionar los compromisos de todos los actores intervinientes de cara al logro de los resultados esperados. ACTIVIDAD A REALIZAR Contratación de Equipo de Gestión de Proyecto Realizar mesas de trabajo con las áreas a cargo de la estructuración técnica de los procesos, para acompañar la elaboración de los documentos precontractuales conforme a la normatividad aplicable. ACTIVIDAD A REALIZAR Reuniones virtuales Realizar mesas de trabajo con los asesores de la Subdirección de Contratación del MEN, desde la fase de estructuración de los procesos para socializarlos y recibir sugerencias antes de iniciar el trámite en el sistema NEÓN, adoptado por la entidad para la gestión contractual. | Acción de Manejo: - A la fecha de reporte, las especialistas de adquisiciones han participado en reuniones con los asesores de la subdirección de contratación del MEN, para la distribución de los procesos y presentación de la estructura financiera de los mismos, estas últimas acompañadas por la asesora financiera del despacho de la Viceministra de Educación Preescolar, Básica y Media. La Oficina de gestión del programa, continuará con el monitoreo del riesgo. - A la fecha de reporte, se han realizado semanalmente las reuniones virtuales de seguimiento a los cronogramas de cada proceso e identificado las alertas por ahorros generados en la adjudicación de los procesos suscritos hasta junio, los cuales superan los cinco mil millones de pesos colombianos. - A la fecha de reporte, se han realizado las reuniones virtuales de seguimiento en las cuales se ha puesto en conocimiento de la señora Viceministra de Educación Preescolar, Básica y Media, las alertas por los ahorros generados tras las adjudicaciones realizadas en junio. | Primera Línea de Defensa: Se observó que la Oficina de Gestión del Programa (OGP) trabajó en los lineamientos señalados en el Reglamento Operativo del Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas CO-l1229 e implementó los controles diseñados para la mitigación del riesgo de: “Si no son suscritos la totalidad de los procesos de contratación a más tardar el 15 xx xxxxxx, se presentarán retrasos en los cronogramas de ejecución planeados para las contrataciones.” Segunda Línea de Defensa: Se evidenció el monitoreo realizado por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), sobre el adecuado diseño de los controles para la mitigación del riesgo identificado. Igualmente, se observó el reporte de evidencias en el Informe semestral de Progreso BID 4902 OC-CO 2021-1 con el reporte de las siguientes evidencias: - Contratación de Equipo de Gestión de Proyecto - Correos de seguimiento y convocatoria de reuniones virtuales para el seguimiento del cronograma. - Informe donde se registra el trámite del 80% de las contrataciones en el primer semestre de 2021. Tercera Línea de Defensa: La Oficina de Control Interno verificó la efectividad de la gestión de la administración del riesgo realizada por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), así mismo, se constató la aplicación de los lineamientos requeridos en la metodología de riesgos del BID, en el desarrollo del programa 4902 OC-CO. |
RIESGO IDENTIFICADO Si se presentan ahorros en la adjudicación de los procesos contractuales resultado de una eficiencia en los recursos por economías de escala, se hará necesaria la estructuración de nuevos procesos contractuales que permitan incrementar el alcance previsto para la vigencia, conforme a las necesidades del Programa. CAUSAS (SINTOMA): Los valores adjudicados son muy bajos en comparación con los estudios xx xxxxxxx realizados. Se presentan muchos oferentes a los procesos, lo cual hace que los precios sean más competitivos. EVALUACIÓN DEL RIESGO (alto) CONTROLES Realizar un seguimiento semanal al avance de los cronogramas de cada proceso contractual identificando las alertas que se presenten oportunamente. ACTIVIDAD A REALIZAR Reuniones virtuales Con base en las alertas generadas, tomar decisiones oportunas que orienten la gestión contractual y financiera para el uso de los ahorros, en el marco de ejecución del Programa. | Acción de Manejo: 1. A la fecha de reporte, se han realizado semanalmente las reuniones virtuales de seguimiento a los cronogramas de cada proceso e identificado las alertas por ahorros generados en la adjudicación de los procesos suscritos hasta junio, los cuales superan los cinco mil millones de pesos colombianos. 2. A la fecha de reporte, se han realizado las reuniones virtuales de seguimiento en las cuales se ha puesto en conocimiento de la señora Viceministra de Educación Preescolar, Básica y Media, las alertas por los ahorros generados tras las adjudicaciones realizadas en junio. | Primera Línea de Defensa: Se observó que la Oficina de Gestión del Programa (OGP) trabajó en los lineamientos señalados en el Reglamento Operativo del Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas co-l1229 e implementó los controles diseñados para la mitigación del riesgo. Segunda Línea de Defensa: Se evidenció el monitoreo realizado por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), sobre el adecuado diseño de los controles para la mitigación del riesgo identificado. Igualmente, se observó el reporte de las siguientes evidencias: - Correos de seguimiento y convocatoria de reuniones virtuales para el seguimiento del cronograma. - Informe donde se registra el trámite del 80% de las contrataciones en el primer semestre de 2021. Tercera Línea de Defensa: La Oficina de Control Interno verificó la efectividad de la gestión de la administración del riesgo realizada por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), así mismo, se constató la aplicación de los lineamientos requeridos en la metodología de riesgos del BID, en el desarrollo del programa 4902 OC-CO. | ||
