CONVENTION DE MUTUALISATION
Gestion de la paie des personnels recrutés par les EPLE
CONVENTION ENTRE
Le lycée Saint Exupéry
sis 000 xxxxxx xx xx Xxxxxxxx-Xxxxx 00000 Xxxxxxxxx, établissement mutualisateur des opérations de rémunérations à la charge des EPLE des Bouches-du Rhône,
représenté par son chef d’établissement Monsieur Xxxxx XXXXXXXXX,
ET
le ………………………………….(nom de l’EPLE), adresse , représenté par qualité et nom du chef d’établissement
• Vu le code de l’éducation, et notamment l’article L.421-10, les articles L916-1 et suivants ainsi que les articles relatifs à l’organisation économique et financière des EPLE ;
• Vu le code du travail, et notamment les articles L5134-19-1 et suivants relatifs au Contrat Unique d'Insertion (CUI) - Parcours Emploi Compétences (PEC) ;
• Vu le décret du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique ;
• Vu le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé ;
• Vu l’instruction codificatrice M9.6, notamment les points 1.2.1.7 et 2.5.9.1 sur la paye à façon ;
• Vu la loi n° 2018-1317 du 28/12/2018 de finances pour 2019 ;
• Vu l’arrêté rectoral du 6 juin 2018 fixant la liste des établissements publics locaux d’enseignement mutualisateurs de paye ;
• Vu la délibération du conseil d’administration du lycée Saint Exupéry en date du ;
• Vu la délibération du conseil d’administration du nom de l’établissement et date ,
Il est convenu ce qui suit :
Article 1 : La présente convention a pour objet l’adhésion du nom de l’établissement au groupement de services institué au lycée Saint Exupéry de Marseille afin de réaliser, selon la technique de la paye à façon, les opérations de paie des personnels recrutés par les EPLE dans le cadre de l’assistance éducative et des contrats aidés.
Elle a vocation, en outre, à gérer les opérations de rémunération de tout personnel recruté par l’EPLE selon les conditions fixées par la réglementation ou mis à sa disposition à l’exception des personnels pour lesquels des dispositifs spécifiques existent.
Deux types de contrats de travail existent et sont gérés par le mutualisateur : les contrats de travail de droit public relevant du code de l’éducation (articles L916-1 et suivants) et les contrats de travail de droit privé relevant du code du travail (article L5134-19-1 et suivants).
1ère partie : les engagements et obligations de l’établissement mutualisateur
Article 2 : L’établissement mutualisateur est chargé des opérations de liquidation des payes et d’effectuer leur paiement au profit des personnels recrutés par les établissements adhérents au groupement.
Il est responsable du suivi , avec les organismes sociaux concernés, de toutes les opérations annexes liées à la rémunération ( adhésion, déclarations sociales, versement des cotisations, attestations et justificatifs visés aux articles L.5412-1 et R 351-5 du code du travail et de la transmission sans délai de ces mêmes attestations à Pôle emploi etc., ).
Il verse les collectes de retenues à la source au titre de l’impôt sur le revenu pour le compte des établissements employeurs et de leurs salariés.
L’établissement mutualisateur transmet à l’établissement employeur toutes les informations utiles à la budgétisation de la paie et à destination des tiers intéressés.
Article 3 : Pour les contrats de droit public (AED, AESH), l’établissement mutualisateur est autorisé à recevoir directement les subventions relatives à la couverture des dépenses de rémunération et de fonctionnement versées par les services académiques.
Il est chargé à ce titre d’établir le rapport et les comptes rendus de gestion selon la périodicité définie avec les services académiques. Ces comptes rendus permettront entre autres le suivi de la masse salariale et de la consommation des emplois en équivalents temps plein.
Pour les contrats de droit privé (contrats aidés), l’établissement mutualisateur est autorisé à prélever sur le compte DGFIP de l’établissement adhérent le montant du salaire chargé.
