CONDITIONS GENERALES D’EXECUTION DES MISSIONS DES EXPERTS-COMPTABLES DU GRAND- DUCHE

CONDITIONS GENERALES D’EXECUTION DES MISSIONS DES EXPERTS-COMPTABLES DU GRAND-DUCHE

DE LUXEMBOURG

1. Qualification et définition d’une mission:

Les présentes Conditions Générales sont applicables aux lettres de mission conclues entre un expert-comptable et son client, à l’exclusion des conventions de domiciliation et mandats d’administrateur/gérant.

Si les circonstances rendaient caduques une des clauses des présentes Conditions Générales, les autres clauses resteraient d’application pour autant que cela soit encore possible. Les missions effectuées par un expert-comptable dans l’exercice de sa profession sont régies par la règlementation professionnelle émise par l’Ordre des Experts-Comptables.

2. Durée d’une mission:

Les missions sont confiées pour une durée d’un an. Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation au moins trois mois avant la date anniversaire de la signature de la présente, par lettre recommandée avec accusé de réception, par acte extrajudiciaire ou par lettre remise en main propre contresignée par l’autre partie.

Le client ne peut interrompre la mission en cours qu’après en avoir informé l’expert-comptable, selon l’une des trois formes spécifiées ci-dessus, un mois avant la date d’effet de la rupture et sous réserve de lui régler les honoraires dus pour les travaux déjà effectués, augmentés d’une indemnité égale à 25 % des honoraires convenus pour l’exercice en cours.

En cas de manquement à ses obligations ou de faute grave de l’une des parties, l’autre partie a la faculté de mettre fin à la mission sans délai, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Lorsqu’une mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 6, 7 et 8 des présentes Conditions Générales demeurent applicables.

Lorsque l’expert-comptable effectue plusieurs missions pour son client, la suspension, l’interruption ou la dénonciation de l’une de ces missions n’affecte pas les autres missions.

3. Obligations de l’expert-comptable:

L’expert-comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux principes fondamentaux de déontologie, d’éthique et d’indépendance établis par l’Ordre des Experts- Comptables, ainsi qu’à la réglementation et aux usages de la profession. L’expert-comptable effectue également la mission qui lui est confiée dans le respect des obligations légales qui lui incombent notamment en ce qui concerne l’indépendance ainsi que la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme.

Il contracte en raison de cette mission une obligation de moyen et non de résultat. Il peut se faire assister par les collaborateurs de son choix.

A l’achèvement de sa mission, l’expert-comptable restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de sa mission, sauf application du droit de rétention tel que prévu à l’article 7 des présentes Conditions Générales.

4. Secret professionnel:

L’expert comptable est tenu : au secret professionnel :

L’article 458 du Code Pénal est applicable aux experts-comptables et aux personnes qui sont à leur service.

Les experts-comptables sont obligés de fournir une réponse et une coopération aussi complète que possible à toute demande légale que les autorités chargées de l’application des lois leur adressent dans l’exercice de leurs compétences.

Les experts-comptables doivent informer, de leur propre initiative, la Cellule de Renseignement Financier du Parquet auprès du Tribunal d’arrondissement de Luxembourg de tout fait qui pourrait être l’indice d’un blanchiment ou d’un financement du terrorisme.

Le cas échéant, les experts-comptables et leurs employés ne peuvent pas communiquer au client concerné ou à des personnes tierces qu’ils ont transmis des informations aux autorités ou qu’une enquête est en cours.

à une obligation de discrétion,

distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu'il a établis. Ces derniers sont adressés au client lui-même, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, sauf demande du client rencontrant également l’accord de l’expert-comptable.

5. Responsabilité du client:

Seuls les dirigeants d’une entreprise ou son Conseil d’Administration, respectivement la gérance d’une société, sinon tout représentant légal ou de gestion d’une société, sont responsables des informations financières relatives à l’entreprise ou la société telles qu’elles sont présentées à ses propriétaires ou à des tiers. A ce titre, il appartient à tout mandataire habilité d’une société de signer les comptes annuels (respectivement les comptes consolidés) avant présentation à l’assemblée générale des associés ou des actionnaires.

Le client n’est pas exonéré de sa responsabilité s’il donne procuration à l’expert-comptable de le représenter auprès des autorités ou s’il lui donne un mandat de signature.

6. Obligations du client:

Le client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance de l’expert-comptable ou de ses collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.

Le client s’engage également :

à mettre à la disposition de l’expert-comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de sa mission et au respect par l’expert-comptable de ses obligations légales notamment en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme;

à réaliser les travaux lui incombant;

à porter à la connaissance de l’expert-comptable des faits importants ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entreprise;

à confirmer par écrit, si l’expert-comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont complets; à prendre les mesures conformes à la législation en vigueur pour conserver les pièces d’origine;

à prendre toutes dispositions pour assurer la sauvegarde des données et traitements informatiques et en garantir la conservation et l’inviolabilité.

Les éventuels comptes rendus de mission et avis professionnels établis par l’expert-comptable ne peuvent pas, en principe, être communiqués par le client à des tiers sans le consentement écrit de l’expert-comptable, à moins, toutefois, que la mission n’implique par elle-même l’autorisation de la communication de ces documents à des tiers déterminés.

7. Honoraires:

L’expert-comptable reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.

Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.

En cas de non paiement des honoraires endéans le délai de paiement défini sur la facture, l’expert-comptable pourra : appliquer des intérêts de retard suivant les conditions qui suivent,

invoquer un droit de rétention sur les documents lui remis.

