Terms and Conditions
Terms and Conditions
6-8/12/2023 - Zagreb ICE'23
1. OPĆE ODREDBE
Ovaj ugovor/prijava istodobno predstavlja dvostrani ugovor koji obvezuje stranku na izvršenje. Potpisom ugovora/predajom prijave izlagač i posjetitelj potvrđuje sudjelovanje na sajmu i prihvaća sve uvjete i cijene te rokove organizatora.
1. GENERAL PROVISIONS
This participation contract/registration binds signees to execution. By signing this contract/by submitting registration, participants confirm participation in the expo and accept all terms, conditions and deadlines of the organizer. By signing the application, the person signed, confirms that she/he is authorized to represent the named company.
2. PRIJAVA
Čarter tvrtka je tvrtka koja posjeduje i/ili upravlja brodovima, i/ili posjeduje brodove u centralnom bookingu (uz agencijsku proviziju). Tvrtka dobavljač nudi robu i/ili usluge čarter industriji. Broker je tvrtka koja posreduje u čarteru, ali ne posjeduje plovilo, niti ima plovilo u centralnom bookingu, a također ne nudi nikakvu robu ili usluge čarter industriji. Jedriličarski klubovi, turoperatori i škole jedrenja pripadaju sektoru brokera.
Tvrtke koje posjeduju brod i također imaju agenciju moraju se registrirati kao čarter tvrtka. Tvrtke koje su dobavljači, ali također posluju kao broker, putnička agencija, turoperator, škola jedrenja ili klub, moraju se registrirati kao dobavljač. Ako tvrtka ima plovilo(a) u bilo kojem sustavu rezervacije, oni pripadaju čarter sektoru, a ne sektoru brokera. Svaka tvrtka koja se registrira za ICE mora imati operativnu web stranicu koja prikazuje njezin poslovni model.
Potpisom ovog ugovora/prijave, narudžbenice, o sudjelovanju na sajmu prijavljena tvrtka i organizator pismeno zaključuju ugovor o zakupu izložbenog prostora i dodatne opreme. Prijavnica je neopoziva i obvezuje izlagača/sudionika.
Organizator pridržava diskrecijsko pravo da samostalno i konačno odluči o prihvaćanju svake pojedinačne prijave, te da – u roku 30 dana od prijema obavijesti izlagača i sudionika o njezinomu eventualnom neprihvaćanju. Izlagač je dužan po potpisu ugovora izvršiti online prijavu putem myICE portala. Prijavljeni izlagač nema ovlasti drugoj fizičkoj ili pravnoj osobi davati u podzakup ustupljeni mu izložbeni prostor, a ako to ipak učini, bit će isključen sa sajma. Akreditacije također nisu prenosive.
Dobavljači i čarter tvrtke mogu se registrirati i sudjelovati na ICE’23 kao izlagači ili posjetitelji. Brokeri i sve tvrtke koje pripadaju broker sektoru mogu sudjelovati na ICE’23 samo kao posjetitelji. Ako tvrtka pripada u više sektora prema klasifikaciji organizatora, ili njezina sestrinska tvrtka pripada više sektora, tada će sektor sudjelovanja društva potvrditi organizator.
Popusti i cijene ponuđeni u ugovorima koji su potpisani na ICE'22 vrijede za štandove za ICE'23. Kupnjom iste ili različite vrste štanda od one koja je odabrana u ICE'22 ugovoru, izlagač zadržava pravo korištenja popusta do 01.07.2023.g.
U izložbenom prostoru izlagač ima pravo izlagati samo artikle i promovirati partnere kojih je proizvođač ili ovlašteni zastupnik. Pored toga, izlagač na sajmu može izlagati isključivo opremu i proizvode koje je naznačio u prijavnici, dosljedno se pridržavajući odredaba iz prijavnice i ugovora o izlaganju, uz obvezu da najkasnije 14 dana prije održavanja sajma organizatoru dostavi na odobrenje popis usluga koje namjerava pružiti i eksponata koje ima namjeru izlagati.
2. REGISTRATION
Fleet operator is a company that owns or manages charter yachts, offering agency commission. A supplier company offers goods and/or services to the charter industry. A broker is a company that mediates charter but does not own or manage charter yachts, and it also does not offer any goods or services to the charter industry. Sailing clubs, tour operators and sailing schools belong to the broker sector.
