SOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

SOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

Liite B7 Käyttötapaukset

VERSIOHISTORIA

Versio	Päiväys	Laatija	Xxxxxxxxx kuvaus
3.0	12.3.2015	Hanketoimisto	Tarjouspyynnön liite
3.01	24.4.2015	Hanketoimisto	Lopullisen tarjouspyynnön liite; korjattu sivunumerointia sivulta 37 alkaen, päivitetty KT014 kuva.

SISÄLLYSLUETTELO

1 Käyttötapaukset 5

2 KT024 Tilapäisen henkilötunnuksen muodostaminen 6

3 KT029 Vastasyntyneen henkilötunnuksen muodostaminen 8

4 KT005 Henkilötunnusten ja asiakas/potilastietojen yhdistäminen 10

5 KT003 Automaattinen virtuaalinen seulonta 12

6 KT001 Ajanvaraus 16

7 KT006 HOITO/Palvelujakso tai -käynti 19

8 KT023 Suunnitelma 22

9 KT018 Lähete/palaute geneerinen malli 25

10 KT010 Kirjallinen konsultaatio 28

11 KT002 Apuvälinepalvelu 30

12 KT028 Vaikuttavuuden arviointi 33

13 KT004 Hallinnollinen päätös- ja muutoksenhakuprosessi 37

14 KT022 Perheen/kotitalouden kokoonpanon tarkistaminen ja päivittäminen 40

15 KT016 Lastensuojeluasian vireilletulo ja lastensuojelutarpeen arviointi 42

16 KT007 Huostaanottopäätös ja sijoitus 48

17 KT009 Kiireellinen sijoitus (lastensuojelulain mukainen) 51

18 KT025 Toimeentulotuen päätös 53

19 KT034 Talous- ja velkaneuvonta 56

20 KT011 Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, käynti- ja toimenpideperusteinen lasku 58

21 KT012 Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, lyhytaikainen 61

22 KT013 Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, pitkäaikainen 64

23 KT014 Laskutus, asiakas asioi muualla kuin omassa kunnassa, käynti- ja toimenpideperusteinen lasku . 67 24 KT015 Laskutus, hyvitys- ja lisälasku 70

25 KT027 Toimeentulotuen perintä §23 72

26 KT017 Lastensuojelun perintä 74

27 KT019 Maksatus, maksu asiakkaalle tai asiakkaan puolesta 77

28 KT020 Maksatus, maksusitoumukseen perustuva maksu 80

29 KT008 Itsenäistymisvarat 82

30 KT030 Välitystili 85

31 KT033 Käteismaksatus 88

32 KT035 Henkilökohtainen avustaja 90

33 KT021 Maksujen tarkistukset ja hyväksyminen 94

34 Liite: KT028 vaikuttavuusmittauksen esimerkkitapaus 97

1 Käyttötapaukset

Seuraavissa kappaleissa on kuvattu Apotin kannalta keskeisiä selventäviä käyttötapauksia uimaratakaavioiden ja niiden tarkennusten avulla. Käyttötapaukset toimivat lähtökohtina ja apuna ko. aihealueen toteutukselle käyttöönottohankkeen aikana.

Function 2 Function 1

Käyttötapauksissa on käytetty seuraavia merkitsemistapoja:

Start/End	Prosessikaavion alku- tai loppumispiste.
Process	Prosessin vaihe.
Decision	Päätöspiste. Päätöspisteellä kuvataan prosessin jakautuminen useampaan eri käyttötapaukseen.
Swimlane 1. Start 2. Process 3. Process 4. End 2. Process	Uimaratakaavio. Uimaratakaavion avulla kuvataan mikä toiminto tai käyttäjäryhmä suorittaa minkäkin prosessin vaiheen.
Sub-process Sub-process	Rinnakkaisprosessi. Käyttötapauksissa on joissain tapauksissa kuvattu rinnakkaisia ei pakollisia prosesseja, jotka voivat tapahtua kaikki, osa tai ei mikään.
	Prosessien välillä oleva nuoli kuvaa prosessien keskinäistä järjestystä.
Document	Dokumentti-merkkiä käytettään kuvaamaan tietystä prosessita järjestelmään tallentuvaa tietoa tai dokumenttia.
	Aliprosessi

4. Saa tilapäisen

henkilötunnuksen

1. Tarve muodostaa

asiakkaalle/potilaalle tilapäinen henkilötunnus

Muodostaa asiakkaalle tilapäisen

henkilötunnuksen

2. Kirjaa asiakkaan/

potilaan tunnistetietoja järjestelmään

Tilapäisen henkilötunnuksen muodostaminen

Asiakas- ja

potilastieto- järjestelmä

Palvelun-

tarjoaja

Asiakas/potilas

2 KT024 Tilapäisen henkilötunnuksen muodostaminen

Tunniste	KT024
Käyttötapauksen nimi	Tilapäisen henkilötunnuksen muodostaminen
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot
Toimintojen kulku
Palveluntarjoaja	1. Tarve muodostaa asiakkaalle/potilaalle tilapäinen henkilötunnus. Asiakkaalle/potilaalle voidaan muodostaa tilapäinen henkilötunnus, mikäli hän on ulkomaalainen, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta eikä aiemmin annettua tilapäistä henkilötunnusta. Tilapäistä henkilötunnusta tarvitaan myös, jos hänen henkilöllisyyttään ei voida muusta syystä todeta (esim. tajuton potilas) tai jos kyseessä on vastasyntynyt, jolla ei vielä ole henkilötunnusta.
Palveluntarjoaja	2. Kirjaa asiakkaan/potilaan tunnistetietoja järjestelmään

	Palveluntarjoaja kirjaa asiakkaasta/potilaasta tiedossa olevia asioita esim. nimi, syntymäaika ja sukupuoli järjestelmään.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	3. Muodostaa asiakkaalle/potilaalle tilapäisen henkilötunnuksen Asiakas- ja potilastietojärjestelmä muodostaa asiakkaalle yksilöllisen tilapäisen henkilötunnuksen.
Asiakas/potilas	4. Saa tilapäisen henkilötunnuksen Asiakas/potilas saa tilapäisen henkilötunnuksen järjestelmää varten.
Lopputulokset	Tilapäinen henkilötunnus.
Säännöt
Huomioita	Asiakkaalle/potilaalle voi jäädä järjestelmään tilapäinen henkilötunnus (esim. ulkomaalainen). Kun henkilö tunnistetaan tai hän saa ”virallisen” henkilötunnuksen, yhdistetään tilapäinen henkilötunnus oikeaan (KT005).

1. Tarve ilmoittaa

Syntynyt lapsi väestörekisteri- keskukseen

4. Muodostaa henkilötunnuksen

5. Järjestelmä

vastaanottaa pysyvän

henkilötunnuksen

3. Tiedot tallentuvat järjestelmään

2. Kirjaa lapsen syntymä

Phase

Vastasyntyneen henkilötunnuksen muodostaminen

Asiakas- ja

potilastieto- järjestelmä

Väestörekisteri-

keskus (VRK)

Palvelun-

tarjoaja

3 KT029 Vastasyntyneen henkilötunnuksen muodostaminen

Tunniste	KT029
Käyttötapauksen nimi	Vastasyntyneen henkilötunnuksen muodostaminen
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot
Toimintojen kulku
Palveluntarjoaja	1. Tarve ilmoittaa syntynyt lapsi väestörekisteriin
Palveluntarjoaja	2. Kirjaa lapsen syntymä Xxxxxxxxxxxxxxxx kirjaa tiedon lapsen tai lasten syntymästä lapsen äidin tietoihin. Kirjattavia tietoja ovat esim. lapsen syntymäpäivä ja sukupuoli.
Asiakas- ja potilastietojärjestel mä	3. Tiedot lapsen syntymästä tallentuvat järjestelmään Tallennetut lapsen/lasten syntymätiedot siirtyvät liittymän kautta Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmään.
Väestörekisteri- keskus	4. Muodostaa henkilötunnuksen Väestötietojärjestelmä luo vastasyntyneelle henkilötunnuksen.

Asiakas- ja potilastietojärjestel mä	1. Vastaanottaa pysyvän henkilötunnuksen Asiakas- ja potilastietojärjestelmän väliaikainen henkilötunnus päivittyy automaattisesti pysyväksi tunnukseksi.
Lopputulokset	Henkilötunnus
Säännöt
Huomioita	Katso myös KT005 Henkilötunnusten ja asiakastietojen yhdistäminen.

1. Tarve yhdistää

henkilötunnuksia ja niihin

liittyviä asiakas/potilastietoja

3. Hyväksytäänkö

järjestelmän ehdottama yhdistäminen?

Kyllä

6. Henkilötunnukset ja niihin

liittyvät asiakas/potilastietoja yhteistetty

2. Järjestelmä ehdottaa

henkilötunnusten ja

asiakas/potilastietojen yhdistämistä

4. Yhdistää tiedot manuaalisesti

Henkilötunnusten ja asiakas/potilastietojen yhdistäminen

5. Tiedot yhdistetään

automaattisesti

7. Erillisjärjestelmien (esim. laboratorio) tietojen päivitys

Erillis- järjestelmät (integraatiot)

Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä

Palvelun-

tarjoaja

4 KT005 Henkilötunnusten ja asiakas/potilastietojen yhdistäminen

Tunniste	KT005
Käyttötapauksen nimi	Henkilötunnusten ja asiakastietojen yhdistäminen
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot
Toimintojen kulku
Palveluntarjoaja	1. Tarve yhdistää henkilötunnuksia Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx on tarve yhdistää asiakkaan/potilaan henkilötunnuksia Samalle asiakkaalle/potilaalle on voitu luoda asiakas/potilaskertomustietoja usealla eri tilapäisellä henkilötunnuksella (useamman ammattilaisen toimesta).Tilapäisiä henkilötunnuksia ja niihin tehtyjä asiakas/potilaskertomusmerkintöjä tulee voida yhdistää keskenään tai väestötietojärjestelmästä saatuun pysyvään henkilötunnukseen. Joissakin harvinaisissa tapauksissa voidaan joutua yhdistämään kaksi pysyvää henkilötunnusta.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	2. Järjestelmä ehdottaa henkilötunnusten ja asiakas/potilastietojen yhdistämistä

Palveluntarjoaja	3. Hyväksytäänkö järjestelmän ehdottaman yhdistäminen • Kyllä (kohtaan 5.) • Ei (kohtaan 4.)
Palveluntarjoaja	4. Yhdistää tiedot manuaalisesti Palveluntarjoaja voi poistaa järjestelmän ehdottaman henkilötunnuksen ehdotuslistauksesta tai lisätä haluamansa tiedot tai hylätä järjestelmän ehdotuksen yhdistämisestä. Palveluntarjoaja etsii manuaalisesti yhdistettävät henkilöt ja yhdistää tiedot.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	5. Henkilötunnukset ja asiakas/potilastiedot yhdistetään automaattisesti Asiakas- ja potilastietojärjestelmä yhdistää merkityt henkilötunnukset ja asiakas/potilastiedot.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	6. Henkilötunnukset ja asiakas/potilastiedot yhdistty Merkityt henkilötunnukset ja asiakas/potilastiedot on yhdistetty. Järjestelmä tallentaa historiatietoihin mitä tunnuksia ja tietoja on yhdistelty toisiinsa.
Erillisjärjestelmät (integraatio)	7. Erillisjärjestelmät (esim. laboratoriojärjestelmä) saavat tiedon asiakas/potilastietojen yhdistämisestä ja asiakkaan/potilaan uudesta henkilötunnuksesta.
Lopputulokset	Yhdistetyt tiedot, historia tallennettu.
Säännöt
Huomioita

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

5 KT003 Automaattinen virtuaalinen seulonta

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

Tunniste	KT003
Käyttötapauksen nimi	Automaattinen virtuaalinen seulonta
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, terveydenhuollon ammattihenkilö Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	-
Toimintojen kulku
Järjestelmä	1. Suorittaa automaattisen seulonnan Järjestelmä seuloo automaattisesti ammattilaisten määrittelemiä ryhmiä esim. kaikki 55-vuotiaat, joilta ei ole otettu sokerikoetta tai väestörekisteriin perustuva otos vrt. kundit kondikseen kohderyhmä Kohderyhmä saa kutsun järjestelmältä automaattisesti. Yhteydenotto sähköpostitse, tekstiviestillä tai postitse VRK:n mukaiseen osoitteeseen.
	2. Miten potilasta lähestytään? Potilasta voidaan lähestyä kolmella eri tavalla: • Henkilökohtaisella kutsulla (siirry kohtaan 3.1) • Mediakampanjalla (siirry kohtaan 3.2) • Ammattilaisen toimesta (siirry kohtaan 3.3)
Asiakas/potilas	3.1 Vastaanottaa kutsun Asiakas/potilas saa kutsun ja ohjeet miten toimia
Asiakas/potilas	3.2 Lukee ilmoituksen mediasta Kohderyhmää voidaan lähestyä myös median kautta esim. ilmoituksella lehdessä tai sosiaalisessa mediassa.
Terveydenhuollon ammatihenkilö	3.3 Ammattilainen ohjaa riskiseulontaan Ammattilainen voi myös suositella potilaalle riskitestin täyttämissä esim. vastaanottokäynnin yhteydessä
Asiakas/potilas	4. Kirjautuu portaaliin Potilas kirjautuu portaaliin. Tarvittaessa hän tekee sähköisen asioinnin sopimuksen.
Asiakas/potilas	5. Onko seulottava asia (esim. Diabetes) jo todettu? • Kyllä (kohtaan 5.1) • Ei (kohtaan 6)
Asiakas/potilas	5.1 Haluaako kuitenkin jatkaa riskitestin täyttämistä? • Kyllä (kohtaan 6) • Ei (kohtaan 5.2)
Asiakas/potilas	5.2 Jatkaa sovittua hoitoaan Asiakas/potilas jatkaa sovittua hoitoaan eikä täytä riskitestiä portaalissa.
Asiakas/potilas	6. Täyttää portaalissa riskitestin

	Portaali ehdottaa potilaalle hänelle sopivan riskitestin täyttämistä seulonnan perusteella Xxxx. Finrisk, DM – riskitesti. Potilas näkee täyttämänsä riskitestin tuloksen.
Järjestelmä	7. Riskitestin tulokset tallentuvat järjestelmään
Järjestelmä	8. Ovatko laboratoriotulokset tiedossa? • Kyllä (kohtaan 13) • Ei (kohtaan 8) Järjestelmä ohjaa prosessia automaattisesti esim. jos ei ole otettu sokerikoetta tietyn ajan sisällä valmistelee potilaalle lähetteen labraan?
Järjestelmä/Terveyd enhuollon ammattihenkilö	9. Asiakkaalle/potilaalle syntyy lähete laboratorioon Jos laki vaatii terveydenhoitaja kuittaa laboratoriolähetteen, muuten lähete lähtee järjestelmästä automaattisesti
Asiakas/potilas	10. Saa muistutuksen laboratoriokäynnin tarpeesta Xxxxxxx saa sähköisen muistutuksen (esim. tekstiviesti tai portaali-ilmoitus) laboratoriokäynnin tarpeesta.
Asiakas/potilas	11. Käy laboratoriokokeessa
Terveydenhuollon ammattihenkilö	12. Laboratorio ottaa näytteen
Terveydenhuollon ammattihenkilö	13. Ammattilainen kuittaa laboratoriotuloksen luetuksi Tämä vaihe voidaan myös jättää pois mikäli laki sen sallii
Järjestelmä	14. Järjestelmä arvioi: Mikä on riskin suuruus? • Pieni riski (kohtaan 15.1) • Melko suuri riski (kohtaan 15.2) • Suuri riski (kohtaan 15.3) Käyttötapauksessa esitetty kolmiportainen riskiluokitus on vain esimerkki. Riskiluokkia tulee voida muokata.
Asiakas/potilas	15.1 Saa tuloksen (pieni riski)
Asiakas/potilas	15.1.1 Potilaalle tarjotaan mahdollisuus hakeutua esim. virtuaaliseen terveysvalmennukseen
Järjestelmä	15.2 Asiakas/potilas ohjataan virtuaaliseen valmennukseen (melko suuri riski)
Järjestelmä	15.2.1 Osallistuuko asiakas/potilas virtuaaliseen valmennukseen? • Kyllä (kohtaan 15.2.2) • Ei (kohtaan 15.2.3)
Järjestelmä	15.2.2 Potilas kutsutaan uusinta-arvioon tietyn ajan kuluttua (esim. 3 – 6 kk) Jos riski on melko suuri asiakas ohjataan virtuaaliseen valmennukseen tietyksi ajaksi, jonka jälkeen hänen

	riskinsä arvioidaan uudelleen. Jos riski on edelleen toisen riskiarvioinnin kohdalla melko suuri ohjataan asiakas/potilas toistamiseen virtuaaliseen valmennukseen tai hänet pyydetään ottamaan yhteyttä ammattilaiseen.
Järjestelmä	15.2.3 Järjestelmä lähettää herätteen asiakkaalle/potilaalle ja ammattilaiselle esim. 3 kk kuluttua
Asiakas/potilas	15.3 Jatkaako hoitoa Apotin piirissä? • Kyllä (kohtaan 14.4) • Ei (kohtaan 14.3.1)
Asiakas/potilas	15.3.1 Asiakas/potilas hakeutuu muualle hoitoon Tieto tästä tallentuu järjestelmään.
Asiakas/potilas	15.4 Saa ohjeet hoitoon hakeutumista varten (suuri riski) Mikäli potilas saa riskiarvion perusteella arvion ”suuri riski” hänet ohjataan hoitoon. Hoito voi joissain tapauksissa olla virtuaalinen ryhmä esim. diabetes, jota voidaan tarjota myös pienen tai melko suuren riskin ryhmälle.
Asiakas/potilas	15.5 Hakeutuuko asiakas/potilas hoitoon? • Kyllä (kohtaan 14.7) • Ei (kohtaan 14. 6)
Järjestelmä	15.6 Lähettää herätteen asiakkaalle/potilaalle ja ammattilaiselle esim 3 kk kuluttua Jos riski korkea ja ammattilaiskontakti ei toteudu järjestelmästä tulee heräte ensin asiakkaalle/potilaalle ja jos hän ei reagoi myös ammattilaiselle.
Asiakas/potilas	15.7 Ammattilaiskontakti
Säännöt
Huomioita	Järjestelmään tallentuu tieto niistä, jotka eivät ole osallistunee virtuaaliseen valmennukseen ja omaavat suuren tai melko suuren riskin (tietoa voidaan käyttää esim. kampanjoita varten) Jos asiakas/potilas toistaa virtuaalisen valmennuksen useita kertoja siitä tulee heräte asiakkaalle/potilaalle ja ammattilaiselle.

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

Ajanvaraus

1. Ajanvaraustarve

Asiakkaan/potilaan tietoja siirtyy

6. Täyttää esitiedot

(ei pakollinen) ja

tarvittavat lisätietot

9. Vastaanottaa

muistutuksen

varatusta ajasta

2. Hae vapaita aikoja

1.1 Tarpeen kuvaus portaalissa (vain ajat,

ja esitietojen joiden näkemiseen

antaminen potilaalla/asiakkaalla on

oikeus näkyvät hänelle)

2.1 Tekee ajanvarauksen

portaalissa ja vastaanottaa ohjeet valmistautumiseen ja esitietojen täyttämistä varten

5. Saa tiedon varatusta

ajasta ja ohjeet

3. Ajanvaraustarve

3.1 Valitse 3.2 Hae vapaita

Asiakas/potilas aikoja

3.5

3.4 Lisää Varaa

aika

3.3 Valitse valmistautumis-

aikatyyppi ohjeita

asiakkaalle/

potilaalle

1.2

Päätöksenteon tuki

2.2 Ajanvaraustieto

tallentuu

järjestelmään

4. Ajanvaraustieto

tallentuu

järjestelmään

7. Esi- ja tarvittavat

lisätiedot

tallentuvat

järjestelmään

8. Lähettää

muistutuksen varatusta ajasta

Asiakas- ja potilastieto-

järjestelmä

Ajanvaraaja

Asiakas/potilas

6 KT001 Ajanvaraus

Tunniste	KT001
Käyttötapauksen nimi	Ajanvaraus
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, ajanvaraaja, järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	On tarve varata asiakkaalle/potilaalle aika. Ajanvaraustarve voi muodostua esimerkiksi jononhallintaprosessin tuloksena.
Toimintojen kulku
Asiakas	1. Asiakkaalla/potilaalla on terveyteen tai hyvinvointiin liittyvä tarve/ongelma. Asiakas/potilas kirjautuu portaaliin.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	1.1 Asiakkaalla/potilaalla on portaalissa valintavaihtoehtoja asian ratkaisuun (esim. sairaus/oire, palvelun tarve). Asiakas/potilas valitsee portaalissa ongelmaansa kuvaavan vaihtoehdon. Asiakas/potilas etenee järjestelmän tarjoamaa päätöksenteon tuen ohjaamaa polkua (antaa samalla esitietoja itsestään).
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	1.2 Järjestelmän portaalin päätöksentuki antaa asiakkaalle/potilaalle vastausvaihtoehtoja ja lopputuloksena järjestelmä voi yhtenä vaihtoehtona suositella ajanvarausta. Asiakkaan/potilaan tietoja tallentuu järjestelmään Kohtaan 2.1
Asiakas/Potilas	2. Xxxxx vapaita aikoja portaalissa Asiakas/potilas näkee vain ne ajat, joiden varaamiseen hänellä on oikeus. Oikeuden varata ajan hän saa esim. jos hänellä on lähete tai päätöksen tuki suosittaa ajanvarausta.
Asiakas/Potilas	2.1 Tekee ajanvarauksen portaalissa ja vastaanottaa ohjeet valmistautumiseen ja mahdollisten lisätietojen täyttämistä varten.
Järjestelmä	2.2 Asiakkaan/potilaan tekemä ajanvaraus tallentuu järjestelmään Järjestelmä tuottaa asiakkaalle/potilaalle valmistautumisohjeet ja mahdolliset lisätietopyynnöt (käyttötapaus jatkuu kohdasta 6)
Ajanvaraaja	3. Ajanvaraustarve (jonosta varaus tai asiakas varaa puhelimitse/paikan päällä aikaa).
Ajanvaraaja	3.1 Valitsee järjestelmästä asiakkaan/potilaan
Ajanvaraaja	3.2 Hakee vapaita aikoja asiakkaan/potilaan tarpeeseen liittyen
Ajanvaraaja	3.3 Valitsee sopivanpituisen ja –tyyppisen ajan ~~aika~~ Aika tyyppejä on useita esim. kertaluontoinen käynti, sarja-aika (toistuva samansisältöinen hoito tai palvelu), moniajanvaraus (esim. laboratorio, kuvantaminen ja vastaanotto), ryhmävastaanotto (yksi asiakas/potilas ja monta ammattilaista) tai ajanvaraus ryhmään (useita asiakkaita, jotka osallistuvat samaan ryhmään esim. masennus, painonhallinta). Aika voidaan myös varata tietynpituisena vastaanottajan aikablokista esim. tarjolla vapaata klo 8-11, josta ajanvaraaja varaa asiakkaan/potilaan tarpeeseen sopivan pituisen ajan.

