Opći uvjeti korištenja Gooma sustava („Opći uvjeti“)
Opći uvjeti korištenja Gooma sustava („Opći uvjeti“)
1. UVODNE ODREDBE
1.1. Ovi Opći uvjeti reguliraju međusobne odnose između društva 4APP SOLUTION d.o.o., Drage Xxxxxxxx 30, Zagreb OIB: 18278836636 („Proizvođač“), s jedne strane, i osobe koja je, temeljem odgovarajućeg ugovora s Proizvođačem, stekla pravo korištenja Gooma sustava („Korisnik“), s druge strane.
1.2. Opći uvjeti su sastavni dio ugovora između Proizvođača i Korisnika kojim je ugovoreno korištenje Gooma
sustava, primjenjuju se od trenutka sklapanja tog ugovora te obvezuju jednako kao i predmetni ugovor.
1.3. Neovlašteno korištenje Gooma sustava i/ili korištenje istog suprotno ugovoru između Proizvođača i Korisnika kojim je ugovoreno korištenje Gooma sustava i/ili ovim Općim uvjetima predstavlja kršenje autorskih prava Proizvođača.
2. DEFINICIJE
2.1. „Gooma sustav“ ili „Gooma“ označava aplikacijski softver čiji je Proizvođač jedini i isključivi nositelj prava, autor, izumitelj i vlasnik, a koji kao programski alat služi za prikupljanje, obradu i distribuciju podataka o putnim troškovima u realnom vremenu, u pokretu. Funkcionalnosti Gooma sustava sadržane su u točki 3. Općih uvjeta. Pod Gooma sustavom podrazumijevaju se i sva ažuriranja istog prema diskrecijskoj odluci Proizvođača.
2.2. „Korisnički ugovor“ označava ugovor između Korisnika i Proizvođača, temeljem kojeg se stječe pravo korištenja Gooma sustava (Licencu) sukladno Korisničkom ugovoru i ovim Općim uvjetima. Osim ako Korisničkim ugovorom nije izričito drugačije ugovoreno, Korisničkim ugovorom se isključivo stječe Licenca u opsegu iz Korisničkog ugovora, bez prava na korisničku podršku ili na bilo koje druge usluge koje pruža ili bi mogao pružati Proizvođač.
2.3. „Korisnik“ je pravna osoba, vlasnik obrta, nositelj samostalne djelatnosti ili drugi poslovni subjekt, koji je s Proizvođačem sklopio Korisnički ugovor.
2.4. „Krajnji korisnik“ je fizička osoba, zaposlena kod Korisnika ili u drugom odnosu s Korisnikom, koja je u ime i za račun Korisnika ovlaštena koristi Gooma sustav sukladno opsegu Licence iz Korisničkog ugovora.
2.5. „Licenca“ označava neisključivo, neprenosivo, prostorno neograničeno pravo korištenja Gooma sustava u opsegu utvrđenom Korisničkim ugovorom. Licenca se stječe trenutkom sklapanja Korisničkog ugovora i traje tijekom onog vremena (razdoblja) za koje je plaćena naknada za Licencu sukladno Korisničkom ugovoru odnosno tijekom trajanja Korisničkog ugovora, ovisno o tome što od navedenog je kraće.
2.6. „Osobni podaci“ su podaci koji su kao takvi definirani člankom 4. UREDBE (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ („Opća uredba o zaštiti podataka“) i koje je Xxxxxxxx dostavio Proizvođaču za potrebe provođenja obrade, kako je to opisano u točki 7. Općih uvjeta. Pojmovi koji se u ovim Općim uvjetima koriste u vezi obrade Osobnih podataka, a koji nisu izričito drugačije definirani ovim Općim uvjetima, imaju značenje utvrđeno Općom uredbom o zaštiti podataka.
2.7. „Registracija“ je automatizirani postupak kojim Proizvođač, temeljem podataka koje je Korisnik dostavio u tu svrhu (ime, prezime i email adresa Krajnjeg korisnika), dodjeljuje Korisniku korisničko ime i lozinku za korištenje Gooma sustava u skladu s Korisničkim ugovorom. Postupak Registracije opisan je u Uputama.
2.8. „Srodni sustavi“ su druge internetske stranice, proizvodi i / ili usluge s kojima je moguće povezivanje
putem Gooma sustava.
2.9. „Upute“ su upute za Registraciju i korištenje Gooma sustava, objavljene na internetskoj stranici Proizvođača xxx.xxxxx.xxx.
