CONVENTION DE MISE À DISPOSITION DE LA HALLE AUX GRAINS
CONVENTION DE MISE À DISPOSITION DE LA HALLE AUX GRAINS
DE BRIOUDE
Xxxxxx xx Xxxxxxx, 0 Xxxxx XXXXXXXXX, 00000 XXXXXXX
Entre les Soussignés:
La ville de BRIOUDE, représentée par son Xxxxx, Xxxx-Xxx XXXXXXXXX, Ci après désignée comme « L’EXPLOITANT »
D’une part, Et
Dénomination sociale …………………………………………………………………………….
Dont le siège social est situé : …………………………………………………………………….
Représenté par :……………………………….., en sa qualité de : ……………………………….
N° de Siret : …............................................................................. Code APE : …............................
N° de Tel :………………………………………
Adresse Mail :………………………………….
Ci après désigné comme « LE BÉNÉFICIAIRE »
D’autre part,
Étant préalablement exposé que :
CONDITIONS GÉNÉRALES DE MISE A DISPOSITION
1 / Désignations des parties
Dans le présent document, l’expression « L’EXPLOITANT » désigne la mairie de Brioude, propriétaire de la salle de spectacle et d’animation « la Halle aux Grains ». L’expression « LE BÉNÉFICIAIRE » désigne la personne morale ou physique avec laquelle L’EXPLOITANT met à disposition la Halle aux grains.
En aucun cas le BÉNÉFICIAIRE ne pourra céder ses droits de mise à disposition à toutes autre personnes sans l’accord exprès de L’EXPLOITANT.
2 / Objets de la convention
Les présentes clauses générales ont pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles L’EXPLOITANT met le lieu à disposition du BÉNÉFICIAIRE.
2.1 Pièces constitutives de la demande
Le contrat de mise à disposition comprend les pièces suivantes :
- Les conditions générales de mise à disposition
- Le cahier des charges d’exploitation qui comprend la fiche technique du lieu (voir ANNEXE).
- Les conditions tarifaires
2.2 Promesse unilatérale de mise à disposition
Toute demande d’engagement par LE BÉNÉFICIAIRE d’utiliser les services de la Halle aux Grains doit être préalablement établie par écrit.
Nature de la manifestation :
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La période de la mise à disposition retenue : (indiquer correctement les heures de présence)
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Dans un délai de jours à réception de la demande de mise à disposition, L’EXPLOITANT
émettra une promesse de mise à disposition à destination du BÉNÉFICIAIRE, pour une durée déterminée.
Les conditions de mise à disposition peuvent faire ultérieurement l’objet de précisions complémentaires pour fixer les détails d’exécution. Ces précisions devront être confirmées au plus tard 15 Jours avant le début de la manifestation.
Dans le cas ou ces précisions seraient d’ordre technique, le BÉNÉFICIAIRE devra en informer le régisseur de la Halle aux Grains.
3 / Utilisation des Lieux
3.1 Sécurité
En sus du règlement intérieur, il est réitéré ici que pendant toute la durée d’utilisation des lieux le BÉNÉFICIAIRE doit respecter et faire respecter par les personnes participant et sous sa responsabilité les mesures de sécurité qui incombent à la Halle aux Grains. Il est rappelé que la jauge de spectateurs à la Halle aux Grains est de 300 places assises (162 en gradins et 138 au sol)Sur place le régisseur de la Halle régulera les places. Le port du masque est Obligatoire, le nombre de personnes est réévalués en fonction des règles sanitaires en vigueur.
3.2 Accueil Technique
En cas d’accueil technique (sonorisation, lumière, vidéo, décor…) LE BÉNÉFICIAIRE devra informer le régisseur de la salle, en lui communiquant les coordonnées des personnes responsables de la technique mandatées par LE BÉNÉFICIAIRE, au minimum 15 Jours avant la manifestation. Une Fiche Technique de la salle est à disposition sur le site de la Mairie de Brioude
3.3 Sécurité et contrôle
LE BÉNÉFICIAIRE aura à sa seule charge le coût du personnel de sécurité et de contrôle, L’EXPLOITANT et LE BÉNÉFICIAIRE définiront d’un commun accord les directives auxquelles devront se conformer les services de sécurité et de contrôle, si le contrôle doit être présent lors de la manifestation. Un SSIAP à partir de 301 personnes est à la charge du bénéficiaire.
