CONTRAT DE LOCATION/ LEASING CONTRACT
CONTRAT DE LOCATION/ LEASING CONTRACT
THÉÂTRE RIALTO | THÉÂTRE ST-XXXXX | THÉÂTRE CARTIER
SALLE/ HALL: DATE:
BAILLEUR/ LANDLORD: GROUPE CAROSIELLI INC.
LOCATAIRE/ TENANT:
ADDRESSE/ ADDRESS:
LOYER/ RENT
TPS/ GST 772 202 107 RT 0001 (5%) +
TVQ/ PST 1228952661 TQ 0001 (9,975%) +
TOTAL =
TERMES ET CONDITIONS/ TERMS & CONDITIONS
1. Un dépôt équivalent à 50% du loyer est payable à la signature du présent contrat. Ce dépôt n’est pas remboursable. Le solde du loyer est payable au plus tard 90 jours précédents la date réservée. Le solde du loyer n’est pas remboursable dans le cas d’une annulation dans les 90 jours précédents la date réservée. A deposit equivalent to 50% of the rental rate is due at the signing of the contract. This deposit is not refundable. The balance of the rental rate is payable no later than 90 days before the reserved date. The balance of the rental rate is not refundable in the event of cancellation within 90 days of the reserved date.
2. Les théâtres ont chacun un permis d’alcool et sont seuls autorisés à vendre ou distribuer l’alcool sur les lieux. Le service de bar est exclusif au Bailleur. Each theatre has an alcohol permit and is solely authorized to sell or distribute alcohol on the premises. Bar services are exclusively offered by the Landlord.
3. Le Locataire aura accès aux lieux de 12h à 3h le lendemain de la date réservée. Pendant les heures d’occupation, le Locataire demeure responsable des lieux, en particulier vis-à-vis les tiers pour les dommages subis dans les lieux. The Tenant will have access to the premises between 12:00 PM and 3:00 AM the next day. During the hours the venue is leased, the Tenant is responsible for the premises, in particular vis-à-vis third parties and any damages suffered in the venue.
4. Le Locataire devra s’assurer que tous les fournisseurs qu’il autorise sur les lieux (traiteur, fleuriste, compagnies de location, etc.) sont autorisés par le Bailleur et respectent les Politiques et protocoles internes du théâtre, ci-annexés. Le Locataire devra remettre une copie des factures pour tout décor, équipement ou mobilier loué pour les fins de l’événement et remettre une redevance équivalente à 10% de la valeur de ces contrats au Bailleur au plus tard 30 jours de la date réservée. The Tenant must ensure that all third party suppliers (caterer, florist, rental companies, etc.) are duly authorized by the Landlord and respect the venue’s Internal Policies and Protocols, herein annexed. The Tenant must remit a copy of all invoices for decor, equipment and furniture rentals and a Landmark Fee equivalent to 10% of the value of these contracts to the Landlord no later than 30 days before the reserved date.
5. Les systèmes de son, d'éclairage et de projection sont inclus dans ce contrat. Les frais techniques sont de $45 de l’heure par technicien. Les techniciens engagés par le Bailleur sont seuls autorisés à utiliser les systèmes internes ainsi qu’à déplacer et/ou installer tout équipement technique du théâtre. Internal sound, lighting and projection systems are included in this contract. Technical fees are $45 an hour per technician. The Landlord’s technicians are solely authorized to operate internal systems as well as displace and/or install the venue’s technical equipment.
6. Les agents de sécurité sont facturés à 45$ de l’heure. Le Bailleur déterminera le nombre d’agents de sécurité requis. Security agents are billed at $45 an hour. The Landlord shall determine the number of security agents required for the event.
7. Le personnel de soutien (i.e. préposé aux ascenseurs, toilettes, vestiaires, billetterie, placiers, etc.) est facturé à 45$ de l’heure. Support staff (i.e. elevator, bathroom, coatcheck attendants, box office, ushers, etc.) is billed at 45$ an hour.
8. Le Bailleur pourra prendre et utiliser des photos et des vidéos pour des fins de publicité. The Landlord can take and use pictures and videos for publicity purposes.
9. Les frais de traiteur externe sont de 25$ par personne avec un minimum de 200 invités. External catering fees are $25 per person for a minimum of 200 guests.
10. Ce contrat pourra être complété ou modifié par les échanges courriel au besoin. This contract may be completed or modified by email exchanges if needed.
