ContRat de LoCatIon d’espaCe d’exposItIon
ContRat de LoCatIon d’espaCe d’exposItIon
1. dIsposItIons GÉnÉRaLes
1.1 dÉFInItIons :
pour l’application du présent contrat, les termes suivants doivent s’entendre du sens qui suit :
• ConGRÈs, étant les Journées dentaires internationales du Québec, congrès annuel de l’ordre des dentistes du Québec;
• espaCe d’exposItIon, étant la superficie louée à des fins d’exposition;
• exposant, étant l’entreprise ou l’individu ayant contracté un ou des espaces d’exposition;
• jdIQ, étant les Journées dentaires internationales du Québec, congrès annuel de l’ordre des dentistes du Québec, représenté par le comité d’organisation de ce congrès;
• kIosQue, étant l’espace d’exposition aménagé par l’exposant à des fins d’exposition comprenant notamment toute structure installée par l’exposant;
• paLaIs des ConGRÈs, étant le palais des congrès de Montréal, situé au 000, xxxxxx Xxxxx xxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxx.
1.2 Les Journées dentaires se réservent le droit de prendre toute action et d’effectuer tout changement jugé nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et la gestion de l’exposition.
2. aCCeptatIon
La participation à l’exposition est sur invitation seulement. Les journées dentaires se réservent le droit d’accepter ou de refuser toute demande de réservation pour espace d’exposition. L’exposant accepte de se conformer aux modalités du contrat de location d’espace d’exposition. Le présent contrat de location ne pourra être modifié que par entente écrite entre les deux parties. Aucun accord verbal, ni aucun changement à ce contrat ou à l’une de ses conditions ne peut lier les Journées dentaires. De même, une fois qu’un exposant est installé dans l’espace d’exposition, les Journées dentaires peuvent exiger que le kiosque soit modifié ou enlevé, si les Journées dentaires estiment qu’il nuit à ses intérêts d’affaires, professionnels ou éthiques. Notamment, il se réserve le droit de déterminer ce qui est convenable ou inapproprié aux termes des normes obligatoires applicables aux kiosques et structures d’exposition. tout exposant étant en défaut de quelque façon que ce soit avec l’ordre des dentistes du Québec peut se voir refuser le droit de participation à l’exposition. Dans un tel cas, les Journées dentaires ne seront pas tenues de rembourser les
Vérification de la conformité des exposants
JDIQ est une organisation responsable et soucieuse de la protection de la santé et de la sécurité des canadiens. À chaque année, notre congrès offre de multipes opportunités pour les professionnels du domaine dentaire, incluant un éventail de conférences et cours de formation continue, ainsi qu’une occasion pour de nombreuses compagnies/sociétés de promouvoir des produits, équipements et instruments médicaux. JDIQ s’assure donc que les compagnies/sociétés qui exposent des produits, équipements et instruments médicaux se conforment aux lois et règlements en vigueur au canada à cet égard. pour ce faire, tous les exposants doivent compiler et fournir à JDIQ, par courriel à Xxxxx xxxxxxxxx à xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx.xx, une liste complète de tous les produits, équipements et instruments qui seront exposés durant le congrès, accompagnée d’une copie de toute documentation émise par santé canada autorisant l’exposition, la distribution ou la vente au canada. JDIQ pourrait transmettre cette liste à santé canada pour fins de verification. Afin d’obtenir les autorisations nécessaires, les exposants doivent communiquer avec la Direction des produits thérapeutiquesdesantécanada, xxxxxxxxxxxxxXxX-xX@xx-xx.xx.xx ou par téléphone au (000) 000-0000.
4. assIGnatIon de L’eMpLaCeMent d’exposItIon
L’assignation des kiosques est laissée à l’entière discrétion des Journées dentaires. cependant, les Journées dentaires attribueront les emplacements, autant que possible, selon les priorités et les préférences indiquées par l’exposant. L’assignation des emplacements se fait en fonction du nombre d’espaces d’exposition requis, de la date de réception du contrat de location accompagné des frais de dépôt requis et des commandites. certains privilèges peuvent être accordés aux partenaires privilégiés de l’ordre des dentistes du Québec ou des Journées dentaires. Les Journées dentaires n’assigneront pas deux kiosques de coin adjacents, sauf dans le cas d’une demande de réservation pour une péninsule ou un îlot d’un minimum de deux kiosques. Le formulaire de réservation signé et le versement du dépôt initial ne constituent pas un engagement d’allocation d’espace de la part des Journées dentaires. seul le courrier électronique transmis avec la facture par les Journées dentaires fait état de confirmation des espaces d’exposition alloués.
5. ModIFICatIon de L’eMpLaCeMent
frais d’exposition ou d’honorer quelque réclamation en dommages et
intérêts que ce soit.
3. LoIs et RÈGLeMents
L’exposant s’engage à utiliser les lieux et l’espace d’exposition alloué en conformité avec les lois, les règlements de la Ville de Montréal et des gouvernements provincial et fédéral. L’exposant convient de respecter toute convention collective et tout règlement sur le travail en vigueur ainsi que toute entente entre les Journées dentaires avec ses partenaires officiels et l’immeuble abritant l’exposition, le palais des congrès (voir règlements et directives affichés sur le site Web de ce dernier à l’adresse xxx.xxxxxxxxxx.xxx). Les clauses et conditions stipulées dans le contrat entre la société du palais des congrès et les Journées dentaires ainsi que tous les articles de ses règlements et directives sont reconnus partie intégrante du contrat de location d’espace d’exposition avec les mêmes effets que s’ils étaient énoncés dans ledit contrat. Notamment, l’exposant est responsable de connaître et d’observer toutes les lois et règlements qui ont trait à la prévention des incendies, à la sécurité publique ainsi qu’à la santé.
en tout temps, les Journées dentaires peuvent modifier le plan de la salle d’exposition ou relocaliser un exposant. Dans un tel cas, l’exposant sera avisé du nouvel emplacement par courrier électronique. si dans les quatorze jours de la réception du courrier électronique confirmant son numéro d’espace, l’exposant avise par écrit les Journées dentaires de son désaccord avec les modifications ou la relocalisation, les Journées dentaires rembourseront la totalité des paiements effectués pour la location de l’espace d’exposition, et ce, sans préjudice et sans autre recours possible pour l’exposant. cependant, après ce délai, l’exposant renonce au droit d’annulation de sa participation avec remboursement.
6. MontaGe et dÉMontaGe
L’exposant doit respecter les consignes et spécifications des Journées dentaires quant au montage et au démontage des éléments exposés. en cas de manquement, l’exposant convient de rembourser les Journées dentaires pour les frais engendrés. À la discrétion exclusive des Journées dentaires, des mesures peuvent être prises afin de libérer les aires louées et l’exposant devra alors assumer les coûts et les risques correspondants pour l’enlèvement des éléments exposés et du matériel.
7. RestRICtIons Quant à L’utILIsatIon des ÉLÉMents exposÉs et Code de ConduIte
11. Vente
Les représentants de compagnies qui vendent des produits commerciaux en rapport avec le congrès ne pourront pas utiliser d’autres espaces dans le palais des congrès que la salle d’exposition pour l’étalage de leurs produits. Aucune vente impliquant un paiement en espèces, par chèque ou autrement ne peut être acceptée dans le hall d’exposition.
12. soLLICItatIon
toute forme de publicité, sollicitation ou distribution de matériel, y compris les cartes d’affaires, échantillons, souvenirs et publications
est strictement restreinte à l’espace d’exposition alloué. Aucune
L’exposant convient de respecter le code de conduite inclus dans le prospectus des exposants. Les Journées dentaires se réservent le droit de refuser, interdire, modifier ou enlever, en entier ou en partie, des éléments exposés, y compris des documents imprimés, des produits, des affiches, de l’éclairage ou des éléments sonores, et d’expulser des exposants ou leur personnel si, de l’avis des Journées dentaires, leur conduite ou présentation est, ou peut être, répréhensible pour d’autres participants à l’exposition. Nul ne peut offrir, vendre ou solliciter pour des biens et services qui seraient
sollicitation ou publicité n’est permise dans les aires communes ou publiques du palais des congrès.
