SMLOUVA
SMLOUVA
na Implementační projekt
Číslo smlouvy zhotovitele: 04/79/2017
mezi společností
Dopravní podnik Ostrava a.s. |
Poděbradova 494/2 |
Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava |
zapsána v obchodním rejstříku u KS Ostrava, odd. B, vložka 1104 dne 19. 10. 1995 |
IČ: 61974757 |
DIČ: CZ61974757 |
Číslo účtu: Komerční banka Ostrava, 5708761/0100 |
Oprávněn k podpisu: Xxx. Xxxxxx Xxxxx, MBA, předseda představenstva Xxx. Xxxxx Xxxx, MBA, místopředseda představenstva |
Zástupce pro smluvní jednání: Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxx Zástupce pro věcná jednání: Xxx. Xxxxxxxxx Xxxxxx |
(dále jen objednatel) |
a společností
XXXX, s.r.o. |
Collinova 421 |
500 03 Hradec Králové |
zapsána v obchodním rejstříku u KS Hradec Králové, odd. C, vložka 6566 dne 1. 7. 1994 |
IČ: 60916851 |
DIČ: CZ60916851 |
Číslo účtu: 556190217 / 0100 |
zastoupená jednatelem společnosti |
Ing. Xxxxxxx Xxxxxxxxx |
(dále xxx xxxxxxxxxx) |
XXXX, s.r.o., Collinova 421, 500 03 Hradec Králové T: 495 809 311 | E: xxxx@xxxx.xx | W: xxx.xxxx.xx
I. PŘEDMĚT SMLOUVY
a) Zhotovitel se za podmínek v této smlouvě zavazuje provést s pracovníky objednatele detailní specifikaci nastavení systému - Rozšíření controllingového systému GIST Controlling o modul Konsolidace (dále jen Systém) a vypracovat dokument Implementační projekt (dále také IP) ve struktuře uvedené v příloze Struktura Implementačního projektu a v rozsahu dle přílohy Rozsah Implementačního projektu.
b) Objednatel se zavazuje poskytnout pracovníkům zhotovitele všechny potřebné informace o svých požadavcích na rozsah a způsob nastavení Systému, o požadavcích na strukturu a obsah reportů, provést popis svých procesů a své představy o zapojení Systému do nich a provést detailní popis svých datových zdrojů, které budou sloužit k plnění Systému daty.
II.
REALIZACE, PŘEVZETÍ DÍLA
a) Implementační projekt se skládá z Analýzy požadavků a z Implementačního popisu nastavení Systému. Analýza požadavků by měla být úplným shrnutím všech požadavků na rozsah a způsob nastavení Systému a jeho začlenění do procesů objednatele. Implementační popis nastavení systému detailně specifikuje datové zdroje, dimenze a způsob plnění jednotlivých sledovaných hodnot. Implementační projekt platí jako úplné a závazné zadání pro nastavení Systému.
b) Výsledný IP je společným dílem pracovníků objednatele a zhotovitele. IP zpracovává zhotovitel. Zhotovitel se při projednávání možných řešení požadavků snaží pracovníkům objednatele přiblížit pravděpodobnou výslednou podobu realizace požadavků v Systému. Zhotovitel postupně projednává s objednatelem jednotlivé části IP a předává je tak, aby je mohl objednatel průběžně v Zápisech z jednání schvalovat.
c) V případě, že by objednatel požadoval rozšíření rozsahu díla nad rozsah uvedený v příloze nebo v případě, že by objednatel požadoval změny již schválených částí řešení je možné v Zápise z jednání popsat toto rozšíření nebo změnu a podpisem Zápisu z jednání toto oboustranně schválit. V případě rozšíření rozsahu díla nebo realizace změn má zhotovitel právo na fakturaci ceny za realizaci těchto prací. Součástí těchto prací bude projednání a analýza požadavků a popis řešení v Zápise z jednání a v IP. Na žádost objednatele je zhotovitel povinen vyčíslit cenu za realizaci těchto prací předem. Zároveň má zhotovitel právo na posun termínu pro předání IP k připomínkám.
