Contract
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE AUDITORÍA DE PRIMER NIVEL DE LOS GASTOS DERIVADOS DEL PROYECTO XX.XXX MEDIANTE PROCEDIMIENTO NEGOCIADO
Referencia: AUD1/2018
1. Objeto de la prestación del servicio:
El objeto del contrato es la prestación de los servicios de auditoría de primer nivel de los gastos derivados del Proyecto XX.xxx – “Mediterranean Diet – When Brand Meets Peoples”, aprobado en el marco del programa INTEREG.
2. Contenido de la oferta técnica.
Cada licitador deberá presentar una memoria descriptiva del contenido de su oferta, comprendiendo - con carácter de mínimo - la siguiente información:
- Experiencia | de | la | empresa | candidata | en |
actividades | objeto | de | la prestación | de servicios. |
- Definición del calendario de realización de actividades.
- Descripción detallada de los trabajos a realizar objeto de la prestación de servicios prestación de servicios que se requieren.
- Presupuesto económico desglosado por número de horas destinadas a la realización de cada actividad que sea parte de la prestación de servicios.
El presupuesto deberá incluir los desplazamientos a las reuniones que sean necesarias para la correcta realización de la prestación de servicios.
Cada propuesta deberá estar compuesta de una memoria y de anexos
Los anexos servirán para documentar la experiencia y requisitos expresados en la memoria. Para los anexos podrán utilizarse copias escaneadas en formato PDF de los documentos originales que deban aportarse.
3. Características técnicas del servicio que se oferta.
La Fundación Dieta Mediterránea (FDM) como beneficiario , a través del control de primer nivel, debe garantizar que, previa a la validación de los gastos, se han llevado a cabo las verificaciones establecidas en el artículo 125 del Reglamento (UE) 1313/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo de 17 de diciembre de 2013.
4. Contenido
Las verificaciones incluirán los procedimientos siguientes:
a) verificaciones administrativas
b) verificaciones sobre el terreno de las operaciones.
Ambos tipos de verificaciones se ajustarán a los elementos incluidos en una lista de comprobación previamente establecida, acorde a las normas de subvencionabilidad y según los modelos acordados en el programa y, en su caso, por la Autoridad Nacional.
Se harán verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios. A través de este tipo de verificaciones se revisará el 100% de los justificantes de los gastos, comprobándose:
La realidad y elegibilidad de los gastos incurridos, según la documentación justificativa proporcionada por el beneficiario.
La realización de los gastos dentro del periodo elegible.
El respeto al plan de financiación previsto: control del ingreso de las cofinanciaciones y detección de los casos de sobrefinanciación.
El respeto a las reglas nacionales y comunitarias en materia de mercados públicos.
El controlador reflejará el examen de estos elementos en una certificación que motive el dictamen acordado: rechazo, aceptación completa o parcial de la solicitud de pago que presente el organismo beneficiario para su verificación.
En cuanto a las Verificaciones sobre el terreno, se realizarán, al menos, una vez por beneficiario y proyecto, durante el desarrollo y ejecución de la operación, cuando se produzcan hitos relevantes, tales como la contratación de obras, finalización de las mismas, entrega de servicios, final de proyecto, etc. A través de ellas se comprobarán los siguientes puntos:
la entrega de bienes y la prestación de servicios estén realizados o se van realizando de conformidad con el Acuerdo de aprobación del proyecto y con los términos del programa.
el grado de avance en su caso de obras y suministros se ajusten a los niveles de gasto declarado y a los indicadores del programa.
La durabilidad de las operaciones, conforme a lo establecido en el artículo 71 del Reglamento (UE) nº 1303/2013
el cumplimiento con la normativa nacional y comunitaria en materia de información y publicidad y medioambiente.
el cumplimiento de las normas de accesibilidad para las personas discapacitadas.
las comprobaciones que estime convenientes el responsable del control dirigidas a confirmar las verificaciones administrativas realizadas.
La ficha de visita “in situ” se añadirá a la certificación que corresponda según el periodo de ejecución.
El equipo de control conservará los registros de cada verificación, en los que indicará el trabajo realizado, la fecha y los resultados de la verificación, así como las medidas adoptadas con respecto a los errores o las irregularidades detectadas.
5. Procedimiento
Para llevar a cabo los controles de carácter administrativo, el auditor necesitará disponer al menos de los siguientes elementos, que serán facilitados por el beneficiario:
Solicitudes de reembolso intermedias
Informes de ejecución, con la información tanto financiera como física de la actividad
Originales o copias compulsadas de todas las facturas o documentos de pago equivalentes que integran la declaración de gastos, así como una relación detallada de las mismas con indicación de su código, importe, contenido y proveedor.
