CONVENTION ANNUELLE
Xxxxxxxxxxx xx x’XXXX - Xxxxxxxxxxxxxx XXX XXXXXXX - Xxxxxx xx XXXX-XXX-XXXX Commune de LA CHAPELLE-LONGUEVILLE – BP 52232 27950 Saint-Marcel Tél 02.32.52.21.88 – Courriel : xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
CONVENTION ANNUELLE
du …........................ au …........................
« utilisation des salles et locaux communaux »
POUR LES ASSOCIATIONS DE LA COMMUNE DE LA CHAPELLE LONGUEVILLE
ENTRE : La commune de LA CHAPELLE-LONGUEVILLE représentée par son Maire
Ci-après dénommée « La commune » d’une part
ET
Monsieur, Madame,.................……………………………………………………..…………………………………………...….
Responsable de l' Association …...........................................................................................................
Adresse………………………………………………………………..………………………………………………………..……………………………….
...........……………………………………..……………………………………………………….….……27950 LA CHAPELLE-LONGUEVILLE Téléphone (fixe)……………………….…..………………………. (portable)…………………….…………………………………………………
Courriel……………………………………………………………………………………………………………….…………………………..................
Attestation annuelle d’assurance
…….......................................................……………….……………………..………………….
(Au nom de l’utilisateur) (nom de l’assurance et n° de contrat)
à fournir au moment de la signature de la convention pour l'année du ….................. au …........................
Article 1 - Prêts de salles municipales
Les salles de la commune de la Chapelle Longueville :
. LA CHAPELLE REANVILLE : Salle Polyvalente
. ST -JUST : Foyer Rural
. SAINT- PIERRE D AUTILS : Salle des Loisirs « Xxxxx Xxxxxxx «
seront prêtées gratuitement aux associations de la commune de la Chapelle-Longueville 2 fois par an (week-end ou jours fériés) et pour le profit uniquement de l'association.
En dehors de ces prêts gratuits l'une de ces salles de la Chapelle -Longueville pourra être louée pour un montant de 300€ le week-end ou jours fériés. (Un contrat de location et une attestation d'assurance devront être fournis à la mairie de référence).
Article 2 - Fréquence d'utilisation des salles
1-1 -Prêt annuel des salles
Les Associations organisant des activités culturelles ou sportives et les clubs des anciens pourront occuper gratuitement la salle les jours de la semaine.
Activités sportives et culturelles
□ Xxxxx xxx xxxxx xx xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx :
□ Salle du foyer Rural de Saint- Just
□ Salle de loisirs « Xxxxx XXXXXXX » de Saint -Pierre d'Autils :
Détails de l'utilisation
Jours et horaires et activités pratiqués :
Organisation de réunions
□ trimestrielle □ mensuelle □ annuelle
□ Xxxxx xx xxxxxxx xx xx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx :
date …............................................... de …...........................à h
date …............................................... de …...........................à h
détail de l'utilisation ….....................................................................................................
□ Salle à l'étage du Foyer Rural de Saint -Just :
date …............................................... de …...........................à h
date …............................................... de …...........................à h
détail de l'utilisation ….....................................................................................................
□ Salle du conseil de Saint -Pierre d'Autils :
date …............................................... de …...........................à h
date …............................................... de …...........................à h
détail de l'utilisation ….....................................................................................................
Manifestations annuelles
□ LOTO □ REPAS □ EXPOSITION
□ VIDE GRENIER □ AUTRES (à préciser)...........................................................
□ Xxxxx xxx Xxxxx xx xx Xxxxxxxx-Xxxxxxxxx :
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date …............................................... de …...........................à h
détail de l'utilisation ….....................................................................................................
□ Salle du Foyer Rural de Saint- Just :
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détail de l'utilisation ….....................................................................................................
□ Salle des Loisirs « Xxxxx XXXXXXX » de Saint -Pierre d'Autils :
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détail de l'utilisation ….....................................................................................................
Pour les prêts de salle ponctuels 2 fois par an et payants
Article 3 - Ouverture – Etat des lieux, entrant et sortant
Horaires d’utilisation : le locataire doit expressément respecter le calendrier et les horaires, qui lui ont été impartis.
Au début et à la fin de prise de possession des locaux, un état des lieux sera établi conjointement entre le locataire et la personne désignée par le maire pour le représenter.
L’état des lieux entrant s’effectuera lors de la remise des clés. L’état des lieux sortant et l’inventaire du matériel s’effectueront au retour des clés.
L’état des lieux sortant et entrant s’effectuera à la salle concernée aux horaires suivants :
- Entrant : entre 17h00 et 18h00 la veille au soir de la location
- Sortant : le lundi matin à 8h30
Les locaux tant à l’intérieur qu’à l’extérieur, et le matériel, devront être restitués en l’état de propreté où ils ont été trouvés.
