CONVENTION DE MUTUALISATION DES SYSTEMES D’INFORMATIONS
CONVENTION DE MUTUALISATION DES SYSTEMES D’INFORMATIONS
Entre les soussignés :
La Métropole du Grand Nancy, représentée par son Président, Monsieur Xxxxx XXXXXXXX, habilité à cet effet par délibération du Conseil métropolitain n° en date du …
ci-après dénommée : « Métropole du Grand Nancy », « Grand Nancy »,
D’UNE PART
Et
La Ville de XXXXXXXXXXX, représentée par son Maire, Monsieur XXXXXX habilité à cet effet par délibération du Conseil Municipal du ………………………
ci-après dénommée : « la ville » ou « l’adhérent »
D’AUTRE PART
Préambule
Le Système d’Information & les télécommunications sont devenus indispensables au travail quotidien des agents des collectivités et sont aussi au cœur du développement des nouveaux services aux citoyens.
Conscient de ces enjeux, depuis 1999, le Grand Nancy, des villes et établissements ont fait le choix de participer à la construction d’une DSIT mutualisée. Elles ont ainsi pu via la mutualisation des :
équipes : disposer d’un panel d’expertise plus large que celui qui peut être mis en place dans une collectivité seule, avoir une gestion de la continuité de service en cas d’absence ou de départs,
achats : obtenir de meilleurs prix grâce à un volume d’achat plus conséquent.
moyens techniques : voir augmenter le nombre de services et le niveau de service rendu et ce grâce notamment à des investissements communs dans des solutions qui auraient été trop onéreuses à acheter et à maintenir pour une collectivité seule.
Cette ambition de faire mieux ensemble et de rechercher des résultats mutuellement bénéfiques continue à animer la métropole du Grand Nancy, les villes et établissements qui ont confié la gestion de leur système d’information à la DSIT mutualisée.
La métropole du Grand Nancy, les villes et établissements gouvernent ensemble la DSIT mutualisée et pilotent les :
services rendus : en validant la liste des services à rendre et les niveaux de service attendus.
applications : en promouvant l’installation et l’utilisation d’applications mutualisées sources de gain pour les collectivités utilisatrices.
projets à mener : en définissant notamment les règles de priorités des projets.
L’objectif est de doter la métropole du Grand Nancy, les communes et les établissements des outils technologiques nécessaires pour mener leurs missions auprès de la population dans les meilleures conditions d’efficience et de rationalisation budgétaire et technique en :
Favorisant la création de projets communs entre les différents adhérents.
Faisant fructifier et partager les différentes innovations que peuvent choisir de prendre les adhérents.
Promouvant l’intégration et l’interopérabilité des systèmes
Article 1 – Objet du service mutualisé
L’objet de la présente convention est de définir l’organisation, le mode de gouvernance et les modalités de contributions financières de la DSIT mutualisée.
Article 2 – Cadre juridique
La présente convention se fonde sur l’article L5211-4-2 du code général des collectivités territoriales qui permet à un établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre, à une ou plusieurs de ses communes membres et, le cas échéant, un ou plusieurs des établissements publics rattachés à un ou plusieurs d'entre eux, de se doter de services communs, chargés de l'exercice de missions fonctionnelles ou opérationnelles.
Article 3 – Type de mutualisation
Les adhérents peuvent faire le choix d’intégrer totalement ou partiellement la DSIT. Selon le type de mutualisation choisi, le service se différenciera par plusieurs critères.
3.1 Mutualisation totale
Les adhérents qui ont fait le choix de mutualiser les services du « socle de base » de la DSIT défini en annexe 1 :
1. Participent à la gouvernance de la DSIT mutualisée et sont associés étroitement à l’élaboration et à la mise en œuvre des projets qui les concernent.
