CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS 2024 – 2025 ASSOCIATION ECLIPSE (CAVE AUX POETES) / VILLE DE ROUBAIX
CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS 2024 – 2025 ASSOCIATION ECLIPSE (CAVE AUX POETES) / VILLE DE ROUBAIX
Entre :
La Ville de Roubaix, représentée par son maire, Monsieur Xxxxxxxxx XXXXXX, ou son adjoint délégué, Monsieur Xxxxxxxx XXXXXXXX en vertu de la délibération n° 2024 D en date du 18 avril 2024.
Ci-après désignée « la Ville »
ET :
L’association L’Eclipse, dont le siège est situé au 00 xxx xx Xxxxx xxxxxx x Xxxxxxx, association Loi 1901, placée sous la direction artistique de Xxxxxxx Xxxxxxx, représentée par son Président Xxxxxxxx Xxxxx, n° SIRET 402 029 557.
Ci-après désignée « l’Association »
D’autre part,
‐ Vu l’article 10 de la loi n°2000-231 du 12 avril 2000 relatif aux conditions d’attribution de subventions aux associations ;
‐ Vu le décret relatif au Contrat d’Engagement Républicain du 31 décembre 2021 ;
‐ Vu la loi n°2021-1109 du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la République ;
‐ Vu la délibération n° 548 du 17 décembre 2009 de la Ville de Roubaix relative à la Charte de la vie associative ;
‐ Vu la délibération cadre n°2017 D 189 du 08 juin 2017 relative au partenariat Ville
/Associations ;
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Préambule
Considérant le projet artistique et culturel de l’association L’Eclipse initié et conçu par son directeur et son équipe pour les années 2024 – 2025 et son rayonnement sur le plan national, régional, départemental et local, conforme à son objet statutaire,
Considérant que la Ville de Roubaix a inscrit au titre de ses priorités le développement d’un réseau d’acteurs des musiques actuelles structurants pour développer la création, la diffusion, l’action culturelle ainsi que la sensibilisation et l’initiation des jeunes publics à la pratique des musiques actuelles,
Considérant la volonté des partenaires que soit maintenu et poursuivi le développement, à Roubaix et dans toute la région, d’une action en faveur de la création, de la diffusion et de l’action culturelle dans les domaines des musiques actuelles,
Considérant la loi du 4 août 2014 contraignant les collectivités de plus de 20.000 habitants à constituer un rapport annuel sur la situation en matière d’égalité entre les femmes et les hommes dans leur fonctionnement propre, sur leur territoire et relatif aux politiques, orientations, partenariats et programmes de nature à améliorer cette situation,
Considérant la priorité municipale affichée par la Ville de Roubaix en matière de lutte contre le chômage et ses déclinaisons sur le territoire sous forme de démarches et dispositifs innovants favorisant l’implication des jeunes dans leur processus d’insertion ou de réinsertion professionnelle,
Article 1er – Objet de la convention
La présente convention a pour objet de définir, d’une part, les conditions du soutien accordé par la Ville à l’Association (étant entendu que ce soutien peut être financier et/ou en moyens), ainsi que les obligations de l’Association, d’autre part, en application de la loi du 12 avril 2000.
Par la présente convention, l’association L’Eclipse s’engage à son initiative et sous sa responsabilité, à mettre en œuvre le projet artistique et culturel et le programme d’action porté par son directeur qui adhère aux orientations de politique culturelle des partenaires et poursuit des objectifs d’intérêt général.
Article 2 – Durée
La présente convention est conclue pour une durée de deux ans à compter de sa signature.
Article 3 – Projets et objectifs mis en œuvre par l’Association
La Cave aux Poètes est devenue un acteur majeur du secteur des musiques actuelles puisqu’elle est la 3ème salle de concert dédiée aux Musiques Actuelles de la métropole lilloise dotée d’une reconnaissance à l’échelle européenne par les professionnels.
Son projet comprend 3 axes :
- La diffusion de concerts
- L’action culturelle & la programmation Jeune Public
- L’accompagnement de la jeune création.
L’ensemble du projet artistique et culturel est décliné dans l’annexe 1
Article 4 – Moyens alloués par la Ville
4.1 – Contribution financière et modalités de versement
4.1.1 - Contribution financière
La Ville accordera à l’Association une subvention annuelle de fonctionnement. Le montant de cette contribution financière sera arrêté par la délibération du conseil municipal approuvant le budget primitif.
Ce montant sera fixé entre les parties par un avenant financier annuel.
