UREDBU

aoia

PRIJEDLOG

Na temelju članka 30. stavka 1. Zakona o sklapanju i izvršavanju međunarodnih ugovora (Narodne novine, broj 28/96), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj

godine donijela

UREDBU

0 objavi Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja između Republike Hrvatske i Razvojne banke

Vijeća Europe u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja

Članak 1.

Objavljuje se Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja između Republike Hrvatske i Razvojne banke Vijeća Europe u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja, potpisan u Parizu 20. studenoga 2015. godine i u Zagrebu 30. studenoga 2015. godine, u izvorniku na engleskom jeziku.

Članak 2.

Tekst Sporazuma iz članka 1. ove Uredbe, u izvorniku na engleskom jeziku i u prijevodu na hrvatski jezik, glasi:

Hrvatska - Potpora NPSZ-u br. 1 (2015)

HR NPSZl

SPORAZUM O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA ZA POTPORU NACIONALNOM PROGRAMU STAMBENOG ZBRINJAVANJA

između REPUBLIKE HRVATSKE

RAZVOJNE BANKE VIJEĆA EUROPE

u vezi s

REGIONALNIM PROGRAMOM STAMBENOG ZBRINJAVANJA

Stranke ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja (u daljnjem tekstu „Sporazum ") su REPUBLIKA HRVATSKA, putem Državnog ureda za obnovu i stambeno zbrinjavanje. Xxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx, Hrvatska („zemlja partner“) i RAZVOJNA BANKA VIJEĆA EUROPE, međunarodna organizacija sa sjedištem na adresi 00 xxxxxx Xxxxxx,00000 Xxxxx, Francuska (,,CEB“ ili „Financijska institucija“), u daljnjem tekstu zajednički navedene kao „stranke“, a svaka zasebno ,,stranka“.

BUDUĆIDA

(A) su CEB i zemlja partner sklopili Okvirni sporazum u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja (RPSZ-om) koji je potpisan dana 3. prosinca 2013. i potvrđen od strane Hrvatskoga sabora dana 4. travnja 2014., te koji je, slijedom primitka od strane CEB-a obavijesti zemlje partnera, temeljem članka 14. tog Okvirnog sporazuma, stupio na snagu dana 1. lipnja 2014. („Okvirni sporazum“).

(B) Europska unija, zastupljena od strane Europske komisije, i CEB sklopili su dana 21. lipnja 2013. godine dvostrani sporazum o sufinanciranju u vezi s RPSZ-om (s referentnim brojem 2013/314-991) kojim je propisano, između ostaloga, da CEB daje određena EU sredstva za korist pojedinih aktivnosti u okviru RPSZ-a, u skladu sa sporazumom o sufinanciranju kako je izmijenjen i dopunjen s vremena na vrijeme („Sporazum o sufinanciranju EU“).

(C) Temeljem Sporazuma o sufinanciranju EU, CEB u svojstvu financijske institucije, između ostaloga, uspostavlja i podupire funkcionalno odvijanje svakog Nacionalnog programa stambenog zbrinjavanja (NPSZ-a) te osigurava financijsku potporu za sufinanciranje troškova poslovanja provedbene strukture, kao što je dalje opisano u Prilogu A {Opis potpore NPSZ-u) ovdje Sporazuma („Potpora NPSZ-u“) za zemlju partner iz sredstava EU, koja podliježu odredbama i uvjetima Sporazuma o sufinanciranju EU.

(D) Zemlja partner dala je svoju punu suglasnost na bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u (kako je određeno u nastavku) i na provedbu potpore NPSZ-u.

(E) Stranke su odlučile sklopiti Sporazum kako bi odredile odredbe i uvjeti koje se odnose na

(i) prijenos i korištenje bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u (kako je određeno u nastavku); i (ii) provedbu potpore NPSZ-u.

STOGA: su se stranke ovime sporazumjele kako slijedi

Definicije

U ovom Sporazumu određeni pojmovi i izrazi imaju isto značenje onome koje im je dano u Okvirnom sporazumu te sljedeći određeni pojmovi i izrazi imaju sljedeće značenje, osim ako kontekst ne zahtijeva drukčije.

Članak 1.

Bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u

1.1. CEB, na način naveden u stavku 1.2 ovog članka, stavlja na raspolaganje zemlji partneru bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u u ukupnom iznosu do 410 000 EUR (četiri stotine i deset tisuća eura).

1.2. Podložno odredbama ovog Sporazuma te ispunjenjem svih uvjeta koji prethode isplati, utvrđenih u članku 2. niže, te po primitku propisno ispunjenog i potpisanog Zahtjeva za isplatu rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u od strane zemlje partnera, u obrascu utvrđenom u Prilogu B {Zahtjev za isplatu rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u) ovog Sporazuma Zahtjev za isplatu‘V, CEB polaže bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u u najmanje dvije (2) rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u na poseban račun kako je određeno u članku 3.4 {Poseban račun) Okvirnog sporazuma;

Naziv vlasnika računa: Ministarstvo financija

IBAN računa: Predmet: Naziv banke: Adresa banke:

SWIFT BIC:

XX00 0000 0000 0000 0000 0

Regionalni program stambenog zbrinjavanja Hrvatska narodna banka

Trg hrvatskih velikana 3, 10002 Zagreb, Hrvatska XXXXXX0X

1.3.Poseban račun je oslobođen ođ kamata, odnosno kamate se ne obračunavaju na stanju posebnog računa.

1.4. Bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u isplaćuju se u ,,EUR“. Svi financijski računi i izvješća izraženi su u ,,EUR“.

1.5. Prva rata bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u: prva rata bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u koja predstavlja avansno plaćanje, iznosi do 205 000 EUR (dvije stotine i pet tisuća eura) (dakle ne prelazi 100% procijenjenih troškova poslovanja provedbene strukture, koji se financiraju putem bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u tijekom prvog razdoblja provedbe projekta, kako je određeno u Prilogu A {Opis potpore NPSZ-u) ovdje Sporazuma). Ona će biti isplaćena zemlji partneru nakon potpisivanja Sporazuma, podložno ispunjenju svih uvjeta koji prethode isplati prve rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u kako je utvrđeno u članku 2. niže.

\.6.Sljedeće rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u: Iznos svake sljedeće rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u određuje se sukladno svakom sljedećem razdoblju provedbe projekta, kako je određeno u Prilogu A {Opis potpore NPSZ-u) ovdje od strane CEB-a na temelju (i) procijenjenih troškova poslovanja provedbene

strukture koji će biti financirani bespovratnim sredstvima za potporu NPSZ-u tijekom razdoblja provedbe projekta kako je određeno u Prilogu A {Opis potpore NPSZ-u) ovog Sporazuma, (ii) postignutog napretka prema Nacionalnog programa stambenog zbrinjavanja u cjelini po svim njegovim potprojektima kako je zemlja partner predstavila u izvješćima o napretku u skladu sa zahtjevima izvješćivanja prema Sporazumima o dodjeli bespovratnih sredstava, (iii) postignutog napretka o kojem je zemlja partner izvijestila u izvješćima o napretku temeljem članka 6. i (iv) predviđenog novčanog toka i analize radne opterećenosti (za odgovarajuće razdoblje provedbe projekta) kao što je prikazano od strane zemlje partner.

Sredstva će biti isplaćena zemlji partner po zaprimanju zahtjeva za isplatu od strane zemlje partner, uz ispunjavanje svih preduvjeta koji prethode isplati, a koji su navedeni u članku 2.

1.7.Temeljem članka 3.3. {Datum završetka) Okvirnog sporazuma, procjenjuje se da će datum završetka u odnosu na ovaj Sporazum biti 31. siječnja 2017. godine. Datum završetka predstavlja kraj cijelog projektnog razdoblja.

Članak 2.

Preduvjeti za isplatu

2.1.Temeljm članka 3.2. {Uvjeti koji prethode isplati) Okvirnog sporazuma, uvjeti koji prethode isplati bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u su sljedeći:

2.1.1. Prije isplate prve rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u:

Zemlja partner dostavlja pravno mišljenje na engleskom jeziku, zadovoljavajuće za CEB koje obuhvaća sposobnost, moći i ovlasti Republike Hrvatske za sklapanje Okvirnog sporazuma i Sporazuma te kojim se potvrđuje da oba Sporazuma predstavljaju valjan, obvezujući 1 izvršlv pravni posao.

Provedbena struktura zemlje partnera, kako je određeno u članku 4. Okvirnog sporazuma te kako je određeno u članku 4. dalje, uspostavljena je zadovoljavajuće za CEB, u skladu s kriterijima navedenima u Prilogu 3. Okvirnog sporazuma.

2.1.2. Prije isplate bilo koje sljedeće rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u:

Izvješće o napretku: Prije isplate bilo koje sljedeće rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u zemlja partner dostavlja CEB-u Informacije o napretku provedbe bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u, u obliku Izvješća o napretku kako je opisano u članku 6., zadovoljavajuće za CEB.

Izvješće o verifikaciji troškova: Prije isplate svake sljedeće rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u, osim Izvješća o napretku, zemlja partner dostavlja CEB-u Izvješće o verifikaciji troškova kao što je opisano u članku 6., zadovoljavajuće za CEB.

Predviđeni novčani tok i analiza radnog opterećenja: Prije isplate svake sljedeće rate

bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u, osim Izvješća o napretku i Izvješća o verifikaciji troškova, svaki u odnosu na prethodno razdoblje provedbe projekta, zemlja partner dostavlja CEB-u predviđeni novčani tok i analizu radnog opterećenja u odnosu na sljedeće razdoblje provedbe projekta.

Članak 3.

Uvjeti za korištenje bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u

3.1.Zemlja partner potvrđuje da Sporazum podliježe i uključuje, pozivajući se na njih odredbe i uvjete Okvirnog sporazuma i njegovih priloga, u cijelosti. Posebice:

Temeljem članka 2. {Uvjeti korištenja bespovratnih sredstava/bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u) Okvirnog sporazuma, bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u koja dodijeli CEB koriste se isključivo za potporu NPSZ-u (kao što je opisano u Prilogu A {Opis potpore NPSZ-u) ovdje Sporazuma).

Bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u ne koriste se za financiranje neprihvatljivih troškova kao što je navedeno u Prilogu E {Neprihvatljive troškovne stavke) ovog Sporazuma.

Potpora NPSZ-u provodi se u skladu s člankom 2. (Uvjeti korištenja bespovratnih sredstava/bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u) Okvirnog sporazuma i pravilima i procedurama CEB-a, uključujući Smjernice za javnu nabavu CEB-a.

U slučaju nepoštivanja navedenih pravila i procedura, CEB zadržava pravo obustave, otkaza ili zahtijevanja hitnog povrata bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u. Prije postavljanja takvog zahtjeva stranke će se međusobno konzultirati.

3.2. Svaki iznos koji ne bude potrošen do datuma završetka potpore NPSZ-u (kako je određeno u Prilogu A {Opis potpore NPSZ-u) ovdje Sporazuma) ili svaki povrat bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u u skladu s Okvirnim sporazumom i Sporazumom polaže se u ,,EUR“ na sljedeći račun CEB-a u roku 3 mjeseca od datuma završetka, osim ako je drugačije ugovoreno:

IBAN:

Vlasnik računa: Ref:

Naziv banke: Adresa banke: SWIFT BIC:

XX00 0000 0000 0000 0000 00

Razvojna banka Vijeća Europe, Pariz SWIFT: CEFP FR PP

DEUTSCHE BANK AG, Frankfurt Taunusanlage 12 D - 60325 Frankfurt am Main DEUT DE FF

3.3. Posljednji rok za provedbu radova/opreme/usluga: Troškovi koji se financiraju temeljem ovog Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja moraju nastati u razdoblju od 1. studenoga 2015. godine te najkasnije do 31. listopada 2016. („Posljednji rok za provedbu radova/opreme/usluga“), podložno daljnjem produljenju. Izraz ,,nastali“ znači pružene

usluge. Posljednji rok za provedbu radova/opreme/usluga označava završetak

sveukupnog razdoblja provedbe projekta, podložno daljnjem produljenju.

3.4. Vidljivost:

3.4.1. Zemlja partner osigurava da sve informacije upućene novinarima i korisnicima, kao i svi promotivni materijali, službene obavijesti, izvještaji i publikacije, sadrže potvrdu kako je financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene strukture osigurana od strane Europske unije i da njome upravlja CEB.

Zemlja partner prikazuje logotip Europske unije na jednako vidljivom mjestu kao i svoje vlastite logotipove prilikom objava koje se odnose na bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u.

3.4.2. Objave o bespovratnim sredstvina za potporu NZSP-u koje pripremi zemlja partner moraju sadržavati sljedeće upozorenje: „Ovaj dokument izrađen je uz financijsku potporu Europske unije. Stavovi koji su ovdje izraženi su stavovi od (ime autora) i ni na koji način ne odražavaju službeno mišljenje Komisije“.

3.5. Izvješća o napretku i Završno izvješće koji su opisani u članku 6. Sporazuma sadržavaju

(i) informaciju o nabavi opreme, radova i usluga u okviru potpore NPSZ-u, ukoliko ih bude; (i) mjere koje je zemlja partner poduzela kako bi osigurala vidljivost Europske unije i CEB-a u skladu sa stavkom 3.4.1. ovog članka.

Članak 4.

Provedbena struktura potpore NPSZ-u

4.1.Temeljem članka 4.1.1. {Vodeća institucija) Okvirnog sporazuma zemlja partner je imenovala Državni ured za obnovu i stambeno zbrinjavanje kao vodeću instituciju u odnosu na Nacionalni program stambenog zbrinjavanja.

4.2. Temeljem članka 4.1.2. {Jedinica za provedbu projekta) Okvirnog sporazuma, zemlja partner zadaću provedbe Nacionalng programa stambenog zbrinjavanja povjerava jedinici za provedbu projekata (,,JPP“) unutar Državnog ureda za obnovu i stambeno zbrinjavanje, kao i zadaću projektnog izvješćivanja prema CEB-u.

4.3. Zemlja partner povjerava vodećoj instituciji zadaću provedbe potpore NPSZ-u i izvješćivanja prema CEB-u u odnosu na potporu NPSZ-u.

U svakom slučaju, odgovornost za usklađenosti sa svim obvezama prema Sporazumu ostaje na zemlji partneru.

Članak 5.

Provedba potpore NPSZ-u

5.1. Bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u u iznosu 410 000 EUR pokriti će troškove potpore NPSZ-u navedene u Prilogu A {Opis potpore NPSZ-u) ovdje Sporazuma.

5.2. Zemlja partner ulaže potrebnu brigu i trud za pravilnu provedbu potpore NPSZ-u.

5.3. Ako se očekuje ili ostvari nepredviđen porast troškova (bilo zbog inflatornih čimbenika, fluktuacije tečajeva, prirodnih i ljudskim faktorom izazvanih katastrofa ili drugih nepredviđenih događaja), zemlja partner o tome propisno i pravovremeno obavješćuje CEB. U svakom slučaju, CEB se ne obvezuje pokriti troškove u iznosu koji premašuje ukupan iznos bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u određenom u članku 1. ovog Sporazuma.

Članak 6.

Izvješća o potpori NPSZ-u

6.1.Izvješća o napretku: Temeljeni članka 4.10.2 {Izvješća o napretku potprojekata/Potpore NPSZ-u) Okvirnog sporazuma, zemlja partner u obliku Izvješća o napretku putem vodeće institucije dostavlja CEB-u informacije o napretku provedbe bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u. Članak 4.10.2. {Izvješća o napretku potprojekata/Potpore NPSZ-u) Okvirnog sporazuma propisuje da učestalost izvještavanja i datumi na temelju Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja trebaju biti isti kao učestalost izvještavanja i datumi na temelju Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, obje stranke su suglasne da se učestalost izvještavanja za ovaj Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja razlikuje od učestalosti izvještavanja i datuma na temelju Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava na način da svako Izvješće o napretku potpore NPSZ-u sadrži prethodno razdoblje provedbe projekta („Izvještajno razdoblje“) te treba poslati čim bude dostupno, a najkasnije u roku 14 kalendarskih dana nakon završetka svakog izvještajnog razdoblja (svaki takav datum,

„datum izvještavanja“) s time da je prvi datum izvještavanja po ovom Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja pada 15. svibnja 2016. godine.

Temeljem članka 4.10.2. (Izvješća o napretku potprojekata/Potpore NPSZ-u) Okvirnog sporazuma, prije bilo koje daljnje isplate, CEB mora Izvješća o napretku smatrati zadovoljavajućima.

Prilog C {Nacrt Izvješća o napretku) ovdje Sporazumu je predložak koji određuje minimalne podatke koje zahtijeva CEB u odnosu na Izvješća o napretku.

Izvještavanje o troškovima izražava se u ,,EUR“ ili, u slučaju ako su uplate izvršene u nekoj drugoj valuti, o troškovima se izvještava u nacionalnoj valuti konvertiranjem odgovarajućih iznosa u eure prema tečaju na dan konverzije pripadajuće rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u u nacionalnu valutu.

6.2. Zemlja partner putem vodeće institucije zadržava računovodstvenu dokumentaciju koja se odnosi na potporu NPSZ-u, koja je u skladu s međunarodnim standardima, te evidentira sve postupke i identificirati imovinu i usluge koji su financirani bespovratnim sredstvima za potporu NPSZ-u.

6.3. CEB može, na licu mjesta, imati računovodstvenu reviziju sredstava za potporu NPSZ-u koju može vršiti jedan ili više konzultanata po vlastitom izboru, na trošak zemlje partner u slučaju neizvršenja svojih obaveza propisanih Sporazumom.

6.4. Zemlja partner se obvezuje da će u razumnom roku odgovoriti na sve zahtjeve za informacijama koje zatraži CEB te da će osigurati svu dokumentaciju koju CEB smatra potrebnom te koju može razumno zahtijevati u cilju pravilne provedbe potpore NPSZ-u, te prvenstveno radi praćenja potrošnje bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u.

6.5. Izvješće o verifikaciji troškova: Zemlja partner dostavlja CEB-u Izvješće o verifikaciji troškova koje priprema odabrani vanjski revizor te je takvo Izvješće o verifikaciji troškova pripremljeno u skladu s Opisom poslova utvrđenim u Prilogu D {Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a) ovdje Sporazuma (takvo izvješće, „Izvješće o verifikaciji troškova“), te zadovoljavajuće za CEB. Svako takvo Izvješće o verifikaciji troškova, poput Izvješća o napretku, obuhvaća prethodno razdoblje provedbe projekta i dostalja se čim bude

dostupno, odnosno najkasnije u roku od 14 kalendarskih dana nakon završetka svakog izvještajnog razdoblja. Prvi datum izvještavanja u okviru ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinajvanja pada

15. ožujka 2016. godine.

Prije bilo koje daljnje isplate. Izvješća o napretku mora biti zadovoljavajuće CEB.

Posljednje Izvješće o verifikaciji troškova koje se odnosi na posljednje razdoblje provedbe projekta od 1. ožujka 2016. do 31. kolovoza 2016. prema Sporazumu dospijeva, zajedno sa završnim izvješćem, na datum završetka. Svako Izvješće o verifikaciji troškova izrađuje vanjski revizor ugovoren od strane zemlje partner, a u skladu sa smjernicama za javnu nabavu CEB-a i uz ex-xxxx odobrenje koje daje CEB.

6.6. Završno izvješće: Temeljem članka 4.10.2 {Izvješća o napretku potprojekata/Potpore NPSZ-u) Okvirnog sporazuma. Završno izvješće, koje se dostavlja CEB-u na datum završetka potpore NPSZ-u (kako je određeno u Prilogu A (Opis potpore NPSZ-u) ovdje Sporazuma), uključuje ocjenu izvođenja potprojekta, kao i ocjenu utjecaja bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u. Završno izvješće mora biti zadovoljavajuće za CEB.

Članak 7.

Izjave i jamstva

Zemlja partner izjavljuje i jamči:

daje ovlaštena sklopiti Sporazum te daje potpisniku (potpisnicima) dala ovlaštenje za isto, u skladu sa zakonima, uredbama, propisima i drugim aktima koji su na njega primjenjivi;

da izrada i izvršenje Sporazuma nisu u suprotnosti sa zakonima, uredbama, propisima i drugim aktima koji su na njega primjenjivi.

Članak 8. Obavijesti

8.1. Svaka obavijest koja se upućuje bilo kojoj stranci vezano za Sporazum bit će učinkovito pružena ili upućena pismom ili telefaksom na niže navedene adrese stranaka. Adresa svake stranke može biti izmijenjena putem obavijesti na način utvrđen ovom odredbom.

8.2. Svaka obavijest CEB-u upućuje se na adresu: Razvojna banka Vijeća Europe

00, xxxxxx Xxxxxx

75116 Pariz - Francuska

Na pažnju: Upravitelja, Uprava za zajmove i društveni razvoj (RPSZ)

Fax: x00 0 00 00 00 00

E-mail: xxx-XXX@xxxxxxx.xxx

Preslika: Fax:

E-mail:

Upravitelju, Uprava za europsku suradnju i strategiju

x00 0 00 00 00 00

xxx-xxxxx-xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx

8.3. Svaka obavijest zemlji partneru upućuje se na adresu:

Državni ured za obnovu i stambeno zbrinjavanje Xxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx, Xxxxxxxx

Na pažnju Predstojnice Državnog ureda Fax: x000 0 00 00 000

Članak 9.

Izmjene i dopune

Ovaj Sporazum može biti izmijenjen pisanom izmjenom i dopunom sklopljenom između CEB-a i zemlje partner.

Članak 10.

Rješavanje sporova

10.1. Svaki spor koji proizlazi iz ili je u vezi sa Sporazumom, uključujući njegovo postojanje, valjanost, tumačenje ili prestanak, rješava se mirnim putem između stranaka.

10.2. U slučaju neuspjelog mirnog rješenja spora, sporovi podliježu arbitraži u skladu s odredbama članka 11 {Rješavanje sporova) Okvirnog sporazuma.

Članak 11.

Stupanje na snagu

Sporazum stupa na snagu kada ga stranke potpišu.

Članak 12. Tumačenje

12.1. Zemlja partner potvrđuje da ovaj Sporazum u cijelosti podliježe i uključuje, pozivajući se na njih, odredaba 1 uvjete Okvirnog sporazuma.

12.2. U slučaju odstupanja, nedosljednosti i/ili sukoba između odredbi Okvirnog sporazuma i ovog Sporazuma, navedeni akti imaju prvenstvo sljedećim redoslijedom: (i) ovaj Sporazum, (ii) Okvirni sporazum.

u POTVRDU TOGA, niže potpisani, za to propisno ovlašteni, potpisali su Sporazum na engleskom jeziku u dva (2) izvornika.

Za REPUBLIKU HRVATSKU Za RAZVOJNU BANKU VIJEĆA EUROPE

Potpisano u Zagrebu Potpisano u Parizu

Dana: 30. studenoga 2015. Dana: 20. studenoga 2015.

