CONVENTION
CONVENTION
MISE A DISPOSITION DU MATERIEL COMMUNAL A TITRE GRATUIT
DU MATERIEL COMMUNAL
ENTRE
La Ville de Thiers,
Représentée par M. Xxxxxx XXXXXXX, Maire de Thiers
D’une part
et
Le demandeur : …………………………………………………………………………………………………………………………………
Adresse : …………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………….……………………………………………………………………………………………….…………
…………………………………………………………………… tél : ……………….……………………
D’autre part
Considérant la mise en œuvre de sa politique d’aide à la vie associative et de promotion de la Ville, la municipalité met à titre gracieux du matériel communal à la disposition des associations thiernoises et des organismes locaux lorsqu’ils organisent des manifestations sur le territoire de la commune, ou des manifestations extérieures concourant à la mise en valeur de la ville,
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet l’organisation et la gestion de la mise à disposition du matériel communal :
Elle définit les bénéficiaires et leurs obligations ainsi que les modalités et conditions de mise à disposition et d’utilisation,
Elle a également pour but de maitriser le suivi des stocks et les disponibilités du matériel, d’assurer le suivi de l’état du matériel prêté ou rendu pour le maintenir en bon état et prévenir tout risque lié à son utilisation.
La commune est prioritaire dans l’utilisation du matériel. Elle peut donner suite aux demandes de prêt lorsqu’elle n’utilise pas elle-même le matériel municipal.
ARTICLE 2 : LES BENEFICIAIRES DES PRETS
2.1 Le principe
Le matériel ne devra pas quitter le territoire communal, sauf dans le cas d’une mise à disposition aux associations locales organisant une manifestation concourant à la promotion de la Ville.
2.2 Les bénéficiaires :
Les associations et organisations syndicales thiernoises ;
Les associations non thiernoises organisant des manifestations sur le territoire de la commune ;
Les établissements scolaires thiernois ;
Les organismes municipaux et paramunicipaux thiernois ;
Les services de l’Etat et des Collectivités Territoriales, les Etablissements Publics Administratifs dans le cadre de leurs missions (campagne de prévention, d’information,…)
Les demandes émanant d’autres organismes ou ayant un caractère spécifique et particulier seront étudiées au cas par cas.
Les mandats et prête-noms sont interdits.
ARTICLE 3 : LE MATERIEL MIS A DISPOSITION
barrières métalliques de 2,5 ml
tables
panneaux d’exposition
chaises pliantes ou empilables
podium
pupitre
ARTICLE 4 : CONDITIONS DE LA MISE A DISPOSITION DU MATERIEL
4-1 : RESERVATION
Dans le cadre de la « procédure de manifestations » actuellement en place, chaque demande de réservation de matériel devra comporter :
une fiche de réservation de salle municipale (si nécessaire) – Fiche A ;
une fiche demande de moyens (besoins en matériel) – Fiche B ;
o ces formulaires sont disponibles sur le site internet de la ville (xxxxx-xxxxxx.xx)
une attestation d’assurance en cours de validité (responsabilité civile, dégradations, perte ou vol du matériel prêté).
Ces documents devront être déposés au Service de la Vie Associative.
Les statuts de l’association devront être joints à la première demande de matériel.
Le matériel aura préalablement été réservé :
2 mois avant la date de la manifestation à l’aide de la Fiche B.
En cas de non-respect de ces délais, la Ville refusera toute mise à disposition.
Sur certaines périodes de l’année durant lesquelles la demande de matériel est forte, la Ville se réserve le droit de revoir les quantités demandées et d’en informer le demandeur du prêt.
4-2 : RETRAIT/RETOUR DU MATERIEL
Le matériel est à retirer sur le lieu de stockage (Centre Technique Municipal – 1 avenue de la 1ère Armée), sur rendez-vous, en présence de représentants des deux parties (Ville et bénéficiaire).
Le retour du matériel, sur ce même lieu, se fera aussi sur rendez-vous.
La Ville pourra, à titre exceptionnel, prendre en charge le transport en fonction des disponibilités du Service Logistique.
Il est demandé aux bénéficiaires de participer, autant que possible, aux opérations de chargement et déchargement du matériel.
Etat du matériel : un état des biens sera établi contradictoirement au retrait ainsi qu’au retour du matériel. Il doit être restitué dans un état identique à celui constaté au départ du prêt.
L’installation du matériel sera assurée par les bénéficiaires.
ARTICLE 5 : RESILIATION DE LA CONVENTION
La présente convention se trouverait résiliée de plein droit et sans indemnité d’aucune sorte dans les cas suivants :
Non-respect des engagements
Cas reconnus de force majeure.
Les bénéficiaires ne respectant pas les engagements mentionnés dans la présente convention se verront définitivement refuser la possibilité d’obtenir toute nouvelle demande de prêt de matériel.
ARTICLE 6 : RESPONSABILITES / ASSURANCES
Le bénéficiaire en qualité de dépositaire assume l’entière responsabilité du matériel prêté et de son usage, depuis son Retrait jusqu’à sa restitution.
Il est seul responsable de tous les dégâts causés au matériel ou du fait du matériel, et ce, quelque soit la cause ou nature.
Une attestation d’assurance en cours de validité devra être produite pour toute demande de prêt de matériel.
ARTICLE 7 : DOMMAGES EVENTUELS
La Ville s’engage à mettre à disposition le matériel en bon état de propreté et de fonctionnement.
La Ville est propriétaire du matériel mis à disposition. A ce titre, l’utilisateur n’a pas le droit de le prêter, céder ou louer.
L’utilisateur s’engage de son côté à utiliser le matériel conformément à son usage et en respecter les règles de sécurité et d’usage.
Toutefois, en cas de dégradations, perte ou vol du matériel mis à disposition, l’utilisateur s’engage à :
1) effectuer toutes démarches nécessaires à la prise en charge du dommage auprès de son assurance.
2) rembourser la Ville sur production de justificatifs :
en cas de dommages :
- remboursement de la facture de réparation du matériel.
- si réparation en interne, paiement du titre de recette correspondant au coût forfaitaire d’intervention des services municipaux, défini et actualisé dans le catalogue des tarifs municipaux, et à la facture d’achat des pièces.
en cas de perte, vol ou casse irréparable : remboursement de la facture correspondant à la valeur à neuf de remplacement du matériel.
Les parties soussignées déclarent avoir pris connaissance des conditions de la présente convention qu’elles s’engagent à respecter.
La présente convention, établie en double exemplaire, est valable pour trois ans, à compter de la signature.
Fait à Thiers, le