Como resultado de la verificación el auditor presentará al beneficiario un informe con las conclusiones obtenidas y las acciones propuestas para corregir los errores o las irregularidades que, en su caso, se hayan encontrado.
El controlador indicará el “coste total declarado por el beneficiario”, y el total de los “gastos subvencionables verificados y aceptados”.
Los gastos que el auditor haya encontrado no elegibles o irregulares serán retirados de la declaración, indicándose el motivo de su retirada.
En el caso de discrepancias con las conclusiones del auditor, el beneficiario dispondrá de un plazo no superior a 10 días para formular las alegaciones que estime oportunas; transcurrido el mismo, se adoptará la versión definitiva del informe de verificación.
De acuerdo con la normativa de cada programa, el auditor emitirá los siguientes documentos:
Un Informe definitivo de Verificación de gastos, en el que quede constancia del trabajo realizado, la fecha y los resultados, así como de las medidas tomadas en relación con las irregularidades que, en su caso, hayan sido detectadas.
Una relación de los gastos verificados, así como los rechazados y el motivo de su rechazo.
Un listado de comprobación de los requisitos del art. 125 del Reglamento (UE) Nº 1303/2013 (Check List).
Estos documentos se completarán con
un Informe de verificación adicional, redactado según modelo adoptado por la Autoridad Nacional, que será común a todos los programas y
una Adenda al Listado de requisitos del artículo 125, en el caso de que el modelo utilizado por el programa no recogieses todos los extremos previstos por la Autoridad Nacional.
Todos estos documentos, firmados por el auditor, se añadirán a la certificación para el trámite siguiente ante el beneficiario principal, si es el caso, y la Autoridad de gestión y/o Autoridad Nacional para la validación.
5.1.Determinación del coste total elegible
Análisis de las acciones ejecutadas en el proyecto:
El controlador, tras el examen de las acciones, podrá proponer las siguientes actuaciones:
Si son acciones no conformes con el proyecto aprobado: el auditor deberá retirar todos los gastos relacionados con estas acciones.
En cuanto a las obligaciones de información y comunicación: el controlador verificará que el beneficiario durante la realización del proyecto ha adoptado las medidas necesarias para el cumplimiento de dichas obligaciones.
Análisis de los gastos declarados:
El controlador considerará si el coste declarado por el organismo beneficiario se ajusta al plan de financiación aprobado y procederá a retirar:
Los gastos no programados pertenecientes a acciones no incluidas en el plan inicial aprobado.
Los gastos comprometidos y/o pagados fuera del periodo elegible.
Los gastos no justificados por facturas o elementos contables de valor probatorio (nóminas, certificaciones).
El controlador verificará la imputación de gastos correspondientes a los medios materiales y humanos en la operación cofinanciada.
Tratándose de partidas de gastos que sólo se refieran parcialmente a una operación cofinanciada, se demostrará la exactitud de la distribución del gasto entre la operación cofinanciada y las demás operaciones.
Contenido y alcance de la información contable:
Información contable:
El objetivo es comprobar si existe un sistema de contabilidad aparte, diferenciado, o bien se ha asignado un código contable adecuado a todas las transacciones realizadas, que permita la comprobación de los gastos y asegure su correcta imputación al proyecto.
Alcance:
Verificar si se utiliza un sistema contable informático para el registro de los datos del proyecto.
Verificar si se actualizan los datos introducidos en el sistema con regularidad para asegurar que la información del proyecto no esté desfasada.
Verificar si los registros contables presentan información pormenorizada sobre los gastos efectivamente realizados, indicando la fecha de su realización, el importe de cada partida de gastos, la naturaleza de los justificantes y la fecha de pago.
Verificar si se dispone de hojas de cálculo que desglosen el gasto entre las distintas categorías.
Comprobar que los registros contables se guardan adecuadamente.
Ingresos:
El objetivo es comprobar que los ingresos han sido contabilizados correctamente.
Alcance:
Verificar si las transferencias de los fondos comunitarios y nacionales se han registrado correctamente y por su importe correcto (extractos bancarios).
Verificar que el proyecto no recibe otras ayudas que hayan sido cofinanciadas.
Gastos, facturas y certificaciones:
El objetivo es determinar la exactitud y la elegibilidad del 100% de los gastos y verificar que están soportados documentalmente y han sido contabilizados y pagados cumpliendo los plazos estipulados y según las condiciones establecidas en el Acuerdo con la Autoridad de gestión por el que se concede la ayuda.
