Avenant n°1

Avenant n°1

Contrat d’engagement

entre Bordeaux Métropole et la commune d’Ambarès-et-Lagrave

Entre

Bordeaux Métropole représentée par son Président dûment habilité par délibération n° ……………………… du ……………., Monsieur Xxxxx Xxxxx, ci-après dénommée "Bordeaux Métropole",

d'une part,

Et

La commune d’Ambarès-et-Lagrave représentée par son Maire, Monsieur Michel Héritié, dûment habilité par délibération n°……………. du ………………….., ci-après dénommée "la commune d’Ambarès-et-Lagrave",

d'autre part,

VU le contrat d’engagement signé en date du 15 février 2016 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Michel Héritié, Maire d’Ambarès-et-Lagrave.

Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 2 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,

Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :

Sommaire

ARTICLE 1 : OBJET 4

ARTICLE 2 : MODIFICATION DE L’ARTICLE 3 INTITULE « CHAMPS CONCERNES » 4

ARTICLE 3 : MODIFICATION DES ANNEXES 4

ARTICLE 4 4

ANNEXES 6

ARTICLE 1 : OBJET

L’objet du présent avenant est de compléter le contrat d’engagement passé entre la commune d’Ambarès-et-Lagrave et Bordeaux Métropole en date du 15 février 2016, des engagements liés aux nouvelles missions mutualisées dans le cadre du cycle 2.

ARTICLE 2 : MODIFICATION DE L’ARTICLE 3 INTITULE « CHAMPS CONCERNES »

Outre les domaines mentionnés à l’article 3 du contrat d’engagement, les domaines concernés par ce nouveau cycle de mutualisation sont :

Fonctions supports

Bâtiment

Numérique et systèmes d’information

Ressources humaines (gestion administrative et statutaire)

Stratégie immobilière / logistique et magasins / parc matériel (parc

matériel roulant)

Fonctions opérationnelles

Transports, mobilité et stationnement (transport spécifique)

ARTICLE 3 : MODIFICATION DES ANNEXES

Une annexe pour chaque nouveau domaine mutualisé dans le cadre du cycle 2 vient s’adjoindre aux annexes par domaine établies lors du cycle 1, mentionnées dans le contrat d’engagement signé le 15 février 2016.

L’annexe domaine Ressources humaines et l’annexe domaine Stratégie immobilière / logistique et magasins / parc matériel sont modifiées et enrichies du fait de l’élargissement du périmètre mutualisé.

Les versions consolidées de ces deux annexes se substituent aux versions initiales à la date de prise d’effet de l’avenant.

ARTICLE 4 :

Les autres articles et annexes au contrat d’engagement restent inchangés.

Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.

Pour la Métropole, Pour la commune,

Le Président, Le Maire,

Xxxxx Xxxxx Michel Héritié

ANNEXES

- Bâtiment

- Numérique et systèmes d’information

- Ressources humaines

- Stratégie immobilière / logistique et magasins / parc matériel

- Transports, mobilité et stationnement (transport spécifique)

ANNEXE POUR LE DOMAINE TRANSPORTS, STATIONNEMENT ET MOBILITE

AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE AMBARES-ET-LAGRAVE

DOMAINE : TRANSPORTS, STATIONNEMENT ET MOBILITE

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Transport Stationnement et Mobilité

Les moyens consacrés par la commune au domaine Transport Stationnement et Mobilité sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées

Activités de compétence communale mutualisables TRANSPORT

B- Transport spécifique (périscolaire et scolaire)

Evaluation des besoins

Définition et organisation du transport

Passation et suivi des marchés

Contrôle du service fait

C- Transport spécifique (personnes âgées, service d’accueil familial, CCAS, CLSH…)

Evaluation des besoins

Définition et organisation du transport

Passation et suivi des marchés

Contrôle du service fait

La commune conserve les missions liées à l’autorité fonctionnelle à savoir l’arbitrage des demandes notamment.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités au domaine Transport Stationnement et Mobilité du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Planning des circuits

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Transports, Stationnement et Mobilité.

− Identification des référents (commune, service commun) :

TRANSPORT

Rôles et responsabilités pour le sous-domaine TRASNPORT
Responsable thématique pour le service commun	Directeur de la gestion des espaces publics, Pôle territorial Rive Droite
Responsable thématique pour la commune	Directeur général des services

Types de saisines pour le sous-domaine TRANSPORT
Saisine ordinaire	Service commun : Responsable centre transports de proximité − service territorial 1 − Pôle territorial rive droite Commune : Directrice enfance jeunesse
Saisine en urgence	Service commun : Responsable centre transports de proximité − service territorial 1 − Pôle territorial rive droite sous couvert du chef de service territorial 1 Commune : Directrice enfance jeunesse
Saisine exceptionnelle	Service commune : Directeur de la gestion de l’espace public, pôle territorial rive Droite sous couvert de l’adjoint au directeur général du pôle territorial rive droite Commune : Directeur général des services

− Interfaces commune / service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités Les principales priorités du domaine Transport

− Respecter les horaires sous réserve de disponibilité des ressources transférées

− Le service transport d’Ambarès-et-Lagrave a vocation de fonctionner en priorité pour les scolaires.

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Transport :

− Maintenir le niveau de service des transports scolaires et des transports spécifiques au regard des ressources transférées

− Etudier l’externalisation d’une partie ou de la totalité des activités

La commune s’engage à transmettre au service commun un planning type pour une année scolaire.

En cas de modification de ce planning type, le service commun devra être informé a minima 4 semaine avant.

Préciser les délais de transmission des demandes exceptionnelles (séniors) La commune s’engage à ne pas à élargir le périmètre d’intervention.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.

Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Transport, mobilité et stationnement	Indicateurs (Définitionƒ Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l'engagement (pré−requis)
Transport	Engagement 1 : Maintenir le niveau de service des transports (scolaires ƒ spécifiques) Nombre des kms pour une année scolaire	Indicateur 1 : Nombre d’incidents relevés	Trimestrielle	Fichier Excel (contrôle aléatoire sur le terrain)	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2017.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement

V/ Interfaces commune et services communs

		1. Surveillance et petit entretien du domaine public communal, gestion des réclamations
		Quoi	A qui	Comment	Quand
Saisine ordinaire	« Point d’entrée » des demandes de la commune	Demande d’interventions faisant suite au recensement des demandes des différents bénéficiaires	Chef de centre	A partir d'un planning annuel type remis par la commune	Avant la rentrée scolaire de septembre
	Point de « sortie »/ restitution à la commune	Proposition d'un planning détaillé	Directrice enfance jeunesse	Planning détaillé faisant apparaître les rotations par bus et par chauffeur, y compris celles effectuées par le prestataire	Recalage bi−mensuel effectué lors de réunions
	« Point d’entrée » des demandes de la commune	Demande exceptionnelle de trans− ports non prévus dans les plannings	Chef de centre sous−couvert du chef de service territorial, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle territorial rive droite	Outil de gestion de demandes (à terme) + téléphone, mail.	A n'importe quel moment
Saisine en urgence	Principales étapes d’interactions Commune/Service commun Métropole	Evaluation de la faisabilité organisationnelle Evaluation de la faisabilité technique et financière	Chef de centre ƒ Directrice enfance jeunesse DGS ƒ Directeur du pôle territorial rive droite	Compte rendu des réunions d'évaluation	Dans les 15 jours suivant la saisine
	Point de « sortie »/ restitution à la commune	Confirmation de la capacité de faire (et évaluation économique le cas échéant) et planification ou refus de réaliser la prestation	Directrice enfance jeunesse DGS	Mise à jour du planning détaillé Évaluation de l'impact financier Note à l'attention du DGS	A 'issue de l'évaluation

