Entre
Avenant n°2
Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et
la commune de Floirac
Entre
Bordeaux Métropole représentée par son Président, Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération n° ……………………… du ,
d'une part,
Et
La commune de Floirac représentée par son Maire, Monsieur Jean-Xxxxxxx Xxxxxxxx, dûment habilité par délibération n°…………………….. du ,
d'autre part,
VU le contrat d’engagement signé en date du 15 février 2016 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Jean-Xxxxxxx Xxxxxxxx, Maire de Floirac.
VU l’avenant n°1 au contrat d’engagement signé en date du 5 avril 2017 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Jean-Xxxxxxx Xxxxxxxx, Maire de Floirac.
Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 3 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,
Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :
ARTICLE 1 : OBJET
L’objet du présent avenant est de compléter le contrat d’engagement passé entre la commune de Floirac et Bordeaux Métropole, des engagements liés aux nouvelles missions mutualisées dans le cadre du cycle 3.
ARTICLE 2 : MODIFICATION DE L’ARTICLE 3 INTITULE « CHAMPS CONCERNES »
Outre les domaines mentionnés à l’article 3 du contrat d’engagement et modifié par l’avenant n°1, le nouveau domaine concerné par ce 3ème cycle de mutualisation est :
Cycle 3 | |
Fonction support | |
Stratégie immobilière / logistique et magasins / parc matériel |
ARTICLE 3 : MODIFICATION DES ANNEXES
Une annexe pour le nouveau domaine mutualisé dans le cadre du cycle 3 vient s’adjoindre aux annexes par domaine établies lors des cycles précédents, mentionnées dans le contrat d’engagement signé le 15 février 2016 et dans l’avenant n°1 au contrat d’engagement signé le 5 avril 2017.
ARTICLE 4 :
Les autres articles et annexes au contrat d’engagement restent inchangés.
ARTICLE 5 :
Cet avenant entre en vigueur le 1er janvier 2018.
Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.
Pour la Métropole, Pour la commune,
Le Président,
Xxxxx Xxxxx
Le Maire
Jean-Xxxxxxx Xxxxxxxx
ANNEXES
- Stratégie immobilière / logistique et magasins / parc matériel
ANNEXE POUR LE DOMAINE PARC MATERIEL – CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE de FLOIRAC
DOMAINE : STRATEGIE IMMOBILIERE/LOGISTIQUE ET MAGASINS/PARC MATERIEL
SOUS-DOMAINE : PARC MATERIEL
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Parc matériel
Les moyens consacrés par la commune au domaine parc matériel sont détaillés dans l’avenant n˚ 2 de la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Parc matériel
Activités mutualisées par la commune |
B- PARC MATERIEL |
Définition de la stratégie d’achat |
Gestion du parc |
Maintenance |
Fourniture produits, pièces, carburant et énergie |
III/ Modalités de mise en œuvre
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine parc matériel du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune et le cas échéant les certifications obtenues par la commune
− Aucun document cadre de la commune sur ce domaine
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Stratégie immobilière, logistique et magasins, parc matériel.
− Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine Parc matériel | |
Responsable thématique pour le service commun | Directeur du parc matériel − |
Responsable thématique pour la commune | Chef du centre technique municipal |
PARC MATERIEL
Type de saisines pour le sous-domaine Parc matériel | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef du service maintenance, direction du parc matériel (matériel) ou directeur adjoint parc matériel (achat) Commune : Chef du centre technique municipal |
Saisine en urgence | Service commun : Chef du service maintenance, direction du parc matériel (matériel) ou directeur adjoint parc matériel (achat) Commune : Chef du centre technique municipal |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur du parc matériel ou adjoint au directeur général en charge des moyens Commune : Directeur des services techniques et de l’urbanisme, adjoint au directeur des services techniques et de l’urbanisme |
− Interfaces commune / service commun :
Bordeaux Métropole et la commune ont défini à l’article V les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités / dossiers prioritaires du sous-domaine Parc matériel :
− Veiller à la bonne adéquation du parc
− Respecter les délais d'indisponibilité
− Pourvoir au besoin dans les délais
− Respecter l’engagement qualitatif
− Garantir le maintien du niveau de service actuel
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du sous-domaine Parc matériel sont :
Engagement du service commun :
− Maintenir une proximité, une réactivité et adapter l'échelle aux besoins et au volume (ex : maintenance lourde en centrale)
− Définir un niveau global de qualité et assurer un contrôle de gestion continu
− Calibrer le parc (nombre et nature de matériel) en fonction des demandes
− Assurer le renouvellement et les mises à jour du parc
− Assurer les contrôles réglementaires
− Assurer la maintenance des véhicules et des engins
− Assurer la mise à disposition des pièces et fournitures nécessaires à cette maintenance et à la maintenance de premier niveau
− Assurer la fourniture des carburants et des lubrifiants
Engagement des utilisateurs :
− Assurer la maintenance de premier niveau
− Assurer la qualification adaptée des conducteurs
− Respecter les délais de mise à disposition des matériels pour les interventions programmées
− Assurer le nettoyage régulier des véhicules : le nettoyage du véhicule fait partie de la maintenance de premier niveau car cela correspond à l’obligation d’entretien et de contrôle du matériel tel que décrit dans le guide technique de l’utilisateur et défini par le code de la route
− Veiller au respect des conditions de conduite et d’utilisation des matériels
− Sensibiliser et responsabiliser les conducteurs (le service commun ne prendra pas en compte les dépenses induites par la négligence ou un comportement inadapté)
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre en compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.
La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.
Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.
Sous-domaines de mutualisation | Engagements de service | Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis) |
Parc matériel (dont matériel roulant) | Engagement 2: Assurer le renouvellement et l'entretien du parc | Taux d'indisponibilité du parc (VL, VUL, PL, 2 roues, tracteurs) = temps d’immobilisationƒtemps possible sur le mois selon chaque typologie et catégorie de véhicules | Annuelle | Tableau de bord | Indicateur non existant au sein de la commune Année de référence 2018 |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification, etc.). Cf article 2 du contrat d’engagement.
Annexe avenant au contrat d’engagement : Stratégie immobilièreƒlogistique et magasinsƒParc matériel Page 4 sur 5
V/ Interfaces commune et services communs
PARC MATERIEL
Principales étapes d’interactions/interfaces commune/service commun (ex : consultation, validation) | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Définition de la stratégie | Un interlocuteur par commune : directeur général des services et directeur des services techniques et de l’urbanisme | Réunions préalables avec les communes | Au fil de l’eau pour la définition des orientations politiques et technologiques A la fin du marché Aux étapes budgétaires |
Gestion du parc | Un interlocuteur par commune : directeur général des services et directeur des services techniques et de l’urbanisme | Réunionsƒéchanges avec les communes Courrier et arbitrage si impact sur contrat | Préparation programmes de réforme et d’acquisition (annuel) Elaboration des programmations pluriannuelles des investissements (PPI) Au fil de l’eau (expression des besoins). |
Ponctuel : projetsĎquipements particuliers | |||
Maintenance | Chef du centre technique municipal | A définir après définition du périmètre flotte Préventive : centralisé Curative : centralisé | Maintenance préventive : programme annuel (entretien récurrent, contrôle de sécurité, contrôle technique, etc.) |
Téléphone mail et prise de rendez−vous | Maintenance curative au fil de l’eau. | ||
Fourniture de pièces et produits | Chef du centre technique municipal | Outil commun pour achat commun | Si maintenance maintenue en commune : utiliser le marché commun |