Ime i prezime: Xxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx Ime i prezime: Xxxx Xxxxxx

Titula: redstojnica Državnog ureda za obnovu i Titula: guvemer,v.r stambeno zbrinjavanje,v.r

Prilozi:

PRILOG A: Opis potpore NPSZ-u

PRILOG B; Xxxxxxx za isplatu rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u (predložak) PRILOG C: Nacrt Izvješća o napretku

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

PRILOG E: Neprihvatljive troškovne stavke

PRILOG A: Opis potpore NPSZ-u

PRILOG A

Opis potpore NPSZ-u

Financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene strukture

Zemlja partner

Naziv Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

Referentni broj potprojekta Ugovorno tijelo

Odobreni iznos bespovratnih

sredstava potpore NPSZ-u Cilj

Hrvatska

Potpora NPSZ-u br. 1 (2015): Financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene strukture

HR NPSZl

Državni ured za obnovu i stambeno zbrinjavanje 410 000 EUR

Financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene jedinice: Operativni troškovi vodeće institucije u vezi s pojedinim obvezama u odnosu na Nacionalni program stambenog zbrinjavanja financijski će biti podržano bespovratnim sredstvima potpore NPSZ-u radi provođenja izbora korisnika i aktivnosti prekogranične provjere

Opis potpore NPSZ-u

Financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene strukture: Troškovi Državnog ureda za obnovu i stambeno zbrinjavanje u vezi s obvezama u odnosu na Nacionalni program stambenog zbrinjavanja financijski će biti podržano bespovratnim sredstvima potpore NPSZ-u, kako bi se pokrili:

1. Troškovi osoblja angažiranog za svrhu provedbe nacionalnog programa stambenog zbrinjavanja vezano za odabir korisnika i prekogranične provjere

2. Troškovi koji se odnose na troškove putovanja na razne lokacije

3. Financiranje aktivnosti verifikacije troškova

4. Dodatna pričuva

Ukupni procijenjeni troškovi aktivnosti u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja koji će se nastati od strane provedbene strukture nacionalnog programa stambenog zbrinjavanja RH u cijelom projektnom razdoblju

440 000 EUR

Cjelokupno projektno razdoblje:

Cjelokupno razdoblje provedbe projekta;

i. Prvo razdoblje provedbe projekta:

ii. Drugo razdoblje provedbe projekta:

1. studenoga 2015. - 31. siječnja 2017.

1. studenoga 2015. -31. listopada 2016.

i. 1. studenoga 2015. - 30. travnja 2016.

ii. 1. svibnja2016. - 31. istopada 2016.

Opis	UKUPNO
Postojeće osoblje	30 000
Novo osoblje koje će se zaposliti	260 000
Adimistrativni i
komunikacijski troškovi	52 000

Procjena pojedinačnih troškova

Putovanja 73 000

PRILOG A: Opis potpore NPSZ-u

Dodatna pričuva	10 000
Verifikacija troškova	15 000
UKUPNO	440 000

Pod-ukupno

415 000

Opis

Kontribucija Republike Hrvatske

Potpora bespovratnih sredstava

Postojeće osoblje Novo osoblje koje će se	30 000
zqrasliti		260 000
Adimistrativni i komunikacijski troškovi		52 000
Putovanja		73 000
Pod-ukupno	30000	385000
Dodatna pričuva		10 000
Verifikacija troškova		15 000
UKUPNO	30000	410 000

Opis

Kontribucija Republike Hreatske

Potpora bespovratnih sredstava

	Postojeće osoblje Novo osoblje koje će se	30 000
	zaposliti		260000
Procjena financijskog plana	Adimistrativni i komunikacijski troškovi		52 000
	Putovanja		73 000
	Pod-nkupno	30000	385 000
	Dodatna pričuva		10000

Verifikacija trt^ova

15 000

UKUPNO 30000 410 000

Datum početka 01/11/2015

Planirani datum završetka

Provedbena struktura bespovratnih sredstava potpore NPSZ-u

31/01/2017

Državni ured za obnovu i stambeno zbrinjavanjeje institucija zadužena za provedbu bespovratnih sredstava potpore NPSZ-u

PRILOG B: Xxxxxxx za isplatu rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u (predložak)

Prilog B

Zahtjev za isplatu rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u (predložak)

<Datum, mjesto> Na pažnju:

Tajništvo RPSZ-a u CEB-u Razvojna banka Vijeća Europe 00 xxxxxx Xxxxxx

F-75116 Paris

Naziv Sporazuma o bespovratnim sredstvima: Potpora NPSZ-u br. 1 (2015): “Financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene strukture”

Xxx.xx. /Zahtjev za isplatu broj: HR CHPl /

Sklopljen između <ime zemlje partner> i CEB-a <datum>

prema Okvirnom sporazumu vezano za Regionalni program stambenog zbrinjavanja koji je sklopljen

<datum>

Poštovani,

Ovim podnosim zahtjev za <isplatom prve rate/isplatom x-te rate/isplatom posljednje rate> prema gore spomenutom Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja.

Zahtijevana isplata iznosi < ... > EUR.

U prilogu se nalaze sljedeći popratni dokumenti:

- Izvješće o napretku

- Izvješće o verifikaciji troškova

- Predviđeni novčani tok (za sljedeće razdoblje provedbe projekta)

Isplata rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u treba biti izvršena na sljedeći bankovni račun: <ime i adresa banke, broj računa, SWIFT i IBAN> .

Potvrđujem da ovaj račun ne može teretiti negativna kamata i da će svaka pristigla pozitivna kamata biti korištena isključivo u svrhu financiranja potprojekta prema gore spomenutom Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja.

Ovime potvrđujem da su informacije sadržane u ovom Zahtjevu za isplatu rate bespovratnih sredstava cjelovite i pouzdane te da su troškovi koji su nastali do današnjeg dana, utvrđeni u Izvješću o napretku, prihvatljivi u skladu s odredbama i uvjetima iz Okvirnog sporazuma i Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionanom programu stambenog zbrinjavanja, kao i daje ovaj Zahtjev za isplatu rate bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u potkrijepljen odgovarajućim i provjerljivim popratnim dokumentima.

S poštovanjem.

<Ovlašteni potpisnik>

PRILOG C: Nacrt Izvješća o napretku

PRILOG C

PRILOG C - NACRT IZVJEŠĆA O NAPRETKU

Prilog C

NACRT IZVJEŠĆA O NAPRETKU

REGIONALNI PROGRAM STAMBENOG ZBRINJAVANJA (RPSZ) ZEMLJA PARTNER:

HRVATSKA

NACIONALNI PROGRAM STAMBENOG ZBRINJAVANJA (NPSZ) HRVATSKE SPORAZUM O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA ZA POTPORU NPSZ-U:

Naslov: Potpora NPSZ-u br. 1(2015) - “Financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene strukture”

Referentni broj: HR NPSZl

IZVJEŠĆE O NAPRETKU [BR. 1] IZVJEŠTAJNO RAZDOBLJE [ ]

Podnio:

Potpis

Datum:

PRILOG C: Nacrt Izvješća o napretku

Sadržaj

1. OPĆI PODACI 16

1.1. Podaci 0 intervenciji................................................................................................... 16

1.2. Financijski podaci (u EUR)......................................................................................... 16

2. PREGLED RAZVOJA DO DANAS (u odnosu na plan)................................................... 17

2.1 Pozadina......................................................................................................................... 17

2.2 Sažeti opis projekta..................................................................................................... 17

2.3 Poduzete aktivnosti..................................................................................................... 17

2.4 Projektni troškovi i novčani tok............................................................................... 17

2.5 Upravljačko, koordinacijsko i financijsko uređenje........................................... 17

2.6 Ostvareni rezultati (prema nizu pokazatelja navedenih u logičkoj matrici) 17

2.7 Napredak u ostvarenju određenog cilja (u odnosu na niz pokazatelja navedenih u logičkoj matrici)...17

2.8 Vjerojatni učinak................................................................................................................... 18

2.9 Potencijalna održivost.......................................................................................................... 18

2.10 Radnje vidljivosti................................................................................................................. 18

2.11 Odstupanja od plana i eventualno nađena ograničenja te zahtijevane radnje, 18

3.RADNI PLAN ZA PREOSTALI PROJEKTNI PERIOD PROVEDBE............................................. 18

TABLICA 1: Logička matrica 19

Popis skraćenica

RPSZ Regionalni program stambenog zbrinjavanja

UOZSP Upravljanje okolišem te zdravstveno-sigurnosni plan

l, OPaj*ODAa icw . ii

1.1. Podaci o intervenciji

PRILOG C: Nacrt Izvješća o napretku

Zemlja partner RPSZ-a Republika Hrvatska

Naziv Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja Referentni broj Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu NNacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

Datum potpisivanja Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu NNacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

"Financijska potpora za sufinanciranje operativnih troškova provedbene strukture"

HR NPSZl

Datum početka 1. studenoga 2015.

Cilj Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu NNacionalnom programu stambenog zbrinjavanja Provedbena struktura

Financijska institucija Zadnji datum za provedbu radova/roba/usluga

Razvojna banka Vijeća Europe (CEB)

31. listopada 2016.

Planirani datum završetka 31. siječnja 2017.

Vjerojatni datum završetka

1.2 Financijski podaci (u EUR)

Procijenjeni ukupni trošak bespovratnih sredstava Procjena pojedinačnih troškova

Odobren iznos bespovratnih sredstava

% financiranja ukupnog troška bespovratnim sredstvima

Povijest isplata (isplate zemlji partner od strane CEB-a)

Rata Bespovratnih sredstava Datum Iznos Prva rata

Druga rata Treća rata, itd. Ukupno

PRILOG C: Nacrt Izvješća o napretku

Ukupno dodijeljeni iznos bespovratnih sredstava (ugovorena sredstva od ukupnog iznosa Bespovratnih sredstava)

Ukupan iznos isplaćenih bespovratnih sredstava

% iznosa isplaćenih bespovratnih

sredstava od ukupno odobrenog iznosa bespovratnih sredstava

Procijenjeni nacionalni doprinos Ukupni nacionalni doprinos do danas Datum gore navedenih financijskih podataka

2. PREGLED RAZVOJA DO DANAS (u usporedbi s planom)

2.1 Pozadina

Kontekst RPSZ-a, % ukupnih potreba koje će biti obuhvaćene potprojektom, povezanost s drugim vezanim projektima

2.2 Sažeti opis projekta

2.3 Provedene aktivnosti

2.4 Troškovi projekta i novčani tok

2.5. Upravljačko, koordinacijsko i financijsko uređenje

Molim izvijestite o međuinstitucionalnim dogovorima i memorandumima o suglasnosti potpisanih s općinama i drugim zainteresiranim strankama u kojima se određuju uloge i odgovornosti svake stranke, posebice o dodjeli zemljišta, vlasništvu i održavanju, financijskom toku i kontrolama)

2.6 Ostvareni rezultati (u odnosu na niz pokazatelja naznačenih u logičkoj matrici) Molimo navedite rezultate iz logičke matrice te izvijestite o opsegu njihova ispunjenja u odnosu na niz pokazatelja naznačenih u logičkoj matrici

PRILOG C: Nacrt Izvješća o napretku

2.7 Napredak u postizanju određenog cilja (u odnosu na niz pokazatelja naznačenih u logičkoj matrici)

Molimo navedite određen cilj naznačen u logičkoj matrici te izvijestite o napretku u ostvarenju posebnog cilja

2.8 Vjerojatni učinci

S obzirom na sadašnji tijek provedbe, vjerojatni doprinos projekta ukupnom cilju

2.9 Radnje vidljivosti

Navedite medijske događaje u kojima su spomenuti donatori/CEB te priložite relevantne medijske/novinske članke, izjave za Javnost, druge dokumente vezane za vidljivost i fotografije natpisnih ploča na građevinskim lokacijama

2.10 Odstupanja od plana i zapažena ograničenja, ako ih je bilo, te potrebne aktivnosti

Molimo izvijestite o bilo kakvim večim ograničenjima/odstupanjima od plana (posebice, ali ne ograničavajući se na, probleme koji predstavljaju rizik za oduljenje projekta), objasnite razloge za takva odstupanja te u nastavku predložite korektivne mjere Potrebne radnje

Predloženi Akcijski plan za rješavanje problema (ako oni postoje):

Radnja Odgovoran

Datprn

završetka

PRILOG C: Nacrt Izvješća o napretku

Molimo pružite ažurirani raspored provedbe za preostali projektni period (prema Gantt tablici naznačujući glavne aktivnosti; redoslijed i odnos zavisnosti; predviđeni početak, trajanje i završetak aktivnosti; ključne događaje i stranke odgovorne za provedbu svake aktivnosti)

TABELA 1: LOGIČKA MATRICA

Opis potprojektii Intervcncijskii logikii Pokazatelji Ciljno Stvarno Izvori provjere Pretpostavke i rizici (Imajte na umu da

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

Opći cilj

Sveobuhvatno

pokazatelji aktivnosti seć su pokazatelji rezultata koji se odnose na svaku aktivnost.)

Smanjenje postotka

Ciljani postotak Podnesene prijave za

Ne postoji izravna, posebna veza

doprinijeti okončanju

ukupnog

broja

potprojekt

između korisnika i određenog

dugotrajne raseljenosti u Bosni i Hercegovini, Crnoj Gori, Republici Hrvatskoj i Republici

izbjeglica u svakoj zemlji partner i sveukupno.

Potpisana odobrenja za potprojekt

Standardno MIS izvještavanje.

stambenog učinka u fazi planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao i praćenje, temelje se na ovoj posebnoj vezi. Propust

Srbiji

pružanjem

Četveromjesečna izvješća

povezivanja korisnika s

trajnih i održivih stambenih rješenja uz puno poštivanje prava izbjeglica i interno raseljenih osoba te uz zajedničku obvezu uske suradnje i sinkronizacije aktivnosti kako bi se

o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Službeni registar izbjeglica

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija

određenim stambenim rezultatima mogao bi ugroziti provođenje svih postupaka.

Pretpostavka je da će odabir korisnika biti pravedan i transparentan. Nepravedni ili netransparentni postupci ugrožavaju čitav program, uključujući korisnike, donatore i

osigurala

trajna

izvršena sredinom

javnost.

rješenja za njih, bilo putem dobrovoljnog

provedbenog razdoblja projekta

Loš odabir općinskih (i drugih) partnera ili loša provedba

povratka i

Konačna

evalucija

formalne i neformalne suradnje

reintegracije lokalne integracije

ili

(postupak i izvješće)

povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira ciljnih korisnika.

Posebni cilj 1

Osiguravanje trajnih stambenih rješenja - čimbenik integracije

Ukupni broj ugroženih obitelji kojima je pružena pomoć putem

Ciljani broj Podnesene prijave za potprojekt

Potpisana odobrenja za

Ne postoji izravna, posebna veza između korisnika i određenog stambenog učinka u fazi

Opis potprojekta Intersencijska logika F’okazatelji Ciljno Sts arno Izs ori provjere Pretpostavke i rizici (Imajte na umu da

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

izbjeglica, prognanika i drugih

pokazatelji aktivnosti već su pokazatelji rezultata koji sc odnose na svaku aktivnost.)

osiguranja stambenog rješenja.

potprojekt Standardno MIS

planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao i praćenje, temelje se na ovoj

raseljenih/ugroženih skupina u nacionalne i lokalne zajednice.

izvještavanje. Četveromjesečna izvješća 0 potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće

institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija Izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

posebnoj vezi. Propust povezivanja korisnika s određenim stambenim rezultatima mogao bi ugroziti provođenje svih postupaka.

Pretpostavka je da će odabir korisnika biti pravedan i transparentan. Nepravedni ili netransparentni postupci ugrožavaju čitav program, uključujući korisnike, donatore i javnost.

Konačna

evalucija

Loš odabir općinskih (i drugih)

Rezultat 1.1

Povećana količina ili kvaliteta stambenog fonda (za najam ili vlasništvo) dostupnog

Ukupni broj stambenih jedinica odnedavno dostupnih ugroženim obiteljima.

Ciljani broj Podnesene prijave za potprojekt Potpisana odobrenja za

(postupak i izvješće)

partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira ciljnih korisnika. Ne postoji izravna, posebna veza između korisnika i određenog stambenog učinka u fazi

planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao

ciljanom stanovništvu.

Ukupni nadograđenih

broj

potprojekt Standardno MIS

i praćenje, temelje se na ovoj posebnoj vezi. Propust

stambenih jedinica dostupnih ugroženim

Izvještavanje. Četveromjesečna

povezivanja korisnika s

određenim stambenim rezultatima

Opis potprojekta Intel'sencijska logika Pokazatelji Ciljno Stvarno Izsori pros'jere Pretpostavke i rizici (Imajte na umu cla

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

pokazatelji aktivnosti seć su pokazatelji rezultata koji sc odnose na ssakii aktis nost.)

obiteljima. izvješća o

potprojektu i NPSZ-u

Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a. Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta Konačna evalucija (postupak i izvješće)

mogao bi ugroziti provođenje svih postupaka.

Pretpostavka je da će odabir korisnika biti pravedan i transparentan. Nepravedni ili netransparentni postupci ugrožavaju čitav program, uključujući korisnike, donatore i javnost.

Loš odabir općinskih (i drugih) partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira ciljnih korisnika.

Aktivnosti

za Korisnici NPSZ-a Odabrane

Svi odabrani Podnesene prijave za

Pretpostavlja se da će zemlja

rezultat 1.1.

najugroženije obitelji.

korisnici zadovoljavaju kriterije ‘najveće ugroženosti’.

potprojekt

Potpisana odobrenja za potprojekt

Standardno MIS

partner, zajedno s UNHCR- om/OSCE-om poduzeti mjere komplementarnosti, gledano iz socijalne perspective, kao što je

Pružena

pomoć

Ciljani broj

izvještavanje.

opisano u Nacionalnom izvještaju

ugroženim obiteljima.

Četveromjesečna izvješća

o izvedivosti.

A1	Izgradnja	Broj jedinica	Ciljani	broj	ili	Izvješća JPP-a.
stanova			N/A.			Terenski posjeti CEB-a i

Pružena ugroženim pojedincima.

pomoć

Ciljani broj

o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi

Ne postoji izravna, posebna veza između korisnika i određenog stambenog učinka u fazi planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao

Opis potprojekta Interscncijska lo»ika Poka/atelji Ciljno

(Imajte na umu da pokazatelji na temelju

Stvarno

I/A ori provjere Pretpostavke i rizici

djelatnosti nisu

pokazatelji aktivnosti već su pokazatelji rezultata koji se odnose na svaku aktiv nost.)

Trošak po jedinici

Ciljani broj ili

izvješća s misija

i praćenje, temelje se na ovoj

N/A.

Promatračka misija

posebnoj

vezi. Propust

Vrijeme izgradnje po

Ciljani broj ili

izvršena sredinom

povezivanja

korisnika s

jedinici Broj pomognutih

N/A.

Ciljani broj ili

provedbenog razdoblja projekta

određenim stambenim rezultatima mogao bi ugroziti provođenje svih

obitelji

N/A.

Konačna

evalucija

postupaka.

Broj pomognutih pojedinaca

A6 kupnja Broj jedinica

Ciljani broj ili N/A.

Ciljani broj ili

(postupak i izvješće)

Loš odabir općinskih (i drugih)

partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje

postojećih stanova

N/A.

Trošak po jedinici Ciljani broj ili

N/A.

povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira

Broj pomognutih

obitelji

Broj pomognutih pojedinaca

A3 Izgradnja Broj jedinica

Ciljani broj ili

N/A.

Ciljani broj ili N/A.

Ciljani broj ili

ciljnih korisnika.

Provedba NPSZ-a 1 njegovo učinkovito praćenje pretpostavlja da zemlje partneri dodijele

montažnih kuća

N/A.

Trošak po jedinici Ciljani broj ili

N/A.

potrebne ljudske i financijske resurse.

Uspjeh programa u velikom dijelu

Vrijeme izgradnje po jedinici Broj pomognutih obitelji

Broj pomognutih pojedinaca

Ciljani broj ili N/A.

ovisi o učinkovitom upravljanju svakim NPSZ-om od strane JPP- ova i zemalja partner.

A7 - Nabava seoskih kuća

Broj jedinica Ciljani broj ili N/A.

Trošak po jedinici Ciljani broj ili

Opis potprojekta Intersencijska lo”ika Pokazatelji Ciljno Stvarno l/Aori provjere Pretpostas ke i rizici (Imajte na umu da

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

pokazatelji aktis nosti seć su pokazatelji rezultata koji se odnose na ssaku aktisnost.)

N/A.

Broj pomognutih Ciljani broj ili

obitelji

Broj pomognutih pojedinaca

N/A.

Ciljani broj ili N/A.

B građevinskog materijala	Dodjela	Broj jedinica Trošak po jedinici	Ciljani N/A. Ciljani N/A.	broj broj	ili ili
		Broj pomognutih obitelji	Ciljani N/A.	broj	ili
		Broj pomognutih pojedinaca	Ciljani N/A.	broj	ili
A5	Obnova	Broj jedinica	Ciljani	broj	ili
obiteljskih kuća				N/A.
Trošak po jedinici				Ciljani N/A.	broj	ili
Vrijeme izgradnje			po	Ciljani	broj	ili
jedinici			N/A.
Broj pomognutih obitelji			Ciljani N/A.	broj	ili
Broj pomognutih pojedinaca			Ciljani N/A.	broj	ili
A4 - Obnova stanova Broj jedinica			Ciljani N/A.	broj	ili
Trošak po jedinici			Ciljani N/A.	broj	ili

Opis potprojekta Interseiicijska logika Pokazatelji Ciljno

(Imajte na umu da pokazatelji na temelju

St\ arno

Izsori provjere Pretpostavke i rizici

djelatnosti nisu

pokazatelji aktisnosti seć su pokazatelji rezultata koji se odnose na svaku aktisnost.)

Vrijeme izgradnje po jedinici

Ciljani broj ili N/A.

Broj pomognutih Ciljani broj ili

obitelji

Broj pomognutih pojedinaca

N/A.

Ciljani broj ili N/A.

Rezultat 1.2

Pojačana sigurnost

Broj

korisničkih Ciljani broj

Podnesene prijave za

Ne postoji izravna, posebna veza

smještaja za korisnike (vlasništvo/sigumi uvjeti najma itd.).

obitelji s pojačanom sigurnošću najma.

potprojekt

Potpisana odobrenja za potprojekt

Standardno MIS izvještavanje.

Četveromjesečna izvješća

o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

između korisnika i određenog stambenog učinka u fazi planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao i praćenje, temelje se na ovoj posebnoj vezi. Propust povezivanja korisnika s određenim stambenim rezultatima mogao bi ugroziti provođenje svih postupaka.

Pretpostavka je da će odabir korisnika biti pravedan i transparentan. Nepravedni ili netransparentni postupci ugrožavaju čitav program, uključujući korisnike, donatore i javnost.

Konačna

evalucija

Loš odabir općinskih (i drugih)

(postupak i izvješće)

partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira

Opis potprojekta Intervencijska logika l’okazatelji Cilj no Sts arno lz\ ori provjere Pretpostavke i rizici (Imajte na umu đa

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

pokazatelji aktivnosti već su pokazatelji rezultata koji se odnose na svaku aktiv nost.)

ciljnih korisnika.

Aktivnosti

za Razvoj i/ili provedba

Vrsta

i broj

Ciljani broj Podnesene prijave za

Loš odabir općinskih (i drugih)

rezultat 1.2

ugovora o najmu ili promjena ugovora o najmu u ugovore o kupnji ili ugovori o

posjedovnih dozvola/ ugovora o najmu koje je potpisala ciljana populacija i relevantna

potprojekt

Potpisana odobrenja za potprojekt

Standardno MIS

partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja,

kupnji

zemljišta

tijela vlasti ili vlasnici.

izvještavanje.

odnosno lošeg postupka odabira

između tijela vlasti ili privatnih vlasnika i korisnika.

Vrsta i broj kupoprodajnih ugovora/ ugovora o prijenosu vlasništva koje je potpisala ciljana populacija i vlasnici ili relevantna tijela vlasti.

Ciljani broj

Četveromjesečna izvješća o potprojektu 1 NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi

Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i Izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

ciljnih korisnika.