RIESGO IDENTIFICADO Si el Gobierno Nacional mantiene el Estado de emergencia sanitaria a raíz de la pandemia por virus SARS-CoV-2, durante el plazo de ejecución de los contratos, la entrega de las dotaciones de materiales y mobiliario y el desarrollo de las estrategias de acompañamiento y asistencia técnica a territorios, se verán retrasadas. CAUSAS (SINTOMA): Extensión del periodo de aislamiento preventivo obligatorio decretado por el Gobierno Nacional Estudios xx xxxxxxx con pocas o ninguna oferta presentada Demora en la suscripción de contratos. EVALUACIÓN DEL RIESGO (bajo) | 1. Teniendo en cuenta la continuidad de la declaratoria del Estado de emergencia sanitaria, económica y social, hasta la fecha de reporte, se han adelantado reuniones entre los responsables técnicos para hacer los ajustes pertinentes a las estrategias a implementar en territorio, las cuales han implicado ajustes en los documentos técnicos de los procesos, conforme a las disposiciones vigentes para afrontar la pandemia. La Oficina de gestión del programa, continuará con el monitoreo del riesgo. 2. A la fecha de reporte se han constituido las pólizas de cumplimiento en los procesos de dotación adjudicados hasta el momento, así como las interventorías requeridas para garantizar la calidad y pertinencia de los bienes. La Oficina de | Primera Línea de Defensa: Se observó que la Oficina de Gestión del Programa (OGP) trabajó en el Reglamento Operativo del Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas co-l1229 e implementó los controles diseñados para la mitigación del riesgo de: “Si el Gobierno Nacional mantiene el Estado de emergencia sanitaria a raíz de la pandemia por virus SARS-CoV-2, durante el plazo de ejecución de los contratos, la entrega de las dotaciones de materiales y mobiliario y el desarrollo de las estrategias de acompañamiento y asistencia técnica a territorios, se verán retrasadas.” Segunda Línea de Defensa: Se evidenció el monitoreo realizado por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), donde se reportó: - Informe semestral de Progreso BID 4902 OC-CO 2021- 1. |
CONTROLES Reorientación de las estrategias de acompañamiento y asistencia a implementar en territorio a partir de las condiciones dadas por el gobierno, en el marco del Estado de emergencia sanitaria. ACTIVIDAD A REALIZAR Reuniones virtuales Desde la estructuración de los procesos de dotación, se dejará como requisito de las contrataciones, la suscripción de pólizas de cumplimiento. Adicionalmente se contratarán interventorías que garanticen la calidad y pertenencia de los bienes a entregar. ACTIVIDAD A REALIZAR Verificación de cumplimiento de requisitos para la suscripción de los contratos. | gestión del programa continuará con el monitoreo del riesgo. | -Correos de la citación semanal para el seguimiento al cronograma del programa de los procesos e identificado las alertas por ahorros generados en la adjudicación de los procesos suscritos hasta junio, con el fin de realizar los cambios pertinentes a las estrategias a implementar en territorio, las cuales han implicado ajustes en los documentos técnicos de los procesos, conforme a las disposiciones vigentes para afrontar la pandemia Así mismo, se suscribieron las pólizas con las interventorías contratadas para el seguimiento de los contratos realizados por el programa. Tercera Línea de Defensa: La Oficina de Control Interno verificó la efectividad de la gestión de la administración del riesgo realizada por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), así mismo, se constató la aplicación de los lineamientos requeridos en la metodología de riesgos del BID, en el desarrollo del programa 4902 OC-CO. | ||
RIESGO IDENTIFICADO: Si se presentan problemas de orden público en los territorios en los que se hará la intervención, se podrían presentar retrasos en la ejecución de los contratos. CAUSAS (SINTOMA): Amenaza de paro armado Amenaza de paro nacional Cierre de vías por grupos al margen de la ley Amenazas a la población beneficiaria por parte de grupos armados al margen de la ley. EVALUACIÓN DEL RIESGO (bajo) CONTROL Al ser un factor externo al proyecto no previsible, se implementarán actividades de manejo de este en caso de materializarse. ACTIVIDAD A REALIZAR Registro de las actividades a realizar de acuerdo a las condiciones y tipo de problema de orden público que se presente | A la fecha de reporte, el país ha presentado paros nacionales desde el mes xx xxxxx, en los cuales se han realizado bloqueos de vías y suspendido actividades en varios sectores productivos, hasta el momento y teniendo en cuenta las fechas de inicio de los contratos suscritos, lo anterior no ha afectado directamente la ejecución del Programa. La Oficina de gestión del programa continuará con el monitoreo del riesgo. | Primera Línea de Defensa: Se observó que la Oficina de Gestión del Programa (OGP) trabajó en el Reglamento Operativo del Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas co-l1229 e implementó los controles diseñados para la mitigación del riesgo de: “Si se presentan problemas de orden público en los territorios en los que se hará la intervención, se podrían presentar retrasos en la ejecución de los contratos.” Segunda Línea de Defensa: Se evidenció el monitoreo realizado por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), en el Informe semestral de Progreso BID 4902 OC-CO 2021-1, se señaló lo siguiente: “A la fecha de reporte, el país ha presentado paros nacionales desde el mes xx xxxxx, en los cuales se han realizado bloqueos de vías y suspendido actividades en varios sectores productivos, hasta el momento y teniendo en cuenta las fechas de inicio de los contratos suscritos, lo anterior no ha afectado directamente la ejecución del Programa. La Oficina de gestión del programa continuará con el monitoreo del riesgo.” Tercera Línea de Defensa: La Oficina de Control Interno verificó la efectividad de la gestión de la administración del riesgo realizada por la Oficina de Gestión del Programa (OGP), así mismo, se constató la aplicación de los lineamientos requeridos en la metodología de riesgos del BID, en el desarrollo del programa 4902 OC-CO. |
REVISIÓN Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN – MATRIZ DE RESULTADOS A continuación, se presenta el avance con corte a junio de 2021 reportado en el Plan de Ejecución Plurianual (PEP), el Plan Operativo Anual (POA) y el Plan de Adquisiciones (PA) por los diferentes componentes del programa: | ||||
INDICADORES | AVANCE A JUNIO 30 DE 2021 | OBSERVACIONES OFICINA CONTROL INTERNO | ||
1. Estrategias educativas rurales % Avance Planeado =100% % Avance Real = 50% Desempeño: Bajo | Para el componente, conforme a la última versión del PA aprobada, se han suscrito los siguientes contratos: • Universidad xx Xxxxxx, Contratación directa CO-L1229- P3364 suscrita el 02 xx xxxxx para el fortalecimiento de las capacidades en la implementación de los lineamientos y los recursos pedagógicos de la educación inicial, básica y media para las ruralidades, mediante el cual se dará cumplimiento a la meta establecida en la matriz de resultado, indicadores de producto 1,7. Dicho contrato se encuentra en ejecución desde el 10/06/2021. • CONSORCIO INCAP – BETA Contrato adjudicado por licitación, proceso CO-L1229- P3804 cuyo fin es la implementación de estrategias educativas rurales en el nivel de educación media, específicamente media técnica Agropecuaria (Ecosistemas de Innovación), mediante el cual se dará cumplimiento a la meta establecidas en la matriz de resultado, indicador de producto 1,4. Dicho contrato se encuentra en ejecución