2.10. „Verzija Licence“ označava opseg prava korištenja Gooma sustava u odnosu na sve dostupne funkcionalnosti istog (FULL i/ili WEB i/ili MOB i/ili LIMITED) i isti je utvrđen Korisničkim ugovorom.
3. FUNKCIONALNOSTI
3.1. Općenito o funkcionalnostima:
• Gooma sustav, kao integrirani informacijski sustav, Korisniku nudi zaokružen i automatiziran proces prikupljanja, obrade i distribucije podataka o putnim troškovima u realnom vremenu, u pokretu, te izvršava obvezu izrade izvještaja u vezi s putnim troškovima u trenutku njezina nastajanja.
• Gooma podržava korisnički rad na stolnom računalu, koristeći internetski preglednik za pristup web aplikaciji, te kao mobilna aplikacija koja uz pomoć GPS-a bilježi kretanje i temeljem tih podataka vodi evidenciju i kreira izvještaje, komunicira sa poslužiteljem i distribuira izvještaje putem elektroničke pošte. Gooma sustav moguće je integrirati s ostalim IT sustavima (ERP rješenjima).
• Gooma bilježi kretanje, snima troškove i automatski izračunava propisane elemente za evidentiranje i obračun putnih troškova (iznos dnevnice, evidencija korištenja u službene i privatne svrhe, konverzija svih svjetskih valuta u hrvatske kune i dr.) te generira izvještaj putnih troškova. Gooma sustav automatski preuzima ažurne informacije o tečajnoj listi, te prilikom izračuna uzima u obzir porezni status prijevoznog sredstva (privatni ili službeni automobil ili sredstvo javnog prijevoza).
• Razmjena podataka između mobilnog uređaja i poslužitelja događa se u realnom vremenu, pri čemu se poštuje pravilo kronološkog inkrementalnog nadopunjavanja podataka.
• U slučaju kada je sustav izvan mreže, podaci se spremaju na mobilni uređaj te se razmjena podataka s poslužiteljem odvija u trenutku kada mreža bude dostupna.
• Kreiranje izvještaja iz prikupljenih podataka može se izvršiti samostalno i neovisno na mobilnom uređaju, ali i putem web aplikacije, ručnim unosom i administriranjem podataka.
• Gooma sustav podržava korištenje sučelja na dva jezika, hrvatskom jeziku i engleskom jeziku.
3.2. Funkcionalnosti Gooma sustava koje su Korisniku na raspolaganju ovise o Verziji Licence koju je Xxxxxxxx stekao temeljem Korisničkog ugovora, a iste su objavljene na internetskoj stranici xxx.xxxxx.xxx.
4. KORIŠTENJE
4.1. Korisnik mora ispunjavati tehničke i radne uvjete koji su potrebni za učinkovito i sigurno korištenje Gooma
sustava. Predmetni uvjeti su objavljeni na internetskoj stranici xxx.xxxxx.xxx i određuju najmanje:
• pristup internetu
• programsku i hardversku opremu za korištenje interneta
• dodatnu programsku opremu, ako je to uvjet za korištenje određenih funkcionalnosti Gooma sustava
• identifikacijska sredstva, koja su preduvjet za Registraciju i Korištenje.
4.2. Korisnik sam osigurava uvjete iz točke 4.1. Općih uvjeta. Proizvođač ne jamči pravilan i siguran rad Gooma sustava, ako Korisnik ne ispunjava uvjete iz točke 4.1. Općih uvjeta i/ili koristi Gooma sustav suprotno Uputama.
4.3. Pristup i korištenje Gooma sustava mogući su isključivo u skladu s Uputama.
4.4. Korisnik je ovlašten koristiti Gooma sustav isključivo na način i u svrhu koji su utvrđeni Korisničkim ugovorom, ovim Općim uvjetima i Uputama. Korisnik nije ovlašten ustupiti pravo korištenja Goome (zasnovati podlicenciju) bez prethodne izričite pisane suglasnosti Proizvođača.