Konačna evalucija

Posebni cilj 2

Životni postojećeg izbjegličkog

uvjeti Postotak korisničkih obitelji čija je kvaliteta stanovanja poboljšana

100%

(postupak i izvješće) Podnesene prijave za potprojekt

Potpisana odobrenja za

Loš odabir općinskih (i drugih) partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje

stanovništva poboljšani

kroz

kroz usluge.

kvalitetnije

potprojekt Standardno MIS

povećava rizik od lose zamišljenih

ili lose provedenih rješenja,

pružanje stambenih i povezanih usluga odgovarajućeg standarda.

izvještavanje.

Četveromjesečna izvješća o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće

odnosno lošeg postupka odabira

ciljnih korisnika.

Provedba NPSZ-a i njegovo učinkovito praćenje pretpostavlja

Opis potprojekta Intervencijska lo«ika Pokazatelji Ciljno

(Imajte na umu đa pokazatelji na temelju

Stvarno

Izvori provjere

Pretpostavke i rizici

djelatnosti nisu

pokazatelji aktisnosti seć su pokazatelji rezultata koji se odnose na ssakn aktis nost.)

institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

da zemlje partneri dodijele potrebne ljudske i financijske resurse.

Konačna evalucija

Rezultat 2.1

Pristup osnovnim

Postotak

novih

100%

(postupak i izvješće) Podnesene prijave za

Loš odabir općinskih (i drugih)

komunalnim

stambenih jedinica s

potprojekt

partnera ili loša provedba

uslugama (električna

pristupom

barem

Potpisana odobrenja za

formalne i neformalne suradnje

energija,

voda.

električnoj energiji,

potprojekt

povećava rizik od lose zamišljenih

kanalizacija, prijevoz,

vodi i kanalizaciji.

Standardno MIS

ili lose provedenih rješenja,

odvoz

smeća.

izvještavanje.

odnosno lošeg postupka odabira

telekomunikacije) i uslugama namijenjenim ciljanom stanovništvu.

Četveromjesečna izvješća 0 potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi

Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

ciljnih korisnika.

Provedba NPSZ-a i njegovo učinkovito praćenje pretpostavlja da zemlje partneri dodijele potrebne ljudske i financijske resurse.

Konačna evalucija

(postupak i izvješće)

Opis potprojekta Intersencijska logika Pokazatelji Ciljno

(Imajte na imiu da pokazatelji na temelju

Sts arno

Izsori prosjere

Pretpostas ke i rizici

djelatnosti nisu

Aktivnosti rezultat 2.1

za Potprojekti u okviru svakog NPSZ-a;

Nabava uključujući

pokazatelji aktisnosti seć su pokazatelji rezultata koji se odnose na ssaku aktivnost.)

Postotak izgrađenih stambenih jedinica s

100% Podnesene prijave za

potprojekt

Potpisana odobrenja za

Ne postoji izravna, posebna veza između korisnika i određenog stambenog učinka u fazi

projektiranje nadmetanja.

i energetskom učinkovitošću C

potprojekt Standardno MIS

planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao i praćenje, temelje se na ovoj

Provedba, uključujući

izgradnju, opremu i nadzor.

kategorije ili više. Postotak obnovljenih stambenih jedinica s poboljšanim energetskom učinkovitošću

Postotak izgrađenih/osiguranih stambenih jedinica

Ciljani postotak

100%

izvještavanje. Četveromjesečna izvješća

0 potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija

posebnoj vezi. Propust povezivanja korisnika s određenim stambenim rezultatima mogao bi ugroziti provođenje svih postupaka.

Pretpostavka je da će odabir korisnika biti pravedan i transparentan. Nepravedni ili netransparentni postupci

uključenih u

vodoopskrbni sustav. Postotak

100%

izvršena sredinom

provedbenog razdoblja projekta

ugrožavaju čitav program,

uključujući korisnike, donatore i javnost.

izgrađenih/osiguranih

Konačna

evalucija

Loš odabir općinskih (i drugih)

stambenih jedinica spojenih na energetsku mrežu.

Postotak izgrađenih/osiguranih stambenih jedinica s vezom na kanalizaciju

- odvojenih septičkom jamom i komunalnom vezom.

100%

(postupak i izvješće)

paitnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira ciljnih korisnika.

Postotak Ciljani postotak

Opis potprojekta Intersencijska lo«ika Pokazatelji Ciljno St\ arno l/.sori pros jci'e Pretpostas ke i rizici (Imajte na nmu da

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

Rezultat 2.2 C

Osiguranje

pokazatelji aktisnosti

\eć su pokazatelji rezultata koji se odnose na ssakii aktis nost.)

novoizgrađenih stambenih jedinica s pristupom odvozu smeća.

Postotak osiguranih stambenih jedinica s pristupom prometnoj infrastrukturi.

Ukupni broj ugroženih

Ciljani postotak

Ciljani broj ili

Podnesene prijave za

Ne postoji izravna, posebna veza

stambenih rješenja u

obitelji potpomognutih

N/A.

potprojekt

između korisnika i određenog

okviru

sustava

pružanjem stambenog

Potpisana odobrenja za

stambenog učinka u fazi

socijalne skrbi (starije osobe itd.)

rješenja u socijalnom smještaju ili smještaju za starije.

potprojekt Standardno MIS izvještavanje.

Četveromjesečna izvješća

o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao i praćenje, temelje se na ovoj posebnoj vezi. Propust povezivanja korisnika s određenim stambenim rezultatima mogao bi ugroziti provođenje svih postupaka.

Pretpostavka je da će odabir korisnika biti pravedan i transparentan. Nepravedni ili netransparentni postupci ugrožavaju čitav program, uključujući korisnike, donatore i javnost.

Konačna

evalucija

Loš odabir općinskih (i drugih)

(postupak i izvješće)

partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje povećava rizik od lose zamišljenih

Opis potprojektii Intenencijska logika Pokazatelji Ciljno Stvarno Izvori provjere Pretpostavke i rizici (Imajte na umu da

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

Aktivnosti

za Broj

pokazatelji aktivnosti već su pokazatelji rezultata koji se odnose na svaku aktivnost.)

stambenih Broj jedinica Ciljani broj ili

Podnesene prijave za

ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira ciljnih korisnika. Ne postoji izravna, posebna veza

rezultat 2.2

rješenja unutar sustava socijalne skrbi

N/A.

Trošak po jedinici Ciljani broj ili

N/A.

Broj pomognutih Ciljani broj ili

potprojekt

Potpisana odobrenja za potprojekt

Standardno MIS

između korisnika i određenog stambenog učinka u fazi planiranja. Rezultati NPSZ-a, kao i praćenje, temelje se na ovoj

obitelji.

Broj pomognutih pojedinaca.

N/A.

Ciljani broj ili N/A.

izvještavanje. Četveromjesečni izvješća

o potprojektu i NPSZ-u

posebnoj vezi. Propust povezivanja korisnika s određenim stambenim rezultatima

Broj

stambenih Broj jedinica Ciljani broj ili

Izvješća vodeće

mogao bi ugroziti provođenje svih

rješenja osiguranih starijim osobama.

N/A.

Trošak po jedinici Ciljani broj ili

N/A.

Broj pomognutih Ciljani broj ili

institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija

postupaka.

Loš odabir općinskih (i drugih) partnera ili loša provedba formalne i neformalne suradnje

Osiguravanje

obitelji.

Broj pomognutih pojedinaca.

Broj novih zgrada u

N/A.

Ciljani broj ili N/A.

Ciljani broj ili

Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

povećava rizik od lose zamišljenih ili lose provedenih rješenja, odnosno lošeg postupka odabira ciljnih korisnika.

odgovarajućeg

kojima je prizemlje

N/A.

Konačna

evalucija

Provedba NPSZ-a i njegovo

pristupa korisnicima smanjene pokretljivosti.

prilagođeno pristupu i korištenju od strane osoba smanjene pokretljivosti.

(postupak i izvješće)

učinkovito praćenje pretpostavlja da zemlje partneri dodijele potrebne ljudske i financijske resurse.

Uspjeh programa u velikom dijelu ovisi o učinkovitom upravljanju svakim NPSZ-om od strane JPP- ova i zemalja partner.

Opis potprojekta Intervencijska lo<jika Pokazatelji Ciljno Stvarno l/Aori pros'jere Pretpostavke i rizici (Imajte na umu da

pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

pokazatelji aktivnosti scć su pokazatelji rezultata koji se odnose na s\akn akti\ nost.)

Posebni cilj 3

Poboljšanje općinskog i državnog upravljanja stambenim zbrinjavanjem putem razvojnih procesa u planiranju, provedbi i sustavu praćenja.

Pokazano poboljšanje u stambenom zbrinjavanju od strane nadležnih tijela.

Kvalitativna rasprava opisuje poboljšanje.

Podnesene prijave za potprojekt

Potpisana odobrenja za potprojekt

Standardno MIS izvještavanje.

Četveromjesečni Izvješća

o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

Pretpostavlja se da će biti učinkovit odnos između RHP TA (tehničke pomoći) i upravljačkog i vladajućeg dijela NPSZ-a, te da će učinkovit odnos dodatno doprinijeti jačanju svih procesima za vrijeme trajanja RPSZ-a.

Tamo gdje odnos ne bude učinkovito funkcionirao postojati će rizik od loših i nepravovremenih rezultata.

Pretpostavlja se da će postojati česta i učinkovita suradnja između NPSZ JPP-a i vodećih tijela NPSZ-a na području sve četiri partnerske zemlje te da će takva suradnja dodatno doprinijeti

Konačna

evalucija

jačanju upravljanja NPSZ-om kao

(postupak i izvješće)

i ishoda RPSZ-a.

Provedba NPSZ-a i njegovo učinkovito praćenje pretpostavlja da zemlje partneri dodijele potrebne ljudske i financijske resurse.

Uspjeh programa u velikoj mjeri ovisi 0 učinkovitom upravljanju svakog NPSZ-a od strane njegovih upravljačkih tijela.

Opis potprojekta Intei'vencijska lo»ika Pokazatelji Cilj no Stvarno Izvori provjere Pretpostavke i rizici

(Imajte na umu da pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

Rezultat 3.1

Rast u svojstvu planiranja i provedbe

pokazatelji aktivnosti već su pokazatelji rezultata koji se odnose na svaku aktiv nost.)

Sustavi i pristupi u JPP-u i državnoj razini

Kvalitativna rasprava opisuje

Podnesene prijave za potprojekt

Pretpostavlja se da će biti učinkovit odnos između RHP TA

unutar državnih i općinskih stambenih usluga.

pokazuju učinkovitost u programiranju i isporuci.

poboljšanja u sustavima, pristupima itd.

Potpisana odobrenja za potprojekt

Standardno MIS izvještavanje.

Četveromjesečni izvješća

o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

(tehničke pomoći) i upravljačkog i vladajućeg dijela NPSZ-a, te da će učinkovit odnos dodatno doprinijeti jačanju svih procesima za vrijeme trajanja RPSZ-a.

Tamo gdje odnos ne bude učinkovito funkcionirao postojati će rizik od loših i nepravovremenih rezultata.

Pretpostavlja se da će postojati česta i učinkovita suradnja između NPSZ JPP-a i vodećih tijela NPSZ-a na području sve četiri partnerske zemlje te da će takva suradnja dodatno doprinijeti

Konačna

evalucija

jačanju upravljanja NPSZ-om kao

(postupak i izvješća)

i ishoda RPSZ-a.

Provedba NPSZ-a i njegovo učinkovito praćenje pretpostavlja da zemlje partneri dodijele potrebne ljudske i financijske resurse.

Uspjeh programa u velikoj mjeri ovisi 0 učinkovitom upravljanju svakog NPSZ-a od strane njegovih upravljačkih tijela.

Opis potprojekta Intersencijska logika Pokazatelji Ciljno Stvarno Izs ori provjere Pretpostavke i rizici

(Imajte na nmu cla pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

pokazatelji aktisnosti scć su pokazatelji rezultata koji se odnose na ssaku aktis nost.)

Aktivnosti	za	Izrada,	sklapanje i	Prijave za projekt -	Projektne prijave.	Podnesene prijave za	Pretpostavlja se da će biti
rezultat 3.1		provedba	operativne	podnesene na vrijeme i	Izvješća CEB-a.	potprojekt	učinkovit odnos između RHP TA
		potpore,	financiranja	odobrene od strane	Prijava Skupštini	Potpisana odobrenja za	(tehničke pomoći) i upravljačkog i
		potpore	NPSZ-a za	CEB-a i donatora	donatora.	potprojekt	vladajućeg dijela NPSZ-a, te da će

upravljačka

tijela Nabava i grant scheme

Grant scheme

Standardno MIS

učinkovit odnos dodatno

NPSZ-a (prvenstveno vodeću instituciju i JPP); takve potpore sufinanciraju aktivnosti koje su izravno vezano za provedbu NPSZ-a, a potječu od strane EU i sporazuma o dodjeli bespovratnih

(ako je primjenjivo) provedeni su u skladu s planovima nabave (ili ekvivalent u slučaju grant schema) i odobreni su od strane CEB-a.

Ugovori se provode prema vremenskim rokovima kako je bilo

dokumentacija. Pisma CEB-a o odobrenju (no- objeetion).

Vremenski rokovi i povezane pojedinosti koje

izvještavanje. Četveromjesečna izvješća o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće

institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom

doprinijeti jačanju svih procesima za vrijeme trajanja RPSZ-a.

Tamo gdje odnos ne bude učinkovito funkcionirao postojati će rizik od loših i nepravovremenih rezultata.

Pretpostavlja se da će postojati česta i učinkovita suradnja između NPSZ JPP-a i vodećih tijela NPSZ-a na području sve četiri

sredstava koji su

predviđeno

u treba detaljno

provedbenog razdoblja

partnerske zemlje te da će takva

sklopljeni

između

projekmoj prijavi.

utvrditi sa svakom

projekta

suradnja dodamo doprinijeti

tijela koje provodi

zemljom.

Konačna

evalucija

jačanju upravljanja NPSZ-om kao

NPSZ i CEB-a.

Korisnici

odabrani Rokovi i povezane

(postupak i Izvješća)

i ishoda RPSZ-a.

unutar

vremenskog

pojedinosti treba

Provedba NPSZ-a 1 njegovo

roka kako je bilo

detaljno utvrditi za

učinkovito praćenje pretpostavlja

predviđeno

u svaku zemlju.

da zemlje partneri dodijele

projekmoj prijavi te je

Potvrde UNHCR

potrebne ljudske i financijske

UNHCR/OESS

dao i/ili OESS na “no

resurse.

svoj “no objection” na odabrane korisnike.

Useljenje korisnika unutar vremenskog

objection”.

Rokovi i povezane pojedinosti treba

Uspjeh programa u velikoj mjeri ovisi o učinkovitom upravljanju svakog NPSZ-a od strane njegovih upravljačkih tijela.

Opis potprojekta Interseneijska logika Poka/.atelji Ciljno Stvarno

(Imajte na nmu da pokazatelji na temelju

Iz.vori provjei'e

Pretpostav ke i riziei

djelatnosti nisu

pokazatelji aktisnosti seć su pokazatelji rezultata koji se odnose na ssakii aktivnost.)

roka predviđenog u projektnoj prijavi.

detaljno utvrditi za svaku zemlju.

Potprojekti

NPSZ-a

Potvrde CEB-a o

prate se u skladu s odredbama priručnika o praćenju i povezanim izvješćima o praćenju koji se na vrijeme dostavljaju CEB-u.

prihvaćanju izvješća o

praćenju.

Result 3.2

Sustav praćenja i MIS pružaju siguran temelj za poboljšanu politiku

Izvješća iz pružaju informacije

MIS-a

detaljne

Osiguravanje kvalitetnih četveromjesečnih

Podnesene prijave za potprojekt

Potpisana odobrenja za

Pretpostavlja se da će biti učinkovit odnos između RHP TA (tehničke pomoći) i upravljačkog i

stambenog zbrinjavanja i razvoj

korisnicima, modelima stambenog

izvješća 0

potprojektima.

potprojekt Standardno MIS

vladajućeg dijela NPSZ-a, te da će učinkovit odnos dodatno

programa.

zbrinjavanja

te Osiguranje

izvještavanje.

doprinijeti jačanju svih procesima

trenutnom statusu. MIS izvještavanja/ podaci koriste se od strane vodeće institucije i JPP-a koji upravljaju NPSZ-om.

kvalitetnih četveromjesečnih izvješća izvješća o potpori NPSZ-u.

Četveromjesečna izvješća o potprojektu i NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi

Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješća s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

za vrijeme trajanja RPSZ-a.

Tamo gdje odnos ne bude učinkovito funkcionirao postojati će rizik od loših i nepravovremenih rezultata.

Pretpostavlja se da će postojati česta i učinkovita suradnja između NPSZ JPP-a i vodećih tijela NPSZ-a na području sve četiri partnerske zemlje te da će takva suradnja dodatno doprinijeti

Konačna

evalucija

jačanju upravljanja NPSZ-om kao

(postupak i izvješće) i ishoda RPSZ-a.

Opis potpi'ojcKta Intel'scncijska logika Pokazatelji Ciljno Stvarno Izsori provjere Pretpostavke i riziei

(Imajte na nmu da pokazatelji na temelju

djelatnosti nisu

Activities for Result 3.2

Provedba MIS-a za kvantitativno pračenje ključnih pokazatelja

pokazatelji aktivnosti seć sn pokazatelji rezultata koji se odnose na ssaku aktivnost.)

Kvantitativna izvješća iz MIS sustava.

Odluke 0 politici i

Osiguravanje kvalitemih četveromjesečnih

Podnesene prijave za potprojekt

Potpisana odobrenja za

Provedba NPSZ-a i njegovo učinkovito praćenje pretpostavlja da zemlje partneri dodijele potrebne ljudske i financijske resurse.

Uspjeh programa u velikoj mjeri ovisi o učinkovitom upravljanju svakog NPSZ-a od strane njegovih upravljačkih tijela. Pretpostavlja se da će biti učinkovit odnos između RHP TA (tehničke pomoći) i upravljačkog i

NPSZ-a.

Korištenje standardnih formata i procesa

programiranju na

osnovu MIS detalja.

Kvantitativna

izvješća iz MIS sustava.

izvješća o

potprojektima. Osiguranje kvalitemih četveromjesečnih izvješća izvješća o potpori NPSZ-u.

Kvalitativna rasprava vodeće instimdje i JPP-a o korištenju MIS-a. Osiguravanje kvalitetnih četveromjesečnih

potprojekt

Standardno MIS Izvještavanje.

Četveromjesečna izvješća

o potprojektu 1 NPSZ-u Izvješća vodeće institucije Vladi Izvješća JPP-a.

Terenski posjeti CEB-a i izvješće s misija Promatračka misija izvršena sredinom provedbenog razdoblja projekta

vladajućeg dijela NPSZ-a, te da će

učinkovit odnos dodamo doprinijeti jačanju svih procesima za vrijeme trajanja RPSZ-a.

Tamo gdje odnos ne bude učinkovito funkcionirao postojati će rizik od loših i nepravovremenih rezultata.

Pretpostavlja se da će postojati česta i učinkovita suradnja između NPSZ JPP-a i vodećih tijela NPSZ-a na području sve četiri parmerske zemlje te da će takva suradnja dodamo doprinijeti

izvještavanja.

Zemlje partneri, CEB

izvješća 0

Konačna

evalucija

jačanju upravljanja NPSZ-om kao

i donatori imaju redovit pristup MIS

potprojektima. Osiguranje

(postupak i izvješće)

i ishoda RPSZ-a.

Provedba NPSZ-a i njegovo

Opis potprojekta Intersencijska lo«ika Pokazatelji Xxxxxx Xxxxxxx

(Imajte na nmu da pokazatelji na temelju

I/A ori provjere

Pretpostavke i rizici

djelatnosti nisu

pokazatelji aktisnosti scć su pokazatelji rezultata koji se odnose na ssakii aktivnost.)

informacijama. kvalitetnih četveromjesečnih izvješča izvješća

0 potpori NPSZ- u.

Kvalitativna rasprava vodeće institucije i JPP-a 0 korištenju MIS- a.

učinkovito praćenje pretpostavlja da zemlje partneri dodijele potrebne ljudske i financijske resurse.

Uspjeh programa u velikoj mjeri ovisi o učinkovitom upravljanju svakog NPSZ-a od strane njegovih upravljačkih tijela.

Korištenje formata izvještavanja po potrebi.

Ad hoc izvještavanje iz MIS-a pruža

redovite, ažurne

Primjeri ad hoc izvještavanja učinjeni od

podatke korisnicima stambenim rješenjima.

0 strane upravljačkih tijela NPSZ-a. Kvalitativna rasprava vodeće institucije i JPP-a 0 korištenju MIS- a.

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

PRILOG D

OPIS POSLOVA ZA VERIFIKACIJU TROŠKOVA SPORAZUMA O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA

ZA POTPORU NACIONALNOM PROGRAMU STAMBENOG ZBRINJAVANJA

KAKO SE KORISTITI OVIM PREDLOŠKOM OPISA POSLOVA (OP): Sav tekst označen žutom bojom u ovom predlošku Opisa poslova i u Dodacima 112 ovom dokumentu služi samo u instruktivne svrhe te bi ga korisnici bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u trebali ukloniti i ispunitipremapotrebu

Dijelove OP prikazane unutar < > ( npr. <naziv korisnika bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-

u>) mora ispuniti korisnik bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u.

Slijedi Opis poslova (,,OP“) prema kojima je < naziv korisnika bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u > suglasno angažirati <naziv revizorske firme> (- „Revizor" ) za izvršenje verifikacije troškova i izvještavanje u vezi s Nacionalnim programom stambenog zbrinjavanja (NPSZ) Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu koji su sklopile < naziv korisnika bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u > i Razvojna banka Vijeća Europe (,,CEB“ ) na dan <datum>, koji je sklopljen temeljem Okvirnog sporazuma između zemlje partner i CEB-a dana <datum Okvirnog sporazuma> („Okvirni sporazum") u vezi s Regionalnim programom stambenog zbrinjavanja (RPSZ).

U ovom OP definirane odredbe i izrazi imaju isto značenje kao ono koje im je pridodano u Okvirnom sporazumu, osim ako kontekst ne zahtijeva drugačije. Gdje se izraz „ugovaratelj" odnosi na CEB kao potpisnika bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u i pružatelja bespovratnih sredstava. Ugovaratelj nije ugovorna stranka ovog Opisa poslova.

1.1. Odgovornosti Stranaka posla

Pojam „korisnik (korisnici)" odnosi se na tijelo s kojim je CEB sklopio Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja.

• Korisnik je odgovoran za podnošenje Izvješća o napretku u provedbi potprojekta financiranog bespovratnim sredstvima za potporu NPSZ-u, u skladu s njegovim odredbama i uvjetima. Ova Izvješća o napretku moraju biti u skladu s računovodstvenim sustavom korisnika i temeljnim poslovnim knjigama i evidencijama. Korisnik (korisnici) je odgovoran za pružanje dostatnih i odgovarajućih informacija, kako financijskih, tako i onih koji nisu financijske prirode, kako bi se potkrijepila Izvješća o napretku.

• Korisnik prihvaća da sposobnost Revizora za obavljanje postupaka koji se zahtijevaju ovim poslom ustvari ovisi o korisniku (korisnicima), a prema pojedinom slučaju i pridruženoj mu pravnoj osobi (osobama), omogućujući potpun i slobodan pristup svom (njihovom) osoblju i svom (njihovom) računovodstvu te temeljnim poslovnim knjigama i evidencijama.

• Revizor je odgovoran za obavljanje dogovorenih postupaka kao što je navedeno u ovom OP.Xxxxx 'revizor' se odnosi na revizorsko poduzeće s kojim je ugovoreno obavljanje ovog posla 1 podnošenje Izvješća o činjeničnim nalazima korisniku. Izraz 'revizor' se može odnositi na osobu ili osobe koje provode verifikaciju, obično na angažiranog partnera ili druge članove angažiranog tima. Angažirani partner je partner ili druga osoba u revizorskoj firmi koja je odgovorna za zadatak i za izvješće koje se izdaje u ime poduzeća, a koja uživa

odgovarajuću ovlast profesionalnog, pravnog ili regulatomog tijela.

Ugovaranjem ovog OP Revizor potvrđuje da ispunjava najmanje jedan od sljedećih uvjeta:

• Revizor i/ili poduzeće je član nacionalnog računovodstvenog ili revizorskog tijela ili institucije koja je član Međunarodne federacije računovođa (IFAC).

• Revizor i/ill poduzeće je član nacionalnog računovodstvenog ili revizorskog tijela ili institucije. Iako ta organizacija nije član IFAC-a, revizor se obvezuje na izvršenje ovog posla u skladu sa standardima IFAC-a i etikom utvrđenom u OP.

• Revizor i/ili poduzeće je registriran kao zakonski ovlašten revizor u javnom upisniku tijela javnog nadzora u trećoj zemlji te taj registar podliježe načelima javnog nadzora kako je navedeno u zakonodavstvu dotične države (ovo se odnosi na revizore i revizorske kuće sa sjedištem u trećoj zemlji).

• 1.2. Predmet angažmana

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

• Predmet ovog angažmana su sva Izvješća o napretku u vezi s bespovratnim sredstvima za potporu NPSZ-u u razdoblju od <datum> do <datum> te koja pokrivaju doprinose CEB-a i korisnika. Prilog 1 ovom OP sadrži informacije o Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja.

1.3. Razlozi angažmana

Sukladno Članku 2. Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja, korisnik je dužan CEB-u dostaviti izvješće o verifikaciji troškova koje je izradio vanjski revizor kao prilog zahtjevu za isplatom. CEB zahtijeva ovo izvješće jer isplata rata bespovratnih sredstava koju je zatražio korisnik ovisi o činjeničnim nalazima ovog izvješća.

1.4. Vrsta i cilj angažmana

Ova verifikacija troškova ustvari znači provođenje određenih dogovorenih postupaka u odnosu na sva Izvješća o napretku prema Sporazumu o dodjeli bespovramih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja. Cilj ove verifikacija troškova je da Revizor provede posebne postupke navedene u Dodatku 2A ovom OP i da dostavi korisniku izvješće o činjeničnim nalazima u odnosu na određene izvršene verifikacijske procedure. Provjera podrazumijeva da revizor razmatra činjenične podatke u Izvješćima o napretku korisnika i uspoređuje ih s odredbama Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja (uključujući i Okvirnog sporazuma čiju kopiju će priložiti korisnik ). Budući da ovaj angažman ne predstavlja jamstvo, revizor ne daje revizorsko mišljenje niti ikakvo jamstvo. CEB samostalno procjenjuje činjenične nalaze koje je prijavio revizor i izvlači vlastite zaključke iz tih činjeničnih nalaza.

1.5. Standardi i etika

Revizor će izvršiti ovaj posao u skladu s;

• Međunarodnim standardom povezanih usluga ('ISRS') 4400 Poslovi izvršavanja ugovorenih postupaka u vezi Financijskih podataka kao što ih je objavio IFAC;

• Etički kodeks za profesionalne računovođe IFAC-a, razvijen i izdan od strane IFAC-ovog Međunarodnog odbora računovođa za etičke standarde (lESBA), koji uspostavlja temeljna etička načela za revizore vezane za integritet, objektivnost, neovisnost, profesionalnu kompetentnost i dužnu pažnju, povjerljivost, profesionalno postupanje i tehničke standarde. Iako ISRS 4400 propisuje da neovisnost nije uvjet za ugovorene angažmane, CEB zahtijeva da revizor bude neovisan od korisnika te da udovoljava zahtjevima neovisnosti Etičkog kodeksa za profesionalne računovođe IFAC-a.

1.6. Postupci, dokazi i evidentiranje

Revizor planira rad kako bi omogućio izvršenje učinkovite provjere izdataka. Revizor obavlja postupke navedene u Dodatku 2A ovog OP (Popis konkretnih postupaka koji se moraju izvršiti) i primjenjuje smjernice iz Dodatka 2B (Smjernice za određene postupke koji se izvode). Dokaze koji se koriste za obavljanje postupaka iz Dodatka 2A čine sve financijske informacije, kao i informacije nefinancijske prirode što omogućava ispitivanje troškova na koje se poziva korisnik u Izvješćima o napretku. Revizor koristi dokaze prikupljene iz tih postupaka kao osnovu za izvješće o činjeničnim nalazima. Revizor dokumentira pitanja koja su važna u pružanju dokaza koji potkrepljuju izvješće o činjeničnim nalazima te dokaza daje posao izvršen u skladu s ISRS 4400 i OP.

1.7. Izvještavanje

U Izvješću o ovoj verifikaciji troškova bi trebala biti opisana svrha, ugovorene procedure i činjenični nalazi angažmana u dovoljno detalja kako bi se omogućilo korisniku i ugovaratelju razumijevanje prirode i opsega postupaka koje obavlja revizor kao i činjeničnih nalaza o kojima je izvijestio revizor.

Korištenje predloška za podnošenje Izvješća o verifikaciji troškova Sporazuma o dodjeli bespovramih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja, kao što je navedeno u Dodatku 3 ovog OP, je obavezno. Ovo izvješće treba podnijeti revizor <ime i pozicija relevanme osobe od strane korisnika> u roku od <xx; broj radnih dana koji će naznačiti relevanma osoba od strane korisnika> radnih dana od dana potpisivanja ovog OP.

1.8. Ostale odredbe

PRILOG D; Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

Naknada za ovaj angažman će iznositi <iznos naknade i valute>

[Korisnik bi mogao željeti ugovoritifiksnu naknadu za poslove ili nešto drugo. Korisnik i revizor bi mogli željeti ugovoriti posebne odredbe, ako revizor treba proširiti obuhvat verifikacije s 80% na 90%. Korisnik treba navesti sve nadoknadive troškove i naknade (npr. putovanja, ostalo) dogovorene s revizorom te da li su PDV i / ili druge relevantne pristojbe uključene u naknade / troškove]

[JPP/ vodeća institucija i revizor mogu koristiti ovaj dio kako bi ugovorili bilo koje druge posebne odredbe]

Dodatak 1

stambenog zbrinjavanja

Dodatak 2A Dodatak 2B Dodatak 3

Podaci o Sporazumu o dodjeli bespovramih sredstava za potporu Nacionalnom programu

Popis određenih posmpaka koji se trebaju provesti Smjernice za određene posmpke koji se trebaju provesti

Izvješće o verifikaciji troškova bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom

programu stambenog zbrinjavanja (predložak)

Za korisnika: Za revizora:

Potpis

<datum>

Potpis

<darnm>

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

Dodatak 1. Podaci o Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

[Dodatak će ispuniti korisnik]

Podaci o Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog

zbrinjavanja

Referentni broj i datum Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava Naziv Sporazuma o dodjeli bespovramih sredstava Država

Korisnik

Datum potpisa Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (Datum početka) Datum završetka Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Maksimalni iznos bespovratnih sredstava <ukupni iznos(i) iz Članka 1.1 Sporazuma o dodjeli

bespovratnih sredstava>

Ukupni iznos koji je korisnik primio od ugovaratelja do današnjeg dana

Ukupni iznos zahtjeva za plaćanjem <ukupni iznos za plaćanje koji će se zatražiti od

ugovaratelja i koji je predmet verifikacije troškova prema ovom OP>

Ugovaratelj <ime, funkcija/naziv, telefon i elektronička pošta osobe za kontakt u CEB-u>

Revizor <ime i adresa revizorske kuće i imena/funkcije revizora >

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

Dodatak 2.A Popis posebnih postupaka koji trebaju biti provedeni

[Ovaj dodatakpredstavlja standardni popis konkretnih postupaka koji se moraju provesti te se neće mijenjatij

1. OPĆI POSTUPCI

1.1. Odredbe Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

Revizor:

• pribavlja tumačenje odredaba i uvjeta Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u preispitujući Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava, te njihove dodatke i druge relevantne podatke te postavljajući upit korisniku;

• pribavlja presliku izvornika Sporazuma (potpisanog od strane korisnika i ugovaratelja) s njegovim dodacima;

• pribavlja i ocjenjuje sva Izvješća o napretku bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u koji su osnova verifikacije troškova.

1.2,

Izvješća o napretku Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Revizor potvrđuje da su sva Izvješća o napretku koja se preispituju u skladu s odredbama i uvjetima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja, točnije:

• Izvješće o napretku mora odgovarati predlošku iz Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja;

• Izvješća o napretku bi trebala obraditi prihvatljive troškove potprojekta u cijelosti, bez obzira na to koji dio financira ugovaratelj;

• Izvješća o napretku bi trebala biti sastavljena na jeziku Sporazuma

1.3. Pravila računovodstva i vođenja evidencija

Revizor ispituje - pri provođenju postupaka navedenih u ovom Dodatkz - da Ii korisnik (korisnici) poštuju sljedeća pravila računovodstva i vođenja evidencija:

• Računi koje vodi korisnik (korisnici) za provedbu potprojekta moraju biti točni i redovito ažurirani;

• Korisnik (korisnici) mora voditi sustav dvojnog knjigovodstva;

• Računi i troškovi koji se odnose na potprojekt moraju se moći lako utvrditi i provjeriti te evidentirati sve poduzete radnje iskazujući, u svakom trenutku, stanje svakog potprojekta Nacionalnog programa stambenog zbrinjavanja;

• Računovodstvene evidencije moraju biti potkrijepljene popratnim dokazima u izvorniku te utvrditi imovinu i usluge koje se financiraju uz pomoć bespovratnih sredstava za potporu NPSZ-u.

1.4. Usklađenje Izvješća o napretku s Računovodstvenim sustavom i evidencijama korisnika

Revizor usklađuje podatke u Izvješćima o napretku s računovodstvenim sustavom i evidencijama korisnika (npr. završna bilanca, računi glavne knjige, pomoćne knjige i si.).

1.5. Tečaj

Revizor potvrđuje da su iznosi troškova nastali u valuti koja nije euro pretvoreni prema tečaju kako je utvrđeno u odredbama i uputama Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja.

Izvješća se podnose u valuti navedenoj u Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava te se mogu oslanjati na financijska izvješća izražena u drugim valutama, temeljem zakonodavstva koje se primjenjuje na korisnika i važećih računovodstvenih standarda.

Izvještavanje o troškovima mora biti Izraženo u eurima ili, ako su uplate izvršene u bilo kojoj drugoj valuti, pretvaranjem odgovarajućih iznosa u eure prema tečaju važećem na dan konverzije rate u lokalnu valutu.

2. Postupci za provjeru usklađenost troškova s proračunom i analitička ocjena

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

2.1. Proračun Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Revizor izvršava analitičku ocjenu proračunskih stavki u Izvješćima o napretku.

Revizor provjerava da li proračun u Izvješćima o napretku odgovara proračunu Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (autentičnost i autorizacija inicijalnog proračuna) te da su nastali troškovi naznačeni u proračunu Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

2.2. Izmjene i dopune proračuna Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Revizor provjerava da li je bilo izmjena i dopuna u proračunu Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Ako jest, revizor provjerava da lije korisnik:

• Zatražio izmjenu i dopuna proračuna te dobio pravo na izmjenu/dopunu ukoliko je ona bila zatražena sukladno odredbama i uvjetima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava;

• Obavijestio ugovaratelja o izmjenama/dopunama ukoliko one nisu bile zatražene u skladu s odredbama i uvjetima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

3. Postupci za provjeru odabranih troškova

3.1. Stvarno nastali troškovi

Revizor provjerava da li su stvarni troškovi iz odabrane stavke nastali od strane korisnika te da li se odnose na korisnika (korisnike) ili njegovu (njihovu) pridruženu pravnu osobu (osobe). Revizor bi trebao uzeti u obzir podrobno opisane uvjete za stvarno nastale troškove kao što je navedeno u odredbama i uvjetima Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja. Stoga revizor ispituje popratne dokumente (npr. račune, ugovore) i dokaz plaćanja. Revizor također razmatra dokaze o obavljenom poslu, primljenu robu ili pružene usluge te prema potrebi potvrđuje postojanje imovine.

Troškovi koji su nastali prije isplate posljednje rate bespovratnih sredstava, a koji još nisu plaćeni, mogu se prihvatiti kao stvarno nastali troškovi, pod uvjetom da (1) postoji potraživanje (nalog, račun ili ekvivalentni temelj) za pružene usluge ili isporučenu robu prije isplate posljednje rate bespovratnih sredstava potprojekta, (2) konačni troškovi su poznati i (3) ti troškovi su navedeni u završnom Izvješću o napretku. Revizor provjerava da li su te troškovne stavke uspješno plaćene ili je obveza preuzeta u trenutku Revizorove provjere.

3.2. Isključni period

Revizor provjerava da li je trošak iz odabrane stavke nastao prije isplate posljednje rate bespovratnih sredstava potprojekta - tj. između datuma potpisivanja Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i datuma završetka.

3.3. Proračun

Revizor provjerava da li je trošak iz odabrane stavke uključen u proračun Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

3.4. Nužnost

Revizor uvidom u prirodu troškova s pratećim dokumentima provjerava da lije vjerojatno daje trošak iz odabrane stavke bio nužan za provedbu Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i da li je morao nastati u odnosu na ugovorene aktivnosti Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

3.5. Evidencije

Revizor provjerava da li je trošak iz odabrane stavke evidentiran u računovodstvenom sustavu korisnika te upisan u skladu s važećim računovodstvenim standardima države u kojoj je korisnik osnovan te u skladu s uobičajenom računovodstveno-troškovnom praksom korisnika.

3.6. Primjenjivo zakonodavstvo

Revizor prema potrebi provjerava da li su troškovi u skladu sa zahtjevima poreznog zakonodavstva i zakona o

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a socijalnom osiguranju tamo gdje je to primjenjivo (npr. porezi zaposlenika, premije za mirovinu i socijalne naknade). To uključuje isključivanje pristojbi, poreza ili troškova, uključujući i PDV, od nastalih troškovi i plaćenih u okviru Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja, u skladu s člankom 4.7.2 Okvirnog sporazuma.

3.7. Opravdanost

Revizor provjerava da li je trošak za odabranu stavku potkrijepljen dokazima (vidi odjeljak 1 Dodatku 2B, Smjernice za posebne postupke koji se moraju provesti) i pratećim dokumentima.

3.8. Procjena

Revizor provjerava da li monetama vrijednost izabrane troškovne stavke odgovara temeljnim dokumentima (npr. računima, odrescima plaće) i da li se, prema potrebi, koristi ispravan valutni tečaj. U slučaju doprinosa u naravi (npr. pmžanje uredskog prostora), vrednovanje treba potkrijepiti utvrđivanjem troškova ekvivalentnih usluga ili pomagala (npr. tržišne cijene najma poslovnog prostora za osoblje koje radi u okvim Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja).

3.9. Klasifikacija

Revizor ispituje prirodu troškova za odabranu stavku i provjerava da lije stavka izdataka klasificirana kao ispravna proračunska stavka Izvješća o napretku.

3.10. Poštivanje pravila o nabavi

Revizor uvidom u temeljne dokumente postupka nabave i kupovine provjerava da li su troškovi nastali u skladu sa Smjernicama CEB-a za nabavu roba, radova i usluga. Kad revizor utvrdi nepoštivanje pravila nabave, izvijestit će o prirodi takvih problema, kao i o njihovom financijskom učinku u smislu neprihvatljivog izdatka. Prilikom ispitivanja dokumentacije vezane za nabavu, revizor uzima u obzir pokazatelje rizika navedene u Dodatku 2B te izvještava, prema potrebi, o tome koji su od tih pokazatelja pronađeni.

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

Dodatak 2.B Smjernice za određene postupke koji se moraju provesti

[Ovaj Dodatak navodi standardne smjernice za određene postupke koji se moraju provesti te se ove smjernice ne smiju mijenjati]

1. Dokazi verifikacije

Prilikom provođenja određenih postupaka navedenih u Dodatku 2A, revizor može primijeniti tehnike kao što su ispitivanje i analiza, računanje i preračunavanje, uspoređivanje, druge provjere aritmetičke točnosti, promatranje, pregled evidencija i dokumentacije, pregled imovine i pribavljanje potvrda.

Revizor pribavlja verifikacijske dokaze putem ovih postupaka kako bi izradio izvješće o činjeničnim nalazima. Verifikacijske dokaze čine sve informacije koje revizor koristi kako bi došao do činjeničnih nalaza te uključuju informacije sadržane u računovodstvenim evidencijama koje su temelj Izvješća o napretku i druge informacije (financijske i one koje nisu financijske prirode).

Za potrebe postupaka navedenih u Dodatku 2.A:

• Izdatke bi trebalo moći utvrditi, provjeriti i unijeti u računovodstvene evidencije korisnika;

• Korisnik (korisnici) će omogućiti svakom vanjskom revizoru da provede verifikacije na temelju popratnih dokumenata za račune, računovodstvene dokumente i sve druge dokumente od značaja za financiranje potpore NPSZ-u. Korisnik (korisnici) omogućava pristup svim dokumentima i bazama podataka u vezi s tehničkim i financijskim upravljanjem Sporazumom o dodjeli bespovramih sredstava;

• Evidencije, računovodstveni i prateći dokumenti moraju biti lako dostupni i pohranjeni na način da se olakša njihovo ispitivanje te moraju biti dostupni u izvornom obliku, uključujući i u elektroničkom obliku

Upute: evidencije i računovodstveni i popratni dokumenti:

• Trebali bi biti dostupni u dokumentiranom obliku, bilo papirnatom, elektroničkom ili na drugom mediju (npr. pisani zapis o sastanku Je pouzdaniji od usmene prezentacije pitanja o kojima se raspravljalo). Elektronički dokumenti mogu biti prihvaćeni samo ako: 1) dokumentaciju Je korisnik prvi put dostavio ili izradio (npr. narudžbenica ili potvrda) u elektroničkom obliku; ili 2) revizoru odgovara da korisnik (korisnici) koristi elektronički sustav za arhiviranje koji zadovoljava utvrđene standarde (npr. certificirani sustav koji Je u skladu s nacionalnim pravom);

• Po mogućnosti bi trebali biti pribavljeni iz neovisnih izvora izvan korisnika (izvorni račun dobavljača ili Sporazum su pouzdaniji od interno odobrene priznanice);

• Oni koji su generirani interno pouzdaniji su ako su bili podložni kontroli i odobrenju;

• Oni koji su pribavljeni izravno od strane revizora (npr. inspekcijom imovine) su pouzdaniji od dokaza pribavljenih neizravnim putem (npr. upitom o imovini).

Ako revizor utvrdi da gore navedeni kriteriji dokazivanja nisu u dostatnoj mjeri ispunjeni, trebao/la bi to navesti u činjeničnim nalazima.

2. Pribavljanje tumačenja odredbi i uvjeta sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava (dodatak 2a - postupci 1.1)

Revizor bi trebao pridobiti tumačenje odredbi i uvjeta Sporazuma o dodjeli bespovramih sredstava. On(a) bi trebao/la obratiti posebnu pozornost na odredbe Okvirnog sporazuma, čiju kopiju će mu dostaviti korisnik, i Dodatak A (Opis potpore NPSZ-u).

Nepridržavanje ovih pravila čini troškove neprihvatljivima za financiranje u okviru Sporazuma o dodjeli

bespovratnih sredstava.

Ako revizor utvrdi da odredbe i uvjeti koji moraju biti verificirani nisu dovoljno Jasni, on(a) treba zatražiti pojašnjenje od korisnika.

3. Odabir troškova koji moraju biti verificirani (dodatak 2a -postupci 3.1 - 3.10)

Glavni financijski Naslovi u izvješćima o napretku (npr. ljudski resursa) mogu se podijeliti u podnaslove (npr. plaće). Naslovi i podnaslovi su pak podijeljeni u pojedine stavke izdataka ili razreda izdataka s istim ili sličnim

PRILOG D; Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a obilježjima. Oblik i priroda popratnih dokaza (npr. plaćanje, sporazum, račun i si.) te način na koji su troškovi evidentirani (npr. unosi u dnevniku) ovise o vrsti i prirodi troškova i temeljnim radnjama ili transakcijama. Međutim, u svim slučajevima rashodovne stavke trebaju odražavati računovodstvenu (ili financijsku) vrijednost temeljnih radnji ili transakcija, bez obzira na vrstu i prirodu relevantne radnje ili transakcije.

Vrijednost bi trebala biti glavni čimbenik kojim se revizor koristi kako bi odabrao troškovne stavke ili razrede troškovnih stavaka za verifikaciju. Revizor odabire visokovrijedne troškovne stavke kako bi osigurao primjerenu obuhvaćenost troškova.

4. Obuhvaćenost troškova verifikacijom (dodatak 2a - postupe 3.1 - 3.10)

Revizor primjenjuje niže navedena načela i kriterije prilikom planiranja i izvođenja specifičnih verifikacijskih postupaka za odabrane troškove navedene u Dodatku 2A (postupci 3.1-3.10).

Verifikacija od strane revizora i obuhvaćenost troškovnih stavki verifikacijom ne znače nužno potpunu i iscrpnu verifikaciju svih_troškovnih stavki koje su uključene u određenu proračunsku troškovnu stavku. Revizor bi trebao osigurati sustavnu i reprezentativnu verifikaciju. Ovisno o određenim uvjetima (vidi niže). Revizor može pribaviti dovoljno rezultata verifikacije za proračunsku stavku uzimajući u obzir ograničeni broj odabranih troškovnih stavaka.

Revizor može primijeniti statističke tehnike uzimanja uzoraka za verifikaciju jedne ili više troškovnih proračunskih stavki Izvješća o napretku. Revizor razmatra da li su 'uzorci' prikladni i dovoljno veliki (tj. da li se sastoje od velikog broja predmeta) za učinkovito statističko uzorkovanje.

Prema potrebi revizor treba u izvješću o činjeničnim nalazima objasniti na koju se proračunsku stavku Izvješća o napretku primijenilo uzorkovanje, koja se metoda koristila, koji su rezultati ostvareni i da li je uzorak reprezentativan.

Udio obuhvaćenost! troškova (-„UOT“) predstavlja ukupan iznos troškova verificiranih od strane revizora, izraženih kao postotak ukupnog iznosa troškova o kojem je izvijestila JPP/vodeća institucija u Izvješćima o napretku tijekom Promatranog razdoblja.

Revizor osigurava da ukupni UOT iznosi najmanje 80%. Ako on(a) ustanovi stopu iznimke manju od 10% od ukupnog iznosa verificiranih troškova (tj. 8%), revizor privodi kraju postupke verifikacije i nastavlja s izvještavanjem.

Ako je utvrđena stopa iznimke viša od 10%, revizor produžava sve postupke verifikacije sve dok UOT ne iznosi najmanje 90%. Revizor tada završava verifikacijske postupke i nastavlja s izvješćivanjem neovisno o ukupno utvrđenoj stopi iznimke. Revizor osigurava da UOT za svaku proračunsku troškovnu stavku u Izvješću o napretku bude najmanje 10%.

