Puitesopimus Sarastia Oy ja Porin kaupunki
Puitesopimus Sarastia Oy ja Porin kaupunki
Sarastia Oy 1.2.2023
Sisällys
Versiohistoria 2
LIITELUETTELO 3
1 SOPIJAPUOLET 4
2 TAUSTA JA TARKOITUS 4
3 SOPIMUSRAKENNE 5
4 ILMOITUKSET 5
5 HALLINTOMALLI JA YHTEYSHENKILÖT 5
6 SALASSAPITO 6
7 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY 7
8 VASTUUNRAJOITUS 7
9 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO 9
10 MUUT MÄÄRÄYKSET 9
11 SOVELLETTAVA LAKI JA RIITOJEN RATKAISEMINEN 9
12 ALLEKIRJOITUKSET 9
Versiohistoria
PÄIVÄYS | VERSIO | TEKIJÄ/HYVÄKSYJÄ | MUUTOSPERUSTE |
20.1.2023 | 1.0 | ||
LIITELUETTELO
Liite 1 | Palvelusopimus liitteineen |
Liite 2 | Ohjelmistopalvelusopimus S365 BI liitteineen |
Liite 3 | Ohjelmistopalvelusopimus S365 Talous liitteineen |
Liite 4 | Ohjelmistopalvelusopimus Numeron liitteineen |
Liite 5 | Ohjelmistopalvelusopimus Visma Sign liitteineen |
Liite 6 | Tietojenkäsittelysopimus liitteineen |
1 SOPIJAPUOLET
Sarastia Oy (Y-tunnus: 2360731–5), Xxxxxx Xxxxx 00, 00000 Xxxxxxxx (jäljempänä "palveluntuottaja"); ja Porin kaupunki (Y-tunnus: 0137323–9), Xxxxxxxxxxxx 00, 00000 Xxxx ("tilaaja");
jäljempänä yhteisesti “sopijapuolet” ja erikseen “sopijapuoli”.
2 TAUSTA JA TARKOITUS
2.1 Palveluntuottaja on asiakkaidensa omistama julkisen sektorin talous- ja henkilöstöhallinnon sekä tietojohtamisen tukipalvelukumppani, joka auttaa julkishallinnon toimijoita kehittämään palvelutoimintaansa. Palveluntuottaja on hankintaoikeudellisesti ns. in-house-toimittaja.
2.2 Tilaaja on keskisuuri kaupunki Länsi-Suomessa ja Satakunnan maakunnan maakuntakeskus.
2.3 Tällä puitesopimuksella liitteineen ("puitesopimus”) sopijapuolet sopivat siitä, että tilaaja voi ostaa ja palveluntuottaja voi myydä tämän puitesopimuksen liitteenä 1 olevan palvelusopimuksen ("palvelusopimus”) alla esimerkiksi talouspalveluita ja henkilöstöpalveluita sekä tämän puitesopimuksen liitteenä 2 olevan ohjelmistopalvelusopimuksen ("ohjelmistopalvelusopimus”) alla ohjelmistopalveluita. Palvelusopimus ja ohjelmistopalvelusopimus perustuvat julkisen sektorin hankinnoissa yleisesti käytettyihin JYSE- ja/tai JIT-ehtoihin. Palvelusopimuksesta ja ohjelmistopalvelusopimuksesta käytetään jäljempänä yhdessä myös nimitystä "alasopimukset” ja erikseen nimitystä "alasopimus”.
2.4 Sopijapuolten tavoitteena on pitkäaikainen kumppanuuteen perustuva yhteistyö, jonka aikana palveluntuottaja kehittää palveluita ja ohjelmistopalveluita yhdessä tilaajan kanssa tältä saadun palautteen perusteella sekä toimittaa niitä tilaajalle molempia sopijapuolia hyödyttävällä tavalla.
2.5 Tässä puitesopimuksessa sopijapuolet sopivat eräistä kaikkiin palveluntuottajan tilaajalle toimittamiin palveluihin ja ohjelmistopalveluihin sovellettavista ehdoista ja periaatteista.
2.6 Palveluiden ja ohjelmistopalveluiden sisällöstä ja niitä koskevista hinnoista ja osto- ja toimitussitoumuksista sekä palvelutasoista ja sanktioista on tarvittaessa sovittu alasopimuksissa.
