Contract
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CODE DE DÉONTOLOGIE DES FOURNISSEURS
Nous sélectionnons des fournisseurs et des partenaires qui partagent nos valeurs et notre engagement à maintenir les plus hauts niveaux de qualité, d’intégrité, d’excellence, de sécurité, de conformité légale et de respect des droits de la personne, ainsi que le respect des coutumes et de la culture des communautés que nous desservons. Pour aider à promouvoir une compréhension commune de nos attentes à l’égard de nos fournisseurs, nous avons développé un Code de déontologie des fournisseurs. Tous les fournisseurs doivent comprendre ce Code et en respecter tant l’esprit que l’objectif. Une version plus détaillée est disponible sur xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.
Étant donné que vous êtes un partenaire important, nous espérons que vous prendrez le temps d’examiner les principes décrits dans le Code, et que vous les partagerez, le cas échéant, avec les membres de votre organisation qui travaillent avec Enterprise Holdings. Si vous avez des questions, ou si vous croyez qu’une société ou un individu qui travaille pour Enterprise Holdings ou en son nom a enfreint le Code de déontologie des fournisseurs ou a affiché un comportement illégal ou contraire à l’éthique, nous vous encourageons à contacter votre point de contact principal auprès d’Enterprise Holdings ou à utiliser la ligne d’appel d’Enterprise Holdings pour les questions d’éthique.
Nous utilisons un vaste réseau de fournisseurs et de partenaires commerciaux. Nous vous remercions de faire partie de ce réseau et de nous aider à demeurer solides et prospères.
INTRODUCTION 4
PRINCIPES 4
Attentes de la direction Surveillance
Travailler avec des fournisseurs issus des minorités ou des femmes
PRATIQUES 5
Pratiques de vente éthiques Conformité au contrat
Attentes relatives aux contrats gouvernementaux
TRAVAIL EN ÉQUIPE 7
Harcèlement Discrimination
Respect des procédures de sécurité
COMMUNAUTÉ 7
Heures de travail et salaires équitables Droits de la personne
Protection de l’environnement
LIGNE D’APPEL POUR LES 8
QUESTIONS D’ÉTHIQUE
HONNÊTETÉ ET INTÉGRITÉ
Registres comptables et commerciaux Conflits d’intérêts
Cadeaux et divertissements Anti-corruption Concurrence loyale Propriété de l’entreprise
Protection des renseignements
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Enterprise Holdings a à cœur de développer des relations à long terme mutuellement bénéfiques avec des partenaires commerciaux et des fournisseurs qui partagent son engagement à agir avec honnêteté et intégrité. Le Code de déontologie des fournisseurs (appelé dans les présentes « Code de déontologie des fournisseurs » ou « Code ») décrit nos attentes et offre des lignes directrices aux fournisseurs, marchands, agents, partenaires commerciaux, experts- conseils et sous-traitants (appelés collectivement « Fournisseurs ») pour expliquer comment nous pouvons, ensemble, atteindre notre objectif conjoint d’offrir la meilleure expérience de service à la clientèle de notre catégorie dans toutes nos opérations commerciales.
Principes
Attentes de la direction
Enterprise Holdings s’attend à ce que ses Fournisseurs gèrent leurs activités d’une manière qui encourage une culture de conformité, tant à l’égard des exigences légales que des normes et principes décrits dans le présent Code de déontologie des fournisseurs.
Surveillance
En plus de respecter les pratiques et les comportements décrits dans le Code, les Fournisseurs d’Enterprise Holdings doivent s’assurer que leurs registres comptables et commerciaux sont complets, honnêtes et fidèles. De temps à autre, nous pourrions demander l’examen des registres d’un Fournisseur ou visiter ses installations, selon les dispositions des contrats individuels..
Les Fournisseurs doivent surveiller régulièrement leurs activités et leurs opérations pour détecter les infractions aux lois et au présent Code de déontologie des fournisseurs, et pour identifier d’autres secteurs où des améliorations sont requises. Les Fournisseurs sont également responsables de la gestion de leur chaîne d’approvisionnement, y compris les sous- traitants et agences tierces, conformément aux normes contenues dans le présent Code.
Enterprise Holdings s’attend à ce que tous ses Fournisseurs adoptent les normes et principes du présent Code, et elle est prête à imposer des sanctions en cas de non-conformité, y compris, sans s’y limiter, la cessation de la relation commerciale.