ANNEXE POUR LE DOMAINE STRATEGIE IMMOBILIERE/LOGISTIQUE MAGASINS/ PARC MATERIEL

AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT COMMUNE D’AMBARES-ET-LAGRAVE

DOMAINE : STRATEGIE IMMOBILIERE/LOGISTIQUE MAGASINS/PARC MATERIEL

SOUS-DOMAINES : PARC MATERIEL

B- PARC MATERIEL

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Parc matériel

Les moyens consacrés par la commune au domaine Stratégie immobilière, logistique et magasins, parc matériel sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Stratégie immobilièreƒlogistique et magasinsƒparc matériel

Activités communales mutualisées

B- PARC MATERIEL

Définition de la stratégie hors procédure d’affectation des véhicules

Gestion du parc

Maintenance

Fourniture produits et pièces

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine parc matériel du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais

réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :

− Fiches d’identité et de suivi de chacun des véhicules

− Carnet de bord des véhicules

− Note de service concernant l’usage des véhicules et les référents internes

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Stratégie immobilière, logistique et magasins, parc matériel.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Parc matériel
Responsable thématique pour le service commun	Directeur du parc matériel
Responsable thématique pour la commune	Directeur général des services

PARC MATERIEL

Type de saisines pour le sous-domaine PARC MATERIEL
Saisine ordinaire	Service commun : Chef du service maintenance, Direction du parc matériel ou directeur adjoint parc matériel Commune : Chefs de services concernés
Saisine en urgence	Service commun : Chef du service maintenance, Direction du parc matériel (matériel) ou directeur adjoint parc matériel (achat) Commune : Directeur des services techniques
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur du parc matériel ou adjoint au directeur général en charge des moyens Commune : Directeur général des services

− Interfaces commune / service commun :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Parc matériel :

− Veiller à la bonne adéquation du parc aux besoins des services

− Respecter les délais d'indisponibilité qui seront convenus en lien avec la commune (pour les véhicules à usage communal)

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine Parc matériel sont :

Engagement du service commun :

− Maintenir une proximité, une réactivité et adapter l'échelle aux besoins et au volume (ex: maintenance lourde en centrale)

− Définir un niveau global de qualité et assurer un contrôle de gestion continu

− Calibrer le parc (nombre et nature de matériel) en fonction des demandes (les demandes supplémentaires pourront faire l’objet d’une réévaluation des montants valorisés)

− Assurer le renouvellement et les mises à jour du parc

− Assurer les contrôles réglementaires

− Assurer la maintenance des véhicules et des engins

− Assurer la mise à disposition des pièces et fournitures nécessaires à cette maintenance et à la maintenance de premier niveau

− Assurer la fourniture des carburants et des lubrifiants (hors électricité pour véhicule électrique)

Engagement des utilisateurs :

− Assurer la maintenance de premier niveau (surveillance et contrôle décrit dans le guide technique au niveau conducteur)

− Assurer la qualification adaptée des conducteurs

− Respecter les délais de mise à disposition des matériels pour les interventions programmées

− Assurer le nettoyage régulier des véhicules

− Veiller au respect des conditions de conduite et d’utilisation des matériels

− Sensibiliser et responsabiliser les conducteurs (le service commun ne prendra pas en compte les dépenses induites par la négligence ou un comportement inadapté)

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.

Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service	Indicateurs définitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis)
Parc matériel (dont matériel roulant)	Engagement 1 : Assurer le renouvellement et l'entretien du parc	Taux d'indisponibilité du parc = durée d’indisponibilité sur une durée théorique d’utilisation	mensuelle	Tableau de bord	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2017.

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement.

ANNEXE POUR LE DOMAINE NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION

AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE D’AMBARES-ET-LAGRAVE

Propos liminaire à l’ensemble du domaine Numérique et systèmes d’information

La transition numérique est un mouvement de fond, qui s’accentue fortement. De simple adaptation et incorporation de nouveaux outils, elle devient un mouvement global, qui interroge les entreprises, les collectivités, les citoyens, les modes d’organisation, la culture et les champs d’actions de toutes les structures, transforme progressivement la société dans tous les domaines : économique, social, politique, éducatif, urbain, culturel, administratif…

Relever ces défis nécessite d’être innovant à tous les niveaux, d’anticiper le rythme soutenu d’évolution des technologies, de garantir la sécurité de l’information, de mettre en place des schémas de développement adaptés aux attentes de la population, des entreprises mais aussi aux enjeux majeurs de performance publique dans un contexte de ressources contraintes.

La mutualisation du numérique et des systèmes d’information au sein de service commun témoigne de la volonté, forte et partagée des communes et de la métropole de co−construire et développer ensemble une politique numérique ambitieuse au service et en support des politiques publiques communales et métropolitaines.

La taille critique ainsi atteinte doit favoriser l’efficience dans le service rendu, les économies d’échelle la mobilisation de partenaires, l’ingénierie de projets complexes et l’innovation. Elle doit également favoriser la construction d’une offre de service commune et apporter des garanties en matière de performance, de disponibilité et de sécurisation des infrastructures, des plateformes et des données, le tout dans un souci de développement durable.

Le besoin d’agilité et de transparence se concrétise par une série d’outils à construire ensemble qu’il s’agisse de la gouvernance, de l’ambition numérique partagée, des schémas numériques de chaque commune, et de contrats d’engagement objet du présent document.

DOMAINE : NUMERIQUE ET SYSTEME D’INFORMATION SOUS-DOMAINES :

A. CO−CONSTRUCTION DE LA STRATEGIE NUMERIQUE COMMUNALE, GOUVERNANCE ET SECURITE

B. REALISATION DES PROJETS NUMERIQUES DE COMPETENCE COMMUNALE

C. FOURNITURE DES POSTES ET ENVIRONNEMENTS NUMERIQUES DE TRAVAIL ƒ ASSISTANCE UTILISATEURS

D. HEBERGEMENT, EXPLOITATION ET MAINTIEN EN CONDITIONS OPERATIONNELLES DES

SYSTEMES D’INFORMATION

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et systèmes d’information

Les moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et Systèmes d’Information sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Numérique et Systèmes d’Information

Activités communales mutualisables

A- Co-construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité

• Animation de la veille technologique et de l’innovation au service des métiers

• Co−construction du Schéma numérique communal pluriannuel (horizon 3 ans, revu annuellement). En fonction des moyens projets transférés (humains et financiers), ce schéma pourra intégrer, en fonction des choix de la commune :

o Des projets propres à la commune ;

o Des projets collectifs qui seront proposés par le service commun en cas de besoins similaires (ex. état civil, e−éducation, médiathèques numérique en ligne, télé services, …)

o Des projets métropolitains ou mutualisés déployés sur la commune (ex. aménagement numérique du territoire, RH, Finances, …).

