S P O R A Z U M

S P O R A Z U M

između Skupštine opštine, načelnika

i nevladinih/neprofitnih organizacija opštine Doboj

Član 1.

Sporazum između Skupštine opštine, opštinskog načelnika i nevladinih organizacija koje djeluju na području opštine Doboj (u daljem tekstu »strane potpisnice ovog sporazuma«) predstavlja njihovo opredjeljenje da se, xxxx vremena podržavani rad i razvoj nevladinog sektora na ovoj teritoriji, uredi ovim aktom u cilju da se, na osnovama zajedničkih vrijednosti koje ostvaruje nevladin i javni sektor, uspostave jasne, efikasne i transparentne procedure međusobne saradnje i partnerstva.

Član 2.

Strane potpisnice ovog Sporazuma su saglasne da se u međusobnoj saradnji pridržavaju zajedničkih vrijednosti i građanskih inicijativa koje proizilaze iz Evropske povelje o lokalnoj samoupravi, Ustava BiH, Zakona o lokalnoj samoupravi Republike Srpske i Statuta opštine Doboj koje su temelj i okvir za prava građana da se slobodno i bez ograničenja međusobno udružuju, u izgradnji demokratskog društva zasnovanog na:

• učešću građana u odlučivanju;

• individualnoj slobodi i odgovornosti;

• saradnji lokalnih vlasti i građana;

• građanskoj solidarnosti, toleranciji i uvažavanju različitosti;

• socijalnoj pravdi;

• ličnom integritetu;

• uvažavanju različitih formi institucionalnog djelovanja;

• transparentnosti i

• trajnoj usmjerenosti ka stvaranju djelotvornih normativa koji će unaprijediti odnose između opštinskih vlasti i nevladinih organizacija.

Član 3.

Skupština opšitne i opštinski načelnik, svjesni svojih obaveza i odgovornosti u pružanju usluga građanima opštine, prihvataju nevladine organizacije kao partnera u zadovoljavanju javnih potreba i interesa građana opštine Doboj. U skladu sa najvišim standardima kvaliteta, spremni su da dio specifičnih poslova iz domena lokalne samouprave, kada se za to iskaže potreba kroz jasno utvrđeni javni interes, povjere nevladinim organizacijama, djelimično ili u cjelini, te da u skladu sa xxx osiguraju adekvatna sredstva za njihovo izvršavanje. Programi i projekti koji budu finansirani sredstvima iz opštinskog budžeta moraju imati jasno naznačenog korisnika usluga koji prihvata obaveze koje proizilaze iz ovog sporazuma i njegovih aneks-a.

Nevladine organizacije prihvataju da preuzmu dio poslova od javnog interesa za građane opštine Doboj i da iste izvršavaju savjesno i javno, u skladu sa preuzetim obavezama prema davaocu sredstava i prema korisnicima usluga. One su obavezne da

se, u saradnji sa lokalnim vlastima, pridržavaju «Kodeksa ponašanja za nevladin sektor BiH»

Član 4.

Strane potpisnice ovog sporazuma su saglasne da uspostave saradnju na bazi relevantnih i mjerljivih pokazatelja xxxxxx xx moći rukovoditi na sistematičan i transparentan način, kroz standardizovane postupke sa jasno definisanim ulaznim, izlaznim i mjerljivim ciljevima koji pretpostavljaju:

• realizaciju u skladu sa zakonskim obavezama;

• efektivno postizanje relevantnih ciljeva izraženih kroz javni interes;

• efikasnu realizaciju prihvaćenih ugovora kroz mjerljive rezultate;

• zadovoljstvo građana – korisnika usluga;

• ekonomično obavljanje poslova, uz racionalno korištenje resursa;

• poštivanje osoblja/zaposlenika Opštine i nevladinih organizacija i njihovih prava;

• jasne mehanizme za trajno poboljšanje međusobnih odnosa i saradnje.

Član 5.