4.5. Korisnik je ovlašten koristiti Gooma sustav isključivo za upravljanje putnim troškovima. Svaka druga uporaba Gooma sustava je zabranjena, a pogotovo je zabranjeno:
- onemogućiti ili ometati druge korisnike u korištenju Gooma sustava
- objavljivati, prenositi, distribuirati ili širiti bilo kakve informacije, teme ili materijale koji su nezakoniti, lažni, uvredljivi ili šire rasnu, seksualnu ili bilo kakvu drugu netoleranciju
- objavljivati reklamne poruke, zahtjeve, lančana pisma, piramidalne sheme, mogućnosti ulaganja ili sheme te druge obavijesti o oglašavanju
- zloupotrijebiti, prijetiti ili na neki drugi način kršiti prava drugih osoba
- upotrijebiti materijale ili informacije, uključujući slike ili fotografije dostupne putem Gooma sustava na bilo koji način koji krši prava intelektualnog vlasništva, žigove, patente, poslovne tajne ili druga prava Proizvođača, ostalih korisnika Gooma sustava ili trećih strana
- prenositi datoteke i drugi sadržaj u Gooma sustav koji sadrže viruse, trojanske konje, crve, vremenske bombe, korumpirane datoteke ili druge slične programe ili podatke koji bi mogli štetiti radu Gooma sustava, opreme na kojoj ili s kojim sustav funkcionira
- prikupljati i na bilo koji način koristiti bilo kakve informacije o Proizvođaču ili trećim osobama kroz
Gooma sustav
- stvoriti ili koristiti lažne identitete u svrhu obmanjivanja Proizvođača ili drugih osoba
- prikupljati informacije ili koristiti informacije o korištenoj tehnologiji, idejama o kojima je riječ, korištenim pristupima i bilo kojem drugom sadržaju Gooma sustava koji bi se mogao koristiti u drugim komercijalnim ili nekomercijalnim uslugama ili proizvodima.
4.6. U slučaju korištenja Gooma sustava suprotno Općim uvjetima i/ili Općim uvjetima ili drugog kršenja krši Korisničkog ugovora i/ili Općih uvjeta, Proizvođač je ovlašten, nakon pisanog upozorenja o kršenju i ostavljanja primjerenog roka za prestanak takvog kršenja, a koji ne može biti kraći od 7 (sedam) radnih dana, onemogućiti daljnje korištenje Gooma sustava. Iznimno od navedenog, u slučaju da Korisnik kasni s plaćanjem naknade za Licencu dulje od 7 (sedam) radnih dana, Proizvođač je ovlašten onemogućiti korištenje Gooma sustava bez prethodne obavijesti. Pravo na obustavu korištenja Gooma sustava sukladno ovoj točki Općih uvjeta Proizvođač može koristiti neovisno o pravu na raskid Korisničkog ugovora. U slučaju obustave korištenja Gooma sustava sukladno ovoj točki Općih uvjeta, Korisnik ne plaća naknadu za Licencu za razdoblje tijekom kojeg mu je bilo onemogućeno korištenje istog. U slučaju da Proizvođač nije iskoristio pravo na raskid Korisničkog ugovora, Xxxxxxxx ponovno stječe Licencu (pravo korištenja Gooma sustava) nakon što Proizvođaču dostavi dokaz da je postupio po upozorenju Proizvođača odnosno nakon što plati dospjeli dug po osnovi naknade za Licencu te plati naknadu za deaktivaciju i ponovnu aktivaciju Licence sukladno Korisničkom ugovoru.
5. INTELEKTUALNO VLASNIŠTVO
5.1. Proizvođač je isključivi nositelj (vlasnik) svih prava intelektualnog vlasništva na Gooma sustavu, uključujući izvorni kod istog. Gooma je registrirani žig za računalnu aplikaciju opisanu pod točkom 3. Općih uvjeta, čiji je nositelj (vlasnik) Proizvođač. Korisnik je dužan poštivati sva autorska, intelektualna i druga srodna prava vezana uz Gooma sustav.
5.2. Korisnik nije ovlašten zahvaćati u računalnu ili programsku opremu Gooma sustava, kao ni mijenjati njegov način uporabe ili djelovanja. Ukoliko Korisnik prouzroči kvar ili smetnje u radu Gooma sustava, Proizvođač će iste otkloniti uz naplatu naknade prema važećem cjeniku za predmetne usluge.
5.3. Korisniku je pogotovo zabranjeno:
- unatrag razvijati, unatrag kompilirati, razložiti ili na bilo koji drugi način otkriti izvorni kod Gooma sustava ili poduzimati bilo koje druge radnje kojima se vrijeđaju prava intelektualnog vlasništva na Gooma sustavu
- poduzimati bilo koje druge radnje kojima se ugrožava, umanjuje ili sprječava korištenje Gooma sustava od strane Proizvođača ili trećih osoba.