• Animation de la construction du document stratégique « Ambition Numérique 2020 » avec les élus en charge du numérique, les élus thématiques et les DGS

Pour I’année 2016, seront utiIisés Ies schémas directeurs et pIans d’actions communaux Iorsqu’iIs préexistent. Le schéma d’ambition partagée et Ies schémas numériques communaux 2017−2020 seront éIaborés en 2016.

• Gestion de la cartographie consolidée du système d’information intégré en cohérence avec le schéma d’urbanisation numérique et SI des services communs.

• Définition et contrôle de mise en œuvre des méthodes qualité et des normes applicables au domaine numérique et système d’information

• Elaboration de la politique de sécurité des systèmes d’information

• Management de la sécurité de l’information, gestion des risques, audits et conformité

• Homologations de sécurité déléguées pour les téléservices mutualisés le nécessitant

B- Réalisation des projets numériques de compétence communale

Etudes et conseil :

• Etude d'opportunité, indicateurs permettant de suivre le retour sur investissement (ROI) et la

valeur attendue

• Pré−étude d’avant−projet

• Expertise

Conduite des projets :

• Pilotage et management des projets en lien avec les maitrises d’usage

• Etudes, conception et spécifications

• Passation et exécution des marchés

• Réalisation, développements et paramétrage

• Qualification, recette, intégration et pré−production

• Mise en production et déploiement

• Accompagnement au changement et formation

• Bilan de projet

Maintenance applicative :

• Maintenance corrective et réglementaire

• Maintenance évolutive

C- Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs (1)

• Conception, préparation et mise à disposition d’un poste et d’un environnement de travail

standardisé

• Gestion du parc de matériel

• Maintenance, réparation des équipements et maintien en condition opérationnelle des

environnements numériques de travail

• Assistance aux utilisateurs (agents, élus et publics identifiés) :

o Enregistrement de tous types de demandes, incidents et support relatif au domaine NSI

o Résolution et clôture du ticket

• Formation des utilisateurs en matière de poste et environnement numérique de travail (en

lien avec le service RH en charge de l’ingénierie et l’animation du dispositif de formation)

• Suivi des interventions et tableaux de bord

D- Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information (2)

Audit, conseil et conception des infrastructures

• Audit et conseil

• Ingénierie

• Mise en place, administration des infrastructures informatique et des réseaux

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des systèmes d’information

• Fourniture d’espace d’hébergement sécurisé en salle dédiée en interne ou chez un prestataire hébergeur

• Hébergement applicatif sur une infrastructure sécurisée, redondée de serveurs et de stockage avec son environnement logiciel (OS, SGBD, serveurs applicatifs, virtualisation…)

• Ingénierie d’intégration, d’exploitation et de surveillance des services applicatifs hébergés et des infrastructures

• Contractualisation et pilotage des prestations d’hébergements externalisés et suivi des engagements

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures (gestion des niveaux de services, incidents et maintenances sécurité)

Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des réseaux

• Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication

• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et équipements (éléments actifs, bornes, fibre, …) et notamment exploitation ƒ construction ƒ maintenance des réseaux GFU,

WIFI privés et publics

(1) On entend ici par « Poste et environnement numérique de travail ƒ assistance utilisateurs », l’ensemble des moyens mis à la disposition des utilisateurs pour leur permettre notamment de travailler, se connecter, éditer, être informé, communiquer. Sont notamment couverts par ce domaine :

• Le terminal (PC fixe, ordinateur portable, tablette, …), ses accessoires et les garanties associées,

• Les applications indispensables au fonctionnement du terminal (systèmes d’exploitation, licences matérielles et d’environnements, …),

• Les outils bureautiques et collaboratifs dont mail,

• Les services d’impression et de numérisation : individuels et collectifs,

• Les équipements et services de téléphonie (téléphone fixe, fax, téléphone mobile, smartphone, …),

• L’accès à internet et les abonnements de données éventuels,

• Les services de sécurisation du poste, de stockage et de sauvegarde,

• Ainsi que l’assistance et le support utilisateur afin de traiter les demandes etƒou incidents.

(2) La gestion des courants faibles n’est pas incluse dans le périmètre et devra s’organiser progressivement avec la direction des bâtiments le cas échéant.

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Numérique et Systèmes d’information s’engagent à mettre en œuvre un service s’inscrivant dans un esprit de collaboration interactive, équitable et transparente entre les communes et le service commun métropolitain, en portant une attention toute particulière à :

− Garantir le maintien du niveau de service actuellement disponible et assurer le respect des engagements pris, qu’il s’agisse de niveau de performance, d’équipement ou de plage horaire d’intervention. Veiller notamment à la disponibilité et la continuité de service des applications métiers, au stockage et à la conservation des données ;

− Prendre en compte et traiter les attentes numériques et SI de chaque commune dans le cadre des moyens transférés ;

− Mettre en œuvre des approches globales et des réflexions transverses dans une logique de convergence permettant in fine de dégager des marges de manœuvre source de nouveaux projets et d’amélioration de la qualité de service ;

− Appuyer les orientations sur l’état de l’art en matière de démarches projets, de plateformes applicatives et technologiques.

D’une façon progressive, dans un souci de convergence et d’efficience, le service commun :

• Mettra en place un centre d’appel multicanal favorisant la prise en compte de l’assistance de premier niveau, la gestion des incidents et des demandes des utilisateurs ;

• Favorisera la convergence avec la construction progressive d’un socle partagé, consolidé, sécurisé sur lequel s’appuiera une offre de service applicative partagée ;

• Définira une offre de service s’appuyant sur de nouveaux standards en matière d’équipements favorisant les nouveaux usages (collaboratif, mobilité, ….). Il s’agira également de mettre en place des outils et processus d’intervention qui s’inspireront des bonnes pratiques issues du système de management de la qualité ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ;

• Consolidera les infrastructures dans des salles informatiques sécurisées. La Métropole se réserve la possibilité d’une externalisation partielle du système d’information, permettant d’intégrer des niveaux de service contraints, 24hƒ24, 7 joursƒ7 ou encore des besoins ponctuels de capacité.

L’ensemble de cette dynamique s’appuyant sur une approche basée sur des points de rencontre réguliers :

− tant en format « individuel » entre la commune et le service commun, notamment au travers de la mise en place d’un point de contact unique privilégié assuré, pendant la phase transitoire, par l’ancien DSI

− qu’en format coopératif : entre les communes ayant fait le choix de la mutualisation et le service commun.

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Numérique et Systèmes d’Information.