desde el 16/06/2021. • Los otros dos contratos planeados con suscripción proyectada para el mes xx xxxxx, corresponden a los procesos CO-L1229- P3801 asociado al indicador de producto 1.6 (Acuerdo binacional) y el CO-L1229- P3816 asociado al indicador de producto 1.5 (Proyectos Educativos Comunitarios), presentan retrasos en los cronogramas precontractuales | La Oficina de Control Interno pudo observar para el mejoramiento del avance real del componente, las siguientes acciones realizadas por OGP: - Se verificó que se están llevando a cabo reuniones virtuales de Supervisión Técnica y Financiera para el cumplimiento del cronograma de los procesos contractuales. - Se evidenció que se atendieron las contingencias contractuales, lo que hace parte del ejercicio dinámico de planeación, implementando, seguimientos y cronogramas para optimizar tiempos en los procesos de contratación. - Se observó el avance del diseño de los procedimientos: “Procedimiento Licitación Pública Nacional e Internacional”, “Procedimiento Comparación de Precios”, “Procedimiento Selección Directa Consultor Individual” y “Procedimiento Procesos Competitivos Firma Consultora y Consultor Individual.” | ||
2. Formación inicial y en servicio de educadores rurales. % Avance Planeado =100% % Avance Real = 100% Desempeño: Sobresaliente | Para el componente, conforme a la última versión del PA aprobada, se han suscrito los siguientes contratos: 1. Universidad de la Salle. Contratación directa CO- L1229- P3365, fue suscrito el 29 xx xxxxx, con el objeto de brindar acompañamiento a la implementación de la segunda fase de la estrategia de fortalecimiento de las Escuelas Normales Superiores denominada Resignificación, para dar cumplimiento a los indicadores de producto 2.4 y 2.5. 2. Subatours S.A.S. CO- L1229-P3491, orden de compra 63806 por acuerdo marco de precios, suscrito el 2 de febrero, para realizar los desplazamientos a territorios PDET y ETC mediante el suministro de Tiquetes aéreos. La presente contratación apunta al cumplimiento de las metas establecidas en la matriz de resultado, indicadores de producto 2.1, 2.2 y 2.3. | La Oficina de Control Interno observó los siguientes avances de los contratos suscritos: - La Universidad de la Salle presentó informe de la ruta metodológica para los talleres de formación y el acompañamiento con los centros de liderazgo y excelencia para la educación rural -XXXXX. En el documento se presenta el cronograma de los talleres dentro del periodo comprendido xx xxxxx a noviembre de 2021. - Se presentó el informe de supervisión con fecha xx xxxxx de 2021 y la ejecución contractual de la orden de compra 63806 a julio de 2021, sin novedad especial. | ||
1. Estrategias educativas rurales 2. Formación inicial y en servicio de educadores rurales. % Avance Planeado =66% % Avance Real = 66% Desempeño: Sobresaliente | Al 30 xx xxxxx se planeó la suscripción de 4 de los 6 procesos contractuales compartidos entre los componentes 1 y 2, los cuales se mencionan a continuación: 1. Fundación Plan: CO-L1299-P3366, proceso de Selección Directa por continuidad de servicios contratados inicialmente en el 2020, para fortalecer la gestión institucional y pedagógica de establecimientos educativos rurales que implementan la estrategia de Residencia Escolar, suscrito el 00 xx xxxxx, xxxxxx xx cumplimiento de las metas establecidas en la matriz de resultado para los indicadores de producto 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3. 2. Fundación Escuela Nueva: CO-L1299-P3367, proceso de Selección Directa por continuidad de servicios contratados inicialmente en el 2020, para la formación y asistencia técnica en el Modelo Escuela Nueva Activa, suscrito el 16 xx xxxxx, apunta al cumplimiento de las metas establecidas en la matriz de resultado para los indicadores de producto 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3. 3. Contrato interadministrativo 1400 de 2016 suscrito entre el MEN y el ICETEX: CO-L1229- P3783, transferencia de fondos para administrar los recursos desembolsados al fondo de formación continua, adición suscrita el 2 xx xxxxx, apunta al cumplimiento de las metas establecidas en la matriz de resultado para los indicadores de producto 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3. 4. Consejo Noruego de Refugiados: CO-L1229-P5133, proceso de Selección Directa amparado en lo contemplado en la política GN-2350-15, 3.11, litera (d), por considerar que esta organización cuenta con experiencia excepcional para Asistir y acompañar técnicamente Entidades Territoriales Certificadas e instituciones educativas focalizadas en la implementación de estrategias educativas rurales, para contribuir al cierre de brechas en el acceso, la acogida, el bienestar y la permanencia de niños, niñas y adolescentes en condiciones de vulnerabilidad y víctimas, suscrito el 23 xx xxxxx, apunta al cumplimiento de las metas establecidas en la matriz de resultado para los indicadores de producto 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3. | Para el logro de un desempeño sobresaliente la OGP adelantó las siguientes estrategias: “Se adelantaron reuniones con los equipos técnicos y jurídicos del ICETEX con el fin de contextualizar el objetivo de la modificación al Contrato Interadministrativo 1400 de 2016, de manera paralela al trámite de suscripción de la adición, el equipo técnico de la OGP acompaño la definición de los términos de la convocatoria.” “La oficina de gestión del Programa dirigió diversas mesas de trabajo con los equipos técnicos y los proponentes para aclarar inquietudes y obtener ahorros en los tiempos para la celebración de estos. Así mismo, se generaron cronogramas para contar con el panorama de tiempos de contratación y ejecución de las contrataciones.” |
Los otros dos procesos planeados para suscripción en el segundo semestre corresponden a los ID CO-L1229-P3822 Modelo de Educación Inicial y CO-L1229- P3802 Fortalecimiento Territorial los cuales también apunta al cumplimiento de las metas establecidas en la matriz de resultado para los indicadores de producto 1.3, 2.1, 2.2 y 2.3. | ||||