5.4. Ukoliko se Korisniku, zajedno s korištenjem Gooma sustava, prepušta korištenje softvera za koji Proizvođač posjeduje samo izvedbeno pravo korištenja ili korištenje tzv. „open source“ softvera, na takvo korištenje se primjenjuju uvjeti ugovoreni između Proizvođača i njegovog davatelja licence odnosno uvjeti korištenja koji su primjenjivi na predmetni „open source“ softver, a koje Proizvođač stavlja na raspolaganje Korisniku temeljem njegova pisanog zahtjeva.
6. ODGOVORNOST
6.1. Korisnik koristi Gooma sustav na vlastitu odgovornost.
6.2. Proizvođač jamči i osigurava ispravan rad Gooma sustava tijekom trajanja Korisničkog ugovora, pod čime se podrazumijeva ispravan i kontinuiran rad svih Verzija Licence koje je Korisnik temeljem Korisničkog ugovora, osim u sljedećim slučajevima:
• nefunkcioniranja Xxxxxxxxxxx hardverske opreme ili u bilo kojem drugom slučaju kada Xxxxxxxx ne ispunjava uvjete iz točke 4.1. Općih uvjeta ili koristi Gooma sustav suprotno Uputama
• prekida ili smetnji u radu pružatelja cloud usluga, telekomunikacijskih kapaciteta, sustava, drugog hardvera ili bilo kojih tehničkih postrojenja kod Korisnika, pod čime se pogotovo smatraju (ne isključujući druge okolnosti): nedostaci signala operatera, nedostaci u mreži operatera ili Korisnikovoj internoj mreži, nedostaci u kvaliteti usluge operatera i/ili GPS signala i/ili drugih sredstava i usluga koje Korisnik koristi za potrebe korištenja Gooma sustavom (BT podrška, GPRS/3G podrška, GPS podrška, serveri, internetska veza, telefonska centrala, telefoni i dr.) te pogreške u kartografskim podacima i navigaciji koje koristi Gooma sustav
• tijekom redovnog i izvanrednog održavanja Gooma sustava
• nadogradnje softvera ili hardvera potrebne za rad Gooma sustava ili na drugi način povezane s radom Gooma sustava
• više sile.
6.3. Proizvođač ne odgovara za oštećenje ili uništenje Gooma sustava koje je uzrokovano slučajem i/ili nestručnim ili nepravilnim rukovanjem.
6.4. Proizvođač odgovara isključivo za običnu i neposrednu imovinsku štetu prouzročenu Korisniku namjerno ili grubom nepažnjom Proizvođača. Isključena je odgovornost Proizvođača za imovinsku štetu nastalu zbog obične nepažnje, izgubljenu dobit, neimovinsku štetu, kao i za bilo koji oblik posredne štete. Ukupna odgovornost Proizvođača prema Korisniku za bilo koju i svu štetu u vezi s korištenjem Gooma sustava ograničena je na iznos naknade za Licencu koju je Korisnik platio tijekom trajanja Korisničkog ugovora.
6.5. Proizvođač nije odgovoran za sadržaj i/ili rad Srodnih sustava niti je ovlašten mijenjati, ažurirati ili potvrditi sadržaj Srodnih sustava. Činjenica da Proizvođač omogućuje povezivanje sa Srodnim sustavima nema značaj niti se može tumačiti kao odobrenje, autorizacija, pokroviteljstvo ili bilo koja druga vrsta veze Proizvođača sa Srodnim sustavima. Proizvođač ne odgovara za bilo kakvu imovinsku ili neimovinsku, izravnu ili neizravnu, posebnu, slučajnu ili posljedičnu štetu (uključujući, ali ne ograničavajući se na izgubljenu dobit, dohodak, investicije, dobro ime) uzrokovanu uporabom bilo kojeg sadržaja, proizvoda ili usluge Srodnih sustava ili oslanjanjem na iste.
6.6. Korištenjem Gooma sustava Korisnik se ne oslobađa obveza propisanih pozitivnim propisima, uključujući, ali ne ograničavajući se na propise kojima se regulira obveza evidentiranja i obračuna putnih troškova te snosi isključivu odgovornost za poštivanje svih pozitivnih propisa u tom smislu.
7. OSOBNI PODACI
7.1. U svrhu ispunjavanja međusobnih prava i obveza u vezi Korištenja Gooma sustava Proizvođač i Korisnik razmjenjuju osobne podatke na način da Proizvođač, kao izvršitelj obrade, u ime Xxxxxxxxx, kao voditelja obrade, provodi obradu Osobnih podataka.