Travailler avec des fournisseurs issus des minorités ou des femmes
Enterprise Holdings s’efforce de maintenir un noyau de fournisseurs qui reflète les communautés au sein desquels ses filiales exercent des activités. À cette fin, nous offrons des chances égales aux entreprises détenues par des membres des minorités : entreprises détenues par des membres des minorités (certifiées MBE); aux entreprises détenues par des femmes : entreprises à propriété féminine (certifiées WBE); aux entreprises détenues par des anciens combattants : petites entreprises propriété d’anciens combattants (VOSB); entreprises propriété d’anciens combattants handicapés en devoir (SDVOSB); et aux entreprises désavantagées ou petites entreprises : entreprises désavantagées (certifiées DBE), petites entreprises désavantagées (certifiées SDB), certifiées ACDBE, certifiées 8(a) et certifiées HubZone; et toute autre petite entreprise désavantagée socialement ou économiquement. Enterprise Holdings a à cœur d’accroître et de maintenir ces relations tout en collaborant exclusivement avec des partenaires qui fournissent des produits et services de la plus grande qualité.
Pratiques de vente éthiques
Les Fournisseurs qui font de la vente, de la publicité, de la promotion ou du marketing pour le compte d’Enterprise Holdings doivent s’assurer que toutes leurs déclarations relatives aux produits et services sont justes, exactes et complètes.
Conformité au contrat
This Code is intended to complement, rather than replace any legal agreement or contract between a Supplier and Enterprise Holdings, Inc., and/or its operating subsidiaries, whether the agreement is executed collectively or with single operating subsidiaries. Failure to abide by the terms or conditions of an existing agreement violates the trust that has been mutually built over the course of our working relationship and may have legal consequences.
Attentes relatives aux contrats gouvernementaux
Certaines sociétés affiliées d’Enterprise Holdings agissent comme sous-traitants pour le gouvernement fédéral, ce qui peut requérir la conformité à des règles et règlements supplémentaires, y compris, sans s’y limiter, des contrôles opérationnels spécifiques, des normes de comportement commercial éthiques, l’accès à la vérification, les rapports et l’assurance de conformité à certains règlements de travail et d’emploi, ainsi que d’autres lois.
Étant donné que ces dispositions s’appliquent aux sous-traitants et aux Fournisseurs d’Enterprise Holdings, nous exigeons la conformité complète à ces règles et exigences, qu’elles soient ou non spécifiées expressément dans un contrat..
Tous les Fournisseurs sont invités à discuter de leurs préoccupations relatives à la nature d’un contrat ou à une exigence spécifique avec leur point de contact immédiat auprès d’Enterprise Holdings.
Honnêteté et intégrité
Registres comptables et commerciaux
Les Fournisseurs doivent rapporter les transactions et événements d’une manière claire, ponctuelle et fidèle. Chaque registre et chaque entrée comptable doit être complet et ne pas cacher ni camoufler la nature de toute transaction. Tous les registres financiers doivent respecter soit un système raisonnable de contrôles internes, soit, le cas échéant, les principes comptables généralement reconnus.
Conflits d’intérêts
Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts personnels d’un individu entravent sa capacité de prendre des décisions commerciales impartiales. Lorsqu’ils travaillent pour le compte d’Enterprise Holdings, les Fournisseurs doivent baser leurs actions sur un jugement commercial sûr, non motivé par le profit personnel. Toute situation qui crée, ou qui semble créer, un conflit entre un intérêt personnel et les intérêts d’Enterprise Holdings doit être évitée.
Les conflits d’intérêts, qu’ils soient réels ou potentiels, doivent être divulgués le plus rapidement possible au point de contact principal du Fournisseur auprès d’Enterprise Holdings ou par l’entremise de la ligne d’appel d’Enterprise Holdings pour les questions d’éthique afin qu’ils puissent être gérés ou résolus de manière appropriée.
Cadeaux et divertissements
Les cadeaux d’affaires, les divertissements ou tout autre article de valeur peuvent être des marques de politesse entre des partenaires commerciaux. Toutefois, cette politesse ne doit jamais compromettre la capacité de prendre des décisions commerciales objectives. Les cadeaux d’affaires et les divertissements peuvent être acceptés dans certaines circonstances. Toute marque de politesse, offerte ou reçue, doit être conforme à la loi en vigueur. Pour savoir ce qu’est un cadeau acceptable, consulter le point de contact immédiat auprès d’Enterprise Holdings.
Anti-corruption
Enterprise Holdings ne tolère pas la corruption. Les Fournisseurs ne doivent pas promettre, offrir ni autoriser, directement ou indirectement, le don d’un cadeau de valeur pour des raisons inappropriées, y compris pour obtenir un avantage indu, exercer une influence, ou récompenser l’exécution inappropriée de toute fonction ou activité. Les Fournisseurs ne doivent pas permettre ni effectuer de détournement de fonds, d’extorsion, de ristourne ou de réciprocité, ni toute autre forme de corruption en rapport avec leurs relations commerciales avec Enterprise Holdings.