Bordeaux Métropole et les communes s’engagent à formaliser des modes de fonctionnement à la mise en place des services communs, les éléments présentés ci−après constituant de premiers éléments explicatifs des modes de fonctionnement envisagés. L’ensemble des modes de fonctionnement qui seront progressivement mis en œuvre s’appuieront sur des référentiels de bonnes pratiques déjà déployés dans plusieurs collectivités impliquées dans la mutualisation. Ainsi le contenu de l’ensemble de ces annexes s’est fortement appuyé sur ces documents de référence tels que ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ISO 9001, CMMI (Capability Maturity Model for Integration), COBIT (Control Objectives for Information and Related), TCO (Total Cost of Ownership − modèle du GARTNER Group), ISO 17799 (bonnes pratiques en matière de sécurité des SI).

DOCUMENTS DE REFERENCE

L’organisation proposée permettra d’animer l’élaboration d’un schéma numérique par commune centré sur les services à la population : proximité, éducation, culture, citoyenneté, social,… Ce document intégrera également les projets métropolitains et transverses déployés sur la commune (ex. Aménagement numérique du territoire, mobilité, collaboratif, Finances, RH,…). Ce schéma, élaboré sous la responsabilité des élus communaux, en lien avec les services de la commune et le service commun, constituera le document de référence pour planifier et suivre l’ensemble des projets numériques portés sur la commune.

Ces travaux s’appuieront sur un cadre stratégique partagé « Ambition Digitale 2020 » portant la vision et l’ambition commune des collectivités. Ce document sera élaboré par l’ensemble des acteurs du territoire : élus en charge du numérique, élus thématiques, les directions générales des collectivités, les autres collectivités, les collectifs citoyens, l’Etat, les entreprises, l’université, les écoles et les associations.

GOUVERNANCE :

Afin d’assurer la définition et la mise en œuvre de ces documents ainsi que le suivi du présent contrat d’engagement, il est proposé de mettre en place la comitologie suivante :

Comité numérique stratégique communal

• Objet : Elabore, valide et porte le schéma numérique pour la commune, sa mise à jour annuelle et assure un point d’avancement à mi− année sur les projets prévus. Assure les arbitrages éventuellement nécessaires en matière de contrat d’engagement.

• Participants :

o Pour la commune : EIu en charge du numérique (ou d’un représentant désigné par Ie Maire), des éIus thématiques, seIon Ies dossiers abordés, du directeur généraI des services et des directeurs généraux adjoints concernés.

o Pour le service commun : Ie responsabIe en charge du contact avec Ia commune concernée (DSI actueI pendant Ia phase de transition), Ies directeurs en charge des programmes numériques concernés, Ie Directeur généraI en charge du service commun.

• Fréquence : annuel à bi−annuel

Comité de suivi du contrat d’engagement :

• Objet : Analyse des indicateurs de réalisé, identification de piste d’amélioration éventuelle et des nouveaux besoins à anticiper : nouveaux projets, nouveaux équipements, …

• Participants :

o Pour la commune : Ie Directeur GénéraI des Services (ou son représentant), référent pour Ie suivi du contrat d’engagement.

o Pour le service commun : un représentant de Ia Direction d’appui administrative et financière, Ie Directeur en charge de I’assistance et de I’offre de service, Ie responsabIe en charge du contact avec Ia commune concernée (DSI actueI pendant Ia phase de transition).

• Fréquence : trimestriel

Point d’avancement opérationnel :

• Objet : Suivi continu des activités liées au Numérique et aux systèmes d’information pour la commune : partage des travaux en cours, des priorités et points d’attention identifié, suivi de difficultés (incidents) et anticipation d’actions à venir (déménagement). A ces comités s’ajouteront une participation aux comités de directions en cas de présence de points de décision relatifs aux systèmes d’information ;

• Participants :

o Pour la commune : référent pour Ie suivi du contrat d’engagement.

o Pour le service commun : responsabIe en charge du contact avec Ia commune concernée (DSI actueI pendant Ia phase de transition).

• Fréquence : formel toutes les deux semaines.

A ces comités de suivi et de pilotage pour la commune s’ajouteront les comités mis en œuvre dans le cadre des projets. D’une manière générale le chef de projet du service commun et le chef de projet métier − maître d’usage managent le projet en conformité avec les bonnes pratiques de la profession. Par exemple, ils préparent au démarrage d’un projet, un "plan projet " qui permet de cadrer les modalités de la collaboration :

• Objectifs du projet ;

• Définition des gains attendus et du ROI (Retour sur Investissement) et des indicateurs de gains qualitatifs ou quantitatifs attendus, retour sur les coûts et charges d'une part, les bénéfices attendus d'autre part ;

• Plan de financement du projet ;

• Principaux intervenants impliqués de part et d'autre, hauteur et nature de l'engagement sur la période du projet pour assurer que les ressources nécessaires seront bien présentes et autoriser le démarrage de l'opération ;

• Modalités de consultation des entreprises ;

• Planning global du projet, principaux jalons, échéances majeures pour chacun des partenaires : fin de conception et confirmation des charges, recette et validation du travail par les utilisateurs avant démarrage, par exemple ;

• Dispositif de gestion du changement, d'accompagnement des utilisateurs dans les évolutions des processus de leur métier.

ROLES ET RESPONSABILITES

Rôles et responsabilités globales sur le domaine
Responsable pour le service commun	Responsable du service commun en charge du contact avec la commune concernée (DSI actuel pendant la phase de transition) représentant le Directeur général du service commun.
Responsable pour la commune	Directeur général des services

Types de saisines	A− Co−construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité	B− Réalisation des projets numériques de compétence communale	C− Fourniture des postes et environnements numériques de travail ƒ assistance utilisateurs	D− Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information
Saisine ordinaire	Commune : Directeur général des services Service commun : Responsable du service commun en charge du contact avec la commune concernée (Direction des systèmes d’information actuel pendant la phase de transition)	Commune : Chef de projet − maîtrise d’usage Service commun : Chef de projet service commun	Commune : utilisateur (élu, agent, citoyen, …) Service commun : Centre d’appel	Commune : Responsable applicatif métier Service commun : Chefs de service de la Direction des infrastructures et de la production
Saisine en urgence	Commune : Directeur général des services Service commun : Adjoints au directeur	Commune : Chef de projet − maîtrise d’usage Service commun :	Commune : Chef de service de l’utilisateur Service commun : Chef de service	Commune : Chef de service en charge de l’application Service commun :
	général du service	Directeur des	centre d’appel et	Directeur des
	commun.	programmes	pilotage	infrastructures et de
		numériques concerné		la production
Saisine exceptionnelle	Commune : Directeur général des services Service commun : Directeur général du	Commune : Directeur général des services Service commun : Adjoint au directeur	Commune : Directeur en charge de l’utilisateur Service commun :	Commune : Directeur en charge de l’application Service commun :
	service commun.	général en charge des	Directeur de	Adjoint au directeur
		programmes	l’assistance et de	général en charge de
		numériques	l’offre de service	la stratégie et des
				systèmes
				d’information

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Engagements de service généraux et priorités

Les principales priorités ƒ dossiers prioritaires en matière de numérique et de systèmes d’Information sont les suivants :

− Garantir la résolution réactive des problèmes (accès réseau et internet) sur les sites prioritaires (hôtel de ville)

− Maintenir l’Intranet en état de fonctionnement jusqu’à la mise en place d’un ou des applicatifs remplissant les mêmes fonctionnalités. La commune s’engage à fournir l’ensemble des documentsƒinformations nécessaires à ce maintien.

