CONDITIONS GENERALES D’ACHATS – Révisées le 17 novembre 2020
CONDITIONS GENERALES X’XXXXXX – Révisées le 17 novembre 2020
1. PREAMBULE
Les présentes conditions générales d’achat (« Conditions Générales ») ont vocation à régir, sauf stipulations particulières contraires, l’ensemble des commandes passées, par bon de commande auprès de fournisseurs et prestataires (ci-après : les "Fournisseurs") par la société suivante :
MSD France, Société par Actions Simplifiée au capital de 147 824,07 €, sise au 00-00 Xxxxx Xxxxxxxx, 00000 Xxxxxxx, immatriculée au RCS de Nanterre sous le N° 417 890 589.
Les bons de commandes visés ci-dessus feront référence aux présentes Conditions Générales et sont ci-après parfois dénommés « Conditions Particulières ». Dans le cas de prestations faisant l'objet d'un contrat spécifique avec le Fournisseur, les stipulations dudit contrat contradictoires avec les présentes prévaudront.
2.1. Toute commande émise par MSD par courriel, fax, ou courrier, constituera une offre de contracter et son acceptation obligera le FOURNISSEUR à en respecter les présentes Conditions Générales et les Conditions Particulières
2.3. Toute commande dont l’acceptation par le FOURNISSEUR n’aurait pas été signifiée à MSD dans des délais raisonnables, pourra être annulée par MSD sans qu’aucune indemnité d’aucune sorte ne puisse être réclamée par le FOURNISSEUR à ce titre.
2.4. ACCEPTATION : A défaut de contrat spécifique, le bon de commande et les présentes Conditions Générales forment le contrat applicable à la prestation commandée par MSD. Toute modification apportée par le FOURNISSEUR à la commande ne sera valable qu'après accord écrit de MSD. Il en est ainsi en particulier de toute mention figurant dans un courriel, sur une facture, sur un devis complémentaire, ainsi que des conditions d'exécution des prestations par le FOURNISSEUR. Nonobstant ce qui précède, si le FOURNISSEUR a déjà commencé sa prestation avant que MSD n’accepte la contre-offre mentionnée ci-dessus, ces conditions différentes sont réputées nulles et les présentes conditions prévalent sur celles de la contre-offre. Aucun paiement ou acceptation de marchandise ou de services de la part de MSD ne constitue une acceptation de conditions générales différentes et ne peut être interprété comme tel. MSD peut, de temps à autre, changer ou apporter des ajouts aux conditions générales.
3.1. Les délais et cadences de livraisons stipulés dans les commandes de MSD devront être rigoureusement respectés. MSD se réserve cependant la possibilité de les modifier suivant les besoins.
3.2. Au cas où interviendrait un évènement quelconque susceptible d’entraîner un retard de livraison, le FOURNISSEUR devra en informer immédiatement MSD par tout moyen et le confirmer ensuite par écrit.
4. LIVRAISON
4.1. LIVRAISON DE FOURNITURES
4.1.1. La fourniture devra être convenablement emballée ; elle devra être protégée contre les chocs et les déformations et calée. Les références complètes de la commande devront être reproduites très lisiblement sur chaque colis qui devra être obligatoirement accompagné d’un bordereau de livraison rappelant les numéros et date de commande et si nécessaire d’une liste de colisage. Le FOURNISSEUR doit s’assurer que le transporteur qu’il affrète est en mesure de comprendre et d’appliquer les règles de sécurité et procédures applicables sur les sites.
4.1.2. Le FOURNISSEUR sera tenu de joindre à la commande, sans majoration de prix toutes les notices techniques d’exploitation et d’entretien nécessaires au fonctionnement de la fourniture.
4.1.3. La signature du bon de livraison par le service réception de MSD vaut exclusivement pour les quantités commandées. La réception définitive des fournitures est subordonnée à leur acceptation par le service demandeur de MSD.
4.3. RECEPTION DE TRAVAUX : La réalisation de travaux suppose la signature préalable entre MSD et le FOURNISSEUR concerné d’un document spécifique « Certificat de Réception de Travaux »
5. FACTURATION
Les factures doivent :
- être établies au nom de la société émettrice du bon de commande et adressées à l’adresse de facturation mentionnée dans les Conditions Particulières.
- être établies pour chaque livraison totale ou éventuellement partielle
- être établies, sauf stipulation contraire sur le bon de commande, en euros avec mention du montant hors taxes, de la TVA et d’un montant TTC.
- porter le numéro et date de commande, date et mode d’expédition.
Sauf acceptation préalable écrite (bon de commande dûment modifié), toute facture indiquant des prix différents de ceux précisés dans le bon de commande sera retournée pour rectification.