d) Zhotovitel se za předpokladu plné součinnosti objednatele zavazuje předat objednateli úplný IP k připomínkám do 4 týdnů od zahájení projektu zaznamenaného v zápise z jednání, ale zároveň ne dříve než do 1 týdne od předání či upřesnění všech požadavků objednatelem a předání či upřesnění popisu struktur všech datových zdrojů objednatelem.
e) Objednatel je povinen do týdne od předání IP k připomínkám převzít dílo podpisem Protokolu o převzetí nebo předat zhotoviteli připomínky. Zhotovitel je povinen zapracovat do IP všechny oprávněné připomínky objednatele. Za neoprávněné připomínky se považují připomínky na zapracování dodatečných požadavků, které nebyly součástí rozsahu uvedeného v příloze smlouvy ani nebyly zaznamenány v žádném ze Zápisů z jednání a připomínky na zapracování dodatečných změn oproti již dříve schválenému řešení v Zápise z jednání nebo v předcházející verzi (části) IP. Pokud objednatel nepodepíše Protokol o převzetí do týdne poté, co mu zhotovitel předal IP se zapracovanými oprávněnými připomínkami a zároveň nesdělil zhotoviteli žádné další oprávněné připomínky, má se za to, že dílo bylo objednatelem převzato.
f) V příloze Odpovědné osoby jsou určeny odpovědné osoby a jejich pravomoci a povinnosti.
III.
OSTATNÍ PRÁVA A POVINNOSTI SMLUVNÍCH STRAN
a) Obě smluvní strany uznávají závaznost schválených Zápisů z jednání včetně požadavků na obě smluvní strany. Nedodržení termínů obsažených v Zápisech z jednání může mít za následek posun termínů obsažených v této smlouvě.
b) Obě smluvní strany prohlašují, že vzájemně souhlasí s použitím elektronického spojení (e-mail) pro doručování písemností. V případě závažných sdělení je smluvní strana povinna zaslat písemnost
doporučeně poštou. Závažnými sděleními se v této smlouvě mimo jiné myslí dodatek ke smlouvě, výpověď smlouvy, apod.
c) Objednatel zajistí u všech účastníků projektu na své straně mlčenlivost a ochranu know how a obchodního tajemství zhotovitele, o kterých se v souvislosti s touto smlouvou dozví nebo které mu budou dle této smlouvy zpřístupněny. Smluvní pokuta v případě porušení tohoto ujednání činí
500.000 Kč se splatností 14 dní od jejího vyúčtování zhotovitelem.
d) Xxxxxxxxxx je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech týkajících se objednatele, které nejsou veřejně přístupny a o kterých se zhotovitel dozví v souvislosti s prací pro objednatele. V případě prokazatelného porušení tohoto ujednání činí smluvní pokuta 500.000 Kč se splatností 14 dní od jejího vyúčtování objednatelem.
e) Objednatel je povinen předávat zhotoviteli informace potřebné k plnění předmětu smlouvy bez zbytečného odkladu, aby bylo možné dodržet termíny realizace díla.
IV.
CENA A PLATEBNÍ PODMÍNKY
a) Cena předmětu smlouvy se skládá z dále uvedených dílčích cen.
b) Cena Implementačního projektu činí 100.000 Kč bez DPH a zahrnuje maximálně 3 jednání v délce cca 6 hodin.
c) V případě rozšíření rozsahu díla nebo realizace změn již schválených částí díla (viz článek II. Realizace, převzetí díla) má objednatel právo na fakturaci ceny za realizaci těchto prací vypočítanou jako násobek odpracovaných člověkohodin a sazby použité pro ocenění ceny jednání.