Honnêteté et intégrité (suite)
Concurrence loyale
Les Fournisseurs doivent respecter toutes les lois antitrust ainsi que toutes les lois et tous les règlements sur la concurrence loyale applicables, et éviter toute action qui peut restreindre illégalement ou entraver les efforts des concurrents. Ces lois interdisent les pratiques qui restreignent le commerce, comme la fixation des prix, la tarification abusive, la fausse représentation ou le harcèlement d’un concurrent, le vol de secrets commerciaux, la répartition des clients, l’offre de pots-de-vin et l’acceptation de ristournes.
Propriété de l’entreprise
Le vol, l’imprudence et le gaspillage inutile ont un impact direct sur notre succès mutuel. Lorsque Enterprise Holdings confie des véhicules ou d’autres biens commerciaux à un Fournisseur, ces actifs doivent être utilisés seulement aux fins commerciales visées et autorisées. Les Fournisseurs sont responsables de protéger la propriété d’Enterprise Holdings et d’en prévenir la perte, le vol ou les dommages.
Protection des renseignements
Enterprise Holdings accorde une priorité maximale à la protection des renseignements privés et personnels des clients et des employés. À titre de partenaires commerciaux, nos Fournisseurs sont également responsables d’assurer la protection des renseignements confidentiels, de la propriété intellectuelle et des renseignements personnels qui appartiennent aux clients et employés d’Enterprise Holdings. Les Fournisseurs qui ont accès à ces types d’informations ne doivent pas les divulguer à d’autres parties sans le consentement explicite d’Enterprise Holdings.
L’information confidentielle inclut, sans s’y limiter, les listes de clients ou d’employés, les renseignements personnels des clients ou des employés, les dossiers informatiques, les politiques et les pratiques, les plans de marketing, la tarification, les coûts et les autres informations financières. Les Fournisseurs doivent limiter l’accès à ces renseignements aux personnes qui en ont besoin sur le plan commercial et qui prendront toutes les précautions nécessaires pour éviter la divulgation inappropriée de renseignements exclusifs ou confidentiels.
De même, les Fournisseurs qui ont accès aux renseignements personnels des clients et employés d’Enterprise Holdings doivent s’assurer que ces renseignements sont protégés adéquatement et conformément à toutes les lois et tous les règlements applicables à la protection des données et à la sécurité des renseignements et dans le respect des meilleures pratiques et des normes de sécurité en vigueur dans l’industrie du Fournisseur. Le niveau de sécurité et de protection doit correspondre à la nature des renseignements d’Enterprise Holdings qui doivent être protégés. Les Fournisseurs doivent maintenir un processus et des contrôles internes appropriés pour les registres sur papier, les systèmes informatiques, les appareils électroniques portables, les ordinateurs portables et les autres appareils de stockage afin d’assurer la protection des renseignements. Les Fournisseurs doivent aviser sans délai Enterprise Holdings de tout manquement réel ou potentiel à la sécurité des renseignements personnels d’Enterprise Holdings.
Les Fournisseurs doivent également respecter toutes les lois et normes de sécurité applicables, comme les normes de sécurité sur les données de l’industrie des cartes de paiement (PCI-DSS) pour protéger les renseignements des titulaires de cartes contre diverses menaces imminentes.
Harcèlement
Enterprise Holdings s’attend à ce que ses Fournisseurs traitent les autres avec respect, ce qui signifie que tout comportement harcelant n’est aucunement acceptable. Bien que le harcèlement puisse être défini de différentes façons, nous considérons qu’il inclut tout comportement importun, sexuel ou non, à l’endroit d’une autre personne, dont le but ou l’effet est de créer un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant.
Discrimination
Les organisations sont renforcées par le respect et la promotion de la diversité des origines, des cultures et des opinions. Les Fournisseurs doivent respecter et promouvoir les lois qui interdisent la discrimination en fonction de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l’origine nationale, d’un handicap, de l’âge, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, du statut d’ancien combattant ou de tout autre statut protégé par les lois fédérales, provinciales et locales. Les Fournisseurs doivent assurer le traitement juste et équitable, ainsi que la confidentialité et la dignité de chaque employé et de chaque postulant à un emploi.
Respect des procédures de sécurité
Les milieux de travail des Fournisseurs doivent respecter toutes les lois et tous les règlements de sécurité applicables et prendre des précautions appropriées pour s’assurer que tous les équipements et outils sont fonctionnels et utilisés correctement en tout temps.
