PROTOCOLE DE MEDIATION EN MATIERE CIVILE ET COMMERCIALE

PROTOCOLE DE MEDIATION EN MATIERE CIVILE ET COMMERCIALE

ENTRE:

Nom:

Prénom: adresse:

Raison sociale:

adresse du siège social:

ET:

Nom:

Prénom:

adresse:

Raison sociale:

adresse du siège social:

Ci-après appelées les parties,

EN PRESENCE DE:

Xxxxxxxxx XXXXXXXX, médiateur agréé en matières civile et commerciale, familiale et sociale,

Ci-après appelé le médiateur,

* * * *

Il existe un différend entre les parties qui peut être décrit succinctement de la manière suivante:

Les parties désirent régler leur différend en recourant au processus de médiation;

en conséquence, les parties conviennent de ce qui suit:

1) processus volontaire

Les parties désirent se concerter sans aucune reconnaissance préjudiciable pour elles dans le but de régler leur différend.

Chaque partie consent librement à participer de façon active au processus de médiation.

Tant les parties que le médiateur peuvent se retirer et mettre fin au processus unilatéralement et à tout moment.

Dans ce cas, la partie qui décide de mettre fin au processus s'engage à le faire par un écrit adressé aux autres parties et au médiateur par la voie recommandée, conformément à l'art. 1731 § 4 CJ.

2) suspension de procédure et suspension des délais de prescription

Les parties conservent et réservent leur droit de recourir à la procédure judiciaire si elles le jugent opportun ou si le processus n'aboutit pas.

Néanmoins, dès la signature du protocole, les parties s'engagent à suspendre toutes les procédures jusqu'à ce qu'un accord intervienne ou jusqu'à ce qu'il soit mis fin à la médiation, hormis les procédures revêtant un caractère purement conservatoire.

Dans ce cas, les parties s'engagent expressément à en informer préalablement les co- médiatrices.

Par ailleurs, conformément à l'art.1731 §3 et 4 du CJ, la signature du protocole suspend le cours de la prescription durant la médiation; sauf accord exprès des parties, la suspension prend fin un mois après la notification par lettre recommandée d'une partie ou du médiateur de sa volonté de mettre fin à la médiation.

3) rôles du médiateur

Le médiateur est un intervenant neutre formé à la médiation en vue de favoriser l'émergence d'un accord à l'amiable.

A cette fin, il s'emploie à créer des conditions qui facilitent et permettent l'échange des informations utiles concernant les difficultés à régler, les attentes réciproques, la recherche de pistes et de solutions, la négociation respectueuse et équilibrée, en vue de la conclusion d'un accord.

4) indépendance, neutralité et impartialité du médiateur

Le médiateur précise qu'il n'a aucun lien avec les parties qui le confirment.

Le médiateur garde sa neutralité et son impartialité: il ne donnera ni avis juridique, ni avis technique ou autre aux parties et les renverra vers leur conseil juridique et/ou technique à cette fin.

S'il est amené à fournir de l'information générale, les parties acceptent de ni attacher aucune conséquence juridique ni technique.

5) présence aux séances de médiation

Les parties s'engagent à se rendre aux réunions de médiation fixées, le cas échéant accompagnées de leurs conseils.

Elles attestent de ce que les personnes qui participent aux réunions de médiation, ont qualité ou pouvoir pour conclure un accord, et ont une connaissance personnelle des faits pertinents au litige.

6) les parties avec avocats

Si elles le souhaitent, les parties peuvent se faire accompagner de leur avocat aux réunions de médiation.

Le rôle des avocats sera d'aider activement leurs clients en leur donnant l'information juridique utile, en complétant l'information donnée par leurs clients, en les aidant à réfléchir sur les pistes de solutions possibles, en participant à la rédaction de l'accord dans un esprit de coopération.

7) confidentialité

La loi prévoit que le processus de médiation est strictement confidentiel, ce qui permet l'échange d'informations en toute transparence, élément essentiel pour mener à bien le processus.

Ainsi, tout ce qui est dit ou écrit au cours du processus de médiation est couvert par la confidentialité, conformément à l'art. 728 CJ.

Les parties s'engagent à n'en rien dévoiler, ni à en faire état dans quelque cadre que ce soit, notamment à l'occasion d'une procédure existante ou future qu'elle soit judiciaire ou autre.

Les parties acceptent de reconnaître que le médiateur est également lié par la confidentialité et le secret professionnel en manière telle qu'il ne pourra d'aucune façon intervenir en qualité de témoin dans une quelconque procédure.

Les parties s'engagent pour elles-mêmes et se portent fort pour leurs conseils, leurs représentants et toutes personnes qui les accompagneraient.

Cependant, les parties gardent le droit d'utiliser, dans le cadre d'une procédure, les documents qui auraient été échangés au cours du processus de médiation pour autant qu'ils les aient détenus auparavant, ou les aient obtenus d'une autre source que celle du processus de médiation, ou encore, lorsque ces documents sont dans le domaine public.