7.2. Proizvođač će obrađivati Osobne podatke u skladu sa prirodom i svrhom obrade odnosno u skladu s točkama 2.4., 2.7. i 3. Općih uvjeta i pisanim uputama Korisnika. Xxxxxxxx ima pravo izmijeniti i/ili dopuniti upute za obradu Osobnih podataka te o istima pravovremeno, a svakako prije njihove primjene, obavijestiti Proizvođača.
7.3. Trajanje obrade je dopušteno i ograničeno isključivo u razdoblju trajanja Korisničkog ugovora odnosno do ispunjenja obveza iz Korisničkog ugovora i brisanja ili vraćanja osobnih podataka po prestanku Korisničkog ugovora, uz uvjet pridržavanja propisanih rokova čuvanja.
7.4. Proizvođač će obrađivati Osobne podatke koji se prikupljaju putem Gooma sustava i to:
(a) sljedeće vrste osobnih podataka:
(1) ime i prezime
(2) adresa elektroničke pošte (email adresa)
(4) datum, vrijeme i mjesto vožnje vozila
(5) datum, vrijeme i mjesto zaustavljanja vozila
(b) koji se odnose na: Krajnjeg korisnika
(c) u svrhu: ispunjavanja međusobnih prava i obveza između Proizvođača i Korisnika koja za njih proizlaze iz Korisničkog ugovora i informiranja Korisnika (npr. o radu i održavanju Gooma sustava, o proizvodima i uslugama Proizvođača).
7.5. Proizvođač osigurava da Osobni podaci nisu niti će biti priopćeni niti otkriveni neovlaštenim trećim stranama, osim u okolnostima kada je to dopušteno Općom uredbom o zaštiti podataka, drugim prisilnim propisom ili od strane Korisnika ili temeljem pisane suglasnosti ispitanika.
7.6. Proizvođač će bez odgode, u pisanom obliku, obavijestiti Korisnika ako podaci kojima pristupa ili koje obrađuje nisu u skladu s točkom 7.4. Općih uvjeta.
7.7. Korisnik je dužan provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao i mogao dokazati da se obrada provodi u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka te ima sljedeća prava i obveze:
- davati upute Proizvođaču u skladu sa zakonitom pravnom osnovom za obradu i načelima obrade osobnih podataka iz Opće uredbe o zaštiti podataka
- poduzimati odgovarajuće mjere kako bi se ispitanicima pružile propisane informacije u vezi s obradom osobnih podataka koja se odnosi na njih
- poduzimati odgovarajuće mjere kako bi pravovremeno postupio po zahtjevu ispitanika u svrhu ostvarivanja njegovih prava.
7.8. Korisnik je suglasan i ovlašćuje Proizvođača da koristi podizvođače koji će obavljati određene aktivnosti u vezi obrade Osobnih podataka, pod uvjetom da podizvođači prilikom i u vezi obrade Osobnih podataka ispunjavaju sve obveze iz ovih Općih uvjeta kao da su i sami pristupili istima. Svaki podizvođač će poduzeti organizacijske i tehničke mjere kako bi se osigurala odgovarajuća razina zaštite u skladu s propisima o zaštiti osobnih podataka. U slučaju propusta podizvođača da ispuni svoje obveze zaštite Osobnih podataka, Proizvođač odgovara Korisniku za podizvođačevo (ne)ispunjenje predmetnih obveza. Korisnik izričito pristaje da Proizvođač koristi podizvođače s kojima ima sklopljene ugovore u trenutku kada je Xxxxxxxx pristupio ovim Općim uvjetima. Proizvođač će obavijestiti Korisnika o namjeravanoj dopuni ili zamjeni podizvođača, dajući mu mogućnost prigovora na isto. Ako prigovor nije razumno opravdan i rezultira dodatnim troškovima za Proizvođača, Korisnik je dužan nadoknaditi Proizvođaču nastale dodatne troškove te pristaje na sve posljedice koje u tom slučaju mogu nastati u vezi s korištenjem Gooma sustava.
