Opći uvjeti probnog korištenja Gooma sustava („Opći uvjeti“)
Opći uvjeti probnog korištenja Gooma sustava („Opći uvjeti“)
1. UVODNE ODREDBE
1.1. Ovi Opći uvjeti odnose se isključivo na probno korištenje Gooma sustava te reguliraju međusobne odnose između društva 4APP SOLUTION d.o.o., Drage Gervaisa 30, Zagreb OIB: 18278836636 („Proizvođač“), s jedne strane, i osobe kojoj je Gooma sustav isporučen kako bi isti isprobao tijekom vremenskog razdoblja utvrđenog ovim Općim uvjetima („Korisnik“), s druge strane.
1.2. Korisnik prihvaća Opće uvjete i isti se na njega primjenjuju od trenutka kada je izvršena registracija Korisnika u skladu s točkom 2.6. Općih uvjeta te se smatra da je u tom trenutku između Proizvođača i Korisnika sklopljen ugovor o probnom korištenju Gooma sustava u elektroničkom obliku.
1.3. Istekom razdoblja probnog korištenja na prava i obveze Proizvođača i Korisnika prestaju se primjenjivati ovi Opći uvjeti. S istim danom Korisniku prestaju sva prava vezana uz korištenje sustava Gooma.
1.4. Za korištenje Gooma sustava nakon isteka razdoblja probnog korištenja potrebno je da Korisnik s Proizvođačem sklopi zaseban ugovor o korištenju Gooma sustava.
1.5. Radi izbjegavanja svake dvojbe, ovi Opći uvjeti se ne primjenjuju na korištenje Gooma sustava nakon isteka razdoblja probnog korištenja, čak i ako je između Proizvođača i Korisnika sklopljen ugovor o korištenju iz točke
1.4. ovih Općih uvjeta.
1.6. Dužnost je i pravo Korisnika je da provjeri valjanost Općih uvjeta i, ako se ne slaže s Općim uvjetima, da o tome odmah obavijesti Proizvođača. U navedenom slučaju Probno korištenje se prekida odmah nakon što je Proizvođač zaprimio predmetnu obavijest Korisnika.
1.7. Neovlašteno korištenje sustava Gooma i/ili korištenje suprotno Općim uvjetima predstavlja kršenje autorskih prava Proizvođača.
2. DEFINICIJE
2.1. „Gooma sustav“ ili „Gooma“ je aplikacijski softver čiji je Proizvođač jedini i isključivi nositelj prava, autor, izumitelj i vlasnik, a koji kao programski alat služi za prikupljanje, obradu i distribuciju podataka o putnim troškovima u realnom vremenu, u pokretu. Funkcionalnosti Gooma sustava navedene su u točki 3. Općih uvjeta. Pod Gooma sustavom podrazumijevaju se i sva ažuriranja istog prema diskrecijskoj odluci Proizvođača.
2.2. „Korisnik“ je pravna osoba, vlasnik obrta, nositelj samostalne djelatnosti ili drugi poslovni subjekt, koji je Registracijom pristupio ovim Općim uvjetima.
2.3. „Krajnji korisnik“ je fizička osoba, zaposlena kod Korisnika ili u drugom odnosu s Korisnikom, koja je u ime i za račun Korisnika ovlaštena koristiti Gooma sustav tijekom razdoblja Probnog korištenja. Najveći mogući broj Krajnjih korisnika tijekom razdoblja Probnog korištenja objavljen je na internetskoj stranici Proizvođača xxx.xxxxx.xxx.
2.4. „Osobni podaci“ su podaci koji su kao takvi definirani člankom 4. UREDBE (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ („Opća uredba o zaštiti podataka“) i koje je Xxxxxxxx dostavio Proizvođaču za potrebe provođenja obrade, kako je to opisano u točki 7. Općih uvjeta. Pojmovi koji se u ovim Općim uvjetima korite u vezi obrade Osobnih podataka, a koji nisu izričito drugačije definirani ovim Općim uvjetima, imaju značenje utvrđeno Općom uredbom o zaštiti podataka.
2.5. „Probno korištenje“ je korištenje Gooma sustava od strane jednog Korisnika, u svrhu isprobavanja njegova rada, u razdoblju od dovršetka Registracije do isteka roka iz točke 4.4. odnosno točke 4.10. Općih uvjeta. Probno korištenje ni na koji način ne obvezuje Korisnika na kupnju Gooma sustava niti da Proizvođača obavijesti da
odustaje od kupnje Gooma sustava. Probno korištenje ne obuhvaća korisničku podršku ili pružanje bilo kojih drugih usluga od strane Proizvođača.
2.6. „Registracija“ je automatizirani postupak kojim Proizvođač, temeljem podataka koje je Korisnik dostavio u tu svrhu (ime i prezime i email adresa Krajnjeg korisnika), dodjeljuje Korisniku korisničko ime i lozinku za Probno korištenje. Postupak Registracije započinje s trenutkom kada je Xxxxxxxx Proizvođaču podnio zahtjev za Registraciju putem internetske stranice Proizvođača xxx.xxxxx.xxx, pod uvjetom da je na za to predviđenom mjestu označio da prihvaća ove Opće uvjete, a završava u trenutku kada je Korisniku dostavljena automatski generirana elektronička (e-mail) poruka s korisničkim imenom i lozinkom za Probno korištenje.
2.7. „Srodni sustavi“ su druge internetske stranice, proizvodi i / ili usluge s kojima je moguće povezivanje putem Gooma sustava.
2.8. „Upute“ su upute za Registraciju i korištenje Gooma sustava, objavljene na internetskoj stranici Proizvođača xxx.xxxxx.xxx.
3. FUNKCIONALNOSTI
3.1. Općenito o funkcionalnostima:
Gooma sustav, kao integrirani informacijski sustav, Korisniku nudi zaokružen i automatiziran proces prikupljanja, obrade i distribucije podataka o putnim troškovima u realnom vremenu, u pokretu, te izvršava obvezu izrade izvještaja u vezi s putnim troškovima u trenutku njezina nastajanja.
Gooma podržava korisnički rad na stolnom računalu, koristeći internetski preglednik za pristup web aplikaciji, te kao mobilna aplikacija koja uz pomoć GPS-a bilježi kretanje i temeljem tih podataka vodi evidenciju i kreira izvještaje, komunicira sa poslužiteljem i distribuira izvještaje putem elektroničke pošte. Gooma sustav moguće je integrirati s ostalim IT sustavima (ERP rješenjima).
Gooma bilježi kretanje, snima troškove i automatski izračunava propisane elemente za evidentiranje i obračun putnih troškova (iznos dnevnice, evidencija korištenja u službene i privatne svrhe, konverzija svih svjetskih valuta u hrvatske kune i dr.) te generira izvještaj putnih troškova. Gooma sustav automatski preuzima ažurne informacije o tečajnoj listi, te prilikom izračuna uzima u obzir porezni status prijevoznog sredstva (privatni ili službeni automobil ili sredstvo javnog prijevoza).
Razmjena podataka između mobilnog uređaja i poslužitelja događa se u realnom vremenu, pri čemu se poštuje pravilo kronološkog inkrementalnog nadopunjavanja podataka.
U slučaju kada je sustav izvan mreže, podaci se spremaju na mobilni uređaj te se razmjena podataka s poslužiteljem odvija u trenutku kada mreža bude dostupna.
Kreiranje izvještaja iz prikupljenih podataka može se izvršiti samostalno i neovisno na mobilnom uređaju, ali i putem web aplikacije, ručnim unosom i administriranjem podataka.
Gooma sustav podržava korištenje sučelja na dva jezika, hrvatskom jeziku i engleskom jeziku.
3.2. Tijekom Probnog korištenja Korisnik ima mogućnost isprobati sve funkcionalnosti Gooma sustava.
4. PROBNO KORIŠTENJE
4.1. Korisnik mora ispunjavati tehničke i radne uvjete, koji su potrebni za učinkovito i sigurno Probno korištenje. Predmetni uvjeti su objavljeni na internetskoj stranici xxx.xxxxx.xxx i određuju najmanje:
1. pristup internetu
2. programsku i hardversku opremu za korištenje interneta
3. dodatnu programsku opremu, ako je to uvjet za korištenje određenih funkcionalnosti Gooma sustava
4. identifikacijska sredstva, koja su preduvjet za Registraciju i korištenje Gooma sustava.
4.2. Korisnik sam osigurava uvjete iz točke 4.1. Općih uvjeta. Proizvođač ne jamči pravilan i siguran rad Gooma sustava, ako Korisnik ne ispunjava uvjete iz točke 4.1. Općih uvjeta i/ili koristi Gooma sustav suprotno Uputama.
4.3. Pristup Gooma sustavu tijekom Probnog korištenja moguć je isključivo u skladu s Općim uvjetima i Uputama.
4.4. Probno korištenje traje 30 (trideset) dana od dana Registracije. Iznimno, kada za to postoje objektivni razlozi na strani Proizvođača, Proizvođač može Korisniku pisanim putem odobriti produžetak Probnog korištenja.
4.5. Korisničko ime i lozinka koji su Registracijom dodijeljeni Korisniku koriste se za pristup Gooma sustavu tijekom Probnog korištenja. Nakon isteka tog razdoblja, Korisnik može pristupiti Gooma sustavu putem istog korisničkog imena i lozinke koji su mu dodijeljeni Registracijom isključivo u slučaju da u roku od 45 (četrdesetpet) dana od dana Registracije s Proizvođačem sklopi ugovor o korištenju iz točke 1.4. Općih uvjeta. U suprotnom se svi podaci Korisnika vezani uz Registraciju trajno brišu.
4.6. Korisnik je ovlašten koristiti Gooma sustav isključivo za svoje potrebe, na način i u svrhu koji su utvrđeni ovim Općim uvjetima i Uputama.
4.7. Korisnik je ovlašten koristiti Gooma sustav isključivo za upravljanje putnim troškovima. Svaka druga uporaba Gooma sustava je zabranjena, a pogotovo je zabranjeno:
- onemogućiti ili ometati druge korisnike u korištenju Gooma sustava
- objavljivati, prenositi, distribuirati ili širiti bilo kakve informacije, teme ili materijale koji su ilegalni, lažni, uvredljivi ili rasprostranjeni u rasnoj, seksualnoj ili bilo kojoj drugoj netoleranciji
- objavljivati reklamne poruke, zahtjeve, lančana pisma, piramidalne sheme, mogućnosti ulaganja ili sheme te druge obavijesti o oglašavanju
- zloupotrijebiti, prijetiti ili na neki drugi način kršiti prava drugih osoba
- upotrijebiti materijale ili informacije, uključujući slike ili fotografije dostupne putem Gooma sustava na bilo koji način koji krši prava intelektualnog vlasništva, zaštitne znakove, patente, poslovne tajne ili druga prava Proizvođača, ostalih korisnika Gooma sustava ili trećih strana
- prenositi datoteke i drugi sadržaj u Gooma sustav koji sadrže viruse, trojanske konje, crve, vremenske bombe, korumpirane datoteke ili druge slične programe ili podatke koji bi mogli štetiti radu Gooma sustava, opreme na kojoj ili s kojim sustav funkcionira
- prikupljati i na bilo koji način koristiti bilo kakve informacije o Proizvođaču ili trećim osobama informacije kroz Gooma sustav,
- stvoriti ili koristiti lažne identitete u svrhu obmanjivanja Proizvođača ili drugih osoba
- prikupljati informacije ili koristiti informacije o korištenoj tehnologiji, idejama o kojima je riječ, korištenim pristupima i bilo kojem drugom sadržaju Gooma sustava koji bi se mogao koristiti u drugim komercijalnim ili nekomercijalnim uslugama ili proizvodima.
4.8. Sva komunikacija Korisnika s Proizvođačem u vezi Probnog korištenja moguća je isključivo elektroničkim putem, na elektroničku (e-mail) adresu Proizvođača: xxxxx@0xxx-xxxxxxxx.xx. Proizvođač šalje obavijesti Korisniku na elektroničku (e-mail) adresu koju mu je Xxxxxxxx prethodno dostavio u tu svrhu.
4.9. Ako do dana isteka Probnog korištenja između Proizvođača i Korisnika nije sklopljen ugovor o korištenju iz točke 1.4. Općih uvjeta, Xxxxxxxxx s posljednjim danom Probnog korištenja prestaju sva prava na korištenje Gooma sustava.
4.10. U slučaju da Korisnik krši Opće uvjete, Proizvođač je ovlašten, nakon pisanog upozorenja o kršenju i ostavljanja primjerenog roka za prestanak kršenja Općih uvjeta, a koji ne može biti kraći od 2 (dva) radna dana, Korisniku onemogućiti daljnje Probno korištenje te se smatra da je s tim danom završeno razdoblje Probnog korištenja.
5. PRAVA INTELEKTUALNOG VLASNIŠTVA
5.1. Proizvođač je isključivi nositelj (vlasnik) svih prava intelektualnog vlasništva na Gooma sustavu. Gooma je registrirani žig za računalnu aplikaciju opisanu pod točkom 3. Općih uvjeta, čiji je nositelj (vlasnik) Proizvođač. Korisnik je dužan poštivati sva autorska, intelektualna i druga srodna prava vezana uz Gooma sustav.
5.2. Korisnik Registracijom stječe neisključivo, neprenosivo, prostorno neograničeno pravo korištenja Gooma sustava tijekom razdoblja Probnog korištenja.
5.3. Korisnik nije ovlašten zahvaćati u računalnu ili programsku opremu Gooma sustava, kao ni mijenjati njegov način uporabe ili djelovanja. Ukoliko Korisnik prouzroči kvar ili smetnje u radu Gooma sustava, Proizvođač će iste otkloniti uz naplatu naknade prema važećem cjeniku.
5.4. Korisniku je pogotovo zabranjeno:
- koristiti Gooma sustav na bilo koji način osim kako je navedeno u ovim Općim uvjetima
- unatrag razvijati, unatrag kompajlirati, razložiti ili na bilo koji drugi način otkriti izvorni kod Gooma sustava ili poduzimati bilo koje druge radnje kojima se vrijeđaju prava intelektualnog vlasništva na Gooma sustavu
- poduzimati bilo koje druge radnje kojima se ugrožava, umanjuje ili sprječava korištenje Gooma sustava od strane Proizvođača ili trećih osoba.
5.5. Ukoliko Korisnik, zajedno s Probnim korištenjem, stječe pravo korištenja softvera za koji Proizvođač posjeduje samo izvedbeno pravo korištenja ili pravo korištenja tzv. „open source“ softvera, na takvo korištenje se primjenjuju uvjeti ugovoreni između Proizvođača i njegovog davatelja licence odnosno uvjeti korištenja koji su primjenjivi na predmetni „open source“ softver, a koje Proizvođač stavlja na raspolaganje Korisniku temeljem njegova pisanog zahtjeva.
6. OGRANIČENJA ODGOVORNOSTI
6.1. Korisnik koristi Gooma sustav na vlastitu odgovornost.
6.2. Tijekom Probnog korištenja isključena je odgovornost Proizvođača za bilo kakvu imovinsku ili neimovinsku, izravnu ili neizravnu, posebnu, slučajnu ili posljedičnu štetu (uključujući, ali ne ograničavajući se na izgubljenu dobit, dohodak, investicije, dobro ime) koji proizlaze iz Probnog korištenja Gooma sustava i/ili Srodnih sustava i/ili se odnosi na njihovu upotrebu. Ograničenje odgovornosti uključuje (premda time nije ograničeno): prijenos virusa, kvar hardvera, pogrešku veze, zlouporabu ili krađu korisničkog identiteta. Proizvođač također nije odgovoran za bilo kakav gubitak ili štetu koja proizlazi iz činjenice da se Korisnik oslonio na informacije, proizvode ili usluge objavljene u Gooma sustavu ili na Srodnim sustavima.
6.3. Proizvođač nije odgovoran za sadržaj i/ili rad Srodnih sustava niti je ovlašten mijenjati, ažurirati ili potvrditi sadržaj Srodnih sustava. Činjenica da Proizvođač omogućuje povezivanje sa Srodnim sustavima nema značaj niti se može tumačiti kao odobrenje, autorizacija, pokroviteljstvo ili bilo koja druga vrsta veze Proizvođača sa Srodnim sustavima. Proizvođač ne odgovara za bilo kakvu imovinsku ili neimovinsku, izravnu ili neizravnu, posebnu, slučajnu ili posljedičnu štetu (uključujući, ali ne ograničavajući se na izgubljenu dobit, dohodak, investicije, dobro ime) uzrokovanu uporabom bilo kojeg sadržaja, proizvoda ili usluge Srodnih sustava ili oslanjanjem na iste.
6.4. Korištenjem Gooma sustava Korisnik se ne oslobađa obveza propisanih pozitivnim propisima, uključujući, ali ne ograničavajući se na propise kojima se regulira obveza evidentiranja i obračuna putnih troškova te snosi isključivu odgovornost za poštivanje svih pozitivnih propisa u tom smislu.
7. ZAŠTITA OSOBNIH PODATAKA
7.1. U svrhu ispunjavanja međusobnih prava i obveza u vezi Probnog korištenja Proizvođač i Korisnik razmjenjuju osobne podatke na način da Proizvođač, kao izvršitelj obrade, u ime Xxxxxxxxx, kao voditelja obrade, provodi obradu Osobnih podataka.
7.2. Proizvođač će obrađivati Osobne podatke isključivo u skladu sa prirodom i svrhom obrade kako je to utvrđeno ovim Općim uvjetima i pisanim uputama Voditelja obrade. Xxxxxxxx ima pravo izmijeniti i/ili dopuniti upute za obradu Osobnih podataka te o istima pravovremeno, a svakako prije njihove primjene, obavijestiti Proizvođača.
7.3. Trajanje obrade je dopušteno i ograničeno isključivo u razdoblju od podnošenja zahtjeva za Registraciju do isteka Probnog korištenja odnosno do ispunjenja obveza iz Općih uvjeta i brisanja ili vraćanja osobnih podataka u slučaju da s Korisnikom nije sklopljen ugovor o korištenju iz članka 1.4. Općih uvjeta, uz uvjet pridržavanja propisanih rokova čuvanja.
7.4. Proizvođač će obrađivati Osobne podatke koji se prikupljaju putem Gooma sustava i to:
(a) sljedeće vrste osobnih podataka:
(1) ime i prezime
(2) adresa elektroničke pošte (email adresa)
(3) registarska oznaka vozila
(4) datum, vrijeme i mjesto vožnje vozila
(5) datum, vrijeme i mjesto zaustavljanja vozila
(6) telemetrijski podaci
(b) koji se odnose na: Krajnjeg korisnika
(c) u svrhu: ispunjavanja međusobnih prava i obveza između Proizvođača i Korisnika koja za njih proizlaze iz Probnog korištenja i informiranja Korisnika (npr. o radu i održavanju Gooma sustava, o proizvodima i uslugama Proizvođača).
7.5. Proizvođač osigurava da Osobni podaci nisu niti neće biti priopćeni niti otkriveni neovlaštenim trećim stranama, osim u okolnostima kada je to dopušteno Općom uredbom o zaštiti podataka, zakonom ili od strane Korisnika ili temeljem pisane suglasnosti ispitanika.
7.6. Proizvođač će bez odgode, u pisanom obliku, obavijestiti Korisnika ako podaci kojima pristupa ili koje obrađuje nisu u skladu s točkom 7.4. Općih uvjeta.
7.7. Korisnik je dužan provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao i mogao dokazati da se obrada provodi u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka te ima sljedeća prava i obveze:
- davati upute Proizvođaču u skladu sa zakonitom pravnom osnovom za obradu i načelima obrade osobnih podataka iz Opće uredbe o zaštiti podataka
- poduzimati odgovarajuće mjere kako bi se ispitanicima pružile propisane informacije u vezi s obradom osobnih podataka koja se odnosi na njih
- poduzimati odgovarajuće mjere kako bi pravovremeno postupio po zahtjevu ispitanika u svrhu ostvarivanja njegovih prava.
7.8. Korisnik je suglasan i ovlašćuje Proizvođača da koristi podizvođače koji će obavljati određene aktivnosti u vezi obrade Osobnih podataka iz ovih Općih uvjeta, pod uvjetom da podizvođači prilikom i u vezi obrade Osobnih podataka ispunjavaju sve obveze iz ovih Općih uvjeta kao da su i sami pristupili istima. Svaki podizvođač će poduzeti organizacijske i tehničke mjere kako bi se osigurala odgovarajuća razina zaštite u skladu s propisima o zaštiti osobnih podataka. U slučaju propusta podizvođača da ispuni svoje obveze zaštite Osobnih podataka, Proizvođač odgovara Korisniku za podizvođačevo (ne)ispunjenje predmetnih obveza. Korisnik izričito pristaje da Proizvođač koristi podizvođače s kojima ima sklopljene ugovore u trenutku kada je Xxxxxxxx pristupio ovim Općim uvjetima. Proizvođač će obavijestiti Korisnika o namjeravanoj dopuni ili zamjeni podizvođača, dajući mu mogućnost prigovora na isto. Ako prigovor nije razumno opravdan i rezultira dodatnim troškovima za Proizvođača, Korisnik je dužan nadoknaditi Proizvođaču nastale dodatne troškove te pristaje na sve posljedice koje u tom slučaju mogu nastati u vezi s Probnim korištenjem Gooma sustava.