2. Contribuent au coût des services sur la base de tarifs mutualisés
3.2 Mutualisation partielle
Les adhérents qui ont fait le choix de ne pas mutualiser les services du « socle de base » de la DSIT défini en annexe 1 :
1. Ne participent pas à la gouvernance de la DSIT mutualisée ;
2. Contribuent au coût des services sur la base de tarifs calculés en coûts complets.
En mutualisation partielle, certains services ne peuvent pas être fournis unitairement, car nécessitent d’être pris ensemble (exemple : la gestion des postes de travail nécessite d’être raccordé au réseau de la DSIT).
3.3 Intégration d’un nouvel adhérent
Chaque demande de nouvelle adhésion fera l’objet :
- d’une évaluation par la DSIT afin de déterminer les nouvelles charges induites en termes de ressources humaines et techniques ainsi qu’en termes financier, des conséquences sur les plannings engagés ainsi que sur les répartitions financières des adhérents actuels.
- d’un avis du comité opérationnel puis d’une décision en comité stratégique.
Article 4 – Rôle de la DSIT
La DSIT assume la fonction de maître d’œuvre du service mutualisé, à ce titre elle s’engage notamment à :
- Rendre les services tels que décrit dans le catalogue de services co-construit avec les différents adhérents de la mutualisation.
- Mettre en œuvre des projets, selon les règles validées en Comité Stratégique.
- Faire évoluer le Système d’Information en recherchant une mutualisation au bénéfice des adhérents (exemple : équilibre entre le nombre d’applications gérées et les coûts engagés).
- Accompagner les adhérents qui le souhaitent dans le cadre de leurs propres initiatives numériques.
- Mettre en œuvre avec les adhérents un dispositif d’évaluation des services rendus et de la bonne exécution de la présente convention.
- Adapter au nombre total d’unités d’œuvre et aux niveaux de services validés par les adhérents, les dépenses engagées pour rendre les services.
- Mettre à disposition des adhérents tous les éléments nécessaires au suivi et à la vérification des services ainsi qu’à la bonne répartition des contributions des frais engagés.
- Désigner un référent DSIT qui sera l’interlocuteur privilégié de l’adhérent et qui aura pour rôle
- de participer au recensement des besoins et projets ;
- de l’orienter si nécessaire vers l’interlocuteur / service adéquat ;
- d’intervenir en cas de situation bloquée.
Il n’a pas vocation à être le point d’entrée unique de l’adhérent, les demandes doivent toujours être adressées selon les modalités définies dans le catalogue de services.
- Désigner un chef de projet technique pour les projets retenus.
Article 5 – Rôle des adhérents
La Métropole du Grand Nancy, les communes et établissements associés s’engagent à :
- Désigner un référent informatique (ou une équipe de référents) qui sera l’interlocuteur privilégié de la DSIT et qui aura pour rôle :
- de recenser annuellement les besoins de sa collectivité ou établissement ;
- de valider auprès de la DSIT les demandes d’acquisition de la ville ;
- d’être l’interlocuteur privilégié du référent DSIT.
- Pour les adhérents qui ont mutualisé à minima le socle de base, désigner un représentant, habilité à prendre des décisions au nom de sa collectivité/établissement au sein du Comité Opérationnel.
- Désigner un chef de projet métier pour les projets qu’ils lancent ou désigner des « référents métier » pour chaque projet auxquels ils participent.
- Participer activement à la définition des besoins et au choix des solutions.
- Utiliser les systèmes dans des conditions normales suivants les règles et usages montrés lors des formations et dans le respect de la réglementation en matière de droit de l’informatique.
- Mettre à disposition des agents de la DSIT des installations accessibles (locaux de sous-répartition) et sécurisées.
- Autoriser la DSIT, en concertation avec les autorités de l’adhérent à enquêter dans le respect des règles d’éthique propres à la fonction publique en toute discrétion en cas d’incident de sécurité (actions illégales, intrusions, attaques massives, actions prohibées, malveillance).