Ajanvaraaja	3.4 Voi lisätä tarvittaessa yksilöllisiä valmistautumisohjeita potilaalle. Tarvittaessa ajanvaraaja voi täyttää lisätietoja ajanvarausmerkintään liittyen. Kyseessä voi olla hänen oma lisähuomio tai hän voi lisätä tiedon asiakkaalle lähetettävään muistutukseen.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	4. Ajanvaraustieto tallentuu järjestelmään
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	4.1 Järjestelmä tuottaa kyseiseen ajanvaraukseen liittyvät ohjeistukset ja kyselyt automaattisesti asiakkaalle/potilaalle (portaaliin tai tulosteena)
Asiakas/Potilas	5. Saa tiedon varatusta ajasta ja siihen mahdollisesti liittyvistä ohjeista valitsemallaan tavalla (esim. portaaliin, tekstiviestinä).
Asiakas/Potilas	6. Täyttää esitiedot ja tarvittavat lisätiedot Esitietoja täytetään vain tiettyjen käyntien yhteydessä. Esitietojen täyttäminen tapahtuu portaalin kautta.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	7. Esitiedot ja tarvittavat lisätiedot tallentuvat järjestelmään
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	8. Lähettää muistutuksen asiakkaalle/potilaalle varatusta ajasta tämän valitsemalla tavalla
Asiakas/Potilas	9. Vastaanottaa muistutuksen varatusta ajasta
Lopputulokset	Asiakas/potilas saa ajan käynnille.
Säännöt
Huomioita

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

7 KT006 Hoito/Palvelujakso tai -käynti

Hoito/palvelujakso tai käynti

Asiakas/potilas

1. Potilas/asiakas saapuu hoitoon

5.2 Asiakas/potilas voi halutessaan tarkastella

hoito/palvelujakson merkintöjä

Sosiaali -tai terveydenhuollon ammattihenkilö

2. Xxxxxx vai hoito/ palvelujakso?

Hoito -tai palvelujakso

3. Tee sisäänkirjaus hoito/

palvelujaksolle lähetteellä tai ilman (sisäänkirjaaja voi olla ammattilaisen lisäksi potilas itse)

4. Tarkastele aiempia hoito/palvelujaksoja ja

kertomustietoja

5. Kirjaa hoito/ palvelujaksoon liittyviä tietoja

6. Kotiutuksen valmistelu

7. Muodosta hoito/ palvelujakson

loppuyhteenveto

8. Tee uloskirjaus hoitojaksosta

Käynti

2.1 Tarkista potilaan/ asiakkaan tiedot

2.2 Tarkastele aiempia käyntejä, ajanvarauksessa kirjattuja tietoja, jaksoja ja

kertomustietoja

2.3 Kirjaa käyntiin liittyviä tietoja

Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä

Asiakkaan/potilaan tiedot

Asiakkaan/potilaan aiemmat tiedot

2.4 Asiakkaan/ potilaan tiedot kertomustiedot

tallentuu

3.1 Sisäänkirjaustiedot tallentuvat

Asiakkaan/potilaan aiemmat tiedot

8.1

Uloskirjaustiedot tallentuvat

7.1

Loppuyhteenveto tallentuu

5.1 Hoitojakson merkinnät tallentuvat

8.2

Laskutus

Tarkistuslistat

Toimenpide- kertomus

Suunnitelmat

Lähetteet

8.5 Palkkiot

Lääkitykset

Ohjeistukset

8.3 Siirrä AvoHilmo ja Hilmotiedot

THL:lle

Yhteenveto

8.4

Raportointi

Tunniste	KT006
Käyttötapauksen nimi	Hoitojakso/Palvelutapahtuma
Xxxxxxxx(roolit)	Xxxxxxx/Asiakas, Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö, asiakas- ja potilastietojärjestelmä
Esiehdot
Toimintojen kulku
Potilas/asiakas	1. Saapuu hoitoon/palveluun Tyypillisesti potilas/asiakas saapuu hoitoon/palveluun jononhallinnan ja ajanvarauksen jälkeen.
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	2. Xxxxxx vai hoito/palvelujakso? Käynti (kohtaan 2.1) Xxxxx/palvelujakso (kohtaan 3)
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	2.1 Tarkista potilaan/asiakkaan tiedot
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	2.2 Tarkastele aiempia käyntejä, ajanvarauksessa kirjattuja tietoja, jaksoja ja kertomustietoja
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	2.3 Kirjaa käyntiin liittyviä tietoja
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	3. Tee sisäänkirjaus hoito/palvelujaksolle lähetteellä tai ilman Sisäänkirjaaja voi myös joissain tapauksissa olla potilas itse.
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	4. Tarkista potilaan/asiakkaan tiedot
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	5. Kirjaa hoito/palvelujaksoon liittyviä tietoja
Potilas	5.1 Potilas/asiakas voi halutessaan tarkastella hoito/palvelujakson merkintöjä
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	6. Tarkastele aiempia hoito/palvelujaksoja ja kertomustietoja
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	7. Laitoshoitojakso? Kyllä (kohtaan 8) Ei (kohtaan 11)
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	8. Kotiutuksen valmistelu
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	9. Siirrä potilas/asiakas toiselle vuodepaikalle
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	10. Siirrä potilas/asiakas toiselle osastolle
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	11. Tee uloskirjaus hoito/palvelujaksosta

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	12. Muodosta hoito/palvelujakson loppuyhteenveto
Järjestelmä	13. Muodosta käynnin tai jakson päättymisilmoitus ja/tai hilmotiedot
Potilas/asiakas	13.1 Potilas/asiakas voi halutessaan tarkastella jatkosuunnitelmiaan
Järjestelmä	14. Tilastoi hoito/palvelujakso
Järjestelmä	14.1 Laskutus Laskutus voi osassa palveluita alkaa myös kesken jakson (ennen uloskirjausta), jolloin se tehdään esim. takautuvasti kerran kuussa.
Järjestelmä	14.2 Siirrä AvoHilmo ja Hilmotiedot THL:lle
Järjestelmä	14.3 Raportointi

Suunnitelma (esim. asiakassuunnitelma tai hoito- ja palvelusuunnitelma)

6.2 Vastaanottaa

ajanvarauksen

7.2 Vastaanottaa

suunnitelman arvioinnin

1. Tarve

suunnitelmalle hoidon/palvelun toteuttamiseksi

4.2 Vastaanottaa

suunnitelman

3.2 Vastaanottaa

ajanvarauksen

9.2 Suunnitelman

arviointi ja/tai loppuarviointi ja/tai päätös tallentuu järjestelmään

Kyllä

4. Laativat

suunnitelman

5. Toteuttaa/toteuttavat

suunnitelmaa

7. Arvioivat

suunnitelman toteutumista

8. Jatkuuko

asiakkuus tai hoitosuhde?

2. Tarve

suunnitelman laatimiselle

3. Sopii tapaamisen

asiakkaan/potilaan ja hänen verkostonsa kanssa

6. Sopii tapaamisen

asiakkaan/potilaan ja hänen verkostonsa kanssa

9. Päivittää suunnitelmaan asiakkuuden/ hoitosuhteen

päättymisen ja/tai kirjaa loppuarvion ja/tai päätöksen asiakkuuden loppumisesta

9.1 Suunnitelman arviointi ja/tai

loppuarviointi ja/tai päätös tallentuu järjestelmään

Suunnitelman arviointi

Hoidon tai

palvelutarpeen arvio

Loppuarvio

Ajanvaraus

Suunnitelma

Päätös

Ajanvaraus

Suunnitelman

arviointi

Päätös

6.1. Ajanvaraus tallentuu

järjestelmään

4.1 Suunnitelma tallentuu

järjestelmään

3.1.Ajanvaraus tallentuu järjestelmään

5.1 Suunnitelman toteuttamiseen

liittyvät päivittäiset merkinnät tallentuvat järjestelmään

7.1 Suunnitelman arviointi tallentuu

järjestelmään

Xxxxxxx/ potilas ja hänen verkostonsa

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Ammattihenkilö(t)

8 KT023 Suunnitelma

Tunniste	KT023
Käyttötapauksen nimi	Suunnitelma (esim. asiakassuunnitelma tai hoito- ja palvelusuunnitelma)
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, hänen verkostonsa (läheiset sekä ammattilais- ja viranomaisverkostot), ammattihenkilöt, järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle. Ammattihenkilöillä tarkoitetaan kaikkia asiakkaan/potilaan suunnitelman laatimiseen osallistuvia ammattihenkilöitä.
Esiehdot	On tarve laatia asiakkaalle/potilaalle suunnitelma. Ennen suunnitelman laatimista on pitänyt tehdä hoidon tai palvelutarpeen arviointi.
Toimintojen kulku
Asiakas/Potilas	1. Tarve suunnitelmalle hoidon/palvelun toteuttamiseksi
Ammattihenkilöt	2. Tarve suunnitelman laatimiselle Ammattihenkilö on arvioinut, että asiakkaan/potilaan kohdalla on tarve laatia suunnitelma
Ammattihenkilöt	3. Sopii tapaamisen asiakkaan/potilaan kanssa Ammattihenkilö sopii tapaamisen asiakkaan/potilaan ja hänen verkostonsa) kanssa suunnitelman laatimista

	varten. Verkosto voi koostua esim. asiakkaan/potilaan läheisistä, ammattihenkilöistä ja muista viranomaistahoista.
Järjestelmä	3.1 Ajanvaraus tallentuu järjestelmään
Asiakas/Potilas	3.2 Vastaanottaa tiedon ajanvarauksesta Ajanvaraus voidaan tiedoksiantaa mm. sähköisesti portaalin.
Ammattihenkilöt, Asiakas/Xxxxxxx ja hänen verkostonsa	4. Laativat suunnitelman Ammattihenkilö(t) laatii suunnitelman yhdessä asiakkaan/potilaan ja hänen verkostonsa kanssa ja kirjaa sen järjestelmään. Suunnitelman laatiminen voi tapahtua mm. yhteisellä tapaamisella, televastaanottona tai virtuaalisesti. Sunnitelma on rakenteinen. Suunnitelma sisältää mm.: - Palvelun/hoidon tarpeen, joka muodostuu yhdestä tai useammasta asiakkaan/potilaan tunnistamasta tuen tarpeesta tai terveysongelmasta. Sosiaali/terveydenhuollon ammattihenkilö toimii tukena ongelmien tunnistamisessa. - Palvelun/hoidon tavoitteen, joka on se muutos asiakkaan/potilaan hyvinvoinnissa ja elämänhallinnassa/terveydentilassa, johon yhdessä sovitulla palvelulla/hoidolla pyritään. Sosiaali/terveydenhuollon ammattihenkilö toimii asiakkaan/potilaan tukena tavoitetta asetettaessa. - Asiakkaan/potilaan itsensä tai hänen tukiverkostonsa toteuttamiksi suunnitellut toimet (omahoito) että sosiaali/terveydenhuollon palvelut/hoidon asiakkaan/potilaan hyvinvoinnin/terveyden ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. - Tiedon seurannan ja arvioinnin menetelmistä sekä ajankohdista.
Järjestelmä	4.1 Suunnitelma tallentuu järjestelmään
Asiakas	4.2. Vastaanottaa suunnitelman Asiakas/potilas saa suunnitelman sovitulla tavalla (mm. portaalin kautta tai postitse). Asiakas hyväksyy suunnitelman ennen sen vahvistamista.
Ammattihenkilöt, Asiakas/Xxxxxxx ja hänen verkostonsa	5. Xxxxxxx suunnitelmaa Asiakas/Xxxxxxx, hänen verkostonsa ja ammattilaiset yhdessä toteuttavat laadittua suunnitelmaa. Suunnitelman toteuttamisen yhteydessä ammattihenkilö kirjaa järjestelmään suunnitelman toteutumisen merkintöjä ja päätöksiä (esim. palvelupäätöksiä, sijoituspäätöksiä, päätös perhetyön myöntämisestä tai päätös taloudellisesta tuesta).

	Suunnitelmaan voi liittyä rinnakkaissuunnitelmia. Rinnakkaissuunnitelman toteuttaja voi olla niin sosiaalihuollon kuin terveydenhuollon ammattihenkilö.
Järjestelmä	5.1 Suunnitelman toteuttamiseen liittyvät merkinnät tallentuvat järjestelmään Suunnitelmaan voi liittyä mm. erilaisia päätöksiä, joita suunnitelmaan kirjatut palvelut voivat edellyttää.
Asiakas/Xxxxxxx, ammattihenkilöt	6. Sopii tapaamisen asiakkaan/potilaan kanssa Tarve arvioida suunnitelmaa. Aloite suunnitelman arviointiin voi tapahtua joko asiakkaan/potilaan tai ammattihenkilön taholta. Ammattihenkilö sopii tapaamisen asiakkaan/potilaan ja hänen verkostonsa kanssa suunnitelman arvioimista varten.
Järjestelmä	6.1 Ajanvaraus tallentuu järjestelmään
Asiakas/Potilas	6.2 Vastaanottaa ajanvarauksen
Ammattihenkilöt, Asiakas/Xxxxxxx ja hänen verkostonsa	7. Arvioivat suunnitelman toteutumista Ammattihenkilö(t) laatii suunnitelman arvioinnin yhdessä asiakkaan/potilaan ja hänen verkostonsa kanssa ja kirjaa sen järjestelmään. Suunnitelman arvioiminen voi tapahtua mm. yhteisellä tapaamisella, televastaanottona tai virtuaalisesti. Suunnitelmia arvioidaan säännöllisin väliajoin. Sosiaalihuollon lainsäädännössä on erilliset velvoitteet suunnitelmien arvioinneista.
Järjestelmä	7.1 Suunnitelman arviointi tallentuu järjestelmään
Asiakas/Potilas	7.2 Asiakas vastaanottaa suunitelman arvioinnin
Ammattihenkilöt	8. Jatkuuko asiakkuus tai hoitosuhde? Kyllä (kohtaan 5) Ei (kohtaan 9)
Ammattihenkilöt	9. Päivittää suunnitelmaan asiakkuuden/ hoitosuhteen päättymisen ja/tai kirjaa loppuarvion ja/tai päätöksen asiakkuuden päättymisestä
Järjestelmä	9.1 Päivitetty suunnitelma ja/tai loppuarvio ja/tai päätös tallentuvat järjestelmään
Asiakas/Potilas	9.2 Asiakas vastaanottaa päivitetyn suunnitelman ja/tai loppuarvion ja/tai päätöksen
Lopputulokset	Asiakkuus päättyy ja suunnitelmaan on tehty loppumerkinnät tai hoito/palvelu jatkuu muualla.

Lähete-palaute (jossa hoitovastuu siirtyy) Geneerinen malli

Hoitovastuu lähettäjällä

Hoitovastuu vastaanottajalla

Hoitovastuu lähettäjällä

1. Kirjaa lähetteen 4.1.1

järjestelmään Uudelleenohjaa

lähetteen

5.4 Tarkentaa

lähetettä

6.2 Vastaanottaa

palautteen

7.1 Saa tiedon

hoitovastuun siirrosta

12. Vastaanottaa palautteen lähetteen perusteella annetusta hoidosta

2. Lähete tallentuu

järjestelmään

4.2 Lähete

päivittyy

5.3 Lähete

päivittyy

5.1.2 Lähete

päivittyy

7. Tiedottaa

lähettäjää hoitovastuun siirrosta

11. Lähetteen tila

päivittyy ja

vastaanottajan

merkinnät

tallentuvat järjestelmään

4.1

Uudelleenohjaa lähetteen

5.2 Pyydä lähetteen

tarkentamista

5.1.1 Päivitä 6.1 Palauttaa

lisätutkimukset lähetteen

lähetteelle (ohjeiden kanssa)

10. Hoitojakso / Palvelutapahtuma

5.1 Tehdäänkö

lisätutkimuksia vastaanottavassa yksikössä?

Kyllä

3. Vastaanottaa

lähetteen

4. Onko lähete

ohjattu oikealla

vastaanottajalle?

Kyllä

5. Ovatko

lähetteen tiedot

riittävät?

Kyllä

6. Hyväksytäänkö

lähete?

9. Ajanvaraus

Jononhallinta

Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä

Vastaanottaja

Lähettäjä

9 KT018 Lähete/palaute geneerinen malli

Tunniste	KT018
Käyttötapauksen nimi	Lähete/Palaute geneerinen malli Lähete-palaute prosessin tehtävänä on toimia portinvartijana ja hallita miten hoitovastuu siirtyy. Tämä prosessi ei kuvaa sas-prosessia (suunnittele, arvioi, sijoita).
Xxxxxxxx(roolit)	Lähettäjä, Vastaanottaja, Järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle. Asiakas/potilasnäkökulma on jätetty pois käyttötapauksesta.
Esiehdot	On tarve kirjata potilaalle lähete. Asiakas/potilas saa tiedon lähetteen tilasta reaaliaikaisesti portaaliinsa (ei ole kuvattu tässä käyttötapauksessa)
Toimintojen kulku
Lähettäjä	1.Kirjaa lähetteen järjestelmään Lähettäjä kirjaa lähetteen toiselle terveydenhuollon tai sosiaalihuollon ammattihenkilölle järjestelmään. Lähetteen voi myös kirjata henkilö, joka ei käytä Apottia tietojärjestelmänään. Hän voi ratkaisusta riippuen kirjata lähetteen omaan tietojärjestelmään (josta se siirtyy esim. HL7 sanomana Apotti- järjestelmään), Apotin palveluportaaliin tai paperille, josta lähete tuodaan manuaalisesti Apottiin.

Järjestelmä	2. Lähete tallentuu järjestelmään Tieto saapuneesta lähetteestä menee vastaanottajalle.
Vastaanottaja	3. Vastaanottaa lähetteen Lähettäjä saa halutessaan tiedon lähetteen vastaanotosta.
Vastaanottaja	4. Onko lähete ohjattu oikealle vastaanottajalle? Kyllä (kohtaan 5) Ei (kohtaan 4.1)
Vastaanottaja	4.1 Uudelleenohjaa lähetteen Vastaanottaja uudelleenohjaa väärin ohjatun lähetteen
Järjestelmä	4.2 Lähete päivittyy Vastaanottajan kirjaamat merkinnät tallentuvat järjestelmään. Lähetteen tila ja muut tiedot päivittyvät. Lähettäjä saa halutessaan tiedon lähetteen uudelleenohjauksesta.
Lähettäjä	4.1.1 Uudelleenohjaa lähetteen Siirrytään prosessin kohtaan 3 (uusi vastaanottaja).
Vastaanottaja	5. Ovatko lähetteen tiedot riittävät? • Kyllä (kohtaan 6) • Ei (kohtaan 5.1)
Vastaanottaja	5.1 Tehdäänkö lisätutkimuksia vastaanottavassa yksikössä? • Kyllä (kohtaan 5.1.1) • Ei (kohtaan 5.2)
Vastaanottaja	5.1.1 Tehdään lisätutkimuksia vastaanottavassa yksikössä (kohtaan 6)
Järjestelmä	5.1.2 Lähete päivittyy
Vastaanottaja	5.2 Pyydä lähetteen tarkentamista Vastaanottaja merkitsee lähetteen täydennystä vaativaksi ja kirjaa merkintöjä selventääkseen päivitystarvetta.
Järjestelmä	5.3 Lähete päivittyy Lähetteen tila ja muut tiedot päivittyvät. Lähete siirtyy lähettäjän työjonoon tarkentamista varten
Lähettäjä	5.4 Tarkentaa lähetettä Lähettäjä täydentää lähetettä tarvittavilla tiedoilla ja siirtää sen vastaanottajan työjonoon (kohtaan 6)
Vastaanottaja	6. Hyväksytäänkö lähete? Kyllä (kohtaan 7) Ei (kohtaan 6.1)
Vastaanottaja	6.1 Palauttaa lähetteen (ohjeiden kanssa) Mikäli lähete on aiheeton, vastaanottaja voi palauttaa sen lähettäjälle.
Lähettäjä	6.2 Vastaanottaa palautteen
Järjestelmä	7. Välittää tiedon lähettäjälle hoitovastuun siirrosta
Lähettäjä	7.1 Saa tiedon hoitovastuun siirrosta
Vastaanottaja	8. Jononhallinta ja 9. Ajanvaraus Riippuen lähetteen luonteesta potilas voidaan asettaa jonoon tai hänelle varataan tai hän itse varaa ajan hoitokäyntiä varten.

	Lähettäjä saa halutessaan tiedon asiakkaan/potilaan jonoon asettamisesta tai ajanvarauksesta
Vastaanottaja	10. Hoitojakso/palvelutapahtuma Vastaanottaja kirjaa toimenpiteeseen, vastaanottoon tms. liittyvät tiedot, tehdyt tutkimukset sekä palautteen ja loppuarvion järjestelmään
Järjestelmä	11. Lähetteen tila päivittyy
Lähettäjä	12. Vastaanottaa palautteen Lähettäjä vastaanottaa palautteen lähetteen perusteella annetusta hoidosta.
Lopputulokset	Lähettäjä saa palautteen ja loppuarvion lähetteeseen
Säännöt
Huomioita	Lähete voi olla myös esim. laboratorioon tai kuvantamistutkimukseen, jolloin prosessi on muuten vastaava, mutta näissä tapauksissa hoitovastuu ei siirry. Tämä käyttötapaus on rinnakkainen toimintamalli käyttötapaukselle KT010 Kirjallinen konsultaatio.

Kirjallinen konsultaatio ja sen muuttaminen lähetteeksi

Hoitovastuu lähettäjällä Hoitovastuu vastaanottajalla Hoitovastuu lähettäjällä

1. Kirjaa

konsultaatio- pyynnön järjestelmään

4.1.1

Uudelleenohjaa

pyynnön

5.3 Tarkentaa

pyyntöä

6.3 Saa vastauksen

2. Konsultaatio

tallentuu

järjestelmään

4.2 5.2

Konsultaatiopyyntö Konsultaatiopyyntö

päivittyy päivittyy

6.2 Vastaus

tallentuu

järjestelmään

Käyttötapaus: Lähete-palaute

4.1

Uudelleenohjaa pyynnön

5.1 Pyydä pyynnön

tarkentamista

6.1 Kirjaa konsultaatio-

vastaus

7.1 Kirjaa konsultaatio-

vastaus

3. Vastaanottaa konsultaatiopyynn

ön

4. Onko

konsultaatiopyyntö ohjattu oikealla vastaanottajalle?

Kyllä

5. Ovatko

konsultaatio- pyynnön tiedot riittävät?

Kyllä

6. Onko tarve

muuttaa

lähetteeksi?

Kyllä

7. Onko lupa

muuttaa

lähetteeksi?

Kyllä

8. Muuttaa

konsultaatio- pyynnön lähetteeksi

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Vastaanottaja

Lähettäjä

10 KT010 Kirjallinen konsultaatio

Tunniste	KT010
Käyttötapauksen nimi	Kirjallinen konsultaatio
Xxxxxxxx(roolit)	Lähettäjä, Vastaanottaja, Järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	On tarve saada kirjallinen konsultaatio
Toimintojen kulku
Lähettäjä	1. Kirjaa konsultaatiopyyntö järjestelmään Lähettäjä kirjaa konsultaatiopyynnön toiselle terveydenhuollon tai sosiaalihuollon ammattihenkilölle järjestelmään. Tässä yhteydessä lähettäjä merkitsee myös onko vastaanottajalla lupa muuttaa konsultaatiopyyntö lähetteeksi. Konsultaatiopyynnön voi myös kirjata henkilö, joka ei käytä Apottia tietojärjestelmänään. Hän voi ratkaisusta riippuen kirjata konsultaatiopyynnön omaan tietojärjestelmän (josta se siirtyy esim. HL7 sanomana Apottiin), Apotin lähete-portaaliin tai paperille, josta lähete tuodaan manuaalisesti Apottiin.
Järjestelmä	2. Konsultaatiopyyntö tallentuu järjestelmään Tieto saapuneesta konsultaatiopyynnöstä menee vastaanottajalle

Vastaanottaja	3. Vastaanottaa konsultaatiopyynnön
Vastaanottaja	4. Onko konsultaatiopyyntö ohjattu oikealle vastaanottajalle? Kyllä (kohtaan 5) Ei (kohtaan 4.1)
Vastaanottaja	4.1 Uudelleenohjaa konsultaatiopyynnön Vastaanottaja uudelleenohjaa konsultaatiopyynnön
Järjestelmä	4.2 Konsultaatiopyynnön tila päivittyy Konsultaatiopyyntöön kirjatut merkinnät tallentuvat järjestelmään. Siirrytään prosessin kohtaan 3 (uusi vastaanottaja)
Lähettäjä	4.1.1 Uudelleenohjaa konsultaatiopyynnön Lähettäjä uudelleenohjaa konsultaatiopyynnön.
Vastaanottaja	5. Ovatko konsultaatiopyynnön tiedot riittävät? • Kyllä (kohtaan 6) • Ei (kohtaan 5.1)
Vastaanottaja	5.1 Pyytää konsultaatiopyynnön tarkentamista Vastaanottaja merkitsee konsultaatiopyynnön täydennystä vaativaksi ja kirjaa merkintöjä selventääkseen tarkennustarvetta.
Järjestelmä	5.2 Konsultaatiopyynnön tila päivittyy Konsultaatiopyyntö siirtyy lähettäjän työjonoon tarkentamista varten
Lähettäjä	5.3 Tarkentaa konsultaatiopyyntöä Lähettäjä täydentää konsultaatiopyyntöä tarvittavilla tiedoilla ja siirtää sen vastaanottajan työjonoon. Siirrytään prosessissa kohtaan kohtaan 4.2.
Vastaanottaja	6. Onko tarve muuttaa lähetteeksi? • Kyllä (kohtaan 7) • Ei (kohtaan 6.1)
Vastaanottaja	6.1 Kirjaa konsultaatiovastaus
Järjestelmä	6.2 Vastaus tallentuu järjestelmään
Lähettäjä	6.3 Saa vastauksen
Järjestelmä	7. Xxxx lupa muuttaa lähetteeksi? • Kyllä (kohtaan 8) • Ei (kohtaan 7.1)
Lähettäjä	7.1 Kirjaa konsultaatiovastaus Ehdottaa lähetteen tekemistä
Vastaanottaja	8. Muuttaa konsultaatiopyynnön lähetteeksi
	Jatkuu normaalina lähetteen käsittelynä (KT018)
Lopputulokset	Lähettäjä saa palautteen konsultaatiopyyntöön.
Säännöt
Huomioita

Apuvälineiden luovutus

Tieto

asiakkaalle/

potilaalle

3.1 Asiakas/potilas

saa apuvälineen

heti käyttöönsä

10. Palauttaa

apuvälineen

1. Tarve apuvälineelle

Kyllä, varastossa

E tarvetta

2. Tarvitseeko

asiakas/potilas apuvälineen?