Article 4 : La maîtrise des risques comptables et financiers étant une obligation réglementaire, l’établissement mutualisateur, en collaboration avec le responsable du contrôle interne académique, les ordonnateurs et les agents comptables des établissements adhérents, met en place un plan de contrôle interne comptable de la paye qui couvre l’intégralité du processus de rémunération.
Article 5 : L’établissement mutualisateur procède pour les contrats de droit public, sur présentation des pièces justificatives, au paiement des autres dépenses prévues par les textes incombant à l’employeur : accident de travail, frais de déplacement, visite médicale d’embauche, etc., …
Pour les contrats de droit privé, ces autres dépenses prévues par les textes incombant à l’employeur, accident de travail, frais de déplacement, visite médicale d’embauche, etc., sont à la charge de l’établissement adhérent employeur et imputées sur leur budget.
Article 6 : L’établissement mutualisateur exécute, pour le compte de l’agent comptable du lycée/collège………, après notification préalable entre les mains de ce dernier par lettre avec accusé de réception, toutes significations et oppositions ci-après notifiées par des tiers et procède au versement à leur profit des sommes correspondantes :
- Saisie des rémunérations
- Créances alimentaires
- Autres oppositions contentieuses
- Cessions de rémunération régulièrement notifiées.
La présente convention n’affecte pas la compétence et la responsabilité respective de l’agent comptable de l’établissement mutualisateur et du comptable assignataire de l’établissement employeur. L’agent comptable de l’établissement mutualisateur n’est responsable que des opérations de trésorerie.
2ème partie : les engagements et obligations de l’établissement adhérent
Article 7 : L’établissement adhérent est l’établissement employeur et conserve toutes les obligations et prérogatives relatives à l’employeur. Il est responsable de la constitution et de la conservation du dossier de chaque salarié, dont en particulier les bulletins de paye.
Il est chargé, dans les conditions définies par la réglementation, de recruter les contractuels et de s’assurer des financements relatifs à ces emplois.
L’établissement adhérent est responsable des opérations budgétaires liées au mandatement pour ordre de la paye et, le cas échéant, aux ordres de recettes selon les écritures et les modalités de la paye à façon décrite dans l’instruction M9.6.
Les crédits sont ouverts dans la comptabilité de l’employeur, au budget initial ou par DBM présentée pour information au conseil d’administration, au service concerné par ces emplois : service « Vie de l’élève » pour les assistants d’éducation et pour les accompagnants des élèves en situation de handicap, au service « administration et logistique » pour les autres contrats. Les dépenses sont suivies par les codes d’activités appropriés et mandatées aux comptes par nature intéressés selon les calculs opérés par l’établissement mutualisateur.
L’employeur est chargé de recouvrer les subventions nécessaires au financement.
Par exception, pour les contrats publics (AED, AESH) relevant du code de l’éducation, les subventions sont directement versées par le rectorat à l’établissement mutualisateur.
Article 8 : L’établissement adhérent donne à l’établissement mutualisateur les informations (contrats, état de présence etc.) utiles à la liquidation de la paie. Il valide la paye, et, pour les contrats aidés, cette validation vaut autorisation de prélèvement de son montant au profit du compte DFT de l’EPLE qui héberge l’établissement mutualisateur afin de lui assurer la trésorerie nécessaire au paiement.
L’employeur répond aux exigences du financeur, en terme notamment de justificatifs, afin de recouvrer le montant de la subvention relative au financement du contrat. Le versement à l’établissement mutualisateur s’effectue indépendamment du recouvrement de la subvention.
Les opérations de l’employeur et de son comptable s’effectuent comme décrit ci-dessous :
- Prélèvement automatique de l’établissement mutualisateur du montant du salaire chargé traduit dans les comptes de l’établissement employeur par le débit compte 4678 (autres comptes débiteurs ou créditeurs) et le crédit du compte 5151 (Trésor) ;
- Mandatement du salaire aux comptes de charges en personnels qui soldera le compte 4678 précédemment cité ;
- Ordre de recette au compte du financeur intéressé (exemple 7445 pour les subventions de l’Agence de Services et de Paiement) avec comme contrepartie respective le compte 44141 - Subvention contrats aidés - éventuellement subdivisé.