Sauf mention particulière indiquée sur la proposition du FOURNISSEUR, dûment acceptée par écrit par MSD les frais de transport/de livraison sont inclus dans le prix convenu, ainsi que tous les frais, charges, taxes (hors TVA) accompagnant la fabrication de la fourniture ou la réalisation de la prestation.
6.4. En cas de défaut de règlement à l’échéance convenue, non justifié, les pénalités exigibles seront établies à 3 fois le taux d’intérêt légal.
6.5. Sauf dispositions contraires convenues par écrit entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au soixantième jour suivant la date d'émission de la facture, sous réserve que la facture soit adressée en un exemplaire original et soit conforme aux stipulations de l'article 5 ci- dessus.
7. GARANTIE
7.2. Le délai de garantie contractuelle, sauf stipulation contraire à la commande, est fixé à douze (12) mois à dater de la mise en service ou au plus tard à trente (30) mois après le transfert de propriété, et à dix (10) ans pour les travaux couverts par une garantie décennale. Si durant cette période de garantie contractuelle, des défauts apparaissent, MSD le notifiera par écrit au FOURNISSEUR. Le matériel sera ensuite dans les moindres délais remplacé ou réparé par les soins du FOURNISSEUR sous son entière responsabilité et à ses frais.
7.3. S’agissant de fournitures faisant l’objet d’un bon à tirer (BAT) de MSD, tout écart non accepté par écrit par MSD par rapport à la version BAT obligera le FOURNISSEUR sur demande de MSD à rééditer/refabriquer la fourniture concernée aux frais du FOURNISSEUR et dans les meilleurs délais techniques du FOURNISSEUR compatibles avec les activités de MSD.
8. CONFIDENTIALITÉ
8.2. Le FOURNISSEUR pour l’application de cette présente clause répond de ses salariés et de ses sous-traitants comme de lui-même et prendra à leur égard les mesures nécessaires pour assurer le respect de la confidentialité des informations et documents visés ci-dessus.
9. CESSION DE DROITS
10. RESILIATION
10.1. Toute commande pourra être résiliée à l'initiative de l'une des parties, en cas de manquement par l'autre partie à ses obligations, si la partie fautive n'a pas remédié à son manquement dans un délai de huit jours à compter d'une mise en demeure par courrier recommandé avec avis de réception. Au cas où le manquement consisterait en un retard de livraison préjudiciable à l’activité à laquelle MSD destinait le produit ou service, MSD aura la possibilité d’annuler la commande sans mise en demeure et avec effet immédiat.
10.2. Par ailleurs, MSD pourra annuler toute commande totalement ou partiellement avec effet immédiat par lettre recommandée avec avis de réception. Dans ce cas, MSD réglera au Fournisseur sur justificatifs le montant des prestations réalisées et des frais et dépenses engagés à la date d’effet de la résiliation et non récupérables. A cette somme s'ajoutera une indemnité de résiliation correspondant à 10% de la différence entre le montant total de la commande et la somme versée telle que définie ci-dessus. En cas d’annulation partielle, les dépenses réalisées et le coût prévu pour la partie annulée sont pris en compte pour le calcul des sommes dues. Le Prestataire ne pourra prétendre à aucune autre somme ou indemnité d'aucune sorte, à quelque titre que ce soit. En tout état de cause, les sommes versées au Prestataire, indemnités comprises ne pourront en aucun cas excéder le montant total de la commande.
10.3. Pour l’application du présent article, la date de notification sera réputée être celle de première présentation de la lettre recommandée.
11. PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
MSD traitent des données à caractère personnel dans le cadre de ses relations contractuelles avec les FOURNISSEURS à des fins administratives, relationnelles, de gestion des contrats et paiements, et à des fins de prévention de la corruption et détection et prévention des relations commerciales avec des tiers qui seraient présents sur des listes de parties non autorisées afin de répondre à ses obligations légales.
Ces données peuvent être communiquées aux sociétés du groupe MSD ainsi qu'à sa Maison Mère Merck & Co., Inc., Kenilworth, NJ, USA dans le cadre de ses activités de consolidation et de contrôle de la gestion financière et afin d’en assurer la conformité légale et réglementaire. MSD garantit une protection adéquate de ces données lors de transfert de données hors de l’Europe. MSD a mis en place des mesures appropriées afin de garantir la confidentialité et la sécurité des données. Vos données peuvent être communiquées aux instances ordinales et/ou professionnelles et publiées en ligne à des fins de transparence, à des sous-traitants, à des sociétés pour la mise en place de prestations, d’accords de développement ou de commercialisation. Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition aux données vous concernant, que vous pouvez exercer en contactant le Référent DPO à xxxxxxxxx@xxx.xxx . Pour plus d’informations sur le traitement de vos données et sur vos droits, consultez notre Politique de protection des données personnelles. Les FOURNISSEURS s’engagent à porter cette information à la connaissance des personnes concernées.