Alcance:
Verificar si los gastos declarados están soportados por facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente (documentos justificativos originales o copias compulsadas).
Verificar (para las opciones de coste simplificado), según el método que deba aplicarse en el Programa Operativo correspondiente, que las condiciones para los pagos se han cumplido.
Verificar si los gastos son reales (documentos de pago, extractos bancarios).
Verificar si los gastos están previstos en el proyecto y directamente relacionados con el mismo.
Verificar si los gastos declarados han sido contraídos y pagados dentro del periodo de elegibilidad previsto en el Acuerdo con la Autoridad de gestión.
Verificar si los gastos imputados son elegibles de acuerdo con el proyecto aprobado y con los criterios del Manual de Gestión del programa operativo de que se trate.
Verificar si los gastos declarados son admisibles según los criterios de subvencionabilidad (IVA, adquisición de terrenos propios, costes de explotación, etc…) definidos para el programa operativo.
Verificar si los gastos se han imputado en la categoría correcta y sus importes y fechas efectivas de pagos son correctos.
Verificar si se respetan los gastos presupuestados por tipologías.
Verificar si las operaciones aritméticas son correctas.
Verificar si los importes globales certificados a la Comisión coinciden con la agregación de los pagos individuales efectuados en el periodo certificado (comprobación aritmética) y que sólo se han presentado en una certificación (no hay doble financiación).
Verificar si se respeta el porcentaje de financiación (contribución xxx XXXXX y contribución nacional).
Verificar si se respeta el calendario de ejecución y el plan financiero.
En relación con las ayudas de Estado, en el caso de proyectos cuyo beneficiario sea una empresa o el destinatario final de la ayuda sea una empresa:
Verificar que se han respetado, en las actividades susceptibles de estar sometidas a ayudas de Estado, los reglamentos (CE) nº 651/2014 y (CE) nº 1407/2013.
Verificar que los beneficiarios están al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social y no están incursos en ningún conflicto de intereses.
Verificar que a la fecha de la concesión de la ayuda no se han iniciado las inversiones objeto del proyecto.
6. Condiciones de los trabajos de verificación de gastos
Según el apartado 4 del artículo 23 del Reglamento (UE) nº 1299/2013, cada Estado miembro garantizará que el gasto de un beneficiario pueda ser verificado dentro de un plazo de tres meses, a partir de la presentación de los documentos.
Para que este plazo pueda cumplirse el controlador, teniendo en cuenta el plazo establecido en el programa, deberá asegurar que los trabajos para la verificación de los gastos se llevarán a cabo en un plazo máximo de 30 días naturales.
7. Responsabilidad del controlador de primer nivel
El controlador, en el ejercicio de sus funciones, es responsable de realizar su trabajo de acuerdo a las normativas comunitaria y nacional vigentes. Como resultado de su trabajo de verificación, debe asegurarse de la exactitud y elegibilidad de los gastos declarados.
En este sentido, la Autoridad Nacional, dentro de sus competencias de supervisión, debe cerciorarse de que el control de primer nivel está funcionando con eficacia.
Se comprobará el adecuado funcionamiento de los sistemas de control a través de los controles de coherencia y conformidad y de calidad, previos a las validaciones de gastos; y, a posteriori, a través de revisiones y análisis de las verificaciones efectuadas por los controladores.
La Dirección General de Fondos Europeos puede llevar a cabo estas revisiones y análisis, como parte de una evaluación continua, a través de supervisiones periódicas o de manera expresa, si se observan deficiencias en las verificaciones, que alcancen un porcentaje significativo.
En aquellos casos en que en el marco de un control (de calidad, de segundo nivel o cualquier otro control), ya sea de operaciones o de sistemas, se detectasen deficiencias en el funcionamiento del sistema de control, y esas deficiencias fuesen numerosas y/o graves, con posible pérdida de fondos, la Dirección General de Fondos Europeos emprenderá las medidas necesarias para corregir la situación. Estas medidas serán proporcionadas, según la naturaleza de las deficiencias, gravedad, duración y carácter recurrente de las mismas y serán comunicadas al beneficiario y al controlador.
La Autoridad Nacional, en su caso, podrá revisar y/o revocar la designación de un auditor como controlador de primer nivel.
8. Información y contacto:
Para cualquier información adicional pueden dirigirse a la F u n d a c i ó n D i e t a M e d i t e r r á n e a domiciliada en la xxxxx X. Xxxxxxxxx Xxxx xx 00, 00000 Xxxxxxxxx, Teléfono 000 000 000, mail xxxxx@xxxxx.xxx con CIF X00000000.