Article 4 - Modalités de réservation
Les demandes de réservation sont reçues, aux jours et heures d’ouverture respectifs des secrétariats des communes déléguées.
Toutefois, la réservation ne sera effective qu’après :
Présentation d’un justificatif d’assurance en responsabilité civile.
Pour les associations lors de leur 1ère demande, présentation de leurs statuts précisant les références de leur déclaration au Journal Officiel.
Signature du présent contrat par le maire ou son représentant
Article - 5 -Conditions générales
Le locataire prend les locaux mis à sa disposition, dans l’état où ils se trouvent à la date du présent contrat, sans pouvoir exercer un recours contre la commune, pour quelle cause que ce soit.
Le locataire s’engage à utiliser les locaux conformément à l’usage décrit à l’article 1-2 – Usage de la salle.
Aucune autre utilisation ne pourra être faite sans l’accord écrit et préalable de la commune.
- Le locataire s’engage de manière générale à utiliser les locaux mis à sa disposition en bon père de famille et à informer immédiatement la commune de tout dysfonctionnement ou de toute détérioration.
- Le locataire ne peut en aucun cas céder à qui que ce soit les droits résultant du présent contrat. Il n’est pas autorisé à sous-louer tout ou partie des locaux mis à sa disposition.
- Le locataire est tenu de faire son affaire personnelle de toutes les autorisations administratives nécessaires à l’exercice de son activité, sans que la commune puisse être inquiétée ou recherchée.
-Le locataire se conformera aux règles d’utilisation et consignes de sécurité prescrites par la commune aux articles 5 et 6.
- La personne désignée par la commune se charge de montrer au locataire les systèmes de sécurité ainsi que ceux d’éclairage et de chauffage, lesquels devront être arrêtés avant la restitution des locaux
Article - 6 - Police et Sécurité
– Réglementation générale :
Le locataire s’engage à se conformer rigoureusement aux lois et règlements en vigueur, notamment en ce qui concerne les bonnes mœurs et l’ordre public
Il est formellement interdit d’accueillir simultanément un public supérieur au nombre indiqué dans le présent contrat de location, à savoir :
>Salle Polyvalente de La Chapelle-Réanville 300 personnes
>Foyer Rural de Saint--Just 120 personnes
>Salle des Loisirs « Xxxxx Xxxxxxx » de Saint--Pierre d’Autils 100 personnes
LES SORTIES ET DEGAGEMENTS INTERIEURS COMME EXTERIEURS, DOIVENT ETRE DEGAGES DE FAÇON A PERMETTRE UNE EVACUATION RAPIDE.
Les salles et locaux annexes sont non-fumeurs (décret 2006-1386 du 15/11/2006) et interdits aux animaux, même tenus en laisse. Les barbecues, grillades etc… ne sont pas autorisés. Les feux d’artifice ou spectacles pyrotechniques sont interdits.
Nous attirons également l’attention des utilisateurs sur le respect des plantations et de l’environnement.
Salle Polyvalente de La Chapelle-Réanville :
Il est rappelé de ne pas utiliser les trappes de désenfumage, sauf si incendie, auquel cas, il sera fait obligatoirement appel aux Sapeurs-Pompiers. En cas d’utilisation non justifiées, les recharges de gaz seront à la charge du locataire.
Ne pas bloquer en position ouverte les portes d’accès intérieur qui sont des portes coupe-feu
Vérifier la mise en veille des éclairages de secours, comme indiqué lors de la remise des clés
Foyer Rural de Saint-Just :
Les allées d’accès au Foyer ne sont pas des parkings, et doivent être constamment dégagées pour permettre l’accès éventuel des Pompiers.
Salle des Loisirs « Xxxxx Xxxxxxx » de Saint-Pierre d’Autils :
La terrasse balisée par des bornes et jardinières, est interdite à la circulation et au stationnement. Le déplacement de l’ensemble n’est pas autorisé. A signaler que le locataire n’a pas accès à l’aire de jeux, ni au pré jouxtant la Salle des Loisirs.
Un système d’évacuation des locaux est disponible en cas de danger. La commande se fait au moyen des boîtiers rouges qui sont près des portes. Pour arrêter la sonnerie d’évacuation, se rendre au coffret rouge qui se trouve dans la salle de rangement, pour tourner la clé. Puis au moyen de la seconde clé en plastique noir, réarmer le boîtier rouge qui a été activé (introduction sur le côté), puis revenir sur le coffret rouge pour réactiver le système en appuyant sur la touche digitale. Le bon développement de votre réception dépend du respect de l'ensemble des instructions reprises dans le présent contrat.