Article 6 – Partage d’informations et confidentialité
Chaque adhérent partage avec les autres adhérents de la DSIT mutualisée, les informations dont il dispose, sur lesquelles il bénéficie des droits et qui permettraient à l’ensemble des adhérents de mieux fonctionner. Chaque adhérent est informé des documents qui sont partagés.
La DSIT et l’ensemble des adhérents s'engagent au secret le plus absolu sur les documents confiés ainsi que sur les états et documents résultant de leur traitement.
Chacun des membres est autorisé à stocker les données échangées autant d’années qu’il le souhaite dans le respect des lois et règlements en vigueur et sous réserve de ne pas en faire un usage commercial. En cas de sortie de la DSIT mutualisée, il s’engage à ne pas communiquer et à détruire les données communes dont il aurait été dépositaire.
Il s’interdit également de communiquer ces données à des tiers, sans autorisation préalable de leur propriétaire.
Article 7 – Gouvernance
La DSIT est gérée par l'établissement public de coopération intercommunale Métropolitain conformément à l’article L5211-4-2 du code général des collectivités territoriales.
La gouvernance de la DSIT est assurée en commun par la métropole du Grand Nancy, les villes et établissements qui ont fait le choix de mutualiser les services du
« socle de base » de la DSIT défini en annexe 1.
Chaque adhérent participant à la gouvernance disposera d’outils de décision, de gestion et de suivis, fondés sur la transparence.
Un soin tout particulier sera accordé aux transmissions de documents en amont des réunions, ceci afin de permettre à chaque adhérent de préparer la prise de décision.
L’ensemble du dispositif de gouvernance repose sur des acteurs qui ont des missions et des rôles précis.
A/ Le Comité Stratégique
1. Composition
Comité stratégique : Comex de la Métropole du Grand Nancy
2. Rôle
Sur la base de propositions faites par le Comité Opérationnel, le COMEX est sollicité pour définir :
- L’étendue et le niveau des services à rendre ;
- Le niveau et la répartition des moyens humains et financiers à mettre en œuvre pour rendre les services attendus et faire aboutir les projets des adhérents ;
- Valider les demandes de nouvelles adhésions ou, de modification de périmètre qui auraient un impact significatif sur le fonctionnement de la mutualisation.
- Les critères à prendre en compte pour arbitrer les demandes et les projets.
3. Fréquence de réunion A minima 1 fois par an.
B/ Le Comité Opérationnel
1. Composition :
Il est présidé par le Président de la métropole du Grand Nancy ou son représentant.
Il est composé d’un représentant par adhérent, habilité à prendre des décisions au nom de sa collectivité/établissement (ex : DGS et/ou élus en charge du numérique). Chaque représentant siégeant au comité opérationnel a la possibilité de se faire accompagner par une personne de son choix et de se faire remplacer si nécessaire.
Afin de favoriser l’implication et la participation des tous les adhérents, l’ordre du jour est préparé conjointement avec un représentant retenu parmi les adhérents, qui sera différent à minima tous les 3 comités.
2. Rôle
- Proposer au Comité Stratégique :
o le niveau (budget, RH , etc.) et le positionnement des moyens (gestion du quotidien, transformation numérique, etc.) de la DSIT ;
o les ambitions attendues (prospective, stratégie de développement ...);
o les règles du « faire ensemble ».
- Veiller au respect du positionnement des moyens, à l’atteinte des ambitions, à l’application des règles qui ont été définies et proposer des arbitrages si nécessaire.
- S’assurer de la bonne évolution des projets et alerte si nécessaire.
- Emettre un avis sur les nouvelles adhésions ou, de modification de périmètre qui auraient un impact significatif sur le fonctionnement de la mutualisation.
3. Fréquence de réunion A minima 2 fois par an.
C/ Le Comité des usagers
1. Composition :
Il est composé d’un référent informatique désigné par chaque adhérent et animé par le DSIT ou son représentant.
