Ugovor o financijskoj podršci projektu u okviru Programa fonda za aktivno građanstvo u Hrvatskoj Uvodne odredbe
Slagalica – Zaklada za razvoj lokalne zajednice Trg Xxxxxxx Xxxxx 1, 31000 Osijek, Zastupana po upraviteljici Xxxxxx Xxxxxx
OIB: 44477188154
(u daljnjem tekstu: »Upravitelj Fonda«) i
(u daljnjem tekstu: »Korisnik«)
Zaključili su dana sljedeći
projektu u okviru Programa fonda za aktivno građanstvo u Hrvatskoj
Uvodne odredbe
Članak 1.
1 (1) Upravitelj fonda i korisnik uvodno potvrđuju:
- da je ovaj ugovor zaključen na temelju Poziva za podnošenje prijedloga za velike projekte objavljenog na web stranici www.acfcroatia. hr 10. ožujka 2020. godine (u daljnjem tekstu: Poziv) i odluke Povjerenstva za odabir projekta br. ………… od (u daljnjem tekstu: Xxxxxx);
- da je Poziv vodio Upravitelj Fonda, odabran u postupku javne nabave Ureda za financijske mehanizme (u daljnjem tekstu: FMO), na temelju Sporazuma o provedbi Programa Fonda za aktivno građanstvo u Hrvatskoj (u daljnjem tekstu: Program Fonda) između FMO-a i Upravitelja Fonda.
Posebni uvjeti
2 (1) Svrha ovog ugovora je regulirati prava i obveze u vezi s dodjelom sredstava iz Programa Fonda za provedbu projekta pod nazivom: .................... ..
(u daljnjem tekstu: projekt) u skladu s opisom projekta iz Priloga I ovog Ugovora.
2 (2) Korisnik prima sredstva za provedbu projekta u skladu s uvjetima ovog ugovora i aneksima koji su
sastavni dio ugovora i za koje korisnik izjavljuje da ih poznaje i da se s njima slaže.
2 (3) Korisnik prihvaća sredstva i obvezuje se da će biti u potpunosti odgovoran za provedbu projekta. 2 (4) Ukoliko u provedbi projekta sudjeluju partneri koji imaju financijsku korist, Xxxxxxxx je s partnerima
zaključio Sporazum o partnerstvu kojim su utvrđene uloge i odgovornosti Xxxxxxxxx i partnera
Članak 3. Trajanje projekta i rok provedbe projekta
3 (1) Ugovor stupa na snagu danom potpisivanja svih ugovornih strana.
3 (2) Provedba projekta će započeti ...............
3 (3) Razdoblje provedbe projekta u skladu je s Prilogom I, traje do ............... i iznosi mjeseci.
Članak 4. – Financiranje projekta
4 (1) Ukupni prihvatljivi troškovi projekta iznose EUR (iznos) sukladno obrascu proračuna za
provedbu odobrenog projekta koji je sastavni dio ovog Ugovora.
4 (2) Financijska podrška Programa Fonda ne smije prelaziti % ukupnih prihvatljivih troškova
projekta, koji istodobno ne smiju prelaziti EUR (iznos).
4 (3) Korisnik je za provedbu projekta u obvezi osigurati sufinanciranje najmanje u iznosu od % ukupnih prihvatljivih troškova projekta, pri čemu doprinos u naravi (volonterski rad) može biti do
% sufinanciranja potrebnog za provedbu projekta.
4 (4) Neizravni troškovi ne mogu biti viši od % (postotak) ukupnih izravnih prihvatljivih troškova osoblja projekta. Način izračuna neizravnih troškova opisan je u Naputku o korištenju sredstava.
4 (5) Sredstva iz stavka 1. se mogu se koristiti za provedbu aktivnosti utvrđenih u opisnom dijelu odobrenog projekta u razdoblju od (datum početka provedbe projekta) do (datum završetka provedbe projekta) i prema obrascu proračuna, koji su sastavni dio ovog Ugovora.
Članak 5. – Privremeno i završno izvještavanje i isplate
5 (1) Korisnik mora pripremiti i dostaviti privremene i završne izvještaje, koji sadrže opisni i financijski
dio zajedno s xxxxxxxxxx za plaćanje u skladu s Prilogom II.
