PERINTÄPALVELUIDEN HANKINTA

PERINTÄPALVELUIDEN HANKINTA

Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu -liikelaitos (jäljempänä myös Ta- loushallintopalvelu tai hankintayksikkö) järjestää tarjouskilpailun perintäpalve- luista.

Pyydämme tarjoustanne oheisten asiakirjojen mukaisesti.

1. Xxxxxxxxx perustiedot

Hankinnan kohde

Määritelty kohteen kuvauksessa (liite 1): Palvelukuvaus. Tarjottavan palvelun tulee olla mainitun liitteen mukainen.

Hankintamenettely

Avoin menettely

Kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen (jäljempänä tarjoajat tai yhtä toimittajaa tarkoittaen tarjoaja).

Hankintailmoitus

EU-hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi HILMAaan pvm.

Sopimusehdot ja sopimuksen syntyminen

Sopimusehdot on määritelty sopimusluonnoksessa (liite 3)

Sopimuskausi on suunniteltu alkavaksi 01.01.2015 ja se päättyy 31.12.2017. Tilaajana toimiva Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu –liikelaitos voi päättää suoraa hankintaa käyttäen palvelun oston jatkamisesta alkuperäistä toimitusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopi- muskauden päättyessä enintään kahden vuoden ajaksi aina kalenterivuosi kerrallaan (optiokausi). Palveluntoimittajalla on tällöin velvollisuus jatkaa pal- velun toimittamista alkuperäisen sopimuskauden päättyessä voimassa ole- vien ehtojen mukaisesti.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

Toimeksiantajan tulee ilmoittaa optiokauden käyttämisestä kalenterivuosit- tain viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkua.

Sopimus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopi- muksen.

Tarjouksen tekeminen

Tarjouksen tekemisen määräaika: 8.8.2014 klo 15.00 mennessä Tarjouksen voimassaoloaika: 31.12.2014 saakka

Xxxxxxxxxx toimitusosoite:

Helsingin kaupungin kirjaamo Taloushallintopalvelu

PL 10

00099 Helsingin kaupunki

Katuosoite:

Helsingin kaupungin kirjaamo Kaupungintalo Pohjoisesplanadi 11-13

00170 Helsinki

Hankintayksikkö

Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu -liikelaitos tekee hankintapäätöksen asiassa.

Diaarinumero ja asian valmistelija Diaarinumero HEL 2014-007060 Asian valmistelija Xxxxx Xxxxxxxxx

2. Tarjoajan soveltuvuuden arvioinnin periaatteet

2.1 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankki- xxxxxx xxxxxx jokin hankintalain 53 §:n pakollinen poissulkemisperuste.

2.2 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen alihankki- xxxxxx xxxxxx jäljempänä tarjouspyynnön 3.2 kohdassa mainittu hankin- talain 57 §:n poissulkemisperuste (tarjoajaa tai hänen alihankkijaansa ei ole merkitty kaupparekisteriin tai tarjoajalla ei ole vaadittua lupaa hankit- tavan palvelun suorittamiseen).

2.3 Tarjoaja voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta, jos häntä tai hänen ali- hankkijaansa koskee jokin hankintalain 54 §:n harkinnanvarainen pois- sulkemisperuste.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

2.4 Tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos hän tai hänen alihankki- jansa ei täytä hankintayksikön asettamia soveltuvuuden vähimmäisvaati- muksia.

3. Poissulkemisperusteet ja erikseen pyydettävät selvitykset

Hankintayksikkö pyytää alla mainitut todistukset ja selvitykset vain siltä tar- joajalta, joka näyttää alustavan tarjousvertailun perusteella voittavan tar- jouskilpailun.

Kaikki alla mainitut todistukset ja selvitykset saavat olla enintään 3 kuu- kautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vas- taanottanut kyseiset asiakirjat.

3.1 Verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksaminen

Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista:

• Veroviranomaisen todistus maksetuista veroista ja sosiaali- turvamaksuista tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että ve- rovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty.

• Työeläkekassan ja / tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuu- tuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittami- sesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmak- suja koskeva maksusopimus on tehty.

Jollei tarjoajan sijoittautumismaassa anneta edellä tarkoitettuja otteita tai todistuksia, niiden sijasta näytöksi hyväksytään tarjoajan edustajan sijoit- tautumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus, joka on käännetty suomen kielelle.

