Kirjallinen muoto. Sopimus voidaan tehdä oikeushenkilön, kuten yritys, yhteisö, kunta, kaupunki, hyvinvointi- alue, valtio, puolesta. Tällöin sopimukset ja niitä edeltävä prosessi on suositeltavaa tehdä aina kirjallisesti. Hyvinvointialueen ohje sekä esimerkiksi julkisten hankintojen sääntely myös edellyttävät lä- hes poikkeuksetta kirjallista muotoa. Kirjallisen muodon käyttäminen varmistaa sen, että so- pimusprosessi on dokumentoitu ja että myöhemminkin voidaan todeta sopimukselliset pe- rusasiat: ❖ Mitä on sovittu? ❖ Ketkä ovat sopineet? ❖ Miten vastuut on jaettu? ❖ Miten sopimus on voimassa tai sen voi päättää? ❖ Miten sopimukseen liittyvät ongelmatilanteet selvitetään? Sopimuksen kirjallinen muoto vahvistaa organisaation asemaa mahdollisen oikeusprosessin ja sopimukseen liittyvien reklamaatioiden käsittelyssä. Kirjallisella muodolla voidaan varmis- tua siitä, että myös muut asiaa hoitavat henkilöt voivat jälkikäteen varmistua siitä mitä on neuvoteltu ja sovittu. Hyvinvointialueella on käytössä sopimusten laadinnan ohjeistukset, tarkistuslistat, sopimus- pohjat sekä ohjeet käytettävistä ja hyväksytyistä yleisistä sopimusehdoista. Nämä pohjat ja oh- jeet sekä sopimuksiin liittyvä koulutus varmistavat, että sopimustoiminta on laadukasta, ohjei- den ja lainsäädännön mukaista ja minimoi riskejä. Sopimushallinnan kehittäminen vaatii jatku- vaa huomiota ja että sopimuksia laativa ja niitä hallinnoiva henkilöstö saa koulutusta ja ajanta- saista tukea koko työuransa ajan sopimusten hallintaan ja niihin liittyviin kysymyksiin. Sopi- mushallinnan osaaminen tulee ottaa mukaan myös uusille aloittaville työntekijöille tai työteh- täviä vaihtaville työntekijöille osana perehdytystä. Sopimushallintaa ja sopimustarvetta ohjaa myös strateginen, taktinen ja operatiivinen arvi- ointi ja päätöksenteko.