Article 9 : L’établissement adhérent s’engage à transmettre tous les éléments relatifs à la liquidation de la rémunération et notamment en début de contrat, pour la constitution du dossier :
• La présente convention signée par toutes les parties ;
• La copie de la délibération du conseil d’administration autorisant le chef d’établissement à recruter les agents dont la rémunération est confiée à l’établissement mutualisateur ;
• Le contrat de recrutement certifié exécutoire ;
• Le relevé d’identité bancaire ;
• Le procès-verbal d’installation signé par les deux parties ;
• La fiche familiale d’état civil et la fiche de renseignement individuelle.
• Pour tous vacataires, l’établissement employeur transmet à l’établissement mutualisateur les autorisations de cumul d’emploi pour les agents publics (Etat, collectivités territoriales)
• Pour les AED et AESH hors titre 2, il communique à l‘établissement mutualisateur les attestations sur l’honneur des services effectués et le cas échéant, le certificat de cessation de paiement.
L’établissement adhérent atteste du service fait.
En cours de contrat, l’établissement adhérent s’engage à transmettre à l’établissement mutualisateur par courriel et courrier tous les justificatifs ayant une incidence sur l’exécution du contrat, sur la paye ou les incidents de gestion qui impliquent une suspension du traitement notamment :
• Les arrêts de travail à transmettre sous 48 heures (maladie, maternité, …) ;
• Les décisions de suspension du traitement (absence, interruption du contrat, …) ;
• Le courrier de démission ;
• La rupture de contrat en période d’essai
• Les décisions de licenciement.
L’ensemble de ces documents est transmis, pour chaque mois, avant les dates arrêtées par le calendrier des payes adressé en début d’année civile par l’établissement mutualisateur.
Les pièces justificatives à transmettre sont celles fixées par le décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des collectivités territoriales, des établissements publics locaux et des établissements publics de santé, notamment celles de la rubrique 2 dépenses de personnel.
Le certificat de fin de fonctions est établi par l’ordonnateur de l’établissement employeur adhérent et adressé à l’établissement mutualisateur.
Article 10 : L’inobservation de ces dispositions, notamment les éléments qui entraîneraient le paiement d’un salaire indu par défaut d’information, expose l’établissement employeur à supporter sur son propre budget les montants restés irrécouvrables. En fin d’année civile, l’établissement mutualisateur prélèvera sur le compte de l’établissement adhérent, les indus qu’il n’a pu recouvrer, et transmettra à l’employeur les éléments comptables correspondants.
Article 11 : L’agent comptable de l’établissement employeur retrace dans sa comptabilité toutes les dépenses relatives aux dépenses de personnel ; en fin d’exercice ces dernières sont traitées en charges à payer. Des provisions sont le cas échéant constituées. L’agent comptable retrace également les obligations contractuelles qui découlent de ces dépenses de personnel en comptabilité hors bilan.
Article 12 : A l’exception des contrats de droit public (AED, AESH), l’établissement employeur verse à l’établissement mutualisateur, pour tout contrat, une somme de 5 € par bulletin de salaire correspondant à une participation aux frais de fonctionnement. Cette participation est prélevée sur le compte bancaire de l’établissement adhérent après présentation d’une facture établie par l’établissement mutualisateur.
Article 13 : Les modalités techniques d’exécution de cette convention ainsi que la mise en œuvre de nouveaux dispositifs seront définies et précisées dans des notes émanant du rectorat et/ou de l’établissement mutualisateur.
La présente convention entre en vigueur dans les conditions fixées à l’article L.421-14 du code de l’éducation au 01/06/2019. Conclue pour un an, elle est renouvelable par tacite reconduction
Elle annule et remplace toute éventuelle convention antérieure portant sur des mutualisations de rémunérations conclue entre le lycée Saint Exupéry et l’établissement employeur.
Tout litige ou questionnement relatif à l’application de cette convention sera soumis à la médiation de Monsieur le Recteur ou à l’expertise de ses services.
A , le A Marseille, le