Conditions d’exposition
Conditions d’exposition
Conditions de location de stand exposant pour Le Salon Fantastique.
En 2019, le Salon Fantastique aura lieu à l’Espace Champerret du 31 octobre au 2 novembre.
L'envoie de la demande de participation entraîne pour l’exposant, l’obligation de se conformer au
présent
L’exposant s’engage à en appliquer tous les articles sans réserve d’aucune sorte. Tout contrevenant
sera automatiquement exclu de la manifestation présente et des manifestations suivantes.
L’exclusion ne pourraentraîner en aucune manière la restitution des versements effectués.
L’Organisateur : Association Promenons-nous dans les Bois, dont le siège est situé :
Xxxx Xxxxxxxxx XXXXXXXX Xx 00 xxx Xxxxxxxxx 00000 XXXXX
Responsable : Xxxxxxxxx XXXXXXXX : Président Contact : xxxxx.xxxxxxxxxxx.xxxxx@xxxxx.xxx
D’une part,
L’acheteur ou l’exposant : la personne morale et/ou physique ayant acquis et payé les droits
et prestations d’exposition sur le site : xxxxx://xxx.xxxxx-xxxxxxxxxxx.xxx
D’autre part.
Informations relatives à la location de stand jusqu’au 28/02/2018
Prix du m² : 65 € TTC
Badge supplémentaire (Seul 1 badge étant offert avec le module de 2m X 2m) : 24 € TTC
Informations relatives à la location de stand après le 28/02/2018
Prix du m² : 90 € TTC
Badge supplémentaire (Seul 1 badge étant offert avec le module de 2m X 2m) : 35 € TTC
Important : La largeur sur allée (mètre linéaire) d’un stand est de 1.5m minimum
Informations relatives aux prestations du stand
Angle d’allée : 99 € TTC Tables de 1m : 19 € TTC Tables de 1m20 : 25 € TTC Tables de 1m80 : 29 € TTC
Grilles : 80 € TTC (minimum de 2)
Chaises : 8 € TTC pour une ou 25 € TTC pour 5
Électricité max 6kw - pendant ouverture du salon : 590 € TTC
Électricité + de 6kw - pendant ouverture du salon : 990 € TTC Électricité max 6kw - jour et nuit : 990 € TTC
Électricité + de 6kw - jour et nuit : 1980 € TTC
Les prestations de droit de ventes sont incluses
Toute autre prestation s’effectue sur demande et est facturée en extra.
L’acheteur recevra une facture reprenant le détail des prestations d’exposition et s’engage à
respecter les conditions et articles ci-présents
ARTICLE 1 : ORGANISATION
1.1 Le présent contrat règle les conditions de participation en tant qu’exposant au Salon Fantastique.
1.2 L’Organisateur se réserve le droit de modifier les dates du salon, le nombre de stands disponibles ou l’aménagement de la surface en fonction des contraintes techniques de l’espace. Ces modifications éventuelles ne sont pas des motifs de résiliation du présent contrat et ne donnent lieu à aucun dédommagement.
1.3 Les parties déclarent avoir pris connaissance du contenu des présentes conditions et s’engagent à en appliquer les termes.
1.4 L’inexécution volontaire des termes du contrat engage la responsabilité de la partie fautive et
constitue un motif de résiliation.
ARTICLE 2 : OBJET ET CAUSE DU CONTRAT
2.1 L’Organisateur met à disposition les services et matériels prévus dans la facture aux horaires et jours indiqués.
2.2 L’exposant s’engage à verser les sommes convenues.
ARTICLE 3 : DEMANDE DE PARTICIPATION
3.1 L'inscription est valable le jour où le bulletin d'inscription (éventuellement en ligne), les documents administratifs et le paiement sont effectués. Le paiement du stand se fait maintenant en une fois. Vous avez un délai de rétractation de 14 jours, sauf si le Salon commence dans moins de 14 jours après votre inscription (auquel cas vous pouvez vous rétracter jusqu'à la veille d'ouverture du site au montage). Si vos vous rétracter, vous serez entièrement remboursé, sauf dans le cas peu probable où des frais auront été engagé pour votre inscription spécifique. Au-delà, vous ne serez plus remboursé : ça ne nous arrange pas du tout d'avoir un "trou" dans le salon.