5. Postupci verifikacije odabranih troškova (dodatak 2a - postupci 3.1 - 3.10)

Revizor provjerava odabrane troškovne stavke provođenjem procedura 3.1 - 3.10 navedenih u Dodatku 2A i izvještava o svim činjeničnim nalazima i iznimkama koje proizlaze iz tih postupaka. Verifikacijske iznimke su sva verifikacijska odstupanja pronađena prilikom izvršavanja postupaka navedenih u Dodatku 2A.

Revizor kvantificira iznos pronađenih verifikacijskih iznimki i potencijalni utjecaj na ukupni trošak potprojekta, u slučaju da CEB relevantne troškovne stavke proglasi neprihvatljivima. Revizor izvještava o svim pronađenim iznimkama, uključujući i onima za koje ne može kvantificirati količinu utvrđene verifikacijske iznimke i potencijalni utjecaj na ukupni trošak potprojekta.

Primjer: ako revizor utvrdi izuzetak od 1.000 € u vezi s pravilima o nabavi u kojoj je potpora 60%, revizor Izvješćuje iznimku od 1.000 € i financijski učinak od € 600 (1000 € x 60%).

Specifične upute za poštivanjepravila 3.10 u skladu s pravilima nabave

Revizor provjerava da li su troškovi za odabranu stavku nastali u skladu sa Smjernicama za nabavu roba, radova i usluga CEB-a i to uvidom u temeljne dokumente o nabavi i procesu kupovine. Ti se dokumenti odnose na otvaranje ponuda, procjenu prihvatljivosti ponuđača i usklađenosti ponuda, evaluaciju ponuda i odluke s obzirom na dodjelu

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a ugovora. Prilikom ispitivanja tih dokumenata nabave, revizor uzima u obzir pokazatelje rizika navedene na kraju ovog Priloga te izvještava, ako je moguće, o tome koji su od tih pokazatelja utvrđeni.

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

POKAZATELJI RIZIKA - NABAVA

• Nekonzistentnosti u datumima dokumenata ili nelogičan slijed datuma. Primjeri (nisu ograničeni):

- Ponuda datirana nakon dodjele ugovora ili prije slanja poziva za prikupljanje ponuda

- Ponuda pobjedničkog ponuđača datirana prije datuma objave natječaja ili znamo kasnije od ponuda drugih ponuditelja

- Ponude različitih kandidata s istim datumom

- Datumi na dokumentima nisu vjerojami/usklađeni s datumima na popramoj dokumentaciji (npr. damm na ponudi nije vjerojatan/u skladu s poštanskim datumom na omomici; damm faksa nije vjerojatan/u skladu s darnmom koji je ispisao faks-uređaj)

• Neobične sličnosti ponuda kandidata koji sudjeluju u istom natječaju. Primjeri:

- Iste riječi, rečenice i terminologija u ponudama različitih ponuđača

- Isti izgled i format (npr. vrsta fonta, veličina fonta, veličine margina, alineje, odlomci, itd. ) u ponudama različitih ponuđača

- Slični memorandumi ili logotipi

- Iste cijene u ponudama različitih ponuđača za određeni broj potkomponenata ili stavki

- Identične gramatičke ili pravopisne pogreške ili pogreške u pisanju u ponudama različitih ponuđača

- Korištenje sličnih pečata i sličnosti u potpisima

• Financijsko izvješće ili druga informacija koja ukazuje na to da su dva ponuđača koja sudjeluju u istom natječaju povezana ili su dio iste skupine (npr. kad se podnose financijska izvješća , bilješke uz financijska izvješća mogu sadržavati podatke o vlasništvu grupacije. Informacije o vlasništvu se također mogu pronaći u javnim računovodstvenim upisnicima).

• Nedosljednosti u procesu odlučivanja o selekciji i dodjeli nagrada. Primjeri:

- Odluke o dodjeli nisu uvjerljive/u skladu s kriterijima za odabir i dodjelu

- Pogreške u primjeni kriterija za odabir i dodjelu

- Redoviti dobavljač Xxxxxxxxx sudjeluje kao član povjerenstva za ocjenu ponuda

• Ostali elementi i primjeri koji ukazuju na rizik od privilegiranog odnosa s ponuditeljima:

- Isti ponuđač (ili mala grupa ponuđača) je neobično često pozivan na natječaj za različite ugovore

- Isti ponuđač (ili mala skupina ponuđača) osvaja neobično visok udio ponuda

- Ponuđač često sklapa ugovore za različite vrste robe ili usluga

- Pobjednički ponuđač fakturira dodatnu robu koja nije predviđene natječajem (npr. dodatne rezervne dijelove fakturirane bez jasnog obrazloženja, troškove instalacije koji su fakturirani iako nisu predviđeni u natječaju)

• Ostala dokumentacija, pitanja i primjeri koji upućuju na rizik od nepravilnosti:

- Korištenje fotokopija umjesto originalnih dokumenata

- Korištenje pro-forma računa kao popratnih dokumenata umjesto službenih računa

- Ručne Izmjene na izvornim dokumentima (npr. ručno Izmijenjene brojke, brojke brisane korektorom, itd.)

Uporaba neslužbenih dokumenata (npr. memorandum koji ne sadržava određene službene i/ili obvezne informacije kao što su komercijalni urudžbeni broj, porezni broj društva (OIB), itd.)

PRILOG D; Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

Dodatak 3. Izvješće o troškovnoj verifikaciji Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

KAKO KORISTITI OVAJ IZVJEŠTAJNI PREDLOŽAK: Sav tekst označen žutom bojom u ovom predlošku služi isključivo u instruktivne svrhe te bi ga revizori trebali ukloniti nakon uporabe. Informacije koje se traže u šiljastim zagradama < > ( npr. <naziv korisnika> ) moraju popuniti Revizori.

Izvješće o troškovnoj verifikaciji Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

SADRŽAJ

Izvješće o činjeničnim nalazima

I. Informacije o Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

2. Provedeni postupci i činjenični nalazi

Dodatak 1 Izvješća o napretku Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

Dodatak 2 Opis poslova za troškovne verifikacije

Izvješće o činjeničnim nalazima

< Naziv PIU/vodeće institucije>

<dd.mm.ggg>

Poštovani <ime kontakt osobe(osoba)>

U skladu s opisom posla od <dd.mm.gggg> koji ste s nama ugovorili, ovim putem dostavljamo naše Izvješće o činjeničnim nalazima (- „Izvješće"), s obzirom na popratna Izvješća o napretku za razdoblje koje obuhvaća < xx.xx. gggg - dd.mm.gggg> (vidi Prilog 1 ovom Izvješću). Zatražili ste provođenje određenih postupaka u vezi s vašim Izvješćima o napretku 1 Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava <broj Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava> koji je primio bespovratna sredstva za potporu NPSZ-u, „Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava".

Cilj

Naš je zadatak bio izvršiti troškovnu verifikaciju, što ustvari znači obavljanje određenih dogovorenih procedura vezano za Izvješća o napretku tijekom Promatranog razdoblja u odnosu na Sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava, između vas i CEB-a, „ugovaratelja". Cilj ove troškovne provjere jest provesti određene postupke koje smo ugovorili i dostaviti vam izvješće o činjeničnim nalazima u vezi s provedenim postupcima.

Standardi i etika

Naš angažman je proveden u skladu s:

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

• Međunarodnim standardom o povezanim uslugama ('ISRS') 4400 Angažmani za obavljanje dogovorenih postupaka glede financijskih informacija u skladu s proglašenjem Međunarodne federacije računovođa ('IFAC);

• Etičkim kodeksom za profesionalne računovođe koje izdaje IFAC. Iako ISRS 4400 propisuje da neovisnost nije uvjet za dogovorene angažmane oko postupaka, CEB zahtijeva da Revizor također udovoljava zahtjevima neovisnosti Etičkog kodeksa za profesionalne računovođe.

Provedeni postupci

Kao što je zatraženo, obavljali smo samo postupke koji su navedeni u Dodatku 2A Opisa posla za ovaj zadatak (vidi Prilog 2 ovom Izvješću).

Ti postupci su određeni isključivo od strane ugovaratelja te su obavljeni isključivo kako bi pomogli ugovaratelju u ocjeni da li su troškovi koje potražujete u popratnim Izvješćima o napretku prihvatljivi prema odredbama Sporazuma o dodjeli bespovramih sredstava.

Budući da postupci koje smo proveli ne predstavljaju reviziju ili provjeru napravljenu u skladu s Međunarodnim revizijskim standardima i Međunarodnim standardima provjere, ne pružamo nikakvo jamstvo o popramim Izvješćima o napretku.

Da smo proveli dodame postupke ili izvršili reviziju ili provjeru financijskih izvješća Korisnika u skladu s Međunarodnim revizijskim standardima, mogli smo se susresti s drugim pitanjima o kojima bismo vas izvijestili.

Izvori informacija

Izvješće navodi podatke koje ste nam pružili kao odgovor na konkrema pitanja ili koji su dobiveni i preuzeti iz vaših računa i evidencija.

Činjenični nalazi

Ukupni troškovi koji su predmetom ove troškovne provjere iznose <xxxxxx> EUR.

Omjer obuhvaćenosti troškova je <xx%> . Ovaj omjer predstavlja ukupan iznos troškova koje smo verificirali, izražen kao postotak od ukupnih troškova koji su predmetom ove troškovne provjere. Potonji iznos jednak je ukupnom iznosu troškova koji ste naveli u Izvješćima o napretku.

Izvještavamo o pojedinostima činjeničnih nalaza koji proizlaze iz postupaka koje smo proveli u Poglavlju 2. ovog Izvješća.

Korištenje ovog Izvješća

Ovo Izvješće služi isključivo u svrhu navedenu gore pod odjeljkom Cilj.

Ovo izvješće je izrađeno isključivo za vašu povjerljivu uporabu i isključivo u svrhu vašeg podnošenja dokumenata ugovaratelju. Na ovo se izvješće ne možete pozivati u bilo koju drugu svrhu niti ga distribuirati nekim drugim strankama.

Ugovaratelj nije stranka u Sporazumu (opis poslova) između vas i nas te stoga nemamo obvezu pažnje u odnosu na ugovaratelj, koja se može osloniti na ovo izvješće o troškovnoj verifikaciji na vlastiti rizik i diskreciju. Ugovaratelj može sam procijeniti postupke i nalaze o kojima smo izvijestili te izvući svoje vlastite zaključke iz činjeničnih nalaza o kojima smo izvijestili.

Ugovaratelj može objaviti ovo Izvješće donatorima RHP fonda. Europskom uredu za suzbijanje prijevara i Europskom revizorskom sudu.

Ovo Izvješće odnosi se samo na gore navedena Izvješća o napretku i ne odnosi se niti na jedan od vaših financijskih izvješća.

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

Xxxxxxxx se raspraviti s vama naše Izvješće te će nam biti drago pružiti vam bilo kakve dodatne informacije ili pomoć koja bi vam mogla biti potrebna.

S poštovanjem,

Potpis Revizora [osoba ilipoduzeće ili oboje, prema potrebi i u skladu s politikom poduzeća]

Ime Revizora koji se potpisuje [osoba ili poduzeće ili oboje, prema potrebi]

Adresa revizora [ured nadležan za zadatak]

Datum potpisa <dd.mm.gggg> [datum kadje izvješćepotpisano]

PRILOG D; Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

1 Informacije o Sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

[Poglavlje 1 bi trebalo sadržavati kratak opis Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, potpore NPSZ-u, korisnika, te ključnefinancijske/proračunske informacije(maksimalno 1 stranicu).]

2 Provedeni postupci i činjenični nalazi

Proveli smo sljedeće konkretne postupke navedene u Prilogu 2A Opisa posla za troškovnu verifikaciju bespovratnih sredstava (,,OP“):

1. Opći postupci

2. Postupci za provjeru usklađenosti troškova s proračunskom i analitičkom provjerom

3. Postupci za provjeru odabranih troškova

Primijenili smo pravila za odabir troškova te načela 1 kriterije za obuhvaćenost verifikacijom kao što je navedeno u Prilogu 2B (odjeljci 3 14) OP-a za ovu troškovnu verifikaciju.

[Ovdje razjasnite sve teškoće iliprobleme na koje ste naišli]

Ukupni troškovi koje smo verificirali iznose <xxxx> EUR te su sažeti u tablici u nastavku. Ukupni Omjer obuhvaćenosti troškova iznosi <xx%> .

[Ovdje priložiti sažetu tablicu Izvješća o napretku u Prilogu I, pritom za svaku stavku proračuna navesti ukupni iznos troškova o kojemje izvijestio Korisnik ukupan iznos verificiranih troškova i postotak obuhvaćenih troškova]

Provjerili smo odabrane troškove kao što je prikazano u gornjoj tablici te smo proveli, za svaku odabranu troškovnu stavku, verifikacijske postupke navedene u točki 3.1 do 3.10 Priloga 2A OP-a za ovu troškovnu verifikaciju. U nastavku izvještavamo o našim činjeničnim nalazima koji proizlaze iz ovih postupaka.

1 Opći postupci

[Opišite činjenične nalaze i odredite pogreške i iznimke. Postupci 1.1-1.5 iz Priloga 2A. Ako ne postoje činjenični nalazi, to bi za svaki postupak trebalo biti izričito navedeno na sljedeći način: 'Iz ovog postupka nije proizašao niti jedan činjenični nalaz].

1.1 Odredbe i uvjeti Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

Pribavili smo tumačenje odredbi i uvjeta Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava u skladu sa smjernicama iz Priloga 2B (dio 2) OP-a.

1.2 Izvješća o napretku Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

1.3 Pravila računovodstva i evidentiranja

1.4 Usklađivanje izvješća o napretku s računovodstvenim sustavom i evidencijama korisnika

1.5 Tečaji

2 Postupci za provjeru usklađenosti troškova s proračunskom i analitičkom provjerom

[Opišite činjenične nalaze i odredite pogreške i iznimke. Postupci 2.1-2.2 Priloga 2A. ko ne postoje činjenični nalazi, to bi trebalo biti izričito navedeno za svaki postupak: 'Iz ovog postupka nisu proizaašli nikakvi činjenični nalazi'.]

2.1 Proračun Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

2.2 Izmjene i dopune Proračuna Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

PRILOG D: Opis poslova za verifikaciju troškova bespovratnih sredstava

za potporu NPSZ-u dostavljenih od strane CEB-a

3 Postupci za verifikaciju odabranih troškova

U nastavku smo izvijestili o svim iznimkama koje proizlaze iz verifikacijskih postupaka navedenih u dijelu 3.1-3.10 Priloga 2A OP-a za ovu provjeru troškova u mjeri u kojoj se ti postupci primjenjuju na odabrane troškovne stavke.

Kvantificirali smo iznos pronađenih verifikacijskih iznimaka i mogući utjecaj na ukupni trošak potprojekta, ako ugovaratelj dotične troškovne stavke proglasi neprihvatljivima (prema potrebi, uzimajući u obzir postotak financiranja ukupnog troška). Izvijestili smo o svim pronađenim iznimkama, uključujući i one za koje ne možemo kvantificirati iznos ili potencijalni utjecaj na ukupni trošak potprojekta.

[Opišite činjenične nalaze i odredite pogreške i iznimke- iznose troškova/stavke za koje su pronađene iznimke (= odstupanja između činjenica i kriterija) i prirodu iznimaka - to znači koji odposebnih postupaka /uvjeta opisanih u točki 3.1-3.10 Priloga 2A OP-a nisu poštovani. Kvantificirajte količinu pronađenih verifikacijskih iznimaka i mogući utjecaj na doprinos bespovratnih sredstava, ako ugovaratelj proglasi da su relevantne troškovne stavke neprihvatljive. Primjer: otkrili smo da troškovi u iznosu 6.500 € uključeni u podnaslovu 3.2 (namještaj, računalna oprema) Izvješća o napretku za razdoblje <datum> do <datum> nisu bili prihvatljivo. Troškovi u iznosu 2.000 € odnose se na izdatke nastale izvan razdoblja provedbe. Popratni dokazi nisu bili dostupni 3 transakcije u ukupnom iznosu od 1200 €. Propisana pravila nabave nisu bila ispoštovana prilikom kupnju uredskih računala u vrijednosti 3300 €. (Napomena: relevantne podatke, kao što su računovodstvene reference ili dokumenti treba osigurati)].]

Dodatak 1 Izvješća o napretku Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja

[Dodatak I bi trebao ukl]učivati Korisnikova Izvješća o napretku Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava koji su predmet verifikacije troškova. Izvješća o napretku treba biti datiran i naznačiti obuhvaćeniperiod.]

Dodatak 2 Opis posla za verifikaciju troškova

[Dodatak 2 bi trebao uključivati potpisanu i datiranu kopiju opisa poslova za verifikaciju troškova ovog Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava, uključujući i Prilog I (informacije o Ugovoru o bespovratnim sredstvima) i Dodatak 2A (popis konkretnih postupaka koji se trebaju provesti).]

PRILOG E : Neprihvatljive troškovne stavke

PRILOG E

Neprihvatljive troškovne stavke

Sljedeći troškovi ne smatraju se prihvatljivima za financiranje u okviru ovo Sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava za potporu Nacionalnom programu stambenog zbrinjavanja:

porezi, uključujući poreze na dodanu vrijednost; carinske i uvozne pristojbe ili bilo koje druge naknade; najam ili zakup zemljišta i postojećih zgrada;

novčane kazne i troškovi pamičenja; rabljena oprema;

provizije za bankovne usluge, troškovi jamstava 1 slični troškovi;

troškovi pretvaranja valute, naknade i tečajni gubici povezani s bilo kojim od posebnih euro računa, kao i drugi u potpunosti financijski izdaci;

doprinosi u naravi; svi troškovi leasinga;

svi troškovi amortizacije; dugovi i troškovi otplate duga;

rezerve za gubitke ili potencijalne buduće obveze; kamate;

troškovi koje prijavi korisnik, a odnose se na druge aktivnosti ili programe rada krediti prema trećim stranama.

Croatia - CHP Support n° 1 (2015)

HRCHPl

COUNTRY HOUSING PROJECT SUPPORT GRANT AGREEMENT

between

THE REPUBLIC OF CROATIA

and

THE COUNCIL OF EUROPE DEVELOPMENT BANK

in relation to the REGIONAL HOUSING PROGRAMME

The parties to this Country Housing Project Support Grant Agreement (hereinafter, the “Agreement”) are the REPUBLIC OF CROATIA, through State Office for Reconstruction and Housing Care, Xxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx, Xxxxxxx (the “Partner Country”) and the COUNCIL OF EUROPE DEVELOPMENT BANK, International Organisation, with its headquarters at 00 xxxxxx Xxxxxx, 00000 Xxxxx, Xxxxxx (“CEB” or the “Finance Institution”, jointly referred to hereinafter as the “Parties”, each a “Party”).

WHEREAS

(A) CEB and the Partner Country entered into a Framework Agreement in relation to the Regional Housing Programme (RHP) which was signed on 3 December 2013 and ratified by the Parliament of the Republic of Croatia on 4 April 2014 and which, following CEB’s receipt of the Partner Country’s notice pursuant to Artiele 14 of such Framework Agreement, entered into xxxxx on 1 June 2014 (the “Framework Agreement”).

(B) The European Union, represented by the European Commission, and the CEB on 21 June 2013 entered into a bilateral contribution agreement in relation to the RHP (with reference number 2013/314-991) which stipulates, inter alia, that the CEB shall administer certain EU funds for the benefit of certain activities under the RHP in aceordance with the contribution agreement, as amended from time to time (the “EU Contribution Agreement”).

(C) Pursuant to the EU Contribution Agreement, CEB, in its capacity of Finance Institution, shall, inter alia, establish and support the functional running of each Country Housing Project (CHP) and shall thus provide financial support to co-fund the operating expenses of the Implementing Strueture, as further described under Appendix A {CHP Support description) hereto (the “CHP Support”) to the Partner Country from EU funds subjeet to the terms and conditions of the EU Contribution Agreement.

(D) The Partner Country has given its full agreement to the CHP Support Grant (as defined below) and to the implementation of the CHP Support.

(E) The Parties have decided to conclude the Agreement to set out the terms and conditions concerning (i) the transfer and utilisation of the CHP Support Grant (as defined below); and (ii) the implementation of the CHP Support.

(F) NOW THEREFORE the Parties hereby agree as follows:

Definitions

In this Agreement the defined terms and expressions shall bear the same meaning as given to them in the Framework Agreement and the following defined terms and expressions shall bear the following meaning, unless the context requires otherwise.

Article 1

The CHP Support Grant

1.1 CEB shall, in the manner referred to in Paragraph 1.2 of this Article, place at the disposal of the Partner Country the CHP Support Grant in an aggregate amount of up to EUR 410 000 (four hundred and ten thousand euro).

1.2 Subject to the terms of this Agreement and to all conditions precedent for disbursement set out in Article 2 below being fulfilled, having received a duly completed and signed request for CHP Support Grant Tranche disbursement from the Partner Country, substantially in the form set out in Appendix B {Requestfor CHP Support Grant Tranche disbursement) hereto (a “Disbursement Request”), CEB shall deposit the CHP Support Grant in a minimum of two (2) CHP Support Grant Tranches in the Special Account as defined in Article 3.4

{Special Account) of the Framework Agreement:

Account holder: Ministry of Finance

IBAN:

Ref:

Bank’s name:

XX00 0000 0000 0000 0000 0

Regional Housing Programme Croatian National Bank

Bank’s address: Xxx xxxxxxxxx xxxxxxxx 0,

HR - 10002 Zagreb, Croatia SWIFT BIC: XXXXXX0X

1.3 The Special Account shall be an interest free account, i.e. no interest shall accrue on the balance of the Special Account.

1.4 The CHP Support Grant shall be paid in EURO (EUR). All financial accounts and statements will be expressed in EUR.

1.5 First CHP Support Grant Tranche amount: The first CHP Support Grant Tranche, representing an advance payment, shall be in the amount of up to EUR 205 000 (two hundred and five thousand euro) (thus not exceeding 100% of the Implementing Structure’s estimated operating expenses, which are to be financed by the CHP Support Grant during the first project implementation period, as defined in Appendix A {CHP Support description) hereto). It will be disbursed to the Partner Country following the signature of the Agreement, subject to all conditions precedent for disbursement of the first CHP Support Grant Tranche set out in Article 2 below being fulfilled.

1.6 Subsequent CHP Support Grant Tranche amount: The amount of each subsequent CHP Support Grant Tranche shall be determined with respect to each subsequent project implementation period, as defined in Appendix A {CHP Support description) hereto, by CEB based on (i) the Implementing Structure’s estimated operating expenses which are to be financed by the CHP Support Grant during such project implementation period as defined in Appendix A {CHP Support description) hereto, (ii) the progress achieved under the Country

Housing Project as a whole comprising all its sub-projects as presented by the Partner Country in the progress reports in accordance with the reporting requirements under the Grant Agreements, (iii) the progress achieved as presented by the Partner Country in the Progress Reports pursuant to Article 6 and (iv) the cash flow forecast and workload analysis (for the relevant subsequent project implementation period), as presented by the Partner Country

It will be disbursed to the Partner Country following the receipt of a Disbursement Request from the Partner Country, subject to all relevant conditions precedent for disbursement set out in Article 2 below being fulfilled.

1.7 Pursuant to Article 3.3 {Completion Date) of the Framework Agreement the Completion Date with respect to the present Agreement is 31 January 2017. The Completion Date marks the end of the overall project period.

Article 2

Conditions precedent for disbursement

2.1 Pursuant to Article 3.2 {Conditions precedent for disbursement) of the Framework Agreement the conditions precedent for disbursement of the CHP Support Grant are the following:

2.1.1 Prior to the disbursement of the first CHP Support Grant Tranche:

The Partner Country shall deliver a Legal opinion in the English language satisfactory to CEB covering the issues of capacity, power and authority of the Republic of Croatia to enter into the Framework Agreement and the Agreement and confirming that both Agreements constitute valid, binding and enforceable undertakings.