2. Rôle
- Analyse et aplanit toutes les difficultés inhérentes au bon fonctionnement des relations avec la DSIT ;
- Est informé des projets retenus et est sollicité pour avis sur les aspects opérationnels (ex : logiciels et matériels retenus, plan de formation …) ;
- Participe de façon active à la co-rédaction des différents catalogues ;
- Identifie les pistes de mutualisation des différents projets des adhérents ;
- Participe à l’évaluation des services rendus de la DSIT.
3. Fréquence de réunion 2 à 3 fois par an.
D/ Groupes de travail
1. Composition
Des groupes de travail sont composés librement en fonction de projets particuliers.
Chaque groupe de travail est animé par un chef de projet, associe systématiquement la DSIT, et les adhérents concernés et peut inclure des prestataires externes.
2. Rôle
Le groupe de travail participe aux choix des outils informatiques, assure le suivi du projet en cours et règle les éventuelles difficultés techniques.
3. Fréquence :
Sur demande selon projets.
Article 8 – Contribution aux frais engagés
La somme des redevances versées par les adhérents a pour objectif de financer le coût des applications et des services qui leur sont rendus tels que décrits dans le catalogue de services et catalogue des applications.
La DSIT mettra à disposition des adhérents tous les éléments et outils nécessaires au suivi financier, ainsi qu’à la bonne répartition des contributions des frais engagés, ceci dans un délai raisonnable permettant un échange avec les adhérents.
8.1 Investissement
Les coûts directs
Chaque adhérent finance ses achats spécifiques, notamment :
- les postes de travail : unités centrales, écrans, petits accessoires, imprimantes ;
- les postes téléphoniques et leur installation ;
- les logiciels bureautiques ;
- les travaux de câblage informatique ou téléphonique d’un site de la commune.
Ces achats sont réalisés sur les marchés de la DSIT, qui en assure le traitement comptable. La Métropole adresse, trimestriellement, un avis des sommes à payer pour l’ensemble des achats qu’elle aura réalisé pour le compte de l’adhérent.
Ces achats sont effectués sur les lignes « Travaux pour compte de tiers » de la Métropole, il s’agit par conséquent d’une acquisition d’immobilisation pour l’adhérent.
Ainsi, la Métropole du Grand Nancy ne récupère pas la TVA sur ces dépenses puisqu’elle n'est pas propriétaire des biens.
En revanche, s'agissant d'une dépense réelle d'investissement pour l’adhérent, celui- ci peut, dans le respect de la réglementation, récupérer la TVA dès lors qu'il y a de la TVA sur la facture.
Les coûts mutualisés
Les coûts de renouvellement des biens mutualisés sont compris dans les coûts des services, appelés en section de fonctionnement.
Les acquisitions de matériel d’infrastructure (serveurs, unités de stockage, système de sauvegarde, matériel réseau) sont intégrées au patrimoine de la Métropole du Grand Nancy qui en est seule propriétaire.
8.2 Fonctionnement
Le remboursement des frais de fonctionnement du service mis à disposition s’effectue sur la base d’un coût unitaire multiplié par le nombre des unités d’œuvre consommé par chacun. Les sommes à payer seront appelées en section de fonctionnement au minimum 2 fois par an.
Le coût unitaire des services rendus par la DSIT comprend les charges liées au fonctionnement du service et en particulier :
- Les charges de personnel ;
- Les fournitures ;
- Le coût de renouvellement des biens ;
- Les contrats de services.
Le coût unitaire est constaté à partir des dépenses des derniers comptes administratifs actualisé des modifications prévisibles des conditions d’exercice de l’activité au vu du budget primitif de l’année. Les coûts unitaires des services seront par conséquent actualisés annuellement, soumis pour avis au Comité Opérationnel puis au Comité Stratégique et enfin communiqués aux adhérents au 1er décembre avant vote en Conseil Métropolitain au cours du trimestre suivant.