Ne sont pas visés par l'obligation de confidentialité, le présent protocole de médiation, les accords qui pourraient être conclus à l'issue du processus de médiation, et tout document mettant fin à la médiation.

8) aparté ou caucus

Lorsqu'il l'estime utile, le médiateur peut avoir des apartés avec l'une ou l'autre des parties à sa demande ou à celle de l'une d'elle; leur contenu reste confidentiel sauf accord contraire.

Par la signature du présent protocole, les parties (et leurs conseils éventuels) marquent expressément leur accord sur cette manière de procéder.

9) valeur de l'entente finale

L'art 1732 CJ prévoit que:

"Lorsque les parties parviennent à un accord de médiation, celui-ci fait l'objet d'un écrit daté et signé par elles et le médiateur. Le cas échéant, il est fait mention de l'agrément du médiateur.Cet écrit contient les engagements précis pris par chacune d'elles."

Et l'art 1733 XX précise en outre:

"En cas d’accord, et si le médiateur qui a mené la médiation est agréé par la commission visée à l’article 1727, les parties ou l’une d’elles peuvent soumettre l’accord de médiation obtenu conformément aux articles 1731 et 1732 pour homologation au juge compétent. Il est procédé conformément aux articles 1025 à 1034. La requête peut cependant être signée par les parties elles-mêmes si celle-ci émane de toutes les parties à la médiation. Le protocole de médiation est joint à la requête.

Le juge ne peut refuser l’homologation de l’accord que si celui-ci est contraire à l’ordre public ou si l’accord obtenu à l’issue d’une médiation familiale est contraire à l’intérêt des enfants mineurs.

L’ordonnance d’homologation a les effets d’un jugement au sens de l’article 1043."

Le médiateur ne juge pas de l'opportunité de l'accord qui reste l'expression de leur volonté finale.

Néanmoins, si le médiateur devait constater que la poursuite du processus de médiation ou la signature d'une entente est de nature à causer un déséquilibre entre les parties ou une injustice manifeste pour l'une d'entre elles, il en informerait les parties et les inviterait à prendre les mesures pour remédier à cette situation.

A défaut, il pourrait suspendre le processus de médiation ou y mettre fin. Le médiateur agit en toute indépendance et sans devoir se justifier.

10) durée du processus

Les parties et le médiateur s'entendent sur le processus suivant:

- signature du présent protocole,

- préparation pour la rencontre de médiation,

- rencontres de médiation,

- rédaction et signature de l'accord,

- suivi si nécessaire.

11) honoraires et frais du médiateur

Au cours du premier entretien de médiation, le médiateur a informé les parties de ce que le calcul de ses honoraires était lié au temps consacré au processus de médiation, (réunions, entretiens téléphoniques, rédaction de projets, de courriers, de convention partielle, provisoire ou finale) ainsi qu'aux frais et débours engendrés par celle-ci.

Au cours de ce 1er entretien, les parties ont décidé de la répartition entre elles des frais et honoraires du médiateur, sachant que la loi prévoit qu'à défaut d'autre accord, ceux-ci sont pris en charge par parts égales.

En l'occurrence, les parties ont décidé que les honoraires et frais seront supportés comme suit:

- soit par parts égales

- soit selon la répartition suivante:

……………………………………………………..

Les honoraires et frais seront réglés à la fin de la réunion ou anticipativement par virement.

Les honoraires du médiateur sont déterminés sur base d'un forfait de 150 € HTVA (soit 181,50 € tva incl) de l'heure. Le même tarif horaire s'applique aux devoirs prestés par le médiateur hors réunion ce qui vise notamment la rédaction de courriers, de PV, de préparation des réunions.

Au cas où la médiation réunit plus de 2 parties, les honoraires seront majorés de 50

€/réunion HTVA par partie intervenante.

La rédaction de l'accord final sera réalisée par les conseils des parties; si aucun conseil n'intervient, une somme de 250 €htva (302,50 € tva incl) sera réglée au médiateur à cette fin.

Les frais (téléphone, courriers, photocopies, déplacements, etc…) sont facturés forfaitairement à 10% du montant des honoraires avec un minimum de 50,00 € htva, à l'exception des frais éventuels de déplacement facturés à 0,85 €/km htva; les débours (location de salle, intervention d'un expert, etc…) sont répercutés au prix coûtant.

Chacune des parties est invitée à régler un montant fixe de 25,00 € HTVA qui conditionne l'ouverture du dossier; ce montant reste acquis que la médiation soit mise en œuvre ou pas.

Le médiateur pourra suspendre ou interrompre le processus de médiation au cas où une des parties ne procèderait pas au règlement des frais et honoraires qui sont dus.

Les parties s'engagent à informer le médiateur en cas d'empêchement ou d'annulation du RV fixé, et ce, au moins 24h à l'avance, faute de quoi, le prix forfaitaire d'une heure de réunion sera réclamée à la partie défaillante.

FAIT A TOURNAI, le ………………..

En … exemplaires,

Chacun de nous et le médiateur, reconnaissant avoir reçu le sien.

Signature Signature

En présence de:

Xxxxxxxxx XXXXXXXX Médiateur agréé