3. Ambientes de aprendizaje, materiales y recursos educativos. % Avance Planeado =80% % Avance Real = 80% Desempeño: Sobresaliente | Al 30 xx xxxxx se planeó la suscripción de 12 de los 15 procesos contractuales planeados para la vigencia: 1. Materiales: El 01 xx xxxxx se suscribieron 7 contratos mediante comparación de precios asociados a las líneas CO-L1229-P3791, CO-L1229- P3792, CO-L1229-P3793, CO-L1229-P3794, CO-L1229-P3795, CO- L1229-P3797 y CO-L1229-P3800, posteriormente el 24 xx xxxx se suscribió mediante concurso de méritos el contrato de interventoría asociado a la línea CO-L1229-P3805, con los anteriores se da cumplimiento a los indicadores de producto 3.1 y 3.2. 2. Mobiliario: El 19 xx xxxx se suscribieron mediante acuerdo marco de precios 3 órdenes de compra asociadas a las líneas CO-L1229-P4253, CO- L1229-P4254, CO-L1229-P4255, posteriormente el 22 xx xxxxx se suscribió mediante concurso de méritos la interventoría asociada a la línea CO-L1229-P4256, con los anteriores se avanza en el cumplimiento del indicador de producto 3.3. Los otros 3 procesos planeados para el segundo semestre complementan la dotación de mobiliario en las sedes focalizadas. | La Oficina de Gestión del Programa (OGP) señala en el informe semestral del progreso presentado al BID, las siguientes acciones que permitieron un desempeño sobresaliente: -Para cumplir con la dotación, se brindó el acompañamiento técnico, financiero y jurídico en la definición de los aspectos relevantes de los procesos de contratación y en la estructuración de los documentos precontractuales y contractuales del proyecto. -Se resolvieron las observaciones y realizaron las aclaraciones solicitadas por los interesados en cada proceso. | ||
4.Gestión, auditoría, monitoreo y evaluación % Avance Planeado = 92% % Avance Real = 92% Desempeño: Sobresaliente | Fueron suscritos los 12 contratos previstos para el primer semestre: 1. OGP: Se realizaron los siguientes procesos de Selección Directa por continuidad de servicios: XX- X0000-X0000 Xxxxxx Xxxxxx XX- X0000-X0000 Xxxxxx Xxxxx CO- L1229-P3363 Xxxxxx Xxxx CO- L1229-P3353 Xxxxx Xxxxxxx CO- L1229-P3357 Xxxxxxxx Xxxxxx CO- L1229-P3358 Xxxx Xxxxxx CO- L1229-P3355 Xxxxxx Xxxxxxxx CO- L1229-P3354 Xxxxx Xxxxxx CO- L1229-P3359 Xxxx Xxxxx CO- L1229-P3356 L. Xxxxxxx Xxxxxx Xxx cuales fueron suscritos el 14 de enero con finalización el 31 de diciembre. 2. Auditoría externa del Programa: CO-L1229- P3361, proceso de Selección Directa por continuidad de servicios con la firma KPMG S.A.S suscrito el 18 xx xxxxx para auditar la fase 2 de 2020 y la fase 1 de 2021. 3. Diseño de la evaluación del Programa: CO-L1229- P3368, proceso de selección por comparación de 3 hojas de vida, suscrito el 4 xx xxxxx con el consultor Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx con fecha de terminación inicial el 7 xx xxxxx, fue prorrogado hasta el 22 de julio. | Se evidenció que el programa mantiene la estructura organizacional del programa: Gerente de Educación Rural 1 Coordinador Coordinadorde Técnico Monitoreo y Gestión 1 Analista de 2 Especialistas de información y 2 Especialistas Adquisiciones gestión Financieras administrativa - Se evidenciaron los informes de Auditoria realizados por la firma KPMG S.A.S: - Anexo 11a. KPMG - Estados financieros y notas al 30 de diciembre de 0000. - Xxxxx 00x. KPMG - Informe de control interno al 00 xx xxxxxxxxx xx 0000 - Xxxxx 00x. KPMG - Informe de aseguramiento al 30 de diciembre de 2020 El contrato con la firma auditora fue suscrito el 18 xx xxxxx para auditar la fase 2 de 2020 y la fase 1 de 2021. |
Para el segundo semestre se planea la contratación de la consultoría para realizar e implementar la evaluación del Programa con base en los productos entregados por el consultor Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx. | ||||
EJECUCIÓN FINANCIERA DEL PROGRAMA Presupuesto El comportamiento del presupuesto del programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas con corte a julio de 2021, fue el siguiente: DESCRIPCION APR. INICIAL APR. VIGENTE CDP APR. COMPROMISO OBLIGACION ORDEN PAGO DISPONIBLE ESTRATEGIAS EDUCATIVAS 8.901.983.104,00 8.901.983.104,00 8.660.484.983,00 000.000.000,00 0.000.000.000,00 000.000.000,00 000.000.000,46 RURALES FORMACIÓN INICIAL Y EN SERVICIO DE 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 000.000.000,00 00.000.000.000,00 0.000.000.000,00 0.000.000.000,00 EDUCADORES RURALES AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MATERIALES Y 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 0.000.000.000,00 00.000.000.000,00 0.000.000.000,00 0.000.000.000,00 RECURSOS EDUCATIVOS AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MATERIALES Y 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 0.000.000.000,00 00.000.000.000,55 0,00 0,00 RECURSOS EDUCATIVOS GESTIÓN, AUDITORÍA, 716.871.744,00 000.000.000,00 000.000.000,00 000.000.000,00 00.000.000,00 00.000.000,00 00.000.000,00 MONITOREO Y EVALUACIÓN GESTIÓN, AUDITORÍA, 1.749.973.156,00 1.749.973.156,00 1.731.412.731,00 00.000.000,00 0.000.000.000,00 000.000.000,00 000.000.000,00 MONITOREO Y EVALUACIÓN total 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 0.000.000.000,00 00.000.000.000,00 00.000.000.000,00 00.000.000.000,46 Fuente: Oficina de Gestión del Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas. Para el cierre de julio de 2021 se puede concluir que de los 61.230,0 millones se ha comprometido el 72% por un valor de 44.317,0 millones. Igualmente, la Oficina de Control Interno recomienda continuar realizando las actividades administrativas necesarias para cumplir con la ejecución presupuestal de los recursos asignados para el programa en la vigencia 2021. Desembolsos En el mes xx xxxxx se presentó al Banco un alcance a la programación de flujo de efectivo y desembolsos, ajustandolas fechas estimadas para la solicitud de anticipo No 2 (que se realizará en el mes de julio) y la solicitud No 3 (que se realizará en el mes de octubre). Dichos cambios obedecieron a: | ||||
✓ El pago de las reservas presupuestales de las órdenes de compra de computadores presentó dificultades, particularmente en las actividades de importación, transporte y distribución de los equipos por la emergencia sanitaria mundial y los problemas de orden público del país. Se estimaba realizar el pago en el mes xx xxxx, sin embargo, solo hasta el mes xx xxxxx se realizó el pago de una orden de compra, lo que permitió al Ministerio presentar la justificación de recursos que habilitó la posibilidad de pedir un nuevo anticipo en el mes de julio. ✓ El cambio de fecha de la tercera solicitud de anticipo de septiembre a octubre obedeció a que el presupuesto comprometido a la fecha de actualización del flujo de efectivo alcanzaba un 57%, lo que permitió proyectar un desembolso por mayor valor del que se tenía estimado y le daría tiempo de tres meses al Ministerio de Educación para realizar los pagos estimados y terminar las contrataciones del 43% del presupuesto restante. Anticipos: Durante el primer semestre del año 2021 se realizó una solicitud de anticipo, lo anterior debido a que la vigencia 2020 cerró con un saldo de USD 1.008.071,44 en la cuenta especial xxx xxxxxxxx, recursos que inicialmente se pidieron para el pago de las órdenes de compra de computadores, las