Toute évolution prévisionnelle d’un coût unitaire supérieure à la variation de l’indice SYNTEC fera l’objet d’un examen approfondi dont les conclusions seront soumises à la décision du comité opérationnel.
8.3 Taxe sur la valeur ajoutée
Les adhérents avertissent la Métropole du Grand Nancy de la nature du service auquel sont consacrées les prestations de la DSIT : service administratif non assujetti à la TVA ou bien service assujetti à la TVA.
Les adhérents qui utilisent les services de la DSIT pour des activités non assujetties à la TVA acquittent une contribution hors taxes.
Les adhérents qui utilisent les services de la DSIT pour des activités assujetties à la TVA acquittent une contribution majorée de la TVA, calculée au taux normal (actuellement 20 %).
En cas d’utilisation mixte et sur la base de l’information transmise par l’adhérent, deux demandes de contribution seront appelées : l’une assujettie à la TVA, l’autre non.
Article 9 – Litige de paiement
En cas d’erreur, de désaccord quant au détail d’un avis des sommes à payer réceptionné par un adhérent, celui-ci s’engage:
1/ à contacter le responsable administratif et financier de la DSIT afin de procéder aux éventuelles modifications, si celles-ci sont acceptées par les 2 parties.
2/en cas de persistance du désaccord, à mandater à minima les services pour lesquelles il n’émet pas de contestation. Seul le paiement des services sur lesquels elle est en désaccord peut être suspendu.
Pour toute demande de report ou d’échelonnement de paiement d’un avis des sommes à payer, l’adhérent doit prendre contact auprès de sa Trésorerie.
Article 10– Litiges
En cas de contestation, les parties s’engagent à privilégier la voie amiable. À défaut d’accord, le Tribunal Administratif de Nancy est compétent.
Article 11 – Modification et évolution de la convention
Toute proposition de modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention, définie d’un commun accord entre les parties donnera lieu à l’établissement d’un avenant.
Article 12 – Processus de retrait/résiliation
Un adhérent peut quitter totalement ou partiellement la DSIT mutualisée. Dans le cas d’un retrait partiel, ou de la suppression de services, un avenant sur le nouveau périmètre sera proposé à l’adhérent.
La procédure de demande de retrait de la DSIT mutualisée est définit telle que suit :
- Envoi d’un courrier d’intention au Xxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxx xx Xxxxx Xxxxx 0 mois avant la prise d’effet de la demande.
- Réalisation par la DSIT d’un audit technique afin d’établir :
L’impact technique et la faisabilité.
- Réalisation par la DSIT d’un audit financier afin de définir :
L’impact sur les coûts de fonctionnement mutualisés.
Les coûts de sortie du dispositif.
Si à l’issue de l’audit technique et financier, la ville confirme son souhait de quitter la DSIT mutualisée, il est demandé :
- Que la ville confirme sa demande par courrier au Président de la Métropole du Grand Nancy ;
- Que la présente convention soit résiliée.
Article 13 – Durée
La présente convention prend effet à compter de sa notification pour une durée de cinq ans.
FAIT A | LE | |
Le Maire de la Ville de | Le Président de la Métropole du Grand Xxxxx |
Xxxxx XXXXXXXX
ANNEXE 1 : SOCLE DE BASE
Les services aux utilisateurs :
- Assistance aux utilisateurs ;
- Accès à internet depuis le réseau métropolitain ;
- La messagerie et agenda collaboratif ;
- La gestion des identités et accès aux ressources ;
- Le service d’impression ;
- Les déménagements et fermeture de site ;
- L’accès à distance ;
- La gestion du parc ;
- La gestion des incidents de sécurité ;
- Les demandes de traitements, transmission de fichiers automatisés.