2.7 Sopijapuolet voivat sopia kirjallisesti tämän puitesopimuksen allekirjoittamisen jälkeen myös uusista palveluista ja ohjelmistopalveluista, joihin tämä puitesopimus soveltuu. Uudet palvelut ja ohjelmistopalvelut tulevat tämän sopimuksen piirin siten, että niitä koskevat uudet alasopimukset otetaan tämän puitesopimuksen uusiksi liitteiksi tai että uusissa alasopimuksissa viitataan tähän puitesopimukseen.
2.8 Tämä puitesopimus ja sen kanssa samanaikaisesti allekirjoitetut palvelusopimus ja ohjelmistopalvelusopimus korvaavat seuraavat sopijapuolten välillä voimassa olevat sopimukset: 30.1.2015 allekirjoitettu Palvelu- ja yhteistyösopimus liitteineen.
3 SOPIMUSRAKENNE
3.1 Tämän puitesopimuksen ehtoja sovelletaan palvelusopimuksen ja ohjelmistopalvelusopimuksen alla toimitettaviin palveluihin. Mikäli tämän puitesopimuksen ja palvelusopimuksen ja/tai ohjelmistopalvelusopimuksen välillä on ristiriitaa, sovelletaan ensisijaisesti tätä puitesopimusta.
3.2 Palvelusopimus ja ohjelmistopalvelusopimus ovat toisistaan erillisiä alasopimuksia, joista kumpikin on voimassa ehtojensa mukaisesti toisen alasopimuksen voimassaolosta riippumatta ja joita koskevat sopijapuolten oikeudet, velvollisuudet ja vastuut määräytyvät erikseen kunkin alasopimuksen osalta toisesta alasopimuksesta riippumatta. Kuitenkin jos yhtä alasopimusta koskeva sopimusrikkomus oikeuttaa rikkomuksesta kärsineen sopijapuolen purkamaan alasopimuksen, on rikkomuksesta kärsineellä sopijapuolella oikeus irtisanoa myös muut alasopimukset noudattaen kolmen kuukauden irtisanomisaikaa. Sopijapuolet voivat myös sopia muiden alasopimusten päättymisestä myös ennen irtisanomisajan päättymistä. Edellä sovittu koskee myös mahdollisia uusia alasopimuksia, jotka tehdään tämän puitesopimuksen alla myöhemmin.
3.3 Mikäli hankintalainsäädäntö sallii, sopijapuolet voivat yhdessä tai useammassa alasopimuksessa sopia, että tilaajan lisäksi tilaajan niin halutessa myös sen tytäryhtiöt tai -yhteisöt voivat hyödyntää ao. alasopimuksen alla tuotettavia palveluita. Tällöin tilaaja ostaa palvelut palveluntuottajalta ja toimittaa ne sovituille yhtiöille ja muille yhteisöille. Tällöin asian tulee olla ilmaistu yksiselitteisesti niissä alasopimuksissa, joita tämä kohta koskee, mm. tytäryhtiön tai -yhteisön nimi ja Y-tunnus mainiten. Yhtiöillä ja yhteisöillä ei ole oikeutta esittää suoraan vaatimuksia tai käyttää muita tilaajan oikeuksia palveluntuottajaa kohtaan, vaan ne tulee kanavoida tilaajan kautta. Tilaaja vastaa palveluntuottajalle omasta ja yhtiöiden ja yhteisöjen puolesta tämän puitesopimuksen ja alasopimusten ehtojen täyttämisestä, mukaan lukien maksuista.
4 ILMOITUKSET
4.1 Tähän puitesopimukseen ja alasopimuksiin liittyvät ilmoitukset ja tiedonannot (mukaan lukien reklamaatiot, vaatimukset, irtisanomis- ja purkuilmoitukset, hinnanmuutokset ja muut sopimusasiat) katsotaan riittävällä tavalla tehdyiksi, jos ne on tehty kirjallisesti ja toimitettu kirjattuna kirjeenä, kuriirin välityksellä tai sähköpostitse tai muulla digitaalisesti tai muutoin todennettavalla tavalla alla kohdassa 5.2 ilmoitetulle yhteyshenkilölle ja hänen varahenkilölleen tai muuhun osoitteeseen, jonka vastaanottava sopijapuoli on ilmoittanut kirjallisesti.