Il est en outre précisé que d’autres subventions, spécifiques ou exceptionnelles pourront être versées dans le cadre de délibérations spécifiques du conseil municipal.
4.1.2 - Modalités de versement
La subvention annuelle de fonctionnement sera versée d’avance et virée au compte bancaire ouvert au nom de l’Association, qui s’engage à en fournir les coordonnées.
4.2 – Autres moyens
4.2.1 – Moyens matériels
La Ville s’engage à faciliter la réalisation des actions en allouant les moyens suivants :
- Une subvention de fonctionnement et une subvention de compensation de xxxxx, dont les montants sont arrêtés chaque année lors du budget primitif.
- La mise à disposition d’un bâtiment situé 00 xxx xx xxxxx xxxxxx.
- La mise à disposition d’un local administratif situé 00 xxx xxx xxxxxxxxxx.
Article 5 – Obligations de l’Association
5.1 – Reddition de comptes et contrôle des documents financiers
En contrepartie du versement de la subvention, l’Association, dont les comptes sont établis pour un exercice courant du 1er janvier au 31 décembre, devra :
- formuler sa demande annuelle de subvention selon le formulaire de demande en vigueur dans les délais fixés chaque année, accompagnée d’un budget prévisionnel détaillé et du budget de l’année en cours ;
- communiquer à la Ville, au plus tard le 30 juin de l’année suivant la date de clôture du dernier exercice comptable, son bilan et son compte de résultat (ou compte de dépenses et recettes) certifiés par le président ou le trésorier et, s’il y a lieu, le rapport d’activité de l’année écoulée ;
- transmettre à la Ville, au cas où l’Association est soumise à l’obligation légale de faire procéder au contrôle par un commissaire aux comptes (loi n° 93-112 du 29 janvier 1993 et/ou du 1er mars 1984 et décret du 1er mars 1985) ou fait appel volontairement à un contrôle exercé par un commissaire aux comptes, tout rapport produit par celui-ci dans les délais utiles ;
- fournir régulièrement les procès-verbaux de ses assemblées générales et de son conseil d’administration ainsi que toutes les modifications intervenues dans ses statuts et la composition de son conseil d’administration et de son bureau.
5.2 – Evaluation
8L’évaluation des conditions de réalisation des projets ou des actions auxquels la Ville aura apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, sera réalisée dans les conditions définies d’un commun accord par la Ville et l’Association.
L’évaluation portera, notamment, sur la conformité des résultats aux objectifs mentionnés à l’article 3 de la présente, sur l’impact des actions ou des interventions au regard de leur utilité sociale ou de l’intérêt général, sur les prolongements susceptibles d’être apportés à la convention par avenant. L’ensemble de cette démarche viendra compléter les dispositifs d’évaluation et de contrôle prévus dans le cadre de conventions particulières et notamment celles liées aux politiques contractuelles (contrat de Ville, CUCS…).
Par ailleurs, conformément aux préconisations établies dans le cadre du « contrôle-suivi-progrès » conclu en octobre 2010, il convient de mettre en œuvre une comptabilité analytique permettant de décliner financièrement chaque action portée par l’Association. Des dispositifs de suivi des bénéficiaires seront également mis en place afin de faciliter la lecture des résultats produits.
A l’issue de l’évaluation, l’Association émettra les observations qu’elle estimera nécessaire de formuler. La Ville émettra ensuite une décision qu’elle assortira, au besoin, d’observations et de recommandations. Cette décision sera communiquée à l’Association, elle pourra être favorable, défavorable ou réservée.
Une décision favorable acte le résultat positif de l’évaluation.
Une décision réservée oblige l’Association à compléter l’information de la Ville. L’absence de transmission de cette information à la Ville conduit à une décision défavorable.
Une décision défavorable autorise la Ville à se réserver la faculté d’exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà perçues. Cette demande est alors notifiée à l’association, qui procèdera à ce reversement dans un délai de 3 mois à compter de cette notification.
5.3 – Information du public
L’Association s’engage à faire apparaître, sur ces principaux documents informatifs ou promotionnels, la participation financière de la Ville, par exemple au moyen de l’apposition de son logo.
5.4 – Assurance
L’Association souscrira toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir sa responsabilité civile. Elle paiera les primes et cotisations de ces assurances sans que la responsabilité de la Ville ne puisse être mise en cause et devra justifier à chaque demande de l’existence de telles polices d’assurance.