Skupština opšitne, opštinski načelnik će maksimalno težiti ostvarivanju efikasnih veza sa nevladinim organizacijama, posebno kroz izvršavanje obaveza koje proizilaze iz ovog Sporazuma i aneksa I, II, III i IV uz ovaj Sporazum.

Opštinski načelnik će imenovati jednu osobu - opštinskog službenika koji će biti zadužen za saradnju i komunikaciju sa nevladinim organizacijama;

Skupština opštine i opštinski načelnik se obavezuju da za svoje ugovorene obaveze neće tražiti od nevladinih organizacija bilo koji ekvivalent ili protivvrijednost u novcu ili drugim uslugama, osim onih obaveza koje su izričito navedene u ugovoru o finansiranju projekta / programa, a koji finansira ova opština.;

Skupština opštine i opštinski načelnik se obavezuju da će pripremiti i edukovati radnike opštinske uprave kako bi bili spremni transparentno i kvalitetno uspostavljati partnerske odnose sa predstavnicima nevladinih organizacija, te da će učestvovati u edukaciji radnika, aktivista i volontera nevladinog sektora o mogućnostima razvoja međusektorske saradnje, posebno iz domena svoje nadležnosti i odgovornosti.

U svrhu obrazovanja radnika opštinske uprave i predstavnika nevladinog sektora organizovaće se okrugli stolovi, savjetovanja, konferencije, medijske i web prezentacije. Strane potpisnice ovog sporazuma se obavezuju da će, xxxx xx to moguće, u publikacijama i informativnim materijalima koje izdaju, isticati značaj međusobnog partnerstva i saradnje.

Član 6.

U cilju racionalnog i transparentnog upravljanja javnim prihodima (budžetom) te djelotvornog korištenja raspoloživih resursa, a u svrhu stvaranja kvalitetnijeg okruženja za zadovoljavanje potreba građana, opštinski načelnik će:

• definisati poslove od javnog interesa opštine koje će prenijeti na nevladine organizacije i obezbijediti sredstva u godišnjem budžetu, u okviru finansijskih mogućnosti;

• pozvati nevladine organizacije kroz Javni poziv da prijave svoje projekte i programe za određene poslove i za njihovo provođenje u skladu sa ovim Sporazumom i njegovim aneksima.

U Javnom pozivu će se jasno iznijeti interes opštine, kriteriji za prijavu i kriteriji za ocjenjivanje prijavljenih projekata. Rokovi prijavljivanja na Javni poziv xxxx razumni, najmanje 15 xxxx od xxxx njegovog objavljivanja.

Prijavljeni projekti i programi xxxx procijenjeni xx xxxxxx Komisije koju imenuje načelnik svake godine, u skladu sa procedurama iz Sporazuma i njegovih aneksa.

Nevladine organizacije iz kojih budu imenovani članovi Komisije ne mogu aplicirati za dodjelu sredstava u toj tekućoj godini.

Rezultati odabira projekata koji su prihvaćeni za finansiranje xx xxxxxx Komisije xxxx javno objavljeni i o njima će biti obavještene sve nevladine organizacije koje su se javile na Javni poziv.

Ugovor o korištenju sredstava xxxx da sadrži jasne i nedvosmislene norme kojima se regulišu prava, obaveze i odgovornosti, način praćenja realizacije odobrenog programa/projekata nevladine organizacije, način praćenja namjenskog trošenja sredstava, te elemente opisnog/narativnog i finansijskog izvještavanja o realizaciji programa / projekta.

Za sve eventualne nesporazume nadležan je sud xxxx xxxx biti naveden u ugovoru, u skladu sa zakonom.

Član 7.