cuales se constituyeron como reservas presupuestales y no presentaron pago en el primer trimestre de la vigencia 2021, razón por la cual el Programa utilizó este saldo para apalancarse los primeros tres meses del año. Fecha Anticipos Justificaciones Saldo por Justificar No Solicitud Saldos 2020 10.832.904,64 1.275.512,03 9.557.392,61 - 18/02/2021 - 8.630.431,94 926.960,67 8 16/04/2021 2.692.543,43 - 3.619.504,10 9 Total USD 13.525.448,07 USD 9.905.943,97 USD 3.619.504,10 - Fuente: Oficina de Gestión del Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas. ADQUISICIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA De acuerdo al Manual Operativo, Marco Regulatorio aplicable en el numeral 1.5, las compras y contrataciones detalladas en el Plan de Adquisiciones xxx xxxxxxxx seguirán los procedimientos de adquisiciones regulados en las Políticas del Banco o en el Sistema de Contratación Pública Nacional, esté último, siempre y cuando, sea aprobado por el Banco en el marco del contrato xx xxxxxxxx, tal como lo contemplan las estipulaciones especiales en concordancia con las normas generales y el anexo III del Plan Operativo de Desembolso - POD. Con el fin de dar cumplimiento con la ejecución del programa se conformó la Oficina de Gestión del Programa (OGP), con el personal requerido para la ejecución del proyecto, la cual fue una de las condiciones del BID para realizar el primer desembolso de la vigencia 2021, se celebraron 11 contratos de consultoría con los perfiles requeridos; así mismo se relacionan 5 órdenes de desembolso de recursos por concepto del componente No. 1 y, modificación No.10 del 2 xx xxxxx de 2021 del Contrato Interadministrativo 1400 de 2016- Recursos BID- Código Contable 122097 con el ICETEX, así como desarrollo de los componentes 2 y 3 e informes de supervisión de los contratos. | ||||||||
COMPONENTE No. 1 - IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS EDUCATIVAS INTEGRALES, PERTINENTES Y DE CALIDAD DE ZONAS RURALES | ||||||||
No. De contrato | Nombre | VALOR | DEL | Descripción General Contrato | Documentación | soporte | ||
contratista | CONTRATO | supervisión | ||||||
/CONSULTORIA | ||||||||
Se anexan los informes de | ||||||||
CO1.PCCNTR.2120236 | Xxxx Xxxxx Xxxxxxx. | Xxxxx | $ 205.917.600 | Asesora gestión territorial - OGP. | actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | |||
CO1.PCCNTR.2120234 | Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx. | $ 220.626,000 | Gerente Educación Rural - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
CO1.PCCNTR.2120431 | Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx. | $ 165.097.656 | Especialista Adquisiciones Norma Nación - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
CO1.PCCNTR.2120248 | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxx. | $205.917.600 | Coordinador Técnico - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes, de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
CO1.PCCNTR.2119270 | Xxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx. | $00.000.000.000 | Analista de información y gestión administrativa - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes, de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
2120443 | Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx. | $98. 880.000 | Especialista Financiera contabilidad - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
CO1.PCCNT.2120440 | Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx. | $98. 880.000 | Especialista Financiera desembolsos - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
CO1.PCCNTR.2120249 | Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx. | $194.886.300 | Coordinador de Monitoreo, Seguimiento y gestión - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
CO1.PCCNTR.2119316 | Xxxxx Xxxxxxx | $72.000.000 | Especialista Adquisiciones Norma Banca - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
CO1.PCCNTR.2120376 | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx. | $121.128.000 | Profesional de apoyo técnico - OGP. | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
Contrato KPMG_CO1.PCCNTR.2362572 | KPMG S.A.S | $190.000.000 | Auditor externo | Se anexan los informes de actividades correspondientes , de enero a septiembre de 2021 aprobados por la supervisión. | ||
Contrato Interadministrativo1400- 2016-OTRO SI No. 10- MEN – 0421- ICETEX | Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX. | Adición $7.386.782.996,46. | CONSTITUIR UN FONDO EN ADMINISTRACIÓN DENOMINADO ³FORMACIÓN CONTINUA PARA EDUCADORES EN SERVICIO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES | Se anexan los informes de actividades aprobados por la supervisión. Informe de gestión correspondiente al periodo comprendido entre el 1º y el 31 de julio de 2021. |
³IMPLEMENTAR ESTRATEGIAS | |||||||
EDUCATIVAS RURALES A TRAVÉS DE LA DINAMIZACIÓN | |||||||
DE ECOSISTEMAS DE | |||||||
INNOVACIÓN PARA LA EDUCACIÓNMEDIA CON EL | Se anexan los informes de actividades aprobados por la | ||||||
FIN DE FORTALECER LA | supervisión. Informe de | ||||||
Contrato CO1.PCCNTR.2546507 | CONSORCIO INCAP-BETA | $1.443.345.273 | ARTICULACIÓN DE ACTORES, ESTRATEGIAS Y RECURSOS EN PRO DE GENERAR POLÍTICAS EDUCATIVAS | gestión correspondiente al periodo comprendido entre 1º y el 31 de julio de 2021 desde la suscripción del acta de inicial | |||
INTEGRALES DIRIGIDAS A LOS | 31 de diciembre de 2021, 6.5 | ||||||
ADOLESCENTES Y JÓVENES FAVORECIENDO SU ACCESO, | meses. | ||||||
GRADUACIÓN Y TRÈNSITO | |||||||
HACIA LAS OPCIONES ED8CATI9AS POSMEDIA | |||||||
Socialización y fortalecimiento de capacidades para la | |||||||
implementación de los | Se anexan los informes de | ||||||
CO1.PCCNTR.2559557 de 2021 | Universidad xx Xxxxxx | $ 1.703.660.956 | lineamientos y los recursos pedagógicos de la educación inicial, básica y media para las ruralidades”, por el periodo comprendido desde la | actividades correspondientes aprobados por la supervisión Periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio (10 xx xxxxx de 2021) hasta el | |||
suscripción del acta de inicio | 15 de diciembre de 2021. | ||||||
hasta el 15 de diciembre de 2021. | |||||||
Fortalecer la formulación e implementación de proyectos | |||||||
educativos comunitarios de los | |||||||
Número de CO1.PCCNTR.2695551 | Universidad xx Xxxxxx | $ 1.810.000.000 | pueblos indígenas, para garantía de trayectorias escolares pertinentes que reconozcan la interculturalidad y las particularidades de las | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. Inició el día 17 xx xxxxxx de 2021. | |||
comunidades focalizadas, por el término de ejecución de 5 | |||||||
meses | |||||||