3 Löytyykö

luovutettava apuväline varastosta?

Kyllä

Mikäli ei tarvetta apuvälineelle

Ei, tilattava

4. Tekee 5. Tekee päätöksen

ehdotuksen hankinnasta ja

apuväline- maksu-

hankinnasta sitoumuksesta

7. Ohjaa 8. Luovuttaa

apuvälineen apuvälineen

käytössä käyttöön

9. Seuraa käyttöä ja

arvioi apuvälinetarvetta

Jos huollontarve

6. Apuvälineen

hankinta

11. Voidaanko

uudelleenkäyttää?

11.1 Poistetaan

käytöstä

9.1 Huoltaa ja

korjaa apuvälineitä

Kyllä

12. Huolletaan ja

varastoidaan apuväline

2.1 Apuväline

xxxxxxx xxxxx

4.1 Ehdotus

apuväline- hankinnasta

5.1 Päätös

hankinnasta

6.1 Maksusitoumus

8.1 ja 8.2 Asiakastiedot

päivittyvät (merkintä apuvälineestä näkyy järjestelmässä)

9.2 Apuväline

käytön seuranta ja tarpeen uudelleen arvio

10.2 Apuvälineen

palautus

Varastosaldon

päivitys

Huoltokirjanpito

Varastosaldon

päivitys

Logistiikka- järjestelmät (integraatiot)

Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä

Apuvälinekeskus/lainaamo tai Sosiaali- tai terveydenhuollon

Asiakas/potilas

ulkoinen palveluntarjoaja

ammattihenkilö

11 KT002 Apuvälinepalvelu

Tunniste	KT002
Käyttötapauksen nimi	Apuvälinepalvelu (Apotti laajuuteen ei kuulu tässä kuvatusta se osuus, joka liittyy apuvälinelogistiikkajärjestelmään)
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö ja apuvälinekeskus/-lainaamo Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Tarve apuvälinepalvelulle
Toimintojen kulku
Asiakas/potilas	1. Apuvälineen tarpeen havaitseminen ja palveluun hakeutuminen Potilaalla on tarve apuvälineelle. Esimerkkejä ovat liikkumisen ja hygienian apuvälineet, asuntojen ja muiden tilojen varusteet ja välineet sekä yksilölliseen käyttöön valmistetut välineet. Asiakas hakeutuu apuvälinepalvelun piiriin, esim. soitto, käynti, sähköinen asiointi.
Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö	2. Tarvitseeko asiakas/potilas apuvälineen? Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö tai apuvälinealan asiantuntija arvioi potilaan apuvälinetarpeen: • Kyllä (kohtaan 3.) • Ei (tieto asiakkaalle/potilaalle)
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	2.1 Apuvälinetarpeen arvio tallentuu järjestelmään

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö

3. Löytyykö luovutettava apuväline varastosta?

• Kyllä (kohtaan 3.1)

• Ei (kohtaan 4)

Asiakas/potilas

3.1 Asiakas/potilas saa apuvälineen heti käyttöön Potilas/asiakas saa tarvitsemansa apuvälineen heti käyttöönsä, sillä näitä apuvälineitä on aina apuvälinekeskuksessa tai lainaamossa (esim.

kyynärsauvat, rollaattori). (kohtaan 7)

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö

4. Tekee ehdotuksen apuvälinehankinnasta Terveydenhuollon ammattihenkilö tekee ehdotuksen apuvälineen hankinnasta (tarpeellisine tietoineen esim. apuvälineen tyyppi, tarvittaessa toimittaja jne.) Esimerkiksi

lisäosa laitteeseen tai välineeseen, jota ei ole varastossa.

Asiakas- ja

potilastieto- järjestelmä

4.1 Ehdotus apuvälinehankinnasta tallentuu asiakas- ja potilastietojärjestelmään

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö tai asiakkaan/xxxxxxxx

xxxxx

0. Tekee päätöksen hankinnasta ja/tai maksusitoumuksesta

Päätös hankinnasta ja maksusitoumuksesta tehdään

asiakkaan/potilaan kunnassa (esim. kuntoutustyöryhmän toimesta).

Asiakas- ja potilastieto-

järjestelmä

5.1 Päätös apuvälineen hankinnasta tallentuu asiakas- ja potilastietojärjestelmään

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö / Apuvälinekeskus/- lainaamo

6. Apuvälineen hankinta (tilaus tai maksusitoumus)

Mikäli apuvälinettä ei ole varastossa se tilataan.

Joissain tapauksissa asiakas/potilas voi saada maksusitoumuksen ulkopuolista toimittajaa varten esim.

proteesia varten proteesisäätiölle.

Asiakas- ja

potilastieto- järjestelmä

6.1 Maksusitoumus tallentuu asiakas- ja potilastietojärjestelmään

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö / Apuvälinekeskus/-

lainaamo

7. Ohjaa apuvälineen käytössä

Ennen apuvälineen luovutusta potilaalle ohjataan välineen käyttö ja varmistetaan sen sopivuus.

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö / Apuvälinekeskus/-

lainaamo

8. Luovuttaa apuvälineen käyttöön

Merkitään potilaan tietoihin, että apuväline luovutettu. Varastosaldo päivittyy (integraatio varastonhallintajärjestelmään)

Asiakas- ja

potilastieto- järjestelmä

8.1 Tieto luovutetusta apuvälineestä tallentuu asiakas- ja potilastietojärjestelmään

Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä

8.2 Asiakkaan/potilaan saama ohjeistus tallentuu asiakas- ja potilastietojärjestelmään ja asiakkaalle/potilaalle portaaliin

Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö /

9. Seuraa käyttöä ja arvioi apuvälinetarvetta

Terveydenhuollon ammattihenkilö seuraa apuvälineen käyttöä

ja arvioi sen tarvetta. Tarvittaessa hän pyytää asiakasta/potilasta palauttamaan apuvälineen.

apuvälinekeskus/- lainaamo	Apuvälinekeskus/-lainaamo voi seurannan perusteella lähettää potilaille apuvälineiden huoltokutsuja sekä palautuspyyntöjä tarpeettomille apuvälineille.
Apuvälinekeskus/- lainaamo	9.1 Huoltaa ja korjaa apuvälineitä Jos apuvälineelle tulee huollon tarvetta apuvälinekeskus/- lainaamo huoltaa tai huollattaa apuvälineen.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	9.2 Apuvälinekäytön seurantatiedot ja tarpeen uudelleen arvio tallentuvat asiakas- ja potilastietojärjestelmään
Asiakas/potilas	10. Palauttaa apuvälineen Potilas palauttaa apuvälineen jos näin sovittu tai sille ei ole enää tarvetta. Kaikkia apuvälineitä ei palauteta.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	10.1 Tieto apuvälineen palautuksesta tallennetaan asiakas- ja potilastietojärjestelmään
Apuvälinekeskus/- lainaamo	11. Voidaanko apuvälinettä uudelleenkäyttää? • Kyllä (kohtaan 12) • Ei (kohtaan 11.1)
Apuvälinekeskus/- lainaamo	11.1 Poistetaan käytöstä Varastosaldo päivittyy (integraatio varastonhallintajärjestelmään)
Apuvälinekeskus/- lainaamo	12. Huolletaan ja varastoidaan apuväline Varastosaldo päivittyy (integraatio varastonhallintajärjestelmään)
Säännöt

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

12 KT028 Vaikuttavuuden arviointi

Vaikuttavuuden arviointi

Phase

3. Saa viestin

4. Täyttää arviointi- lomakkeita

11. Täyttää

lopetusmittauksen

13. Täyttää seurantamittauksen

Potilas

8. Täyttää

toistomittauksia (1-

5. Arviointi

vastaanotto 1

6. Ensimmäinen

hoitosuunnitelma

7. Hoitotapahtumia

9. Arviointi vastaanotto ja

hoitosuunnitelman tarkistus

10. Vaatiiko lisää

hoitotapahtumia?

12. Hoidon loppuarvio

14.

Seurantamittaus- käynti

Terveydenhuollon

ammattihenkilö

1. Tarve

2. Varaa ajan potilaalle

Lähete (demograafiset tiedot, lähettäjä,

Asiakas- ja potilastieto-

järjestelmä

lähetteessä olevat mittaukset, esidiagnoosi, lääkitykset, laboratoriot,

kiireellisyystieto)

Ajanvaraustiedot:

- milloin ajanvaraus

kirjattu

- aikatyyppi

- toimipiste

- vastaanottaja

Potilaan täyttämät arviointilomakkeet/ hyvinvointimittarit (esim. graafiset esitykset ja kokonaispisteet,

alapistemäärät)

- Audit

- BDI

- 15D

-SDQ

- Sofas

- Oasis

Vastaanottokäynnillä

tallentuvat tiedot:

- vastaanottoon liittyvät demograafiset tiedot

- Aikaleima

-Mitttauslukemat (BPRS

ja muuta

asiantuntijamittarit)

- Toimenpidekoodit

-Diagnoosi

-Lääkitykset

Laboratoriotutkimukset

Hoitosuunnitelmalomake

- aikaleima

-rakenteiset merkinnät suunnitelluista tutkimuksista ja hoidoista

- wordiin: olemassa standardoituja hoitomuotoja tai voidaan kirjata myös

vapaamuotoisesti

Demograafiset

tiedot

- mitä tehdään

- aikaleimat

-Toimenpidekoodit

-Mittaustulokset (esim. BDI, audit jne)

Toistomittaukset

Arviointikäynnillä

kirjattavat tiedot:

- arvioidaan hoitosuunnitelmaa

- aikaleima

Päivitetty

hoitosuunnitelma:

- samat kuin hoitosuunnitelmassa

- lokitiedot ja aikaleimat päivittämisestä

Lopetusmittaus

Hoidon loppuarvio

Seurantamittaus

Tiedon koonti

Automaattisesti generoituva hoitosuunnitelman koontinäyttö

Asiakaslähtöinen

vaikuttavuusmittari

Tiedon

hyödyntäminen

- erillinen kuvaus tehtävä

Automaattisesti generoituva hoitosuunnitelman koontinäyttö

Asiakaslähtöinen

vaikuttavuusmittari

- erillinen kuvaus tehtävä

Tunniste	KT028
Käyttötapauksen nimi	Vaikuttavuuden arviointi
Xxxxxxxx(roolit)	Xxxxxxx ja terveydenhuollon ammattihenkilö Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot
Toimintojen kulku
Terveydenhuollon ammattihenkilö	1. Tarve vaikuttavuuden arvioinnille Tarve vaikuttavuuden arvioinnille muodostuu kun lähete on hyväksytty ja aloitetaan uusi hoitojakso.
Terveydenhuollon ammattihenkilö	2. Varaa ajan potilaalle
Potilas	3. Saa viestin Xxxxxxx saa viestin hänelle varatusta ajasta ja häntä pyydetään täyttämään vaikuttavuuslomakkeita portaalissa.
Potilas	4. Täyttää vaikuttavuuslomakkeita Xxxxxxx kirjautuu portaaliin ja täyttää vaikuttavuuslomakkeita. Mahdollisia potilaan itsenäisesti täytettäviä arviointi/hyvinvointimittareita ovat esim. Audit, BDI, 15D, SDQ ja Oasis. Täytetyistä lomakkeista muodostuu järjestelmään ammattilaista varten tuloksia ml. kokonaispisteet, alapistemäärät sekä niistä muodostettuja graafisia esityksiä ja suhteutuksia (ks. liite 1).
Potilas/Terveydenhu ollon ammattihenkilö	5. Arviointivastaanotto 1 Potilas ja terveydenhuollon ammattihenkilö käyvät yhdessä läpi potilaan kirjaamat vastaukset/pistemäärät ja niistä mahdollisesti heränneet kysymykset. Terveydenhuollon ammattihenkilö täydentää mittauksia (esim. BPRS ja muut asiantuntijamittaukset, hoito/kuntoutustavoitteiden seuranta) tekemällä merkinnät järjestelmään. Myös näistä mittareista muodostuu järjestelmään pisteytyksiä ja graafisia esityksiä.
Terveydenhuollon ammattihenkilö	6. Ensimmäinen hoitosuunnitelma Terveydenhuollon ammattihenkilö tai moniammatillinen työryhmä kirjaa hoitosuunnitelman. Hoitosuunnitelma sisältää rakenteisia merkintöjä potilaalle suunnitelluista tutkimuksista ja hoidoista sekä 1. vaikuttavuusarvioinnin tuloksista, jotka muodostavat hoidon baseline/lähtötilannemittauksen. Lisäksi hoitosuunnitelma mahdollistaa vapaamuotoisia kirjauksia. Hoitosuunnitelmaan voidaan myös kirjata kuntoutustavoitteet GAS-tyyppistä seurantaa varten (ks. liite 2) ja seurata niiden edistymistä seuraavien hoitosuunnitelmien yhteydessä.

Potilas / Terveydenhuollon ammattihenkilö	7. Hoitotapahtumia Potilaalle tehdään vaihteleva määrä hoitotapahtumia. Terveydenhuollon ammattihenkilö kirjaa toimenpidekoodeilla hoidon sisällön. Hoitotapahtumien yhteydessä voidaan tarvittaessa kirjata erilaisia mittausmallia tiheämpiä mittauksia (esim. gas- tavoitteiden arviointi tai esim. mielialamittaukset) tai potilas voi suorittaa nämä itsenäisesti.
Potilas	8. Täyttää toistomittauksia Xxxxxxx saa muistutuksia toistomittausten täyttämisestä (1-N) ennen mittausmallin sovittua mittaamisajankohtaa (esim. 3kk välein). Hän täyttää vaikuttavuuslomakkeet portaaliin, joista tallentuu järjestelmään graafisia esityksiä sekä tuloksia ml. kokonaispisteet, alapistemäärät. Vaihtoehtoinen tapa on täyttää lomakkeet poliklinikalla osastolla täyttämiseen varatulla päätteellä.
Potilas/Terveydenhu ollon ammattihenkilö	9. Arviointivastaanotto ja hoitosuunnitelman tarkistus Potilas saapuu arviointivastaanotolle, jossa terveydenhuollon ammattihenkilö tai hoitoryhmä arvioi hoitosuunnitelmaa ja päivittää sitä tarvittaessa myös vaikuttavuusmittaustiedon perusteella, jotka ovat rakenteisesti tallentuneena osaksi hoitosuunnitelmaa muutostietoineen. Arviointivastaanoton tai muun hoitokäynnin yhteydessä terveydenhuollon ammattihenkilö suorittaa mittausmallin mukaiset asiantuntija-arviot. Myös näistä tallentuu järjestelmään pisteytykset ja graafiset esitykset, joista näkyy muutos verrattuna lähtötilanteeseen ja edellisiin mittauksiin. Toimenpideraporteista näkyy mittausvälin aikaisen hoidon toteutuminen ja se suhteutetaan vaikuttavuusmittauksiin. Tuloksista annetaan tilannekatsaus potilaalle ja sekä mm. tämän tiedon pohjalta tehdään yhteinen hoitosuunnitelman tarkistus potilaan kanssa.
Terveydenhuollon ammattihenkilö	10. Vaatiiko lisää hoitotapahtumia Jos potilas tarvitsee lisää hoitotapahtumia (kohtaan 7) Jos ei vaadi (kohtaan 11). Terveydenhuollon ammattihenkilö kirjaa vaikuttavuustietoon yhdistettävissä olevat toimenpidekirjaukset hoitotapahtumien yhteydessä ja potilas tarvittaessa täyttää mittausmallia tiheämpiä mittauksia.
Potilas	11. Täyttää lopetusmittauksen Xxxxxx loppuessa potilas saa muistutuksen hoidon lopetusmittauksen täyttämisestä ja käy täyttämässä sen portaalissa.
Potilas/Terveyden- huollon ammattihenkilö	12. Hoidon loppuarvio Aktiivihoidon loppuessa viimeisen arviointivastaanoton tai hoitosuunnitelman tarkituksen yhteydessä terveydenhuollon ammattihenkilö täydentää mittausmallin mukaiset asiantuntijamittaukset sekä käy läpi lopetusmittauksen tulokset potilaan kanssa. Myös

	toteutuneen hoidon sisällöstä ja toteutuksesta saadaan toimenpideraportti.
Potilas	13. Seurantamittaus Xxxxxxx saa muistutuksen hoidon seurantamittauksen täyttämisestä ja käy täyttämässä sen portaalissa
Potilas/Terveyden- huollon ammattihenkilö	14. Seurantamittauskäynti Xxxxxxx tulee vastaanotolle hoitoprosessin/mittausmallin mukaiseen seurantamittauskäyntiin esim. puoli vuotta aktiivihoidon päättymisestä tai tämä suoritetaan puhelin/videokontaktina. Terveydenhuollon ammattihenkilö täydentää mittausmallin mukaiset asiantuntijamittaukset sekä käy läpi seurantamittauksen tulokset potilaan kanssa. Mikäli hoidon lopettamiskriteerit edelleen täyttyvät, hoitojakso päätetään.
Säännöt
Huomioita	Johto saa toimenpidekirjausten ja vaikuttavuuden yhdistelmätietoa potilasryhmittäin, joka mahdollistaa hoidon sisällön kehittämisen vaikuttavuustiedon perusteella. Toimenpide ja vaikuttavuustietoon yhdistettäviä tietoja ovat mm aika, hoitovaihe, diagnoosipääryhmät, ikäryhmät, sukupuoli, yksiköt palvelun toteuttaja, palvelumoodi, kotikunta ja maksaja. Liitteessä on graafilsia esmerkkejä esittämistavoista ja kertyvän normitiedon hyödyntämisestä.

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

13 KT004 Hallinnollinen päätös- ja muutoksenhakuprosessi

Hallinnollinen päätös- ja muutoksenhakuprosessi

Vireilletulo

Selvittäminen

Ratkaiseminen ja muutoksenhaku

Asiakas

1.2 Asiakas hakee palvelua/etuutta

4.1 Asiakas saa tiedon, että ilmoitus

aiheeton

5.1.1 Asiakas antaa lisäselvityksen

10. Asiakas saa

11. Vaatiiko

11.1 Asiakas tyytyy päätökseen

12. Asiakas toimittaa

myönteisen tai kielteisen

päätöksen

oikaisua?

Kyllä

oikaisuvaatimuksen

kunnalle

Viranomaistaho

5.1.2 Antaa lisäselvityksen

(esim. Kela, Vero, eläkelaitokset, terveydenhuolto)

7.1 Xxxxx xxxxxxxxx

9.1 Saa tiedon päätöksestä

Kyllä

Ilmoituksen tekijä

1.1 Tekee ilmoituksen/

pyynnön

Kyllä

3. Ottaa hakemuksen/ ilmoituksen/

pyynnön käsittelyyn

Palvelun järjestäjä

4. Onko ilmoitus aiheeton? Ei

5. Onko hakemuksessa/

ilmoituksessa/ Ei

pyynnössä

puutteita?

7. Onko tarvetta viranomaislausunnol Ei

6. Ottaa asian selvitykseen

le?

8. Arvioi hakemuksen/ ilmoituksen/

pyynnön

9. Tekee päätöksen ja antaa tiedoksi

15. Tekee tarvittaessa uuden päätöksen

oikaisuvaatimuksen tuloksen mukaisesti

Kyllä

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

2. Hakemus/i ilmoitus/pyyntö

tallentuu järjestelmään

Pyyntö

5.1 Asiakasta tiedotetaan lisäselvitys

tarpeesta ja/tai viranomaistahoilta pyydetään lisätietoja

7.2 Lausunto tallentuu

järjestelmään

Lausunto

Arvio

Laskelma Mittari

Päätös

Maksu

Maksusitoumus

13. Tieto oikaisuvaatimuksesta näkyy asiakas- ja

potilastietojärjestelmästä

14. Oikaisuvaatimuksen tulos näkyy asiakas- ja

potilastietojärjestelmässä

Hakemus

Lisäselvityspyyntö

Lisäselvitys

Palveluseteli

Ilmoitus

Suunnitelma

Tunniste	KT004
Käyttötapauksen nimi	Hallinnollinen päätös- ja muutoksenhakuprosessi
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, viranomaistaho, ilmoituksen tekijä, palvelunjärjestäjä, järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Ei esiehtoja
Toimintojen kulku
Ilmoituksen tekijä	1.1 Tekee ilmoituksen/pyynnön
Asiakas/potilas	1.2 Hakee palvelua/etuutta
Järjestelmä	2. Hakemus tai ilmoitus tallentuu järjestelmään Tavoitteena kokonaan sähköinen prosessi, mutta mahdollisuus myös manuaaliseen kirjaamiseen. Hakemus tai ilmoitus ja sen liitteet tallentuvat järjestelmässä työjonoon.
Palvelunjärjestäjä	3. Ottaa hakemuksen tai ilmoituksen käsittelyyn
Palvelunjärjestäjä	4. Onko ilmoitus aiheeton? Kyllä (kohtaan 4.1) Ei (kohtaan 5)
Asiakas	4.1 Saa tiedon, että ilmoitus aiheeton
Palvelunjärjestäjä	5. Onko hakemuksessa tai ilmoituksessa puutteita? Kyllä (kohtaan 5.1)
Palvelunjärjestäjä	5.1 Asiakasta tiedotetaan lisäselvitys tarpeesta ja/tai viranomaistahoilta pyydetään lisätietoja Viranomaistahoilta lisätietojen pyytämistä varten pitää olla asiakkaan suostumus ellei laki toisin määrää (esim. lastensuojelulaki). Asiakkaalta voidaan pyytää esim. lisäselvitystä tuloista ja varallisuudesta.
Asiakas/potilas	5.1.1 Antaa lisäselvityksen
Viranomaistaho	5.1.2 Antaa lisäselvityksen Viranomaistaho esim. Kela, Verohallinto, eläkelaitos tai terveydenhuollon yksikkö antaa lisäselvityksen päätöstä varten.
Palvelunjärjestäjä	6. Ottaa asian selvitykseen Tarkistetaan/päivitetään päätökseen osalliset.
Palvelunjärjestäjä	7. Onko tarvetta viranomaislausunnolle? Kyllä (kohtaan 7.1) Ei (kohtaan 8)
Viranomaistaho	7.1 Antaa lausunnon
Järjestelmä	7.2 Viranomaislausunto tallentuu järjestelmään
Palvelunjärjestäjä	8. Arvioi hakemuksen/ilmoituksen/pyynnön Palvelunjärjestäjä tekee palvelutarpeen arvioinnin ja suunnitelman ennen päätöksen tekoa. Kiirellisissä tilanteissa päätös tehdään kiireellisyyden arvioinnin jälkeen.
Palvelunjärjestäjä	9. Tekee päätöksen Päätöksen valmistelija ja päättäjä voivat olla eri henkilöitä. Järjestelmään tallennetaan erilaisia dokumentteja kuten arvio tilanteesta, päätös, maksusitoumus, maksu tai suunnitelma.