3.2 La signature du présent contrat constitue un engagement ferme et irrévocable de l’exposant de payer l’intégralité du prix de la location et des frais annexes au plus tard une semaine avant le premier jour de l’événement.
3.3 Le demandeur fourni les éléments de documentation permettant d’assurer l’annonce préalable de sa participation sur les différents supports de promotion de l’événement. L’Organisateur se laisse la libre gestion de cette documentation.
3.4 Sauf accord préalable et écrit de l’Organisateur, la sous-location, la cession ou le partage
du matériel fourni ou du module par l’exposant sont strictement interdits.
3.5 L’Organisateur décide seul et en dernier ressort d’accepter une participation.
3.6 L’exposant s’engage à ne pas distribuer de documents publicitaires propres ou de tiers dans les entrées, les sorties et les parties communes du salon pendant la durée de l’événement sans autorisation écrite ou préalable de l’Organisateur.
3.7 L’exposant s’engage aussi à ne pas vendre de nourriture ou de boisson à consommer au
sein du salon, même sur son stand, sans l’autorisation écrite et préalable de l’Organisateur.
3.8 L’Organisateur n’est pas responsable auprès des tiers du non-respect des termes du
contrat par l’exposant.
ARTICLE 4 : OBLIGATIONS A LA CHARGE DE L’ORGANISATEUR
4.1 L’Organisateur fourni stands, tables, chaises, grilles, badges exposants, invitations et
électricité tels qu’indiqués sur la facture.
4.2 L’Organisateur planifie la répartition des stands et des cloisonnements. Il peut tenir compte, dans la mesure du possible, des réclamations écrites des exposants.
4.3 En fonction des besoins techniques, l’Organisateur se réserve le droit de modifier la
répartition ultérieurement.
Une modification éventuelle n’est pas un motif de résiliation du contrat et ne donne droit à aucun dédommagement.
ARTICLE 5 : DROITS DE L’ORGANISATEUR
5.1 L’Organisateur peut résilier unilatéralement le présent contrat pour l’un des motifs suivants : force majeure, absence de paiement par l’exposant à échéance et inexécution des termes du contrat.
5.2 En cas de rupture du contrat due à une faute de l’exposant, l’Organisateur se réserve le droit de conserver les mensualités versées.
5.3 L’Organisateur peut rappeler les règles mentionnées dans le présent contrat à tout
exposant abusant de ses droits.
5.3 L’Organisateur statue sur les litiges, mêmes concernant ceux non mentionnés dans le
contrat.
ARTICLE 6 : OBLIGATIONS A LA CHARGE DE l’EXPOSANT
6.1 L’exposant aménage son module en respectant les mesures de sécurité légales et règlementaires en vigueur sur le territoire français, ainsi que les mesures internes imposées par l’Organisateur. L’exposant ne doit pas dépasser les limites de son emplacement. Par mesure de sécurité les allées de dégagement devront rester libres pendant la durée de la manifestation.
6.2 Le matériel amené par l’exposant pour la durée du salon reste sous sa responsabilité.
L’Organisateur ne saurait être responsable des effets extérieurs amenés par l’exposant.
6.3 L’exposant s’engage à respecter les droits, emplacements, services et matériels des autres exposants et intervenants du salon.
6.4 Le droit des affaires doit être respecté par les exposants. La concurrence déloyale et les fraudes éventuelles sont susceptibles de poursuites pénales et civiles.
6.5 L’exposant ne doit pas user de moyens sonores pour promouvoir son stand.
6.6 L’exposant s’engage à faire un effort de présentation et de décoration, afin de donner un certain cachet à l’ensemble de la manifestation et à ne pas employer de peinture sur les cloisons et les tissus déjà existants.
