MTÜ AEGEE-Tallinn KODUKORD

MTÜ AEGEE-Tallinn KODUKORD

1. Üldsätted

1.1. Kodukord lähtub MTÜ AEGEE-Tallinna (edaspidi AEGEE-Tallinna) põhikirjast (edaspidi põhikirjast) ja reguleerib AEGEE-Tallinna tööd põhikirjas sätestamata küsimustes.

1.2. Kodukorra või muu juhendiga sätestamata küsimused otsustab AEGEE-Tallinna juhatus. Kui käesoleva kodukorra mõni säte on vastuolus seaduse, mõne muu õigusaktiga või põhikirjaga, kehtib seaduses, õigusaktis või põhikirjas sätestatu.

1.3. Kodukorra täitmine on kohustuslik kõigile AEGEE-Tallinna liikmetele ja mitteliikmetele, kes osalevad AEGEE-Tallinna töös.

1.4. Kodukorra kinnitab ja muudab AEGEE-Tallinna üldkoosolek (edaspidi: Agora) lihthäälteenamusega.

1.5. Kodukord on kehtiv alates selle kinnitamisest Agoral.

1.6. AEGEE-Tallinn korraldab xxx xxxx järgmiste organite kaudu: Agora, juhatus, nõuandev juhatus ja töögrupid.

2. Agora läbiviimine

2.1. Osalejad

2.1.1. Agoral võivad osaleda AEGEE-Tallinna liikmed ning juhatuse poolt kutsutud külalised.

2.1.2. Agoral on hääleõigus kõigil AEGEE-Tallinna liikmetel.

2.1.3. AEGEE-Tallinna liige võib delegeerida oma hääleõiguse volikirja alusel teisele AEGEE-Tallinna liikmele, kusjuures kohalolijal ei tohi olla rohkem xxx xxxx häält (edaspidi hääleõigus);

2.1.4. Hääleõigus antakse AEGEE-Tallinna liikme esindajale (teisele AEGEE-Tallinna liikmele), kellel on vastavasisuline kirjalik volikiri.

2.2. Töökord

2.2.1. Agora ettevalmistamise eest vastutavad juhatuse liikmed.

2.2.2. AEGEE-Tallinna juhatus esitab Agora alguses üldkoosolekule kinnitamiseks üldkoosoleku juhataja, protokollija(d) ja häältelugemiskomisjoni.

2.2.3. Üldkoosoleku juhataja ei tohi xxxxx üldkoosolekul kandideerida AEGEE-Tallinna juhatusse

2.2.4. Agora päevakorra avalikustab president 15 päeva enne Agora toimumist;

2.2.5. Häältelugemiskomisjon kinnitatakse vähemalt kaheliikmelisena. Komisjoni ülesandeks on valimis- ja hääletussedeli jaotamine, häälte lugemine ning valimis- ja hääletustulemuste üldkoosolekule teatavaks tegemine. Kõik valimis- ja hääletustulemused on avalikud.

2.2.5.1. Häältelugemiskomisjoni ei tohi kuuluda inimesi, kes ise kandideerivad xxxxx üldkoosolekul AEGEE-Tallinna juhatusse või teistesse üldkoosoleku poolt valitavatesse alalistesse organitesse.

2.2.6. Üldkoosolek protokollitakse.

2.2.7. Protokollile kirjutavad alla üldkoosoleku juhataja ja protokollija. Protokolli lahutamatuks lisaks on üldkoosolekust osavõtnute nimekiri koos igaühe allkirjaga ning üldkoosolekule esitatud kirjalikud ettepanekud ja avaldused.

2.3. Xxxxxxx vastuvõtmine

2.3.1. Üldkoosolekul on igal liikmel üks hääl.

2.3.2. Ettepaneku salajaseks hääletamiseks võib teha iga liige. Salajane hääletus viiakse läbi, xxx xxxx nõuab vähemalt üks liige.

2.3.3. Salajane hääletamine viiakse läbi hääletussedelite abil.

2.3.4. Kui hääletusprotsessis jagunevad hääled võrdselt, annab üldkoosoleku juhataja võimaluse üldkoosolekul teemat arutada. Kui teistkordsel hääletamisel jagunevad hääled ikka võrdselt , heidetakse üldkoosoleku poolt aktsepteeritud viisil liisku.

3. Xxxxxxx

3.1. Tööjaotus ja ametikirjeldused

3.1.1. Juhatuse liikmed töötavad välja ning viivad ellu tegevuskavad konkreetse valdkonna arengu kohta AEGEE-Tallinnas;

3.1.2. Kõigil juhatuse liikmetel on õigus moodustada töögruppe kaasamaks AEGEE- Tallinna liikmeid otsustusprotsessidesse;

3.1.3. Xxxxxxx määrab AEGEE-Tallinna xxxx xx sümboolika kasutamise korra, teavitades sellest AEGEE-Tallinna liikmeid;

3.1.4. Xxxxxxxx töövorm on juhatuse koosolek. Juhatus võib otsuseid vastu xxxxx xx interneti vahendusel, juhul kui hääletuses osalevad kõik juhatuse liikmed;

3.2. Xxxxxxxx liikmete ja korraliste liikmete ülesanded:

3.2.1. Avalike suhete vastutusisik:

3.2.1.1. Vastutab AEGEE-Tallinna kajastamise ja tutvustamise eest õppeasutustes, sotsiaalses meedias, erinevates ajakirjanduslikes väljaannetes xx Xxxx Letteris;

3.2.1.2. juhib avalike suhete töögrupi tööd, mille ülesannete hulgas on;

3.2.1.2.1. aidata avalike suhete juhti tema tegevustes;

3.2.1.2.2. mõelda uute liikmete püüdmiseks välja strateegiaid ja kampaaniaid ning korraldada PR üritusi;

3.2.1.2.3. reklaamida AEGEE-Tallinna üritusi nii oma liikmete seas kui ka väljaspool organisatsiooni;

3.2.1.2.4. vastutada AEGEE-Tallinna kodulehe toimimise eest;

3.2.1.2.5. kujundada AEGEE-Tallinna sümboolikat;

3.2.1.2.6. teha koostööd sisesuhete (HR) töögrupiga;

3.2.1.2.7. täiendada jooksvalt AEGEE-Tallinna googledocsi PR kausta.

3.2.2. Sisesuhete vastutusisik:

3.2.2.1. on vastutav sotsiaalsete kohtumiste korraldamise eest;

3.2.2.2. juhib sisesuhete töögrupi tööd;

3.2.2.2.1. sisesuhete töögrupi ülesandeks on aidata sisesuhete juhti tema tegevustes (suuremate ürituste korraldamine)

3.2.2.3. korraldab kalendriaasta jooksul kaks kohalikku liikmete koolitust juhindudes koolituse juhendist

3.2.2.3.1.

3.2.2.4. viib läbi uute liikmete värbamist kevad- ja sügissemestril

3.2.2.5. korraldab muid lõbusaid ja sportlikke üritusi

3.2.2.6. toimetab Moon Letterit (Kuukirja) koostöös PR töögrupiga

3.2.2.7. vastutab liikmete kaasatuses erinevates projektides ja üritustes;

3.2.3. Välissuhete vastutusisik:

3.2.3.1. hoolitseb kommunikatsiooni eest AEGEE-Euroopaga ja AEGEE võrgustikuga, sh ka piirkonna Network Commissioneriga;

3.2.3.2. tegeleb rahvusvaheliste projektitaotluste kirjutamise ja esitamise eest;

3.2.3.3. hoolitseb kommunikatsiooni eest AEGEE-Groningeniga;

3.2.3.4. saadab õnnitlusi värskelt valitud juhatustele ja teistele AEGEE-Euroopa administratiiv organitele.

3.2.4. Sponsorlussuhete vastutusisik:

3.2.4.1. tegeleb partnerlussuhete loomisega AEGEE-Tallinna ning ettevõtete ja/või teiste organisatsioonide vahel;

3.2.4.2. xxxxxx ja uuendab sponsorite kontaktide nimekirja;

3.2.4.3. tegeleb püsivate toetuslepingute loomisega;

3.2.4.4. taotleb toetusi fondidelt (projektipõhiseid, kuid ka pikaajalisi toetusi AEGEE-Tallinnale).

3.2.5. IT vastutusisik, kes määratakse Agora järgsel perioodil esimesel liikmete koosolekul:

3.2.5.1. Tegeleb AEGEE-Tallinna kodulehe haldamisega

3.2.5.1.1. Lisab sinna uut informatsiooni

3.2.5.2. Kasutab AEGEE-Tallinna domeeni projektide kodulehtede loomiseks.

3.2.6. Töögrupid:

3.2.7. moodustab valdkonnavastutaja;

3.2.8. liikmelisuse määrab valdkonnavastutaja;

3.2.9. töögrupi liikmed on kohustatud grupi töös xxxxx lööma

3.3. Juhatuse koosolekud

3.3.1. Juhatus peab koosolekuid vastavalt vajadusele, kuid mitte harvem xxx xxxx kuu jooksul.

3.3.2. Juhatuse koosolekud on avalikud AEGEE-Tallinna liikmetele ja/või mitteliikmetele, kes osalevad AEGEE-Tallinna töös, kui juhatus ei otsusta teisiti.

3.3.3. Juhatuse koosolekust teatatakse AEGEE-Tallinna e-maili listis hiljemalt nädal aega enne toimumist. Juhatuse koosolekud protokollitakse. Protokoll saadetakse AEGEE- Tallinna e-xxxxx xxxxx 3 päeva pärast koosoleku toimumist.