− Maintenir la politique de développement de l’accès au numérique dans les écoles

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.

Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.

Sous−domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Numérique et systèmes d’information	Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi‡	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis)
A. Co− construction de la stratégie numérique communale, Gouvernance et sécurité	Engagement 1.1 : Produire et actualiser un plan d’actions pluriannuel pour la commune	Indicateur 1.1.1 : Elaboration et mise à jour annuelle d’un schéma numérique communal (sur 3 ans)	Annuelle	Livrable	Existence : Non
	Engagement 1.2 : Maitriser les risques liés aux systèmes d’information	Indicateur 1.2.1 : Niveaux de maturité en sécurité des systèmes d’information sur la base de la norme ISO 27001	Annuelle	Audit	Existence : Non
B. Réalisation des projets numériques de compétence communale	Engagement 2.1 : Réaliser les projets conformément aux priorités partagées et définies au schéma numérique communal	Indicateur 2.1.1 : Charge consacrée aux projets	Mensuelle ou trimestrielle	Outil de gestion de projets	Existence : Non
		Indicateur 2.1.2 : Taux de réalisation des projets conformément au Schéma numérique communal	Annuelle	Outil gestion de projet	Existence : Non
	Engagement 2.2 : Maintenir les applications métiers du système d’information de la commune	Indicateur 2.2.1 : Etendue du parc applicatif maintenu	Annuelle	Outil gestion de projet	Document en cours d'élaboration pour le recensement des applicatifs métiers de l'intranet	Recensement des applicatifs métiers
C. Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs	Engagement 3.1 : Assurer le renouvellement des postes et environnements numérique de travail (PENT)	Indicateur 3.1.1 : Taux de modernisation du parc des PENT actuels	Annuelle	Inventaire du parc des PENT	Renouvellement du parc sur 4 ans avec systèmes d'exploitation.

	Engagement 3.2 : Maintenir les horaires d’ouverture du service d’assistance /support de la commune	Indicateur 3.2.1 : Heures d’ouvertures de l’assistance / support sur le niveau 1	Annuelle	Données d’exploitation du service	Ouverture du service informatique sur l'intégralité des plages d'ouverture des services administratifs
	Engagement 3.3 : Assurer la prise en compte de la demande ou de l’incident dans les meilleurs délais	Indicateur 3.3.1 : Délai de prise en compte des demandes	Mensuelle ou trimestrielle	Centre d’assistance et de support utilisateurs	Prise en compte immédiate durant les plages d'ouverture du service informatique
		Indicateur 3.3.2 : Délai de résolution des incidents par criticité			Délai de résolution fonction du taux de criticité et du service / agent concerné. A définir avec le DGS.
D. Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information	Engagement 4.1 : Assurer la disponibilité et la continuité de service des applications et services métiers critiques	Indicateur 4.1.1 : Délai d’intervention	Mensuelle ou trimestrielle	Centre d’assistance/ support utilisateurs + direction des infrastructures et de la production	780 demandes d'intervention en 2015
		Indicateur 4.1.2 : Délai de remise en service			Délai de remise en service fonction du taux de criticité et du service / agent concerné. A définir avec le DGS.
	Engagement 4.2 : Assurer le stockage et la conservation des données et des informations de la commune	Indicateur 4.2.1 : Délais de restauration	Annuelle	Direction des infrastructures et de la production	varie selon le support de sauvegarde − entre ½ heure et 1 jour
		Indicateur 4.2.2 : Durée maximum d’enregistrement des données qu’il est acceptable de perdre			1 journée

*Sources : Ia commune justifie ici de Ia vaIeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manueI, enquête de satisfaction, certification…). Cf. articIe 2 du contrat d’engagement.

ANNEXE POUR LE DOMAINE BATIMENT

AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE D’AMBARES-ET-LAGRAVE

DOMAINE : BATIMENT

Ce domaine concerne I'ensembIe des activités et tâches du domaine Bâtiment, nécessaires au bon dérouIement d'une opération de construction neuve ou de réhabiIitation, d’entretien, de maintenance, de gestion des fIuides, de gestion des équipements spécifiques, de Maîtrise d’ouvrage (MOA) des grands projets, etc.

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Bâtiment

Les moyens consacrés par Ia commune pour Ie domaine Bâtiment sont détaiIIés dans Ia convention de création des services communs Iiée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par Ia MétropoIe et Ia commune dans Ie cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans Ies conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans Ie domaine Bâtiment

Activités mutualisées par la commune

Construction rénovation

Maitrise d’ouvrage des grands projets

Gros entretien et renouveIIement

Petits travaux, entretien courant, intervention d’urgence

Astreinte bâtiment

Maintenance et gestion des équipements des bâtiments (indissociabIe)

Gestion des fIuides des bâtiments

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsabIes en charge des activités du domaine Bâtiment du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec Ies obligations et les délais réglementaires en vigueur, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune. Les documents de références sont :

−Programmation pIuriannueIIe des investissements (pIanification des projets) et exécution du budget

−OutiI de gestion des demandes d’intervention

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire Ies interfaces entre Ies services de Ia commune et Ie service commun de Ia MétropoIe concernant Ie domaine Bâtiment.

− Identification des référents (commune, services commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Bâtiment
ResponsabIe thématique pour Ie service commun	Directeur des bâtiments associant − Ie chef de service construction et améIioration du patrimoine, − Ie chef de service urgence et petits travaux − Ie chef de service énergie et maintenance
ResponsabIe thématique pour Ia commune	Directeur généraI des services

CONSTRUCTION RENOVATION : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement d'une opération de construction neuve ou de réhabiIitation de I'expression initiaIe du besoin à Ia Iivraison y compris Ia gestion de I'année de parfait achèvement.

Types de saisines pour le sous-domaine Construction Rénovation et Gros entretien renouvellement
Saisine ordinaire :	Service commun : Chef de centre patrimoine territoriaI regroupé, Direction des bâtiments Commune : Agent interface Bâtiment
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre patrimoine territoriaI regroupé, Direction des bâtiments Commune : Agent interface Bâtiment
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des bâtiments Commune : Directeur généraI des services

GROS ENTRETIEN RENOUVELLEMENT (GER ) : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement des opérations importantes indispensabIes pour Ie maintien en bon état et en sécurité du patrimoine bâti. Cette activité correspond aux travaux "structurants" et de "sécurité" qui doivent être réaIisés sur I'ensembIe des domaines du bâtiment (cIos et couvert, corps d'état secondaires, Iots techniques, ...).

Ces travaux correspondent :

− à des interventions curatives de rénovation d'éIément de patrimoine assimiIabIe à des investissements et dans Ia pIupart du temps programmés (niveau 5 de maintenance seIon Ia norme NF X 60−000),

− à des interventions d'améIioration ou de modification de bâtiment qui ne correspondent pas à de Ia maintenance (niveaux 1 à 4 de maintenance seIon Ia norme NF X 60−000),

− et à des opérations pIus spécifiques de mise en conformité, de démoIition, dépoIIution, et terrassements associés.