The Partner Country’s Implementing Structure as defined in Article 4 of the Framework Agreement and as further specified in Article 4 below has been established and is operational to the satisfaction of CEB in accordance with the criteria outlined in Appendix 3 to the Framework Agreement.

2.1.2 Prior to the disbursement of each subsequent CHP Support Grant Tranche:

Progress Report: Prior to the disbursement of each subsequent CHP Support Grant Tranche the Partner Country shall provide to the CEB information on the CHP Support Grant implementation progress in the form of a Progress Report as described in Article 6 below and satisfactory to the CEB.

Expenditure Verification Report: Prior to the disbursement of each subsequent CHP Support Grant Tranche, in addition to the Progress Report, the Partner Country shall provide to the CEB an Expenditure Verification Report as described in Article 6 below and satisfactory to the CEB.

Cash flow forecast and workload analysis: Prior to the disbursement of each subsequent CHP Support Xxxxx Xxxxxxx, in addition to the Progress Report and the Expenditure Verification Report, each in relation to the immediately preceding project implementation period, the Partner Country shall provide to the CEB a cash flow forecast and workload analysis in respect to the subsequent project implementation period.

Article 3

Conditions for use of the CHP Support Grant

3.1 The Partner Country acknowledges that this Agreement is subject to and incorporates by reference the terms and conditions of the Framework Agreement, including its Appendices, in full. In particular:

Pursuant to Article 2 {Conditions for use of the Grant/CHP Support Grant) of the Framework Agreement the CHP Support Grant made available by CEB shall be used exclusively for the CHP Support (as described in Appendix A {CHP Support description) hereto).

The CHP Support Grant shall not be used for finaneing non-eligible expenditure as outlined in Appendix E {Non-eligible cost items) hereto.

The CHP Support shall be implemented in accordanee with Article 2 {Conditions for use ofthe Grant/CHP Support Grant) of the Framework Agreement and CEB’s rules and procedures, including in particular CEB’s Procurement Guidelines.

In the event of failure to comply with the above rules and procedures, CEB reserves the right to suspend, cancel or request immediate repayment ofthe CHP Support Grant. Before such a claim is made, consultations will be held between the Parties.

3.2 Any balance remaining unspent upon the Completion Date of the CHP Support (as defined under Appendix A {CHP Support description) hereto) or any repayment of the CHP Support Grant in accordance with the Framework Agreement and the Agreement shall be deposited in EUR in the following CEB’s account within 3 months from the Completion Date, unless otherwise agreed:

Account n° IBAN: Holder name:

Ref:

Bank’s name: Bank’s address: SWIFT BIC:

XX00 0000 0000 0000 0000 00

Council of Europe Development Bank, Paris SWIFT: CEFP FR PP

DEUTSCHE BANK AG, Frankfurt Taunusanlage 12 D - 60325 Frankfurt am Main DEUT DE FF

3.3 Latest date for implementation of works/supplies/services: Expenditure financed under this Country Housing Project Support Grant Agreement must be incurred in the period from 1 November 2015 until no later than 31 October 2016 (“Latest date for implementation of works/supplies/services”), subject to further extension. The term ‘incurred’ means services rendered. The Latest date for implementation of works/supplies/services marks the end of the overall project implementation period, subject to further extension.

3.4 Visibility.

3.4.1 The Partner Country shall ensure that any information given to the press, the beneficiaries, and all related publicity material, official notices, reports and publications, shall acknowledge that the financial support to co-fund the operating expenses of the Implementing Structure was provided by the European Union and managed by the CEB.

The Partner Country shall display the European Union logo at least as prominently as its own logos whenever it displays its logo in publications referring to the CHP Support Grant.

3.4.2 Publications on the CHP Support Grant prepared by the Partner Country must carry the following warning: "This document has been produced with thefinancial assistance of the European Union. The views expressed herein are those of (name ofauthor) and can therefore in no way be taken to reflect the official opinion ofthe Commission".

3.5 The Progress Reports and the Completion Report described under Article 6 of the Agreement shall include (i) information on the procurement of supplies, works and services under the CHP Support, if any; and (ii) the measures taken by the Partner Country to ensure visibility of the European Union and the CEB in accordance with Paragraph 3.4.1 of this Article.

Article 4

Implementing Structure of the CHP Support

4.1 Pursuant to Article 4.1.1 (Lead Institution) of the Framework Agreement the Partner Country has designated the State Office for Reconstruction and Housing as the Lead Institution with respect to the Country Housing Project.

4.2 Pursuant to Article 4.1.2 {Project Implementing Unit) of the Framework Agreement the Partner Country entrusts the implementation of the Country Housing Project to the Project Implementation Unit situated within the State Office for Reconstruction and Housing (the “PIU”) and the project reporting to be made to CEB to the Lead Institution.

4.3 The Partner Country entrusts the implementation of the CHP Support and the reporting to be made to CEB with respect to the CHP Support to the Lead Institution.

In any event, the responsibility to comply with all obligations under the Agreement remains with the Partner Country.

Article 5

CHP Support implementation

5.1 The CHP Support Grant amounting up to EUR 410 000 will cover the CHP Support cost indicated under Appendix A {CHP Support description) hereto.

5.2 The Partner Country shall apply all care and diligence needed for the proper implementation of the CHP Support.

5.3 If unforeseen increases in expenditures are expected or realised (whether due to inflationary factors, fluctuation in exchange rates, natural and human-made disasters or other unforeseen contingencies), the Partner Country shall duly inform CEB on a timely basis. In any event

CEB does not undertake to cover any expenses in excess of the aggregate amount of the CHP Support Grant defined under Article 1 of the Agreement.

Article 6

Reports on the CHP Support

6.1 Progress Reports: Pursuant to Article 4.10.2 {Progress Reports on sub-projects/CHP Support) of the Framework Agreement the Partner Country through the Lead Institution, shall provide information to CEB on the progress in the implementation of the CHP Support Grant in the form of Progress Reports. With respect to Article 4.10.2 {Progress Reports on sub-projects/CHP Support) of the Framework Agreement stipulating that the reporting frequency and dates under the Country Housing Project Support Grant Agreement/s shall be the same as the reporting frequency and dates under the Grant Agreement/s, both Parties agree that the reporting frequency for this Country Housing Project Support Grant Agreement shall differ from the reporting frequency and dates under the Grant Agreement/s in that each such Progress Report on the CHP Support shall cover the immediately preceding project implementation period (a “Reporting Period”) and shall be provided as soon as it becomes available but no later than 14 calendar days after the end of each Reporting Period (each such date, a “Reporting Date”) with the first Reporting Date under this Country Housing Project Support Grant Agreement falling on 15 May 2016.

Pursuant to Article 4.10.2 (Progress Reports on sub-projects/CHP Support) of the Framework Agreement these Progress Reports must be deemed satisfactory to CEB before any further disbursements may be made.

Appendix C {Progress Report Outline) hereto is a template specifying the minimum information required by the CEB for Progress Reports.

Reporting on expenditure shall be expressed in EUR or, should payments be made in any other currency, reporting on expenditure shall be expressed in local currency and converted into EUR at the exchange rate of the date of conversion of the corresponding CHP Support Grant Tranche into local currency.

6.2 The Partner Country, through the Lead Institution, shall keep accounting records concerning the CHP Support, which shall be in conformity with international standards, and which shall record all operations made and identify the assets and services financed with the help of the CHP Support Grant.

6.3 CEB may have an on-site audit of the CHP Support's accounting carried out by one or more consultants of its choice, at the expense of the Partner Country in the event of default by the latter in respect of any of its obligations under the Agreement.

6.4 The Partner Country undertakes to respond within a reasonable period to any request for information from the CEB and to provide it with any documentation that CEB should consider necessary and may reasonably request, for the proper implementation of the CHP Support, particularly as concerns the monitoring of the use of the CHP Support Grant.

6.5 Expenditure Verification Report: The Partner Country shall provide to the CEB an expenditure verification report provided by an external auditor whereby such auditor shall have been chosen and such report shall have been prepared in accordance with the terms of reference set out in Appendix D {Terms ofreferencefor an expenditure verification ofa CHP Support Grant receivedfrom the CEB) hereto (such report, the “Expenditure Verification Report”) satisfactory to the CEB. Each such Expenditure Verification Report, same as the

Progress Reports, shall cover the immediately preceding project implementation period and shall be provided as soon as it becomes available but no later than 14 calendar days after the end of each Reporting Period with the first Reporting Date under this Country Housing Project Support Grant Agreement falling on 15 May 2016.

These Expenditure Verification Reports must be deemed satisfactory to CEB before any further disbursements may be made.

The last Expenditure Verification Report with respect to the last project implementation period 1 March 2016 to 31 August 2016 under the Agreement is due, together with the Completion Report, on the Completion Date. Any Expenditure Verification Report shall be produced by an external auditor contracted by the Partner Country in compliance with CEB’s Procurement Guidelines and subject to CEB’s ex-xxxx approval.

6.6 Completion Report. Pursuant to Article 4.10.2 {Progress Reports on sub-projects/CHP Support) of the Framework Agreement the Completion Report, which shall be provided to CEB on the Completion Date under the CHP Support (as defined under Appendix A {CHP Support description) hereto), shall include an assessment of the use and the impact of the CHP Support Grant. The Completion Report must be deemed satisfactory by the CEB.

Article 7 Representations and warranties

The Partner Country represents and warrants:

that it is authorised to enter into the Agreement and it has given the signatory(ies) the authorisation therefor, in accordance with the laws, decrees, regulations and other texts applicable to it;

that the drawing up and execution of the Agreement does not contravene the laws, decrees, regulations and other texts applicable to it.

Article 8 Notices

8.1 Any notice to be given to either Party with respect to the Agreement shall be effectively given or sent by letter or facsimile to the Parties as addressed below. The address of either Party may be changed by notices in the manner set out in this provision.

8.2 Any notice to CEB shall be addressed to: Council of Europe Development Bank

00, xxxxxx Xxxxxx 00000 Xxxxx - Xxxxxx

Attention: Director, Directorate for Loans and Social Development (RHP)

Fax: x00 0 00 00 00 00

Email: xxx-XXX@xxxxxxx.xxx

Copy to: Fax: Email:

Director, Directorate for European Cooperation and Strategy

x00 0 00 00 00 00

xxx-xxxxx-xxxxxxxxx@xxxxxxx.xxx

8.3 Any notice to the Partner Country shall be addressed to:

State Office for Reconstruction and Housing Care Xxxxxxxx 00, 00000 Xxxxxx, Xxxxxxx

Attention: Head of the State Office Fax:+ 000 0 00 00 000

Article 9 Amendments

This Agreement may be modified by written amendment entered into by CEB and the Partner Country.

Article 10 Dispute resolution.

10.1 Any dispute arising out of or in connection with the Agreement, including its existence, validity, interpretation or termination shall be settled amicably between the Parties.

10.2 In default of amicable settlement, disputes shall be subject to arbitration in accordance with the terms of Article 11 {Dispute resolution) of the Framework Agreement.

Article 11 Entry into force

The Agreement shall enter into force upon signature by the Parties.

Article 12 Interpretation

12.1 The Partner Country acknowledges that this Agreement is subject to and incorporates by reference the terms and conditions of the Framework Agreement in full.

12.2 In the event of discrepancies, inconsistencies and/or conflicts between the terms of the Framework Agreement and this Agreement, the documents shall prevail in the following order: (i) this Agreement; (ii) the Framework Agreement.

IN WITNESS WHEREOF, the undersigned, being duly authorized thereto, have signed the Agreement in the English language in two (2) originals.

For the REPUBLIC OF CROATIA

For the COUNCIL OF EUROPE DEVELOPMENT BANK

Place of signature; Zagreb Place of signature: Paris

Date of signature: 30 Novembert 2015 Date of signature: 20 Novemeber 2015

Name: Xxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx Name: Xxxx Xxxxxx

Title: Predstojnica Državnog ureda za obnovu i Title: Guvnemer stambeno zbrinjavanje

Appendices:

APPENDIX A: CHP Support description

APPENDIX B: Request for CHP Support Grant Tranche disbursement (Template)

APPENDIX C: Progress Report Outline

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a CHP Support Xxxxx received from the CEB

APPENDIX E: Non-eligible cost items

APPENDIX A

APPENDIX A: CHP Support description

CHP Support description

Financial support to co-fund the operating expenses of the Implementing Structure

Partner Country

Country Housing Project Support Grant Agreement title

Reference number

Contracting Authorities

CHP Support Grant amount approved

Objective

REPUBLIC OF CROATIA

CHP Support n° 1 (2015): Financial support to co-fiind the operating expenses ofthe Implementing Structure HRCHPl

The State Office for Reconstruction and Housing Care

EUR 410 000

Financial support to co-fund the operating expenses of the Implementing Structure:

The operating expenses ofthe Lead Institution in relation to its respective obligations with respect to the Country Housing Project will be financially supported by the CHP Support Grant, to conduct beneficiary selection and cross-border verification activities

Description of CHP Support

Estimated total cost of RHP related activities to be incurred by the HR CHP

Implementing Structure for the entire project period

Financial support to co-fund the operating expenses ofthe Implementing Structure:

The expenses ofthe State Office for Reconstruction and Housing Care in relation to its obligations with respect to the Country Housing Project will be financially supported by the CHP Support Grant, to cover:

5. The costs associated with the staff recruited for the purposes of the Country Housing Project’s implementation such as beneficiary selection, cross border vmfication

6. The costs associated with travel to different locations

7. The financing ofexpenditure verification activities

8. Contingency reserve

EUR 440000

Entire project period: 1 November 2015 - 31 Janumy 2017

Entire project implementation period:

i. First project implementation

1 November 2015-31 October 2016

iii. 1 November 2015 -30 April 2016

period: iv. 1 May 2016 - 31 October 2016

ii. Second project implementation period:

Description TOTAL

Existing staff 30 000

New staff to be employed

Estimated cost breakdown

Admin and Communication costs

260 000

52 000

Description Existing staff

New staff to be employed

Admin and Communication costs

Travel

		66
			APPENDIX A: CHP Support description
Travel		73 000
	Subtotal	415 000
Contingencies		10000
Expenditure	verification	15 000
	TOTAL	440 000

Croatia contribution

30 000

Support Grant

260 000

52 000

73 000

Contingencies		10000
Expenditure verification		15 000
TOTAL	30000	410000

Subtotal 30 000 385 000

Estimated financing plan

Description Existing staff

New staffto be employed

Admin and Communication costs

Travel

Croatia contribution

30 000

Support Grant

260 000

52 000

73 000

Contingencies

Subtotal 30000 385000

10 000

Expenditure verification

15 000

TOTAL 30000 410 000

Starting date

Planned completion date

CHP Support Grant implementation structure

01/11/2015

31/01/2017

The State Office for Reconstruction and Housing Care is the institution in charge ofimplementing the CHP Support grant

APPENDIX B: Request for CHP Support Grant Tranche disbursement (Template)

APPENDIX B

Request for CHP Support Grant Tranche disbursement (Template)

<Date, place>

To the attention of: CEB RHP Secretariat

Council of Europe Development Bank 00 xxxxxx Xxxxxx

F-75116 Paris

Title ofthe Country Housing Project Support Grant Agreement: CHP Support n° 1 (2015): “Financial support to co-fund the operating expenses ofthe Implementing Structure”

Reference no /Requestfor disbursement number: HR CHPl /

entered into between <name ofthe Partner Country> and the CEB dated

under the Framework Agreement in relation to the Regional Housing Programme dated <date>

Dear Sir/Madam,

I hereby request <disbursement ofthefirst tranche/disbursement ofthe x'^ tranche/disbursement ofthe last tranche> under the Country Housing Project Support Grant Agreement mentioned above.

The amount requested is EUR <...>.

Please find attached the following supporting documents:

- Progress Report

- Expenditure Verification Report

- Cashflowforecast (for the subsequent project implementation period)

The disbursement of the CHP Support Grant Tranche should be made to the following bank account; < name and address ofthe bank, accoimt number, SWIFT and IBAN code >.

I confirm that this account cannot accrue negative interest and that any positive interest earned shall be used exclusively to fund the eligible expenditure under this Country Housing Project Support Grant Agreement.

I hereby certify that the information contained in this Request for CHP Support Grant Tranche disbursement is complete and reliable, and that the costs incurred to date as set out in the Progress Report are eligible in accordance with the terms and conditions set out in the Framework Agreement and the Country Housing Project Support Grant Agreement, and that this Request for CHP Support Grant Tranche disbursement is substantiated by appropriate and verifiable supporting documents.

Yours faithfully.

APPENDIX C: Progress Report Outline

APPENDIX C

APPENDIX C- PROGRESS REPORT OUTLINE

Appendix C PROGRESS REPORT OUTLINE

REGIONAL HOUSING PROGRAMME (RHP) PARTNER COUNTRY:

CROATIA

COUNTRY HOUSING PROJECT (CHP) OF CROATIA

Country Housing Project SUPPORT GRANT AGREEMENT:

Title: CHP Support n° 1 (2015) - “Financial support to co-fund the operating expenses of the Implementing Structure”

Reference number: HR CHPl

PROGRESS REPORT [NO. 1] REPORTING PERIOD [ ]

Submitted by:

Signature

Date:

APPENDIX C: Progress Report Outline

Table of Contents

1. GENERAL INFORMATION..........................................................................................................................................

1.1. Intervention data................................................................................................................................................................

1.2. Financial data (in EUR)......................................................................................................................................................

2. REVIEW OF PROGRESS TO DATE (comparing against plan)...................................................................................

2.1 Background..........................................................................................................................................................................

2.2 Summary project description..........................................................................................................................................

2.3 Activities undertaken........................................................................................................................................................

2.4 Project costs and cash floW..................................................................................................................................................

2.5 Management, coordination and financing arrangements............................................................................................

2.6 Results achieved (against the set of indicators indicated in the logframe)...........................................................

2.7 Progress towards achieving the specific objective (against the set of indicators indicated in the logframe) 2.8 Impact prospects....................................................................................................................................................................

2.10 Visibility actions......................................................................................................................................................................

2.11 Deviations from the plan and constraints encountered, if any, and action required.........................................

.68

,69

,70

3. WORK PLAN FOR THE subsequent PROJECT IMPLEMENTATION PERIOD......................................................... 70

TABLE 1: Logical Framework Matrix............................................................................................................................................. 72

List of abbreviations

RHP Regional Housing Programme

EMHSP Environment Management and Health and Safety Plans

APPENDIX C; Progress Report Outline

1. GENERALINFORMATION

1.1. Intervention data

RHP Partner Country

Republic of Croatia

Country Housing Project Support Grant Agreement

title

Country Housing Project Support Grant Agreement reference number Country Housing Project Support Grant Agreement

Date of signature Start date

Country Housing Project Support Grant Agreement objective Implementing structure

Finance Institution

Latest date for implementation of works/supplies/services

"Financial support to co-fund the operating expenses of the Implementing Structure"

HR CHPl

1 November 2015

Council of Europe Development Bank (CEB) 31 October 2016

Completion date - planned 31 January 2017

Completion date - likely

1.2. Financial data (in EUR)

Estimated total cost of the grant Estimated cost breakdown

Approved grant amount

% grant financing of total cost Disbursement history (disbursement by CEB to the Partner Country)

Grant Tranche Date Amount 1** tranche n/a

2"'^ tranche n/a

APPENDIX C: Progress Report Outline

3'^'‘ tranche, etc. n/a

Total grant amount allocated (funds contracted out of total grant amount) Total grant amount disbursed

% grant amount disbursed of total approved grant amount Estimated national contribution

Total national contribution provided to date

Date of financial data presented above

Total

n/a

2. REVIEW OF PROGRESS TO DATE (comparing against plan)

2.1 Background

RHP context, % of total needs that will be addressed through this grant, linkages to other reiated projects

2.2 Summary project description

2.3 Activities undertaken

2.4 Grant costs and cash fiow

2.5 Management, coordination and financing arrangements

Please inform of, and attach inter-institutional arrangements and Xxxx signed if any including with municipalities and other concerned parties specifying roles and responsibilities of each party, notably on financialflow and controls)

2.6 Resuits achieved (against the set of indicators indicated in the logframe)

Please list the resuits included in the logframe and report to what extent they have been achieved against the set of indicators indicated in the logframe

2.7 Progress towards achieving the specific objective (against the set of indicators indicated in the logframe)

APPENDIX C: Progress Report Outline

Please list the specific objective include in the logframe and report on progress towards achieving the specific objective

2.8 Impact prospects

As presently implemented, the project's likely contribution to the overall objective

2.9 Visibility actions

List media events where donors/CEB were mentioned and attach relevant media/newspaper articles, public announcements, other visibility documents and photos of construction site boards

2.10 Deviations from the plan and constraints encountered, if any, and action required

Please inform of any major constraints/deviations from the plan (especially, but not limited to, problems that risk delaying the project), explain the reasons for such deviations and propose corrective measures below:

Action required

Proposed Action Pian to solve issues (if any):

Action

Responsible Completion

Date

3. WORK PLAN FOR tNE SUB^QUENT PROIECT IMPLEMENTATION PERIOD

Please provide an updated implementation schedule for the subsequent project implementation period (as Gantt chart indicating main activities; sequence and dependencies; estimated start, duration and

APPENDIX C: Progress Report Outline

completion of activities; milestones and parties responsible for implementation of each activity)

TABLE 1: Logical Framework Matrix

Sub-projcct	Intervention Logic	Indicators	Target Or Baseline	Actual	Soni'ccs Of Verification	Assumptions And Risks
Description		(Note tliat the indicators
		under Activities are not
		Activity indicators hut
		are result indicators
		related to each activity.)
0\ xxxxx Objccti^t■	Comprehensively contribute towards completion of the	Percentage decrease in total refugee numbers in each Partner Country and	Target percentage.		Submitted Sub-project Application Forms. Signed Sub-project	It is assumed that beneficiary selection will be both fair and transparent. Unfair or non-transparent
	protracted	overall.			Approvals.	processes put the whole programme at
	displacement				Standard MIS Reporting.	risk, with beneficiaries, with donors
	situation in Bosnia				4-monthly Sub-project and	and with the public.
	and Herzegovina,				CHP reports.	Poor selection of Municipal (and

Montenegro,

Lead Institution reports to

other)

partners. or poor

Republic of Croatia and Republic of Serbia by providing

Government. PIU Reports.

Official Registry of

implementation of formal and informal cooperation increases the risk of poorly conceived or poorly

durable

and

Refugees.

implemented solutions, or of a poor

sustainable housing solutions with full

CEB field visits and mission reports.

selection process of targeted beneficiaries.

respect for the rights of refugees

Mid-term mission.

monitoring

It is assumed that there will be frequent and effective cooperation

and internally displaced persons and the mutual

Final evaluation (process and report).

between CHP PIUs and CHP governance bodies across each of the four PCs, and that this cooperation

obligation to closely cooperate and synchronize activities in order to

will add value for CHP management

as well as to RHP outcomes.

ensure durable

solutions for them, either through

voluntary return and reintegration or local integration.

Specific

Provision

of Total number of Target Number.

Submitted Sub-project There is no direct, specific link

Sub-project

Intervention Logic

Indicators

Target Or Baseline

Actual

Sources Of Verification

Assumptions And Risks

Description

(Note tliat tlie indicators under Activities are not Activity indicators but

are result indicators

ObJecti\e 1

durable housing

related to each activity.) vulnerable families

Application Forms.

between a beneficiary and a

solutions

contributory

assisted through the

provision of a housing

Signed

Approvals.