Sauf convention particulière contraire, le paiement des honoraires doit intervenir dans le délai de 8 jours après réception de la facture. La réception de la facture est présumée intervenir le deuxième jour ouvrable qui suit sa date d'émission. A défaut de paiement dans le délai, les factures produiront un intérêt conformément à la loi du 18 avril 2004 relative aux délais de paiement et aux intérêts de retard. En tout état de cause, le non-paiement des honoraires permettra à l'expert-comptable d'exercer un droit de rétention sur tous dossiers ou documents lui remis par le client. Le non paiement autorisera également l'expert-comptable à réclamer un montant minimum forfaitaire de 20 % des montants dus à titre de clause pénale destinée à compenser les frais de recouvrement éventuels.

8. Responsabilité de l’expert-comptable:

Tout évènement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client à la connaissance de l’expert-comptable. La responsabilité civile de l’expert-comptable ne peut se trouver engagée vis-à-vis du client qu’en raison de l’exécution fautive de sa mission et à condition que la relation de cause à effet entre la faute incriminée et le préjudice subi soit établie. Le montant maximum des dommages et intérêts que l’expert-comptable peut être tenu de payer au client en compensation de toutes les conséquences préjudiciables encourues par le client du chef d’une mission déterminée, sera limitée à deux fois le montant des honoraires prévus pour l’accomplissement de la mission en question, sauf si le préjudice du client est la conséquence immédiate et directe d’une faute intentionnelle ou lourde commise par l’expert-comptable.

9. Traitement des données à caractère personnel (en application de la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel):

9.1 Pour la réalisation de contrats de prestations de services existant entre l’expert-comptable et son client, le client a transmis / transmettra des données nominatives à l’expert- comptable et lui a demandé / demandera de mettre en œuvre pour son compte un certain nombre de traitements. L’expert-comptable effectuera ces traitements selon les présentes Conditions Générales.

9.2 Les présentes Conditions Générales ne se substituent en aucun cas à toutes autres conditions générales ou termes et conditions de prestations de services, quelle qu’en soit leur dénomination, qui auraient été spécialement acceptées par le client. Seules les dispositions contenues dans ces documents qui seraient expressément ici contredites sont remplacées par les présentes Conditions Générales.

9.3 L’expert-comptable de même que toute personne qui agit sous son autorité et qui accède à des données lui transmises par le client ou par un tiers pour compte du client ne les traite que sur instruction expresse du client, sauf le cas de traitements imposés par des obligations légales. L’intervention de l’expert-comptable dans le traitement se limite au strict minimum nécessaire à la réalisation des prestations prévues.

9.4 L’expert-comptable prend toutes les précautions nécessaires de nature technique ou organisationnelle pour assurer la protection des données traitées contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisé ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite.

En fonction des risques d’atteinte à la vie privée, ainsi que de l’état de l’art et des coûts liés à leur mise en œuvre, l’expert-comptable a pris des mesures de sécurité visant à: empêcher toute personne non autorisée d’accéder aux installations utilisées pour le traitement des données (contrôle à l’entrée des installations);

empêcher que des supports de données puissent être lus, copiés, modifiés ou déplacés par une personne non autorisée (contrôle des supports);

empêcher l’introduction non autorisée de toute donnée dans le système d’information, ainsi que toute prise de connaissance, toute modification ou tout effacement non autorisés de données enregistrées (contrôle de la mémoire);

empêcher que des systèmes de traitements de données puissent être utilisés par des personnes non autorisées à l’aide d’installations de transmission de données (contrôle de I’utilisation);

garantir que, pour l’utilisation d’un système de traitement automatisé de données, les personnes autorisées ne puissent accéder qu’aux données relevant de leur compétence

(contrôle de l’accès),

garantir que puisse être vérifié et constaté l’identité des tiers auxquels des données peuvent être transmises par des installations de transmission (contrôle de la transmission);

garantir que puisse être vérifié et constaté a posteriori l’identité des personnes ayant eu accès au système d’information (contrôle de l’introduction);

empêcher que, lors de la communication de données et du transport de supports de données, les données puissent être lues, copiées, modifiées ou effacées de façon non autorisée (contrôle du transport);

sauvegarder les données par la constitution de copies de sécurité (contrôle de la disponibilité).

L’expert-comptable veille au respect de ces mesures.

10. Sécurité informatique lors des transmissions de documents:

Dans le cadre de la mission sous rubrique, et sauf mention expresse du client, des documents ou informations pourront être transmis non seulement par courrier ou par fax, mais aussi sous format électronique, par courrier électronique. Les transmissions électroniques peuvent donner lieu à des incidents techniques (notamment infection par des virus, vers etc..) dont ni le client ni l’expert-comptable ne peut être tenu pour responsable.

11. Droit applicable et juridiction compétente:

Les présentes conditions générales ainsi que les conditions particulières de la lettre de mission et de ses annexes sont soumises au droit luxembourgeois.

Toutes contestations susceptibles de naître entre l’expert-comptable et le client du chef de l’exécution de la lettre de mission seront soumises aux tribunaux du domicile de l’expert- comptable.

L’expert-comptable se réserve toutefois le droit d’agir contre le client au lieu de son domicile ou de sa résidence ou devant tout autre tribunal compétent.

12. Acceptation des conditions générales:

Le client déclare avoir pris connaissance des conditions générales ci-dessus qu’il accepte expressément et sans réserve dans toute leur teneur.

FAIT EN DOUBLE EXEMPLAIRE

Lieu, date et signature :

Expert-comptable Client