11. Tout montant non payé à son échéance portera intérêt au taux annuel de 24%. Le présent contrat est régie par les lois du Québec et tout recours devra être entrepris dans le district judiciaire de Montréal. Any amount not paid when due will carry interest at a 24% annual rate. The present contract is governed by the laws of Quebec and any recourses are to be taken in the judicial district of Montreal.
12. Le Locataire peut reporter l’événement dans les 30 jours précédents la date réservée si une directive sanitaire alors en vigueur empêche l’événement d’avoir lieu. Le Locataire devra signer un nouveau contrat de location
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pour la nouvelle date réservée aux termes et conditions qui seront applicables au moment du report. La totalité du loyer payé sera appliqué au nouveau contrat pour la nouvelle date. Si les parties ne parviennent pas à s’entendre sur un nouveau contrat de location, le contrat initial sera considéré comme annulé par le Locataire et le Bailleur conservera 50% du loyer à titre de dommages. The Tenant may postpone the event within 30 days of the reserved date should a health directive then in effect prevent the event from taking place. The Tenant will have to sign a new Leasing Contract for the new date on terms and conditions then applicable. The totality of the rental rate paid will be applied towards the new contract for the new event date. If the parties fail to agree on a new contract for the new date, the initial contract will be deemed annulled by the Tenant and the Landlord will retain 50% of the rental rate as damages.
13. Le Locataire peut annuler l’événement dans les 30 jours précédents la date réservée si une directive sanitaire alors en vigueur empêche l’événement d’avoir lieu. Dans ce cas, le dépôt équivalent à 50% du loyer sera conservé par le Bailleur à titre de dommages. The Tenant may cancel the event within 30 days of the reserved date if a health directive then in effect prevents the event from taking place. In such circumstances, the Landlord will retain 50% of the rental rate as damages.
14. Le Locataire s’engage à respecter, appliquer et renforcer les directives sanitaires applicables à la date réservée. Ces directives peuvent inclure, sans s’y limiter, la diminution du nombre d’invités, le port du masque lors de déplacements et l’interdiction de danser. Toute amende reçue pour le non-respect des directives sanitaires seront entièrement à la charge du Locataire. The Tenant undertakes to respect, apply and reinforce health in effect on the reserved date. These may include, but are not limited to, reducing the number of guests, wearing face masks and prohibiting dancing. Any fines received for non-compliance with applicable health directives will be assumed entirely by the Tenant.
Montréal,
BAILLEUR/ LANDLORD
GROUPE CAROSIELLI INC., 000 Xx-Xxxxxxx, Xxxxxxxx, XX. X0X 0X0
LOCATAIRE/ TENANT X
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POLITIQUES ET PROTOCOLES INTERNES
INTERNAL POLICIES & PROTOCOLS
PANDÉMIE DE LA COVID-19/ COVID-19 PANDEMIC
• L’équipe de sécurité du Bailleur peut expulser des lieux tout invité en violation des règlements, directives ou consignes de la santé publique. The Landlord’s security team may expel any guests from the premises in violation of public health rules, regulations and directives.
• Le Locataire s’engage à fournir des masques médicales, du désinfectant pour les mains et/ou des tests rapides au besoin pour tous ses invités. The Tenant undertakes to provide ample medical grade masks, hand sanitizer and/or rapid tests for all guests if required.
• Le personnel supplémentaire requis pour la vérification obligatoire du passeport vaccinal ou pour administrer des tests rapides sont facturés à 45$/heure. Additional staff required for mandatory vaccine passport checks or to administer rapid tests are billed at 45$/hour.
MARIAGES/ WEDDINGS
• Un planificateur de mariage est obligatoire pour tous les mariages. Le planificateur de mariage doit être approuvé par le Bailleur. A wedding planner is required for all weddings. The planner must be preapproved by the Landlord.
• La présence du planificateur de mariage, ou un représentant de celui-ci, est requise pour la durée complète de l'événement, y compris lors du montage et du démontage. The Landlord requires that the Tenant’s wedding planner or a representative thereof is present throughout the entire event, including set up and tear down.
• Une visite de la salle avec le planificateur de mariage est requise au moins un (1) mois de la date réservée. Une visite des lieux est également requise le jour de l'événement, soit avant le montage et après le démontage. A walk-through with the Tenant’s wedding planner is required at least one (1) month from the reserved date. Walk-throughs are also required on the day of the event, before set up and after tear down.