13. ÉVÉneMents oRGanIsÉs paR Les exposants
Aucune entreprise ne peut organiser ou parrainer un cours de formation continue, programme ou événement pendant le congrès sans une autorisation écrite des Journées dentaires.
14. dÉCoRateuR
contraires au code de déontologie des dentistes du Québec et des
règlements de l’ordre des dentistes du Québec sous peine de se voir refuser le droit de participation à l’exposition.
8. poLItIQue d’annuLatIon
toute demande d’annulation du contrat de location d’un espace d’exposition doit être faite par écrit et envoyée aux Journées dentaires. une fois le contrat signé, des frais d’administration s’appliquent et varient en fonction de la date de la dite annulation
Alors que l’exposant peut manipuler son matériel et placer lui- même les éléments exposés, le décorateur officiel de l’exposition, archex, est disponible afin de prendre des arrangements préalables au congrès. Les coûts du décorateur ne sont pas inclus dans les frais de location d’un espace d’exposition et font l’objet de frais additionnels.
15. expÉdItIon, dÉdouaneMent, tRanspoRt et entReposaGe
tel que spécifié dans la rubrique «informations générales» du
prospectus des exposants. Aucun remboursement ne sera versé après le 1er mai. Il y aura annulation du contrat de location, reprise de l’espace d’exposition par les Journées dentaires et perte du dépôt de la totalité des paiements effectués sans autre préavis si l’exposant fait défaut de régler le solde du contrat avant la date prévue ou que ce dernier laisse vacant ou abandonné son espace d’exposition au moment de l’ouverture de l’exposition.
9. RepRÉsentants autoRIsÉs
chaque exposant doit fournir à l’avance le nom et le titre de toute personne qui assurera une présence dans l’espace d’exposition alloué ou qui sera responsable de l’installation, du fonctionnement et de l’enlèvement des éléments exposés. Les insignes d’identification officiels doivent être portés en tout temps par ceux-ci durant le congrès et tout changement dans les inscriptions pendant cette période doit être attesté par le personnel autorisé des Journées dentaires. seuls ces représentants autorisés pourront participer au montage, au fonctionnement et au démontage du kiosque. toute dérogation aux dispositions de la présente section, fausse
Quoique l’exposant puisse choisir son transporteur, le courtier officiel de l’exposition est north american Logistics services Inc.. tout le matériel expédié doit être correctement étiqueté, clairement identifié (notamment indiquer le nom de l’exposant et le numéro de l’espace d’exposition) et répondre aux règlements du service des incendies de la Ville de Montréal. Les Journées dentaires n’acceptent pas la livraison d’articles envoyés avec frais d’expédition à débourser. toute expédition, réception et emballage de matériel d’exposition est sous la responsabilité de l’exposant et du transporteur. Les Journées dentaires n’assument aucune responsabilité pour la perte ou les dommages aux biens de l’exposant avant, durant et après l’exposition. Advenant un conflit de travail, ou de tout autre conflit du ressort d’un tribunal, ou dans l’éventualité de tout autre problème lié à l’exposition, la consignation ou le ramassage par ou pour l’exposant, les Journées dentaires peuvent rejeter, accepter, déplacer, retarder, immobiliser ou agir de toute manière qu’elles jugeront correcte et nécessaire sans engager leur responsabilité.
16. seRVICe aLIMentaIRe
accréditation, falsification ou détournement des insignes des
exposants pourra entraîner l’expulsion du fautif hors du hall d’exposition et du congrès. Les Journées dentaires ne seront pas tenues de rembourser les frais d’exposition ou d’honorer quelque réclamation en dommages et intérêts que ce soit.
10. sous-LoCatIon
Aucun exposant ne peut, sans l’autorisation écrite des Journées dentaires, affecter, sous-louer ou partager, une partie ou toute l’espace alloué, ou exposer à l’intérieur de cet espace, tout autre produit que ceux fabriqués et tenus par l’exposant durant le cours normal de ses opérations, ni accepter de commandes pour ce genre de produits dans l’espace qui lui est alloué.