5 HALLINTOMALLI JA YHTEYSHENKILÖT
5.1 Tämän puitesopimuksen alaista sopijapuolten yhteistyötä varten sopijapuolet ovat perustaneet palveluiden ohjausryhmän, johon kuuluu 1–3 edustajaa kummaltakin sopijapuolelta. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii tilaajan edustaja ja sihteerinä palvelutuottajan edustaja. Ohjausryhmä tekee päätöksensä yksimielisesti. Ohjausryhmä kokoontuu pääsääntöisesti 2–4 kertaa vuodessa erikseen sovittavalla tavalla. Ohjausryhmän jäsenten tulee varmistaa, että he ovat hankkineet tarvittavat valtuudet sopijapuolten päättäviltä elimiltä, jotta he voivat tehdä päätöksiä ohjausryhmässä. Ohjausryhmä ei voi
kuitenkaan päättää sopimusmuutoksista, vaan niistä kumpikin sopijapuoli päättää oman päätöksentekoprosessinsa mukaisesti ja niistä sovitaan muiden sopimusehtojen mukaisesti.
5.2 Sopijapuolet ovat lisäksi nimenneet alla olevat yhteyshenkilöt ja heidän varahenkilönsä sopijapuolten välistä käytännön toimintaa ja viestintää varten. Sopijapuolen on ilmoitettava yhteyshenkilön ja varahenkilön vaihtumisesta kirjallisesti toiselle sopijapuolelle.
palveluntuottaja: Xxxxxx Xxxxxxxxxx Asiakaspäällikkö | tilaaja: Xxxxxx Xxxxxxxx Talous- ja hallintojohtaja | |
0400 893 734 | 044 701 1115 | |
6 | SALASSAPITO |
6.1 Ellei kyseessä ole viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevan lain (621/1999) tai muun pakottavan lain perusteella mukaan julkinen aineisto tai ellei muu alla kohdassa 6.3 sovittu poikkeus sovellu, sopijapuolet sitoutuvat pitämään toisen sopijapuolen edustajalta saamansa salassa pidettävän aineiston luottamuksellisena ja pidättäytyvät käyttämästä tällaista materiaalia muihin tarkoituksiin, kuin mitä tässä puitesopimuksessa tai alasopimuksissa on määritelty. Sopijapuolet sitoutuvat soveltamaan samoja suojausstandardeja vastaanotetun salassa pidettävän materiaalin osalta, kuin sopijapuoli soveltaisi oman salassa pidettävän materiaalinsa suojaamiseksi sekä standardeja, jotka vastaavat vähintään normaalia huolellista toimintaa. Selvyyden vuoksi sopijapuolet toteavat nimenomaisesti, että sopijapuolen salassapitovelvoite estää salassa pidettävän materiaalin ja/tai seikkojen julkaisemisen (mukaan lukien julkaiseminen sosiaalisessa mediassa).
6.2 Salassa pidettävää materiaalia on kaikki aineisto ja informaatio sisältäen rajoituksetta henkilötiedot sekä aineiston ja informaation, joka koskee sopijapuolen liiketoimintasuunnitelmia, taloudellista asemaa, budjettia, tuotteita ja palveluita, tuotekehittelyä, keksintöjä, tutkimustuloksia, immateriaalioikeuksia, markkinointia, asiakkaita, asiakas- ja yhteistyösuhteita ja muita sopijapuolen toimintaa koskevaa informaatiota sekä sopijapuolten väliseen sopimussuhteeseen ja sitä koskeviin mahdollisiin erimielisyyksiin liittyvät seikat sisältäen rajoituksetta esimerkiksi ehdotukset, tilaukset, sopimukset ja reklamaatiot, jotka sopijapuoli tai sen edustaja toimittaa tai paljastaa toiselle sopijapuolelle tai sen edustajalle, huolimatta siitä onko salassa pidettävä materiaali paljastettu kirjallisesti, suullisesti tai muulla tavalla. Sopijapuolen pyynnöstä toinen sopijapuoli sitoutuu joko palauttamaan tai tuhoamaan vastaanottamansa salassa pidettävän materiaalin viivytyksettä, ellei kyseessä oleva materiaali ole lakisääteisen säilyttämisvelvoitteen piirissä. Sopijapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain sallimissa rajoissa materiaali varmuuskopioissa, kunnes materiaali poistetaan hyvän tietohallintotavan mukaisesti
varmuuskopioista. Tässä kohdassa 6 asetetut velvoitteet pysyvät voimassa viisi (5) vuotta tämän puitesopimuksen päättymisen jälkeen.