• Les plans de salles, un horaire détaillé de l'événement ainsi que l’horaire de livraison et de cueillette des fournisseurs comprenant leurs coordonnées doivent être transmis au Bailleur au plus tard quatorze (14) jours de la date réservée. Floor plans of all halls, a detailed timeline of the event and a delivery & pick up timeline including all supplier’s contact information must be submitted to the Landlord no later than fourteen (14) days from the reserved date.
• Toute modification substantielle aux plans ou aux horaires dans les quatorze (14) jours de la date réservée pourra faire l’objet d’un frais administratif additionnel. An additional administrative fee may apply for any substantial changes made to floor plans and timelines within fourteen (14) days of the reserved date.
ÉVÉNEMENTS CORPORATIFS ET PRIVÉS/ CORPORATE & PRIVATE EVENTS
• Une visite de la salle avec le planificateur, coordonnateur ou responsable de l’événement est requise au moins deux (2) semaines avant l'événement. Une visite des lieux est également requise le jour de l'événement, soit avant le montage et après le démontage. A walk-through with the Tenant’s planner or coordinator is required at least fourteen (14) days from the reserved date. Walk-throughs are also required on the day of the event, before set up and after tear down.
• Les plans de salles, un horaire détaillé de l'événement ainsi que l’horaire de livraison et de cueillette des fournisseurs comprenant leurs coordonnées doivent être transmis au Bailleur au plus tard quatorze (14) jours avant l'événement. Floor plans of all halls, a detailed timeline of the event and a delivery & pick up timeline including all supplier’s contact information must be submitted to the Landlord no later than fourteen (14) days from the reserved date.
• Toute modification substantielle aux plans ou aux horaires dans les 14 jours de la date réservée pourra faire l’objet d’un frais administratif additionnel. An additional administrative fee may apply for any substantial changes made to floor plans and timelines within fourteen (14) days of the reserved date.
FACTURATION/INVOICING
• Une seule facture sera émise par événement. One invoice per event will be issued.
REDEVANCES/ LANDMARK FEES
• Les frais de redevances sont dus trente (30) jours de la date réservée. Si les factures des fournisseurs sont incomplètes ou manquantes à ce moment, le Bailleur pourra estimer la valeur de ces contrats pour des fins de facturation. La facture sera ajustée après l'événement une fois les factures finales soumises au Bailleur. Landmark Fees are due thirty (30) days from the reserved date. If vendors invoices are incomplete or missing at this time, the Landlord may estimate the value of these contracts for billing purposes. The invoice will be adjusted after the event once final invoices are submitted to the Landlord.
• Les frais de redevances ne s’appliquent pas aux services tels que le band, DJ, valet, planificateur ou coordonnateur d’événement, photographe et vidéographe. Landmark Fees do not apply to services such as the band, DJ, valet, event planner or coordinator, photographer or videographer.
COORDONNATEUR DE SITE/ SITE COORDINATEUR
• Le Bailleur affectera un coordonnateur de site à l'événement du Locataire dans les quatre-vingt-dix (90) à trente (30) jours de la date réservée. La date exacte est à la discrétion du Bailleur. Toutes les communications avec le coordonnateur de site devront se faire par courriel. Les courriels seront répondus pendant les heures de bureau du Bailleur. Les SMS et les appels téléphoniques au coordinateur de site sont
réservés aux urgences le jour de l'événement. The Landlord will assign a site coordinator to the Tenant’s event ninety (90) to thirty (30) days from the reserved date. The exact date is at the Landlord’s discretion. All communication with the site coordinator must be by email. Emails will be answered during the Landlord’s office hours. Text messages and phone calls to the site coordinator are strictly reserved for emergencies on the day of the event.
MONTAGE ET DÉMONTAGE/ SET UP & TEAR DOWN
• Toute livraison imprévue ou anticipée pourra être refusée. Tout retard de cueillette de matériel ou d’équipement externe est sujet à un frais supplémentaire. Unannounced or early deliveries may be turned away. Pick up delays may be subject to additional fees.
• Des précautions doivent être prises lors des livraisons et cueillettes. Une rampe d’accès est requise en tout temps lors de livraisons et de cueillette par l’avant de la bâtisse. All necessary precautions must be taken for deliveries and pick up. A ramp is required for all deliveries through the front and side entrances of the venue.