	Päätöksen tekijä ja toimeenpanija voivat olla eri henkilöitä.
Viranomaistaho	9.1 Saa tiedon päätöksestä Tieto päätöksestä menee niille henkilöille tai viranomaisille, joilla on tähän oikeus.
Asiakas	10. Asiakas saa myönteisen/kielteisen päätöksen Asiakas saa päätöksen ja siihen kuuluvat liitteet tiedoksi.
Asiakas	11. Vaatiiko oikaisua? Kyllä (kohtaan 12) Ei (kohtaan 11.1)
Asiakas	11.1 Asiakas tyytyy päätökseen
Asiakas	12. Asiakas toimittaa oikaisuvaatimuksen kunnalle
Järjestelmä	13. Tieto oikaisuvaatimuksesta näkyy asiakas- ja potilastietojärjestelmässä Tiedon lähteenä on kunnan asianhallintajärjestelmä
Järjestelmä	14. Tieto oikaisuvaatimuksen tuloksesta näkyy asiakas- ja potilastietojärjestelmässä Tiedon lähde on kunnan asianhallintajärjestelmä
Palveluntarjoaja	15. Tekee tarvittaessa uuden päätöksen oikaisuvaatimuksen tuloksen mukaisesti
Lopputulokset
Säännöt
Huomioita

14 KT022 Perheen/kotitalouden kokoonpanon tarkistaminen ja päivittäminen

Tunniste	KT022
Käyttötapauksen nimi	Perheen/kotitalouden kokoonpanon tarkistaminen ja päivittäminen
Xxxxxxxx(roolit)	Sosiaalityöntekijä, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, VRK Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot
Toimintojen kulku
Sosiaalihuollon työntekijä	1. Xxxxx selvittää perheen/kotitalouden kokoonpano
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	2. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä ehdottaa kotitalouteen kuuluvat henilöt ja heidän keskinäiset suhteet Asiakas- ja potilastietojärjestelmä päivittää henkilörekisteriä VRK:sta saamien henkilötietojen pohjalta. Järjestelmä tekee ehdotuksen erilaisten sääntöjen perusteella esim. jos henkilö täyttää 18 vuotta hänet erotetaan perheestä omaksi kotitaloudeksi toimeentulotuen näkökulmasta.
Sosiaalihuollon työntekijä	3. Tarkistaa ehdotuksen

Sosiaalihuollon työntekijä	4. Onko tiedoissa päivitettävää? Kyllä (kohtaan 5) Ei (kohtaan 6)
Sosiaalihuollon työntekijä	5. Lisää tai poista henkilö perhe-ehdotuksesta Lisättävä henkilö voi olla VRK tiedoista tai hänet voi lisätä manuaalisesti.
Sosiaalihuollon työntekijä	6. Tallenna perheen/kotitalouden kokoonpano
Lopputulokset
Säännöt
Huomioita

Liite B7 Käyttötapaukset

Versio 3.01

24.4.2015

15 KT016 Lastensuojeluasian vireilletulo ja lastensuojelutarpeen arviointi

Lastensuojeluasian vireilletulo ja lastensuojelutarpeen arviointi

7.1 Saa tiedon lastensuojeluilmoitu

ksen vastaanottamisesta

9.2 Saa tiedon lastensuojelutarpeen arvioinnin alkamisesta

10.2 Saa lastensuojelutarpeen arvioinnin yhteenvedon

12.2 Saa päätöksen

13.2 Saa asiakassuunnitelman

Lastensuojeluasian vireillepanija

1. Tee lastensuojeluilmoitu

s, pyyntö tai hakemus

2. Verkossa?

Kyllä

Perhe

3. Tee lastensuojeluilmoitu

s, pyyntö tai

9.3 Saa tiedon lastensuojelutarpeen arvioinnin alkamisesta

Ei hakemus muutoin

kuin verkossa

2.1 Kirjaa lastensuojeluilmoitus

verkossa

6.1 Arvioi kiireellisten

toimenpiteiden tarve

4. Kirjaa / skannaa lastensuojeluilmoitus, pyyntö tai hakemus

Sosiaalityöntekijä

järjestelmään

2.3 Saa tiedon lastensuojeluilmoiut

ksesta

6. Käy läpi taustoja

7. Ota yhteyttä perheeseen

8. Onko tarvetta lastensuojelutar

xxxx xxxxxxxxxxxx?

Kyllä

9. Tee lastensuojelutarpeen

arviointi

10. Kirjaa lastensuojelutarpeen

yhteenveto

11. Alkaako asiakkuus?

12. Kirjaa päätös lastensuojeuasiakkuuden

Kyllä

alkamisesta

13. Lapsen asiakassuunnitelman

tekeminen

8.1 Kirjaa loppumerkinnät

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Lastensuojeluilmoitus

2.2

Lastensuojeluilmoitus, pyyntö tai hakemus tallentuu järjestelmään, se arkistoidaan ja lastensuojeluasia tulee vireille

Ennakollinen lastensuojeluilmoitus

Pyyntö

5. Lastensuojeluilmoitus, pyyntö tai hakemus

tallentuu järjestelmään, se arkistoidaan ja lastensuojeluasia tulee vireille

Hakemus

8.2 Järjestelmään tallentuu kirjaus, että ilmoitus ei johtanut lastensuojelutarpeen

arviointiin

9.1 Arviointiin liittyvä dokumentointi

tallentuu järjestelmään

Lausunnot

10.1

Lastensuojelutarpeen arvioinnin yhteenveto tallentuu järjestelmään

Yhteenveto

11.1 Merkintä tallentuu

järjestelmään

12.1 Päätös tallentuu

järjestelmään

Päätös

13.1 Merkintä tallentuu

järjestelmään

Asiakassuunnitelma

Tunniste	KT016
Käyttötapauksen nimi	Lastensuojeluasian vireilletulo ja lastensuojelutarpeen arviointi
Xxxxxxxx(roolit)	Perhe, lastensuojeluasian vireillepanija, sosiaalityöntekijä, asiakas- ja potilastietojärjestelmä Perheellä tarkoitetaan lasta ja vanhempaa/huoltajaa tai muuta lapsesta huolta pitänyttä henkilöä. Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Tarve lapsen lastensuojelun tarpeen arvioimiselle
Toimintojen kulku
Lastensuojeluasian vireillepanija	1. Tee lastensuojeluilmoitus, pyyntö tai hakemus Lastensuojeluasia tulee vireille hakemuksesta tai pyynnöstä lastensuojelutarpeen arvioimiseksi tai lastensuojeluilmoituksesta. Syntymättömästä lapsesta voidaan tehdä ennakollinen lastensuojeluilmoitus. Ennakolliset lastensuojeluilmoitukset kirjataan huoltajan tietoihin, muut kirjataan lapsen tietoihin. Lapsen synnyttyä ennakollinen lastensuojeluilmoitus siirretään huoltajan tiedoista lapsen tietoihin. Lastensuojeluilmoituksen voi tehdä kuka tahansa. Ilmoitusvelvollisia ovat sosiaali- ja terveydenhuollon, lasten päivähoidon, opetustoimen, nuorisotoimen, poliisitoimen, rikosseuraamuslaitoksen, palo- ja pelastustoimen, koululaisten aamu- ja iltapäivätoimintaa harjoittavan yksikön ja seurakunnan tai muun uskonnollisen yhdyskunnan palveluksessa olevan sekä palveluksessa tai luottamustoimessa olevat henkilöt tai vastaavissa tehtävissä toimeksiantosuhteessa tai itsenäisinä ammatinharjoittajina toimivat henkilöt sekä kaikki terveydenhuollon ammattihenkilöt salassapitosäännösten estämättä. Yksityishenkilö voi tehdä lastensuojeluilmoituksen myös nimettömänä.
Lastensuojeluasian vireillepanija	2. Verkossa? Kyllä (kohtaan 2.1) Ei (kohtaan 3)
Lastensuojeluasian vireillepanija	2.1 Kirjaa lastensuojeluilmoitus, pyyntö tai hakemus verkossa Ilmoitusvelvolliset tekevät lastensuojeluilmoitukset pääsääntöisesti verkossa lastensuojeluilmoituslomakkeelle. Yksityishenkilöt tekevät lastensuojeluilmoituksen pääsääntöisesti verkossa, myös nimetön lastensuojeluilmoitus voidaan tehdä verkossa ilman, että ilmoittajan täytyy tunnistautua.

Järjestelmä	2.2 Lastensuojeluilmoitus, pyyntö tai hakemus tallentuu järjestelmään, se arkistoidaan ja lastensuojeluasia tulee vireille
Sosiaalityöntekijä	2.3 Saa tiedon lastensuojeluilmoituksesta, pyynnöstä tai hakemuksesta (kohtaan 6) Järjestelmä lähettää sosiaalityöntekijälle herätteen uudesta ilmoituksesta.
Lastensuojeluasian vireillepanija	3. Tee lastensuojeluilmoitus, pyyntö tai hakemus muutoin kuin verkossa Esimerkiksi puhelimitse, postitse tai asioimalla toimistolla. Ilmoitusvelvolliset tekevät kiirellisissä tapauksissa lastensuojeluilmoituksia myös puhelimitse (pääasiassa kuitenkin verkossa).
Sosiaalityöntekijä	4. Kirjaa tai skannaa lastensuojeluilmoituksen järjestelmään Sosiaalityöntekijä voi kirjata lastensuojeluilmoituksen tai skannata paperilomakkeelle tehdyn lastensuojeluilmoituksen järjestelmään. Järjestelmässä jo olevat tiedot tulevat esitäytettyinä lomakkeelle helpottaen sosiaalityöntekijän kirjaustyötä.
Järjestelmä	5. Lastensuojeluilmoitus, hakemus tai pyyntö tallentuu järjestelmään ja lastensuojeluasia tulee vireille Lastensuojeluilmoitus arkistoituu sähköisesti arkistolain mukaisesti.
Sosiaalityöntekijä	6. Käy läpi ilmoituksen, pyynnön tai hakemuksen tietoja ja lapsen/perheen taustatietoja Lastensuojeluilmoituksen lisäksi aikaisemmat asiakkaaseen ja samaan perheeseen kohdistuneiden ilmoitusten historia ja niihin liittyvät toimenpiteet näkyvät koontinäytöllä, josta voi porautua tarkempiin tietoihin. Sosiaalityöntekijä tarkistaa järjestelmästä asiakkaan ja hänen huoltajan aikaisempia merkintöjä ja asiakastietoja. Lastensuojelun sosiaalityöntekijällä on oikeus olla yhteydessä lapselle läheisiin henkilöihin, eri yhteisyötahoihin ja asianosaisiin ja saada heiltä tarvitsemansa tiedot lastensuojelutarpeen arvioinnin tekemiseksi. Mikäli ilmoitus on aiheeton lastensuojeluilmoitus voidaan tässä vaiheessa merkitä loppuunkäsitellyksi.
Sosiaalityöntekijä	6.1 Arvioi kiireellisten toimenpiteiden tarve Sosiaalityöntekijä tekee arvion, edellyttääkö lastensuojeluilmoitus kiireellisiä toimenpiteitä, mm. tarve kiireelliselle sijoitukselle (kuvattu erillisessä käyttötapauksessa). Arvio kiireellisten

	toimenpiteiden tarpeesta on tehtävä yhden vuorokauden sisällä ilmoituksen, pyynnön tai hakemuksen saapumisesta.
Sosiaalityöntekijä	7. Ota yhteyttä perheeseen Sosiaalityöntekijä on yhteydessä perheeseen (mm. puhelimitse, kirjeellä, asiakasportaalin kautta) informoidakseen perhettä saapuneesta lastensuojeluilmoituksesta tai varatakseen ajan ajan tapaamiseen. Sosiaalityöntekijä voi mm.varata ajan asiakasportaalin kautta tai tulostaa järjestelmästä postitettavan kutsun tapaamiseen. Sosiaalityöntekijä kirjaa tapaamisesta tai puhelusta merkintöjä järjestelmään. Tiedot tallentuvat järjestelmään rakenteisesti mahdollistaen niiden lähettämisen asianosaisille kokonaisuudessa tai valituilta osin.
Perhe	7.1 Perhe saa tiedon lastensuojeluilmoituksen vastaanottamisesta Tieto voi mennä kirjeitse, puhelimitse tai sähköisesti asiakasportaaliin.
Sosiaalityöntekijä	8. Onko tarvetta lastensuojelutarpeen arvioinnille? Sosiaalityöntekijä arvioi onko tarvetta lastensuojelutarpeen arvioinnin aloittamiselle. Kyllä (kohtaan 9) Ei (kohtaan 8.1) Xxxx velvoittaa päätöksen lastensuojelutarpeen arvioinnin aloittamisesta tapahtuvan seitsemän arkipäivän sisällä ilmoituksen, pyynnön tai hakemuksen vastaanottamisesta.
Sosiaalityöntekijä	8.1 Kirjaa loppumerkinnät Mikäli ilmoitus on aiheeton, lastensuojeluasia raukeaa.
Järjestelmä	a. Järjestelmään tallentuu kirjaus, että ilmoitus ei johtanut selvitykseen Lastensuojeluilmoitus ja siihen liittyvät merkinnät tallentuvat ilmoitusrekisteriin.
Sosiaalityöntekijä	9. Tee lastensuojelutarpeen arviointi ja kirjaa arviointiin kuuluvat dokumentit Lastensuojelutarpeen arviointiin kuuluu mm. yhteydenpitoa ja tapaamisia asianomaisten kanssa (perhe, muu läheisverkosto, viranomaisverkosto), lausuntojen pyytämistä eri viranomaistahoilta sekä yhteenvetotapaaminen. Lastensuojelutarpeen arvioinnin toteuttaminen vaihtelee riippuen eri tekijöistä, mm. lapsen ikä, tulosyy, vanhempien tilanne, aikaisemmat asiakkuudet. Kirjaukset tehdään sekä rakenteellisessa muodossa että vapaana tekstinä. Osa lastensuojelutarpeen arvioinnin dokumentaatiosta

	on muilta viranomaistahoilta pyydettyjä lausuntoja. Samoja kertomustietoja voidaan hyödyntää myös sisaruksille tehtävissä lastensuojelutarpeen selvityksissä. Lain mukaan lastensuojelutarpeen arvioinnin tulee valmistua kolmen kuukauden sisällä lastensuojeluilmoituksen saapumisesta.
Järjestelmä	9.1 Arviointiin liittyvä dokumentointi lastensuojelutarpeen arvioinnista tallentuu järjestelmään ja ne arkistoidaan Arviointiin liittyvä dokumentointi tallentuu järjestelmään lastensuojelutarpeen arvioinnin alle mukaan lukien muilta viranomaistahoilta pyydetyt lausunnot sekä lapsen/vanhempien portaaliin tekemät itsearvioinnit.
Perhe	9.2 Saa tiedon lastensuojelutarpeen arvioinnin alkamisesta Perhe saa tiedon lastensuojelutarpeen arvioinnin alkamisesta. Lapsi ja vanhemmat/huoltajat sekä muut asianosaiset osalistuvat arvioinnin tekemiseen mm. itsearvioinneilla, jotka voi tehdä myös sähköisesti asiakasportaalin kautta.
Ilmoituksen tekijä	9.3 Saa tiedon lastensuojelutarpeen arvioinnin alkamisesta Ilmoituksen tekijällä on tietyissä tapauksissa oikeus saada tieto lastensuojelutarpeen arvioinnin alkamisesta.
Sosiaalityöntekijä	10. Kirjaa lastensuojelutarpeen selvityksen yhteenveto Lastensuojelutarpeen arvioinnin yhteenvedossa voi hyödyntää järjestelmään tehtyjä aikaisempia kirjauksia.
Järjestelmä	10.1 Lastensuojelutarpeen arvioinnin yhteenveto tallentuu järjestelmään
Perhe	10.2 Saa lastensuojelutarpeen arvioinnin yhteenvedon Perhe vastaanottaa yhteenvedon joko sähköisesti asiakasportaaliin tai muulla tavoin (mm. postitse).
Sosiaalityöntekijä	11. Alkaako asiakkuus? Kyllä (kohtaan 12) Ei (kohtaan 11.1) Mikäli lapsella todetaan lastensuojelutarpeen arvioinnin jälkeen tarvetta lastensuojelun palveluille ja tukitoimille lapsen asiakkuus alkaa. Mikäli tarvetta lastensuojelun palveluille ja tukitoimille ei ole lastensuojelun asiakkuutta ei synny.
Järjestelmä	11.1. Merkintä tallentuu järjestelmään Järjestelmään tallentuu merkintä lastensuojelutarpeen arvioinnin päättymisestä ja siitä, että lastensuojelun asiakkuutta ei aloiteta.
Sosiaalityöntekijä	12. Kirjaa päätös

	Sosiaalityöntekijä kirjaa päätöksen lastensuojeluasiakkuuden alkamisesta.
Järjestelmä	12.1 Päätös tallentuu järjestelmään
Perhe	12.2 Saa päätöksen Perhe vastaanottaa päätöksen joko sähköisesti asiakasportaaliin tai muulla tavoin (mm. postitse).
Sosiaalityöntekijä	13. Lapsen asiakassuunnitelman tekeminen Kuvataan erillisessä Suunnitelma - käyttötapauksessa
Järjestelmä	13.1 Asiakassuunnitelma tallentuu järjestelmään
Perhe	13.2 Saa asiakassuunnitelman Xxxxx vastaanottaa asiakassuunnitelman joko sähköisesti asiakasportaaliin tai muulla tavoin (mm. postitse).
Huomioita	Käyttötapauksessa on otettu huomioon sosiaalihuolto- ja lastensuojelulain muutokset, jotka astuvat voimaan 1.4.2015

Huostaanottopäätös ja sijoitus

Huostaanottotarve

4.2 Vastaanottaa

kuulemispyynnön todisteellisesti tiedoksiannettuna

10.2 Vastaanottaa

päätöksen todisteellisesti tiedoksiannettuna

8. Osallistuvat

kuulemistilaisuuteen

9. Vastustaako perhe

huostaanottoa?

2. Valmistelee

huostaanotto- ja sijoituspäätöstä

4. Pyytää

asiantuntijoilta lausuntoja ja kutsuu asianosaiset kuulemistilaisuutee n

6. Tutustuu

lausuntoihin, liittää päätösehdotukseen muita järjestelmässä olevia asiakirjoja

10. Tekee

päätöksen huostaanotosta ja sijaishuoltoon sijoittamisesta

7. Varaa alustava

sijaishuoltopaikka

Kyllä

11. Tekee

huostaanottohakemuksen hallinto-oikeudelle

10.1 Päätös

tallentuu järjestelmään

3. Tarkistaa lapsen

juridiset asianosaiset

4.1 Pyyntö tallentuu

järjestelmään

5.1 Lausunto

tallentuu järjestelmään

Kuulemispyyntö

Lausunto

Kuulemisasiakirja

Päätös

Huostaanottoakemus

hallinto-oikeudelle

Lausuntopyyntö

4.3 Vastaanottaa 5. Antaa

lasuntopyynnön asiantuntijalausunn

7.1. Vastaanottaa

paikkavarauksen

10.3 Saa tiedon päätöksestä

6.1. Muodostaa listan

huostaanottopäätök sen liitteistä

8.1

Kuulemisasiakirja tallentuu järjestelmään

11.1 Hakemus tallentuu

järjestelmään

Muu viranomaistaho

Sijaishuoltopaikka

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Sosiaalityöntekijä(t)

Perhe

16 KT007 Huostaanottopäätös ja sijoitus

Tunniste	KT007
Käyttötapauksen nimi	Huostaanottopäätös ja sijoitus
Xxxxxxxx(roolit)	Sosiaalityöntekijä(t), perhe, muu viranomaistaho, sijaihuoltopaikka, asiakas- ja potilastietojärjestelmä Sosiaalityöntekijällä tarkoitetaan tässä lapsen asioista vastaavaa sosiaalityöntekijää, hänen työpariaan ja henkilöä, jolle päätöksenteko huostaanottoasiassa on delegoitu. Perheellä tarkoitetaan lasta ja hänen vanhempiaan/huoltajiaan sekä muita asiaan osallisia (mm. muu lapsesta huolta pitänyt henkilö). Muulla viranomaistaholla tarkoitetaan lastensuojelun ulkopuolisia asiantuntijoita, jotka kuuluvat lapsen verkostoon (mm. opettaja, lastenpsykiatri). Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Tarve huostaanotolle

Toimintojen kulku
Perhe	1.Tarve huostaanottoon ja sijoitukseen
Sosiaalityöntekijä	2. Valmistelee huostaanotto- ja sijoituspäätöstä Huostaanotolle on oltava lain mukaiset edellytykset (Lastensuojelulaki 40§): Puutteet lasten huolenpidossa tai muut kasvuolosuhteet uhkaavat vakavasti vaarantaa lapsen terveyttä tai kehitystä tai lapsi vaarantaa terveyttään tai kehitystään käyttämällä päihteitä, tekemällä muun kuin vähäisenä pidettävän rikollisen teon tai muulla niihin rinnastettavalla käyttämisellään ja avohuollon tukitoimet eivät ole lapsen edun mukaisen huolenpidon toteuttamiseksi sopivia tai mahdollisia taikka jos ne ovat osoittautuneet riittämättömiksi ja sijaishuollon arvioidaan olevan lapsen edun mukaista. Huostaanottotarpeeseen voidaan joutua esimerkiksi kiireellisen sijoittamisen myötä. Huostaanottopäätöstä valmistelee aina kaksi työntekijää.
Järjestelmä	3. Tarkistaa lapsen juridiset asianosaiset VRK:n tietojen pohjalta järjestelmä kertoo lapsen huoltajat ja vanhemmat. Myös muita asianosaisia voi olla, joita pitää kuulla huostaanottoasiassa, mm. henkilö, jonka hoidossa tai kasvatuksessa lapsi on tai on välittömästi ennen huostaanoton valmistelua ollut.
Sosiaalityöntekijä	4. Pyytää asiantuntijalausunnot ja kutsuu asianosaiset kuulemistilaisuuteen Kuulemispyyntö tulee toimittaa asianosaisille todisteellisesti tiedoksiannettuna riittävän ajoissa ennen kuulemistilaisuutta (väh.14 vrk). Sosiaalityöntekijä voi tarvittaessa pyytää myös lapsen terveydentilan tarkastamista.
Järjestelmä	4.1 Pyyntö tallentuu järjestelmään
Perhe	4.2 Vastaanottaa kuulemispyynnön todisteellisesti tiedoksiannettuna Asiakas voi saada kuulemispyynnön joko sähköisesti portaaliin tai muilla tavoin todisteellisesti tiedoksiannettuna.
Muu viranomaistaho	4.3 Vastaanottaa lausuntopyynnön Asiantuntija vastaanottaa lausuntopyynnön sähköisesti järjestelmän kautta tai muilla tavoin.
Muu viranomaistaho	5. Antaa asiantuntijalausunnon Asiantuntija antaa kirjallisen lausunnon (sähköinen/paperilla).
Järjestelmä	5.1 Lausunto tallentuu järjestelmään
Sosiaalityöntekijä	6. Tutustuu lausuntoon, liittää päätösehdotukseen myös muita järjestelmässä olevia asiakirjoja Asiakirjojen liittäminen myös skannaamalla on mahdollista

Järjestelmä	6.1 Muodostaa listan huostaanottopäätöksen liitteistä Sosiaalityöntekijä voi vielä muokata järjestelmän muodostamaa listaa.
Sosiaalityöntekijä	7. Varaa alustava sijaishuoltopaikka Sosiaalityöntekijä näkee vapaat sijaishuoltopaikat ja voi varata niistä paikan lapselle. Isoissa kunnissa pysyvän sijaishuoltopaikan valinta voi kuulua asiakasohjausryhmälle, mutta huostaanoton ja sijaishuoltopaikan valintaan liittyvän valmistelun tekee lapsen asiasta vastaava sosiaalityöntekijä.
Sijaishuoltopaikka	7.1 Vastaanottaa paikkavarauksen Paikkavaraus välittyy sijaishuoltopaikalle sähköisesti järjestelmän kautta.
Perhe ja sosiaalityöntekijä(t)	8. Osallistuvat kuulemistilaisuuteen Asianosaisia kuullaan huostaanottoasiassa.
Järjestelmä	8.1 Kuulemisasiakirja tallentuu järjestelmään
Perhe	9. Vastustaako perhe huostaanottoa? Huostaanottopäätös perustuu suostumukseen, jos huoltajat ja yli 12-vuotta täyttänyt lapsi eivät vastusta huostaanottoa. Mikäli joku huoltajista tai yli 12-vuotias lapsi vastustaa huostaanottoa, asian ratkaisee hallinto- oikeus. Ei (kohtaan 10) Kyllä (kohtaan 11)
Sosiaalityöntekijä	10. Tekee päätöksen huostaanotosta ja sijaishuoltoon sijoittamisesta Huostaanotto perustuu lastensuojelulain lastensuojelulaki 43§:ään. Päätöksenteko on delegoitu kunnissa päättävälle viranomaiselle. Huostaanottopäätöksen valmistelija ja päätöksentekijä on aina eri henkilö.
Järjestelmä	10.1 Päätös tallentuu järjestelmään
Perhe	10.2 Vastaanottaa päätöksen Asiakas voi saada huostaanottopäätöksen joko sähköisesti portaaliin tai muilla tavoin todisteellisesti tiedoksiannettuna.
Sijaishuoltopaikka	10.3 Saa tiedon päätöksestä Huostaanottopäätös menee tiedoksi lapsen sijaishuoltopaikalle sähköisesti.
Sosiaalityöntekijä	11. Tekee huostaanottohakemuksen hallinto- oikeudelle Lastensuojelulain 44§ määrittelee, mitä viranhaltijan hallinto-oikeudelle tekemän huostaanottohakemuksen tulee sisltää. Sijoitus voidaan toimeenpanna. HaO ratkaisee asian joko esityksen mukaisesti, jolloin hakemus muuttuu päätökseksi. Xxx XxX ratkaisee ehdotuksen vastaisesti hakemus raukeaa.
Järjestelmä	11.1 Hakemus tallentuu järjestelmään

Kiireellinen sijoitus (lastensuojelulain mukainen)

1. Kiireellisen

sijoituksen tarve

5. Kertoo

mielipiteen

7.2 Vastaanottaa

päätöksen

2. Saa tiedon

tarpeesta arvioida kiireellisen sijoituksen tarve

3. Arvioi kiireellisen

sijoituksen tarpeen

4. Ottaa yhteyttä

perheeseen ja selvittää asiaan osallisten mielipiteet

5. Kirjaa

asianosaisten mielipiteet

6. Varaa

sijaishuoltopaikan

7. Kirjaa päätöksen

kiireellisestä sijoittamisesta

7.1 Päätös tallentuu

järjestelmään

Päätös

Lastensuojeluilmoitus

7.3 Saa tiedon

päätöksestä

6.1 Vastaanottaa paikkavarauksen

5.1 Mielipiteet tallentuvat järjestelmään

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Sijoituspaikka

Sosiaalityöntekijä

Perhe

17 KT009 Kiireellinen sijoitus (lastensuojelulain mukainen)

Tunniste	KT009
Käyttötapauksen nimi	Kiireellinen sijoitus
Xxxxxxxx(roolit)	Asianosaiset, sosiaalityöntekijä, järjestelmä Asianosaisilla tarkoitetaan lasta ja hänen vanhempiaan/huoltajiaan. Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	On tarve kiireelliselle sijoitukselle
Toimintojen kulku
Sosiaalityöntekijä	1.Tekee arvioinnin kiireellisen sijoituksen tarpeesta Sosiaalityöntekijä arvioi kiireellisen sijoituksen tarpeen. Lapsi voidaan sijoittaa kiireellisesti (lastensuojelulaki 38§), jos hän on välittömässä vaarassa tai muutoin kiireellisen sijoituksen ja sijaishuollon tarpeessa.