Privremeni izvještaji se dostavljaju u elektroničkom obliku slanjem na adresu e-pošte , u propisanim obrascima opisnog i financijskog izvještaja, uz propisane priloge vezane uz dokumentiranje troškova. Propisani prilozi izvještaju su navedeni u Naputku o korištenju sredstava koji je sastavni dio ovog Ugovora.
Završni izvještaj se dostavlja u elektroničkom obliku slanjem na adresu e-pošte uz priloge vezane uz provedbu projekta i dokumentiranje svih troškova (podmirenih iz odobrenih sredstava Upravitelja Xxxxx, kao i onih osiguranih za propisano sufinanciranje iz vlastitih sredstava odnosno drugih izvora). Propisani prilozi izvještaju su navedeni u Naputku o korištenju sredstava koji je sastavni dio ovog Ugovora.
Korisnik će podnijeti privremene izvještaje i završni izvještaj prema sljedećem rasporedu:
Izvještaj | Razdoblje izvještavanja | Rok za dostavu izvještaja |
1. Privremeni izvještaj | ||
2. Privremeni izvještaj | ||
Završni izvještaj |
Konačni iznos sredstava isplaćuje se Korisniku nakon što preda završni opisni i financijski izvještaj o završenom projektu i nakon što Upravitelj Xxxxx odobri završni izvještaj. Upravitelj Xxxxx daje pisanu potvrdu da su zadaci izvršeni u skladu s ovim Ugovorom.
5 (2) Dinamika isplata će se izvršiti u skladu s odredbama Priloga II, i to:
• uplatom predujma u iznosu od… ..% odobrenih sredstava, što iznosi ……… EUR, u roku od 14 dana od potpisivanja Ugovora,
• privremene isplate nakon odobrenja privremenog izvješća s najviše…. % odobrenih sredstava u
iznosu od EUR
• isplate preostalih sredstava, a najmanje u visini do 10% što je EUR, po odobravanju završnog
izvješća Korisnika.
5(3) Iz objektivnih razloga, Korisnik može podnijeti zahtjev za izvanrednu privremenu isplatu do 30% odobrenih sredstava. Ako Upravitelj Xxxxx odobri izvanrednu privremenu uplatu, isplaćeni iznos će se oduzeti od sljedeće redovne isplate.
5 (4) Osnova za privremenu isplatu je prihvaćen privremeni izvještaj koji Xxxxxxxx podnosi zajedno sa zahtjevom za isplatu odgovarajućeg udjela sredstava Upravitelju Xxxxx u roku od 30 dana od dana završetka izvještajnog razdoblja. Upravitelj Fonda pregledava izvještaj sa zahtjevom za plaćanje i poziva Xxxxxxxxx na dostavu dopuna ako je potrebno. Rok za dostavu dopuna Korisnika iznosi 10 radnih dana. Nakon primitka uredno ispunjenog izvještaja, Upravitelj Xxxxx potvrđuje zahtjev za plaćanje u pisanom obliku i prosljeđuje ga na plaćanje. Istovremeno izdaje pisanu potvrdu da su zadaci izvršeni u skladu s ovim Ugovorom.
5 (5) Upravitelj Xxxxx može u cijelosti odbiti privremeni izvještaj i zatražiti ponovno podnošenje izvještaja ako je izvještaj u takvom stanju da ga ne može obraditi ili ako sadrži toliko odstupanja i pogrešaka da bi za dostavu i obradu dopuna trebalo nerazmjerno više vremena. Odluka Upravitelja Xxxxx o procjeni hoće li za dostavu izmjena i dopuna biti potrebno nerazmjerno više vremena je samostalna i autonomna.
5 (6) Osnova za konačnu isplatu je prihvaćen završni izvještaj završnog izvješća. Korisnik podnosi završno izvješće o obavljenom radu s priloženim zahtjevom za uplatu konačnog iznosa sredstava upravitelju fonda u roku od 45 dana od završetka projekta. Upravitelj Fonda pregledava izvještaj sa zahtjevom za plaćanje i poziva Xxxxxxxxx na dostavu dopuna ako je potrebno. Rok za dostavu dopuna iznosi 10 radnih dana. Nakon primitka uredno ispunjenog završnog izvještaja, Upravitelj Xxxxx potvrđuje zahtjev za plaćanje u pisanom obliku i prosljeđuje ga na plaćanje. Istovremeno izdaje pisanu potvrdu da su zadaci izvršeni u skladu s ovim Ugovorom.
5 (7) Rok za privremenu i konačnu isplatu je 15 dana od datuma kada je Upravitelj Xxxxx izdao
pojedinačnu pisanu potvrdu o izvršenju .
5 (8) Sredstva Ureda za financijske mehanizme Europskog gospodarskog prostora i Norveškog
financijskog mehanizma iz članka 4. ovog Ugovora isplatiti će se na žiro račun Korisnika otvoren kod
(ime banke), IBAN: HR .
6 (1) Korisnik se obvezuje da će odobrena i primljena sredstva koristiti isključivo u svrhu i isključivo za provedbu aktivnosti predviđenih u Prilogu I. ovog ugovora, što će se dokazati privremenim i završnim izvještajem te odgovarajućom projektnom i financijskom dokumentacijom.
6 (2) Korisnik se obvezuje pravodobno obavijestiti davatelja o manjim i većim izmjenama Ugovora. 6 (3) Manje izmjene Ugovora mogu biti:
- Izmjene proračuna između grupa troškova manje od 15%,
- Zamjena člana tima,
- Promjena bankovnog računa korisnika,
- Promjena adrese ili drugih kontakata korisnika,
- Male promjene projekta koje ne utječu na njegov opseg i ciljeve (npr. manje promjene u
vremenskom rasporedu provedbe aktivnosti).
Manje izmjene ugovora mogu biti jednostrane, te ne zahtijevaju izradu Dodatka ugovoru.
6 (4) Veće izmjene ugovora su:
- Izmjene proračuna između grupa troškova veće od 15%,
- Produženje trajanja provedbe projekta (maksimalno do 3 mjeseca),
- Dodatak novih aktivnosti u projekt,
- Promjena projektnih aktivnosti koja značajno utječe na opseg i ciljeve.
Veće izmjene ugovora zahtijevaju izradu Dodatka ugovoru i njegovo potpisivanje od strane Upravitelja Xxxxx i Korisnika. Davatelj odlučuje kod svake obavijesti radi li se o manjoj ili većoj izmjeni i sukladno tome odlučuje je li potrebno izraditi Dodatak ugovoru.
6 (5) Izmjene ugovornih obveza korisnik mora zatražiti najkasnije 30 dana od uočene potrebe za većim izmjenama ugovora. Zadnji zahtjev za izmjene ugovornih obveza Xxxxxxxx može zatražiti najkasnije 45 dana prije datuma završetka projekta utvrđenog u članku 3. ovog Ugovora. Svaka izmjena ugovornih obveza treba biti zatražena i odobrena u pisanom obliku.
6 (6) Ugovor se ne može izmijeniti i/ili dopuniti u svrhu ili s učinkom koji bi doveo u pitanje odluku o financiranju ili postupanje u skladu s načelom jednakog postupanja.
6 (7) Korisnik ne može zatražiti izmjene u provedbi projekta, produljenje razdoblja provedbe ili prenamjenu pojedinih stavki proračuna nakon razdoblja provedbe iz članka 3. ovog Ugovora.
6 (8) Xxxxxxx za većim izmjenama ugovora Xxxxxxxx dostavlja Upravitelju Xxxxx u pisanom obliku s obrazloženjem i popratnom dokumentacijom kojom se opravdava taj zahtjev.
6 (9) Upravitelj Fonda ima pravo odbiti prenamjenu dijela sredstava i/ili produljenje razdoblja provedbe projekta ako se time bitno mijenja sadržaj i priroda projekta ili ako zahtjev nema utemeljenje u objektivnim razlozima za prenamjenu i/ili produljenje razdoblja provedbe. Odluku o odobrenju ili neodobrenju izmjena Upravitelj Fonda mora donijeti u roku od 20 radnih dana od dostave obavijesti od strane korisnika.
6(10) Ako Korisnik nakon potpisivanja Ugovora utvrdi da neće moći provesti ugovoreni projekt, dužan
je odmah pisanim putem obavijestiti Upravitelja Xxxxx.
U svakom slučaju, Upravitelj Xxxxx zadržava pravo pristupa cjelokupnoj dokumentaciji koja se odnosi na provedbu projekta.
6 (11) Korisnik je dužan voditi zasebnu knjigovodstvenu evidenciju projekta i čuvati svu projektnu
dokumentaciju najmanje 5 godina nakon uplate konačnog stanja sredstava.
6 (14) Korisnik se obvezuje provesti sve postupke javne nabave unutar projekta u skladu s važećim
propisima i uputama Upravitelja fonda.