• Pendant l’hiver et les saisons pluvieuses, le personnel de livraison doit prendre toutes les précautions nécessaires pour empêcher la salissure des planchers. During the winter and rainy seasons, delivery personnel must take all necessary measures to minimize soiling of the floors.
• Le montage/décor des salles doit être terminé au plus tard une (1) heure avant le début de l’événement (i.e. ouverture des portes) pour permettre au personnel de la salle de nettoyer les planchers. Tous les fournisseurs et leur personnel sont tenus d’enlever leur équipement et leurs caisses de transport à ce moment. Il est de la responsabilité des fournisseurs de ramasser et de nettoyer après eux-mêmes. Les fournisseurs doivent fournir leurs propres outils et équipements de nettoyage. Set up and décor of all halls must be completed no later than 1 hour before the start of the event to allow the venue’s staff to clean the floors. All suppliers and their personnel are required to remove their equipment and transport containers at this time. It remains the supplier’s sole responsibility to pick up and clean up after themselves during set up and tear down. Suppliers must provide their own cleaning tools and equipment.
• Les caisses de transport, conteneurs et autres moyens de rangement/d’entreposage doivent être retirés des lieux après le montage de la salle. Ils ne peuvent pas être entreposés sur les lieux pendant l'événement. Crates, transport boxes, containers and other storage means must be removed from the premises immediately after assembly/set up. They cannot remain on the premises during the event. Additional fees may apply for crates, transport boxes and containers left onsite during the event.
• Les portes et issues de secours, y compris leur signalisation, doivent être dégagés et libres en tout temps. All emergency exit doors and corridors, including emergency exit signage, must be kept clear and free at all times.
• Tous les fournisseurs sont tenus d’enlever leurs déchets des lieux et de s’en débarrasser eux-mêmes. Un volume excessif de déchets résiduels pourra faire l’objet de frais supplémentaires. All suppliers are required to remove their garbage and provide for their own disposal. Excessive amounts of leftover garbage may be subject to additional charges.
• Il est interdit d’accrocher des objets, de peinturer, de percer des trous et d’enlever/remplacer des ampoules ou des luminaires dans la bâtisse sans autorisation préalable. It is prohibited to hang objects, paint, drill holes and remove/replace light bulbs or fixtures in any part of the building without prior authorization.
• Toute application de décalques (collants), quelle qu’en soit la nature, doit faire l’objet d’une autorisation préalable. Tout autre matériel ou substance susceptible d'endommager les lieux est soumis à la même autorisation. Any decal applications of any sort must receive the venue’s prior authorization. Other materials and substances that can damage the venue are subject to the same authorization.
• L’emplacement de rideaux est soumis à l’approbation du Bailleur. Installation and location of curtains is subject to the Landlord’s approval.
• Les changements/transformations de salles (flips) pendant l’événement sont soumis à l’approbation du Bailleur. Des frais supplémentaires pourront s’appliquer. Room flips/transformations during the event are subject to the Landlord’s approval. Additional fees may apply.
• L’emplacement du vestiaire est sujet à l’approbation du Bailleur. The location of coat check is subject to the venue’s approval.
• Seul le personnel autorisé de la salle peut opérer les ascenseurs et monte-charges de l’immeuble. Des frais supplémentaires pourront s’appliquer dans le cas où des invités ou fournisseurs non-autorisés utilisent les ascenseurs ou monte-charges. The venue’s authorized personnel may solely operate service and freight elevators in the building. Additional fees may apply if guests or suppliers use any elevators without prior authorization.
FLEURISTES/ FLORISTS
• La salle ne peut être utilisée comme un atelier. Les arrangements floraux doivent être préparés d’avance dans la mesure du possible. The venue cannot be used as a workshop. Flower arrangements must be pre-prepared as much as possible.
• Tous les fleurs et arrangements floraux devront être retirés des lieux lors du démontage de l’événement. Des frais supplémentaires pourront s’appliquer pour les fleurs et/ou arrangements floraux restants après l’événement. All flowers and floral arrangements must be picked up and removed from the premises during tear down. Leftover arrangements may be subject to additional charges.
CHANDELLES/ CANDLES
• Des chandelles peuvent être utilisées si elles sont solidement montées sur des supports incombustibles et placées de façon sécuritaire à ce que les flammes ne dépassent pas leur conteneur. Tout support devra être préalablement approuvé par le Bailleur. Candles can be used if they are securely mounted on non-combustible
stands and securely placed so that the flames do not protrude from their container/vase. Containers must be pre- approved by the Landlord.