7.9. Proizvođač je dužan:
- obrađivati Osobne podatke prema pisanim uputama Korisnika i u skladu s ovim Općim uvjetima
- osigurati da osobe ovlaštene za obradu Osobnih podataka postupaju prema uputama Korisnika i da su se obvezale na poštivanje povjerljivosti
- implementirati i provoditi tehničke i organizacijske mjere sigurnosti u skladu s člankom 32. Opće uredbe o zaštiti podataka i ovim Općim uvjetima
- poštivati zabranu angažiranja podizvođača bez pisanog odobrenja Korisnika u skladu s člankom 28. stavak 2., člankom 4. Opće uredbe o zaštiti podataka i prethodnom točkom 7.8. ovih Općih uvjeta
- poštivati sve druge primjenjive uvjete propisane Općom uredbom o zaštiti podataka u vezi obrade
Osobnih podataka
- pomagati Korisniku, u mjeri u kojoj je to moguće, u ispunjavanju njegovih obveza odgovaranja na zahtjeve za ostvarivanje prava ispitanika
- pomagati Korisniku, u mjeri u kojoj je to razumno, u osiguravanju usklađenosti s obvezama u skladu s članicama 32. do 36. GDPR Uredbe
- omogućiti Korisniku provođenje nadzora
- obavijestiti Korisnika o povredi Osobnih podataka
- po izboru Korisnika, nakon dovršetka pružanja usluga vezanih za obradu brisati ili vratiti Osobne podatke Korisniku
- surađivati s nadzornim tijelom u obavljanju njegovih zadaća.
7.10. Proizvođač jamči da će u ispunjavanju obveza iz Korisničkog ugovora i Općih uvjeta provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao razinu sigurnosti koja je u skladu sa zahtjevima propisa o zaštiti Osobnih podataka i razmjerna rizicima povezanima s obrađivanjem Osobnih podataka, na način
da se osigurava takva zaštita koja onemogućava slučajno ili nezakonito uništenje, gubitak, izmjenu, neovlašteno otkrivanje Osobnih podataka ili neovlašteni pristup Osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani. Proizvođač će pogotovo osigurati sljedeće tehničke i organizacijske mjere:
- osigurati dovoljne mjere fizičke sigurnosti za poslovne prostore u kojima se nalaze uređaji i sustavi koji se koriste za obradu Osobnih podataka kako bi bili dostupni samo ovlaštenom osoblju
- sva računala uključujući prijenosne i mobilne uređaje redovito ažurirati pomoću sigurnosnih programskih ispravki koje izdaje proizvođač operativnog i aplikativnog sustava
- usvojiti prikladne mehanizme u svrhu zaštite elektroničke pošte i poslovnih aplikacija od neovlaštenog pristupa (neodobrene modifikacije, kopiranja, brisanja, prosljeđivanja i pregledavanja)
- implementirati sustav identifikacije i autorizacije osoba ovlaštenih za obradu osobnih podataka na svim uređajima i sustavima koji se koriste za obradu Osobnih podataka na način da bude moguće jednoznačno odrediti aktivnosti svake pojedine osobe (korisničko ime i zaporka odnosno PIN za mobilne telefone)
- izbjegavati upotrebu jedinstvenih korisničkih imena i zaporki za više ovlaštenih osoba
- definirati i koristiti snažne zaporke
- koristiti samo ovlašteni i uredno licencirani softver na prijenosnim i mobilnim uređajima
- aktivirati antivirusni sustav na svim prijenosnim i mobilnim uređajima
- osigurati da antivirusni sustav permanentno radi i da je redovno ažuriran s najnovijim nadogradnjama prema preporuci proizvođača
- kod spremanja osjetljivih Osobnih podataka na vanjske medije (USB, CD, vanjski disk itd.) iste dodatno zaštititi zaporkom (npr. Excel ili Word password) ili kriptirati pomoću nekog od alata za kriptiranje (npr. 7zip, Bitlocker itd.) kako ne bi bili čitljivi u slučaju neovlaštenog pristupa uslijed gubitka ili krađe vanjskog medija
- spriječiti svako neovlašteno iznošenje Osobnih podataka izvan službenih prostorija kao i svako neovlašteno dijeljenje bilo putem fizičkih medija ili slanjem putem mreže
- prilikom otpisa i ekološkog zbrinjavanja računala i računalne opreme prethodno osigurati da su svi Osobni podaci trajno i nepovratno izbrisani korištenjem nekog od alata za sigurno brisanje ili fizičkim uništenjem
- onemogućiti pristup prostorijama, opremi i sustavima odmah nakon prestanka radnog/ugovornog odnosa osobe koja je obrađivala Osobne podatke.