3.2 Kaupparekisteritieto

Tarjoajan on toimitettava hankintayksikölle pyynnöstä seuraava selvitys itsestään ja jäljempänä kohdassa 5 ilmoittamistaan alihankkijoista:

• kaupparekisteriote

Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava pyynnöstä vastaavat tiedot sijoittau- tumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella, joka on kään- netty suomen kielelle.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

4 Tarjoajan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja tarjoukseen liitettävät selvi- tykset

4.1 Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne

Vaatimus 1

Tarjoaja on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperin- tärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukai- seen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys:

• selvitys rekisteröitymisestä yllä mainittuihin rekiste- reihin.

Siltä osin kuin tarjoajaa ei ole merkitty yllä mainit- tuihin rekistereihin, on hänen selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimättömyys perustuu.

Jos ulkomainen tarjoaja ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on hänen toimitettava edellä kerrotut tiedot sijoittu- mismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vas- taavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suo- men kielellä.

Vaatimus 2

Tarjoajalla on hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden riittävät ta- loudelliset edellytykset hankinnan suorittamiseen.

Tämän vaatimuksen täyttymistä arvioidaan tarjoajan vakavarai- suudesta, maksukykyisyydestä, kannattavuudesta ja luottokelpoi- suudesta saatujen tietojen perusteella.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys:

▪ Tarjoajan tilinpäätösasiakirjat edelliseltä tilikaudelta.

Mikäli tarjoaja ei voi toimittaa tilinpäätöstietoja, koska yritys on vasta aloittanut toimintansa, tarjoajalla on mahdollisuus toimittaa selvitys vakavaraisuudestaan ja maksukyvystään muulla hankintayksikön hyväksy- mällä tavalla

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

Lisäksi hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden tarkistaa tarjo- ajan luottotiedot näitä tietoja ylläpitäviltä tahoilta.

4.2 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys

Vaatimus 1

Tarjoajalla on oltava vähintään kolmen vuoden kokemus perintä- toimeksiantojen hoitamisesta siten, että vuosittain perittyjen saa- tavien yhteismäärä on ollut samaa suuruusluokkaa kuin Talous- hallintopalvelun perintätoimistolle perittäväksi siirtämien saata- vien yhteismäärä.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys:

Lyhyt kuvaus tarjoajan harjoittaman perintätoiminnan laajuudesta viimeksi kuluneelta kolmelta vuodelta arvoineen, ajankohtineen, ja vastaanottajatietoineen.

Vaatimus 2

Tarjoajalla on oltava käytössään Palvelukuvauksen (liite 1) mukai- sen palvelun tuottamiseen tarvittavat tekniset laitteet ja tietojärjes- telmät.

Perintäaineistoja käsittelevät henkilöt ovat allekirjoittaneet salas- sapitositoumukset.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys:

Luettelo palvelun tarjoajan käytössä olevista teknisistä laitteista ja tietojärjestelmistä, joita käytetään tarjouksen mukaisen palvelun tuottamiseen.

Vaatimus 3

Tarjoajalla on oltava perintäpalvelun suorittamisen kattava doku- mentoitu laadunvalmistusjärjestelmä.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys:

Selvitys tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmästä.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

5 Alihankinta

5.1 Alihankinnasta ilmoittaminen ja alihankinnan kuvaaminen

Tarjoajan on tarjouksessaan:

- ilmoitettava, minkä osan sopimuksesta se aikoo antaa alihankintana kolmannelle taholle sekä kuvattava ali- hankkijan em. osuus yksityiskohtaisesti ja

- nimettävä ehdotetut alihankkijat.

5.2 Alihankkijan soveltuvuuden vähimmäisvaatimukset ja tar- joukseen liitettävät selvitykset

Taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne: vaatimus 1

Tarjoajan edellä mainittu alihankkija on merkitty ennakkoperintä- lain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekis- teriin.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys tässä koh- dassa mainituista alihankkijoistaan:

• selvitys rekisteröitymisestä yllä mainittuihin rekisterei- hin.

Siltä osin kuin alihankkijaa ei ole merkitty yllä mainittuihin rekis- tereihin, on tarjoajan selvitettävä ne seikat, joihin rekisteröimät- tömyys perustuu.