Za nabavu robe i nabavu usluga korisnik će se pridržavati odredbi važećeg Zakona o javnoj nabavi. U slučaju ugovora ukupne vrijednosti veće od 5.000 eura, neovisno o odredbama nacionalnog zakona o pragovima za primjenu postupaka javne nabave, korisnik mora pozvati najmanje tri dobavljača / davatelja usluga za podnošenje ponuda.
6 (15) Korisnik je u obvezi zainteresiranoj i općoj javnosti na nacionalnoj, regionalnoj i/ili lokalnoj razini predstaviti odobreni projekt i postignuća projekta i to putem:
• izrade komunikacijskog plana u kojem su navedeni ciljevi komunikacijskih aktivnosti, ciljne skupine, metode i vremensko razdoblje;
• objave informacija o projektu na zasebnoj mrežnoj stranici ili na već postojećoj mrežnoj
stranici Korisnika na hrvatskom i engleskom jeziku;
• gdje je to primjenjivo, postavljanja oglasne ploče na mjestu projekta, koja će po završetku biti zamijenjena stalnom pločom kao podsjetnikom na provedeni projekt.
Korisnik se obvezuje na svim tiskanim, video, elektroničkim i drugim materijalima vezanima uz projekt te na svojim mrežnim stranicama istaknuti logotip i naziv Europskog gospodarskog prostora i Kraljevine Norveške te sukladno Uputama za označavanje i komunikaciju iz Priloga IV ovog Ugovora.
Korisnik je suglasan da Upravitelj Xxxxx koristi i objavljuje dostavljene joj fotografije, video i audio zapise iz stavka 2. ovog članka u cilju promocije financijskih podrški odobrenih u okviru Programa Fonda te ispunjavanja obveze izvještavanja Ureda za financijske mehanizme Europskog gospodarskog prostora i Norveškog financijskog mehanizma i Nacionalne fokalne točke.
Xxxxxxxx je u obvezi Upravitelju Xxxxx dostaviti na uvid i odobrenje pripremu tiskanog i promotivnog materijala koji se financira odobrenim projektom iz članka 2. ovog Ugovora. Promotivni materijal mora biti označen sukladno Uputama za označavanje i komunikaciju koje su dostupne na mrežnoj stranici
(direktan link). Ukoliko Korisnik ne postupi sukladno navedenoj obvezi to će se
smatrati neispunjavanjem ugovorne obveze.
Članak 7. Nadzor namjenskog korištenja sredstava
7 (1) Korisnik se obvezuje osigurati da ovlaštene osobe Upravitelja Fonda, donatorskih zemalja, FMO-a
i drugih nadležnih tijela Programa imaju pristup fizičkim rezultatima i dokumentaciji projekta.
Upravitelj Xxxxx pridržava prava kontinuiranog praćenja i vrednovanja izvršenja projekta Korisnika iz članka . ovog Ugovora, te preispitivanje financija i troškova u bilo koje vrijeme trajanja financijske podrške ili nakon završetka projekta .
Korisnik ovlašćuje Upravitelja Fonda da radi nadzora namjenskog korištenja sredstava iz članka . ovog Ugovora neposredna kontaktira sve pravne i fizičke osobe kojima je prema priloženoj dokumentaciji Korisnik isplatio novčana sredstva koja je dobio od Upravitelja Xxxxx na ime financijske podrške projektu.
Ako Upravitelj Xxxxx utvrdi da je korisnik nenamjenski koristio sredstva financijske podrške za izvršenje projekta iz članka 2. ugovora ili nije proveo projekt u ugovorenom razdoblju, ako nije podnio odgovarajuće izvještaje u roku i sa sadržajem određenim u članku 5. ili ako Upravitelju Fonda ne omogući nadzor nad namjenskim korištenjem sredstava iz članka 4., daljnja isplata bit će obustavljena, a Korisnik je dužan vratiti primljena nenamjenski utrošena ili neutrošena sredstva, zajedno sa zakonskim kamatama, u roku od 30 dana od dana primitka pisane obavijesti davatelja o potrebi vraćanja zaprimljenih sredstava.