d) Cena jednání nad objem uvedený v bodu b) tohoto článku bude zjištěna oceněním skutečně odpracovaných člověkohodin pracovníků zhotovitele při jednání s pracovníky objednatele oceněných sazbou 1.750 Kč/člověkohodina bez DPH. Odpracované hodiny budou evidovány v Evidenci práce nebo v Zápisech z jednání a schvalovány podpisy zástupců obou stran. V případě jednání mimo sídlo zhotovitele kratšího než 4 hodiny, budou za odpracované člověkohodiny považovány 4 člověkohodiny za každého z konzultantů. Zhotovitel je oprávněn odstoupit od smlouvy, pokud objednatel odmítá schvalovat člověkohodiny odpracované pracovníky zhotovitele.
e) K ceně jednání bude přičítána cena cestovného v případě, že jednání budou vykonávána mimo sídlo zhotovitele. Cena cestovného bude zjištěna oceněním počtu cest a dohodnuté vzdálenosti a doby trvání cesty do místa jednání a zpět sazbami cestovného. Sazby cestovného byly stanoveny na 500 Kč/ČH bez DPH za každého z konzultantů a 9 Kč/km bez DPH bez ohledu na počet konzultantů.
f) V případě, že se obě strany dohodnou na konání vícedenního jednání spojeného s ubytováním konzultanta (ů) zhotovitele v místě blízkém sídlu objednatele, nebudou objednateli fakturovány náklady ušetřených cest, ale jako součást cestovného mu budou přefakturovány skutečné náklady na ubytování v přiměřené kvalitě.
g) Objednatel se zavazuje zaplatit zhotoviteli výše uvedené ceny na základě faktury zhotovitele, kterou je zhotovitel oprávněn vystavit ihned po převzetí díla.
h) Ke všem cenám bude účtováno DPH dle platných daňových předpisů. Všechny faktury budou mít veškeré náležitosti daňového a účetního dokladu. Lhůta splatnosti plateb bude 14 kalendářních dnů ode dne doručení faktury do sídla objednatele.
i) Pro případ, že zhotovitel nedodrží dobu plnění, může objednatel požadovat smluvní pokutu ve výši 0,05
% z ceny nesplněné části předmětu plnění za každý den prodlení, přičemž smluvní pokuta je splatná do 14 dnů ode dne jejího vyúčtování objednatelem.
j) Pro případ, že objednatel bude v prodlení s úhradou vystavené faktury zhotovitele, může zhotovitel požadovat úrok z prodlení ve výši 0,03 % z nezaplacené částky za každý den prodlení, přičemž je tento úrok z prodlení splatný do 14 dnů ode dne jeho vyúčtování zhotovitelem.
V.
PLATNOST, ÚČINNOST A UKONČENÍ SMLOUVY
a) Tato smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu oběma smluvními stranami.
b) Smlouva se ukončuje z následujících důvodů:
• písemnou dohodou obou smluvních stran,
• jednostranným odstoupením od smlouvy jednou smluvní stranou v případě prokazatelného neplnění požadavků vyplývajících z této smlouvy druhou smluvní stranou po více než 60 dní,
• pokud dojde k zániku jedné ze smluvních stran.
c) V případě ukončení smlouvy z důvodů na straně objednatele má objednatel povinnost uhradit zhotoviteli cenu poskytnutých a dosud nefakturovaných služeb se splatností 14 dní od jejich vyúčtování zhotovitelem.
VI. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
a) Tato smlouva se řídí zákony České republiky a obě smluvní strany přijímají výlučnou pravomoc českých soudů.
b) Veškeré změny a doplňky této smlouvy musí být učiněny formou písemného dodatku této smlouvy a podepsány oběma smluvními stranami.
c) Tato smlouva se vyhotovuje ve dvou stejnopisech, přičemž každá smluvní strana obdrží jeden z nich. Ve stejném počtu vyhotovení budou pořizovány i dodatky k této smlouvě.
d) Účastníci této smlouvy prohlašují, že smlouvu uzavřeli po zralé úvaze, svobodně a vážně, nikým a ničím k tomu nenuceni. Zároveň prohlašují, že se detailně seznámili s textem smlouvy, včetně příloh, že rozumějí užívaným pojmům a že k textu smlouvy nemají žádných výhrad.