Chaque Partie s’engage à s’assurer de la conformité à la Règlementation applicable en matière de protection des données, du traitement de données en cause, en ce y compris pour ce qui est de la transmission de données réalisés dans le cadre de la commande.
Chaque Partie déclare et garantit que :
- Elle ne divulguera de Données à l’autre Partie, que si cette transmission est conforme à la Règlementation applicable en matière de protection des données ;
- la transmission des Données à l’autre Partie en application de la commande est réalisée en conformité avec les mentions d’information qui ont été fournies aux personnes concernées et le cas échéant avec le consentement qui a été requis auprès de la personne concernée ; et
- elle ne traitera les Données qu’elle a obtenu de l’autre parties qu’en accord avec (i) tout consentement qui aurait été requis pour une telle transmission, la politique de protection des données de l’autre Partie et toute autre condition notifiée par l’autre [Partie], (ii) ainsi que le droit applicable, en ce y compris la Règlementation en matière de protection des données.
Chaque Partie s’engage, sur demande raisonnable de l’autre Partie à fournir toute son assistance, afin de permettre à la première se conformer à ses obligations en application de la Règlementation applicable en matière de protection des données (en ce y compris, de répondre aux demandes d’une autorité de protection des données ou d’une personne concernée, et de fournir copie de la mention d’information ou la documentation relative au recueil de tout consentement donné par une personne concernée dans le cadre de la transmission des Données à l’autre Partie).
Dans la mesure où le FOURNISSEUR agit en tant que sous-traitant de données, la clause suivante s'appliquera :
- Le FOURNISSEUR ne traitera les données que dans le cadre et pour l'exécution de la commande, conformément aux instructions de MSD et sous son autorité.
- Le FOURNISSEUR doit mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite ou la perte accidentelle, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés et tout autre traitement non autorisé des données.
- Le FOURNISSEUR fournit, à la demande de MSD, toute information concernant le traitement des données par lui et permet à MSD d'accéder à ses installations ou infrastructures de traitement des données et de les auditer afin de vérifier le respect de l'accord.
- Le FOURNISSEUR transmet immédiatement à MSD toute demande qu'il pourrait recevoir de la part d'une personne concernée.
- Le FOURNISSEUR ne doit pas transférer les données en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ou donner accès aux données à des tiers résidant en dehors de l'EEE sans l'accord écrit préalable de MSD.
- Le FOURNISSEUR est seul et entièrement responsable de tout dommage résultant du non-respect des dispositions du présent accord.
- Le FOURNISSEUR s'engage, sur simple demande de MSD, à défendre et à dégager MSD de toute responsabilité pour toutes les pertes, responsabilités, dommages et dépenses de toute nature qui pourraient être subis par MSD ou réclamés à son encontre du fait du non-respect par le Fournisseur des dispositions du présent accord.
12. TRAVAIL DISSIMULE
Le FOURNISSEUR assure l'encadrement de son personnel et c'est lui qui fait face à tous engagements à son égard relatifs à la législation du travail, tels que salaires, charges sociales etc...
En outre, conformément à l’article L. 8222-1 du Code du Travail, le FOURNISSEUR s’engage à communiquer à MSD pour toute commande, et tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution, les documents énumérés à l’article D. 8222-5 du même code :
- Une attestation dite de « vigilance » émanant de l’organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations sociales lui incombant et datant de moins
de six mois en application du Décret n° 2011-1601 du 21 novembre 2011 pour toute commande d’un montant supérieur ou égal à 5000 euros.
- Un extrait de l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (K-bis) datant de moins de 3 mois
- La liste nominative des salariés étrangers employés par ce dernier et soumis à autorisation de travail. (Art. D.8254-2 du code du travail).
13. CONSERVATION DE LA DOCUMENTATION
Toute documentation ou information relative à la réalisation de la prestation, incluant sans limitation toute documentation provenant du département Achats de MSD, doit être identifiable, originale, exacte, lisible, complète, sous contrôle, restituable et enfin exempt de toute manipulation intentionnelle ou non, ou encore de perte, et ce pendant la durée du contrat.
14. CODE DE CONDUITE MSD APPLICABLE AUX PRESTATAIRES
MSD s’engage à respecter et à faire respecter par ses prestataires les règles d’éthique et de compliance, incluant notamment : le respect des droits de l’Homme, l’encouragement à traiter équitablement toutes les personnes, le respect des règles d’hygiène et de sécurité, le respect de l’environnement, l’application des mesures managériales appropriées et la conduite des affaires de manière éthique.