Sosiaalityöntekijä	2. Xxxxx yhteyttä asianosaisiiin ja selvittää heidän mielipiteen Sosiaalityöntekijä ottaa yhteyttä asianosaisiin tarkistaakseen heidän mielipiteensä kiireellisestä sijoittamisesta
Asianosainen	3. Kertoo mielipiteen
Sosiaalityöntekijä	4. Kirjaa asianosaisten mielipiteet järjestelmään
Sosiaalityöntekijä	5. Kirjaa päätöksen kiireellisestä sijoituksesta Asianosaisten mielipiteet tulevat esitäytettyinä päätöstekstiin, jossa niitä voi vielä muokata. Päätöksen kirjaamista tukevat myös fraasitekstit, jotka sisältävät esim. sijoituksen perusteita. Päätös tallentuu järjestelmään.
Asianosainen	6. Vastaanottaa päätöksen Asiakas voi saada päätöksen sähköisesti portaalin kautta tai muulla tavoin todisteellisesti tiedoksiannettuna
Säännöt
Huomioita

Toimeentulotuen päätös

1. Asiakas hakee

päätöstä toimeentulotuesta

6.2 Asiakas antaa

lisäselvityksen

12. Asiakas tai asiakkaan

edustaja saa toimeentulotukipäätöks en liitteineen

4. Ottaa

xxxxxxxxxx käsittelyyn

5. Tarkistaa

perheen/ kotitalouden kokoonpanon

6. Onko

hakemuksessa puutteita?

7. Tekee tulo- ja 8. Kirjaa

menolaskelman asiakaskertomuksen

9. Kirjaa

päätöksen toimentulotuesta

9.1. Kirjaa

päätökseen liittyvän maksatuksen

10. Kirjaa päätökseen

tiedoksiantotavan

Kyllä

9.2. Kirjaa päätökseen

liittyvän tilastoinnin

2. Hakemus 3.Hakemus 5.1. Perheen/ liitteineen kotitalouden

tallentuu siirtyy kokoonpano

järjestelmään jonoon tallentuu

6.1 Asiakasta

tiedotetaan lisäselvitys tarpeesta

Tulo-ja

menolaskelma

Arvio

Suunnitelma

11.Päätös tallentuu. Päätös

lähetetään.

Toimeentulotukipäätös

Tiedoksianto

lisäselvityspyyntö

Toimeentulotukihakemus

Liite

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Työntekijä

Asiakas

18 KT025 Toimeentulotuen päätös

Tunniste	KT025
Käyttötapauksen nimi	Toimeentulotuen päätös Tässä käyttötapauksessa kuvataan toimeentulotuen päätösprosessi. Käyttötapauksessa ei kuvata toimeentulotukeen liittyvää perintää, eikä maksatuksia, niistä ovat omat käyttötapaukset. .
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, Työntekijä, Asiakas- ja potilastietojärjestelmä
Esiehdot	Asiakkaalla on tarve hakea toimeentulotukea. Toimeentulotuen tarve voi koskea koko kotitaloutta.
Toimintojen kulku
Asiakas	2. Asiakas hakee päätöstä toimeentulotuesta Päätöksenhakutapoja ovat esimerkiksi sähköinen asiointi, kirjallinen tai puhelimitse. Asiakas voi toimittaa tai viranhaltija voi liittää hakemukseen erillisiä liitteitä myös jälkikäteen.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	3. Hakemus liitteineen tallentuu järjestelmään Tavoitteena kokonaan sähköinen prosessi, mutta mahdollisuus myös manuaaliseen kirjaamiseen. Hakemus ja sen liitteet tallentuvat järjestelmään ja ne näkyvät jonosääntöjen mukaisesti tietyn työntekijän/työtiimin työjonossa. Manuaalisesti saapunut hakemus liitteineen on mahdollista skannata asiakkaan hakemustietoihin.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	4. Hakemus siirtyy jonoon Xxxxx ominaisuuksiin kirjattu säännöt, jolla se ohjaa sen oikealle taholle, esim. tiettyyn tiimiin. Säännöt voivat liittyä hakijan iän tarkistukseen,

	hakijan asuinkunnan tarkistukseen, onko ensimmäinen hakemus jne.
Työntekijä	5. Ottaa hakemuksen käsittelyyn Hakemuksen ottaa käsittelyyn viranhaltija. Päättäjä voi määräytyä esim sen mukaan onko kyseessä perus-, täydentävän tai ehkäisevän toimeentulotuen päätös. Palvelunjärjestäjä tarkistaa kuuluuko asiakas palvelun piiriin Hakemuksen 1. käsittelijä voi olla myös jononhoitaja, joka ohjaa hakemuksen eteenpäin "oikealle" käsittelijälle
Työntekijä	6. Tarkistaa perheen/kotitalouden kokoonpanon Täydentää/korjaa järjestelmän perustiedot tarvittaessa ja valitsee kokoonpanon, jolle laskelma tehdään ja jotka ovat päätöksen osallisia (joita päätös koskee).
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	5.1. Perheen/kotitalouden kokoonpano tallentuu Väestörekisteritieto henkilön perustiedoista ohjaa tarkistamista ja kokoonpanon tallentamista. Kuten samassa osoitteessa asuvat, perhesuhteet, ikä jne.
Työntekijä	7. Onko hakemuksessa puutteita? Kyllä (kohtaan 6.1) Ei (kohtaan 7)
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	6.1 Asiakasta tiedotetaan lisäselvitystarpeesta Asiakkaalle lähetetään lisäselvityspyyntö, joka myös tallentuu järjestelmään. Lisäselvityspyyntö lähetetään postitse, suullisesti, puhelimitse tai välitetään sähköiseen asiointipalveluun.
Asiakas	6.2 Asiakas antaa lisäselvityksen Järjestelmään tallentuu toimeentulotukihakemuksen lisäselvitys (asiakkaan viesti ja/tai liitetiedostoja). Päätöksen valmistelija tallentaa/skannaa lisäselvityksen järjestelmään tai se tulee portaalin kautta. Jos tallentaja/skannaaja on eri kuin valmistelija tai selvitys tulee asioinnista, valmistelija saa herätteen työjonoonsa saapuneesta lisäselvityksestä. Lisäselvitys voi olla useita erillisiä dokumentteja.
Palvelun järjestäjä	8. Tekee tulo- ja menolaskelman Toimeentulotukilaskelmassa huomioidaan perhekokoonpanosta valitut päätöksen osalliset, jotka käyttäjä tallensi järjestelmään
Työntekijä	8. Kirjaa asiakaskertomuksen tietoja
Työntekijä	9. Kirjaa päätöksen toimeentulotuesta

	Päätöksen valmistelija ja päätöksen tekijä voivat olla eri henkilöitä. Jos päätökseen liittyy perintää, se kirjataan myös (rakenteisesti). Päätös voi olla myönteinen tai kielteinen. Sillä voidaan myös evätä osittain asiakkaan hakema etuus. Suositeltava rakenne päätöksessä on, että siihen on kirjattu asiakkaan hakemat etuudet (järjestelmä välittää ne tähän hakemukselta) ja mitä on päätetty niiden suhteen. Jos päätökseen liittyy perintä, se on kuvattu käyttötapauksessa KT027
Työntekijä	9.1. Kirjaa päätökseen liittyvän maksatuksen Toimeentulotuen päätös sisältää tyypillisesti eri tavoin maksettuja etuuksia: maksu asiakkaalle, maksetaan lasku asiakkaan puolesta ja myönnetään asiakkaalle maksusitoumus esim. lääkehankintoihin. (Maksatuksesta ovat omat käyttötapaukset.). Kirjaaja voi olla eri työntekijä. Maksatuksen kirjaamisoikeudet on usein rajattu pois päätöksentekijältä.
Työntekijä	9.2. Kirjaa päätökseen liittyvän tilastoinnin Päätöksiin liittyen on organisaatiokohtaisia ja kansallisia tilastointivaateita, joita on kuvattu erillisissä dokumenteissa. Järjestelmän on ohjattava tilastointia niin, että se muodostuu mahdollisimman pitkälti integroituna päätösprosessiin ja hyödyntäen siinä jo kerättäviä tietoja.
Työntekijä	10. Kirjaa päätökseen tiedoksiantotavan
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	11. Päätös tallentuu. Päätös lähetetään. Toimeentulotukipäätös liitteineen tallentuu järjestelmään. Päätöksen tulee pysyä muuttumattomana. Päätös lähetetään tiedoksi asiakkaalle sitä kanavaa pitkin, jonka työntekijä päätökselle tallensi. Päätöksen lähettämispäivämäärä (tiedoksianto) tallentuu.
Lopputulokset	12. Asiakas tai hänen edustajansa saa tiedon toimeentulotukipäätöksestä Yleensä kirjallisesti, postitse tai asiointiportaaliin

Talous- ja velkaneuvonta

1. Asiakkaalla on

talous- ja velkaneuvonnan tarve

2. Asiakas

varaa ajan

Asiakkuus alkaa

7. Ohjaus sosiaalisen

luoton hakemiseen

3. Sopivan

ajan etsiminen ja varaaminen

5. Tapaa

asiakkaan.

8.. Ohjaus ja

neuovonta

12. Sovitaan jatkosta

9. Velkajärjeste- 9.1. Velkajärjestelyn

lyhakemuksessa hakeminen avustaminen

10. TAKUU-sätiön takaushakemuksessa

avustaminen

6. Tapaamisen

tiedot tallentuvat järjestelmään

11..Maksuvara-

laskelmat

Kertomustieto

3.1.

Ajanvaraus tallentuu järjestelmään

Suunnitelma

Kertomustieto

Ajanvarauskirje

Kertomustieto

Maksuvaralaskelma

8.2. Ohjaus ja neuvonna jatkokäynnit

8.1. Ohjaus ja neuvonna jatkokäynnit

7.1. Sosiaalisen luoton hakeminen

4. Asiakas saa ajanvarauskirjeen

ja tarvittavat lisätiedot

Asiakas-ja

potilastietojärjestelmä

Talous- ja velkaneuvoja

Asiakas

19 KT034 Talous- ja velkaneuvonta

Tunniste	KT034
Käyttötapauksen nimi	Talous- ja velkaneuvonta
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas, talous- ja velkaneuvoja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	1.Asiakkaalla on talous- ja velkaneuvonnan tarve
Toimintojen kulku
Asiakas	2.Asiakas varaa ajan. Ajanvaraus voi tapahtua esim. asiakasportaalin kautta.
Talous- ja velkaneuvoja	3.Sopivan ajan etsiminen ja varaaminen
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	3.1.Ajanvaraus tallentuu järjestelmään
Asiakas	4.Asiakas saa ajanvarauskirjeen ja käynnillä tarvittavat lisätiedot
Talous- ja velkaneuvoja	5.Tapaa asiakkaan Asiakkuus alkaa.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	6.Tapaamisen tiedot tallentuvat järjestelmään Asiakaskertomustietoja kirjataan tapaamisten yhteydessä. Kirjauksessa kuvataan ajankohta ja tapaamisen keskeinen sisältö.
Talous- ja velkaneuvoja	7.Ohjaus sosiaalisen luoton hakemiseen Asiakas ohjataan hakemaan sosiaalista luottoa.
Talous- ja velkaneuvoja	8.Ohjaus- ja neuvonta Asiakas jatkaa ohjaus- ja neuvontakäyntejä talous- ja velkaneuvonnassa.Jatkokäynnit sovitulla tavalla talous ja velkaneuvonnassa.
Talous- ja velkaneuvoja	9.Velkajärjestelyhakemuksessa avustaminen Talous- ja velkaneuvoja avustaa asiakasta velkajärjestelyhakemuksen tekemisessä. Asiakkaan maksuvara arvioidaan laskelmalla.
Talous- ja velkaneuvoja	10. TAKUU-säätiön takaushakemuksessa avustaminen Asiakasta avustetaan hakemuksen teossa. Asiakkaan maksuvara arvioidaan laskelmalla.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	11. Maksuvaralaskelmat Järjestelmään tallentuvat maksuvaralaskelmat.
Talous- ja velkaneuvoja	12. Asiakkaan kanssa sovitaan jatkosta Asiakkaan tilanteen mukaan ohjaus- ja neuvonta jatkuu talous- ja velkaneuvonnassa tai hänet ohjataan muihin palveluihin.

1. Tarve asioida

2. Varattu aika?

Kyllä

3. Saapuuko

toimipisteeseen

Kyllä

5.1. Vastaanottaa

kustannusarvion

9. Vastaanottaa

laskun

Kustannusarvio

7. Muodostaa

laskun

6.2 Siirrä hinnoitellut tapahtumat laskutukseen

8. Maksukaton

päivitys

6.1 Tuotteista ja

hinnoittele

(sääntömoottori)

3.1 Asiakkaalle

muodostuu

laskutustapahtuma peruuntamattomasta poisjäännistä

4. Saapuu

toimipisteeseen

Phase

Asiakas asioi omassa kunnassa (käynti- ja toimenpideperusteinen lasku)

5. Kirjaa käyntiin liittyviä tietoja,

tekee mahdollisesti kustannusarvion

Organisaation Taloushallinnon järjestelmä

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Palvelun- tuottaja

Asiakas/potilas

20 KT011 Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, käynti- ja toimenpideperusteinen lasku

Tunniste	KT011
Käyttötapauksen nimi	Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, käynti- ja toimenpideperusteinen lasku
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntuottaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, organisaation laskutusjärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakkaalla/potilaalla on tarve asioida.
Toimintojen kulku
Asiakas/potilas	1. Tarve asioida Asiakkaalla on tarve käyttää kotikuntansa palveluita kuten esim. terveyskeskuksen tai suunterveyden käynti (ei muodostu kuntalaskua).
Asiakas/potilas	2. Varattu aika? Onko kyseessä varattu aika vai saapuuko asiakas esim. päivystykseen? • Kyllä (kohtaan 3) • Ei (kohtaan 4)
Asiakas/potilas	3. Saapuuko toimipisteeseen?

	Jos asiakkaalla/potilaalla on varattu aika palvelua varten eikä hän ole peruuttanut sitä, saapuuko hän sovittuna aikana toimipisteeseen? • Kyllä (kohtaan 4) • Ei (kohtaan 3.1)
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	3.1 Asiakkaalle muodostuu laskutustapahtuma peruuttamattomasta poisjäännistä Ennen laskun muodostusta järjestelmä tarkistaa mahdollisen esim. alkaneen hoitojakson. Jos hoitojakso on alkanut laskua ei synny. Mikäli muodostunut lasku on aiheeton, se voidaan merkitä peruutettavaksi Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä, josta tieto välittyy organisaation laskutusjärjestelmään (hyvityslasku).
Asiakas/potilas	4. Saapuu toimipisteeseen Asiakas/potilas saapuu hoitoon
Palveluntuottaja	5. Kirjaa käyntiin liittyviä tietoja, tekee mahdollisesti kustannusarvion Palveluntuottaja kirjaa käyntisuoritteita ja toimenpiteitä Asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Lisäksi laskutustapahtumia voi syntyä myös muista käyntiin liittyvistä tapahtumista esim. ateriamaksut, todistukset. Palveluntuottaja voi tehdä asiakkaalle/potilaalle kustannusarvion esim. hammashoidon kustannuksista. Arvio tallentuu Asiakas- ja potilastietojärjestelmään.
Asiakas/potilas	5.1 Vastaanottaa kustannusarvion
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	6.1 Tuotteistaa ja hinnoittelee (sääntömoottori) 6.2 Siirtää hinnoitellut tapahtumat laskutukseen Muodostaa laskutustapahtumia käyntisuoritteiden ja toimenpiteiden sekä erilaisten sääntöjen kuten maksukaton perusteella. Osa suoritteista laskutetaan takautuvasti esim. kerran kuussa. Kun suoritteet siirtyvät organisaation laskutusjärjestelmän käsiteltäväksi, suoritteiden tiedot (osa)lukitaan Asiakas- ja potilasjärjestelmässä, jotta niitä ei pääse muuttamaan kesken laskutusprosessin. Järjestelmästä voi tarvittaessa muodostaa ns. heti-laskun asiakkaalle esim. ulkomaalaista varten. Mikäli muodostunut lasku on aiheeton, se voidaan merkitä peruutettavaksi Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä, josta tieto välittyy organisaation laskutusjärjestelmään (hyvityslasku).
Organisaation laskutusjärjestelmä	7. Muodostaa laskun Kuntien laskutusjärjestelmät muodostavat asiakkaille/potilaille tai muille asianosaisille lähtevät laskut Asiakas- ja potilastietojärjestelmän lähettämän laskutusaineiston pohjalta.
Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä	8. Maksukaton päivitys

Asiakas/Potilas	9. Vastaanottaa laskun Asiakas voi myös seurata portaalissa omia laskutustietoja. Maksukaton vuosikohtainen kertymätiedot sekä tieto laskun maksamisesta (maksusuoritus) tai maksamatta jättämisestä näkyvät Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä (ei kuvattu tässä käyttötapauksessa).
Lopputulokset	Xxxxx, päivitetty maksukaton kertymä, kustannusarvio, maksusuoritus
Säännöt
Huomioita	Tuotekatalogi, Hinnasto, Sääntömoottori

1. Tarve asioida

2. Onko kyseessä

hoito- vai sijoituspäätös

Sijoituspäätös

4. Onko hoito/

palvelujakso tulo- tai

varallisuussidonnainen?

Kyllä

Herätteet

Tuloselvitys

Asiakasmaksu-

päätös

Sijoituspäätös

9. Muodostaa laskun

9.1. Maksukaton päivitys

8.2 Siirrä hinnoitellut tapahtumat laskutukseen

5. Tekee asiakkaalle maksukyvyn mukainen päätöksen

3. Tekee asiakkaalle

sijoituspäätöksen

Hoitopaikan

järjestäminen

7.1 Uloskirjaus

7. Sisäänkirjaa asiakas hoito/ palvelujaksolle

Hoitopäätös

10. Vastaanottaa laskun

6. Saapuu hoito/ palvelujaksolle

Phase

Asiakas asioi omassa kunnassa (lyhytaikainen)

8.1 Tuotteista ja hinnoittele

(sääntömoottori)

Organisaation laskutus- järjestelmä

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Palveluntarjoaja/-tuottaja

Asiakas/potilas

21 KT012 Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, lyhytaikainen

Tunniste	KT012
Käyttötapauksen nimi	Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, lyhytaikainen
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja/-tuottaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, organisaation laskutusjärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakkaalla on tarve asioida
Toimintojen kulku
Asiakas/potilas	1. Tarve asioida Asiakkaalla on tarve käyttää kotikuntansa palveluita kuten esimerkiksi katkaisuhoitoa tai muuta lyhytaikaista hoitoa tai palvelua.
Palveluntarjoaja	2. Onko kyseessä hoito- vai sijoituspäätös? • Sijoituspäätös (kohtaan 3) • Hoitopäätös (kohtaan 6)

Palveluntarjoaja	3. Tekee asiakkaalle sijoituspäätöksen Sijoituspäätös tallentuu asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Päätös lähtee automaattisesti myös asiakkaalle ja muille asianosaisille. Päätöksestä lähtee myös heräte esim. laskutusta hoitavalle yksikölle.
Palveluntarjoaja	4. Onko hoito/palvelujakso tulo- tai varallisuussidonnainen? • Kyllä (kohtaan 5) • Ei (kohtaan 6)
Palveluntarjoaja	5. Tekee asiakkaalle maksukyvyn mukaisen päätöksen Palveluntarjoaja tekee asiakkaalle/potilaalle tuloselvityksen sekä asiakasmaksupäätöksen.
Asiakas/potilas	6. Saapuu hoito/palvelujaksolle
Palveluntuottaja	7. Sisäänkirjaa asiakkaan/potilaan hoito/palvelujaksolle Lyhytaikainen hoitojakso on määräaikainen, yleensä max. 3 kk pituinen. Tämän jälkeen on tehtävä arvio muuttuuko hoito/palvelujakso pitkäaikaiseksi (ks. erillinen käyttötapaus). 7.1 Uloskirjaa asiakkaan/potilaan
Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä	8.1 Tuotteistaa ja hinnoittelee (sääntömoottori) 8.2 Siirtää hinnoitellut tapahtumat laskutukseen Asiakas- ja potilastietojärjestelmä muodostaa laskutustapahtumia päätöksen, hoitopäivien sekä erinäisten sääntöjen esim. maksukaton perusteella. Osa suoritteista laskutetaan takautuvasti esim. kerran kuussa. Kun suoritteet siirtyvät organisaation laskutusjärjestelmän käsiteltäväksi, suoritteiden tiedot (osa)lukitaan Asiakas- ja potilasjärjestelmässä, jotta niitä ei pääse muuttamaan kesken laskutusprosessin. Mikäli muodostunut lasku on aiheeton, se voidaan merkitä peruutettavaksi Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä, josta tieto välittyy organisaation laskutusjärjestelmään (hyvityslasku).
Organisaation laskutusjärjestelmä	9. Muodostaa laskun Kuntien laskutusjärjestelmät muodostavat asiakkaille/potilaille tai muille asianosaisille lähtevät laskut Asiakas- ja potilastietojärjestelmän lähettämän laskutusaineiston pohjalta.
Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä	9.1 Maksukaton päivitys
Asiakas/potilas	10. Vastaanottaa laskun Asiakas voi myös seurata portaalissa omia laskutustietoja.