U slučaju kada Upravitelj Xxxxx utvrdi da je korisnik nenamjenski koristio sredstva ili Upravitelju Xxxxx nije omogućio nadzor nad namjenskim korištenjem sredstava financijske podrške ovog ugovora, te nije vratio primljena nenamjenski utrošena ili neutrošena sredstva, davatelj ima pravo aktivirati solemniziranu bjanko zadužnicu koju je korisnik dostavio prije potpisivanja ovog ugovora. Ukoliko bjanko zadužnica nije aktivirana vraća se korisniku nakon odobrenja konačnog izvještaja o provedbi projekta.
Korisnik se obvezuje prije stupanja na snagu ovog ugovora, predati davatelju ovjerenu bjanko
zadužnicu, radi osiguranja plaćanja svih tražbina nastalih na temelju ugovora.
7 (2) Korisnik potpisom Ugovora jamči da nije primio ili mu već nisu odobrena sredstva državnog ili lokalnog proračuna, sredstva Europske unije ili druga sredstva za provedbu projektnih aktivnosti koje su financirane iz Programa Fonda. Ako je korisnik pribavio sredstva iz drugih izvora za provedbu projektnih aktivnosti koje su predmetom ovog Ugovora, u roku od 30 dana nakon što je saznao da je primio ili da su mu odobrena sredstva za projektne aktivnosti iz drugog izvora mora obavijestiti Upravitelja Xxxxx te dostaviti Upravitelju Fonda novu specifikaciju troškova s jasno razgraničenim izvorima financiranja. Upravitelj Xxxxx ima pravo pregledati svu projektnu dokumentaciju projekata uključenih u sveobuhvatnu financijsku konstrukciju. Ako se naknadno utvrdi da je korisniku iz drugog izvora nadoknađen trošak koji bi trebao snositi Program Fonda, Upravitelj Xxxxx ima pravo jednostrano raskinuti ovaj Ugovor i zatražiti povrat uplaćenih sredstava, zajedno sa zakonskim kamatama.
7 (3) Potpisivanjem ugovora korisnik jamči da su svi podaci navedeni u prijavi na javni Poziv istiniti i točni te da je sva dostavljena dokumentacija vjerodostojna. Ako se naknadno utvrdi da je korisnik pribavio imovinu na temelju neistinitih izjava ili informacija, korisnik je dužan vratiti već uplaćena sredstva, zajedno s kamatama na kašnjenje, od datuma prijenosa do dana otplate.
Članak 8. Odgovornost za štetu
Upravitelj Xxxxx ne snosi odgovornost, neposrednu iii posrednu, za štete proizašle iz bilo koje aktivnosti Xxxxxxxxx u provedbi ugovorenog projekta.
Donatorske zemlje i FMO kao ni njihovi dužnosnici i zaposlenici ne mogu se smatrati odgovornima za štetu ili povrede bilo koje prirode koje je pretrpio Upravitelj Xxxxx, Korisnik ili treća osoba povezana na izravan ili neizravan način s ovim Ugovorom.
Ukoliko se Ugovor zaključen između Upravitelja Xxxxx i FMO-a iz bilo kojeg razloga raskine prije njegovog isteka, sva prava i obveze Upravitelja Xxxxx prema Korisniku iz ovog Ugovora automatski se prenose na FMO koji ih ima pravo prenijeti na bilo koju zamjenu koju imenuje za Upravitelja Xxxxx.
Članak 9. Završne odredbe
9 (1) Sve možebitne nesporazume i sporove ugovorene strane će nastojati riješiti mirnim putem, a ako u tome ne uspiju ugovara se nadležnost stvarno nadležnog suda u Osijeku.
9(3) U slučaju sukoba između odredbi Priloga i odredbi ovog Ugovora, prevladavaju odredbe ovog
Ugovora.
Članak 10. - Prilozi Ugovoru
10 (1) Sljedeći dokumenti predstavljaju sastavni i obvezujući dio Xxxxxxx:
Prilog I: Detaljan opis projekta (iz prijavnog obrasca) Prilog II.: Obrazac proračuna (iz prijavnog obrasca) Prilog III: Zahtjev za plaćanje
Prilog IV: Upute za označavanje i komunikaciju
Prilog v: Naputak o korištenju sredstava
Za korisnik: | Za Upravitelja Fonda | ||
Ime i prezime osobe ovlaštene za zastupanje: | Ime i prezime osobe ovlaštene za zastupanje: | ||
Potpis: | Potpis: | ||
Datum: | Datum: |
Klasa:xxx-xxx/xx-xx
Urbroj:20-01