Le service alimentaire officiel et exclusif du palais des congrès est Capital traiteur Montréal Inc. Les exposants ne pourront apporter ou faire livrer par un fournisseur autre que le fournisseur exclusif, aucune nourriture ou boisson (alcoolisée ou non) dans le palais des congrès. toute forme de distribution de bien ou fourniture alimentaire, qu’il s’agisse de boissons ou de nourriture, sous quelque forme que ce soit, est proscrite à moins que la dite fourniture soit achetée auprès du service alimentaire exclusif du palais des congrès.
17. noRMes oBLIGatoIRes appLICaBLes aux kIosQues
L’exposant convient de se conformer aux normes obligatoires applicables aux kiosques et structures d’exposition. L’exposant sera tenu responsable de tout dommage, notamment aux structures et aux ameublements qui aurait pu être causé par ses représentants, employés ou invités. toute réparation ou tout nettoyage sera entrepris aux frais de la partie fautive à moins que cette dernière n’ait pris toutes les mesures de précaution appropriées. toute modification importante ou tout changement structurel à des éléments visés par les dites normes survenant après l’acceptation par les Journées dentaires de la demande de réservation pour espace d’exposition doit être approuvé par le Directeur des Journées dentaires ou le Directeur adjoint. Les Journées dentaires se réservent le droit d’interdire, d’exclure et de retirer, en partie ou entièrement, tout kiosque qu’ils jugeront non convenable ou inapproprié pour l’exposition ou qui ne respectera pas le caractère, les normes ou les objectifs de l’exposition. ce droit pourra s’étendre, sans restriction, à l’équipement, au matériel, aux étalages, aux installations et à tout article faisant partie du kiosque ou à tout article utilisé et distribué à cette exposition. toute violation majeure aux normes obligatoires applicables aux kiosques et structures d’exposition ou au code de conduite s’y afférant peut entrainer l’expulsion de l’exposant alors que pour une infraction mineure, les Journées dentaires se réservent le droit de réduire la priorité de la demande de réservation pour espace d’exposition de l’exposant pour l’année subséquente.
18. pRÉVentIon des InCendIes
21. assuRanCes de ResponsaBILItÉ CIVILe
toutes les précautions raisonnables seront prises par les Journées dentaires afin de protéger les biens de l’exposant pendant l’installation, la période du congrès et le démontage. cependant, en aucune circonstance, les Journées dentaires n’assumeront la responsabilité pour quelques lésions causées aux personnes ou de la perte ou des dommages causés aux matériels, produits, éléments exposés ou aux décorations en raison d’un incendie, d’un accident, d’un vol ou de toute autre cause à l’intérieur du palais des congrès. L’exposant doit, et ce, en tout temps pendant le congrès, avoir une assurance suffisante afin de protéger les éléments exposés contre les dommages et les pertes, ainsi qu’une assurance de responsabilité civile qui assure une protection contre les lésions corporelles et les dommages causés à la propriété d’autres personnes.
22. GaRdIennaGe, sÉCuRItÉ et doMMaGes
Les Journées dentaires fournissent un service de gardiennage de la salle d’exposition en dehors des heures d’ouverture pendant toute la durée de l’exposition. toutefois, ce service ne doit en aucune façon être considéré comme étant présent sur les lieux dans le but d’exercer une surveillance continue des kiosques et des biens ou matériels exposés ou laissés sur les lieux par les exposants ou leurs représentants. cette responsabilité est en tout temps du ressort de l’exposant. Les Journées dentaires ne seront pas responsables des lésions corporelles ou des pertes et dommages causés à la propriété, au matériel ou aux décorations en raison d’un accident,
d’une perte ou de toute autre cause, ni de la sécurité des éléments
Les Journées dentaires avisent les exposants que la Ville de Montréal applique rigoureusement les règlements de son service des incendies durant l’exposition et que les exposants peuvent être soumis à une inspection du service des incendies de la Ville de Montréal à tout moment. ceux-ci exigent notamment que les postes d’extinction soient accessibles et bien visibles en tout temps, que toutes les allées soient libres et que tous les accès aux sorties de secours soient dégagés. L’exposant ne doit pas empiéter sur l’espace des allées et doit demeurer dans l’espace qui lui a été alloué. tous les matériaux d’exposition ainsi que ceux utilisés pour la décoration (entre autres les draperies, couvertures de tables, couvercles contre la poussière, papiers décoratifs) doivent être résistants au feu. Les sacs, boîtes (pliantes ou pas) et les palettes ne peuvent être entreposés sous les tables, derrière les objets exposés ni en aucun lieu du secteur de l’exposition. Aucune matière inflammable ne peut être utilisée ou exposée dans les kiosques. tous les éléments qui peuvent présenter un danger, de quelque façon que ce soient, sont interdits dans la salle d’exposition sans le consentement écrit du service des incendies de la Ville de Montréal et du palais des congrès. L’interdiction s’applique, entre autres, aux flammes nues, au charbon, au propane liquide, aux réservoirs de propane liquide, aux liquides et gaz toxiques et aux produits toxiques dangereux.