e) Zhotovitel podpisem této smlouvy bere na vědomí, že Dopravní podnik Ostrava a.s. je povinným subjektem v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (dále také jen
„zákon“) a v souladu a za podmínek stanovených v zákoně je povinen tuto smlouvu, příp. informace v ní obsažené nebo z ní vyplývající zveřejnit.
f) Podpisem této smlouvy dále bere zhotovitel na vědomí, že Dopravní podnik Ostrava a.s. je povinen za podmínek stanovených v zákoně č. 340/2015 Sb., o registru smluv, zveřejňovat smlouvy na Portálu veřejné správy v Registru smluv.
g) Smlouva nabývá účinnosti dnem jejího zveřejnění na Portálu veřejné správy v Registru smluv, které zprostředkuje objednatel. O nabytí účinnosti smlouvy se objednatel zavazuje informovat zhotovitele bez zbytečného odkladu, a to na e-mailovou adresu xxxxxx.xxxxxx@xxxx.xx.
VII. PŘÍLOHY
Příloha Struktura Implementačního projektu Příloha Rozsah Implementačního projektu Příloha Odpovědné osoby
V Hradci Králové dne 28. 12. 2017 V Ostravě dne 28. 12. 2017
zhotovitel | objednatel |
objednatel
Se zněním textu smlouvy souhlasí | Podpis |
Xxx. Xxxx Xxxx, MBA – obchodní ředitel | |
Xxx. Xxxxxx Xxxxxx – projektový ředitel |
PŘÍLOHA
STRUKTURA IMPLEMENTAČNÍHO PROJEKTU
Implementační projekt bude zpracován v následující struktuře:
• Analýza požadavků (word)
• Cíle projektu
• Popis celkového účelu projektu
• Seznam způsobů využití modulů
• Popis řešení v oblastech řešení
• Popis účelu oblasti
• Popis způsobů využití oblasti
• Grafické znázornění struktury oblasti
• Popis způsobu realizace reportů předaných jako zadání
• Přiřazení reportů k oblastem a určení způsobu jejich realizace
• Základní pojmy a zkratky
• Technická struktura řešení
• Obecná pravidla pro datové zdroje
• Implementační popis (excel)
• Popis funkčních oblastí, OLAP kostek (dimenze, proměnné a jejich výpočet nebo plnění z datových zdrojů)
• Popis tabulek „detailů“ (účetních dokladů, faktur.., struktura a jejich plnění z datových zdrojů)
• Popis vazebních tabulek (sloupce)
• Popis vazeb
• Popis dimenzí (atributy, stromy (hierarchie), způsob aktualizace)
• Popis (vzory) stěžejních vstupních (plánovacích) formulářů a reportů
• Popis datových zdrojů (excel)
• Kompletní seznam datových zdrojů
• Identifikace zdrojového systému
• Forma a umístění datového zdroje
• Omezující podmínky
• Pravidla pro souborové datové zdroje
• Identifikace cíle v Systému
• Detailní popis jednotlivých datových zdrojů
• Struktura věty datového zdroje, význam položek (sloupců) a jejich formát (datový typ), primární klíče, povinnost vyplnění položek, obor hodnot, omezující podmínky na zdroji
• Popis zpracování datového zdroje do Systému
• Kontrola validity datového zdroje
• Pravidla načtení historických dat, stanovení přírůstku pro rutinní provoz, periodicita aktualizace dat
PŘÍLOHA
ROZSAH IMPLEMENTAČNÍHO PROJEKTU
Implementační projekt bude zpracován v následujícím rozsahu.
Předmětem řešení je rozšíření controllingového systému GIST Controlling o modul Konsolidace v níže uvedeném rozsahu funkčních oblastí:
Funkční oblasti | |
Modul Konsolidace | |
1. | Konsolidovaná předvaha |
2. | Konsolidované doklady |
3. | Konsolidační úpravy |
4. | Prodej majetku ve skupině |
5. | Konsolidační výstupy |
Modul bude podporovat provedení účetní konsolidace a sestavení konsolidovaných výkazů. Modul pokrývá oblasti konsolidace nákladů a výnosů do spotřeby a konsolidaci majetku. Konsolidace zásob nebude řešena.