6.3 Salassapitovelvollisuus ei sovellu materiaaliin ja informaatioon (i) joka on yleisesti saatavilla tai muulla tavoin julkista, (ii) jonka sopijapuoli on sallitulla tavalla vastaanottanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitomääräyksiä, (iii) joka oli jo sallitulla tavalla sopijapuolen hallussa ilman salassapitovelvollisuutta ennen sen vastaanottamista toiselta sopijapuolelta tai sen edustajalta, (iv) jonka sopijapuoli on itsenäisesti kehittänyt käyttämättä toiselta sopijapuolelta tai sen edustajalta saamaansa salassa pidettävää materiaalia, tai (v) joka tulee paljastaa viranomaisten toiminnan julkisuutta koskevan lain (621/1999) tai muun pakottavan lain perusteella. Palveluntuottajalla on velvollisuus ottaa kantaa tietojen salassapitoon liikesalaisuuksiensa osalta, jos tilaaja tarvitsee siitä tiedon oman salassapitovelvollisuutensa määrittelemiseksi. Palvelutuottajan tulee myös pyrkiä siihen, ettei se määritä salassa pidettävää aineistoa tarpeettoman laajaksi.
7 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY
7.1 Sopijapuolet ovat sopineet henkilötietojen käsittelyä koskevista ehdoista liitteenä 5 olevassa Tietojenkäsittelysopimuksessa, jota sovelletaan tämän Puitesopimuksen ja alasopimusten alla suoritettavaan henkilötietojen käsittelyyn.
7.2 Sopijapuolet yksilöivät käsiteltävät henkilötiedot alasopimuksissa kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
8 VASTUUNRAJOITUS
8.1 Tässä kohdassa 8 sovittuja vastuunrajoituksia sovelletaan tähän puitesopimukseen sekä sen liitteisiin ja alasopimuksiin liitteineen. Tätä kohtaa 8 sovelletaan alasopimusten liitteinä olevien JYSE 2014 Palvelut kohdan 16 ja JIT 2015 Yleiset ehdot kohdan 11 vastuunrajoitusehtojen sijaan.
8.2 Kummankin sopijapuolen tulee pyrkiä minimoimaan vahingon määrä. Palveluntuottajalla on oikeus ja velvollisuus korjata aiheuttamansa virhetilanne omalla kustannuksellaan ilman aiheetonta viivettä niin pian kuin olosuhteet sen sallivat.
8.3 Jos sopimus päättyy alla kohdassa a) tai b) mainitusta palveluntuottajasta johtuvasta syystä, on tilaajalla oikeus vahingonkorvaukseen sopimuksen ennenaikaisesta päättymisestä aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Tässä kohdassa tarkoitetut palveluntuottajasta johtuvat syyt ovat:
a) hankintalain (1397/2016) 80 §:ssä tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste tai 81 §:ssä tarkoitettu harkinnanvarainen poissulkemisperuste
b) tilaajavastuulain (1233/2006) mukaisen selvityksen tai todistuksen toimittamatta jättäminen taikka selvityksen tai todistuksen mukaan palveluntuottaja ei ole huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista.
8.4 Kumpikaan sopijapuoli ei vastaa toiselle sopijapuolelle välillisestä vahingosta.
8.5 Sopijapuolen kalenterivuosikohtainen korvausvastuu (ml. sanktiot) välittömistä vahingoista toista sopijapuolta kohtaan on enintään kaksikymmentäviisi prosenttia (25 %) tilaajan palveluntuottajalle puitesopimuksen ja sen kaikkien alasopimusten mukaisesti kyseisenä kalenterivuonna maksamista tai maksettavista palvelumaksuista. Samasta vahingosta tai vahinkotapahtumasta aiheutuva korvausvelvoite (ml. sanktiot) ei ylitä kaksikymmentäviisi prosenttia (25 %) yhden kalenterivuoden edellä tarkoitetuista palvelumaksuista, vaikka kyseinen vahinko tai vahinkotapahtuma tapahtuisi useampana kalenterivuotena, sillä poikkeuksella, että jos tapahtuma sijoittuu useammalle kalenterivuodelle ja on yli kuuden (6) kuukauden pituinen, lasketaan korvauksen maksimimäärä vahingon tapahtumavuosien palvelumaksuista.
