Common use of Pöytäkirja Clause in Contracts

Pöytäkirja. Kokouksissa pöytäkirjaa pitää hallituksen sihteeri. Mikäli sihteeri on estynyt, valitsee hallitus keskuudestaan kokouksen sihteerin. Pöytäkirjaan tulee merkitä kokouksessa tehdyt päätökset, kokouksessa käyty keskustelu pääpiirteittäin, äänestystilanteissa äänten jakautuminen sekä mahdolliset eriävät mielipiteet. Yksittäisten hallituksen jäsenten äänestyskäytöksestä ei tehdä merkintää pöytäkirjaan. Pöytäkirja kirjoitetaan puhtaaksi mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään neljä viikkoa kokouksen pitämisen jälkeen. Puhtaaksikirjoittamisen jälkeen pöytäkirja tulee tarkastaa kokouksen puheenjohtajan, sihteerin sekä kahden kokouksessa paikalla olleen hallituksen jäsenen toimesta. Edellä mainittujen henkilöiden on allekirjoitettava pöytäkirja merkiksi sen paikkansapitävyydestä. Tarkastettu pöytäkirja on talletettava asianmukaisesti. Tarkastetuista pöytäkirjoista on myös oltava jäljennökset yhdistyksen toimistolla, jotta yhdistyksen jäsenet voivat niihin tutustua. Tästä huolehtii hallituksen sihteeri.

Pöytäkirja. Kokouksissa pöytäkirjaa pitää pidetään tilikausittain juoksevasti numeroitua pöytäkirjaa. Pöytäkirjassa on mainittava kokouksen aika ja paikka, lueteltava kokouksessa läsnä olleet, esteen ilmoittaneet ja esteettä pois jääneet hallituksen sihteeri. Mikäli sihteeri on estynytjäsenet, valitsee hallitus keskuudestaan kirjattava kokouksen sihteerin. Pöytäkirjaan tulee merkitä kokouksessa tehdyt päätökset, kokouksessa käyty keskustelu pääpiirteittäin, äänestystilanteissa äänten jakautuminen päätösasiat sekä mahdolliset eriävät mielipiteet. Yksittäisten hallituksen jäsenten äänestyskäytöksestä ei tehdä merkintää pöytäkirjaanäänestykset. Pöytäkirja kirjoitetaan puhtaaksi mahdollisimman piantarkistetaan ja hyväksytään joko siten, kuitenkin viimeistään neljä viikkoa että kokouksen pitämisen jälkeenpuheenjohtaja ja sihteeri sekä kokouksen valitsema pöytäkirjantarkastaja vahvistavat sen allekirjoituksellaan tai että kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat sen. Puhtaaksikirjoittamisen jälkeen Pöytäkirjat kokousta pitämättä tehdyistä päätöksistä tarkistetaan ja hyväksytään siten, että hallituksen jäsenille varataan mahdollisuus allekirjoittaa pöytäkirja tiettyyn määräaikaan mennessä, mutta joka tapauksessa se tulee tarkastaa kokouksen puheenjohtajan, sihteerin allekirjoittaa vähintään hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan sekä kahden kokouksessa paikalla olleen hallituksen jäsenen esteettömien jäsenten enemmistön toimesta. Edellä mainittujen henkilöiden on allekirjoitettava pöytäkirja merkiksi sen paikkansapitävyydestä. Tarkastettu pöytäkirja on talletettava asianmukaisesti. Tarkastetuista pöytäkirjoista on myös oltava jäljennökset yhdistyksen toimistolla, jotta yhdistyksen jäsenet voivat niihin tutustuapäätös voidaan katsoa tehdyksi. Tästä huolehtii Yhtiö arkistoi pöytäkirjat ja jakaa kopiot pöytäkirjasta hallituksen sihteerijäsenille hallitusportaalin kautta. Pöytäkirjat säilytetään luotettavasti Yhtiön koko olemassaoloajan.