L’infrastructure mutualisée :
- Le raccordement physique d’un site au réseau
- La gestion du réseau ;
- L’implantation ou l’extension de WIFI sur un site ;
- La gestion du WIFI ;
- Le câblage informatique et téléphonique d’un site ;
- L’accès aux espaces de stockage principaux (G, H, M, P ; S) et spécifiques ;
- Le réseau de radiotéléphonie.
Les applications métiers :
- Finances
- Ressources Humaines
- Enfance et Petite Enfance (villes)
- Etat civil (villes)
ANNEXE 2 : SERVICES RENDUS A LA COLLECTIVITE XXXX PAR LA DSIT
Gestion des identités, accès ressources | Service aux utilisateurs | X |
Service de téléphonie fixe | Service aux utilisateurs | |
Service de mobilité | Service aux utilisateurs | X |
Installation de matériels | Service aux utilisateurs | X |
Installation de logiciels bureautique | Service aux utilisateurs | X |
Services d'impression | Service aux utilisateurs | X |
Prêt de matériels | Service aux utilisateurs | X |
Déménagements ‐ fermeture de site | Service aux utilisateurs | X |
Gestion de parc | Service aux utilisateurs | X |
Supports sur événements | Service aux utilisateurs | X |
Assistance aux utilisateurs | Service aux utilisateurs | X |
Accès à distance | Service aux utilisateurs | X |
Gestion des écoles | Service aux utilisateurs | |
Accès à Internet depuis le réseau métropolitain | Service aux utilisateurs | X |
Messagerie et agenda Collaboratifs | Service aux utilisateurs | X |
Demande de traitement au pupitre ‐ exploitation | Service aux utilisateurs | |
Gestion des incidents de sécurité | Service aux utilisateurs | X |
Gestion des conventions | Services transverses | X |
Gestion des marchés publics informatiques | Services transverses | X |
Gestion des commandes et des factures | Services transverses | X |
Astreintes | Services transverses | X |
Gestion de la sécurité du SI | Services transverses | X |
Etudes et expertises | Services transverses | X |
Homologation de services de sécurité | Services transverses | |
Recherche et de déploiement d'une nouvelle application | Support aux applications | X |
Installation d'une application métier | Support aux applications | X |
Droits d'accès pour une application métier ou SIG | Support aux applications | X |
Maintenance et hébergement des applications | Support aux applications | X |
Demande d'extraction de données/indicateurs/tableau de bord | Support aux applications | |
Demande de paramétrage dans un logiciel métier | Support aux applications | X |
Demande d'évolution d'une application (logiciel ou site web) | Support aux applications | X |
Développement et hébergement d'application web | Support aux applications | |
Demande de développement de Sites Internet et Intranet | Support aux applications | |
Câblage informatique et téléphonique d'un site | Infrastructure mutualisée | X |
Raccordement physique d'un site | Infrastructure mutualisée | X |
Gestion du réseau | Infrastructure mutualisée | X |
Espaces de stockage principaux (G:, H:, M:, P:, S:) | Infrastructure mutualisée | X |
Espaces de stockage spécifiques | Infrastructure mutualisée | X |
Réseau de radiotéléphonie | Infrastructure mutualisée | |
Implantation ou extension WIFI sur un site | Infrastructure mutualisée | X |
Gestion du WIFI | Infrastructure mutualisée | X |
Création d'une nouvelle donnée SIG métier | S.I.G. | |
Extraction de données SIG | S.I.G. | X |
Formation sur les outils SIG | S.I.G. | |
Fourniture d'une application SIG | S.I.G. | |
Gestion des données SIG de référence | S.I.G. | X |
Acquisition ou prêt de récepteurs GPS de précision mutualisés | S.I.G. | |
Production de documents cartographiques complexes | S.I.G. | |
SIG‐1.0‐ Publication de services Web SIG | S.I.G. | |
Réalisation d'analyses SIG avancées | S.I.G. | |
Réalisation de traitements SIG automatisés | S.I.G. |
Nombre de services
utilisés 35