Companies that are fleet operators and also run an agency, must register as fleet operator. Companies that are suppliers but also operate as a broker, agency, tour operator, sailing school or club, must register as a supplier. If a company has boats in any booking system, they belong in the fleet operator sector, and not the broker sector. Any company which registers for ICE needs to have an operational website depicting its business model. By signing the application for participation, the registered company and the organizer are signing a written agreement on the use of exhibiting space and additional equipment The application is irrevocable and binding for the exhibitor and participant. The organizer reserves the discretionary right to independently and finally decide on acceptance of each application and to inform the exhibitor within 30 days of submission about the possible rejection. The participant is required to complete the online registration for their company through the myICE platform. The registered exhibitor has no authority to sublease their assigned exhibition space to another physical or legal entity and if he does so, shall be excluded from the expo. Exhibitor and visitor passes are also not transferable. Each online registration in MyICE needs to be approved by the organizer.
Suppliers and fleet operators can register and participate at ICE’23 as exhibitors or visitors. Brokers and all companies belonging to the broker sector can participate at ICE’23 only as visitors. If a company belongs to more than one sector according to the classification of the organizer, or its sister company belongs to more than one sector, then the sector of the company's participation will be confirmed by the organizer.
Discounts and prices offered in contracts that were signed at ICE'22 are valid and applied to booths for ICE'23. By purchasing the same or a different booth type than the one chosen in the ICE'22 contract, the exhibitor keeps the right to use the loyalty discount. Discount is valid until July 1st, 2023. Exhibitors are entitled to exhibit only products which they manufacture and promote brands as their authorized dealers. In addition, exhibitors can only exhibit equipment and products listed in the application form, consistently adhering to the provisions stated in the application form and exhibition agreement, with the obligation to submit to the organizer the list of services and exhibits he intends to exhibit at least 14 days prior to the fair for approval. Registrations of exhibitors can be rejected due to any failure of compliance to terms & conditions.
3. IZLOŽBENI PROSTOR
Organizator nudi izlagačima uređeni i neuređeni izložbeni prostor; izlagač može naručiti i dodatnu opremu, za što će mu organizator ispostaviti račun. Dodatna se oprema može naručiti kod treće tvrtke koja mora biti pismeno odobrena od strane organizatora. U slučaju da izlagač sam uređuje prostor, dužan je pridržavati se propisa o tehničkoj zaštiti, te uputa organizatora, kao i standarda uobičajenih za sajmove. Maksimalna visina svih izloženih materijala i oprema sudionika ne smije biti viša od 2,5m. Izlagači se obvezuju koristiti zakupljeni prostor tako da ne ometaju rad organizatora, ostalih korisnika usluga, tj. izlagača, instalatera opreme i posjetitelja. Izlagač koji sam uređuje prostor dužan je prijaviti način uređenja i tvrtku izvođača radova. Organizator mora pismenim putem odobriti radove i izvođače te o tome obavijestiti izlagača unutar 14 dana od primitka zahtjeva. Organizator zadržava pravo uskraćivanja odobrenja.
Page 1/5
Izlagač je dužan sve izložbene eksponate dopremiti najmanje 12 sati prije službenog otvorenja sajma, a ako iste ne dopremi u spomenutom
roku, a o razlozima ne podnese pismeno obrazloženje, organizator je, računajući od tog trenutka, ovlašten slobodno raspolagati ustupljenim prostorom bez dodatnih objašnjenja izlagaču. Navedeno pravo uključuje ovlasti pražnjenja prostora i njegovo nesmetano ustupanje trećem korisniku, a dužnost izlagača je da organizatoru isplati naknadu u punom iznosu za sve dane trajanja cijelog sajma, kao i da podmiri troškove pražnjenja prostora od unesenih stvari.
Unutar prijavnice izlagač može odabrati poziciju izložbenog prostora u skladu s aktualnim tlocrtom sajma. Izlagač je dužan rezervirati štand na službenom tlocrtu (ovdje) u roku od 7 dana od trenutka predaje prijave putem MyICE platforme. Tražena pozicija mora biti odobrena od organizatora, a on može izmijeniti istu ako je potrebno zbog prilagođavanja tlocrta tehničkim uvjetima. Dužnost organizatora je obavijestiti izlagača prije početka sajma ako je došlo do bilo kakve promjene. Nadalje, izlagač unajmljuje površinu s pripadajućom opremom dok je oblik, kao i položaj tog prostora podložan promjenama sa strane organizatora. Štandovi su izgrađeni od octanorm konstrukcije, opremljeniji rasvjetom, strujom i tepihom. Mogu se naručiti i dodaci kao namještaj, grafike i uređaji. Organizator ne preuzima odgovornost za estetske detalje niti kvalitetu navedenog. Naknada za čišćenje, uključena u cijenu izlagačkog prostora, uključuje: pražnjenje koša na kraju radnog dana sajma, te usisavanje štanda. Ista ne uključuje čišćenje površina namještaja, unutrašnjosti hladnjaka, niti više od jednog navedenog usisavanja dnevno. Ako tvrtka zadužena za čišćenje uoči veće onečišćenje štanda, organizator će evidentirati (poslikati) onečišćenje i naložiti čišćenje, a sve o trošku izlagača.
3. EXHIBITION SPACE
Organizer offers exhibitors furnished or unfurnished exhibition space while the exhibitor can order additional equipment for which he will be issued an invoice by the organizer. Extras can be ordered from a third company, but they must be approved in writing by the organizer. In case the exhibitor is furnishing the space by himself, he is obliged to comply with the technical protection regulations and instructions of the organizer as well as the common fair standards. The maximum height of exhibiting materials and products of the exhibitor cannot exceed 2.5m in height. Exhibitors are obliged to use the leased space so as not to disrupt the work of the organizer, other users of services, i.e., exhibitors, visitors or equipment installers. If the exhibitor is building or furnishing his own booth, he must report this to the organizer at registration. The organizer can approve or deny the contractor and/or building techniques within 14 days of receiving the request.
The exhibitor is obliged to deliver all exhibits at least 12 hours prior to the official expo opening; if those are not delivered in the aforementioned period, for which the exhibitor did not submit a written explanation of the reasons, the organizer is entitled from that moment to freely dispose with the provided space and without further explanations to the exhibitor. Stated right includes authorities for emptying the space and its unhindered transfer to the third party while it is the exhibitor's obligation to reimburse the organizer the full amount for the complete duration of the expo, as well as to pay the costs for emptying the space.
Within the application form, the exhibitor has the possibility to choose a position and size for his booth. The exhibitor is required to reserve the booth and booth location on the official layout (link) no more than 7 days from submitting their order on MyICE platform. The organizer has the right to adjust the form and move the position of the booth for technical reasons. The exhibitor must be informed about this change before the beginning of the expo. The booths are built from octanorm walls, equipped with lights, electric sockets and carpeting. Extras like furniture, graphics, and appliances can be ordered as well. The organizer does not hold responsibility for the quality of this equipment. The cleaning fee included in the price of the booth includes: emptying the trash bin and vacuuming the floor of the booth at the end of the expo days. The cleaning fee does not include cleaning the furniture, fridge, and more than 1 vacuuming per day. If the company in charge of cleaning notices a large mess or lots of garbage within the booth, the organizer will record (take a picture of) the mess and order cleaning, all at the exhibitor's additional expense.
4. OTKAZ SUDJELOVANJA
U slučaju da izlagač ili posjetitelj povuče prijavu nakon potpisivanja ugovora ili prihvaćanja T&C-a u MyICE registraciji, ali prije 01.09.2023., strane su suglasne da će izlagaču ili posjetitelju biti fakturirano 50% ugovorene vrijednosti štanda ili ulaznice (ne uključujući popuste). Ako izlagač ili posjetitelj povuče prijavu nakon potpisivanja ugovora ili prihvaćanja T&C u MyICE registraciji, na dan ili nakon 01.09.2023.g., izlagaču ili posjetitelju će biti fakturirana naknada za otkazivanje u iznosu od 100% iznosa navedenog u ugovoru (puna cijena štanda ili ulaznice).
4. CANCELATION OF PARTICIPATION
In case the exhibitor or visitor withdraws the application after signing the contract or accepting the Terms & Conditions in the MyICE registration form, but before September 1st, 2023, parties agree that the exhibitor and visitor will be invoiced for 50% of the contracted value of the booth or visitor pass (not including discounts if any). If the exhibitor or visitor withdraws the application after signing the contract or accepting the T&C in the MyICE registration, including and after September 1st, 2023, the exhibitor or visitor will be invoiced for the cancelation fee of 100% of the amount stated in the contract (list booth price or list price of visitor pass).
5. CIJENE, UVJETI I NAČIN PLAĆANJA
Potpisom prijavnice/ugovora izlagač i posjetitelj prihvaća cijene izlaganja i sudjelovanja, te obvezne troškove navedene u prijavnici/ugovoru. Cijene su navedene i plaćaju se prema unaprijed definiranom Euro cjeniku na račun tvrtke. Na sve navedene cijene obračunava se PDV. U skladu sa Zakonom o PDV- u, prijenos porezne obnove se primjenjuje kada je to u skladu sa zakonom. Cjenik se može izmjeniti u bilo kojem trenutku zbog usklađivanja s Eurostat HICP indexom.
Sve financijske obveze izlagača i posjetitelja moraju se ispuniti do 15.11.2023.g.. Ako obveze sudionika nisu ispunjene do početka izložbe, sudionicima neće biti dopušteno sudjelovanje. Popusti se odobravaju u skladu s objavljenim cjenikom i vrijede samo za plaćanja u naznačenim rokovima.
Popust ponuđen u ugovoru/ponudi (ako postoji) može se opozvati ako se plaćanje ne izvrši na vrijeme. Dakle, potrebno je platiti 50% cijene do ugovorenog roka, navedenog u predračunu/ponudi, da bi svaki ponuđeni popust bio važeći. U slučaju da uplata nije izvršena do ovog roka, registrirana tvrtka dužna je platiti punu katalošku cijenu štanda ili ulaznice prema službenom cjeniku na web stranici. Prihvaćanjem ovog ugovora/ponude izlagači i posjetitelji prihvaćaju sve cijene, popuste i rokove. Reverse charge ili prijenos porezne obveze primjenjuje se po članku 17. st.1, Zakona o PDV-u.
5. PRICES, CONDITIONS AND PAYMENT TERMS
By signing this participation contract, the exhibitor and visitor accept the prices for booths and participation, and obligatory costs stated in the contract. Prices are listed and payable in the defined EUR pricelist found on the event website. VAT is applied according to Croatian and European VAT regulations, reverse charge applies where applicable. The price list is subject to change at any time, to re-adjust to the Eurostat Consumer Price Index (HICP).
All financial obligations of the exhibitor and visitor must be fulfilled by November 15th, 2023. If the obligations of participants are not fulfilled by the beginning of the expo, they will not be permitted to participate. Discounts are approved in accordance with the published price list and are valid only for payments within the designated periods stated in the offers or proforma invoices.
The discount offered in the contract/offer (if any) can be revoked if the payment is not executed on time. Therefore, 50% of the price should be paid by the agreed deadline, stated in the proforma invoice, for any offered discount to be valid. In case the payment is not made by this deadline, the registered company is required to pay the list price of the booth or visitor pass according to the official price list on the website. By accepting this agreement exhibitors and visitors accept all prices, discounts, and deadlines. The reverse charge applies according to Croatian VAT regulation čl.17.st.1.
6. PROMJENA TERMINA I MJESTA ODRŽAVANJA SAJMA
Promjena termina održavanja sajma, dakle skraćivanje, produživanje, privremeno zatvaranje (djelomično ili u cijelosti) ili odgoda termina zbog nepredviđenih okolnosti, ne povlači za sobom pravo izlagača i posjetitelja na naknadu štete od organizatora. Organizator je u tom slučaju obvezan što hitnije obavijestiti izlagače o navedenoj promjeni i novom terminu održavanja sajma a izlagač ili posjetitelj nema pravo otkazati sudjelovanje. U slučaju potpunog otkazivanja sajma izlagač ima pravo na povrat uplaćenih sredstava umanjene za troškove bankovnih transakcija. U slučaju promjene lokacije za više od 150 km, Page 2/5
izlagač ima pravo otkazati izlaganje uz povrat uplaćenih sredstava umanjenih za bankovne troškove.
6. CHANGE OF DATES AND VENUE OF THE EXPO
Change of dates of the expo, change of venue, hence shortening, extension, temporary shut-down (partial or complete) or postponement due to unforeseen circumstances, does not imply the exhibitor’s or visitor's right to indemnification from the organizer. In this case, the organizer is obliged to inform ICE registered companies promptly about the mentioned change and new dates of the expo. The exhibitor or visitor does not have the right to cancel his participation for the booth. In case of a change of venue for more than 150km the exhibitor is free to cancel participation with a refund of paid fees, reduced for bank fees.