CONSULTORÍA PARA DISEÑAR Y APOYAR LA | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión CO1. acta de inicio hasta el 31 de diciembre de2021. | ||||||
IMPLEMENTACIÓN DE UN | |||||||
MODELO DE ACUERDO BINACIONAL PARA ASEGURAR | |||||||
CO1.PCCNTR.2713913 de 2021 | CONSORCIO COMITÉ DE CAFETEROS XX XXXXXX -CRECE | $ 477.047.019 | LA TRAYECTORIA EDUCATIVA DE ESTUDIANTES EN XXXX XXXXX X XX XXXXXXXX XXXXX XXXXXXX X XXXXXXXX XX XX XXXXXXXXXXXX XXX | ||||
XXXXXXXX, por el periodo | |||||||
comprendido desde la suscripción del acta de inicio | |||||||
hasta el 31 de diciembre | |||||||
de2021. | |||||||
COMPONENTE NO. 2 FORTALECIMIENTO A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS CON RESIDENCIAS ESCOLARES | |||||||
63806 SUBATURS S.A.S | SUBATUS S.A.S | $3.449.111.989 | Suministro de tiquetes a los servidores del MEN – orden de compra No. 63806 de 2021 | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión | |||
con información de | suministro | ||||||
de tiquetes a los servidores del MEN – orden de compra No. 63806 de 2021.- martes, 27 xx xxxxx de 2021. | ||||||
CO1.PCCNTR.2417016 FUNDACION PLAN | FUNDACION PLAN | $1.729.999.998 | Fortalecimiento a Establecimientos Educativos con Residencias Escolares | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión con información de pagos realizados- primer y segundo pago año 2021. | ||
CO1.PCCNTR2434848 ESCUELA NUEVA | ESCUELA NUEVA | $1.699.733.374 | “Consultoría para la formación y asistencia técnica en el modelo Escuela Nueva Activa, dirigida a docentes de Instituciones Educativas oficiales, pertenecientes a Entidades Territoriales Certificadas que hacen parte de Subregiones PDET” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión con información de pagos realizados- primer y segundo pago año 2021. | ||
CO1.PCCNTR2473858 X. XXXXX | X. SALLE | $3.090.737.741 | Consultoría para el desarrollo de planes de formación complementaria en las escuelas normales superiores, actualizados para estrategias educativas rurales | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión con información de pagos realizados- primer y segundo pago año 2021. | ||
XX0.XXXXXX0000000 XXX | XXX | $1.729.908.235 | “Asistir y acompañar técnicamente Entidades Territoriales Certificadas e instituciones educativas focalizadas en la implementación de estrategias educativas rurales, para contribuir al cierre de brechas en el acceso, la acogida, el bienestar y la permanencia de los niños, niñas y adolescentes en condición de vulnerabilidad y víctima.” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión con información de pagos realizados- primer y segundo pago año 2021. | ||
CO1.PCCNTR2776930 AseGest | AseGest | $ 3.381.097.010,48 | “Asistir y acompañar técnicamente a las Secretarías de Educación y a las comunidades educativas de los Establecimientos Educativos focalizados, para el fortalecimiento territorial de capacidades estratégicas y técnicas a nivel institucional, pedagógico y curricular del proyecto educativo con base en la implementación de los lineamientos y recursos educativos para la ruralidad, que generen condiciones para el cumplimiento de trayectorias educativas completas” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión con información de pagos realizados- primer y segundo pago año 2021. | ||
CO1.PCCNTR2808033 APCA Lazos | APCA Lazos | 2.280.184.441 | Implementar el modelo de educación inicial en ruralidad. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión con información de pagos realizados- primer y segundo pago año 2021. |
COMPONENTE No. 3. AMBIENTES DE APRENDIZAJE, MATERIALES Y RECURSOS EDUCATIVOS | |||||
CO1.PCCNTR.2525713 | SCAIN CONSULTORIA S.A.S. BIC | $ 1.195.849.417 | “Realizar la interventoría integral técnica, financiera, contable, administrativa y jurídica de los contratos que se celebren para la adquisición y distribución de dotación pedagógica para las instituciones focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional”, por el periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio al 31de diciembrede2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión Cuenta con informes de supervisión. Acta de inicio al 31 de diciembre de 2021. | |
CO1.PCCNTR.2593657 | SCAIN CONSULTORIA SAS BIC, XXXXXX. 901.318.909-4 | $1.797.001.388 | Realizar la interventoría integral técnica, financiera, contable, administrativa y jurídica a la adquisición y distribución de mobiliario escolar a establecimientos educativos públicos focalizados. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
ORDEN DE COMPRA No. 69306 | METALICASSR | $ 3.274.629.718,20 | “Adquisición y distribución de mobiliario escolar para contribuir a la mejora de las estrategias educativas, el fortalecimiento de la gestión educativa institucional y las condiciones de aprendizaje de los estudiantes para las Instituciones Educativas focalizadas por el MEN – Residencias Escolares” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
ORDEN DE COMPRA No. 69307 | INVERSIONES GUERFOR S.A.S | $ 1.336.301.221,80 | “Adquisición y distribución de mobiliario escolar para contribuir a la mejora de las estrategias educativas, el fortalecimiento de la gestión educativa institucional y las condiciones de aprendizaje de los estudiantes para las Instituciones Educativas focalizadas por el MEN – Mobiliario comedor cocina” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
ORDEN DE COMPRA No. 69308 | XXXXXX XXXXXXXX XXXXXXXX | $ 1.022.884.953,89 | “Adquisición y distribución de mobiliario escolar para contribuir a la mejora de las estrategias educativas, el fortalecimiento de la gestión educativa institucional y las condiciones de aprendizaje de los estudiantes para las Instituciones Educativas focalizadas por el MEN – Menaje y equipos de comedor cocina” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
ORDEN DE COMPRA No. 72157de 2021 | MANUFACTURAS SUMAPAZS.A. | $ 2.965.324.371,61 | “Adquisición y distribución de mobiliario escolar para contribuir a la mejora de las estrategias educativas, el fortalecimiento de la gestión educativa institucional y las condiciones de aprendizaje de los estudiantes para las Instituciones Educativas focalizadas por el MEN –Aulas preescolar, primaria y secundaria zona 1” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
ORDEN DE COMPRA No. 72196 de 2021 | DOTAESCOL S.A.S | $1.451.546.382,05 | “Adquisición y distribución de mobiliario escolar para contribuir a la mejora de las estrategias educativas, el fortalecimiento de la gestión educativa institucional y las condiciones de aprendizaje de los estudiantes para las Instituciones Educativas focalizadas por el MEN –Aulas preescolar, primaria y secundaria zona 2” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