Pour assurer la sécurité personnelle ainsi que la sécurité des produits et services livrés à la communauté, les Fournisseurs d’Enterprise Holdings doivent fournir à tous les travailleurs l’équipement de protection approprié. Les Fournisseurs doivent également s’assurer que tous les travailleurs sont entièrement certifiés et capables d’accomplir leurs tâches de travail, et qu’ils opèrent seulement l’équipement autorisé qu’ils ont des raisons commerciales d’utiliser.
Lorsque des accidents surviennent sur les installations d’Enterprise Holdings, ou pendant un travail effectué pour le compte de celle-ci, les Fournisseurs doivent les rapporter immédiatement à leur point de contact principal auprès d’Enterprise Holdings. Les Fournisseurs doivent également accepter de partager sur demande leurs dossiers de sécurité avec Enterprise Holdings.
Communauté
Heures de travail et salaires équitables
Pour le bénéfice des communautés que nous desservons, Enterprise Holdings exige que ses Fournisseurs respectent toutes les lois applicables aux salaires et aux heures de travail, y compris les règles qui régissent le salaire minimum, le temps supplémentaire et le nombre maximum d’heures de travail.
Droits de la personne
Enterprise Holdings ne tolérera pas le travail des enfants ni le travail forcé, ni tout autre traitement inacceptable des travailleurs, et elle ne s’associera pas à toute entreprise qui emploie des enfants ou de la main-d’œuvre forcée, que ce soit directement ou indirectement. Plus spécifiquement, cela signifie que les Fournisseurs ne doivent pas permettre l’exploitation des enfants, le châtiment physique, les abus ni la servitude involontaire.
Protection de l’environnement
Les Fournisseurs doivent respecter toutes les lois et tous les règlements environnementaux des endroits où nous exerçons des activités. Les Fournisseurs sont encouragés à minimiser l’utilisation des ressources non renouvelables, à réduire et recycler les déchets, et à minimiser l’impact environnemental de leurs opérations dans la mesure du possible. Les Fournisseurs de produits doivent présenter des options préférables sur le plan environnemental et s’assurer que tous les matériaux sont jetés d’une manière qui respecte l’environnement.
Ligne d’appel pour les questions d’éthique
Comment soulever des craintes et rapporter des infractions au Code
Si vous observez ou soupçonnez raisonnablement qu’un individu, qu’il soit fournisseur, employé ou sous-traitant d’Enterprise Holdings, a enfreint le Code, nous vous encourageons à rapporter l’incident à votre point de contact principal auprès d’Enterprise Holdings. Enterprise Holdings maintient également une ligne d’appel pour les questions d’éthique qui est administrée par un tiers et que les Fournisseurs peuvent utiliser pour faire des rapports anonymes, là où la loi le permet :
• États-Unis et Canada
– Par téléphone : 0-000-000-0000
– Sur le Web : xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ou https:// xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xx/ gui/17305/index.html
• Allemagne
– Par téléphone : 0-000-000-0000, et après le message, composez le 000-000-0000
– Sur le Web : xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ou https:// xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xx/xxx/00000/ index.html
• Royaume-Uni
– Par téléphone : (BT) 0000-00-0000 ou (C&W) 0000-00-0000, et après le message, composez le 000-000-0000
– Sur le Web : xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ou xxxxx://xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/ en/gui/17305/index.html
• Irlande
– Par téléphone : 0-000-000-000, et après le message, composez le 000-000-0000
– Sur le Web : xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ou https:// xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xx/ gui/17305/index.html
• France
– Par téléphone : 0-000-00-0000, et après le message, composez le 000-000-0000
– Sur le Web : xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ou https:// xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xx/xxx/00000/ index.html
• Espagne
– Par téléphone : 000-00-0000, et après le message, composez le 000-000-0000
– Sur le Web : xxx.xxxxxxxxxxx.xxx ou https:// xxxxxx.xxxxxxxxxxx.xxx/xxxxxx/xxxxx/xx/xxx/00000/ index.html
Enterprise Holdings enquête rapidement et à fond toutes les déclarations transmises par l’entremise de la ligne d’appel pour les questions d’éthique, et elle protège la confidentialité des déclarations dans la mesure du possible. Nous prendrons des mesures correctives au besoin.
Les Fournisseurs et leurs employés peuvent soulever des craintes sans risque de représailles. Enterprise Holdings ne tolère pas les gestes de représailles contre toute personne qui dépose un rapport de bonne foi, même si la personne qui présente la déclaration n’est pas certaine de son assertion.