	Maksukaton vuosikohtainen kertymätiedot sekä tieto laskun maksamisesta (maksusuoritus) tai maksamatta jättämisestä näkyvät Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä (ei kuvattu tässä käyttötapauksessa).
Lopputulokset	Xxxxx, päivitetty maksukaton kertymä, maksusuoritus, päätökset, herätteet
Säännöt
Huomioita	Tuotekatalogi, Hinnasto, Sääntömoottori

Asiakas asioi omassa kunnassa (pitkäaikainen)

Phase

1. Tarve asioida

4. Asiakas siirtyy

pitkäaikaiseen

hoitoon

(laitoshoito) tai palveluun

9. Vastaanottaa

laskun

2. Hoito vai

sijoituspäätös

Hoitopäätös

5. Sisäänkirjaa

hoito/ palvelujaksolle tai

muuttaa

lyhytaikaisen hoito/ palvelujakson pitkäaikaiseksi

61. Uloskirjaa

Sijoituspäätös

3.1 Tekee

asiakkaalle hoito/

palvelupäätöksen

Hoitopaikan 3.2 Tekee

järjestäminen asiakkaalle

sijoituspäätöksen

6. Tekee asiakkaalle

asiakasmaksupäätök

sen

Herätteet

Sijoituspäätös

Tuloselvitys

Asiakasmaksu-

päätös

Herätteet

Hoito/palvelupäätös

7.2 Siirrä

hinnoitellut tapahtumat laskutukseen

8.1. Maksukaton

päivitys

8. Muodostaa

laskun

7.1 Tuotteista ja hinnoittele

(sääntömoottori)

5.1 Rinnakkaisten hoitojaksojen

hallinta/

keskeytykset

Organisaation laskutus- järjestelmä

Asiakas/

potilas

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Palveluntarjoaja/-tuottaja

22 KT013 Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, pitkäaikainen

Tunniste	KT013
Käyttötapauksen nimi	Laskutus, asiakas asioi omassa kunnassa, pitkäaikainen
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntuottaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, organisaation laskutusjärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakkaalla on tarve asioida
Toimintojen kulku
Asiakas/potilas	1. Tarve asioida Asiakkaalla on tarve käyttää kotikuntansa palveluita kuten esimerkiksi asumispalveluita, laitoshoitoa, perhehoitoa tai kotihoitoa
Asiakas/potilas	2. Onko kyseessä hoito- vai sijoituspäätös?

	Hoito/palvelupäätös (kohtaan 3.1) Sijoituspäätös (kohtaan 3.2)
Palveluntarjoaja	3.1 Tekee asiakkaalle hoito/palvelupäätöksen Hoito/palvelupäätös tallentuu järjestelmään. Päätös lähtee automaattisesti myös asiakkaalle ja muille asianosaisille. Päätöksestä lähtee myös heräte esim. laskutusta hoitavalle yksikölle.
Palveluntarjoaja	3.2 Tekee asiakkaalle sijoituspäätöksen Sijoituspäätös tallentuu järjestelmään. Päätös lähtee automaattisesti myös asiakkaalle ja muille asianosaisille. Päätöksestä lähtee myös heräte esim. laskutusta hoitavalle yksikölle.
Asiakas/potilas	4. Siirtyy pitkäaikaiseen hoitoon (laitoshoito) tai palveluun
Palveluntuottaja	5. Sisäänkirjaa hoito/palvelujaksolle tai muuttaa lyhytaikaisen hoito/palvelujakson pitkäaikaiseksi Mikäli asiakas/potilas on lyhytaikaisella hoitojaksolla palveluntuottaja muuttaa sen pitkäaikaiseksi.
Palveluntarjoaja	6. Tekee asiakkaalle asiakasmaksupäätöksen Palveluntarjoaja tekee asiakkaalle tuloselvityksen sekä asiakasmaksupäätöksen kun asiakas on toimittanut hänelle tarvittavat tiedot.
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	7.1 Tuotteistaa ja hinnoittelee (sääntömoottori) 7.2 Siirtää hinnoitellut tapahtumat laskutukseen Asiakas- ja potilastietojärjestelmä muodostaa laskutustapahtumia päätöksen, hoitopäivien sekä erinäisten sääntöjen esim. maksukaton perusteella. Osa suoritteista laskutetaan takautuvasti esim. kerran kuussa. Kun suoritteet siirtyvät organisaation laskutusjärjestelmän käsiteltäväksi, suoritteiden tiedot (osa)lukitaan Asiakas- ja potilasjärjestelmässä, jotta niitä ei pääse muuttamaan kesken laskutusprosessin. Mikäli muodostunut lasku on aiheeton, se voidaan merkitä peruutettavaksi Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä, josta tieto välittyy organisaation laskutusjärjestelmään (hyvityslasku).
Laskutusjärjestelmä	8. Muodostaa laskun Kuntien laskutusjärjestelmät muodostavat asiakkaille/potilaille tai muille asianosaisille lähtevät laskut asiakas- ja potilastietojärjestelmän lähettämän laskutusaineiston pohjalta.
Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä	9.1 Maksukaton päivitys
Asiakas/potilas	9. Vastaanottaa laskun Asiakas voi myös seurata portaalissa omia laskutustietoja.

	Maksukaton vuosikohtainen kertymätiedot sekä tieto laskun maksamisesta (maksusuoritus) tai maksamatta jättämisestä näkyvät Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä (ei kuvattu tässä käyttötapauksessa).
Lopputulokset	Xxxxx, päivitetty maksukaton kertymä, maksusuoritus, päätökset, herätteet.
Säännöt
Huomioita	Tuotekatalogi, Hinnasto, Sääntömoottori

1. Tarve asioida

2. Varattu aika? Kyllä

3. Saapuuko

toimipisteeseen

Kyllä

9.1 Vastaanottaa

laskun

8. Muodostaa laskut (asiakas ja muut

tahot)

8.1. Maksukaton päivitys

7.2 Siirrä hinnoitellut tapahtumat laskutukseen

7.1 Tuotteista ja hinnoittele

(sääntömoottori)

3.1 Asiakkaalle muodostuu

laskutustapahtuma peruuntamattomast a poisjäännistä

5. Kirjaa käyntiin liittyviä tietoja

4. Saapuu toimipisteeseen

Asiakas asioi muualla kuin omassa kunnassa (käynti- ja toimenpideperusteinen lasku)

9.2 Vastaanottaa laskun

Organisaation laskutus- järjestelmä

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Palvelun- tuottaja

Kunta tai muu taho

Asiakas/potilas

23 KT014 Laskutus, asiakas asioi muualla kuin omassa kunnassa, käynti- ja toimenpideperusteinen lasku

Tunniste	KT014
Käyttötapauksen nimi	Laskutus, asiakas asioi muualla kuin omassa kunnassa, käynti- ja toimenpideperusteinen lasku
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, laskutusjärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakkaalla on tarve asioida
Toimintojen kulku
Asiakas/potilas	1. Tarve asioida Asiakkaalla on tarve käyttää muun kuin kotikuntansa palveluita kuten esim. terveyskeskuksen tai erikoissairaanhoidon käynti
Asiakas/potilas	2. Varattu aika? Onko kyseessä varattu aika vai saapuuko asiakas esim. päivystykseen? • Kyllä (kohtaan 3) • Ei (kohtaan 4)

Asiakas/potilas	3. Saapuuko toimipisteeseen? Jos asiakkaalla/potilaalla on varattu aika palvelua varten eikä hän ole peruuttanut sitä, saapuuko hän sovittuna aikana toimipisteeseen? • Kyllä (kohtaan 4) • Ei (kohtaan 3.1)
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	3.1 Asiakkaalle muodostuu laskutustapahtuma peruuttamattomasta poisjäännistä Ennen laskun muodostusta järjestelmä tarkistaa mahdollisen esim. alkaneen hoitojakson. Jos hoitojakso on alkanut laskua ei synny. Mikäli muodostunut lasku on aiheeton, se voidaan merkitä peruutettavaksi Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä, josta tieto välittyy organisaation laskutusjärjestelmään (hyvityslasku).
Asiakas/potilas	4. Saapuu toimipisteeseen Asiakas/potilas saapuu hoitoon
Palveluntuottaja	5. Kirjaa käyntiin liittyviä tietoja Palveluntuottaja kirjaa käyntisuoritteita ja toimenpiteitä asiakas- ja potilastietojärjestelmään sekä merkitsee onko kyseessä täyden korvauksen käynti sekä maksavan tahon yhteystiedot. Lisäksi laskutustapahtumia voi syntyä myös muista käyntiin liittyvistä tapahtumista esim. ateriamaksut, todistukset
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	7.1 Tuotteistaa ja hinnoittelee (sääntömoottori) 7.2 Siirtää hinnoitellut tapahtumat laskutukseen Muodostaa automaattisesti laskutustapahtumia käyntisuoritteiden ja toimenpiteiden sekä erilaisten sääntöjen kuten maksukaton perusteella. Järjestelmä muodostaa määriteltyjen sääntöjen mukaan tuotteista (käynti, toimenpide, hoitopäivä) erilliset laskutusrivit osuuksien maksajille (kuntalainen ja muu maksaja). Maksavan tahon tiedot tallentuvat rekisteriin. Mikäli muodostunut lasku on aiheeton, se voidaan merkitä peruutettavaksi Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä, josta tieto välittyy organisaation laskutusjärjestelmään (hyvityslasku). Järjestelmästä voi tarvittaessa muodostaa laskun asiakkaalle esim. ulkomaalaista varten.
Organisaation laskutusjärjestelmä	8. Muodostaa laskut (asiakas ja muut tahot) Kuntien laskutusjärjestelmät muodostavat asiakkaille/potilaille sekä muille tahoille (kunta tai muu taho) lähtevät laskut Asiakas- ja potilastietojärjestelmän lähettämän laskutusaineiston pohjalta.

Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä	8.1 Maksukaton päivitys
Asiakas/Potilas	9.1 Vastaanottaa laskun Asiakas voi myös seurata portaalissa omia laskutustietoja. Maksukaton vuosikohtainen kertymätiedot sekä tieto laskun maksamisesta (maksusuoritus) tai maksamatta jättämisestä näkyvät Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä (ei kuvattu tässä käyttötapauksessa).
Kunta tai muu taho	9.2 Vastaanottaa laskun Tieto laskun maksamisesta (maksusuoritus) tai maksamatta jättämisestä näkyvät Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä (ei kuvattu tässä käyttötapauksessa).
Lopputulokset	Xxxxx, päivitetty maksukaton kertymä, maksusuoritus
Säännöt
Huomioita	Tuotekatalogi, Hinnasto, Sääntömoottori

1. Tarve tehdä uusi

tulosidonnainen

asiakasmaksupäätös, hakee alennusta/korjausta

7. Vastaanottaa

laskun

3. Hyvitys- vai

lisälasku?

hyvityslasku

lisälasku

Asiakasmaksu-

päätös

6. Muodostaa laskun

muutostietojen perusteella

6.1. Maksukaton päivitys

5.2 Siirrä hinnoitellut tapahtumat laskutukseen

4.2 Kirjaa

asiakkaalle/

potilaalle lisälasku

4.1 Kirjaa asiakkaalle/ potilaalle hyvityslasku

2. Tekee uuden asiakasmaksu-

päätöksen

Phase

Hyvitys- ja lisälasku

5.1 Tuotteista ja

hinnoittele

(sääntömoottori)

Organisaation

laskutus-

järjestelmä

Asiakas- ja

potilastietojärjestelmä

Palveluntarjoaja

Asiakas/potilas

24 KT015 Laskutus, hyvitys- ja lisälasku

Tunniste	KT015
Käyttötapauksen nimi	Xxxxxxxx, hyvitys- ja lisälasku
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, organisaation laskutusjärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakkaalla on tarve asioida
Toimintojen kulku
Asiakas/potilas	1. Tarve tehdä uusi tulosidonnainen asiakasmaksupäätös tai hakee alennusta/korjausta Asiakas hakee maksunalennusta perimättä jättämistä aikaisemmin määrätystä asiakasmaksusta, toimittaa palveluntarjoajalle uudet tulotiedot, palvelun tarve muuttuu tai on tehty virheellinen kirjaus.
Palveluntarjoaja	2. Tekee uuden asiakasmaksupäätöksen Palveluntarjoaja tekee uuden tulosidonnaisen asiakasmaksupäätöksen, joka lähtee asiakkaalle tai asianosaiselle.

Palveluntarjoaja	3. Hyvitys- vai lisälasku? Onko hyvitettävää vai lisälaskutettavaa? • Hyvitys (kohtaan 4.1) • Lisälasku (kohtaan 4.2)
Palveluntarjoaja	4.1 Kirjaa asiakkaalle/potilaalle hyvitys Hyvitys kohdistetaan olemassaolevaan laskuun.
Palveluntarjoaja	4.2 Kirjaa asiakkaalle/potilaalle lisälasku
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	5.1 Tuotteistaa ja hinnoittelee (sääntömoottori) 5.2 Siirtää hinnoitellut tapahtumat laskutukseen
Organisaation laskutusjärjestelmä	6. Muodostaa laskun muutostietojen perusteella
Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä	6.1 Maksukaton päivitys
Asiakas/Potilas	7. Vastaanottaa laskun Asiakas voi myös seurata portaalissa omia laskutustietoja. Maksukaton vuosikohtainen kertymätiedot sekä tieto laskun maksamisesta (maksusuoritus) tai maksamatta jättämisestä näkyvät Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä (ei kuvattu tässä käyttötapauksessa).
Lopputulokset	Xxxxx, päivitetty maksukaton kertymä, maksusuoritus
Säännöt
Huomioita	Tuotekatalogi, Hinnasto, Sääntömoottori

Toimeentulotuen perintä §23 (perintä vireillä olevasta etuudesta)

2.1 Saa tiedon

perinnästä

1. Tekee

perintäpäätöksen

3. Saa tiedon

perinnästä. Kirjaa perintävaateet etuuksien maksajille.

11. Hyväksyy

perintälaskelman

Onko

ylijäämää

kyllä 11.1. Kirjaa

maksun

2. Perintäpäätös-

tiedot tallentuvat järjestelmään

4. Muodostaa

perintäkirjeen

9. Tulo kohdentuu

asiakas ja päätöskohtaisesti

10. Laskee

maksetun ja perityn erotuksen

12. Ylijäämän

maksu asiakkaalle

13. Perinnän

lopettamispäätös

Perintäkirje

Perintäpäätös

Perintälaskelma

Maksatus

5. Muodostaa

laskun

8. Ottaa vastaan tulon ja

välittää sen asiakas- ja potilastietojärjestelmään

6. Vastaanottaa

perintäkirjeen ja siihen liittyvän laskun

7. Maksaa

14. Saa tiedon perinnän lopettamisesta

Organisaation taloushallinnon järjestelmät

Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä

Etuuden maksajat

Perinnän käsittelijä

Sosiaali- työntekijä

Asiakas

25 KT027 Toimeentulotuen perintä §23

Tunniste	KT027
Käyttötapauksen nimi	Toimeentulotuen perintä §23 mukaan (perintä vireillä olevasta etuudesta)
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas, sosiaalityöntekijä, perinnän käsittelijä, etuuden maksaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, organisaation taloushallinnon järjestelmät Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakkaalle myönnetään toimeentulotukea. Tuen tarpeen taustalla on vireillä oleva etuus (esim. työttömyysturva), josta asiakas ei ole vielä saanut päätöstä. Tällöin asiakkaalle maksettu toimeentulotuen määrä peritään etuudesta, kun se on ratkaistu.
Toimintojen kulku
Sosiaalityöntekijä	1. Tekee perintäpäätöksen Tekee päätöksen, jossa on tieto 23§ mukaisesta perinnästä. Tieto on rakenteisena.

Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	2. Perintäpäätöstiedot tallentuvat järjestelmään Perintätieto välittyy asiakkaalle ja perintäsihteerille
Asiakas	2.1 Saa tiedon perinnästä.
Perinnän käsittelijä	3. Saa tiedon perinnästä. Kirjaa perintävaateet etuuksien maksajille Tieto välittyä esim. herätteenä. työlistalle. Päätökselle voidaan määrittää esim. säännöt, minkä työntekijän/tiimin listalle se välittyy.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	4. Välittää perintävaateet etuuden maksajille.
Organisaation taloushallinnon järjestelmät	5. Muodostaa laskun Laskun tiedot muodostuvat perinnän tiedoista. Laskun tiedoilla perittävä etuus kohdennetaan asiakas- ja potilastietojärjestelmään.
Etuuden maksaja	6. Vastaanottaa perintäkirjeen ja siihen liittyvän laskun
Etuuden maksaja	7. Maksaa
Organisaation taloushallinnon järjestelmät	8. Ottaa vastaan tulon ja välittää sen asiakas- ja potilastietojärjestelmään
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	9. Tulo kohdistuu asiakas ja päätöskohtaisesti. Näkyy tulorivinä asiakkaan tiedoissa
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	10. Laskee maksetun ja perityn summan erotuksen
Perinnän käsittelijä	11. Hyväksyy perintälaskelma Onko ylijäämää = peritty etuus suurempi kuin maksettu etuus ja asiakkaalle maksetaan ylijäämä. Kyllä( ks. kohta 12.1.) Ei (ks. kohta 14)
Perinnän käsittelijä	a. Kirjaa maksun Toimintatavoista riippuen, ylijäämän maksatukseen on myös tehty uusi maksatuspäätös.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	12. Ylijämän maksu asiakkaalle Tavanomainen maksatusprosessi käynnistyy, jota on kuvattu erillisissä käyttötapauksissa.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	13. Perinnän lopettamispäätös Järjestelmään muodostuu perinnän lopettamispäätös ja sen liitteenä perinnän tulo- ja menotapahtumat.
Asiakas	14. Saa tiedon perinnän lopettamisesta Liitteenä on listaus perintään liittyneistä tulo- ja menotapahtumista.

KELA Elatustukihakemus

WEB-yhteys

Muut

Lastensuojelun perintä

Lastensuojelun sijoituskustannusten perntäprosessi

Lapsi/nuori on sijoitettu

kodin ulkopuolelle.

3. Tieto

perintäpäätöksestä. Maksamiseen liittyvä prosessi ks. Laskutus KT012 ja 013

1. Tekee

lastensuojelun sijoituspäätöksen ja siihen liittyvän perintäpäätöksen.

15. Päättää

sijoituksen lopoettamisesta

4. Tieto

perintäpätöksestä

5. Selvittää

tarkemmin perittävät etuudet.

Onko elatustuki

haettu

EI Kyllä

7. Käynnistää

perinnän lähettämällä perintävaateet ja maksamiseen liittyvät tiedot

12. Seuraa perintäprosessia.

Tekee mahd. poikkeamat perintäsuunnitelmaan

6. Tekee

elatustuki hakemuksen

Perintäpäätöstiedot tallentuvat järjestelmään ja tieto päätöksestä lähtee asiakkaalle ja perintäsihteerille

9. Generoi suunnitelman

perittävistä etuuuksista, niiden maksuajankohdista.

Ja säännöt itsenäistymisvarojen käsittelylle.

13. Käsittelee ja kohdentaa

perityt etuudet suunnitelman sääntöjen mukaan: sijoituksen kustannuksiin ja itsenäistymisvaroiksi.

14. KT08

16. Huostaanoton/

sijoituksen ja niihin liittyvien perintäpäätösten päättäminen.

Tietopyynnöt etuuksista ja vastaukset

Perintäkirjeet

Selvitykset perinnän kertymisestä ja

maksamisesta

Selvitykset perinnän kertymisestä ja

maksamisesta

Selvitykset perinnän kertymisestä ja

maksamisesta

17. Perintä

päättyy

8. Generoi laskun

tiedot, viitenumero yms.

Tiedot perittävistä

etuuksista

11. Vastaanottaa

lastensuojelun perintäpäätökseen perustuvia tuloja ja kohdistaa tulot

17.1 Tieto

laskutuksen päättäymisestä

Laskun tiedot

17.2 Tieto perinnän

päättymisestä

10. Maksaa perityn tulon

kaupungin pankkitilille laskun tietojen perusteella

16.1 Tieto päätöksestä

Etuuden maksajat (KELA, Taloushallinnon

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Hallinnollinen toimistotyöntekijä Sosiaalityöntekijä

Vanhemmat

Lapsi/Nuori

muut)

järjestelmä

26 KT017 Lastensuojelun perintä

Tunniste

KT017

Käyttötapauksen nimi

Lastensuojelun perintä

Xxxxxxxx(roolit)

Lapsi/nuori; Vanhemmat; Sosiaalityöntekijä; hallinnollinen toimistotyöntekijä; Etuuden/tulon maksajat

Xxxxxxxx ja roolit ovat esimerkkejä. Roolien määrät ja

käyttöoikeudet voivat vaihdella riippuen mm. organisaation tavasta järjestää toiminto.

Esiehdot

Lapsi/nuori on sijoitettu kodin ulkopuolelle.

Tässä käyttötapauksessa kuvataan yleistetty prosessi, jossa kunta/kaupunki perii lapsen etuudet sijoituksen ajalta. Tyypillisiä etuuksia ovat lapsilisä, elatustuki ja vanhemman työttömyyskorvauksen lapsikorotusosuus. Lastensuojelun perinnälle tyypillistä on, että perintä voi jatkua vuosia ja perittävät tulot ovat varsin säännöllisiä, mikä mahdollistaa tietojärjestelmään automatisoituja toimintoja (tulevien perintäerien generointi yms.)

Tässä ei kuvata prosessia, jossa vanhemmille määrätään asiakasmaksu (laskutetaan) lapsen sijoituskustannuksiin liittyen. Asiakasmaksuprosessia on geneerisesti kuvattu käyttötapauksissa KT012 ja KT013.

Toimintojen kulku

Sosiaalityöntekijä

1. Tekee lastensuojelun sijoituspäätöksen ja siihen liittyvän perintäpäätöksen.

Sijoituspäätöksen tehnyt sosiaalityöntekijä tai myös asiakasmaksulain mukaisista perintäpäätöksistä vastaava työntekijä voi tehdä perintäpäätöksen.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

2. Perintäpäätöstiedot tallentuvat järjestelmään ja tieto päätöksestä lähtee asiakkaalle ja perintäsihteerille

Vanhemmat

3. Saavat tiedon perintäpäätöksestä.

Perinnästä tehdään erillinen päätös huostaanotto ja sijoituspäätöksen jälkeen. Perintä voi liittyä lapseen liittyviin ja lapselle tuleviin etuuksiin (lapsilisä, elatustuki, työttömyysturvan lapsikorotus, perhe-eläke, vakuutuskorjaukset jne.) tai se voi olla vanhemmille määräytyvä maksu sijoituskustannuksista. (asiakasmaksuprosessi ks. KT012, 013).

Hallinnollinen

toimistotyöntekijä

4. Saa tiedon perintäpäätöksestä

Esimerkiksi työlistaan tms. herätteenä.

Hallinnollinen toimistotyöntekijä

5. Selvittää tarkemmin perittävät etuudet Selvittämistapoja ovat Web-kysely KELAn rekisteristä (esim. lapsilisä, työttömyysturvan lapsikorotukset,

elatustuki).

Asiakas- ja

potilastietojärjestelmä

Tietopyynnöt etuuksista ja niihin vastaukset tallentuvat järjestelmään.

Hallinnollinen toimistotyöntekijä

6. Jos lapsella on ollut oikeus elatustukeen mutta vanhempi ei ole sitä hakenut haettu, käyttäjä tekee nyt hakemuksen

(hakemus KELA sähköisessä palvelussa, elatustuen saajana kaupunki).

Hallinnollinen

toimistotyöntekijä

7. Käynnistää perinnän lähettämällä perintävaateet ja

maksamiseen liittyvät tiedot.

	Maksamiseen liittyviä tieoja ovat lapsen/nuoren nimi ja henkilötunnus, vanhemman/vanhempien nimet, perittävä etuus, päätöksen tunniste, organisaatioyksikön tunniste, jossa päätös on tehty.
Taloushallinnon järjestelmä	8. Generoi laskun tiedot, viitenumero yms. Haetaan taloushallinnon järjestelmästä etuuden maksajalle välitettävät tarkemmat laskun tiedot kuten tilinumero ja liite. taloushallinnon järjestelmä muodostaa laskun tiedot asiakas- ja potilastietojärjestelmän välittämistä tiedoista.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	9. Generoi suunnitelman perittävistä etuuksista, niiden maksuajankohdista ja säännöt itsenäistymisvarojen käsittelylle.
Etuuden maksajat (KELA, muut)	10. Maksaa perityn tulon kaupungin pankkitilille laskun tietojen perusteella. Suuressa osassa etuuksia (mm. KELA) tehdään ilmoitus etuuden maksajalle, ei tarvita erillistä laskua.
Taloushallinnon järjestelmä	11. Vastaanottaa lastensuojelun perintäpäätökseen perustuvia tuloja ja kohdistaa tulot asiakas- ja potilas- tietojärjestelmään, perintää koskevaan päätökseen tai perinnän prosessiin.
Hallinnollinen toimistotyöntekijä	12. Seuraa perintäprosessia. Tekee mahd. poikkeamat perintäsuunnitelmaan
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	13. Käsittelee ja kohdentaa perityt etuudet suunnitelman sääntöjen mukaan: sijoituksen kustannuksiin ja itsenäistymisvaroiksi.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	14. KT08
Sosiaalityöntekijä	15. Päättää sijoituksen lopettamisesta
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	16. Sijoituksen lopettamispäätös tallentuu järjestelmään ja järjestelmä lopettaa järjestelmässä perintäpäätöksen. Jos sijoitus päättyy ennen, kuin lapsi on 18 vuotias, tulee tehdä erillinen lopettamispäätös lapsen etuuksien ja/tai vanhemman asiakasmaksuista.
Vanhemmat	16.1 Tieto päätöksestä
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	17. Perintä päättyy
Taloushallinnon järjestelmä	17.1 Välittyy tieto laskutuksen lopettamisesta.
Etuuden maksajat (KELA, muut)	17.2 Välittyy tieto perinnän päättymisestä

Maksatus: maksu asiakkaalle tai asiakkaan puolesta

Phase

1. Tarve maksaa

asiakkaalle tukea

3.1 Kirjaa maksu

2. Kenelle asiakkaan tai

maksetaan? päätöksen osallisen tilille

8.1 Päätös

Kyllä

3.2 Kirjaa maksu

asiakkaan edustajan tilille

3.3 Maksa lasku asiakkaan puolesta

7. Tarkistaa ajon

tuloksen ja muokkaa tai poistaa tarvittaessa maksurivin

8. Vaatiiko

päätöksen korjaamisen?