Předpokládané způsoby využívání | |
1. | Kontrola zaúčtování dokladů |
2. | Kontrola zaúčtování skupinových transakcí |
3. | Návrh konsolidačních úprav |
4. | Konsolidace majetku |
5. | Konsolidace státu |
Kontrola zaúčtování dokladů
První stupeň kontroly správnosti zaúčtování skupinových transakcí probíhá na úrovni účtů již ve funkční oblasti Konsolidovaná předvaha.
Druhým stupněm je kontrola na úrovni dokladů. Kontrola zaúčtování dokladů spočívá v kontrole označení dokladu na obou stranách účetního zápisu, tzn. vyrovnanost dokladu v rámci jedné společnosti. Kontroly by měly upozornit na chybné zaúčtování dokladů. Tyto chyby by měly být upraveny v účetním systému a následně by měl být vygenerován nový datový zdroj, který bude načten do modulu.
Kontrola zaúčtování skupinových transakcí
Kontrola zaúčtování skupinových transakcí provede ověření, zda si obě společnosti zaúčtovaly doklady ve stejné výši a stejném období (v kumulaci od počátku roku). Nespárované doklady jsou zobrazeny prostřednictvím reportu tak, aby si je dotčená společnost mohla opravit ve svém účetním systému, a následně vygenerovat nový datový zdroj pro modul.
Návrh konsolidačních úprav
Modul bude generovat návrh konsolidačních úprav na základě shodnosti obratů a zůstatků na účtech vůči partnerům. Tyto navržené hodnoty buď uživatelé potvrdí, nebo mohou vstupovat vlastní konsolidační úpravy. Ty budou používány zejména pro úpravy transakcí spojených se zásobami a majetkem.
Konsolidace majetku
Modul identifikuje majetek prodaný v rámci konsolidovaného celku, podmínkou je, aby byla z ERP načtená informace z příslušného prodejního dokladu a souvisejícího dokladu o vyřazení majetku pro zjištění jeho zůstatkové hodnoty. U prodávajícího subjektu provede test rozdílů mezi prodejní cenou a zůstatkovou hodnotou majetku. V případě, že budou zjištěny rozdíly, navrhne úpravy v KÚZ na základě zjištěných rozdílů. Navržené konsolidační úpravy je možno editovat např. o změny v oprávkách v minulých letech a ty pak uchovávat v modulu pro další období.
Konsolidace státu
Modul podpoří sestavení výkazu Pomocný konsolidační přehled (části I, III, IV, V). Části I a IV se sestaví na základě konsolidovaných zůstatků účtů po partnerech. Před sestavením části III se provede test na Výčet konsolidovaných jednotek státu a dalších subjektů, jejíž aktuální verzi si zákazník stáhne ze stránek Ministerstva financí a která následně bude aktualizována do systému GIST Controlling. Zůstatky účtů těchto partnerů budou označeny a uvedeny jednotlivě u položek části III výkazu, za zbývající partnery budou zůstatky kumulované. Zákazník může hotové výkazy upravovat, např. doplňovat skutečnosti, které nelze v potřebném detailu získat z účetnictví.
Struktura funkčních oblastí
◼ Konsolidovaná předvaha
Oblast bude obsahovat obraty a zůstatky konsolidovaných společností Dopravní podnik Ostrava, a.s. a Ekova, a.s. v detailu Měsíc, Účet, Společnost a Partner. Partnery budou všechny společnosti vstupující do konsolidace DPO i do konsolidace státu. Seznam společností pro konsolidaci státu bude načítán z datového zdroje. Obraty a zůstatky za ostatní společnosti budou nahrány na partnera Neučeno.
Oblast slouží pro prvotní kontrolu vzájemného zaúčtování na úrovni účtů a také jako zdroj pro další oblasti.