19. ConseRVatIon de L’IMMeuBLe
exposés contre le feu, le vol, les dommages, les accidents, les catastrophes naturelles ou toute cause de destruction, ni de tout acte préjudiciable aux espaces publics loués, aux exposants ou à leurs représentants durant les opérations d’arrivée et de départ sur les lieux, à tout moment durant l’exposition sur le plancher de l’exposition ou du palais des congrès, durant le transport d’objets vers l’exposition ou de retour de l’exposition ou dans le site d’entreposage officiel. L’assurance pour la protection des éléments exposés est la responsabilité exclusive de l’exposant et à ses frais. Les Journées dentaires encouragent fortement les exposants à prendre et à maintenir les mesures normales de précaution afin de protéger leur matériel et leur équipement et à assurer adéquatement leurs biens et leur personne. Les kiosques doivent être occupés par le personnel de l’exposant durant toutes les heures de visite de l’exposition. Il est fortement suggéré à l’exposant de mettre sous clé tout matériel ou élément de valeur.
23. dÉFaut paR Les jouRnÉes dentaIRes
Dans l’éventualité où, pour quelque raison, l’exposition ne peut être tenue telle que proposée, ou que les Journées dentaires font défaut à leurs engagements eu égard au contrat ou aux clauses ci- jointes, les Journées dentaires seront libérées de toute réclamation en dommages par le remboursement des argents reçus de l’exposant ou des exposants. Les Journées dentaires ne seront
pas responsables des pertes ou inconvénients de quelque nature
L’exposant doit maintenir les lieux en bon état et les utiliser avec prudence et diligence. Il est interdit de modifier ou altérer de quelque façon les murs, planchers, plafonds ou éléments structuraux du palais des congrès notamment, rien ne doit être affiché, annexé, cloué, vissé ou autrement installé.
20. ÉtaBLIsseMent non FuMeuR
Il est strictement interdit de fumer en tout temps dans le palais des congrès.
causés par l’interruption de l’alimentation en eau ou en électricité, de l’interruption du chauffage, de l’éclairage, de la climatisation, des télécommunications ou de tout autre service, résultant d’une cause hors de son contrôle, d’un cas fortuit ou de force majeure.
24. dÉFaut paR L’exposant
un exposant sera en défaut dès qu’il ne respectera pas une ou plusieurs des obligations prévues à ce contrat, que le défaut soit expressément énoncé ou non. L’exposant sera en demeure par le seul écoulement du temps, sans qu’une mise en demeure ne soit requise.
25. juRIdICtIon
Malgré le fait que l’exposant et les Journées dentaires font ou peuvent faire des affaires dans différentes provinces du canada et autres pays, le présent contrat sera régi, interprété et exécuté conformément aux lois de la province de Québec et soumis à la juridiction des tribunaux du district de Montréal.
26. pouVoIR dIsCRÉtIonnaIRe
toute affaire non couverte dans ce contrat est soumise à la décision et au contrôle des Journées dentaires, nonobstant quoi que ce soit dans la demande de réservation pour espace(s) d’exposition ou compris dans le présent contrat.
je, soussIGnÉ(e), pouR La CoMpaGnIe/soCIÉtÉ
dÉCLaRe aVoIR Lu et CoMpRIs Le pRÉsent ContRat et êtRe en aCCoRd aVeC Les teRMes de CeLuI-CI.
sIGnÉ à , Ce jouR de ,