Jos ulkomainen alihankkija ei ole rekisteröitynyt vaaditulla tavalla Suomessa, on tarjoajan toimitettava edellä kerrotut tiedot alihank- kijan sijoittautumismaan lainsäädännön mukaisella rekisterinot- teella tai vastaavalla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla suomen kielellä.

Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys: vaatimus 2 Tarjoajan ilmoittamilla alihankkijoilla on oltava hankinnan laatu ja laajuus huomioiden riittävä kokemus siitä osasta sopimusta, jota alihankinta koskee.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraava selvitys tässä koh- dassa mainituista alihankkijoistaan:

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

• luettelo enintään kolmesta tärkeimmästä alihankintaa vastaavasta tai läheisesti vastaavasta alihankkijan toi- mituksesta arvoineen (henkilötyöpäivinä), ajankohti- neen sekä vastaanottajatietoineen.

6 Tarjouksen tekemistä koskevat ohjeet

6.1 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

a. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellai- nen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa.

Hankintayksikkö on velvollinen hylkäämään tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena myös silloin, mikäli tarjoaja viittaa tarjouksessaan omiin sopimus- tai palvelueh- toihinsa.

b. Tarjouksen ehdottomat muotovaatimukset

Xxxxxxx liitteineen on tehtävä kirjeitse suomen kielellä.

c. Hankittavan palvelun ominaisuudet

Xxxxxxx suljetaan pois tarjouspyynnön vastaisena, jos se ei täytä seuraavia vaatimuksia:

• Palvelulle asetettavat vaatimukset on määritelty liit- teenä olevassa asiakirjassa Palvelukuvaus (liite 1).

Yllä mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa seuraavat selvitykset:

• Täytettynä liite 2 pakollisten vaatimusten toteutuminen tarjouksessa

• Kuvaus tarjoajan perintäprosessista

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

• mallit velalliselle lähetettävistä 1. ja 2. maksuvaatimuk- sesta

6.2 Tarjousten vertailua varten toimitettavat tiedot

Tarjousten vertailuperusteet on määritelty jäljempänä kohdassa 7.

Tarjousten vertailua varten tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset.

▪ Liite 3 Hintalomake on liitettävä täytettynä tarjouk- seen.

Hintalomaketta ei saa millään tavalla muuttaa.

Hinnat tulee ilmoittaa sitovasti koko sopimuskaudeksi liitteen 3 mukaisesti.

Tarjouspyynnön hintaliitteessä on esitetty palveluiden arvioidut määrät per vuosi. Tarjoaja ilmoittaa hintaliitteeseen kaikki tarjous- vertailussa käytettävät hinnat ja provision.

Vertailuhinta on palvelun kokonaishinta hintalomakkeen volyymi- tietoja käyttäen yhdelle vuodelle.

Taloushallintopalvelu ei sitoudu taulukossa ilmoitettuihin arvioitui- hin määriin.

Tarjotut hinnat eivät saa ylittää saatavien perinnästä annetun lain (513/1999) sekä sen eräiden kohtien muuttamisesta annetun lain (31/2013) perintäkulujen enimmäismääriä. Mikäli laissa säädetyt enimmäismäärät laskevat sopimuskauden aikana alle tarjotun ta- son, palvelussa sovelletaan kulloinkin voimassa olevan lain mu- kaisia enimmäismääriä.

Hinnat esitetään ilman arvonlisäveroa.

6.3 Osatarjoukset

Tässä hankinnassa ei sallita osatarjouksia.

6.4 Hankinta-asiakirjojen julkisuus ja tarjoajan liikesalaisuudet

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituk- sen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen te- kemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asia- kirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen.

Tarjoajan on ilmoitettava liikesalaisuuksinaan pitämänsä tarjouk- sen tiedot erillisellä liitteellä. Kaupunki harkitsee, ovatko liikesa- laisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tar- jouksen vertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liikesalai- suutena.

Jos tarjoaja ei ilmoita liikesalaisuuksiaan edellä vaaditulla tavalla, kaupungilla on oikeus pitää tarjoajan tarjousta kokonaisuudes- saan julkisena. Tarjouksen julkiseksi tulemisen ajankohta mää- räytyy edellä kerrotulla tavalla.

6.5 Tarjouksen tekemiseen liittyvät muut ehdot ja ohjeet

Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tar- jouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot.

Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouk- sesta.