◼ Konsolidované doklady
Oblast obsahuje detail dokladů konsolidovaných společností (Dopravní podnik Ostrava, a.s. a Ekova, a.s.) vůči ostatním partnerům ve skupině a zároveň je zobrazen i detail dokladů ostatních partnerů vůči společnosti. Oblast neobsahuje doklady společností konsolidovaných v rámci konsolidace státu. Cílem oblasti je kontrola správnosti a úplnosti zaúčtování těchto dokladů. Oblast umožňuje provádět kontroly dokladů postupně tak, jak postupuje konsolidace po konsolidačních celcích. Nezbytným předpokladem kontroly je jednotná identifikace dokladu u obou společností, které si doklad zaúčtovaly, pomocí párovacího znaku (variabilního symbolu). Variabilní symbol by měl být používán i u interních dokladů (například postoupení pohledávek, úroky z půjček, zápočty).
Pro detailní analýzu odchylek zaúčtování transakcí ve skupině umožňuje oblast odskok až na detail účetního zápisu včetně textových komentářů.
◼ Konsolidační úpravy
Stěžejní funkční oblast modulu konsolidace. Oblast obsahuje kompletní obraty a zůstatky společností ve skupině, tzn. bez ohledu na to, zda transakce proběhly v rámci skupiny nebo ne.
Pro obraty a zůstatky vůči partnerům ve skupině jsou navrhovány konsolidační úpravy, tzn. eliminace těchto transakcí. Eliminace jsou navrhovány na základě shodnosti stavů, respektive obratů na účtech protistran. Uživatelé mohou buď navržené úpravy použít, nebo zvolit vlastní. Důvodem pro stanovení vlastní výše korekcí jsou zejména prodeje materiálu nebo majetku ve skupině.
Výstupy z oblasti (konsolidační úpravy) jsou přenášeny do oblastí (Konsolidovaná)Výsledovka a Rozvaha (potažmo ukazatel a Cash Flow).
Součástí oblasti nejsou korekce Výsledku hospodaření a Vlastního kapitálu o menšinové podíly, stejně jako úpravy o výsledky společností konsolidovaných metodou ekvivalence. Tyto operace jsou prováděny až na výstupech ve FO Výsledovka a Rozvaha.
◼ Prodej majetku ve skupině
Oblast obsahuje údaje o prodaném majetku mezi Dopravním podnikem a Ekovou. Obsahuje zejména informace o prodejní ceně a zůstatkové hodnotě majetku. Rovněž umožňuje tyto informace upravovat, případně vstupovat hodnoty za prodeje v minulých obdobích. Výsledné hodnoty jsou přenášeny do oblasti Konsolidační úpravy.
◼ Konsolidované výstupy
Funkční oblast bude pokrývat výkazy:
• Výsledovka
• Rozvaha
• Pomocný konsolidační přehled (konsolidace státu)
PŘÍLOHA ODPOVĚDNÉ OSOBY
POZICE | JMENOVANÁ OSOBA ZA OBJEDNATELE | JMENOVANÁ OSOBA ZA ZHOTOVITELE |
Xxxxxx projektu | Xxxxxxxxx Xxxxxx | Xxxxx Xxxxxxx |
Vedoucí projektu | Xxxxxx Xxxx | Xxxxxx Xxxxxx |
Klíčový uživatel | Xxxxxx Xxxx | |
Řešitelský tým | Xxxxxx Xxxx | Xxxxxx Xxxxxxx |
Xxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxx | |
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx | ||
Vedoucí projektu obou stran jsou oprávněni podepisovat Zápisy z jednání, Protokoly a Evidenci práce.
Garanti a vedoucí projektu za obě strany tvoří řídící výbor projektu. V případě sporných bodů je vedoucí projektu každé strany oprávněn a povinen svolat řídící výbor, který o sporných bodech rozhodne.
Smluvní strany se zavazují vzájemně informovat o případných změnách odpovědných osob. Tato změna bude potvrzována v Zápise z jednání.