7.9. Proizvođač je dužan:
- obrađivati Osobne podatke prema pisanim uputama Korisnika i u skladu s Općim uvjetima
- osigurati da osobe ovlaštene za obradu Osobnih podataka postupaju prema uputama Korisnika i da su se obvezale na poštivanje povjerljivosti
- implementirati i provoditi tehničke i organizacijske mjere sigurnosti u skladu s člankom 32. Opće uredbe o zaštiti podataka i ovim Općim uvjetima
- poštivati zabranu angažiranja podizvođača bez pisanog odobrenja Korisnika u skladu s člankom 28. stavak 2. i člankom 4. Opće uredbe o zaštiti podataka i prethodnom točkom 7.8. ovih Općih uvjeta
- poštivati sve druge primjenjive uvjete propisane Općom uredbom o zaštiti podataka u vezi obrade Osobnih podataka
- pomagati Korisniku, u mjeri u kojoj je to moguće, u ispunjavanju njegovih obveza odgovaranja na zahtjeve za ostvarivanje prava ispitanika
- pomagati Korisniku, u mjeri u kojoj je to razumno, u osiguravanju usklađenosti s obvezama u skladu s članicama 32. do 36. GDPR Uredbe
- omogućiti Korisniku provođenje nadzora
- obavijestiti Korisnika o povredi Osobnih podataka
- po izboru Korisnika, nakon dovršetka pružanja usluga vezanih za obradu brisati ili vratiti Osobne podatke Korisniku
- surađivati s nadzornim tijelom u obavljanju njegovih zadaća.
7.10. Proizvođač jamči da će u ispunjavanju obveza iz ovih Općih uvjeta provoditi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao razinu sigurnosti koja je u skladu sa zahtjevima propisa o zaštiti Osobnih podataka i razmjerna rizicima povezanima s obrađivanjem Osobnih podataka, na način da se osigurava takva zaštita koja onemogućava slučajno ili nezakonito uništenje, gubitak, izmjenu, neovlašteno otkrivanje osobnih podataka ili neovlašteni pristup osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani. Proizvođač će pogotovo osigurati sljedeće tehničke i organizacijske mjere:
- osigurati dovoljne mjere fizičke sigurnosti za poslovne prostore u kojima se nalaze uređaji i sustavi koji se koriste za obradu Osobnih podataka kako bi bili dostupni samo ovlaštenom osoblju
- sva računala uključujući prijenosne i mobilne uređaje redovito ažurirati pomoću sigurnosnih programskih ispravki koje izdaje proizvođač operativnog i aplikativnog sustava
- usvojiti prikladne mehanizme u svrhu zaštite elektroničke pošte i poslovnih aplikacija od neovlaštenog pristupa (neodobrene modifikacije, kopiranja, brisanja, prosljeđivanja i pregledavanja)
- implementirati sustav identifikacije i autorizacije osoba ovlaštenih za obradu osobnih podataka na svim uređajima i sustavima koji se koriste za obradu Osobnih podataka na način da bude moguće jednoznačno odrediti aktivnosti svake pojedine osobe (korisničko ime i zaporka odnosno PIN za mobilne telefone)
- izbjegavati upotrebu jedinstvenih korisničkih imena i zaporki za više ovlaštenih osoba
- definirati i koristiti snažne zaporke
- koristiti samo ovlašteni i uredno licencirani softver na prijenosnim i mobilnim uređajima
- aktivirati antivirusni sustav na svim prijenosnim i mobilnim uređajima
- osigurati da antivirusni sustav permanentno radi i da je redovno ažuriran s najnovijim nadogradnjama prema preporuci proizvođača
- kod spremanja osjetljivih Osobnih podataka na vanjske medije (USB, CD, vanjski disk itd.) iste dodatno zaštititi zaporkom (npr. Excel ili Word password) ili kriptirati pomoću nekog od alata za kriptiranje (npr. 7zip, Bitlocker itd.) kako ne bi bili čitljivi u slučaju neovlaštenog pristupa uslijed gubitka ili krađe vanjskog medija
- spriječiti svako neovlašteno iznošenje Osobnih podataka izvan službenih prostorija kao i svako neovlašteno dijeljenje bilo putem fizičkih medija ili slanjem putem mreže
- prilikom otpisa i ekološkog zbrinjavanja računala i računalne opreme prethodno osigurati da su svi Osobni podaci trajno i nepovratno izbrisani korištenjem nekog od alata za sigurno brisanje ili fizičkim uništenjem
- onemogućiti pristup prostorijama, opremi i sustavima odmah nakon prestanka radnog/ugovornog odnosa osobe koja je obrađivala Osobne podatke.