3.4 Information / Publicité
Le BÉNÉFICIAIRE s’engage à tenir informé L’EXPLOITANT des différents renseignements que le public est susceptible de demander à la salle ou en mairie et en particulier : si l’entrée est payante, le prix des places, l'heure, le contenu exact et la durée de la manifestation, les personnes à contacter, l’horaire d’ouverture des portes.
La Communication pour la manifestation est pris en charge par le BÉNÉFICIAIRE, l’apport de panneaux publicitaires dans le hall d’entrée et la salle de spectacle est à la liberté du BÉNÉFICIAIRE.
3.5 Restauration / Cocktails
Le BÉNÉFICIAIRE, avec l’autorisation de L’EXPLOITANT, à la possibilité d’organiser dans le hall uniquement (les denrées alimentaires étant interdites dans la salle) une restauration de type buffet cocktail, conformément aux normes d’hygiène en vigueur. Pour réchauffer les plats, le gaz est strictement interdit dans l’enceinte de la Halle aux Grains. Le choix d’un traiteur est recommandé. Aucun cocktail ne sera possible pendant le temps ou les restrictions sanitaires seront obligatoires.
4 / Accessoires de l’objet principal
4.1 Sonorisation et éclairage
Un système de sonorisation et d’éclairage est disponible à la Halle aux Grains. Une fiche technique du matériel disponible est lié avec ce présent document. Dans le cas ou ce matériel serait utilisé par LE BÉNÉFICIAIRE pour le spectacle susvisé, il ne pourrait être utilisé qu’avec la supervision du régisseur de la salle.
En tout état de cause, un accord d’utilisation devra être établi au minimum 15 jours avant la manifestation.
LE BÉNÉFICIAIRE doit remplir le tableau ci-dessous avec le matériel dont il aura besoin lors de la manifestation (Technique scénique, chaises, tables, praticables, grilles...)
Désignation du Matériel | Cadre réservé au service | |
Accepté | Refusé | |
Nombre de Grilles d'exposition | ||
Nombre de Pack SAMIA | ||
Nombre de Tables | ||
Nombre de Chaises |
Si LE BÉNÉFICIAIRE fait appel à un prestataire extérieur, celui-ci s’engage à respecter les consignes de sécurité sur la limitation sonore. La salle n’est pas équipée d’un limiteur.
Le régisseur est le seul à donner accès au BENEFICIAIRE, à la commande du matériel son et lumière. Il est également le seul à autoriser le BENEFICIAIRE à intervenir sur le Grill technique de la salle de spectacle. Le Régisseur est le seul à déclarer apte le personnel fourni par le BENEFICIAIRE
5 / Entretien du lieu
Un kit de nettoyage est accessible auprès du régisseur, pour l'entretien après la manifestation, l'entretien de la salle est traduit comme suit :
• Nettoyer du hall d'entrée de la Halle
• Nettoyer du plateau scénique
• Nettoyer de la salle entre les gradins (papiers...)
• Vider les poubelles.
6 / Fermeture des Locaux
En cas d'atteinte à l'ordre public ou de dégâts interdisant la continuité normale de l'activité, L'EXPLOITANT se réserve le droit de procéder à la fermeture des locaux sans préavis, sur arrêté pris par l’exécutif.
7 / Conditions tarifaires
Par délibération du conseil municipal en séance du 14 décembre 2017, la Halle aux Grains est au tarif de 500 € la journée pour les associations hors Brioude et les organismes privés.
La mise à disposition est gratuite pour les associations ayant leur siège à Brioude.
Un chèque de caution de 350 € sera demandé et restitué après le manifestation si les locaux et le matériel n'ont pas subi de dégradation.
Validé par le Régisseur
Fait en deux exemplaires
à Brioude, le :
Pour la Mairie de BRIOUDE Pour le BENEFICIAIRE