8.6 Mikäli sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuoja- tai tietoturvalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuutavastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta kuitenkin siten, että välittömien vahinkojen korvausvastuun määrä (ml. sanktiot) on enintään neljäkymmentä prosenttia (40 %) kohdassa 8.5. määritellystä palvelumaksusta. Selvyyden vuoksi todetaan, että sopijapuolen yhteenlaskettu enimmäisvastuu (ml. sanktiot) ei ylitä viittäkymmentä prosenttia (50 %) kohdassa 8.5. määritellystä palvelumaksusta siinäkään tapauksessa, että vahingonkorvausta vaaditaan sekä kohdassa 8.5 että kohdassa 8.6 tarkoitetusta vahingosta.
8.7 Sopijapuolen on esitettävä kirjallinen ja yksilöity vahingonkorvausvaatimus viimeistään kolmen (3) kuukaudenkuluessavahingonhavaitsemisestataisiitä, kunsopijapuolenolisitullut havaitavahinko uhalla, että sopijapuolimuutenmenettääoikeutensa korvaukseen. Mikäli vahingon määräeioletäysimääräisesti tiedossa vahingonkorvausvaatimusta esitettäessä, on sopijapuolella oikeus edellä mainitun aikarajan estämättä täydentää tai täsmentää korvausvaatimustaan. Korvausvaatimuksen täydentäminen tai täsmentäminen on tehtävä viipymättä siitä, kun sopijapuoli on saanut tietoonsa uuden, vahingon määrään vaikuttavan seikan.
8.8 Mikäli sopijapuolet ovat sopineet palvelutasoja koskevista sanktioista tai muista sanktioista, tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta palveluntuottajasta johtuvan palvelutason alituksen tai muun syyn johdosta aiheutuvasta välittömästä vahingosta siinä määrin, kuin vahinko ylittää sovitun palvelutasosanktion tai muun sanktion.
8.9 Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan. Selvyyden vuoksi todetaan, että rekisteröidyt voivat esittää tietosuoja- ja tietoturvarikkomustilanteissa korvausvaateen suoraan sopijapuolelle lainsäädännön perusteella.
8.10. Kohdan 8 mukaisia vastuunrajoituksia ei sovelleta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella. Tällöin vahinkoa kärsineellä sopijapuolella on oikeus korvaukseen myös välillisestä vahingosta.
9 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO
9.1 Tämä puitesopimus tulee voimaan ja sopijapuolia sitovaksi, kun sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet.
9.2 Tämä puitesopimus on voimassa niin kauan kuin jokin sen alasopimuksista on voimassa.
9.3 Kunkin alasopimuksen voimassaolo määräytyy kyseisen alasopimuksen ehtojen mukaisesti.
10 MUUT MÄÄRÄYKSET
10.1 Sopijapuolella ei ole oikeutta siirtää tätä puitesopimusta tai alasopimuksia tai niiden mukaisia oikeuksiaan tai velvollisuuksiaan ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta. Sopijapuolella on kuitenkin oikeus siirtää tämä puitesopimus alasopimuksineen sen kanssa samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle sekä liiketoimintakaupan tai muun yritysjärjestelyn taikka hallinnollisen järjestelyn yhteydessä.
10.2 Jos jotain tämän puitesopimuksen tai alasopimuksen ehtoa pidetään pätemättömänä tai mitättömänä, tämä ei mitätöi mitään muita sopimusehtoja. Pätemätöntä tai mitätöntä ehtoa on muutettava lainsäädännön sallimissa puitteissa siten, että se vastaa sopijapuolten tahtoa.
10.3 Tätä puitesopimusta tai alasopimusta voidaan muuttaa vain sopijapuolten yhteisellä kirjallisella sopimuksella.
11 SOVELLETTAVA LAKI JA RIITOJEN RATKAISEMINEN
11.1 Puitesopimusta ja alasopimuksia koskevat asiat ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin.
11.2 Jos kiistakysymys ei ratkea neuvotteluin, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi ensiasteena tilaajan kotipaikan käräjäoikeuteen.
11.3 Puitesopimukseen ja alasopimuksiin sovelletaan Suomen lakia. Puitesopimukseen ja alasopimuksiin ei kuitenkaan sovelleta Suomen lain lainvalintaa koskevia säännöksiä.
12 ALLEKIRJOITUKSET
Tätä puitesopimusta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.
Sopimus allekirjoitetaan sähköisesti.
SARASTIA OY
Xxx-Xxxxxxx Xxxxxxxx Hallituksen pj.
PORIN KAUPUNKI
Xxxxx Xxxxxx
Vs. kaupunginjohtaja
Xxxxxx Xxxxxxxx Talous- ja hallintojohtaja