Nevladine organizacije koje žele učestvovati na Javnom pozivu za odobravanje finansijske podrške za njihove programe i projekte iz budžetskih sredstava opštine moraju ispunjavati sljedeće standarde i principe:

• imati svojstvo pravnog lica i djelovati u opštini Doboj;

• da svojim djelovanjem promovišu vrijednosti civilnog društva i pridržavaju se “Kodeksa ponašanja za nevladine organizacije BiH”;

• da provode aktivnosti usmjerene na potrebe zajednice, rukovodeći se načelima djelovanja za opšte dobro;

• da imaju i vode transparentno finansijsko poslovanje i izvještaje o dosadašnjem radu i poslovanju;

• da sredstva dobijena iz budžetskih sredstava opštine ne smiju koristiti za finansiranje naknada svojih članova koje se već podmiruju iz budžetskih sredstava po posebnim propisima.

Član 8.

Strane potpisnice ovog sporazuma su saglasne da će njihova aktivnost biti u skladu sa zakonom i pravilima koja vrijede za nediskriminaciju u programima i projektima podržanim xx xxxxxx opštine Doboj što posebno obuhvata:

• da sve nevladine organizacije imaju jednaka prava pristupa Javnom pozivu u opštini Doboj, što uključuje jednake mogućnosti i ravnopravan tretman u korišćenju sredstava za ove namjene;

• da je zabranjena diskriminacija na osnovu jezika, religije, nacionalnog ili socijalnog porijekla, političkog ili drugog mišljenja, spola, hendikepa ili starosti, ili na bilo kojoj drugoj osnovi.

Član 9.

Skupština opštine i opštinski načelnik su spremni da prihvate, u skladu sa zakonom i ovim Sporazumom i njegovima aneksima I, II, III i IV, ponudu za sufinansiranje pograma i projekata nevladinih organizacija mimo i izvan procedura Javnog poziva samo u slučaju kada nevladina organizacija obezbijedi, tokom godine, od drugog donatora preko 51% sedstava za projekte i programe od interesa za građane opštineDoboj, i to samo onda:

• kada se ne krše odredbe propisa o budžetu;

• xxxx xx to uslov donatora koji je obezbijedio više od 51% sredstava za realizaciju planiranih projektnih sredstava;

• xxxx xx to od interesa za građane opštine Doboj

Skupština opštine i opštinski načelnik opštine Doboj se obavezuju da će se pridržavati pravila i procedura iz ovog Sporazuma i njegovih aneks-a, kao i propisa o budžetu, xx xx xxxx mimo i izvan njih vršiti bilo koju finanasijsku transakciju xx xxxx kojom nevladinom organizaciom (udruženjem ili fondacijom) u toku dotične godine.

Član 10.

Strane potpisnice ovog sporazuma izražavaju spremnost da, kada se za to ukaže potreba i mogućnost, unaprijede sistem svog međusobnog partnerstva, isključivo na podlozi kvaliteta usluga koji će biti podložan stalnom poboljšanju njegove efikasnosti, u skladu sa zahtjevima standarda koji se postavljaju opšteprihvaćenim međunarodnim kriterijima uz saglasnost sve tri strane ili normom ISO 9001 : 2000. To podrazumijeva:

• da je ovaj sistem uspostavljenih standarda kvaliteta usluga primjenjiv kroz organizaciju xxxx xx održiva i za koju su saglasne sve strane;

• da uvažava slijed uspostavljenih procedura i njihovu međusobnu interakciju kroz partnersto sve tri strane da unaprijede kriterije i razviju metode potrebne za osiguranje što efektivnijeg odvijanja i kontrole cijelog procesa u svim fazama;

• da osiguraju raspoloživost i prohodnost informacija i resursa neophodnih za podršku i monitoring cijelog procesa;

• da osiguraju monitoring, mjerenje i analizu procesa xxxx xx to potrebno na zahtjev bilo koje strane;

• da razviju mehanizme koji omogućavaju primjenu rezultata analize, monitoring, kao i otklanjanje uočenih nedostataka.

Član 11.

Promjene koje nastanu po osnovu promjena u dokumentima na koje se poziva ovaj Sporazum, xxxx po automatizmu promijenjene ukoliko ne mijenjaju sadržaj Sporazuma koji je usaglašen. U slučaju promjena koje mogu direktno uticati na ograničenja ovog Sporazuma i njegovih pojedinih članova, svaka strana može pokrenuti postupak ponovnog usaglašavanja njegovog sadržaja, kako bi se postigla opšta saglasnost.

Član 12.

Sporazum će biti ovjeren potpisom i pečatom predsjednika Skupštine opštine Doboj, načelnika opštine Doboj i Referentne xxxxx «NVO>>. Sporazum sa aneksima I, II, III i IV xxxx javno objavljen i dostupan svim zainteresovanim stranama.

Doboj, 9. juli 2010. godine. Doboj, 5. juli 2010. godine.

Broj 00-000-000/10 Broj 02-022-1-1844/10

PREDSJEDNIK SO NAČELNIK OPŠTINE

Xxxx Xxxxxxxxxxx, dipl.inž, s.r. Xxxxx Xxxxxxxx, x.x.

PREDSTAVNIK NVO SEKTORA

Xxxxxxx Xxxxxxxx, x.x.

Sastavni dio Sporazuma su:

Aneks I «Javni poziv»:

• Interes opštine

• Urnek procedure za projekat

• Kriteriji za ocjenu projekta,

Aneks II «Opis koraka, odgovornosti i ovlaštenja”;

Aneks III «Ocjena kvaliteta usluga implementora projekta (dobavljača)»; Aneks IV «Lista za ocjenu kvaliteta usluge (dobaljača)»;

Opština Doboj

Predsjednik Skupštine opštine Xxxx Xxxxxxxxxxx Načelnik opštine Doboj Xxxxx Xxxxxxxx Gospođa Xxxxxxx Xxxxxxxx, predstavnik NVO

ANEKS I

Na osnovu člana 51.Statuta opštine Doboj («Službeni glasnik opštine Doboj»,br.5/05 i 3/08), opštinski načelnik upućuje

JAVNI POZIV

za finansiranje projekata sredstvima iz Budžeta opštine Doboj za 2010. godinu

1. Pravo prijave u okviru registrovane djelatnosti odnosno programskih ciljeva imaju:

• Udruženja,

• Fondacije,

• javne ustanove xxxx je osnivač opština Doboj i

• javne ustanove osnovne škole sa područja opštine Doboj.

2. Uslovi za korištenje sredstava iz budžeta opštineDoboj:

a) da je projekat namijenjen građanima opštine Doboj i da se implementira na području opštine;

b) da se projekat odnosi na sljedeće oblasti

• SOCIJALNA SIGURNOST I ZDRAVSTVENA ZAŠTITA

• OBRAZOVANJE

• KULTURA

• SPORT

• EKOLOGIJA

• IZGRADNJA I RAZVOJ LOKALNE ZAJEDNICE

• CIVILNO DRUŠTVO

3. Projekat treba da sadrži:

• naziv projekta;

• naziv organizacije (adresa, telefon/faks i e-mail);

• oblast na koju se odnosi projekat i opis konkretnog problema koji se rješava realizacijom projekta;

• ciljeve projekta (na xxxx xxxxx projekat doprinosi rješavanju problema);

• detaljan opis projekta (po mogućnosti navesti sve projektne aktivnosti i vremensku dinamiku realizacije projekta);

• detaljan budžet projekta:

o ljudski resurski (plate)

o oprema (ako je planirano)

o aktivnosti

o drugo

• način praćenja realizacije projekta (vrednovanje i mjerenje zadovoljstva korisnika);

• ovlašteno (odgovorno) lice za realizaciju projekta (ime i prezime, kontakst telefon, adresa)

• broj žiro računa.

4. Kriteriji za ocjenjivanje:

• da se projekat odnosi na građane opštine Doboj i da će se realizovati na njenom području;

• da je projekat dostavljen na vrijeme i u skladu sa traženom dokumentacijom;

• da je ispoštovana procedura za pisanje projekata;

• da obuhvata veći broj korisnika uskluga sa jednakim kvalitetom isporuke;

• da je u protekloj godini (ako su joj bila odobrena sredstva) ocijenjen u

Listi za ocjenu kvaliteta usluge (dobavljača) ocjenom A i B;

• da poštuje Kodeks ponašanja za nevladini sektor BiH»

Napomena: Upustvo za aplikante, kriterije i prijavu projekata za finansiranje sredstvima budžeta opštine Doboj možete pogledati na WEB-STRANI: ili ih lično preuzeti na Info-punktu opštine Doboj ili (navesti mjesto gdje se mogu preuzeti).

Prijave sa dokumentacijom podnose se Službi/Odsjeku/Odjeljenju (navesti tačan naziv organa ili saradnika) sa adresom gdje se mogu predati prijave.

Obavezno: Navesti rok za podnošenje zahtjeva. Doboj, aprila 2010 godine

Opštinski načelnik-ca ANEX II

OPIS KORAKA, ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA

I Definisanje projekata

Nadležne opštinske službe vrše izradu prijedloga za finansiranje projekata iz svoje oblasti i dostavljaju ih službi koja prati rad nevladinih/neprofitnih organizacija NVO-a (udruženja građana);

Pri izradi vode računa o javnom interesu opštine i njenih građana;

Opštinski načelnik na prijedlog službe definiše (javni interes) oblasti iz koje će opština podržati projekte budžetskim sredstvima putem javnog poziva nevladinim/neprofitnim organizacijama.

II Objavljivanje javnog poziva za novčanu podršku projekata

Rukovodilac službe (u čijoj je nadležnosti saradnja sa nevladinim organizacijama) zadužen je za pripremu i objavljivanje javnog poziva u sredstvima informisanja, i to

30. oktobra tekuće godine za narednu godinu.

Javni poziv sadrži:

• ko ima pravo prijave,

• uslove za korištenje sredstava,

• gdje se mogu dobiti uputstva, kriteriji i prijava za finansiranje,

• rok za podnošenje zahtjeva.

III Kontrola prijavljenih aplikacija

Stručni saradnik u službi vrši evidenciju i kontrolu priloženih dokumenata uz aplikaciju (provjerava da li aplikant ispunjava sve uslove javnog poziva).

IV Selekcija prispjelih projekata

Stručni saradnik vrši selekciju aplikacija po oblastima djelovanja i radi kratak opis projekata.

V Utvrđivanje prijedloga i dostavljanje Skupštini opštine

Opštinski načelnik zajedno sa rukovodiocem službe u čijoj je nadležnosti saradnja sa nevladinim organizacijama utvrđuje prijedloge projekata za finansiranje sa iznosom sredstava, koji se potom unose u nacrt/prijedlog budžeta za narednu godinu i dostavljaju Skupštini opštine na usvajanje.

VI Obavještavanje aplikanata o odluci Skupštine opštine

Stručni saradnik zadužen za saradnju sa nevladinim organizacijama svim nevladinim organizacijama koje su aplicirale na javni poziv šalje obavještenje o odluci Skupštine opštine.

VII Razrada dinamike uplate sredstava

Stručni saradnik zadužen za saradnju sa nevladinim organizacijama, na osnovu trajanja i planiranih termina realizacije projekta, predlaže dinamiku isplate sredstava.

VIII Praćenje realizacije projekata

Stručni saradnik zadužen za saradnju sa nevladinim organizacijama dobija periodične izvještaje o aktivnostima vezanim za projekte na osnovu kojih daje primjedbe i sugestije. Njegova je dužnost da prati implementaciju projekata i dinamiku isplate.

Metodom slučajnog uzorka provjerava se:

• zadovoljstvo organizatora projekta,

• ocjena korisnika projekta,

• mišljenje građana koji nisu obuhvaćeni projektom.

IX Prijem i ocjena izvještaja

Stručni saradnik zadužen za saradnju sa nevladinim organizacijama prima konačne izvještaje o implementaciji projekata i daje mišljenje o uspješnosti njihove realizacije.

Radi se Lista za ocjenu kvaliteta usluge (dobavljača)

U slučaju da izvještaj nije kompletan traži se od aplikanta dodatna dokumentacija.