5.5 – Sensibilisation et implication de l’association dans une démarche concertée de rationalisation des moyens mis à disposition par la Ville
5.5.1 – Rationalisation et mutualisation
L’Association devra s’engager dans une démarche de rationalisation et de mutualisation afin de dégager des marges financières au travers des économies ainsi réalisées. Cette démarche appelle la concertation avec d’autres associations et la mise en œuvre de procédures collectives (achats groupés en centrale d’achat, mutualisation administratives, synchronisations des manifestations à l’échelle territoriale et spatiale).
5.5.2 – Recherche de financements alternatifs
L’Association s’engagera à s’inscrire dans une démarche de recherche de financements alternatifs et de maîtrise par la Ville des dépenses publiques, ce par le biais d’une approche transversale et d’une exploration d’autres sources de financements issus notamment des partenaires économiques ou du secteur privé : mécénat, finances solidaires et autres outils liés à l’économie sociale et solidaire.
5.5.3 – Définition de la participation de la Ville
Le volume maximum des financements possible sera déterminé par la Ville et l’Association à partir des objectifs préalablement concertés et avec une réelle prise en compte des contraintes budgétaires associées.
5.5.4 – Implication de l’Association dans des démarches innovantes
L’Association devra s’inscrire dans des démarches innovantes, telles que la citoyenneté, le respect de l’environnement, les innovations technologiques : pour exemple, l’adhésion à la démarche ZERO DECHET proposée par la Ville, la sensibilisation du « consommer autrement ». Elle devra également s’engager dans la mise en œuvre de procédures dématérialisées (réflexion sur ses pratiques, confrontation au cadre juridique en vigueur, détermination des améliorations, utilisation d’un service qui permettra de respecter tous les impératifs de délais, de sécurité et d’intégrité des transmissions).
Article 6 – Contrat d’engagement républicain
L'association qui s'engage à respecter les principes inscrits dans le contrat d'engagement républicain qu'elle a souscrit doit :
1. Informer ses membres, notamment par voie d'affichage dans ses locaux ou mise en ligne sur son site internet.
2. Veiller au respect de ce contrat par ses dirigeants, salariés, membres et bénévoles. Les manquements commis par ces personnes sont imputables à l'association.
L'association informe les usagers des modalités leur permettant de lui signaler tout manquement aux principes d'égalité, de laïcité et de neutralité qu'ils constatent. Cette information mentionne également les coordonnées de la collectivité.
L'association informe sans délai la collectivité des manquements dont il a connaissance, ainsi que des mesures qu'il a prises ou entend mettre en œuvre afin d'y remédier. La collectivité peut exiger que les personnes responsables des manquements constatés soient mises à l'écart de tout contact avec les usagers.
Lorsque l'objet que poursuit l'association sollicitant l'octroi d'une subvention, son activité ou les modalités selon lesquelles cette activité est conduite sont illicites ou incompatibles avec le contrat d'engagement républicain souscrit, la collectivité refuse la subvention demandée.
S'il est établi que l'association bénéficiant d'une subvention poursuit un objet ou exerce une activité illicite ou que l'activité ou les modalités selon lesquelles l'association la conduit sont incompatibles avec le contrat d'engagement républicain souscrit, la collectivité procède au retrait de la subvention par une décision motivée, après que le bénéficiaire a été mis à même de présenter ses observations dans les conditions prévues à l'article L.122-1 du code des relations entre le public et l'administration. La collectivité enjoint au bénéficiaire de lui restituer, dans un délai ne pouvant excéder six mois à compter de la décision de retrait, les sommes versées ou, en cas de subvention en nature, sa valeur monétaire.
Si la Commune procède au retrait d'une subvention, elle communique sa décision au représentant de l'État dans le département du siège de l'Association et, le cas échéant, aux autres autorités et organismes concourant, à sa connaissance, au financement de cette Association ou de cette fondation.
Article 7 – Inexécution, modification et résiliation de la convention
7.1 – Inexécution
En cas d’inexécution des objectifs fixés par la présente convention par l’Association, de retard significatif dans la production des pièces (articles 5.1 et 5.2), la Ville pourra suspendre ou diminuer le montant des avances et autres versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.
7.2 – Modification
Toute modification de la présente convention devra faire l’objet d’un avenant.
7.3 – Résiliation
La convention sera résiliée de plein droit en cas de dissolution de l’Association. Fait à Roubaix, le
Pour la Ville Pour l’Association
L’Adjoint à la Culture Le Président
Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx