ANALIZA STANJA
ANALIZA STANJA
U SVEZI IMPLEMENTACIJE OPĆE UREDBE O ZAŠTITI PODATAKA U GIMNAZIJI XXXXXX XXXXXXXXXX ČAKOVEC
I. UVODNI DIO
Gimnazija Xxxxxx Xxxxxxxxxx Čakovec (u daljnjem tekstu: Škola) obavlja djelatnost odgoja i obrazovanja učenika za stjecanje općeg srednjoškolskog obrazovanja po nastavnom planu i programu za opću, jezičnu i prirodoslovno-matematičku gimnaziju i druge za koje škola dobije odobrenje za rad ministarstva nadležnog za poslove obrazovanja te obavlja djelatnost obrazovanja odraslih po programu za osposobljavanje, usavršavanja i prekvalifikaciju, odnosno po ugovoru s drugim pravnim i fizičkim osobama na adresi Xxxxxxxxx Xxxxxx 00, Xxxxxxx.
Obavljajući svoju osnovnu djelatnost, a temeljem javnih ovlasti, Škola obavlja sljedeće poslove:
- upise i ispise iz škole s vođenjem odgovarajuće evidencije i dokumentacije
- organizaciju i izvođenje nastave i drugih oblika odgojno-obrazovnog rada s učenicima te vođenje odgovarajuće evidencije
- vrednovanje i ocjenjivanje učenika te vođenje evidencije o tome, kao i o učeničkim postignućima
- izricanje i provođenje pedagoških mjera i vođenje evidencije o njima
- organizacija predmetnih i razrednih ispita i vođenje evidencije o istima
- izdavanje javnih isprava
- izdavanje drugih potvrda
- upisivanje podataka o odgojno-obrazovnom radu u e-Maticu - zajednički elektronički upisnik ustanova.
Obavljajući svoju djelatnost Xxxxx vrši i obradu osobnih podataka svojih djelatnika, učenika, roditelja/zakonskih skrbnika učenika i drugih fizičkih xxxxx xxxx imaju ugovorni odnos odnosno drugi radno-pravni interes/status sa Školom i to poglavito kroz vođenje:
- evidencije podataka o radnicima u Registru javnih službenika i e-Matici,
- evidencije radnog vremena,
- obračuna plaća i drugih materijalnih prava radnika,
- vođenje propisane pedagoške dokumentacije učenika,
- evidencija o zaštiti na radu i protupožarnoj zaštiti te drugim zakonom propisanih evidencija.
Obrada osobnih podataka svojih djelatnika, učenika, roditelja/zakonskih skrbnika učenika i drugih fizičkih osoba (u daljnjem tekstu: Ispitanici) vrši se u papirnatom i elektroničkom obliku odnosno bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje.
Osobne podaci u Školi obrađuju se temeljem:
- zakonske obveze
- ugovorne obveze
- privole ispitanika.
Zakonska obveze provodi se, prije svega, temeljem slijedećih propisa:
• Zakon o odgoju i obrazovanju u osnovnoj i srednjoj školi i provedbenim propisima donijeti temeljem tog zakona,
• Zakon o radu i provedbeni propisi donijeti temeljem tog zakona,
• Zakon o ustanovama,
• Zakon o plaćama u javnim službama i provedbeni propisi donijeti temeljem tog zakona,
• Uredbe o nazivima radnih mjesta i koeficijentima složenosti poslova u javnim službama,
• Temeljnog kolektivnog ugovora za službenike i namještenike u javnim službama
• Kolektivni ugovor za zaposlenike u srednjoškolskim ustanovama Zakon o mirovinskom osiguranju,
• Zakon o obveznom zdravstvenom osiguranju,
• Zakon o knjižnicama i provedbenim propisima donijeti temeljem tog zakona,
• Zakon o dokazivanju stečene stručne spreme,
• Zakon o hrvatskim braniteljima iz Domovinskog rata i članovima njihovih obitelji
• Zakon o arhivskom gradivu i arhivima i provedbenim propisima donijeti temeljem toga zakona,
• Zakon o javnoj xxxxxx i provedbenim propisima donijeti temeljem tog zakona,
• Zakon o računovodstvu,
• Zakon o proračunskom računovodstvu i provedbenim propisima donijeti temeljem tog zakona,
• Zakon o zaštiti na radu i provedbenih propisa donijeti temeljem tog zakona,
• Zakon o zaštiti od požara,
• Zakon o općem upravnom postupku,
• Zakon o udrugama,
• Zakon o pravu na pristup informacijama
• te drugih Zakona i pod zakonskih propisa kojima se reguliraju prava i obveze iz djelatnosti Škole.
Ukoliko ne postoji zakonska obveza za obradu podataka tada se isti obrađuju temeljem ugovorne obveze nastale između Škole i ispitanika.
U slučaju da nema niti zakonske, a niti ugovorne obveze za obradu osobnih podataka, tada se ista provodi temeljem privole ispitanika.
Rečena privola xxxx predstavljati dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja/volje ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose.
Osobni podaci Ispitanika pohranjuju se u pismohrani škole i tvrdim diskovima/nosačima računala na način i u postupku utvrđenom Pravilnikom o zaštiti i pohrani arhivskog gradiva Škole.
Škola osobne podatke Ispitanika distribuira izvan svog sjedišta na način i u postupku utvrđenom, prije svega, provedbenim propisom odnosno temeljem ugovornog odnosa ili privole i to prema Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje, Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje, Hrvatskom zavodu za zapošljavanje, Ministarstvu znanosti i obrazovanja, Agenciji za odgoj i obrazovanje, Poreznoj upravi, FINI, školama s kojima se dijele djelatnici u nepunom radnom vremenu, Uredu državne uprave, nadležnom uredu za školstvo osnivača, Centru za socijalnu skrb te drugim fizičkim i pravnim osobama.
S danom 25. svibnja 2018. godine u Školi je započela implementacija Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom
osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (u daljnjem tekstu: Opća uredba o zaštiti podataka).
Da bi se Opća uredba o zaštiti podataka mogla implementirati u Školi potrebno je utvrditi stanje te izvršiti analizu tog stanja odnosno utvrditi xx xx i u kojoj mjeri Škola usklađena i spremna za implementaciju Opće uredbe o zaštiti podataka, a u smislu prikupljanja, obrade i zaštite osobnih podataka Ispitanika.
To će se utvrditi testiranjem putem slijedećeg Upitnika:
Pitanje broj 1: Xx xx provedena edukacija radnika, učenika i roditelja/zakonskih skrbnika učenika u svezi implementacije Opće uredbe o zaštiti podataka u Školi? | ||
Odgovor: Da | ||
Ocjena stanja: Zadovoljava | ||
Pitanje broj 2: Jesu li djelatnici Škole koji vrše obradu osobnih podataka upoznati s obvezom povjerljivosti odnosno zaštite tih osobnih podataka i jesu li potpisali izjavu o čuvanju tajnosti osobnih podataka? | ||
Odgovor: Xxxxxxxx su s obvezom povjerljivosti te su potpisali izjavu o povjerljivosti. | ||
Ocjena stanja: Zadovoljava | ||
Pitanje broj 3: Xx xx u pisanom obliku, posebnim dokumentom, utvrđeno koji se sve osobni podaci u Školi obrađuju? | ||
Odgovor: Da | ||
Ocjena stanja: Zadovoljava | ||
Pitanje broj 3.1.: Xx xx u pisanom obliku, posebnim dokumentom, utvrđeno xxxx se osobni podaci u Školi obrađuju? | ||
Odgovor: Da | ||
Ocjena stanja: Zadovoljava | ||
Pitanje broj 4: Xx xx u pisanom obliku, posebnim dokumentom, utvrđeno temeljem čega se obrađuju osobni podaci djelatnika škole? | ||
Odgovor: Da | ||
Ocjena stanja: Zadovoljava, | ||
Pitanje broj 5: Xx xx u pisanom obliku, posebnim dokumentom, utvrđeno temeljem čega se obrađuju osobni podaci učenika škole? | ||
Odgovor: Da | ||
Ocjena stanja: Zadovoljava | ||
Pitanje broj 6: Distribuiraju li se i, ako da, kome osobni podaci djelatnika, učenika i roditelja /zakonskih skrbnika učenika izvan škole? | ||
Odgovor: Da. 1. Za djelatnike škole osobni podaci se distribuiraju u Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje, Hrvatski zavod za zdravstveno osiguranje, Hrvatski zavod za zapošljavanje, Ministarstvo znanosti i obrazovanja, Agencija za odgoj i obrazovanje, Porezna uprava, | ||