Hankintayksikkö ilmoittaa valitun tarjoajan nimi- ja yhteystiedot sekä hankittavan palvelun perustiedot palvelun kohteen sijainti- paikan verovirastolle neljännesvuosittain sopimuskauden ai- kana. Ilmoitettavia tietoja ovat tarjoajan nimi, Y-tunnus, tililaji ja euromäärä.

Tarjouskuoreen pitää merkitä sana Tarjous ja asian diaarinumero HEL 2014-007060.

6.6 Xxxxxxxxx sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen

Tarjoajan on mahdollisuuksiensa mukaan ilmoitettava tarjouk- sessaan ensisijaisesti sähköpostiosoitteensa ja toissijaisesti te- lefaksi –numeronsa hankintapäätöksen sähköistä tiedoksiantoa varten. Pyydetty yhteystieto on ilmoitettava tarjouksessa omana kohtanaan.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

7. Tarjousten vertailu

Parhaan tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus.

Kokonaistaloudellinen edullisuus ratkaistaan painoarvoltaan seuraavien vertailuperusteiden mukaan:

1. Hinta, painoarvo 90 %

Alimmasta yhteenlasketusta vertailuhinnasta annetaan hintapis- teitä vertailuperusteen painoarvon osoittama määrä eli 90 hinta- pistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan seuraavalla kaavalla:

xxxx xxxxx / tarjottu hinta x 90

2. Provision suuruus, painoarvo 10 %

eli minkä suuruista provisiota eli välityspalkkiota palvelun tar- joaja esittää itselleen per perityksi saatu pääoma ja viivästys- korko julkisoikeudellisen ja yksityisoikeudellisen saatavan herä- teperinnän ja jälkiperinnän osalta. Provisiota on vain yksi, eli sa- maa provisioita noudatetaan kaikkiin edellä mainittuihin pää- omiin ja viivästyskorkoihin. Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyyn- nön liitteenä 3 oleva hintalomake, jossa erillisessä vertailukoh- dassa kysytään provision suuruutta (%).

Provisio voi olla suuruudeltaan 0-20 %, eli 20 % suurempia pro- visioita ei hyväksytä.

Kaikkien tarjousten provisiopisteet lasketaan seuraavalla kaa- valla:

(20 - provisioprosenttiluku) / 2

Provisioprosenttiluvulla tarkoitetaan provisioprosenttia kokonais- lukuna. Esim. Kun hintalomakkeessa on ilmoitettu provisioksi 10

%, niin tarjouksen provisiopisteet lasketaan seuraavasti: (20 – 10) /2= 5 provisiopistettä. Hinta- ja provisiopisteet lasketaan yh- teen ja eniten yhteispisteitä saanut tarjous valitaan.

Vertailupisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Edellä kohdassa 6.2 on ilmoitettu, mitä tietoja tarjoajan on toimi- tettava tarjouksensa liitteenä tarjousten vertailua varten.

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0

8. Tiedottaminen

Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset tulee toi- mittaa 25.6.2014 mennessä osoitteeseen xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx tai kirjallisesti osoitteeseen:

Taloushallintopalvelu, laskutus Xxxxx Xxxxxxxxx

PL 235

00099 Helsingin kaupunki

Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot ja viite ”Talous- hallintopalvelu, perintäpalvelun hankinta HEL 2014-007060”. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä.

Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laadi- taan yhteenveto, joka julkaistaan keskiviikkona, 9.7.2014, säh- köisesti osoitteessa xxxx://xxx.xxx.xx/xxx0/xxxx/xxxxxxxxxxx- not.htm .

Tarjouspyynnön mahdollisista täsmennyksistä ilmoitetaan edellä mainitussa Internet-osoitteessa samalla kun edellä mainitut vas- taukset julkaistaan.

Allekirjoittajat

Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu Xxxxx Xxxxxxxxxxx

Liitteet Palvelukuvaus liitteineen (liite 1)

Pakollisten vaatimusten toteutuminen tarjouksessa (liite 2) Hintalomake (liite 3)

Luonnos hankintasopimukseksi (liite 4) Jyse 2009 palvelut (liite 5)

Postiosoite	Käyntiosoite	Puhelin	Faksi	Y-tunnus
PL 230	Sörnäisten rantatie 27 A	x000 0 000 0000	x000 0 000 00000	0000000-0