Les actions nécessaires font I'objet d'une programmation annueIIe construite et vaIidée avec Ie maître d'ouvrage. L'ensembIe des interventions connexes aux travaux (comme Ie déménagement d'une zone pour permettre des travaux) sont prises en charge par Ie MOA.

Types de saisines pour le sous-domaine GER
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre patrimoine territoriaI regroupé, Direction des bâtiments Commune : Agent interface Bâtiment
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre patrimoine territoriaI regroupé, Direction des bâtiments Commune : Agent interface Bâtiment
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des Bâtiments Commune : Directeur généraI des services

URGENCES ET PETITS TRAVAUX : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement des opérations indispensabIes pour I'entretien courant du patrimoine bâti. Cette activité correspond aux travaux réaIisabIes dans Ia pIupart des cas par des régies "bâtiment", ou par marchés à bon de commande

Ces travaux correspondent :

− à des interventions préventives et/ou à des interventions de petit curatifs sur Ies éIéments de patrimoine (hors "équipements sous contrat") assimiIabIes à des budgets de fonctionnement dans Ia pIupart des cas (niveau 1 à 4 de maintenance seIon Ia norme NF X 60−000) et Ie pIus souvent programmabIes,

− à des petites interventions d'améIioration ou de modification de bâtiment qui ne correspondent pas à des interventions reIevant de budget d'investissement.

Type de saisines pour le sous-domaine Urgences et Petits Travaux
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre AteIier Ambarès−et−Lagrave, Direction des bâtiments Commune : chefs de service concernés
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre AteIier Ambarès−et−Lagrave, Direction des bâtiments Commune : chefs de service concernés
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des bâtiments Commune : Directeur généraI des services

GESTION DES FLUIDES : Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires à Ia gestion de I'ensembIe des fIuides consommés et produits. Cette activité intègre Ia gestion de I'eau, de I'éIectricité, du gaz, du fueI, de Ia géothermie, du photovoItaïque et de I’énergie des réseaux de chaIeur. EIIe intègre égaIement Ie piIotage d'actions envers Ies occupants afin de faire évoIuer Ieurs pratiques avec Ieurs besoins et I'étabIissement du biIan énergétique, Ia construction d'un programme d'actions et I'animation et Ie suivi de Ia démarche. La vaIorisation des certificats d'économie d'énergie (CEE) peut être intégrée dans cette activité.

Types de saisines pour le sous-domaine Gestion des fluides
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre Energies et fIuides, Direction des bâtiments Commune : Directeur des services techniques
Saisine en urgence	Service commun : Chef du service Energies et maintenance, Direction des bâtiments Commune : Directeur des services techniques
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des bâtiments, Direction des

bâtiments

Commune : Directeur généraI des services

MAINTENANCE DES EQUIPEMENTS :

Cette activité concerne I'ensembIe des sous activités et tâches nécessaires au bon dérouIement des opérations indispensabIes pour Ie maintien en bon état de fonctionnement et de sécurité des équipements technique des bâtiment ainsi que Ies activités de conduite de certaines de ces instaIIations, y compris Ies équipements spécifiques obIigatoires par I'activité (groupes éIectrogènes...) . Cette activité correspond aux travaux de maintenance préventive et curative des niveaux 1 à 4 seIon Ia norme NF X 60−000. L'ensembIe de cette activité est assurée à I'aide de contrats pIuriannueIs qui couvrent Ies interventions préventives et curatives reIevant majoritairement de budget de fonctionnement, ou d'interventions en régie. Cette activité intègre égaIement Ie contrôIe régIementaire obIigatoire périodique des équipements et Ie contrôIe des prestataires en charge de Ia maintenance.

Type de saisines pour le sous-domaine Maintenance des Equipements
Saisine ordinaire	Service commun : Chef de centre coordination généraIe, service urgence et petits travaux, Direction des bâtiments Commune : Chefs de services
Saisine en urgence	Service commun : Chef de centre coordination généraIe, service urgence et petits travaux, Direction des bâtiments Commune : Chefs de service
Saisine exceptionneIIe	Service commun : Directeur des bâtiments Commune : Directeur généraI des services

− Interfaces commune / service commun :

Les modaIités d’interface et de fonctionnement seront décrites dans Ie contrat de service.

Bordeaux MétropoIe et Ia commune s’engagent à définir, à Ia mise en pIace des services communs, Ies interfaces décrivant Ies principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que Ies grandes étapes d’interaction entre Ia commune et Ie service commun métropoIitain.

IV-Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les enjeux de la Direction des bâtiments partagés avec la commune sont :

− Maintenir une prestation de service à Ia commune en particuIier en termes de réactivité de prise en charge et d’intervention,

− Assurer Ie niveau de sécurité régIementaire dans chaque bâtiment,

− Proposer Ie maintien des performances énergétiques du patrimoine bâti et I’atteinte des objectifs décidés par chaque maître d’ouvrage,

− Proposer des expertises et conseiIs dans Ie domaine des bâtiments,

− RationaIiser Ies activités pour optimiser sur Ie Iong terme Ies moyens mutuaIisés et Ies coûts.

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Bâtiment

sont :

− Etudier Ia mise en pIace d’une nouveIIe organisation des astreintes bâtiments, qui sera à vaIoriser une fois Ie coût de Ia prestation estimé

− Construire en Iien étroit avec Ia commune une pIanification des interventions et des projets (nouveaux ou en cours)

− TravaiIIer en Iien avec Ia commune à une bonne affectation des ressources au regard des interventions nécessaires, en fonction du patrimoine bâti

− Etudier I’impact d’une demande sur Ie pIan de charge pour parvenir à un accord en appIiquant Ie principe de subsidiarité

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éIéments de voIumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de voIume d’activités transférées. Si Ie voIume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans I’anaIyse de I’atteinte des niveaux d’engagement.

La production de ces indicateurs est soumise à I’existence et Ia mise à disposition des données permettant Ieur caIcuI.

Une étude de faisabiIité sera réaIisée et partagée avec Ia commune Iors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser Ies modaIités et Ies déIais de Iivraison des différents indicateurs contractuaIisés des services communs.

Engagements de service du domaine Bâtiment	Indicateurs (DéfinitionƒMode de caIcuI de I’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (voIumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis)
Engagement 1 : Programmation et suivi des projets de bâtiments	Indicateur 1 : Respect des déIais et des coûts par rapport à Ia pIanification convenu	MensueIIe		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2017	Une pIanification doit être réaIisée en amont
Engagement 2 : Réactivité pour Ies interventions de proximité et d’urgence	Indicateur 2 : taux de réponses aux demandes d'intervention ponctueIIes	MensueIIe	OutiI de suivi des demandes d’intervention	Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2017

*Sources : Ia commune justifie ici de Ia vaIeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manueI, enquête de satisfaction, certification…). Cf. articIe 2 du contrat d’engagement

ANNEXE POUR LE DOMAINE RESSOURCES HUMAINES

AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT

COMMUNE D’AMBARES-ET-LAGRAVE

DOMAINE : RESSOURCES HUMAINES

SOUS-DOMAINES :

A- PILOTAGE DES RESSOURCES HUMAINES B- QUALITE DE VIE AU TRAVAIL

C- GESTION ADMINISTRATIVE ET STATUTAIRE

I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Ressources humaines

Les moyens consacrés par la commune au sous−domaine sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.