X Podnošenje finansijskog izvještaja Skupštini opštine

Rukovodilac službe zadužene za saradnju sa nevladinim organizacijama, na osnovu izvještaja nevladinih organizacija o implementaciji projekta, u saradnji sa službom za budžet, učestvuje u izradi finansijskog izvještaja i dostavlja ga načelniku koji podnosi izvještaj Xxxxxxxxx opštine.

XI Prihvatanje i usvajanje finansijskog izvještaja

Skupština opštine prihvata informaciju i usvaja (da/ne) finansijski izvještaj.

ANEKS III

OCJENA KVALITETA USLUGE

KOJU PRUŽA IMPLEMENTATOR PROJEKTA (NVO)

Prilikom ocjene kvaliteta pružene usluge, koristiće se kriteriji na osnovu kojih će se implementatori projekta (nevladine/neprofitne organizacije - dobavljači) svrstati u grupu A, B ili C. Za sve implementatore projekata (dobavljače), rukovodilac službe će podnijeti prijedlog ocjene kvaliteta izvršene usluge tokom relizacije projekta xx Xxxxx za ocjenu kvaliteta usluge (dobavljača usluge) opštinskom načelniku ili Q Menadžeru. Opštinski načelnik ili Q Menadžer, zajedno sa Komisijom za otvaranje i prihvatanje ponuda i rukovodiocem službe, analizira i verifikuje predložene ocjene. Ocjenjivanje će se vršiti u redovnim intervalima od najmanje 6 mjeseci. (Ovo pravilo ne važi za eventualne certificirane nevladine organizacije čije će se ažuriranje podataka vršiti jednom godišnje u skladu sa normom ISO 9001 : 2000).

Ocjena se sastoji iz tri komponente:

• Kvalitet izvršene usluge/isporučenog proizvoda – nosi maksimalno 70 poena

• Rok isporuke – nosi maksimalno 15 poena

• Način upravljanja sredstvima i izvještavanje – nosi maksimalno 15 poena Kriterij za ocjenjivanje:

A – Pouzdani dobavljači

Nevladine organizacije koje su xxxxx Xxxxx za ocjenu kvaliteta usluge (dobavljača usluge) ocijenjene sa 90 - 100 poena (ukoliko dobavljač ima certifikat usklađenosti sistema kvaliteta sa ISO 9000 standardima ili je akreditovan), automatski se stavlja u rang A dobavljača).

B – Dobavljači koji trebaju poboljšati sistem kvaliteta

Nevladine organizacije koje su xxxxx Xxxxx za ocjenu kvaliteta usluge (dobavljača usluge) ocijenjene sa 70 - 89 poena, treba da poboljšaju svoj sistem kvaliteta, ukoliko žele da ostanu xx Xxxxx odobrenih dobavljača.

C – Nepouzdani dobavljači

Nevladine organizacije koje su xxxxx Xxxxx za ocjenu kvaliteta usluge (dobavljača usluge) dobili manje od 70 poena ne mogu se, u narednom periodu, nalaziti xx xxxxx odobrenih dobavljača.

ANEKS IV

LISTA ZA OCJENU KVALITETA USLUGE

NAZIV ORGANIZACIJE:

ADRESA:

TELEFON/FAKS:

DATUM OCJENE:

Kriteriji:
A organizacija 90-100 poena	B organizacija 70-89 poena	C organizacija manje od 70 poena

Način ocjenjivanja:
Kvalitet K max = 70 poena	Rok isporuke R max = 15 poena	Način upravljnja finansijama F max = 15

OCJENA: Ocjena nakon šest mjeseci Ocjena nakon realizacije projekta

	Kvalitet	Rokovi	Upravljanje finansijama	Ukupna ocjena A, B ili C
1.ocjena K + R + F
2.ocjena K + R + F
3. ukupna ocjena K + R + F

Podaci o kvalitetu isporučenih usluga:

Ime i prezime saradnika koji je vršio kontrolu realizacije projekta.

Opština Doboj