Sub-project

specific housing output at the

planning stage. CHP delivery, as

factor to the integration of

refugees, I DPs

solution.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.

well as monitoring, is based on this specific linkage. A failure to link beneficiaries with specific

and displaced/

other

Lead Institution reports to Government.

housing outputs will put all processes at risk of failure.

vulnerable groups into national and local

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

It is assumed that beneficiary selection will be both fair and transparent. Unfair or non

communities.

Mid-term mission.

monitoring

transparent processes put the

whole programme at risk, with

Result 1.1

Increased

quantity and/ or quality of housing stock (for rent or ownership) available to the target population.

Total number of housing units newly available to vulnerable families.

Total number of upgraded housing units available to vulnerable families.

Target Number.

Final evaluation (process and report).

Submitted Sub-project Application Forms.

Signed Sub-project Approvals.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to Government.

beneficiaries, with donors and with the public.

Poor selection of Municipal (and other) partners, or poor implementation of formal and informal cooperation increases the risk of poorly conceived or poorly implemented solutions, or of a poor selection process of targeted beneficiaries.

There is no direct, specific link between a beneficiary and a specific housing output at the planning stage. CHP delivery, as well as monitoring, is based on this specific linkage. A failure to link beneficiaries with specific housing outputs will put all processes at risk of failure.

Sub-project Description

Intersention Logic Indicators Target Or Baseline Actual Sources Of Verification Assumptions And Risks

(Note that the indicators iiiider Actis'ities are not Acli\it> indicators but are result indicators related to ettch activity.)

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

It is assumed that beneficiary selection will be both fair and transparent. Unfair or non

Mid-term mission.

monitoring

transparent processes put the whole programme at risk, with

Final evaluation (process and report).

beneficiaries, with donors and with the public.

Activities

for

CHP

Most

vulnerable All selected

Submitted Sub-project

It is

assumed

that

Result I.I.

Beneficiaries.

families selected.

Vulnerable families assisted.

Vulnerable individuals assisted.

beneficiaries fulfil 'most vulnerable’ criteria.

Target Number. Target Number.

Application Forms. Signed Sub-project Approvals.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to

complementarity measures, from a social perspective, as described in the Country Feasibility Report, will be undertaken, by the Partner Country, together with UNHCR/ OSCE.

There is no direct, specific link

A1 - Construction of flats.

Number of units. Target Number or N/A.

Cost per unit. Target Number or N/A.

Government.

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

between a beneficiary and a

specific housing output at the planning stage. CHP delivery, as well as monitoring, is based on

Construction time per Target Number or unit. N/A.

Mid-term

mission.

monitoring

this specific linkage. A failure to

link beneficiaries with specific

Number assisted.

families Target Number or

N/A.

Final evaluation (process

and report).

housing outputs will put all

processes at risk of failure.

Number individuals

Target Number or

Poor selection of Municipal (and

Sub-project	Intersention Lo"ic	Indicators	Target Or Baseline		Actual	Soui ces Of Verification	Assumptions And Risks
Description		(Note that the indicators
		under Activities are not Activits indicators but
		are result indicators
		related to each activity.)
	A6 - Purchase of	assisted. Number of units.	N/A. Target Number	or			other) partners. or poor implementation of formal and
	existing flats.	Cost per unit. Number families	N/A. Target Number N/A. Target Number	or or			informal cooperation increases the risk of poorly conceived or poorly implemented solutions, or of a poor selection process of targeted
		assisted. Number individuals	N/A. Target Number	or			beneficiaries. The implementation of the CHP,

	assisted.		N/A.
A3 - Construction of pre-fabricated	Number of units.		Target N/A.	Number	or
houses.	Cost per unit.		Target N/A.	Number	or
	Construction time unit.	per	Target N/A.	Number	or

Number assisted.

families

Target Number or N/A.

and its effective monitoring, assumes allocation by PCs of the necessary human and finance resources.

Programme success is dependent, to a large extent, on effective management of each CHP by CHP Management Bodies.

Number individuals assisted.

Target Number or N/A.

A7 - Provision Supply of village houses.	Number of units. Cost per unit.	Target N/A. Target N/A.	Number Number	or or
	Number families assisted.	Target N/A.	Number	or
	Number individuals assisted.	Target N/A.	Number	or
B - Provision of	Number of units.	Target	Number	or
construction		N/A.
materials.	Cost per unit.	Target N/A.	Number	or
	Number families	Target	Number	or

Siih-projcct Description

Interxcntion Lo<;ic Indicators Target Or Baseline Actual Sources Of Verification Assumptions And Risks

(Note that the indicators under Activities are not Activits indicators but

are

result

indicators

related to each activity.) assisted. N/A.

Number individuals

assisted.

Target Number or

N/A.

A5 Number of units. Target Number or

Reconstruction of N/A.

family houses. Cost per unit. Target Number or

N/A.

Construction time per unit.

Target Number or N/A.

Number assisted.

families

Target Number or N/A.

Reconstruction of

Number individuals assisted.

Number of units.

Target Number or N/A.

flats. Cost per unit. Target Number or N/A.

Construction time per Target Number or unit. N/A.

Number assisted.

families

Target Number or N/A.

Result 1.2

Improved security of

accommodation for beneficiaries (ownership/ secure tenancy arrangements/ etc.).

Number individuals assisted.

Number of beneficiary families with improved security of tenancy in housing.

Target Number or N/A.

Target Number.

Submitted Sub-project Application Forms.

Signed Sub-project Approvals.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to Government.

Suh-project Description

Interscntion Logic Indicators Target Or IJascline Actual Sources Of Verification Assumptions And Risks

(Note that the indicators under Actisities arc not Activits indicatoi's but are result indicators related to each activits.)

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

It is assumed that beneficiary selection will be both fair and transparent. Unfair or non

Mid-term mission.

monitoring

transparent processes put the whole programme at risk, with

Final evaluation (process and report).

beneficiaries, with donors and with the public.

Poor selection of Municipal (and

other) partners. or poor

,Ac•ti^ itics Result 1.2

for

Development and/ or implementation

Type and number of occupation permits/

Target Number.

Submitted Sub-project Application Forms.

implementation of formal and informal cooperation increases the risk of poorly conceived or poorly implemented solutions, or of a poor selection process of targeted beneficiaries.

Poor selection of Municipal (and other) partners. or poor

of tenancy

tenancy agreements

Signed

Sub-project

implementation of formal and

agreements or

signed between target

Approvals.

informal cooperation increases the

tenancy

to population

and

Standard MIS Reporting.

risk of poorly conceived or poorly

purchase agreements or land purchase agreements between

relevant authorities or landlords.

Type and number of purchase contracts/ ownership transfer

Target Number.

4-monthly Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to Government - particularly in relation to oversight of

implemented solutions, or of a poor selection process of targeted beneficiaries.

authorities

or agreements signed

Municipalities and their

private owners

between

target

contract development/

and beneficiaries.

population and vendor or relevant authorities.

management. PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

Sub-project Description

Intersention Lo«ic Indicators Tar}>et Or Baseline Actual Sources Of Verification Assumptions And Risks

(Note that the indicators under Actisities ai'e not Activits indicators but are result indicators related to each activity.)

Mid-term monitoring mission.

Final evaiuation (process and report).

Specific

Living conditions

Percentage

of 100% Submitted Sub-project

Poor selection of Municipal (and

Objective 2

of current refugee population upgraded through provision of

housing and related services of

beneficiary families whose quaiity of housing has been upgraded through improved servicing.

Application Forms.

Signed Sub-project Approvals.

Standard MIS Reporting. 4-monthiy Sub-project and CHP reports.

other) partners, or poor implementation of formal and informal cooperation increases the risk of pooriy conceived or poorly implemented solutions, or of a poor seiection process of targeted

an appropriate

Seiection Committee

beneficiaries.

Result 2.1

standard.

Access to basic utiiities (power, water, sewerage, transport, rubbish removal, telecommunicatio ns) and services for the target

Per cent of new housing units will access to at least power, water and sewerage.

100%

Assessment inputs/ reports.

Lead Institution reports to Government.

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

Mid-term monitoring mission.

Finai evaluation (process and report). Submitted Sub-project Application Forms.

Signed Sub-project Approvals.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.

Selection Committee

The implementation of the CHP, and its effective monitoring, assumes aiiocation by PCs of the necessary human and finance resources.

Poor selection of Xxxxxxxxx (and other) partners, or poor impiementation of formal and informal cooperation increases the risk of poorly conceived or poorly implemented solutions, or of a poor seiection process of targeted beneficiaries.

Sub-project Description

Intenention Lo«ic Indicators

(Note that the indicators under Activities are not Activitv indicators but arc result itidicators related to each activity.)

Target Or Baseline Aetual Sources Of Verification Assumptions And Risks

population. Assessment

reports.

inputs/ The implementation of the CHP, and its effective monitoring,

Lead Institution reports to Government.

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

assumes allocation by PCs of the necessary human and finance resources.

Mid-term mission.

monitoring

Activ ities Result 2.1

for

Sub-projects within each CHP: Procurement including design and tendering.

Per cent of newly constructed housing units with energy efficiency rating C or higher.

Final evaluation (process and report).

100% Submitted Sub-project

Application Forms. Signed Sub-project Approvals.

Standard MIS Reporting.

There is no direct, specific link between a beneficiary and a specific housing output at the planning stage. CHP delivery, as well as monitoring, is based on

Implementation including construction,

Per cent of reconstructed dwellings to have

Target Percentage

4-monthly Sub-project

and CHP reports.

Lead Institution reports to

this specific linkage. A failure to

link beneficiaries with specific housing outputs will put all

supply supervision.

and

improved energy efficiency rating. Per cent of constructed/ provided

100%

Government. PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

processes at risk of failure.

It is assumed that beneficiary selection will be both fair and transparent. Unfair or non

housing units with connection to water.

Mid-term

mission.

monitoring

transparent processes put the

whole programme at risk, with

Per cent of constructed/ provided housing units with connection to power.

100%

Final evaluation (process

and report).

beneficiaries, with donors and with

the public.

Poor selection of Municipal (and other) partners, or poor

Sub-project Description

Intenention Logie Indieators Target Or Baseline Aetual Sources Of Verification

(Note that the indicators under Acti\ities are not Actisity indicators but arc result indicators related to each activity.)

Assumptions And Risks

Per cent of constructed/ provided housing units with connection to sewerage

100% implementation of formal and

informal cooperation increases the risk of poorly conceived or poorly implemented solutions, or of a poor selection process of targeted

Rc.sult 2.2

C - Provision of housing within the

disaggregated by

septic tank and communal connection. Per cent of newly constructed housing units with access to rubbish removal.

Per cent of provided housing units with access to transport infrastructure.

Total number of vulnerable families

Target Percentage

Target Number or N/A.

Submitted Sub-project Application Forms.

beneficiaries.

There is no direct, specific link between a beneficiary and a

social welfare

system (elderly

assisted through the provision of a housing

Signed Approvals.

Sub-project

specific housing output at the planning stage. CHP delivery, as

etc).

solution in social or elderly housing.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to Government.

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

well as monitoring, is based on

this specific linkage. A failure to link beneficiaries with specific housing outputs will put all processes at risk of failure.

It is assumed that beneficiary selection will be both fair and transparent. Unfair or non

Mid-term mission.

monitoring

transparent processes put the whole programme at risk, with

Final evaluation (process and report).

beneficiaries, with donors and with the public.

Sub-project Description

Intersention Lo"ic Indicators Target Or Baseline Actual Sources Of Verification Assumptions And Risks

(Note that the indicators under Aetisities are not Activits indicatois but are result indicatoi's related to each activit\'.)

Acti>'i(ics

for

Number

of Number of units. Target Number or

Submitted Sub-project

There is no direct, specific link

Result 2.2

housing outputs provided within the social welfare

N/A.

Cost per unit. Target Number or N/A.

Application Forms.

Signed Sub-project Approvals.

between a beneficiary and a specific housing output at the planning stage. CHP delivery, as

system.

Number assisted.

families Target Number or

N/A.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project

well as monitoring, is based on

this specific linkage. A failure to

Number

Number individuals Target Number or assisted. N/A.

of Number of units. Target Number or

and CHP reports.

Lead Institution reports to Government.

link beneficiaries with specific

housing outputs will put all processes at risk of failure.

housing outputs provided for the elderly.

N/A.

Cost per unit. Target Number or N/A.

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

Poor selection of Municipal (and other) partners. or poor implementation of formal and

Number

families Target Number or

Mid-term

monitoring

informal cooperation increases the

assisted. N/A.

mission.

risk of poorly conceived or poorly

Ensuring

appropriate access

for

Number individuals assisted.

Number of new

dwellings where the ground floor is adapted

Target Number or N/A.

Final evaluation (process and report).

implemented solutions, or of a poor selection process of targeted beneficiaries.

The implementation of the CHP, and its effective monitoring,

beneficiaries with reduced mobility.

for access and use by persons with reduced mobility.

assumes allocation by PCs of the

necessary human and finance resources.

Programme success is dependent,

to a large extent, on effective

Suh-projcct	Intersention Lo"ic	Indicators	Target Or Baseline	Actual	Sources Of Verifieation	Assumptions And Risks
Description		(Note tliat the indicators
		tinder Actisities are not Activity indicators but are lesult indicators
		related to each activity.)
						management of each CHP by
						CHP Management Bodies.
.Specific Objective 3	Municipal and State housing management	Demonstrated improvements in housing provision from	Qualitative discussion describing		Submitted Sub-project Application Forms. Signed Sub-project	It is assumed that there will be an effective relationship between the RHP TA and CHP management
	improved through development processes in planning,	relevant authorities.	improvements.		Approvals. Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.	and governance, and that this effective relationship will add value to all processes throughout the life of the RHP. Where the
	implementation				Lead Institution reports to	relationship does not work
	and monitoring systems.				Government. PIU Reports. CEB field visits and mission reports. Mid-term monitoring mission. Final evaluation (process and report).	effectively there is an on-going risk of poor or untimely results. It is assumed that there will be frequent and effective cooperation between CHP PIUs and CHP governance bodies across each of the four PCs, and that this cooperation will add value for CHP
						management as well as to RHP
						outcomes. The implementation of the CHP,
						and its effective monitoring,
						assumes allocation by PCs of the
						necessary human and finance
						resources. Programme success is dependent,
						to a large extent, on effective
						management of each CHP by
						CHP Management Bodies.
Result 3.1	Growth in planning and implementation	Systems and approaches at PIU and state level	Qualitative discussion describing		Submitted Sub-project Application Forms. Signed Sub-project	it is assumed that there will be an effective relationship between the RHP TA and CHP management

Sub-projcct Description

Inter\ention Logic Indicators Target Or Baseline Actual Sources Of Verification Assumptions And Risks

(Note tliat the indicators under Activities are not Activitv indicators but are result indicators rehiled ti) each activity.)

capacity within

demonstrate

improvements in

Approvals.

and governance, and that this

State

and

effectiveness

in systems,

Standard MIS Reporting.

effective relationship wiii add value

Municipal housing services.

programming deiivery.

and

approaches, etc.

4-monthiy Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to Government.

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

Mid-term monitoring mission.

Final evaluation (process and report).

to all processes throughout the life of the RHP. Where the relationship does not work effectively there is an on-going risk of poor or untimely results.

It is assumed that there will be frequent and effective cooperation between CHP PIUs and CHP governance bodies across each of the four PCs, and that this cooperation will add value for CHP management as well as to RHP outcomes.

The implementation of the CHP, and its effective monitoring, assumes allocation by PCs of the necessary human and finance resources.

Programme success is dependent, to a large extent, on effective management of each CHP by CHP Management Bodies.

Activities Result 3.1

for

Drafting, conclusion and implementation of Operating Grants,

Project application forms - submitted on time and accepted by CEB and donors

PAFs.

CEB reports.

Donor committee sign-of.

Submitted Sub-project Application Forms.

Signed Sub-project Approvals.

It is assumed that there will be an effective relationship between the RHP TA and CHP management and governance, and that this

funding

CHP

Procurement and xxxxx

Xxxxx scheme

Standard MIS Reporting.

effective relationship will add value

Support for CHP management bodies (primarily

schemes (if applicable) proceed in line with procurement plans (or

documentation. CEB letters of no- objection.

4-monthly Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to

to all processes throughout the life of the RHP. Where the relationship does not work

Sub-projcct	Intersention Lo"ic	Indicators	Tar«et Or Baseline	Actual	Sources Of Verification	Assumptions And Risks
Description		(Note that the indicators
		under Activities are not Activitv indicators but are result indicators
		related to each activitv.)
	Lead Institutions and PIUs); such	equivalent in the case of grant schemes) and			Government. PIU Reports.	effectively there is an on-going risk of poor or untimely results.

grants to co finance activities

receive no objection from CEB

CEB field visits and mission reports.

It is assumed that there will be frequent and effective cooperation

directly related to CHP

Contracts

implemented within the

Timeframes and related details to be

Mid-term mission.

monitoring

between CHP PIUs and CHP governance bodies across each of

implementation,

time frame envisaged

detailed for each

Final evaluation (process

the four PCs, and that this

with

funding

in the relevant Sub-

country.

and report).

cooperation will add value for CHP

originating from the EU and grant agreements concluded between CHP management

Project application forms

Individual beneficiaries selected within the time frame envisaged in the relevant Sub-

Timeframes and related details to be detailed for each country.

management as well as to RHP outcomes.

The implementation of the CHP, and its effective monitoring, assumes allocation by PCs of the necessary human and finance

bodies and CEB.

Project

application

Letters of no

resources.

forms and receive no objection from UNHCR/OSCE

Individual beneficiaries move in within the time frame envisaged in the relevant Sub-Project application forms

objection from UNHCR and/ or OSCE.

Timeframes and related details to be detailed for each country.

Programme success is dependent, to a large extent, on effective management of each CHP by CHP Management Bodies.

CHP Sub-Projects Letters of

monitored in line with the provisions of the

acceptance of monitoring reports

monitoring

manual.

from the CEB.

Result 3.2

The monitoring

and related monitoring reports submitted on time and accepted by CEB

Reports from the MIS Demonstrated

Submitted Sub-project

It is assumed that there will be an

Sub-project

Intervention Lo<iic

Indicators

Target Or IJaseline

Actual

Sources Of Vei'ificatioii

Assumptions And Risks

Description

(Note tliat the indicators

under Activities are not

Activitv indicators but are result indicators

related to each activity.)

system and MIS

provide

detailed provision of quality

Appiication Forms.

effective relationship between the

provides

an information

on 4-monthly Sub-

Signed Sub-project

RHP TA and CHP management

evidence base for improved housing policy/

programme development.

beneficiaries, housing solutions and current status.

MIS reporting/ data used by Lead Institutions and PIUs in CHP management.

project Reports. Demonstrated provision of quality 4-monthiy CHP Support reports.

Approvals.

Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports.

Lead Institution reports to Government.

PIU Reports.

CEB field visits and mission reports.

Mid-term monitoring mission.

Final evaluation (process and report).

and governance, and that this effective relationship will add value to all processes throughout the life of the RHP. Where the relationship does not work effectively there is an on-going risk of poor or untimely results.

It is assumed that there will be frequent and effective cooperation between CHP management and CHP governance bodies across each of the four PCs, and that this cooperation will add value for CHP management as well as to RHP outcomes.

The implementation of the CHP, and its effective monitoring, assumes allocation by PCs of the necessary human and financial

resources

required

for

Acti> itics Result 3.2

for

Implementation of an MIS for quantitative

Quantitative reports from the MIS inform management.

Demonstrated provision of quality 4-monthly Sub-

Submitted Sub-project Application Forms.

Signed Sub-project

management of processes and activities

Programme success is dependent, to a large extent, on effective management of each CHP by CHP Management Bodies. It is assumed that there will be an effective relationship between the RHP TA and CHP management

tracking of key

Policy

and

project Reports.

Approvals.

and governance, and that this

Su h-project	Intei'sention Lo”ie	Indicators	Tar«et Or Baseline	Actual	Sources Of Verification	Assunipti(»ns And Risks
Description		(Note tliat the indicators
		under Activities are not Activitv indicators but
		are result indicators
		related to each activitv.)
	CHP indicators.	programming decisions informed by MIS detail.	Demonstrated provision of quality 4-monthly CHP Support reports. Qualitative discussion by the Lead Institution and the PIU on the use		Standard MIS Reporting. 4-monthly Sub-project and CHP reports. Lead Institution reports to Government. PIU Reports. CEB field visits and mission reports.	effective relationship will add value to all processes throughout the life of the RHP. Where the relationship does not work effectively there is an on-going risk of poor or untimely results. It is assumed that there will be frequent and effective cooperation
	Use of standard	Quantitative reports	of the MIS. Demonstrated		Mid-term monitoring mission.	between CHP management and CHP governance bodies across
	reporting formats and processes. Use of reporting	from the MIS inform management. PCs, CEB and donors access MIS data regularly. Ad hoc querying of the	provision of quality 4-monthly Sub- project Reports. Demonstrated provision of quality 4-monthly CHP Support reports. Qualitative discussion by the Lead Institution and the PIU on the use of the MIS. Examples of ad hoc		Final evaluation (process and report).	each of the four PCs, and that this cooperation will add value for CHP management as well as to RHP outcomes. The implementation of the CHP, and its effective monitoring, assumes allocation by PCs of the necessary human and finance resources. Programme success is dependent, to a large extent, on effective management of each CHP by CHP Management Bodies.
	formats on an 'as	MIS provides regular,	querying done by
	required' basis.	up-to-date data on beneficiaries and	the CHP Management
		housing solutions.	Bodies. Qualitative
			discussion by the
			Lead Institution and
			the PIU on the use
			of the MIS.

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB

APPENDIX D

TERMS OF REFERENCE FOR AN EXPENDITURE VERIFICATION OF A COUNTRY HOUSING PROJECT SUPPORT GRANT AGREEMENT

HOWTO USE THIS TERMS OF REFERENCE (ToR) TEMPLATE: All text highlighted in yellow in this ToR template and in Annexes 1 and 2 thereto isfor instruction only and beneficiaries ofthe CHP Support Grant should remove and complete it as applicable. Theparts ofthe ToR presented in < > (e.g. <name

ofthe CHP Support Grant beneflciary>) must be completed by the CHP Support Grant beneficiary.

The following are the Terms of Reference (ToR) under which <name of the CHP Support Grant beneficiary> agrees to engage <name of the audit firm> (the “Auditor”) to perform an expenditure verification and to report in connection with the Country Housing Project (CHP) Support Grant Agreement concluded between the <name of the CHP Support Grant beneficiary> and the Council of Europe Development Bank (CEB) on <date> and entered into pursuant to the Framework Agreement signed between <country> and CEB on <date> in relation to the Regional Housing Programme (RHP).

Unless the context requires otherwise, terms and expressions in these ToR shall bear the same meaning as indicated in the Framework Agreement. Where the term “Contracting Authority” is used, this refers to CEB as the signatory of the CHP Support Grant and provider of grant funding. The Contracting Authority is not a party to these ToR.

1.1 Responsibilities of the Parties to the Engagement

The term “Beneficiary” refers to the body with which CEB concluded the Country Housing Project Support Grant Agreement.

• The Beneficiary is responsible for providing Progress Reports covering implementation of the CHP Support Grant and in line with its terms and conditions. It shall equally ensure that Progress Reports are reconciled with its accounting and bookkeeping system and to the underlying accounts and records. The Beneficiary is also responsible for providing sufficient and adequate information, both financial and non-fmancial, in support of Progress Reports.