Sous réserve des autres obligations ci-après, et sans déroger aux garanties, obligations et autres dispositions du présent Contrat, le FOURNISSEUR s’engage à respecter l’esprit et la lettre du Code de Conduite de MSD, (ci-après « Code »), et qui est accessible en cliquant sur le lien xxxxx://xxx.xxxxx.xxx/xxxxxxx-xxxxxxxx/xxxxxxx-xxx- values/code-of-conduct/ Le FOURNISSEUR s’engage à fournir à MSD tous les documents raisonnablement demandés par MSD afin de garantir la conformité aux dispositions du Code. En cas de contradiction entre d’une part, les clauses de cet article et celle du Code, et d’autre part, les clauses du Contrat, seules les clauses du Contrat prévaudront (et ce, uniquement dans la limite de la contradiction).
MSD se réserve le droit, à son entière discrétion d’auditer les opérations du FOURNISSEUR, ses livres de comptes, et ses registres afin de garantir la conformité aux dispositions du Code. MSD devra avertir le FOURNISSEUR avec un préavis raisonnable de son intention d’effectuer et/ou faire réaliser par tout tiers de son choix un audit. Le FOURNISSEUR accusera réception de la demande dès que possible suivant sa réception, et confirmera la date à laquelle l’audit sera réalisé dans les quatorze (14) jours à compter de la date de réception de la demande. MSD ou les auditeurs désignés par MSD pourront interroger le personnel du FOURNISSEUR au cours de l’audit ou en rapport avec celui-ci. Ce droit d’audit vient en complément de tout autre droit d’audit accordé dans le cadre du présent contrat.
Dans le cas où le rapport d’audit constate un manquement au Code, le FOURNISSEUR s’engage à mettre en place des actions correctrices afin de remédier au manquement et MSD se réserve le droit de les approuver. Les actions correctrices seront mises en place par le FOURNISSEUR à ses frais. MSD s’engage, dans la mesure du possible, à travailler avec le FOURNISSEUR pour remédier au problème et mettre en place un plan d’action.
Dans le cas où le FOURNISSEUR refuserait un audit, ou en cas de manquement ou de refus de mettre en œuvre les actions correctives, alors, en complément de tout autre action prévue dans le cadre du présent contrat, et dans le cas où le FOURNISSEUR ne répare pas ce manquement ou ce refus, MSD se réserve le droit de résilier de plein droit le Contrat avec un préavis de 90 jours à compter de l’envoi de la lettre de résiliation.
15. ETHIQUE COMMERCIALE
De par cette clause, le FOURNISSEUR convient que dans l'exécution des termes de la commande, il adhérera à des pratiques commerciales conformes à la lettre et à l'esprit des lois applicables et des règles d'éthique et ce, comme suit :
- Le FOURNISSEUR garantit qu’aucun de ses mandataires sociaux, cadres, employés ou représentants impliqués dans l’exécution de la présente convention n’est employé, fonctionnaire, agent ou représentant d’un gouvernement ou représentant d’un parti politique, et qu’il ne procurera aucun avantage, en espèces ou en nature, directement ou indirectement, à des fonctionnaires ou employés d’entité sous contrôle d’Etat, à des représentants de partis politiques, ou à des personnes agissant en leur nom, si cet avantage est consenti en violation de toute réglementation applicable.
- De même, le FOURNISSEUR garantit qu’aucun avantage ne sera consenti, en espèces ou en nature, directement ou indirectement, à des fonctionnaires ou employés d’entité sous contrôle d’Etat, à des représentants de partis politiques, ou à des personnes agissant en leur nom afin d’influencer des décisions, des actions ou des abstentions d'organismes gouvernementaux en ce qui concerne les affaires de MSD.
- Le FOURNISSEUR s'engage à ce que toutes les transactions et/ou échanges commerciaux en relation avec la présente convention soient exactement reproduits dans ses livres et documents comptables.
- Le FOURNISSEUR s'engage en outre à conduire ses activités et ses relations d'affaires avec MSD, ses sous-traitants, et toute tierce partie, de manière à éviter toute perte ou embarras à MSD dû à un quelconque conflit d'intérêt, réel ou apparent, et également à exiger de ses sous-traitants qu'ils se conforment à cette politique en ce qui concerne le présent contrat.
- Le FOURNISSEUR reconnaît qu’aucun employé du Client n’aura le pouvoir de donner des instructions, écrites ou orales, engageant MSD ou ses représentants en violation des principes exposés au présent article.
16. CONFLIT D’INTERETS
17. CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE
Toutes contestations relatives à l’exécution où à l’interprétation des commandes de MSD seront de convention expresse de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de NANTERRE, quels que soient le mode de paiement et les conditions de livraison, même en cas de recours en garantie ou de pluralité de défendeurs. Cette attribution de compétence s’applique également en matière de référé.