9. Hyväksyy

maksurivit

4. Maksurivi

tallentuu järjestelmään

5. Seuraavan

maksupäivän aineistoon syöttäminen lukitaan

6. Ajetaan

tarkistusajo

10. Maksun tiedot

siirretään taloushallinnon järjestelmään

13. Tieto maksun

11. Muodostaa 12. Muodostaa statuksesta päivittyy pankkiaineiston kirjanpitoaineiston asiakas- ja

potilastietojärjestel

mään

12.1 Siirtää aineiston

kirjanpitojärjestelm ään

11.1 Siirtää aineiston pankkiin/

pankkeihin

14. Maksun status päivittyy

Taloushallinnon järjestelmät

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Palveluntarjoaja

27 KT019 Maksatus, maksu asiakkaalle tai asiakkaan puolesta

Tunniste	KT019
Käyttötapauksen nimi	Xxxxxxxx, maksu asiakkaalle tai asiakkaan puolesta puolestaan
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, taloushallinnon järjestelmät Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Palveluntarjoajalla on tarve maksaa asiakkaalle tukea ja siitä on tehty päätös. Maksu asiakkaalle tarkoittaa sitä, kun sosiaalietuus maksetaan asiakkaan pankkitilille. Maksu asiakkaan puolesta tarkoittaa sitä, kun etuus maksetaan maksamalla asiakkaan sähkölasku, vuokra tms. suoraan sähköyhtiön tai vuokranantajan tilille. (huom. muut maksutavat voivat olla käteismaksu ja maksusitoumukseen perustuva maksu, niistä on omat käyttötapaukset)
Toimintojen kulku
Palveluntarjoaja		1. Tarve maksaa asiakkaalle tukea Asiakkaalle on tehty päätös esim. toimeentulotuesta.
Palveluntarjoaja		2. Kenelle maksetaan? Asiakkaalle tai päätöksen osalliselle (kohtaan 3.1) Edunvalvojalle (kohtaan 3.2) Asiakkaan puolesta (kohtaan 3.3)

Palveluntarjoaja	3.1 Kirjaa maksun asiakkaan tai päätöksen osallisen tilille Maksu kohdistetaan asiakkaan tai muun päätökseen rekisteröidyn henkilön tilille. Tyypillinen tilanne on, että päätöksen päämiehenä on perheen jäsen A ja tuki maksetaan perheen jäsen B:lle (esim. puoliso).
Palveluntarjoaja	3.2 Kirjaa maksu edunvalvojan tilille Asiakkaalle voi olla nimetty edunvalvoja tai muu laillinen edustaja. Etuus voidaan tällöin maksaa hänen tililleen. Edunvalvoja – tms. tieto tulee olla rekisteröitynä asiakas- ja potilasjärjestelmässä asiakkaan tietoihin, jotta maksu on mahdollinen.
Palveluntarjoaja	3.3. Maksa lasku asiakkaan puolesta Asiakkaan vuokra, sähkö, tms. meno voidaan maksaa suoraan laskuna ko. yrityksen tilille. Huom. Erotettava tästä maksusitoumukseen perustuva maksu, josta oma käyttötapaus.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	4. Maksurivi tallentuu järjestelmään Maksu liittyy päätökseen. Järjestelmään voi tehdä sääntöjä, jolla maksurivin tallennus on ehdollinen päätökselle, sen voimassaololle yms. Maksuriville tallentuvat taloushallinnon järjestelmässä tarvittavat tiedot: pankkimaksatukseen tarvittavat tiedot (kuten asiakkaan tai muun maksunsaajan nimi- ja tilitiedot, laskun tiedot kuten viitenumero ym) ja kirjanpitosiirtoihin tarvittavat laskentatunnistetiedot. Tiedot kiinnittyvät maksuriville integroituna kirjaamisprosessiin.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	5. Lukitaan maksurivit Järjestelmään voidaan tehdä säännöt, miten maksurivi lukittuu ja sitä ei voi enää muuttaa.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	6. Ajetaan tarkistusajo Maksurivit tarkistetaan ennen niiden siirtymistä seuraaviin maksatusprosessin vaiheisiin.
Xxxxxxxxxxxxxxxx	0. Tarkistaa ajon tuloksen ja muokkaa tai poistaa tarvittaessa maksutapahtuman Maksurivin tarkistuksiin voidaan tehdä erilaisia sääntöjä kuten herätteitä puuttuvista tiedoista tai tietyn raja-arvon ylittävistä summista, pankkimaksatukseen tarvittavien maksatuksen tietojen ja kirjanpitosiirtoon tarvittavien tietojen eheydestä ym.
Palveluntarjoaja	8. Vaatiiko päätöksen korjaamisen? Kyllä (kohtaan 8.1) Ei (kohtaan 9) Huom. päätökselle voidaan antaa myös sääntöjä, esim. päätöstä ei ole mahdollista muuttaa tietyn käsittelyvaiheen, esim. tiedoksiannon, jälkeen ja maksun muuttaminen vaatii uuden päätöksen tekemisen.
Palveluntarjoaja	8.1 Päätös-prosessi Kuvattu omana käyttötapauksenaan
Palveluntarjoaja	9. Hyväksyy maksurivit

	Jos maksatusajossa on ollut virheitä se ajetaan uudestaan ennen hyväksymistä
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	10. Maksun tiedot siirtyvät taloushallinnon järjestelmään Asiakas- ja potilastietojärjestelmässä Pankki- ja kirjanpitoajot muodostetaan esim. joka yö. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä lähettää tiedot pankki- ja kirjanpitojärjestelmiin
Organsiaation taloushallinnon järjestelmä	11. Muodostaa pankkiaineiston Pankkiaineisto syntyy asiakas- ja potilastietojärjestelmästä maksuriviin kiinnittyneistä tiedoista. Tekee aineiston eriteltyinä eri pankkiryhmiin organisaatiossa päätettyjen käytäntöjen mukaisesti.
Organisaation taloushallinnon järjestelmä	11.1 Siirtää aineiston pankkiin
Organisaation taloushallinnon järjestelmä	12. Muodostaa kirjanpitoaineiston Kirjanpitoaineisto syntyy asiakas- ja potilastietojärjestelmästä maksuriviin kiinnittyneistä tiedoista. Tekee aineiston eriteltyinä organisaatiossa sovittujen kirjanpitosäännösten mukaisesti..
Organisaation taloushallinnon järjestelmä	12.1 Siirtää aineiston kirjanpitojärjestelmään
Organisaation taloushallinnon järjestelmä	13. Tieto maksun statuksesta päivittyy asiakas- ja potilastietojärjestelmään Pankkiin siirrettyjen maksujen statustieto (siirto onnistunut, palautettu tms) tulee pankeista organisaation taloushallinnon järjestelmään, josta se siirtyy asiakas- ja potilastietojärjestelmään.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	14. Maksun status päivittyy Pankkiin siirrettyjen maksujen statustieto (siirto onnistunut, palautettu tms) siirtyy organisaation taloushallinnon järjestelmästä asiakas- ja potilastietojärjestelmään katseltavaksi asiakas- ja päätöskohtaisesti (mitä päätökseltä maksettu, mitä asiakkaalle maksettu)
Lopputulokset
Säännöt
Huomioita

4. Asiakas tai

palveluntuottaja saa

Lasku, jossa yhden

tai usean asiakkaan maksusitoumuksen ostot laskuriveinä

1. Tarve maksaa

asiakkaalle tukea

11. Maksurivi

kohdistuu laskuun

12. Kun laskun rivit

on tallennettu, maksaa laskun pankkiin

13. Maksatustieto siirtyy asiakas- ja

potilastietojärjestelmään

7. Järjestelmä tunnistaa ja kohdentaa laskun rivit ko. maksusitoumukseen

3.1 Tiedot

maksusitoumuksesta

tallentuvat

10. Hyväksyy järjestelmän ehdottaman

maksun

9. Xxx xxxxxxxx on

epäselvyyttä, tarkistaa tiedot Asiakas- ja

potilastietojärjestelmästä

3. Maksusitoumus

tallentuu järjestelmään

ja tiedot siirtyvät taloushallinnon järjestelmään

2. Kirjaa asiakkaalle ja/tai päätöksen

osallisille maksusitoumuksen

6. Palveluntuottaja

laskuttaa

organisaatiota

maksusitoumuksen

5. Asiakas käyttää voimassa olevaa maksusitoumusta

Phase

Maksusitoumukseen perustuva maksu

14.1 Maksatustieto päivittää

maksusitoumuksen käytetty

saldoa

14. Maksatustieto siirtyy

päätöksen ja asiakkaan

tietoihin

Talous- hallinnon- järjestelmä

Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä

Laskunkäsittelij

ä/hyväksyjä

Palvelun-

tarjoaja

Palvelun-

tuottaja

Asiakas/

potilas

28 KT020 Maksatus, maksusitoumukseen perustuva maksu

Tunniste	KT020
Käyttötapauksen nimi	Maksusitoumukseen perustuva maksu
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas/potilas, palveluntarjoaja, laskun käsittelijä, palveluntuottaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä ja taloushallinnon järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttövaltuudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Palveluntarjoajalla on tarve maksaa asiakkaalle tukea ja siitä on tehty päätös.
Toimintojen kulku
Palveluntarjoaja	1. Tarve maksaa asiakkaalle tukea Asiakkaalle on tehty päätös esim. toimeentulotuesta
Palveluntarjoaja	2. Tee maksusitoumus Maksusitoumus voidaan tehdä vain päätökselle rekisteröidylle osallisille. Järjestelmä tarkistaa tiedon.
Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä	3. Maksusitoumus tallentuu järjestelmään Maksusitoumus voidaan kohdentaa määrätylle palveluntuottajalle tai se voi olla avoin.

Taloushallinnon järjestelmä	3.1 Tiedot maksusitoumuksesta tallentuvat Maksusitoumuksen tiedot siirtyvät taloushallinnon järjestelmään. Tiedon siirto voi olla eräajo tai online siirto.
Asiakas/potilas	4. Asiakas saa maksusitoumuksen Maksusitoumus voi olla sähköinen tai paperinen.
Asiakas/potilas	5.Asiakas käyttää voimassa olevaa maksusitoumusta Maksusitoumus voi olla kertaostoon tai päätöksessä määrätylle aikavälille. Maksusitoumuksessa voi olla hinta- tai muita käyttörajoitteita.
Palveluntuottaja	6. Palveluntuottaja laskuttaa organisaatiota Laskussa voi olla yhden tai usean asiakkaan ostot laskuriveinä. Laskuriveillä on siihen liittyvän maksusitoumuksen tunnisteet.
Taloushallinnon järjestelmä	7. Järjestelmä tunnistaa ja kohdentaa laskun rivit ko. maksusitoumukseen.
Laskunkäsittelijä /hyväksyjä	9. Jos laskun rivissä on epäselvyyttää tarkistaa tiedot asiakas-ja potilastietojärjestelmästä Tietojen katseluun tulee olla sujuva siirtymä laskun käsittelystä.
Laskunkäsittelijä /hyväksyjä	10. Hyväksyy järjestelmän ehdottaman maksun
Taloushallinnon järjestelmä	11. Maksurivi kohdistuu laskuun Maksurivin hyväksyntä päivittää laskun saldoa. Maksurivillä voi olla ALV-osuus (ne ovat erotettavissa kirjanpidollisesti omiksi tietueikseen)
Taloushallinnon järjestelmä	12. Kun maksurivit tallennettu, maksaa laskun pankkiin Järjestelmä näyttää, miten laskun saldo täydentyy, kun siihen kohdistuvia maksurivejä tallennetaan järjestelmään. Kun lasku valmis maksettavaksi, se siirtyy pankkimaksatusprosessiin.
Taloushallinnon järjestelmä	13. Maksatustieto siirtyy asiakas- ja potilastietojärjestelmään
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	14. Maksutieto siirtyy päätöksen ja asiakkaan tietoihin Maksatustieto näkyy sitä koskevan päätöksen (voidaan nähdä päätöstä koskevat tapahtumat) ja sitä koskevan asiakkaan tiedoissa (voidaan nähdä asiakasta koskevat tapahtumat)
Asiakas- ja potilastieto- järjestelmä	14.1. Maksutieto päivittää sitä koskevan maksusitoumuksen saldoa Nähdään maksusitoumukseen liittyvät tapahtumat ja paljon sitä on käytetty ja käyttämättä.
Lopputulokset
Säännöt
Huomioita

Itsenäistymisvarat

14. Käyttöoikeus

itsenäistymisvaroihin kun sijoitus päättyy tai viimeistään kun 21 -vuotias

Kyllä

Lapsi alle 18-

xxxxxxx

1. Avaa lapselle/

nuorelle pankkitilin itsenäistymisvarojen maksatusta varten pankkitilin

Voimassaoleva

Lastensuojelun sijoituspäätös ja sitä koskeva päätös perinnästä

Selvitykset itsenäistymisvarojen

kertymisestä ja maksamisesta

Itsenäistymisvarojen

maksutilitieto

4. Vastaanottaa perityt

xxxxx sekä tarkistaa sijoitus- ja perintäpäätöksen ja tulojen käsittelysäännöt

5. Muodostaa perityistä

tuloista sijoituskustannuksin kohdistuvan osuuden

9. Muodostaa

ajantasaiset raportit

6. Muodostaa perityistä tuloista Tietojen siirto itsenäistymisvarojen

itsenäistymisvaraosuuden

taloushallinnon

järjestelmään

kertymisestä ja

maksamisesta

Huom. Maksatusten ym. tarkistus ja hyväksymisprosessi on kuvattu käyttötapauksessa KT021

2. Vastaanottaa

lastensuojelun perintäpäätökseen perustuvia tuloja.

3. Kohdistaa tulot

asiakas- ja potilas- tietojärjestelmään sitä (perintää) koskevaan päätökseen

7. Maksaa itsenäistymis-

varaosuuden pankkiin itsenäistymisvaratilille

8. Kohdentaa tulot

maksettuihin sijoituskustannuksiin

Pankkitili itsenäistymisvarojen

maksatukseen lapsen/nuoren nimellä, mutta hänellä ei käyttöoikeutta

12. Päätös itsenäistymisvarojen

maksamisesta

11. Päätös sijoituksen päättymisestä

10. Valvoo

itsenäistymisvarojen käsittelyprosessia. Tekee päätöksiä niiden käytöstä sijoituksen aikana

13. Antavat mielipiteensä

Organisaation taloushallinnon järjestelmä

Hallinnollinen toimistotyöntekij ä

Asiakas- ja potilas- tietojärjestelmä

Sosiaali- työntekijä

Vanhemmat/ huoltajat

Pankki

Lapsi/nuori

29 KT008 Itsenäistymisvarat

Tunniste	KT008
Käyttötapauksen nimi	Itsenäistymisvarat
Xxxxxxxx(roolit)	Lapsi/nuori; Vanhemmat/huoltajat, Sosiaalityöntekijä, Hallinnollinen toimistotyöntekjiä Pankki. Käyttäjien roolit ovat esimerkkejä. Nykytilanteessa esim. itsenäistymisvarojen prosessissa on mukana myös hallinnollisia toimistotyöntekijöitä. Sosiaalityöntekijä on esteellinen avaamaan lapselle pankkitiliä. Hallinnollinen toimistotyöntekijä tarvitaan hallinnoimaan itsenäistymisvaratilejä.
Esiehdot	Lapsi/nuori on sijoitettu kodin ulkopuolelle. Tarve itsenäistymisvarojen käsittelyyn. Lastensuojelulaissa säädetään, että sijoittavan organisaation on varattava sijoitettavan itsenäistymistä varten kalenterikuukausittain määrä, joka vastaa vähintään 40 prosenttia hänen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista annetun lain 14 §:ssä tarkoitetuista tuloistaan, korvauksistaan tai saamisistaan. Määrää laskettaessa ei lapsilisää kuitenkaan oteta huomioon. Tulojen, korvausten ja saamisten perintä on kuvattu käyttötapauksessa KT017.
Toimintojen kulku
Hallinnollinen toimistotyöntekijä	1. Avaa pankkitilin lapsen /nuoren nimellä, johon itsenäistymisvarat maksetaan. Lapsella/nuorella ei siihen käyttöoikeutta.Tallentaa tilitiedon asiakas- ja potilastietojärjestelmään.
Organisaation taloushallinnon järjestelmä	2. Vastaanottaa lastensuojelun perintäpäätöksiin perustuvia tuloja. Maksajina voivat olla KELA (yleisin), vakuutusyhtiöt, eläkelaitokset, lapsen vanhemmat/huoltajat jne.
Organisaation taloushallinnon järjestelmä	3. Kohdistaa tulot asiakas- ja potilas-tietojärjestelmään sitä (lastensuojelun perintää) koskevaan päätökseen
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	4. Vastaanottaa perityt tulot sekä tarkistaa sijoitus- ja perintäpäätöksen ja tulojen käsittelysäännöt kuten itsenäistymisvarojen laskentaan, sekä tulolajiin/etuuksiin liittyvät ehdot (esim. lapsilisiä ei saa käyttää itsenäistymisvaroiksi). Siirtää tiedon taloushallinnon järjestelmään.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	5. Muodostaa perityistä tuloista sijoituskustannuksin kohdistuvan osuuden. Siirtää tiedon taloushallinnon järjestelmään.
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	6. Muodostaa perityistä tuloista itsenäistymisvaraosuuden. Siirtää tiedon taloushallinnon järjestelmään Huom. Maksatusten ym. tarkistus ja hyväksymisprosessi on kuvattu käyttötapauksessa KT021
Organisaation taloushallinnon järjestelmä	7. Maksaa itsenäistymisvaraosuuden pankkiin itsenäistymisvaratilille.

Organisaation taloushallinnon järjestelmä	8. Kohdentaa tulot maksettuihin sijoituskustannuksiin
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	9. Muodostaa ajantasaiset raportit itsenäistymisvarojen kertymisestä ja maksamisesta. Sosiaalihuollosta vastaavan toimielimen on annettava selvitys itsenäistymisvarojen kertymisestä ja maksamisesta sijoituksen päätyttyä ja huoltajan, edunvalvojan tai 15-vuotiaan lapsen sitä pyytäessä myös sijoituksen aikana.
Sosiaalityöntekijä	10. Valvoo itsenäistymisvarojen käsittelyprosessia. Tekee päätöksiä niiden käytöstä. Mahdollisuus tehdä päätöksiä itsenäistymisvarojen käyttämisestä tai maksamisesta myös sijaishuollon aikana, jolloin siitä sovitaan yhdessä lapsen/nuoren sekä vanhempien/huoltajien kanssa. (oma lokero)
Sosiaalityöntekijä	11. Tekee päätöksen lapsen/nuoren sijoituksen päättymisestä.
Sosiaalityöntekijä	12. Päätös itsenistymisvarojen maksamisesta. Sosiaalihuollosta vastaavalla toimielimellä on oikeus päättää itsenäistymisvarojen maksamisen ajankohdasta. Lähtökohtaisesti itsenäistymisvarat on annettava lapselle tai itsenäistymässä olevalle nuorelle jälkihuollon päättyessä taikka lapsen tai nuoren itsenäistymisen tukemiseen tai turvaamiseen liittyvästä erityisestä syystä viimeistään hänen täyttäessään 21 vuotta. Jos lapsi/nuori on alle 18-vuotias, selvitetään hänen vanhempien/huoltajien mielipide asiaan.
Vanhemmat/huoltajat	13. Antavat mielipiteensä
Lapsi/nuori	14. Saa käyttöoikeuden itsenäistymisvaroihin, kun sijoitus päätyy tai viimeistään, kun on 21-vuotias

Välitystili

Selvitysvaihe

Päätösvaihe

Maksatusvaihe

4.1 Saa tiedon

etuuksien maksamisesta

13. Asiakas saa

tiliotteen

10.1 Maksaa

asiakkaalle / edunvalvojalle

1. Hakee asiakkaan

etuisuuksia sosiaaliterveyslauta kunnalle päätettäväksi

5. Saa tiedon

etuuksien maksamisesta

6. Tekee

toimeentulotuenlas kelman, välitystilipäätöksen ja suunnitelman kuluvan vuoden loppuun ja lähettää ne asiakkaalle

8.2 Kohdistaa tulon

manuaalisesti asiakkaan uusimpaan välitystilipäätökseen

10.2 Maksaa laskun

asiakkaan puolesta

12. Asiakkaalle/

edunvalvojalle lähetetään kuun lopussa tiliote

10. Kenelle

maksetaan?

10.3 Maksaa

maksusitoumukseen perustuvan laskun / koontilaskun

Muu tili

10.4 Maksuosoitus

(käteinen)

4. Tekee päätöksen

2. Vastaanottaa 3. Kuulee asiakasta etuuksien välitystilihakemuksen maksamisesta

8. Kaupungin

keskitetty tulotili tai muu tili

Keskitetty

9. Kirjaa suorituksen

asiakastietoihin tulona

Hakemus

Toimeentulotuen

laskelma

Välitystilipäätös

Suunnitelma

8.1 Perityn tulon

koneellinen sisäänluku ja kohdistaa tulon asiakkaan uusimpaan välitystilipäätökseen

11. Järjestelmä

muodostaa ajantasaisen asiakkaan saldotilanteen (tulot ja menot) sekä saldoraportit

Saldoraportti

11.1 Järjestelmä

muodostaa kirjanpitoaineiston maksatus 1 mukaisesti

7. Maksaa päätöksen mukaisen etuuden kaupungin

tilille

6.1 Saa välitystilipäätöksen

ja suunnitelman

Etuudenmaksaja (esim. Asiakas- ja potilastietojärjestelmä kela, eläkelaitokset,

vakuutusyhtiöt)

Palveluntarjoaja

Asiakas

30 KT030 Välitystili

Tunniste	KT030
Käyttötapauksen nimi	Välitystili
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas, palveluntarjoaja, etuuden maksaja, asiakas- ja potilastietojärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Tarve maksaa asiakkaalle etuisuuksia
Toimintojen kulku
Palveluntarjoaja	1. Hakee asiakkaan etuisuuksia sosiaali- ja terveyslautakunnalle päätettäväksi
Etuuden maksaja	2. Vastaanottaa välitystilihakemuksen Etuuden maksaja voi olla esim. Kela, eläkelaitos tai vakuutusyhtiö.
Etuuden maksaja	3. Kuulee asiakasta Tietyissä tapauksissa asiakkaan kuuleminen ei ole pakollista.
Etuuden maksaja	4. Tekee päätöksen etuuksien maksamisesta Etuuden maksaja tekee päätöksen etuuksien maksamisesta toistaiseksi sosiaali- ja terveyslautakunnalle ja informoi palveluntarjoajaa ja asiakasta.