II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Ressources humaines

Activités mutualisées par la commune

A- Pilotage des Ressources humaines

Pilotage du dialogue social & relations internes (participation à la préparation du Comité d’hygiène,

de sécurité et des conditions de travail (CHSCT))

B- Qualité de vie au travail (QVT)

Accompagnement individuel et collectif : préventeur (entretien individuel avec les agents,

conditions de travail, poste de travail, suivi des habilitations des agents)

Document unique et autres documents réglementaires

Gestion des équipements de protection individuelle (EPI) et dotations vestimentaires (définition des

besoins, conseil aux services à l’exclusion des commandes d’EPI)

Gestion des accidents de service et maladies professionnelles

Reclassement, aménagement de poste et handicap (Accompagnement par le préventeur)

C- Gestion administrative et statutaire (ville, CCAS et CSC)

Rémunération

Temps de travail (voir détail des activités en annexe)

Gestion administrative des agents, des élus et des délégués du personnel

(carrières, déplacements, absences, discipline etc.)

Médecine et prévention : secrétariat

III/ Modalités de mise en œuvre

III-a/ Les responsables en charge des activités du sous−domaine du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune.

− Règlement intérieur, règlement des congés

− Délibération fixant les rémunérations (RI, stagiaire, PFA, primes annuelles, etc.)

− Rapport sur l’état de la collectivité

− Note définissant le détail des missions mutualisées

− Calendrier de gestion mensuel et thématique

III-b/ Les modes de fonctionnement :

Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Ressources Humaines.

− Identification des référents (commune, service commun) :

Rôles et responsabilités pour le domaine Ressources humaines
Responsable thématique pour le service commun	Directeur des ressources humaines, Pôle territorial rive droite
Responsable thématique pour la commune	Directeur général adjoint ressources humaines

Types de saisines pour le domaine Ressources humaines
Saisine ordinaire	Service commun : Chefs de service au sein de la direction des ressources humaines du pôle territorial rive droite Commune : Chef de service ou agents
Saisine en urgence	Service commun : Chefs de service au sein de la direction des ressources humaines du pôle territorial rive droite

	Commune : Chef de service ou responsable ressource humaines
Saisine exceptionnelle	Service commun : Directeur des ressources humaines, Pôle territorial rive droite Commune : Directeur général adjoint ressources humaines et directeur général des services

− Interfaces Commune / Service commun Métropole :

Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.

IV/ Les engagements de service

IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités

Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Ressources Humaines :

Pour la Qualité de vie au travail :

− Respecter les obligations légales en matière de qualité de vie au travail

− Assurer un conseil (accompagnement pluridisciplinaire des agents) et mettre en place un processus pour assurer la transmission d'information

− Garantir le maintien de la santé physique et mentale des salariés

Pour la Gestion administrative et statutaire :

− Assurer le dialogue constant avec les agents titulaires ou contractuels, permanents ou non et garantir l'information continue des Directeurs, responsables et des élus

− Assurer le respect des échéanciers de paye, garantir la bonne exécution, et le contrôle des opérations de paye dans le respect des règles de rémunération de la commune et de ses établissements

− Sensibiliser et sécuriser la mise en œuvre des pratiques auprès des chefs de services en matière de gestion administratives et du temps de travail dans le cadre des fonctions déconcentrées

− Assurer la mise en œuvre des dispositifs de gestion des carrières et de gestion des inaptitudes des agents dans le respect des délais interne et en conformité avec la politique RH de la commune

Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Ressources Humaines sont :

Pour la Qualité de vie au travail :

− Mettre en œuvre le document unique, son suivi et sa mise à jour, produire le plan de prévention, suivre et mettre en œuvre la convention Fond pour l’insertion des personnes handicapées (FIPH)

− Garantir une présence de terrain et mettre en place une information claire et à jour des interlocuteurs à la disposition des agents en matière de santé

− Maintenir le niveau de service sur les prestations (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), registres, bilans et statistiques, production des rapports dans le domaine sécurité, santé au travail)

Pour la Gestion administrative et statutaire :

− Maintenir la proximité lors de la mise en œuvre de l'activité de conseilƒinformation via l’accueil téléphonique sur la plage d’ouverture (9h−12h ƒ 13h30−17h et vendredi 15h30) ainsi que les permanences et rendez vous.

− Réaliser un échange hebdomadaire pour la partie gestion administrative et statutaire

− Maintenir les délais et la continuité de service

o suivi des dossiers individuels et demandes de rendez vous

o réponse aux courriers Intranet dans les délais

o respect du calendrier de paye et des délais de transmission (Paiement des salaires dans les délais fixés)

o respect des délais en matière de gestion de carrière

o information continue de la direction générale, des services et élus sur les évolutions réglementaires

− Respecter les procédures communales et la gestion des carrières (ex : association des instances dirigeantes ƒ élus des communes sur les activités procédures disciplinaires, médailles, commission d’action paritaire ...) et mise en œuvre des procédures disciplinaires.

IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles

Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.

La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.

Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.

Sous-domaines de mutualisation	Engagements de service du domaine Ressources humaines	Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur)	Périodicité de suivi	Source de suivi*	Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante)	Conditions de réalisation de l’engagement
Gestion administrative et statutaire	Engagement 1 : Gestion administrative et carrière Assurer la continuité de service, la réactivité et la proximité (élusƒencadrementƒ agents)	Courrier de réponse aux agents dans les délais intranet	Trimestrielle	Intranet	Existe à la commune
	Engagement 2 : Respect des règles communales de gestion des carrières et des calendriers associés	Respect du calendrier et des instances (CAP, etc.)	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2017.	Planification existante
Qualité de vie au travail	Engagement 1 : Prévenirƒanalyser les accidents et les risques et garantir la santé au travail	Nombre de visites sur site de préventeurs	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Sous réserve de la présence d’un préventeur ou personne formée et au regard de l'existant
	Engagement 2 : Suivi du document unique	Nombre de réserves levées ou mise à jour	Annuelle		Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016.	Budget dégagé par la collectivité

*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement.