ORDEN DE COMPRA No 76497 DE 2021 | $3.578.086.528,38 | “Adquisición y distribución de mobiliario escolar para contribuir a la mejora de las estrategias educativas, el fortalecimiento de la gestión educativa institucional y las | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | ||
condiciones de aprendizaje de los estudiantes para las Instituciones Educativas focalizadas por el MEN – Segmento mobiliario Residencias Escolares”. | |||||
ORDEN DE COMPRA No 76500 DE 2021 | Inversiones Guerfor S.A.S | $1.490.220.211,48 | “Adquisición de elementos que permitan garantizar la acogida, bienestar y permanencia de niños y niñas mayoritariamente indígenas, habitantes de zonas rurales y rurales dispersas de las Instituciones Educativas focalizadas por el MEN, en el marco de ejecución del Programa BID 4902/OC-CO, a través del condicionamiento de ambientes y entornos escolares.” | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
CO1.PCCNTR.2554453 | LG DOCUMENTOS S.A.S | $2.157.445.234 | Adquirir y distribuir material pedagógico para las Instituciones Educativas focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional, que contribuya a potenciar el desarrollo integral y los aprendizajes de niños ,niñas y adolescentes, para el Grupo 5, por el periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio al 22 de diciembre de 2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
CO1.PCCNTR.2554536 | LG DOCUMENTOSS.A.S. | $1.831.206.150 | Adquirir y distribuir material pedagógico para las Instituciones Educativas focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional, que contribuya a potenciar el desarrollo integral y los aprendizajes de niños, niñas y adolescentes, para el Grupo 1, por el periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio al 22 de diciembre de 2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
CO1.PCCNTR. 2554543 | URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S. | $1.938.943.931 | Adquirir y distribuir material pedagógico para las Instituciones Educativas focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional, que contribuya a potenciar el desarrollo integral y los aprendizajes de niños, niñas y adolescentes, para el Grupo 2, por el periodo comprendido desde la secreción del acta de inicio al diecisiete (17) de diciembre de 2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
CO1.PCCNTR.2554629 | LG DOCUMENTOSS.A.S. | $2.130.516.052 | Adquirir y distribuir material pedagógico para las Instituciones Educativas focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional, que contribuya a potenciar el desarrollo integral y los aprendizajes de niños, niñas y adolescentes, para el Grupo 4, por el periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio al veintitrés (23) de diciembre de 2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
CO1.PCCNTR. 2554630 | URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S. | $1.623.876.342 | Adquirir y distribuir material pedagógico para las Instituciones Educativas focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional, que contribuya a potenciar el desarrollo integral y los aprendizajes de niños, niñas y adolescentes, para el Grupo 6, por el periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio al diecisiete (17) de diciembrede2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. |
CO1.PCCNTR. 2554631 | URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S. | $1.883.020.745 | Adquirir y distribuir material pedagógico para las Instituciones Educativas focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional, que contribuya a potenciar el desarrollo integral y los aprendizajes de niños, niñas y adolescentes, para el Grupo 3, por el periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio al diecisiete (17) de diciembre de 2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
CO1.PCCNTR. 2555551 | URBANO EXPRESS LOGISTICA Y MERCADEO S.A.S. | $2.234.079.323 | Adquirir y distribuir material pedagógico para las Instituciones Educativas focalizadas por el Ministerio de Educación Nacional, que contribuya a potenciar el desarrollo integral y los aprendizajes de niños, niñas y adolescentes, para el Grupo 7, por el periodo comprendido desde la suscripción del acta de inicio al diecisiete (17) de diciembre de 2021. | Se anexan los informes de actividades correspondientes aprobados por la supervisión. | |
Fuente: Relación de contratos de consultoría, órdenes de compra, soportes de supervisión, información suministrada por la Ofi cina Área Gestión del Programa. • De acuerdo con la información recibida por parte de la Oficina de Gestión del Programa, la vigencia 2021 inició para el Programa de Crédito con una apropiación de 00.000.000.000,00, decretada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en diciembre de 2020. • Se evidencia correo electrónico de fecha 25 de febrero de 2021, el cual da cuenta que la versión del plan de adquisiciones 2021-15 del Contrato xx Xxxxxxxx 4902/OC-CO fue no objetada por el banco. La información se encuentra publicada de forma oficial en la página del BID, en el link xxxxx://xxx.xxxx.xxx/xx/xxxxxxx/XX-X0000. • Con el presupuesto apropiado, se proyectan 40 procesos contractuales, de los cuales, al cierre del primer semestre de la vigencia, han sido suscritos 32 que representan un compromiso del 62% de los recursos asignados. • Presentación y elaboración de “Procedimientos de Banca” los cuales se encuentran en control de cambios para validación de la Subdirección de Desarrollo Organizacional. Una vez terminada dicha fase, harán parte integral de los procedimientos de adquisiciones del MEN para su armonización e implementación, como se presenta a continuación: | |||||
PROCEDIMIENTOS DE BANCA EN CONTROL DE CAMBIOS PARA VALIDACIÓN-PROCEDIMIENTOS EN TRÁMITE | |||||
PROCEDIMIENTO LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL E INTERNACIONAL | Establecer la metodología para adelantar el proceso de selección de licitación pública nacional – LPN y licitación pública internacional – LPI para las adquisiciones de bienes (proveedores), obras públicas (contratistas) y/o servicios distintos a la Consultoría (proveedores), requeridas por el Ministerio de Educación Nacional en el marco de los proyectos financiados con recursos provenientes de Banca Multilateral, aplicando los principios y la normatividad vigente del organismo financiador de recursos de crédito externo. | ||||
PROCEDIMIENTO COMPARACIÓN DE PRECIOS | Establecer la metodología para adelantar el proceso de selección por comparación de precios para las adquisiciones de bienes (proveedores), obras públicas (contratistas) y/o servicios distintos a la Consultoría (proveedores), requeridas por el Ministerio de Educación Nacional en el marco de los proyectos financiados con recursos provenientes de Banca Multilateral, aplicando los principios y la normatividad vigente del organismo financiador de recursos de crédito externo. | ||||