- Règlement intérieur :
Pour la décoration, il est interdit de fixer sur les murs (clous, punaises, ruban adhésif, pâte collante.). Par sécurité, sont interdits tous les motifs de décoration en polystyrène, polyéthylène etc…
Il est également interdit d’utiliser:
des appareils à alimentation gaz ou alcool
le mobilier à l’extérieur de la salle
Il est demandé de :
respecter un niveau sonore correct afin de ne pas déranger le voisinage immédiat
En ce qui concerne la Salle des Loisirs Xxxxx Xxxxxxx de Saint-Pierre d’Autils, la sono sera installée sur la mezzanine, les prises de courant y sont prévues.
réduire le son, si les portes sont ouvertes
ne pas faire usage d’avertisseurs sonores quels qu’ils soient
n’utiliser les extincteurs, qu’en cas de nécessité, faute de quoi, les recharges seront retenues sur le montant de la caution
Il est interdit aux traiteurs et aux familles qui préparent les repas, de jeter dans les massifs à proximité des locaux : jus de cuisson, sauces, restant de boissons, eaux de vaisselles ou tout autre ingrédient.
Le locataire devra veiller également à prévoir ses rendez-vous avec le traiteur, ou toute autre personne en charge de sa réception : en aucun cas la commune ne pourra servir d’intermédiaire.
Système de secours :
Chaque salle dispose d’un téléphone qui permet de joindre exclusivement les services d’urgence (*) et de recevoir les appels sur les numéros suivants :
Salle Polyvalente de La Chapelle-Réanville, téléphone dans le couloir près de la cuisine : 00.00.00.00.00
Foyer Rural de Saint-Just, téléphone dans le hall d’entrée : 00.00.00.00.00
Salles des Loisirs « Xxxxx Xxxxxxx » de Saint-Pierre d’Autils, téléphone dans l’entrée de la salle : 00.00.00.00.00
(*) Services d’urgence :
15 (SAMU)
17 (POLICE)
18 (POMPIERS
Article 7– NETTOYAGE ET REMISE EN ÉTAT
Pour toutes les salles
L’ensemble des locaux mis à disposition devront être rendus propres, le locataire devra également vérifier la propreté des différents équipements électroménagers.
Les sols seront balayés et les salissures (ex : boissons renversées, etc.) seront enlevées.
Les déchets et détritus seront évacués vers les conteneurs extérieurs.
Le locataire doit respecter – et faire respecter – à tout égard, la salle et son environnement, pour les retrouver dans le même état dans l’avenir, lors de sa prochaine utilisation.
Article 8 – Responsabilité – Assurances
– Responsabilité :
Le locataire assume la pleine et entière responsabilité des personnes et activités accueillies dans les locaux mis à sa disposition.
Le locataire répond seul des dommages, de toute nature, subis par le public qu’il accueille, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur, et notamment les dommages aux personnes résultant du non-respect des règles d’hygiène et de sécurité visées à l’article 5 du présent contrat.
Il est expressément convenu que la commune ne peut être inquiétée ou voir sa responsabilité recherchée à ce sujet.
Il est également convenu entre le locataire et la commune que celle-ci ne pourra, à aucun titre, être rendue responsable des vols dont le locataire ou les personnes qu’il reçoit, pourraient être victimes dans les locaux mis à sa disposition.
– Assurances :
Le locataire doit être assuré et à ce titre, une attestation d’assurance au nom du locataire, datée et couvrant les risques d’occupation pour une mise à disposition occasionnelle, doit être remise avant la prise effective des lieux.
Article 9 – Rupture de convention
Il est à noter que xx xxxx xx xxx xxxxxx xx xx Xxxxxxxx- Xxxxxxxxxxx n'est pas un acquis définitif.
Le bureau (ou Conseil Municipal) peut à tout moment suspendre ou refuser le prêt des salles à une association. Cette convention peut être également rompue s’il est constaté une détérioration, une restitution de salle en mauvaise état sans nettoyage, et si cet emprunt ne correspond pas au profit de l'association mais à un autre occupant et non-respect des obligations stipulées dans la convention.
Toute détérioration sera facturée ainsi que les heures de ménage nécessaires à la remise en état de la salle.
La commune se réserve le droit d’annuler toute location, pour non-respect de l’ensemble des dispositions du présent contrat ou dans le cas d’élections ou de réquisitions.
Contrat établi sur 6 pages, fait en deux exemplaires
A la Chapelle-Longueville, le …………………………………………….…………..
Monsieur, Madame La Commune de La Chapelle-Longueville
« lu et approuvé » Le Maire
(Tampon de l’Association)