7. OSIGURANJE
Osiguranje izložaka na sajmu isključiva je obveza izlagača. Organizator ne odgovara za štetu na eksponatima nastalu djelovanjem
više sile, vremenskih nepogoda, krađe ili drugih faktora. Tijekom sajma i angažiranja prostora, izlagač je za radnog vremena sajma osobno ili putem svog zastupnika, dužan neprekidno boraviti u prostoru vodeći brigu o svim izlošcima i opremi o vlastitom trošku. Organizator ne odgovara za bilo kakav oblik štete ili gubitka na stvarima i opremi u vlasništvu ili najmu izlagača i posjetitelja, nastalu zbog nepažnje, krađe, požara i slično, unutar prostora održavanja sajma. Izlagač i posjetitelj je dužan posebnu pažnju posvetiti opremi ili drugim eksponatima koji takvu pažnju zahtijevaju jer spadaju u kategoriju lako zapaljivih ili na drugi način opasnih stvari, te ukoliko bi zbog njih – ili na bilo koji drugi način – krivnjom izlagača i posjetitelja nastala šteta organizatoru, izlagač ili posjetitelj ju je obvezan nadoknaditi sukladno računu koji će mu ispostaviti organizator.
7. INSURANCE
Insurance of the exhibits is the sole obligation of the exhibitors and the organizer is not liable for the damage caused by force majeure, weather conditions, theft or other factors. During the fair and utilization of the space, the exhibitor is obliged to constantly reside in the exhibiting space during opening hours, personally or through their representative, taking care of the exhibits and equipment at his own expense. The organizer is not liable for any form of damage or loss of the property and equipment owned or leased by the exhibitor or visitor, incurred due to negligence, theft, fire etc., within the exhibition area. The exhibitor and visitor is obliged to pay special attention to equipment or other exhibits which require such attention because they are categorized as highly flammable or otherwise dangerous objects, and if due to them – or in any other way - by exhibitor’s or visitor’s fault, the damage is caused to the organizer, the exhibitor or visitor is obliged to reimburse it according to the invoice issued to him by the organizer.
8. RADNO VRIJEME SAJMA
Radno vrijeme svaki dan je od 09:00 do 18:00 sati (6.-8.12.2023.g.). Izlagači i posjetitelji su slobodni koristiti sajamski prostor 1 sat prije početka i 1 sat nakon kraja radnog vremena. Organizator može samostalno produžiti radno vrijeme jednog sajamskog dana, o čemu će pravodobno obavijestiti izlagače. Predstavnik tvrtke izlagača dužan je ostati unutar izložbenog prostora najmanje četvrt sata prije početka i napustiti svoj izložbeni prostora najranije četvrt sata nakon isteka. Izlagači ne mogu napustiti svoje izložbene prostore prije zatvaranja sajma. Naknada za napuštanje sajma / izložbenog prostora prije propisanog zatvaranja može biti dodatno obračunata u iznosu 1/4 cijene izložbenog prostora po važećem cjeniku.
8. EXPO WORKING HOURS
Opening hours are every day (December 6-8, 2023) from 9:00 a.m. to 6:00 p.m.. The exhibitors and visitors are welcome to use the expo hall 1 hour before and 1 hour after the working expo hours. The organizer can independently extend the opening hours on one day of the expo, of which he will notify the exhibitors in due time. A representative of the exhibiting company is obliged to be in the exhibition space at least fifteen minutes before the opening and leave the exhibition space earliest fifteen minutes after the closing hour. The exhibitors are not allowed to vacate their booths before the closing of the expo. If done so, the exhibitor will additionally be charged a fee of 1/4 list price of their booth.
9. DIREKTNA PRODAJA, PREZENTACIJE I DRUGI DOGAĐAJI ZA VRIJEME SAJMA
Za direktnu prodaju svojih proizvoda izlagač je dužan pribaviti sva odobrenja i ispuniti sve uvjete u skladu s pozitivnim zakonskim propisima, te – uz popis proizvoda koje namjerava prodavati tijekom sajma – zatražiti i pismenu suglasnost organizatora. Sve prezentacije, ili drugi događaji koje izlagač želi organizirati unutar svoga sajamskog prostora, uključujući i catering, moraju se prethodno, pismenim putem, najaviti organizatoru koji samostalno odlučuje o odobravanju njihovog održavanja. Održavanje zabava unutar unajmljenog izlagačkog prostora nije dozvoljeno; niti unutar radnog vremena sajma, niti izvan radnog vremena sajma. Dopuštene su zabave isključivo u organizaciji organizatora sajma. Iznimke mogu biti učinjene jedino od strane organizatora, a dopuštenje se traži pisanim putem minimalno 15 radnih dana prije prvog dana sajma.
9. DIRECT SALES, PRESENTATIONS, OTHER EVENTS DURING EXPO
For direct sales of his products, the exhibitor shall obtain all approvals and meet all requirements in accordance with applicable legislation, and – along with a list of products that he intends to sell during the fair – seek written permission from the organizer. All presentations or other events that the exhibitors intend to organize within his exhibition space, including catering, must be announced in advance in written form to the organizer, who independently decides on its approval. Organizing parties within the exhibition space is not allowed; neither within the working hours of the expo, nor outside the working hours of the expo. Parties are allowed exclusively by the expo organizer. Exceptions can only be made by the organizer, and permission is requested in writing at least 15 working days before the first day of the expo.
10. SLUŽBENE PROPUSNICE
Pravila o izdavanju i upotrebi službenih akreditacija donosi organizator, a o njima obavještava izlagača. Službena propusnica se izdaje na ime osobe koju akreditira izlagač/posjetitelj i koja je njezin jedini ovlašteni korisnik. Akreditacije nisu prenosive na druge osobe ili tvrtke.
Ako dođe do zloupotrebe, organizator može povući izdanu službenu propusnicu, a osoba koja ju je zlouporabila trajno će se udaljiti sa sajma. Navedena pravila vrijede za sve sudionike na sajmu. Ulaz je dozvoljen samo sudionicima s akreditacijom.
Čarteri i dobavljači koji ne izlažu na sajmu imaju mogućnost registrirati se kao posjetitelji s profesionalnom propusnicom. Potrebno je ispuniti prijavnicu koja mora biti odobrena od strane organizatora. Cijena profesionalne registracije za čartere i dobavljače je objavljena u službenom cjeniku. Osim naknade za registraciju, tvrtka je dužna platiti kotizaciju za svakog registriranog predstavnika tvrtke. Broj kotizacija po tvrtki je ograničen, a cijene u cjeniku su izražene bez PDV-a te su sklone promjenama.
10. OFFICIAL PASSES
The exhibitors’ and visitors’ passes are not transferable. The official pass is issued in the name of the person accredited by the exhibitor and visitor who is its only authorized user. In case of abuse, the organizer may withdraw the official pass and the person who abused it will be permanently alienated from the expo. The same principles apply to fleet operators’ passes, suppliers’ passes and brokers’ passes. The expo is open to registered exhibitors and visitors and can be entered only with an expo pass. It is possible to apply for a visitors’ business pass – meant for fleet operators and suppliers that are not exhibiting. It is necessary to submit an application form which must be approved by the organizer. The cost of registration is defined in the official price list. Additionally to the registration fee, the company is obligated to pay a participation fee per person or company representative. The number of company representatives is limited, and VAT is not included in listed prices on the price list. Prices are subject to change.
Page 3/5
11. SOFTWARE ZA UGOVARANJE SASTANAKA
Sastanci na ICE-u unaprijed se dogovaraju pomoću službenog softvera za ugovaranje sastanaka. Svaka tvrtka mora imati minimalno jedan
softver za ugovaranje sastanaka. Prije početka ugovaranja sastanaka potrebno je detaljno popuniti profil tvrtke i sudionika. Adrese e-pošte sudionika unesene u myICE-u zajedno s ostalim podatcima moraju biti jedinstvene (osobne adrese e-pošte). Organizator ne snosi odgovornost za sastanke na kojima predstavnici nisu prisustvovali, kao ni za netočne podatke unešene u procesu registracije.
11. MATCHMAKING SOFTWARE
Meetings at ICE are pre-arranged using the official matchmaking software. At least 1 matchmaking software account per company is required. Company and representative profiles should be filled in detail before starting to arrange meetings. Email addresses entered in myICE by the representative names for the matchmaking software should be unique. The organizer is not responsible for no-show meetings as well as incorrect information entered in the registration process.
12. DODATCI ŠTANDA
12.1. NAMJEŠTAJ
Organizator se obvezuje da će prije službenog otvaranja sajma dostaviti sav namještaj koji je izlagač naručio u procesu registracije u MyICE-u. Organizator ima pravo dostaviti namještaj koji se razlikuje od naručenog namještaja (boja, stil, veličina) zbog razloga na strani dobavljača namještaja. Organizator ima pravo naplatiti izlagaču katalošku cijenu namještaja ako je namještaj oštećen od strane izlagača.
12.2. GRAFIKA
Organizator je dužan tiskati, dostaviti i montirati naručenu grafiku prije službenog otvaranja sajma. Izlagač je dužan pridržavati se svih uputa i rokova vezanih uz dostavu grafičke pripreme. Ako dostavljene grafičke pripreme nisu izrađene u skladu s grafičkim uputama ili su dostavljene nakon roka, organizator neće biti odgovoran za pravovremeni tisak i postavljanje. Grafike za single štandove (2mx4m) i double štandove (4mx4m) nisu obavezne. Grafika za premium štand (8mx4m) je obavezna. Ako se grafičke pripreme otisnu i montiraju, a postoji greška nastala u procesu tiskanja, organizator će dostaviti i montirati nove grafike u najkraćem mogućem roku. Ako izlagač želi zadržati svoje grafike, može ih skinuti sa štanda i preuzeti najkasnije do 9.12.2023. u podne. Nakon toga se sve grafike recikliraju.
12. BOOTH EXTRAS
12.1. FURNITURE
The organizer is obliged to deliver furniture ordered by the exhibitor which was ordered during the MyICE registration process before the official opening of the expo. The organizer has the right to deliver furniture that differs from the ordered furniture (color, style, size) because of different expo suppliers. The organizer has the right to charge the exhibitor the catalog price of the furniture if the furniture is damaged by the exhibitor.
12.2. GRAPHICS
The organizer is obliged to print, deliver and mount the ordered graphics before the official opening of the expo. The exhibitor is obliged to comply with all instructions and deadlines related to the delivery of graphic preparation (ready-to-print files). If the submitted graphic preparations are not made in accordance with the graphic instructions or are delivered after the deadline, the organizer will not be responsible for timely printing and installation. Graphics for single booths (2mx4m) and double booths (4mx4m) are optional. Graphics for premium booths (8mx4m) are mandatory. If the graphic preparations are printed and mounted, and there is an error/damage in the printing process, the organizer will deliver and mount new graphics as soon as possible. If the exhibitor wants to keep their booth graphics, the exhibitor can take them off the booth no later than December 9, 2023, at noon. After that, all graphics are recycled.
13. FOTOGRAFIJE, AUDIO, VIDEO ZAPISI I REKLAMNI MATERIJALI
Organizator je tijekom sajma ovlašten nesmetano fotografirati te izrađivati druge vrste video i audio zapisa u ustupljenim izložbenim
prostorima i koristiti ih za vlastite i opće potrebe. Izlagači se u tom pogledu, odriču bilo kakvih autorskih prava i potraživanja, a sami nemaju ovlasti za takva snimanja bez posebnog odobrenja organizatora, osim unutar vlastitog izložbenog prostora. Izlagač je ovlašten svoj reklamni materijal stavljati na raspolaganje posjetiteljima samo unutar prostora koji je zakupio, dok će, u protivnom, organizator zaplijeniti i ukloniti sav reklamni materijal izlagača koji se nađe izvan njegovog štanda. Strogo je zabranjeno ostavljanje bilo kakvih materijala, proizvoda i/ili stvari unutar hodnika i prolaza.
13. PHOTOS, AUDIO & VIDEO RECORDS, PROMOTIONAL MATERIAL
The organizer is entitled to freely photograph and make other video or audio records during the fair in the assigned exhibition spaces and use them for private and commercial use. Exhibitors in this regard, disclaim any copyrights and claims, while they themselves have no authority for such recording without special authorization from the organizer, except within their own exhibition space. The exhibitor is entitled to make his promotional material available to visitors only within his leased space; otherwise, the organizer shall confiscate and remove all promotional material of the exhibitor found outside of his appointed stand. It is forbidden to leave any materials, products, and/or things in the corridors and passages of xxx xxxx.
14. ČIŠĆENJE IZLOŽBENIH PROSTORA
Organizator preuzima brigu oko čišćenja sajamskih prolaza, ulaza i drugih površina koje zajednički koriste svi izlagači i posjetitelji.