GROUPES DE MUSIQUE, ARTISTES ET DJS / BANDS, ARTISTS & DJs
• Aucun espace de rangement pour les caisses de transport des groupes de musique, artistes invités, DJ ou autre (i.e. caisses pour instruments, équipement technique additionnel, etc.) ne pourra être fourni. Ces caisses devront être retirées des lieux avant le début de l'événement. Storage space for transport crates or road cases is not provided on the premises. These cases must be removed from the premises before the start of the event.
• Tout opérateur d’éclairage ou de son externe pour les groupes de musique, artistes invités, DJ ou autre doit être approuvé par le Bailleur. External lighting and sound operators/technicians for bands, artists, DJs or other performers must be preapproved by the Landlord.
• Le Bailleur peut exiger un dépôt de garantie si des techniciens externes opèrent l'équipement interne du théâtre. The Landlord may require a security deposit should external technicians operate internal theatre equipment.
TECHNIQUE/ TECH
• Les systèmes de son, d’éclairage et de projection ne peuvent pas être déplacés, débranchés ou enlevés sans l’autorisation préalable du Bailleur. Des systèmes ou consoles externes de son, d’éclairage ou de projection ne peuvent être installés sans l’autorisation préalable du Bailleur. The venue’s internal sound, lighting and projection systems cannot be moved, unplugged or removed without prior authorization. External sound, lighting & projection systems or boards cannot be installed without the Landlord’s prior authorization.
• L’utilisation de la plateforme élévatrice interne (skyjack) du Théâtre St-Xxxxx doit faire l’objet d’une autorisation préalable de Bailleur. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. External use of the St- Xxxxx Xxxxxxx’x scissor lift (skyjack) must receive the Landlord’s prior authorization. Additional fees may apply.
• Tout besoin d’électricité doit être soumis à l’électricien interne du théâtre. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer. The venue’s electrician must be retained for all electrical needs. Additional fees may apply.
• Les dimensions standards de la scène dans la salle principale du Théâtre St-Xxxxx sont de 20 par 12 par 2 pieds avec des escaliers de chaque côté et des rideaux noirs directement derrière la scène. La régie est située dans le coin sud-est de la salle principale. Toute modification à la mise en place standard de la salle implique des heures techniques. Standard stage dimensions in the main hall of the St-Xxxxx Theatre are 20 X 12 X 2 feet with stairs on either side of the stage and black curtains directly behind the stage. The tech. booth is located in the south-east corner of the main hall. Any changes to the standard set up involve technical hours.
SÉCURITÉ/ SECURITY
• Le nombre d'agents de sécurité requis pour un événement est à la discrétion du Locateur. The number of security agents required for an event is at the Landlord’s sole discretion.
• Les agents de sécurité peuvent retirer des lieux tout invité trouvé en possession et/ou en usage de drogue illicite. Security agents may remove any guests found in possession and/or use of illicit drugs.
• Tout alcool provenant de l’extérieur est strictement interdit, incluant les cadeaux. Les agents de sécurité peuvent retirer des lieux tout invité trouvé en possession d’alcool, de vin ou de bière non timbré conformément au permis d’alcool de la salle. Outside alcohol of any kind is strictly prohibited, including party favours and gifts. Security agents may remove any guests found in possession of alcohol, wine or beer not stamped in accordance with the venue’s alcohol permit.
• Il est strictement interdit de fumer ou de vapoter dans la bâtisse. It is strictly prohibited to smoke or vape within the venue premises.
FRAIS DE NETTOYAGE/ CLEANING FEES
• Un frais additionnel de nettoyage est applicable pour l'utilisation de confettis, brillants ou tout autre substance similaire. An additional cleaning fee is applicable for the use of confetti, glitter or any other similar substance.
• Un frais additionnel de nettoyage est applicable pour la nourriture, incluant les gâteaux de mariage, qui n’est pas retirée des lieux après l’événement. An additional cleaning fee is applicable for leftover food after the event, including wedding cakes.
Les politiques et protocoles internes sont sujets à changement sans préavis. The venue’s internal policies and protocols are subject to change without notice.
SIGNATURE: DATE:
DERNIÈRE MISE À JOUR : 1 APRIL 2022 / LAST MODIFIED : APRIL 1, 2022