Asiakas	4.1 Saa tiedon etuuksien maksamisesta
Palveluntarjoaja	5. Saa tiedon etuuksien maksamisesta
Palveluntarjoaja	6. Tekee toimeentulolaskelman, välitystilipäätöksen ja suunnitelman kuluvan vuoden loppuun ja lähettää ne asiakkaalle Sosiaalityöntekijä kuulee asiakasta sekä tekee välitystilipäätöksen vuosittain alkavaksi aina vuoden alusta tai uudella asiakkaalla siitä asti, kun välitystilirahat on saatu virastossa jaettavaksi asiakkaalle.
Asiakas	6.1 Saa välitystilipäätöksen ja suunnitelman
Etuuden maksaja	7. Maksaa päätöksen mukaisen etuuden kaupungin tilille
Etuuden maksaja	8. Kaupungin keskitetty tulotili tai muu tili Muu tili (kohtaan 8.1) Keskitetty tulotili (kohtaan 8.2)
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	8.1 Perityn tulon koneellinen sisäänluku ja kohdistaa tulon asiakkaan uusimpaan välitystilipäätökseen
Palveluntarjoaja	8.2 Kohdistaa tulon manuaalisesti asiakkaan uusimpaan välitystilipäätökseen. Vuoden vaihteessa palveluntarjoaja kohdistaa tulon siihen asiakkaan päätökseen, mitä vuotta tulo koskee.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	9. Kirjaa suorituksen asiakastietoihin tulona
Palveluntarjoaja	10. Kenelle maksetaan? Asiakkaalle tai hänen edunvalvojalle (kohtaan 10.1) Asiakkaan puolesta (kohtaan 10.2) Xxxxxxxxxxxxx (kohtaan 10.3) Maksuosoitus (kohtaan 10.4)
Palveluntarjoaja	10.1 Maksaa asiakkaalle/edunvalvojalle
Palveluntarjoaja	10.2 Maksaa asiakkaan puolesta Palveluntarjoaja maksaa laskun asiakkaan puolesta. Esim. vuokra tai sähkölasku
Palveluntarjoaja	10.3 Maksaa maksusitoumuksen Palveluntarjoaja maksaa maksusitoumukseen perustuvan laskun tai koontilaskun.
Palveluntarjoaja	10.4 Maksuosoitus Asiakas saa käteistä
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	11. Järjestelmä muodostaa ajantasaisen asiakkaan saldotilanteen sekä kuukausittain asiakaskohtaisen- ja toimipistekohtaisen saldoraportin. Asiakkaan kirjanpitotiedoissa järjestelmässä on ajantasainen saldotieto tuloista ja menoista sekä ennakkoon viedyistä maksuista varaussumma.

Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	11.1 Järjestelmä muodostaa kirjanpitoaineiston maksatus 1 prosessin mukaisesti
Palveluntarjoaja	12. Asiakkaalle/edunvalvojalle lähetetään kuun lopussa tiliote
Asiakas	13. Asiakas saa tiliotteen
Lopputulokset
Säännöt
Huomioita

Käteismaksatus

1. Asiakkaalla tarve

saada etuus käteisenä

8. Hakeeko

rahan?

KYLLÄ

7. Käteismaksuaineisto

KT027

Päätös

KT019

Maksatus (maksu asiakkaalle)

KT021

Maksun tarkistukset ja hyväksyminen

8.2.. Asiakkaan

tietoihin maksutapahtuma toteutuneena

5. Muodostaa

käteismaksuaineiston.

6. Siirtää aineiston sen 8.1.

käteis- Välittää tiedon asiakas- ja maksatusjärjestelmiin potilastietojärjestelmään

8.3.

Välittää tiedon asiakas- ja potilastietojärjestelmään

8.4.. Asiakaan tietoihin maksutapahtuman korjaus

9. KT021

Maksun tarkistukset ja hyväksyminen

Organisaation taloushallinnon järjestelmät

Organisaation kassa- järjestelmät

Asiakas- ja potilas- Työn-

Asiakas

tietojärjestelmä

tekijä

31 KT033 Käteismaksatus

Tunniste	KT033
Käyttötapauksen nimi	Käteismaksatus
Xxxxxxxx(roolit)	Asiakas, organisaation kassajärjestelmä, työntekijä, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, organisaation taloushallinnon järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakkaiden etuudet maksetaan pääsääntöisesti pankkeihin. Tietyissä tanteissa etuuden nosto on mahdollistettava käteisenä, esim. silloin kun etuuden saajalla ei ole pankkitiliä (esim. pakolaiset). Maksatusprosessina tämä tarkoittaa sitä, että asiakas- ja potilastietojärjestelmässä tehdään päätös ja siihen liittyvä maksu tavanomaisen prosessin mukaan, mutta taloushallintojärjestelmään siirtyvällä maksulla on sääntö, joka estää sen välittymisen pankkiaineistoon ja ohjaa sen muuhun väylään, kuten . maahanmuuttajapalvelujen VASTA-järjestelmään tai kaupungin kassajärjestelmiin.
Toimintojen kulku
Asiakas	1. Asiakkaalla tarve saada etuus käteisenä
Asiakas- ja potilastietojärjestelmä	2. KT027 Toimentulotuen päätös Käteismaksu perustuu myös aina päätökseen. Prosessi on keskeisiltä osilta yhteneväinen toimeentulotuen päätöksen kanssa, josta on käyttötapaus.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

3. KT019 Maksatus

Käteismaksu kirjataan järjestelmään kuten maksu asiakkaalle. On siltä osin yhteneväinen maksatuksen käyttötapaus KT019 kanssa.

Erona on se, että kirjaamisessa maksutapahtumalle tulee merkintä, että on käteismaksatus, eikä nouse

pankkiaineistoon aineiston muodostamisvaiheessa.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

4. KT021 Maksun tarkistukset ja hyväksyminen Käteismaksun tarkistus- ja hyväksymisprosessi on yhteneväinen muiden maksutapahtumien vastaavan

prosessin kanssa.

Organisaation taloushallinnon

järjestelmät

5. Muodostaa käteismaksuaineiston.

Erottaa muodostamisvaiheessa käteismaksut pankkiin menevästä aineistosta.

Organisaation

taloushallinnon järjestelmät

6. Siirtää aineiston käteismaksatusjärjestelmiin

Organisaation kassa- järjestelmät

7. Käteismaksuaineisto

Käteismaksuaineisto vastaanotetaan kassajärjestelmissä.

Asiakas

8. Hakeeko rahan?

Kyllä ks 8.1

Ei ks. 8.3.

Nostotapahtumasta välittyy tieto taloushallinnon järjestelmään. On sovittu tietty aika (esim. viikko), jonka jälkeen katsotaan että asiakas ei ole nostanut rahaa ja

tämä tieto välitetään taloushallinnon järjestelmään..

Organisaation taloushallinnon järjestelmät

8.1. Välittää tiedon asiakas- ja potilastietojärjestelmään

Asiakas on nostanut rahan. Tieto välittyy asiakas- ja potilastietojärjestelmään.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

8.2. Asiakkaan tietoihin maksutapahtuma toteutuneena

Asiakas on nostanut rahan. Tieto päivittyy asiakkaan tiedoissa

Organisaation taloushallinnon järjestelmät

8.3. Välittää tiedon asiakas- ja potilastietojärjestelmään

Asiakas ei ole nostanut rahaa. Tieto välittyy asiakas- ja potilastietojärjestelmään.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

8.4. Asiakaan tietoihin maksutapahtuman korjaus Asiakas ei ole nostanut rahaa. Tieto korjaa asiakkaan tietojen maksutapahtuman. Maksuna merkitty tapahtuma

ei siis toteutunut.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

10. KT021 Maksun tarkistukset ja hyväksyminen Ajetaan tarkistusraportit kuten niitä kuvaavassa käyttötapauksessa. Täsmäyttää todellisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän maksatuksen ja taloushallinnon

kirjanpitoaineiston saldot.

Henkilökohtainen avustaja

12. Vastaanottaa

palkan

9. Tekevät

työsopimuksen

9.2 Hankkii

avustajalle tapaturmavakuutuk sen

1. Hakee

henkilökohtaista avustajaa

5.2 Vastaanottaa

kielteisen päätöksen

7. Vastaanottaa

myönteisen päätöksen ja palvelusetelin

8. Rekrytoi

henkilökohtaisen avustajan

9.3 Ilmoittaa

mahdollisista keskeytyksistä työsuhteessa

9.4 Käyttää

kriisitilanteissa palveluseteliä

5. Tekee kielteisen

päätöksen

2. Vastaanottaa

hakemuksen

3. Tekee arvioinnin

henkilökohtaisen avustajan tarpeesta ja tarvittavasta avun määrästä

4. Täyttyvätkö

kriteerit henkilökohtaise n avun saannille

9.1 Saa tiedon

työsopimussuhteen alkamisesta

9.2.2 Tarkistaa

tapaturmavakuutuk sen maksun

9.4.3 Vastaanottaa

tiedon palvelusetelin käytöstä

Kyllä

6. Tekee

myönteisen päätöksen

2.1 Hakemus

tallentuu järjestelmään

3.1 Arviointi ja

lausunnot tallentuvat järjestelmään

5.1 Kielteinen

päätös tallentuu järjestelmään

6.1 Myönteinen

päätös ja palveluseteli tallentuvat järjestelmään

9.1.1 Tieto

työsopimussuhteest a tallentuu järjestelmään

9.2.1 Tallentaa

tiedon tapaturmavakuutuk sen maksamisesta ko.päätökselle

9.4.2 Tallentaa

tiedon palvelusetelin käytöstä

Hakemus

Arviointi

Päätös

Palveluseteli

Lausunnot

6.2 Osa päätöksen

tiedoista tallentuu

10. Vastaanottaa

työsopimuksen

11. Maksaa

avustajan palkan

9.3.1 Vastaanottaa

tiedon keskeytyksestä avustajan palkanmaksussa ja keskeyttää palkanmaksun

6.3 Tiedot

palvelusetelistä tallentuvat

9.2.3 Maksaa

vakuutusyhtiön laskun

9.4.1 Tunnistaa ja

kohdentaa laskun rivit ko. palveluseteliin

Taloushallinnon järjestelmä

Palkanmaksu järjestelmä

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä

Henkilökohtai- nen avustaja

Sosiaalityöntekijä

Asiakas

32 KT035 Henkilökohtainen avustaja

Tunniste	KT 035
Käyttötapauksen nimi	Henkilökohtainen avustaja
Xxxxxxxx (roolit)	Asiakas, henkilökohtainen avustaja, sosiaalityöntekijä, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, palkanmaksujärjestelmä, taloushallinnon järjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Toimintojen kulku
Asiakas	1. Hakee henkilökohtaista avustajaa Asiakas voi tehdä hakemuksen mm. portaalin kautta.
Sosiaalityöntekijä	2. Vastaanottaa hakemuksen

Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	2.1 Hakemus tallentuu järjestelmään
Sosiaalityöntekijä	3. Tekee arvioinnin henkilökohtaisen avustajan tarpeesta ja myönnettävästä avun määrästä Sosiaalityöntekijä tekee palvelutarpeen arvioinnin ja pyytää tarvittavia lausuntoja muilta viranomaistahoilta, mm. lääkärin lausunto.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	3.1 Arviointi ja lausunnot tallentuvat järjestelmään
Sosiaalityöntekijä	4. Täyttyvätkö kriteerit henkilökohtaisen avun saamiselle? Jos ei, kohtaan 5 Jos kyllä, kohtaan 6
Sosiaalityöntekijä	5. Tekee kielteisen päätöksen
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	5.1 Kielteinen päätös tallentuu järjestelmään
Asiakas	5.2 Vastaanottaa kielteisen päätöksen Asiakas vastaanottaa päätöksen portaaliin tai muilla tavoin.
Sosiaalityöntekijä	6. Tekee myönteisen päätöksen
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	6.1 Myönteinen päätös ja palveluseteli tallentuvat järjestelmään Sosiaalityöntekijän tekemä päätös sisältää mm. päätöksen voimassaoloajan ja tiedon siitä kuinka monta tuntia kuukaudessa asiakkaalla on oikeus saada henkilökohtaista apua. Päätös sisältää useimmiten myös palvelusetelin, jota asiakas voi käyttää kriisitilanteessa ostaakseen apua esim. avustajan sairastuessa äkillisesti. Päätökselle tulee myös tieto siitä, että asiakkaan avustajalle hankkima tapaturmavakuutus maksetaan asiakkaan puolesta.
Palkanmaksujärjeste lmä	6.2 Osa päätöksen tiedoista tallentuu Tieto asiakkaalle tehdystä päätöksestä, sen voimassaoloajasta ja myönnetystä avun maksimimäärästä/kk välittyvät palkanmaksujärjestelmään.
Taloushallinnon järjestelmä	6.3 Tiedot palvelusetelistä tallentuvat
Asiakas	7. Vastaanottaa myönteisen päätöksen Asiakas vastaanottaa päätöksen portaaliin tai muilla tavoin.
Asiakas	8. Rekrytoi henkilökohtaisen avustajan
Asiakas ja henkilökohtainen avustaja	9. Tekevät työsopimuksen Asiakas tekee työsopimuksen henkilökohtaisen avustaja kanssa ja lähettää

	tämän jälkeen kopion työsopimuksesta kunnan palkanmaksuun. Kunnissa on sovittu henkilökohtaisen avustajan tuntipalkan määrästä, joten sitä asiakas ei voi itse määritellä. Asiakas tiedottaa sosiaalityöntekijää työsopimussuhteen alkamisesta.
Sosiaalityöntekijä	9.1 Saa tiedon työsopimussuhteen alkamisesta ja kirjaa sen järjestelmään
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	9.1.1. Tieto työsopimussuhteen alkamisesta tallentuu järjestelmään
Asiakas	9.2 Hankkii avustajalle tapaturmavakuutuksen Asiakkaan kuuluu itse hankkia avustajalle tapaturmavakuutus, mutta kunta maksaa sen päätöksen mukaisesti asiakkaan puolesta.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	9.2.1 Tallentaa tiedon tapaturmavakuutuksen maksamisesta ko. päätökselle
Sosiaalityöntekijä	9.2.2 Tarkistaa tapaturmavakuutuksen maksun
Taloushallinnon järjestelmä	9.2.3 Maksaa vakuutusyhtiön laskun
Asiakas	9.3 Ilmoittaa mahdollisista keskeytyksistä työsuhteessa Asiakas on velvollinen ilmoittamaan palkanlaskentaan, mikäli työsuhteeseen tulee keskeytyksiä, mm. asiakas joutuu sairaalahoitoon.
Palkanmaksujärjeste lmä	9.3.1 Vastaanottaa tiedon keskeytyksestä avustajan palkanmaksussa ja keskeyttää palkanmaksun
Asiakas	9.4 Käyttää kriisitilanteessa palveluseteliä Asiakkaalla on oikeus käyttää palveluseteliä hoidon/huolenpidon turvaamiseksi äkillisissä yllättävissä tilanteissa, mm. avustajan sairastuessa.
Taloushallinnon järjestelmä	9.4.1 Tunnistaa ja kohdentaa laskun rivit ko. palveluseteliin ja maksaa laskun
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	9.4.2 Tallentaa tiedon palvelusetelin käytöstä
Sosiaalityöntekijä	9.4.3 Vastaanottaa tiedon palvelusetelin käytöstä
Palkanmaksujärjeste lmä	10. Vastaanottaa työsopimuksen
Palkanmaksujärjeste lmä	11. Maksaa avustajan palkan Palkanmaksu perustuu asiakkaan ja henkilökohtaisen avustajan pitämään työajan seurantaan, josta he raportoivat sovitusti palkanlaskentaan. Palkka maksetaan toteutuneiden tuntien mukaisesti. Henkilökohtainen avustaja saa palkkaa kahden viikon ajalta äkillisissä ja

suunnittelemattomissa työsuhteen

keskeytyksissä, mm. asiakkaan joutuessa sairaalahoitoon.

Henkilökohtainen avustaja

12. Vastaanottaa palkan

Maksujen tarkistukset ja hyväksyminen asiakas- ja potilastietojärjestelmässä

1. Ajaa tarkastus-

ja hyväksymis- 3. Tarkastaa 4. Onko

raportit raportin korjattavaa?

4.3 Pyytää

4.1 Poistaa 4.2 Korjaa tai päätöksentekijää maksutapahtuman korjauttaa korjaamaan

maksutapahtuman päätöksen

4.4 Ajaa tarkastus-

ja hyväksymisraportit uudestaan

5. Hyväksyy

maksurivit

11. Tarkistaa

täsmäytysraportin

Järjestelmään

tallennettu maksuja ja sinne tullut tuloja

2. Muodostaa

tarkastus- ja hyväksymisraportit

6. Maksurivit lukittuvat. Xxxxxxxxx 00.Maksurivin status päivittyy.

taloushallinnon järjestelmään. Status Täsmäytysraportin luonti.

päivittyy asiakkaan tietoihin

Raportti a

Raportti b

Raportti c

Raportti d

Täsmäytysraportti

7. Muodostaa pankkiaineistot. 9. Tieto maksujen siirrosta

Lähettää aineiston pankkeihin

pankkimaksatusjärjestelmään.

Täsmäytysraportti

8. Aineistosiirrot

pankkeihin

12.Tarkistaa täsmäytysraportin

Asiakkaan tiedot

Pankkimaksa tus- järjestelmä

Taloushallintopalvelut/ Asiakas- ja

Maksujen tarkastaja

järjestelmä

potilastietojärjestelmä

33 KT021 Maksujen tarkistukset ja hyväksyminen

Tunniste	KT021
Käyttötapauksen nimi	Maksujen tarkistukset ja hyväksyminen asiakas- ja potilastietojärjestelmässä.
Xxxxxxxx(roolit)	Maksujen tarkastaja (tekninen hyväksyjä), taloushallintopalvelut, asiakas- ja potilastietojärjestelmä, pankkimaksatusjärjestelmä Toimijat ovat esimerkkejä. Käyttöoikeudet määrittävät miten järjestelmän toiminnot näkyvät käyttäjälle.
Esiehdot	Asiakas- ja potilastietojärjestelmään on tallennettu maksuja ja sinne on välittynyt tuloja taloushallinnon järjestelmästä
Toimintojen kulku
Maksujen tarkastaja	1. Ajaa tarkastus- ja hyväksymisraportit Maksujen tarkastaja ajaa tarkastus – ja hyväksymisraportit asiakas- ja potilastietojärjestelmässä. Raportille voidaan valita haluttu organisaatiotaso tai organisaatiot, alue-, kustannuspaikka tai muu jako, jolla rahaliikenteen rakenne on järjestelmään viety. Raportit voidaan ajaa halutulta päivältä tai aikamääräväliltä. Raporttien erittelyjä - menot menolajeittain (esm. toimeentulotuki, vammaispalvelu jne) - tulot tulolajeittain (esm. välitystili, lastensuojelun perintä jne) - maksutapa (pankkimaksatus, käteismaksatus) - organisaatio

	- kustannuspaikka - maksusitoumuksiin ja palveluseteleihin liittyvät - virheelliset
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	2. Muodostaa tarkastus- ja hyväksymisraportit
Maksujen tarkastaja	3. Tarkastaa raportit
Maksujen tarkastaja	4. Onko korjattavaa? Kyllä (kohtaan 4.1, 4.2 tai 4.3) Ei (kohtaan 5)
Maksujen tarkastaja	4.1 Poistaa maksutapahtuman
Maksujen tarkastaja	4.2 Korjaa tai korjauttaa maksutapahtuman
Maksujen tarkastaja	4.3 Pyytää päätöksentekijää korjaamaan päätöksen Esim. siirtämällä päätöksen päätöksentekijän työjonoon/lähettämällä herätteen
Maksujen tarkastaja	4.4. Ajaa tarkastus- ja hyväksymisraportit uudestaan
Maksujen tarkastaja	5. Hyväksyy maksurivit Tarkastaja ei voi olla sama henkilö kuin maksurivin tallentaja. Maksatukseen lähteville maksuriveille muodostuu seuraavan pankkipäivän maksurivit. Järjestelmässä on säännöt, joilla voidaan valita miten maksurivit hyväksytään, esim. kustannuspaikoittain.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	6. Maksurivit lukittuvat. Siirtyvät taloushallinon ärjestelmään. Status päivittyy asiakkaan tietoihin. Asiakkaan tiedoissa päivittyy maksurivin status ja järjestelmä lähettää hyväksytyt maksurivit kunnan pankkimaksatusjärjestelmään. Samalla maksurivit lukittuvat niin, että niitä ei voi enää muuttaa.
Taloushallinnon järjestelmä	7. Muodostaa pankkiaineistot. Lähettää aineiston pankkimaksatusjärjestelmään. Tiedot ovat muodostettu kustannuspaikoittain ja pankeittain (jos useampi välittäjäpankki). Taloushallinnon järjestelmässä näkyy katevaraus pankkikohtaisesti, josta katevaraus tarkistetaan.
Pankkimaksatusjärje stelmä	8. Aineistosiirrot pankkeihin.
Taloushallinnon järjestelmä	9.Tieto maksujen siirrosta pankkeihin tulee taloushallinnon järjestelmään. Välittää tiedon asiakas- ja potilastietojärjestelmään.
Asiakas- ja potilastietojärjestelm ä	10. Asiakkaan tiedoissa päivittyy maksurivin status. Järjestelmä muodostaa täsmäytysraportin Asiakas- ja potilastietojärjestelmän lähettämät maksut ja pankkimaksujärjestelmästä lähteneet maksut täsmäävät

Maksujen tarkastaja	11. Tarkistaa täsmäytysraportin
Taloushallinnon järjestelmä	12. Tarkistaa täsmäytysraportin oikeellisuuden Asiakas- ja potilastietojärjestelmän lähettämät maksut ja pankkimaksujärjestelmästä lähteneet maksut täsmäävät
Säännöt
Huomioita

34 Liite: KT028 vaikuttavuusmittauksen esimerkkitapaus

1.1 Graafiset esitykset

Muutoksen esittäminen: Aikapisteistä keskiarvot ja 95% luottamusvälit alla esitettyjen kuvien kaltaisesti jokaisesta mittarista ja niiden alaskaaloista, aika- akselilla protokollan mukaiset mittauspisteet ja käyrät kuvaavat eri potilasryhmien oireiden, elämänlaadun tai toimintakyvyn muutosta.

Kuva 1. Muutoksen esittäminen

Kliinisten oiriedien vaikeusasteen esittäminen: Mittauspisteistä (ainakin hoidon alkaessa ja päättyessä) potilaan normatiivinen sijainti alla kuvatulla tavalla

1. Kertyvällä kliinisellä aineistolla (kerrytetään kliinistä data-pankkia)

2. Tarpeellista olisi myös, että olisi mahdollisuus luoda alla kuvattu kehikko määritellyn normiaineiston perusteella eri mittareille (eli tuodaan parametrit ilman varsinaista dataa)

Kuva 2. Normatiivisen tiedon esittäminen graafisesti ja informatiivisesti

3. Hoitoprosessin läpimenon kokonaisraportoinnin perusta:

Kuva 3. Psykiatrian läpimenoraportit ja kirjaaminen, yhteenveto

Kuva 4. Suunniteltuja toimenpideraportteja (Hoitoprosessi)

1.2 Muuttujakeskeinen näkökulma vaikuttavuuteen: Lomakepohjainen toistomittaus

Aloitus (baseline): Potilaan prosessi

Potilaalle on tehty terveyskeskuksesta lähete psykiatrian poliklinikalle masennuksen vuoksi. Hän on saanut tiedon ensimmäisestä ajasta portaaliinsa. Ajanvarauksen yhteydessä on linkki hoidon vaikuttavuuslomakkeiden lähtötaso-pakettiin, johon kuuluvat esim. BDI, Audit, Sofas, 15D, Oasis. Potilas täyttää lomakkeet portaalin kautta. Tälle paketille on järjestelmässä annettu arvo 0 merkitsemään lähtötasomittausta.

Lomakkeiden yhteydessä on selkeät ohjeet lomakkeiden täyttämistä varten. Lisäksi kerrotaan, että lomakkeiden täyttö auttaa hoidon suunnittelua ja seurantaa. Tulokset myös esittää potilaan portaalissa graafisenai esityksenä.

Aloitus (baseline): Terveydenhuollon ammattihenkilön prosessi

Ennen ensimmäistä tapaamista vastaanottava terveydenhuollon ammattihenkilö on tutustunut täytettyihin lomakkeisiin joista on automaattisesti laskettu asteikkopisteet ja asteikkopisteiden profiilit kattava graafinen esitys.

Järjestelmä kerää kaikista lähtötasomittauksista tietopankkia, jota käytetään mm. pistemäärien normittamiseen ja asteikkopistemäärä voidaan esittää suhteessa normijakaumaan kuvanKuva 2 esittämällä tavalla. Näin ammattihenkilö saa kattavan kuvan potilaan oire, toimintakyky ja elämänlaatuprofiilista sekä sen normatiivisista ulottuvuuksista, joita hän voi

Document Metadata

Table of Contents

SOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

Document Metadata