V/ Interfaces des communes et des services communs

Gestion administrative et statutaire - veille et expertise

quoi à qui comment quand

saisine ordinaire	point d'entrée des demandes de la commune	Auto-saisine ou demande de la commune exprimé par la RRH - DGA - DGS - maire adjoint RH ou Maire	Responsable de service ou agent en charge du portefeuille	Tout moyen de communication	Prise en compte prioritaire dans l'activité de la DRH si urgence avérée et si possibilité technique
	principales étapes d'interactions communes / service commun métropole	Etude des nouvelles réglementations Préparation de dossier technique dans le cadre de l'animation du dialogue social Préparation éléments techniques pour réunion interne (points hebdo DGS/DGA - points bimensuel Maire/DGA - réunion des responsables)
	point de sortie / restitution commune	Production d'une note reprenant l'étude, l'impact et éventuelle proposition de méthode de mise en œuvre.	Auteur de la saisine - copie DGA	Par note de service	Lors des points réguliers RH DGA / Service commune

Gestion administrative et statutaire - accompagnement et information des agents

quoi à qui comment quand

saisine ordinaire	point d'entrée des demandes de la commune	Demande des agents pour obtenir des informations en matière de gestion administrative et statutaire	Agent en charge du portefeuille	Tout moyen de communication	Sur les heures d'ouverture de la DRH
	principales étapes d'interactions communes / service commun métropole	Demande adressée par l'agent Information du RRH de la demande en cours Etude réalisée par le gestionnaire Réunion spécifique relative à la situation administrative et financière de l'agent (occasionnellement en cas de situations préoccupantes)	Agent en charge du portefeuille et / ou responsable de service (en fonction du degré d'expertise de la demande)	Tout moyen de communication ou directement en se déplaçant sur la collectivité	Sur les heures d'ouverture de la DRH
	point de sortie / restitution commune	Réponse	A l'agent qui fait la demande Au manager de l'agent, RRH, DGA, DGS si nécessité en fonction de la demande	Réponse orale, mail, lettre …	Immédiatement si question classique, dans la semaine ou 15 jours si question nécessité une étude particulière (respect délai intranet).

Gestion administrative et statutaire - accompagnement et information des services

quoi à qui comment quand

saisine ordinaire	point d'entrée des demandes de la commune	Demande des responsables de service pour obtenir des informations en matière de gestion administrative et statutaire	Agent en charge du portefeuille et / ou responsable de service (en fonction du degré d'expertise de la demande)	Tout moyen de communication	Sur les heures d'ouverture de la DRH
	principales étapes d'interactions communes / service commun métropole	Demande adressée par le responsable de service Information du RRH de la demande en cours Etude réalisée par le gestionnaire Réunion spécifique relative à la saisine (occasionnellement en cas de situations préoccupantes)	Agent en charge du portefeuille et / ou responsable de service (en fonction du degré d'expertise de la demande)	Tout moyen de communication ou directement en se déplaçant sur la collectivité	Sur les heures d'ouverture de la DRH
	point de sortie / restitution commune	Réponse	A responsable qui fait la demande Au RRH, DGA, DGS si nécessité en fonction de la demande	Réponse orale, mail, lettre …	Immédiatement si question classique, dans la semaine ou 15 jours si question nécessité une étude particulière (respect délai intranet).

Gestion administrative et statutaire - gestion de la paie

quoi à qui comment quand

saisine ordinaire	point d'entrée des demandes de la commune	Etablissement de la paie mensuelle (agents - élus - gratification stagiaires) des 5 budgets Etablissement d'état à la demande des services (état des dépenses de masse salariale notamment pour bilan CAF)	Pôle territorial rive droite (PTRD)	Tout moyen de communication Pour les états service demandeur > adresse mail au responsable de service PTRD	Tous les mois dans le respect du calendrier de paie comprenant une date butoir de transmission des éléments variables, une date butoir de fin de saisie, une date butoir de fin de contrôle de paie et une date butoir de transmission à la trésorerie Pour les états à la demande, dans un délai de 15 jours.
	principales étapes d'interactions communes / service commun métropole	Transmission des éléments variables de paie au gestionnaire concerné Transmission des courriers des agents avec impact paie Saisie dans le SIRH Transmission des arrêtés liés à la paie pour signature (avant date d'effet)		Trace écrite (mail ou courrier) Arrêtés Lettres	Dans le respect du calendrier de paye et pour les arrêtés avant date d'effet en paie
	point de sortie / restitution commune	Mandat de paie Bulletin de salaire Arrêtés Courriers Transmission à la trésorerie Solde de tout compte fin de contrat et attestation pôle emploi / certificat de travail	PTRD > destinataires concernés	Papier + dématérialisé en fonction du quoi	Dans le respect du calendrier de paye pour les arrêtés avant date d'effet en paie Pour les solde de tout compte et attestation à la fin du contrat

Gestion administrative et statutaire - gestion de la carrière
saisine ordinaire	point d'entrée des demandes de la commune	Etablissement des arrêtés de gestion administrative Etablissement des contrats de renouvellement pour les contractuels Etablissement des actes de gestion des déplacements, temps de travail / absences et disciplines Etablissement des éléments pour procédure collective (médaille, av grade, PI)	PTRD	Tout moyen de communication	En fonction du déroulement de la carrière de l'agent et en amont de l'évènement, en fonction du calendrier des CAP, en fonction des résultats des instances médicales, sur les horaires d'ouverture de la RH Pour les contrats avant son échéance Pour les procédures collective une fois par an selon calendrier déterminé par la collectivité
	principales étapes d'interactions communes / service commun métropole	Instruction de la demande Evaluation de l'urgence et de la faisabilité juridique et technique Réunion d'arbitrage en cas de situation le nécessitant	PTRD et pour réunion arbitrage : PTRD / RRH / et ou DGA DGS	Tout moyen de communication	Idem ci-dessus
	point de sortie / restitution commune	Actes juridiques Note Rapport Courrier Mise à jour des tableaux de gestion correspondant Mise à jour des données intranet	PTRD > ville	Tout moyen de communication	Dans un délai de 15 jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l'absence d'effet rétroactif des contrats et actes juridiques, Information en temps réel du SIRH Respect de délais intranet Mise à jour tous les mois pour les tableaux de gestion

Gestion administrative et statutaire - suivi médical des agents de la collectivité
saisine ordinaire	point d'entrée des demandes de la commune	Demande de l'agent Demande du chef de service Auto-saisine ou demande de la commune exprimé par la RRH - DGA - DGS - maire adjoint RH ou Maire	PTRD	Tout moyen de communication	Au moment M - à l'instant T
	principales étapes d'interactions communes / service commun métropole	Etablissement des dossiers auprès du comité médical et de la commission de réforme Information du service de médecine préventive Etablissement des arrêtés et courriers aux agents subséquent Information des managers - RRH - DGA RH RDV d'information/conseil avec l'agent si besoin Alimentation des tableaux de gestion correspondant Organisation des visites de médecine préventive, agréé et expertises en fonction des besoins ou à la demande de l'agent (prise de RDV et réalisation de note informative à l'attention du médecin).	PTRD et pour réunion arbitrage : PTRD / RRH / et ou DGA DGS	Tout moyen de communication	Dans un délai de 15 jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l'absence d'effet rétroactif des contrats et actes juridiques ; en anticipant les délais de traitement des instances médicales afin d'éviter les situations de demi-traitement à titre conservatoire. Information en temps réel du SIRH Respect de délais intranet Mise à jour tous les mois pour les tableaux de gestion
	point de sortie / restitution commune	Actes juridiques Note Rapport Courrier Mise à jour des tableaux de gestion correspondant Mise à jour des données intranet Convocation rdv de médecine	PTRD > ville	Tout moyen de communication	Dans un délai de 15 jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l'absence d’effet rétroactif des contrats et actes juridiques ; en anticipant les délais de traitement des instances médicales afin d'éviter les situations de demi-traitement à titre conservatoire. Information en temps réel du SIRH. Respect de délais intranet Mise à jour tous les mois pour les tableaux de gestion