Čišćenje štandova i eksponata isključiva je obveza izlagača. Na temelju pismene narudžbe, organizator izlagaču može pružiti uslugu čišćenja štandova, za koju će mu ispostaviti račun. Čišćenje se naplaćuje 17,00 € po m2, a obračunava se cijela površina štanda. Cijena je izražena bez PDV-a. Svi izlagački prostori moraju biti čisti i uredni za radnog vremena sajma; u protivnom će organizator obaviti čišćenje, a račun ispostaviti korisniku prostora. Naknada za čišćenje, uključena u cijenu izlagačkog prostora, uključuje: pražnjenje koša na kraju radnog dana sajma, te usisavanje štanda. Ista ne uključuje čišćenje površina namještaja, unutrašnjosti hladnjaka, niti više od jednog navedenog usisavanja dnevno. Ako tvrtka zadužena za čišćenje uoči veće onečišćenje štanda, organizator će evidentirati (poslikati) onečišćenje i naložiti čišćenje, a sve o trošku izlagača.
14. CLEANING OF THE EXHIBITION SPACES
The organizer shall assume the cleaning of the exhibition passages, entrances, and other common areas.
Cleaning of the stands and exhibits is the solemn obligation of the exhibitor. On the basis of written order, the organizer can provide the cleaning service to the exhibitor, for which he will issue an invoice. The cleaning of the booth is charged 17,00 € per m2, for the total surface of the booth. Price is ex.VAT. All booths must be clean and orderly at all times during the opening hours of the expo. If that should not be the case, the organizer will have the booth cleaned and the exhibitor will be billed for the service.
The cleaning fee included in the price of the booth includes: emptying the trash bin and vacuuming the floor of the booth at the end of the expo days. The cleaning fee does not include cleaning the furniture, fridge, and more than 1 vacuuming per day. If the company in charge of cleaning notices a large mess or lots of garbage within the booth, the organizer will record (take a picture of) the mess and order cleaning, all at the exhibitor's additional expense.
15. SUFINANCIRANJE (odnosi se samo na čarter izlagače)
Organizator naplaćuje svakom čarter izlagaču doplatu od 250,00 € u svrhu subvencioniranja troškova registriranih brokera za sudjelovanje na sajmu. Ovaj članak se ne odnosi na izlagače dobavljače.
15. BROKER SURCHARGE (applicable only to fleet operator exhibitors)
Organizer is charging each exhibiting fleet operator a surcharge of 250.00 € for the purpose of subsidizing the participation of participating brokers. This article is not applicable to supplier exhibitors. Page 4/5
16. DODATNE USLUGE
U službenom se cjeniku nalaze sve dodatne usluge koje će se nuditi tijekom sajma svim izlagačima i posjetiteljima. Cijene su sklone promjenama.
16. ADDITIONAL SERVICES
The additional services (extras) can be found in the official price list. They are offered to all exhibitors and visitors to the expo. Prices are subject to change.
17. REGISTRACIJA I UPORABA KONTAKT PODATAKA
Svi izlagači i posjetitelji na ICE i vezanim događanjima Organizatora suglasni su da se njihovi podaci dobiveni procesom registracije na myICE portalu (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) pohranjuju i dalje obrađuju unutar softverskih rješenja tvrtke Jadranski skiperi d.o.o.
Jadranski skiperi d.o.o. obvezuju se ne dijeliti kontakte trećim stranama te koristiti dobivene podatke u svrhu svojih marketinških nastojanja isključivo uz dodatno danu privolu. Registrirani korisnici imaju pravo u svakom trenutku tražiti brisanje njihovih podataka i korisničkih računa s myICE portala.
17. REGISTRATION AND CONTACT DATA
All exhibitors and visitors at the ICE event, and any other event by the Organizer that is using the myICE platform (xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx) for the process of registration, consent to have their contact data be further used and processed within software solutions by Jadranski skiperi d.o.o..
Jadranski skiperi d.o.o. obliges to not share this data with third parties and to use received contact data for the purpose of the company’s marketing efforts with additional prior consent from the User.
Registered users have the right to ask for deletion of their data and their user accounts at myICE platform at any time.
18. ZAVRŠNE ODREDBE
U slučaju spora proizašlog iz nepridržavanja ili različitog tumačenja odredaba ovog ugovora, tj. prijavnice, organizator, izlagač i posjetitelj sporazumno ugovaraju mjesnu nadležnost suda u Zagrebu.
18. FINAL PROVISIONS
In case of dispute arising from non-compliance or different interpretation of the agreement, i.e. application form, the organizer, exhibitor and visitor agree that the jurisdiction of the Courts in Zagreb shall apply.
Signature: __________________________ Date: _________________
Page 5/5