• The Beneficiary accepts that the ability of the Auditor to perform the procedures required by this engagement effectively depends upon the provision of full and fi'ee access to the Beneficiary’s staff, its accounting and bookkeeping system and the underlying accounts and records.

• The Auditor is responsible for performing the agreed-upon procedures as specified in these ToR. “Auditor” refers to the audit firm contracted for performing this engagement and for submitting a report of factual findings to the Beneficiary. “Auditor” can refer to the person or persons conducting the verification, usually the engagement partner or other members of the engagement team. The engagement partner is the partner or other person in the audit firm who is responsible for the engagement and for the report that is issued on behalf ofthe firm, and who has the appropriate authority from a professional, legal or regulatory body.

By agreeing these ToR the Auditor confirms that he/she meets at least one of the following conditions:

• The Auditor and/or the firm is a member of a national accounting or auditing body or institution which in turn is member of the International Federation of Accountants (IFAC).

• The Auditor and/or the firm is a member of a national accounting or auditing body or institution. Although this organisation is not member of the IFAC, the Auditor commits him/herself to undertake this engagement in accordance with the IFAC standards and ethics set out in these ToR.

• The Auditor and/or the firm is registered as a statutory auditor in the public register of a public oversight body in a third country (i.e. a country outside the EU) and this register is subject to principles of public oversight as set out in the legislation of the country concerned (this applies to auditors and audit firms based in a third country).

1.2 Subject of the Engagement

The subject of this engagement are the CHP Support Grant Progress Reports for the period <date> to <date> and

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verifieation of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB covering both the CEB and Beneficiary contributions. Annex 1 to these ToR contains information about the Country Housing Project Support Grant Agreement.

1.3 Reason for the Engagement

As per Article 2 of the Country Housing Project Support Grant Agreement, the Beneficiary is required to submit to CEB an expenditure verification report produced by an external auditor in support of payment requested. CEB requires this report because the disbursement of payments requested by the Beneficiary is conditional on its factual findings.

1.4 Engagement Type and Objective

This expenditure verification is an engagement to perform certain agreed-upon procedures with regard to the CHP Support Grant Progress Reports. The objective of this expenditure verification is for the Auditor to carry out the specific procedures listed in Annex 2A to these ToR and to submit to the Beneficiary a report of factual findings with regard to the specific verification procedures performed. Verification means that the Auditor examines the factual information in the Progress Reports of the Beneficiary and compares it with the terms and conditions ofthe Country Housing Project Support Grant Agreement (including the Framework Agreement a copy of which will be provided to him by the Beneficiary). As this engagement is not an assurance engagement the Auditor does not provide an audit opinion and expresses no assurance. The Contracting Authority assesses for itself the factual findings reported by the Auditor and draws its own conclusions from these factual findings.

1.5 Standards and Ethics

The Auditor shall undertake this engagement in accordance with:

• the International Standard on Related Services (‘ISRS’) 4400 Engagements to perform Agreed-upon Procedures regarding Financial Information as promulgated by the IFAC;

• the IFAC Code of Ethics for Professional Accountants, developed and issued by IFAC’s International Ethics Standards Board for Accountants (lESBA), which establishes fundamental ethical principles for Auditors with regard to integrity, objectivity, independence, professional competence and due care, confidentiality, professional behaviour and technical standards. Although ISRS 4400 provides that independence is not a requirement for agreed-upon procedures engagements, the Contracting Authority requires that the Auditor is independent from the Beneficiary and complies with the independence requirements of the IFAC Code of Ethics for Professional Accountants.

1.6 Procedures, Evidence and Documentation

The Auditor plans the work so that an effective expenditure verification can be performed. The Auditor performs the procedures listed in Annex 2A of these ToR (‘Listing of specific procedures to be performed’) and applies the guidelines in Annex 2B (Guidelines for specific procedures to be performed). The evidence to be used for performing the procedures in Aimex 2A is all financial and non-fmancial information which makes it possible to examine the expenditure claimed by the Beneficiary in the Progress Reports. The Auditor uses the evidence obtained from these procedures as the basis for the report of factual findings. The Auditor documents matters which are important in providing evidence to support the report of factual findings, and evidence that the work was carried out in accordance with ISRS 4400 and these ToR.

1.7 Reporting

The report on this expenditure verification should describe the purpose, the agreed-upon procedures and the factual findings of the engagement in sufficient detail to enable the Beneficiary and the Contracting Authority to understand the nature and extent of the procedures performed by the Auditor and the factual findings reported by the Auditor.

The use of the Model Report for an Expenditure Verification of a Country Housing Project Support Grant Agreement in Annex 3 of these ToR is compulsory. This report should be provided by the Auditor to <name and position of the relevant member of staff ofthe Beneficiary > within <xx; number ofworking days to be indicated by the relevant member ofstaffofthe Beneficiary > working days after the day of signature of these ToR.

1.8 Other Terms

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB

The fee for this engagement shall be <fee amount and currency>.

[The Beneficiary may want to agree afixedfeefor the engagement or otherwise. The Beneficiary and the Auditor may want to agree specific terms ifthe Auditor needs to extend the verification coveragefrom 80 % to 90 %. The Beneficiary should specify any reimbursable expenses and allowances (e.g. travelling, other) agreed with the Auditor and whether VAT and/or other relevant taxes are included in thefees/expenses.]

[The Beneficiary and the Auditor can use this section to agree any other specific terms]

Annex 1 Annex 2A Annex 2B Annex 3 Agreement

Information about the Country Housing Project Support Grant Agreement Listing of specific procedures to be performed

Guidelines for specific procedures to be performed

Model report for an expenditure verification of a Country Housing Project Support Grant

For the Beneficiary For the Auditor

Signature Signature

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB

Annex 1 Information about the Country Housing Project Support Grant Agreement

[Annex to be completed by the Beneficiary]

Information about the Country Housing Project Support Grant Agreement

Reference number and date of the Grant Agreement <Contracting Authority’s reference for the Grant

Agreement>

Grant Agreement title Country

Beneficary

Date of signature of ofthe Grant Agreement (start date) Completion date of the Grant Agreement

Total eligible cost ofthe Grant Agreement

Grant maximum amount <total amount in Art. 1.1 of Grant Agreement>

Total amount received to date by the Beneficiary from Contracting Authority

Total amount of the payment request <provide the total amount to be requested for

payment from the Contracting Authority and subject to expenditure verification as per these ToR>

Contracting Authority

<name, position/title, phone and e-mail ofthe contact person in CEB>

Auditor <Name and address of the audit firm and names/positions of the auditors>

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB

Annex 2A Listing of Specific Procedures to be performed

[This Annex is a standard listing ofspecificprocedures to beperformed and it shall not be modified]

1 General Procedures

1.1 Terms and Conditions of the Country Housing Project Support Grant Agreement

The Auditor:

• obtains an understanding of the terms and conditions of the Grant Agreement by reviewing the Grant Agreement, its annexes and other relevant information, and by inquiry of the Beneficiary;

• obtains a copy of the original Grant Agreement (signed by the Beneficiary and the Contracting Authority) with its annexes;

• obtains and reviews the CHP Support Grant Progress Reports subject to this expenditure verification exercise.

1.2 Progress Reports for the Grant Agreement

The Auditor verifies that the Progress Reports comply with the terms and conditions of the Country Housing Project Support Grant Agreement, in particular:

• The Progress Reports conform to the model included in the Country Housing Project Support Grant Agreement;

• The Progress Reports cover eligible costs as a whole, regardless of which part is financed by the Contracting Authority;

• The Progress Reports are drawn up in the language ofthe Grant Agreement.

1.3 Rules for Accounting and Record keeping

When performing the procedures listed in this Annex, the Auditor examines whether the Beneficiary has complied with standard rules for accounting and record keeping, in particular:

• The accounts kept by the Beneficiary for the implementation of the Grant Agreement are accurate and up-to-date;

• The Beneficiary has a double-entry book-keeping system;

• The accounts and expenditure relating to the Grant Agreement are easily identifiable and verifiable and record all operations made showing, at any point, the state of progress ofthe CHP Support;

• Accounting records are backed by original supporting evidence and identify the assets and services financed with the help ofthe CHP Support Grant.

1.4 Reconciling the Progress reports to the Beneficiary’s Accounting System and Records

The Auditor reconciles the information in the Progress Reports with the Beneficiary’s accounting system and records (e.g. trial balance, general ledger accounts, sub ledgers etc.).

1.5 Exchange Rates

The Auditor verifies that amounts of expenditure incurred in a currency other than the Euro have been converted at the exchange rate applicable according to the terms and conditions ofthe Country Housing Project Support Grant Agreement.

Reports shall be submitted in the currency set out in the Grant Agreement, and may be drawn from financial statements denominated in other currencies, on the basis of the Beneficiary's applicable legislation and applicable accoimting standards.

Reporting on expenditure shall be expressed in EUR or, should payments be made in any other currency, by converting the corresponding amounts into EUR at the exchange rate ofthe date of conversion of the corresponding Grant Tranche into local currency.

2 Procedures to verify conformation of expenditure with the budget and analytical review

2.1 Budget of the Grant Agreement

APPENDIX D; Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB

The Auditor carries out an analytical review of the expenditure headings in the Progress Reports.

The Auditor verifies that the budgets in the Progress Reports correspond with the budget of the Grant Agreement (authenticity and authorisation of the initial budget) and that the expenditure incurred was indicated in the budget ofthe Grant Agreement.

2.2 Amendments to the Budget of the Grant Agreement

The Auditor verifies whether there have been amendments to the budget of the Grant Agreement. Where this is the case the Auditor verifies that the Beneficiary has:

• requested an amendment to the budget and obtained an addendum to the Grant Agreement if such an addendum was required according to the terms and conditions of the Grant Agreement;

• informed the Contracting Authority about the amendment if an addendum to the Grant Agreement was not required by its terms and conditions.

3 Procedures to verify selected expenditure

The Auditor verifies, for each expenditure item selected, the eligibility criteria set out below.

3.1 Actual costs incurred

The Auditor verifies that the actual expenditure for a selected item was incurred by and pertains to the Beneficiary. The Auditor should take into account the detailed conditions for actual costs incurred as set out in the terms and conditions of the Country Housing Project Support Grant Agreement. For this purpose the Auditor examines supporting documents (e.g. invoices, contracts) and proof of payment. The Auditor also examines proof of work done, goods received or services rendered and he/she verifies the existence of assets if applicable.

Costs incurred during the reporting period of Progress Reports under examination but not yet paid by the cut-off date of the last Progress Report under examination can be accepted as actual costs incurred, provided that (1) a liability exists (order, invoice or equivalent) for services rendered or goods supplied between the date of signature of the Grant Agreement and its completion date, (2) the final costs are known and (3) these costs are listed in the final Progress Report. The Auditor verifies whether these cost items have effectively been paid or a commitment has been made at the moment of the Auditor's verification.

3.2 Cut-off-Implementation period

The Auditor verifies that the expenditine for a selected item was Incurred during the implementation period of the Grant Agreement - i.e. between the date of signature of the Grant Agreement and its completion date.

3.3 Budget

The Auditor verifies that the expenditure for a selected item was indicated in the Grant Agreement’s budget.

3.4 Necessary

The Auditor verifies whether it is plausible that the expenditure for a selected item was necessary for the implementation of the Grant Agreement and that it had to be incurred for the activities indicated in the Grant Agreement by examining the nature of the expenditure with supporting documents.

3.5 Records

The Auditor verifies that expenditure for a selected item is recorded in the Beneficiary’s accounting system and was recorded in accordance with the applicable accounting standards of the country where the Beneficiary is established and the Beneficiary’s usual cost accounting practices.

3.6 Applicable legislation

The Auditor verifies that expenditure complies with the requirements of tax and social security legislation where

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Grant received from the CEB this is applicable (for example: employers’ part oftaxes, pension premiums and social security charges). This shall include the exclusion of duties, taxes or charges, including VAT, from expenditure incurred and paid under the Country Housing Project Support Grant Agreement, in line with the Article 4.7.2 of the Framework Agreement.

3.7 Justified

The Auditor verifies that expenditure for a selected item is substantiated by evidence (see section 1 of Annex 2B, Guidelines for Specific Procedures to be performed) and supporting documents.

3.8 Valuation

The Auditor verifies that the monetary value of a selected expenditure item agrees with underlying documents (e.g. invoices, salary statements) and that correct exchange rates are used where applicable. In the case of in-kind contributions (e.g. provision of office space), valuation should be substantiated by establishing the cost of equivalent services or supplies (e.g. market price for renting office space for staff working under the Country Housing Project Support Grant Agreement).

3.9 Classification

The Auditor examines the nature of the expenditure for a selected item and verifies that the expenditure item has been classified under the correct (sub) heading of the relevant Progress Report.

3.10 Compliance with Procurement Rules

The Auditor verifies whether the expenditure was incurred in accordance with CEB Guidelines for Procurement of supplies, works and services by examining the underlying documents of the procurement and purchase process. Where the Auditor finds issues of non-compliance with procurement rules, he/she reports the nature of such issues as well as their financial impact in terms of ineligible expenditure. When examining procurement documentation the Auditor takes into account the risk indicators listed in Annex 2B and he/she reports, if applicable, which of these indicators were found.

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB

Annex 2B Guidelines for Specific Procedures to be performed

[This Annex provides standard guidelinesfor the specific procedures to be performed and these guidelines must not be modified]

1 Verification Evidence

When performing the specific procedures listed in Annex 2A, the Auditor may apply techniques such as inquiry and analysis, (re)computation, comparison, other clerical accuracy checks, observation, inspection of records and documents, inspection of assets and obtaining confirmations.

The Auditor obtains verification evidence from these procedures to draw up the report of factual findings. Verification evidence is all information used by the Auditor in arriving at the factual findings and it includes the information contained in the accounting records underlying the Progress Reports and other information (financial and non-fmancial).

For the purpose of the procedures listed in Annex 2A:

• Expenditure should be identifiable, verifiable and recorded in the accounting records ofthe Beneficiary;

• The Beneficiary should allow an external auditor to carry out verifications on the basis of supporting documents for the accounts, accounting documents and any other document relevant to the financing of the CHP Support. The Beneficiary should allow access to all documents and databases concerning the technical and financial management of the Grant Agreement.

• Records, accounting and supporting documents should be easily accessible and filed so as to facilitate their examination, and should be available in the original form, including in electronic form

Guidance: Records and accounting and supporting documents:

• Should be available in documentary form, whether paper, electronic or other medium (e.g. a written record of a meeting is more reliable than an oral presentation of the matters discussed). Electronic documents can be accepted only where: 1) the documentation was first received or created (e.g. an order form or confirmation) by the Beneficiary in electronic form; or 2) the Auditor is satisfied that the Beneficiary uses an electronic archiving system which meets established standards (e.g. a certified system which complies with national law);

• Should preferably be obtained from independent sources outside the Beneficiary (an original supplier’s invoice or contract is more reliable than an internally approved receipt note);

• Which are generated internally are more reliable if they have been subject to control and approval;

• Should be obtained directly by the Auditor (e.g. inspection of assets) is more reliable than evidence obtained indirectly (e.g. inquiry about the asset).

If the Auditor finds that the above criteria for evidence are not sufficiently met, he/she should detail this in the factual findings.

2 Obtaining an understanding of the terms and conditions oF the Grant Agreement (Annex 2A - Procedure 1.1)

The Auditor obtains an understanding of the terms and conditions of the Grant Agreement. He/she should pay particular attention to the provisions of the Framework Agreement, a copy of which will be provided to him by the Beneficiary and the Appendix A (the Description of CHP Support). Failure to comply with provisions contained therein makes expenditure ineligible under the Grant Agreement.

If the Auditor finds that the terms and conditions to be verified are not sufficiently clear he/she should request clarification from the Beneficiary.

3 Selecting expenditure for verification (Annex 2A - Procedures 3.1 - 3.10)

The main financial headings in Progress Reports (e.g. human resources) may be broken down into subheadings (e.g. salaries). Headings or sub-headings are in turn broken down into individual expenditure items or classes of expenditure items with the same or similar characteristics. The form and nature of the supporting evidence (e.g. a payment, a contract, an invoice etc.) and the way expenditure is recorded (e.g. journal entries) vary with the type

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB and nature of the expenditure and the underlying actions or transactions. However, in all cases expenditure items (with the exception of in-kind contributions) should reflect the accounting (or financial) value of the underlying actions or transactions, whatever the type and nature of the action or transaction concerned.

Value should be the principal factor used by the Auditor to select expenditure items or classes of expenditure items for verification. The Auditor selects high-value expenditure items to ensure an appropriate coverage of expenditure.

4 Verification coverage of expenditure (Annex 2A - Procedures 3.1 - 3.10)

The Auditor applies the principles and criteria set out below when planning and performing the specific verification procedures for selected expenditure in Annex 2A (procedures 3.1-3.10).

Verification by the Auditor and verification coverage of expenditure items does not necessarily mean a complete and exhaustive verification of all the expenditure items that are included in a specific expenditure heading or subheading. The Auditor should ensure a systematic and representative verification. Depending on certain conditions (see further below) the Auditor may obtain sufficient verification results for an expenditure heading or subheading by looking at a limited number of selected expenditure items.

The Auditor may apply statistical sampling techniques for the verification of one or more expenditure headings or subheadings of Progress Reports. The Auditor examines whether ‘populations’ (i.e. expenditure subheadings or classes of expenditure items within expenditure subheadings) are suitable and sufficiently large (i.e. are made up of large numbers of items) for effective statistical sampling.

If applicable the Auditor should explain in the report of factual findings for which headings or subheadings of Progress Reports sampling has been applied, the method used, the results obtained and whether the sample is representative.

The Expenditure Coverage Ratio (‘ECR’) is the total amount of expenditure verified by the Auditor, expressed as a percentage of the total amount of expenditure reported by the Beneficiary in Progress Reports.

The Auditor ensures that the overall ECR is at least 80%. If he/she finds an exception rate of less than 10% of the total amount of expenditure verified (i.e. 8%) the Auditor finalises the verification procedures and continues with reporting.

If the exception rate found is higher than 10 % the Auditor extends verification procedures until the ECR is at least 90%. The Auditor then finalises verification procedures and continues with reporting regardless of the total exception rate found. The Auditor ensures that the ECR for each expenditure heading and subheading in the Progress Report is at least 10%.

5 Procedures to verify selected expenditure (Annex 2A - Procedures 3.1 - 3.10)

The Auditor verifies the selected expenditure items by carrying out procedures 3.1-3.10 listed in Annex 2A and reports all the factual findings and exceptions resulting from these procedures. Verification exceptions are all verification deviations found when performing the procedures set out in Annex 2A.

The Auditor quantifies the amount of verification exceptions found and the potential impact on the grant contribution, should the CEB declare the expenditure item(s) concerned ineligible (taking into account the percentage ofthe grant funding). The Auditor reports all exceptions found, including those for which he/she cannot quantify the amount of the verification exception found and the potential impact on the grant contribution.

Example: ifthe Auditor finds an exception of€ 1,000 with regard to procurement rules where the grant contribution is 60%, the Auditor reports an exception of € 1,000 and a financial impact of€ 600 (€ 1,000 x 60%).

Specific guidancefor procedure 3.10 Compliance with Procurement Rules

The Auditor verifies whether the expenditure for a selected item was incurred in accordance with the CEB Guidelines for Procurement of supplies, works and services by examining the underlying documents on the procurement and purchase processes. These documents relate to the opening oftenders, the assessment of the eligibility of tenderers and conformity of tenders, the evaluation of the tenders and the decisions with regard to

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB the awarding ofthe agreement. When examining these procurement documents the Auditor takes into account the risk indicators listed at the end ofthis Annex and he/she reports, if applicable, which of these indicators were identified.

RISK INDICATORS PROCUREMENT

Inconsistencies in the dates ofthe documents or illogical sequence of dates. Examples:

• Tender dated after the award of contract or before the sending of the invitations to tender

• Tender by the winning tenderer dated before the publication date of the tender or dated significantly later than tenders from other tenderers

• Tenders by different candidates all having the same date

• Dates on documents not plausible/consistent with dates on accompanying documentation (e.g. date on the tender not plausible/consistent with the postal date on the envelope; date of a fax not plausible/consistent with the printed date of the fax machine)

Unusual similarities in tenders by candidates participating in the same tender. Examples:

• Same wording, sentences and terminology in tenders from different tenderers

• Same layout and format (e.g. font type, font size, margin sizes, indents, paragraph wrapping, etc.) in tenders from different tenderers

• Similar letterhead paper or logos

• Same prices used in tenders from different tenderers for a number of subcomponents or line items

• Identical grammar, spelling or typing errors in tenders from different tenderers

• Use of similar stamps and similarities in signatures

Financial statement or other Information indicating that two tenderers participating in the same tender are related or part of the same group (e.g. where financial statements are provided, the notes to the financial statements may disclose ultimate ownership of the group. Ownership information may also be found in public registers for accounts.)

Inconsistencies in the selection and award decision process. Examples:

• Award decisions not plausible / consistent with selection and award criteria

• Errors in the application of the selection and award criteria

• A regular supplier of the beneficiary participates as a member of a tender evaluation committee

Other elements and examples indicating a risk of a privileged relationship with tenderers:

• The same tenderer (or small group of tenderers) is invited with unusual frequency to tender for different contracts

• The same tenderer (or small group of tenderers) wins an unusually high proportion of the bids

• A tenderer is frequently awarded contracts for different types of goods or services

• The winning tenderer invoices additional goods not provided for in the tender (e.g. additional spare parts invoiced without clear justification, installation costs invoiced although not provided for in the tender).

Other documentation, issues and examples indicating a risk of irregularities:

• Use of photocopies instead of original documents

• Use of pro-forma invoices as supporting documents instead of official invoices

• Manual changes on original documents (e.g. figures manually changed, figures ‘tippexed’, etc.)

Use of non-official documents (e.g. letterhead paper not showing certain official and/or compulsory Information such as commercial registry number, company tax number, etc.)

APPENDIX D: Terms of reference for an expenditure verification of a

CHP Support Xxxxx received from the CEB

Annex 3Model Report for Expenditure Verification a Country Housing Project Support Grant Agreement

HOW TO USE THIS MODEL REPORT: All text highlighted in yellow in this model report isfor instruction only and auditors should remove it after use. Information requested in pointed brackets < > (e.g. <name

ofthe Benejlciary>) must befilled in by the auditor.

Report for an Expenditure Verification of a Country Housing Project Support Grant Agreement

TABLE OF CONTENTS

Report of Factual Findings

1 Information about the Country Housing Project Support Grant Agreement

2 Procedures performed and factual findings

Annex 1 Progress Reports for the Country Housing Project Support Grant Agreement Annex 2 Terms of Reference for the Expenditure Verification

Report of Factual Findings

Dear <Name ofcontactperson(s)>

In accordance with the terms of reference dated <dd Month yyyy> that you agreed with us, we provide our Report of Factual Findings (‘the Report’), with respect to the accompanying Progress Reports for the period covering <dd Month yyyy — dd Month yyyy> (Annex 1 of this Report). You requested certain procedures to be carried out in connection with your Progress Reports and the Grant Agreement <number of agreement> financing CHP Support, the ‘Grant Agreement’.

Objective

Our engagement was an expenditure verification, which is an engagement to perform certain agreed-upon procedures with regard to the Progress Reports for the Grant Agreement between you and the Council of Europe Development Bank (CEB), the ‘Contracting Authority’. The objective of this expenditure verification is for us to carry out certain procedures to which we have agreed and to submit to you a report of factual findings with regard to the procedures performed.

Standards and Ethics

Our engagement was undertaken in accordance with:

Document Metadata

Table of Contents

UREDBU

Document Metadata