3.4. Juhatuse valimise protseduur

3.4.1. Kandidaatide esitamine juhatusse toimub Agora eelsel perioodil.

3.4.2. Kandidaadi ülesseadmiseks tuleb juhatusele esitada motivatsioonikiri kas eesti keeles või soovi korral inglise keeles. Motivatsioonikiri peab sisaldama kandidaadi nime, vanust, eriala, motivatsiooni olemaks osa AEGEE-Tallinna juhatusest.

3.4.3. Juhatuse liikmete valimisel on valimisprotseduur järgmine:

3.4.3.1. Hääletamisprotseduuri ja –korra tutvustamine;

3.4.3.2. Kandidaatide sõnavõtud, milles antakse igale kandidaadile aega maksimaalselt 2 minutit;

3.4.3.3. Küsimuste esitamine kandidaatidele ja nendele vastamine toimub Agora eelsel perioodil e-posti xxxx. Igale kandidaadile saab Agoral esitada 4 küsimust;

3.4.3.4. Hääletamine;

3.4.3.5. Häälte lugemine;

3.4.3.6. Valimistulemuste teatavaks tegemine;

3.4.3.7. Valimistulemuste kinnitamine üldkoosoleku poolt;

3.5. Juhatuse üleandmine

3.5.1. üleandmisperiood on kestvusega 1 kuu;

3.5.2. iga juhatuse liige on vastutav oma valdkonna üleandmise eest;

3.5.3. üleandmisperioodi jooksul on uus juhatus kohustatud end registreerima äriregistris;

3.5.4. üleandmisperioodi lõppedes korraldatakse koosviibimine, mille käigus läheb valitsemine täiel xxxxx uuele juhatusele;

4. AEGEE-Tallinna liikmeks astumine

4.1. Taotlejale saadetakse tervituskiri, milles tutvustatakse liikmete õigusi ja kohustusi, mis on ära toodud põhikirjas, teavitatakse liikmete aastamaksust ning antakse ülekande tegemiseks vajalikud rekvisiidid;

4.2. Xxxxxxx otsustab liikme vastuvõtmise pärast esimest kohtumist kadidaadiga ja liikmemaksu tasumist;

4.3. Uus liige lisatakse AEGEE-Tallinna e-maili xxxxx xx saadetakse liikme meelespea;

4.4. Liikmete kohta peab juhatus andmebaasi, kus on liikmete andmed (nimi, sünnipäev, ülikool, eriala, kontakt, liitumisaasta, liikmeankeedi number);

4.5. Liikmete kohustused:

4.5.1. viia end enne Agorat kurssi kandidaatide motivatsiooni kirjadega;

4.5.2. viia end kurssi Agoral kinnitatavate dokumentidega;

4.5.3. osalema vähemalt kord kuus MTÜ AEGEE-Tallinna üritusel ja/või koosolekul.

4.5.4. tutvuda MTÜ AEGEE-Tallinna põhikirja, kodukorra ja liikme meelespeaga.

5. AEGEE-Tallinna esindamine

5.1. AEGEE-Tallinnat võib esindada:

5.1.1. juhatuse liige;

5.1.2. AEGEE-Tallinna liige ja muu isik juhatuse nõusolekul.

5.1.3. AEGEE-Tallinna esindajal on õigus lisaks põhikirjas ettenähtud õigustele:

5.1.3.1. vajadusel kasutada AEGEE-Tallinna sümboolikat;

5.1.3.2. eelneval kokkuleppel saada kompensatsiooni AEGEE-Tallinna esindamisega seotud kulude eest.

5.1.4. AEGEE-Tallinna esindaja on kohustatud lisaks põhikirjas ettenähtule:

5.1.4.1. tutvuma asjassepuutuvate AEGEE-Tallinna ametlike seisukohtadega ja olemasolevate kirjalike materjalidega;

5.1.4.2. esitama AEGEE-Tallinna nimel infot, hoides AEGEE-Tallinna head mainet;

5.1.4.3. andma juhatusele aru oma esindustegevusest;

5.1.5. AGORA, European Board Meetingu delegaadid määrab AEGEE-Tallinna juhatus.

6. AEGEE-Tallinna tegevuskava

6.1.1. AEGEE-Tallinna tegevuskava kinnitatakse Agorade vaheliseks perioodiks;

6.1.2. tegevuskava väljatöötamise eest vastutab juhatus;

7. Lõppsätted

Olukorrad, mis ei ole AEGEE-Tallinna põhikirjas ega kodukorras sätestatud, lahendatakse poolte omavahelisel kokkuleppel, lähtudes kõrgest moraalist, headest tavadest ja sõbralikest suhetes AEGEE-Tallinna liikmete vahel.