škole s kojima se dijele djelatnici u nepunom radnom vremenu, Ured državne uprave u Međimurskoj županiji, Upravni odjel za obrazovanje, kulturu i šport. 2. Za učenike i njihove roditelje/zakonske skrbnike u Ured državne uprave, Povjerenstvu za upise, Centru za socijalnu skrb, Ministarstvu znanosti i obrazovanja, Upravni odjel za obrazovanje, kulturu i šport. |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 6.1.: Temeljem čega se distribuiraju osobni podaci iz pitanja broj 6? |
Odgovor: Temeljem zakonskih odredbi |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 6.2.: Koriste li se mjere zaštite od krađe/gubitka osobnih podataka pri njihovoj distribuciji izvan škole i koje? |
Odgovor: Da • dostava osobnih podataka preporučenom poštom/ili osobnom predajom uz potpis primitka • na web stranici se stavljaju inicijali /ili zacrne se podaci o imenu i prezimenu |
Ocjena stanja: Zadovoljava, |
Pitanje broj 7: Koristi li se privola djelatnika i učenika škole odnosno roditelja/zakonskih skrbnika učenika za obradu osobnih podataka u svakom pojedinačnom slučaju i, ako ne, koji i gdje? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 8: U kakvim oblicima se obrađuju osobni podaci? |
Odgovor: U elektroničkom obliku (računalni programi) i papirnatom obliku |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 8.1.: Tko je ovlašten za obradu osobnih podataka u školi? |
Odgovor: Ravnatelj, tajnik, voditelj računovodstva, stručni suradnici pedagog, psiholog, školski knjižničar, svi nastavnici. |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 8.2.: Gdje se obrađuju osobni podaci u školi i xx xx to u skladu s Općom uredbo o zaštiti podataka? |
Odgovor: U uredu ravnatelja, tajnika, voditelja računovodstva, stručne službe pedagoga/psihologa, u školskoj knjižnici, u učionicama, kabinetima, pismohrani (xxxxxx)…. Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava, |
Pitanje broj 8.3. Jesu li svi ovlaštenici koji obrađuju osobne podatke iz pitanja 8.1. potpisali izjavu o čuvanju tajnosti podataka? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 9: Provode li se fizičke mjere zaštite osobnih podataka i, ako da, koje? |
Odgovor: Da. 1. Zaključavanje ormara i kasa u uredima, kabinetima i učionicama. |
2. Zaključavanje školskog objekta. |
Ocjena stanja: Zadovoljava, |
Pitanje broj 10: Provode li se tehničke mjere zaštite osobnih podataka i, ako da, koje? |
Odgovor: Da. 1. Za računala - antivirusni software. 2. Za objekt škole - alarmni sustav i video nadzor. |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 10.1.: Provodi li se video nadzor samo u svrhu xxxx xx nužna za zaštitu osoba i imovine? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 10.2.: Jesu li postavljene oznake da je objekt škole odnosno pojedina prostorija u njemu i dvorište škole pod video nadzorom? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 10.3.: Obavlja li se pregled video snimki samo xx xxxxxx ovlaštenih osoba? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 10.4.: Xx xx sustav video nadzora zaštićen od neovlaštenog pristupa? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 10.5.: Čuvaju li se video snimke sukladno propisanim rokovima? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 11: Provode li se organizacijske mjere zaštite osobnih podataka i, ako da, koje? |