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN DIRECTA CONSULTOR INDIVIDUAL | Establecer la metodología para adelantar el proceso de selección para las contrataciones directas de los servicios consultoría requeridos por el Ministerio de Educación Nacional (firmas consultoras y consultores individuales), en el marco de los proyectos financiados con recursos de crédito externo. | ||||
PROCEDIMIENTO PROCESOS COMPETITIVOS FIRMA CONSULTORA Y | Establecer los lineamientos para adelantar los procesos competitivos de los servicios de consultoría requeridos por el Ministerio de Educación Nacional (firmas consultoras y consultores individuales), aplicando los principios y la normatividad vigente del organismo fuente de financiación de los recursos de crédito externo. | ||||
CONSULTOR INDIVIDUAL | ||
Se cuenta con el Reglamento Operativo, el cual ha sido diseñado para facilitar la ejecución del “Programa de apoyo para la mejora de las trayectorias educativas en zonas rurales focalizadas (CO-L1229)” -en adelante el Programa- teniendo en cuenta las normas del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la normativa colombiana aplicable y el modelo operativo del Ministerio de Educación Nacional(MEN) en calidad de Organismo Ejecutor (OE). Este documento comprende ademáslas reglas y procedimientos aplicables a las actividades de direccionamiento estratégico, gestión financiera, gestión de adquisiciones y seguimiento y control del Programa”. OBSERVACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO. • Se observó seguimiento y cumplimiento por parte de los supervisores de los contratos y órdenes de compra en la entrega oportuna de los informes de supervisión en el cumplimiento de las obligaciones contractuales en el SECOP II. • Se observó un avance significativo, toda vez que al cierre del semestre se logró gestionar el plan de adquisiciones en un 80%. • De otra parte, se allega matriz del monitoreo mes a mes de los riesgos establecidos, donde se incluyen los indicadores de resultado para cada componente y sus productos. La matriz de resultados sirve de base para llevar a cabo el monitoreo del programa, encontrando que en ella se contemplaron 4 riesgos, 1 y 2 con riesgo alto y 3 y 4 con riesgo bajo, los objetos programados se vienen cumpliendo dentro de las fechas establecidas y se encuentran en curso. MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL PROGRAMA Dentro de las verificaciones realizadas en la auditoría, se establecieron las siguientes acciones de seguimiento y autoevaluación del programa a través de las herramientas de gestión que presentaronla consistencia con los resultados actuales del proyecto, como son: I. El Plan de Ejecución Plurianual- PEP, II. Plan Operativo Anual – POA, III. Plan de Adquisiciones- PA y IV. Programación Financiera – PF. La anterior documentación forma parte del informe de progreso presentado al BID cada semestre como anexos del mismo. | ||
CONCLUSIONES: • No se evidenciaron posibles riesgos de corrupción o acciones que usen el poder para desviar la gestión de lo público hacia un beneficio privado. • El programa cumplió con la conformación de la Oficina de Gestión del Programa (OGP), con el personal requerido para la ejecución del proyecto, la cual fue una de las condiciones del BID para realizar el primer desembolso de la vigencia 2021. • Con elliderazgo técnico de las direcciones, el acompañamiento técnico desde la OGP y el soporte jurídico y financiero desde la OGP se ha logrado dinamizar la estructuración e impulso a la ejecución de los diferentes procesos contemplados para el cumplimiento de los objetivos del programa de crédito. • Al 30 xx xxxxx de 2021, la Oficina de Gestión del Programa no ha presentado novedades y conserva la estructura definida al principio de la operación. • Los procesos iniciados durante el primer semestre cuentan con esquemas de trabajo cooperativo claro entre las áreas involucradas para el acompañamiento a la ejecución y el seguimiento de los mismos. • Se observó seguimiento y cumplimiento por parte de los supervisores de los contratos y órdenes de compra en la entrega oportuna de los informes de supervisión y su publicación en el SECOP II. • A través de las herramientas de gestión, se presentócon eficiencia la consistencia de los resultados del proyecto, como son: El Plan de Ejecución Plurianual- PEP, II. Plan Operativo Anual – POA, III. Plan de Adquisiciones- PA y IV. Programación Financiera – PF. | ||
RECOMENDACIONES: • Continuar con los seguimientos mensuales de monitoreo de riesgos al “Programa de apoyo para la mejora de las Trayectorias Educativas en Zonas Rurales Focalizadas” Contrato Préstamo BID 4902/OC-CO-2020, donde se tengan en cuenta las situaciones complejas que se presentan y que vayan acorde con las actividades programadas, esto con el fin de no impactar las metas en la ejecución de los programas y compromisos pactados y que inciden en la ejecución de los recursos aprobados por el BID para la vigencia 2021. • Seguir desarrollando estrategias para la oportuna ejecución del plan de adquisiciones de la vigencia, superando los inconvenientes y retrasosa causa de la pandemia por el virus SARS-COV-2 y los paros nacionales que implican bloqueos en las principales ciudades del país, lo cual afecta la ejecución de los contratos. • Continuar con las capacitaciones ofrecidas por el BID, toda vez que son muy valiosas para la gestión del Programa. • Continuar mejorando la implementación de la plataforma Convergencia, para evitar que se sigan presentando inconvenientes en el flujo documental, lo cual ha generado que las fechas reflejadas en el sistema no coincidan con las reales. • Incluir en la matriz de plan de mejoramiento del Ministerio de Educación Nacional, aquellos planes de acción o de mejora, que se formulen para subsanar hallazgos de la auditoría externa (KPMG), en la revisión de las interventorías de materiales y mobiliario, señalados en el informe del mes xx xxxxx del presente año. | ||||
INFORME DETALLADO | ||||
Resultado | Descripción | Recomendación | ||
HZ | OM | |||
AUDITORIA SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD / AMBIENTAL Y OTROS MODELOS REFERENCIALES | ||||
Resultado | Requisito o Numeral | Descripción | ||
C | NC | OM | ||
LÍDER DEL EQUIPO AUDITOR: Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx | ||||
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO: Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx | ||||