6.7 Le matériel électrique mis en place par l’exposant doit être conforme aux normes de sécurité en vigueur. Tous les tissus posés par les exposants doivent être certifiés non feu. L'installation du stand doit répondre aux normes de sécurité, en particulier incendie.
6.8 Conformément à la législation, les prix doivent être affichés sur chaque article. Les bijoux ou objets en métaux précieux devront être en règle avec le contrôle de garantie. Les exposants s’engagent à être en règle vis à vis de toutes les prescriptions administratives et légales.
6.9 Concernant l’installation et le remballage, les exposants sont tenus de se conformer aux horaires précis annoncés dans les fiches de renseignements techniques. Tout démontage ou remballage hors des délais sera de la responsabilité de l’exposant qui s’y oblige.
6.10 La responsabilité civile de l’organisateur est assurée à raison des dommages causés aux tiers. L'organisateur ne pourra être tenu à une quelconque responsabilité hors des cas couverts par l’assurance en cas de vol, détérioration, pertes, incendie, accidents corporels ou toutes défaillances techniques, quels qu’ils soient, survenus au cours de la manifestation ; y compris pendant la période d’installation et de remballage – de jour comme de nuit – Par ailleurs, l'organisateur ne peut être responsable d’un défaut de fréquentation du public ou d’un nombre insuffisant d’exposants.
6.11 Il est interdit de fumer dans l’enceinte du salon.
6.12 L’exposant doit accepter en tant que moyen de paiement, les bons d’achat officiels
fournis par l’organisateur.
6.8.1 La vente d’armes de toutes les catégories, est strictement interdite.
6.8.2 La vente de répliques d’arme et d’armes blanches ou contondantes est interdite sans l’accord écrit et préalable de l’organisateur et sur présentation des autorisations légales en vigueur.
6.8.3 Si l’exposant a obtenu un accord écrit et préalable de l’organisateur pour vendre des répliques d’arme, l’exposant devra respecter les conditions de ventes qui lui seront indiquées par l’organisateur.
ARTICLE 7 : DROITS DE L’EXPOSANT
7.1 L’exposant jouit pleinement et exclusivement des services et matériels associés à son
stand.
7.2.1 L’utilisation de matériels personnels nécessaires à l’activité, à la mise en valeur du stand ou pouvant faire l’objet de transaction ou de prestations est autorisée, tant qu’elle n’est pas exclue par le présent contrat.
7.2.2 La distribution gratuite et la vente d’aliments ou de boissons par les exposants est
strictement interdite, sauf autorisation écrite et préalable de l’Organisateur.
7.2.3 En cas de vente de répliques d’armes, d’armes blanches ou contondantes, le vendeur
devra rappeler aux acheteurs les conditions de ventes de tels produits sur l’enceinte du salon.
7.3.1 L’exposant peut aménager son stand avec des effets personnels.
7.3.2 Toute modification de la structure du stand nécessite l’autorisation de l’Organisateur.
7.3.3 Il est interdit de clouer, visser, punaiser, agrafer, coller ou écrire sur le matériel fourni par l’Organisateur, sur les murs et poteaux de la salle. Les dommages dus à l’exposant pourront lui être facturés ou feront l’objet d’un nettoyage par ses soins.
ARTICLE 8 : MODIFICATION DU PERIMETRE DES PRESTATIONS
8.1 Tout changement relatif au périmètre de prestations défini dans le présent contrat doit être engagé par une demande de changement auprès de l’Organisateur.
8.2 Les amendements au contrat de l’exposant seront ajoutés par l’Organisateur à l’annexe, sous réserve de l’accord de ce dernier.
ARTICLE 9 : RESPONSABILITE CIVILE DES PARTIES
9.1 La responsabilité civile de l’exposant est engagée en cas de faute empêchant la restitution des matériels et stand fournis dans le même état qu’au moment de leur délivrance à l’installation. Leur détérioration est à la charge de la personne ayant causé le dommage si elle est identifiable.
9.2 L’exposant est responsable de ses effets personnels.
9.3 L’exposant doit fournir une attestation d’assurance couvrant tous les dommages causés de son fait, durant le salon, sur les biens matériels ou immatériels (responsabilité civile). En cas d’absence d’assurance :
- Soit l’Organisateur peut considérer qu’il s’agit d’un manquement de l’exposant à ses obligations contractuelles qui opère une résiliation de plein droit du présent contrat. Il peut s’agir du non-respect de ses engagements vis-à-vis de l’Organisateur, du non- respect des termes du contrat, des projets présentés ou de propos inadaptés à la teneur de l’événement ou encore de l’absence de l’exposant sur son stand pendant les horaires d’ouverture du salon au public. Le non règlement de la réservation entraîne la rupture unilatérale du présent contrat. Les sommes dues le resteront à titre de dommages et intérêts.
- Soit l’Organisateur peut facturer à l’exposant un supplément correspondant à l’assurance de son stand et aux frais administratifs.
9.4 L’Organisateur assure un service de sécurité pour la circulation au sein du salon et la bonne conduite de l’évènement. Cette sécurité n’est pas chargée du contenu des stands, ni des effets personnels des exposants laissés sans surveillance.
9.5 L'organisateur n’assure pas le vol.
9.6 Une attestation de responsabilité civile générale est prise en charge par l’Organisateur.
Elle ne couvre pas les dommages causés par des tiers aux exposants ou aux visiteurs.
ARTICLE 10 : MATERIELS FOURNIS PAR L’ORGANISATEUR
10.1 L’exposant s’engage à restituer le matériel et le stand dans le même état qu’à la délivrance. Aucune modification structurelle ne peut être faite sur le matériel sans l’accord écrit et préalable de l’Organisateur.
10.2. Les badges exposants sont incessibles et en nombre limité par module.
La délivrance de badges exposants est effectuée par l’organisateur, des frais supplémentaires
pouvant être occasionnés.
10.3. Les badges exposants seront délivrés après encaissement complet du paiement dû ou au moment de l’installation du stand. Seules les personnes munies d’un badge seront autorisées à installer leur stand.
10.4. L’exposant doit définir le nombre nécessaire de badges exposants pour son activité avant le début de l’événement. Pour ce faire, il adresse un mail au responsable des relations exposant avec le nom des personnes et du responsable du stand. L’Organisateur se réserve le droit de refuser, à sa libre appréciation, la délivrance d’un certain nombre de badge par exposant.
ARTICLE 11 : INSTALLATION ET DESINSTALLATION DU STAND
11.1 L’exposant pourra s’installer sur place à partir de 8h le premier jour (en 2019 : le Jeudi 31 Octobre 2019), l’ouverture au public étant prévue pour 16h.
11.2 Les 2 jours suivants (en 2019 :1 et 2 Novembre 2019), l’exposant pourra accéder à son stand dès 9h. Il lui est demandé d’être sur place entre 9h et 19h, horaire d’ouverture du salon au pass VIP, l’ouverture au reste du public étant prévu pour 9h.
11.3 La désinstallation des stands aura lieu le dernier jour (en 2019 : 2 Novembre 2019) entre 17h et 22h. L’exposant devra restituer le stand et le matériel dans l’état dans lequel il l’a reçu. Toute détérioration pendant la durée de l’événement est à sa charge
11.4 Ces horaires sont susceptibles d'une variation de 2h, les horaires définitifs n'étant pas encore négociés au moment de la rédaction des présentes Conditions Générales de Vente.
ARTICLE 12 : DETERMINATION DU PRIX
12.1 Les parties conviennent expressément qu’en rémunération de la mise à disposition des services et matériels définis dans le présent contrat et la cession du droit à l’image de l’exposant et de son stand pour toute la durée de l’évènement, l’Organisateur percevra une contrepartie financière.