Odgovor: Da. Redovita izrada sigurnosne kopije podataka postojećih računalnih programa. |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 12: Gdje i temeljem čega se pohranjuju i čuvaju obrađeni osobni podaci? |
Odgovor: U pismohrani (arhivi), uredu tajnika, uredu voditelja računovodstva i stručnoj službi temeljem Pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog gradiva škole. |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 13: Jesu li određeni rokovi čuvanja obrađenih i pohranjenih osobnih podataka i, ako je odgovor da, temeljem čega? |
Odgovor: Da, temeljem posebnog popisa gradiva s rokovima čuvanja xxxx xxxx sastavni dio Pravilnika o zaštiti i obradi arhivskog gradiva škole. |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 14. Tko pristupa i rukuje arhiviranim osobnim podacima u pismohrani i xx xx to u skladu s propisom? |
Odgovor: Da, učenički referent i tajnik škole |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 15: Poštuje li se transparentnost glede pružanja informacija ispitaniku prilikom prikupljanja osobnih podataka? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 15.1: Omogućava li se ispitaniku pravo na pristup podacima odnosno o obrađenim osobnim podacima, o svrsi obrade, roku pohrane, iznošenju u treće zemlje i drugim podacima. |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 15.2.: Xx xx ispitaniku, na njegov zahtjev, omogućen ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 15.3.:Briše li škola osobne podatke ispitanika na njegov zahtjev ukoliko isti više nisu potrebni, a iz nekog razloga se nalaze u bazi podataka? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 15.4.: Xx xx omogućeno ispitaniku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 16. Xx xx Škola imenovala službenika za zaštitu podataka? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 16.1. Ako je imenovan službenik za zaštitu podataka, ispunjava li stručne kvalifikacije, a osobito stručnog znanja o pravu i praksama u području zaštite podataka te sposobnosti izvršavanja postavljenih zadaća? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 16.2. Xx xx Škola na svojoj web stranici objavili kontakt podatke za službenika za zaštitu osobnih podataka? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 16.3. Xx xx za službenika za zaštitu podataka ustrojeno posebno/novo radno mjesto ili te poslove obavlja uz postojeće radno mjesto? |
Odgovor: Obavlja uz postojeće radno mjesto. |
Ocjena stanja: Zadovoljava |
Pitanje broj 16.4.: Ukoliko službenik za zaštitu podataka poslove službenika obavlja u sklopu drugog radnog mjesta xx xx Škola osigurala da isti ne bude u sukobu interesa? |
Odgovor: / |
Ocjena stanja: / |
Pitanje broj 16.5.: Jesu li kontakt podaci službenika za zaštitu podataka objavljeni na web stranici škole? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava, |
Pitanje broj 17: Jesu li revidirani ugovori o radu djelatnika škole u svezi primjene Opće uredbe o zaštiti podataka? |
Odgovor: Xxxx za one ugovore koji su sklopljeni nakon 25. svibnja 2018. godine |
Ocjena stanja: Djelomično zadovoljava |
Pitanje broj 18: Jesu li revidirani ugovori s roditeljima učenika za korištenje školske kuhinje i dostave računa u svezi primjene Opće uredbe o zaštiti podataka? |
Odgovor: / |
Ocjena stanja: / |
Pitanje broj 19: Jesu li revidirani ugovori s korisnicima usluga škole (rekreacija,………)? |
Odgovor: / |
Ocjena stanja: / |
Pitanje broj 20: Jesu li revidirani opći akti škole u svezi primjene Opće uredbe o zaštiti podataka? |
Odgovor: Da |
Ocjena stanja: Zadovoljava |