12.2 Ce prix a été déterminé sur la base des informations communiquées à l’exposant avant l’acceptation des présentes conditions. Le prix est donc déterminé pour les prestations limitativement décrites dans le présent contrat et ses annexes.
12.3 L’intégralité du prix devra être réglée au moins une semaine avant le premier jour de l’évènement. Dans le cas contraire, l’Organisateur se réserve le droit de résilier unilatéralement le contrat. Auquel cas, les sommes dues le resteront à titre de dommages et intérêts.
ARTICLE 13 : DROIT A L’IMAGE
13.1 L’exposant autorise l’Organisateur à utiliser et diffuser à titre gratuit et non exclusif des photographies ou des vidéos représentant la marque, l’enseigne ou tout autre signe distinctif de son stand, en partie ou en totalité, aux seules fins de promotion et de communication sur les évènements de l’association Promenons-Nous Dans Les Bois ou du Salon Fantastique.
13.2 Les photographies et vidéos susmentionnées dans l’article 13 alinéa 1 sont susceptibles
d’être reproduites sur les supports suivants :
- publication dans tout support de communication de l’association (brochures de présentation, annuaire, affiche, revue, ouvrage ou journal, films…) ;
- présentation au public lors d’évènements organisés par l’association ;
- diffusion sur le site internet de l’association (Internet, intranet et sites affiliés).
13.3 L’exposant renonce à tout recours contre l’Organisateur pour l’utilisation de photographies, vidéos, citations du stand, de son contenu ou de l’exposant présent pendant la durée du salon, sur les supports cités en 13.2.
13.4 L’Organisateur et l’association Promenons-nous dans les Bois s’interdisent expressément de procéder à une exploitation des photographies et vidéos susceptibles de porter atteinte à la vie privée de l’exposant, à sa réputation ou à celle de la personne morale qu’il représente, ou toute autre exploitation préjudiciable.
ARTICLE 14 : RESILIATION DU CONTRAT
14. 1 L’Organisateur peut rompre unilatéralement le présent contrat pour l’un des motifs
suivants :
- force majeure ;
- manquement contractuel de l’exposant ;
- non-respect des règles d’organisation et de sécurité de l’évènement ;
- non règlement du paiement du prix du stand.
14.2 La force majeure est une cause indépendante aux deux parties, comme des problèmes météorologiques ou des actes terroristes. Dans ce cas, l’Organisateur peut procéder au remboursement des paiements déjà effectués par l’exposant.
14.3 Les manquements de l’exposant à ses obligations contractuelles opèrent une résiliation de plein droit du présent contrat. Il peut s’agir du non-respect de ses engagements vis-à-vis de l’Organisateur, du non-respect des termes du contrat, des projets présentés ou de propos inadaptés à la teneur de l’événement ou encore de l’absence de l’exposant sur son stand pendant les horaires d’ouverture du salon au public.
14.4 Le non règlement de la réservation entraîne la rupture unilatérale du présent contrat. Les sommes dues le resteront à titre de dommages et intérêts.
14.5 Les parties au contrat peuvent convenir de sa résiliation par un accord commun écrit.
ARTICLE 15 : ENGAGEMENT ET TRIBUNAL COMPETENT
Nous envoyer un bulletin d'inscription en version papier ou via notre billetterie électronique vaut engagement à se conformer aux conditions du Règlement et à toutes celles que l'organisateur pourrait être amené à adopter par la suite. Il déclare renoncer à tout recours contre l'organisateur, ses assureurs et la ville en cas de pertes, vols ou dommages qui pourraient survenir à des marchandises et matériels exposés et sur lui-même. Toute infraction au Règlement peut entraîner la fermeture immédiate du stand et une action judiciaire en dommages et intérêts. En cas de litige et, quels qu’ils soient, seul le Tribunal de Commerce de Paris sera compétent.
Nous envoyer un bulletin d'inscription vaut acceptation de se conformer en tous points au présente conditions générales de façon ferme et définitive.
ANNEXES
Néant.