UPUTSTVA / INSTRUKCIJE ZA PONUĐAČE
UPUTSTVA / INSTRUKCIJE ZA PONUĐAČE
A. Uvod
1. Općenito: Općina , u ime Ministarstva za ljudska prava i izbjeglice BiH, nastupa kao “Ovlaštena strana za ugovore” i poziva na dostavljanje zapečaćenih ponuda za izvođenje radova (nabavka, transport i ugradnja materijala) na rekonstruciji
kuća u Općini/Opštini .
2. Podobni ponuđači: Ponuđači ne smiju, niti su smjeli, biti povezani, direktno ili indirektno, sa firmom ili bilo kojom podružnicom firme xxxx xx Ovlaštena strana za ugovore angažirao za pružanje konsultantskih usluga u pripremi preliminarne specifikacije i druge dokumentacije za izvođenje radova prema ovom pozivu za dostavljanje ponuda.
(a) Način komuniciranja sa dobavljačima: Cjelokupna komunikacija i razmjena informacija (Korespondencija) između ugovornog organa i dobavljača treba se voditi u pisanoj formi, na način da se ista dostavlja poštom ili lično na adresu naznačenu u tenderskoj dokumentaciji. U izuzetnim slučajevima komunikacija i razmjena informacija će se vršiti putem (navesti metod komunikacije npr. faks), uz obavezu da se ista proslijedi i poštom prije isteka roka utvrđenog za dostavu informacija , odnosno ponude.
(b) Prihvatljivi materijali i usluge: Svi materijali i usluge, koje treba obezbijediti po ugovoru, će voditi porijeklo iz odobrenih zemalja, kao što je definirano u formularu u Aneksu V. Ponuđači će potvrditi izjavom, potpisanom xx xxxxxx njihovih predstavnika, ovlaštenoj strani za ugovore da zadovoljavaju ovaj zahtjev. "Porijeklo'' podrazumijeva mjesto, gdje xx xxxx proizvedena ili nabavljena i odakle se obezbjeđuju usluge.
3. Troškovi ponude: ponuđač snosi sve troškove pripreme i podnošenja ponude. Ugovorni organ ne snosi nikakve troškove dobavljača u postupku nadmetanja bez obzira na njegov ishod.
(a) Posjeta lokaciji: Xxxxxxx je obavezan da posjeti i provjeri mjesto radova i okolinu, s ciljem provjere, na svoju vlastitu odgovornost, trošak i rizik, svih podataka koji mogu biti neophodni za pripremanje njegove ponude i potpis ugovora za radove. U xxx cilju u organizaciji ovlaštene strane za ugovore će biti organizovana terenska posjeta lokaliteta na xxxxxx xx se izvoditi radovi, a o datumu i vremenu iste zainteresovani ponuđači će biti obaviješteni.
B. Tenderska dokumentacija
4. Pregled tenderske dokumentacije: Od ponuđača se očekuje da izvrši pregled uputstava, obrazaca, uvjeta i specifikacije sadržane u tenderskoj dokumentaciji. Svako neusklađivanje sa xxx dokumentacijom je na ponuđačevu odgovornost i rezultiraće diskvalifikacijom takve ponude.
5. Pojašnjenje tenderske dokumentacije: Potencijalni ponuđač kojem je potrebno pojašnjenje tenderske dokumentacije može o tome obavijestiti Ovlaštenu stranu za ugovore u pisanoj formi. Na sve zahtjeve za pojašnjenje dokumentacije koji stignu najkasnije jednu sedmicu prije roka za dostavljanje ponuda odgovoriće se u pisanoj formi. Kopije odgovora (uključujući i objašenjenje, ali bez identificiranja izvora upita) xxxx dostavljene svim potencijalnim ponuđačima koji su preuzeli tendersku dokumentaciju.
6. Izmjene tenderske dokumentacije: Najkasnije jednu sedmicu prije roka za podnošenje ponuda, Ovlaštena strana za ugovore može iz bilo kojeg razloga, na vlastitu inicijativu ili u odgovoru na upit potencijalnog ponuđača, izmijeniti tendersku dokumentaciju. Svi potencijalni ponuđači koji su dobili dokumentaciju xxxx obaviješteni o svim izmjenama u pisanoj formi. Kako bi se potencijalnim ponuđačima omogućilo da u razumnom periodu razmotre sve izmjene prilikom pripreme ponuda, Ovlaštena strana za ugovore može produžiti rok za podnošenje ponuda.
C. Priprema ponuda
7. Jezik na kojem će ponuda biti napisana: Ponuda i svi dokumenti i korespondencija u vezi sa ponudom između dobavljača i ugovornog organa moraju biti napisani na jednom od službenih jezika u Bosni i Hercegovini. Prateći dokumenti i štampana literatura koju dostavlja dobavljač mogu biti napisani na nekom drugom jeziku koji se najčešće koristi u međunarodnoj trgovini, pod uslovom da je dostavljen i zvaničan prevod odgovarajućih poglavlja na jezik na xxxx xx napisana ponuda.
8. Dokumenti iz ponude: Ponuda xxxx sadržavati sljedeće dokumente:
(a) Obrazac za podnošenje ponude, popunjen u skladu sa šemom xxxx xx data u aneksu
uz tendersku dokumentaciju;
(b) Obrazac za cijenu ponude u skladu sa šemom xxxx xx data u aneksu tenderske dokumentacije i klauzulom 11. Ovog upustva;
(c) Kvalifikacioni dokumenti predviđeni članom 23. do 26. Zakona o javnim nabavkama BiH a precizirani u tenderskoj dokumentaciji i pripremljeni prema klauzuli 9. ovog Uputstva.
(d) Dokumentaciju u skladu sa klauzulom 10. Uputstava za ponuđače kojom se dokazuje da su materijali i usluge koje će ponuđač obezbijediti prihvatljivi i da ispunjavaju uvjete sadržane u tenderskoj dokumentaciji;
9. Dokumentacija kojom se utvrđuje prihvatljivost i kvalificiranost ponuđača:
Ponuđač će dostaviti dokumente kojim dokazuje da je kvalificiran za izvođenje radova opisanih u tenderskoj dokumentaciji. Dokumentovanim dokazima o kvalificiranosti ponuđača za izvršenje ugovora, ukoliko njegova ponuda bude odabrana kao najpovoljnija, utvrdiće se na zadovoljstvo ovlaštene strane za ugovore:
(a) da ponuđač ima finansijske, tehničke i proizvodne kapacitete neophodne za izvršenje ugovora. Svi traženi dokumenti kojima se dokazuje tehnički i finansijski kapacitet ponuđača kao i minimum zahtjeva koje treba ispoštovati navedeni su u Aneksu V.
− Registracija firme;
− Važeća licenca za građenje (samo za tendere u RS);
− Xxxxxx svih zaposlenih ovjeren u zavodu PIO/MIO (ne stariji od 3 mjeseca od xxxx objave) sa potvrdom o plaćenim doprinosima do mjeseca u kojem je objavljen javni poziv;
− Potvrda od poslovne banke, ne starija od 3 mjeseca od xxxx objave, da firma nema prispjelih neizmirenih obaveza;
− Potvrda (ne stariji od 3 mjeseca od xxxx objave) o izmirenim poreskim obavezama do mjeseca u kojem je objavljen javni poziv;
− Izjava ponuđača da ne potpada ni pod jednu od kategorija koja bi ga isključila iz prava učešća na tenderu (model izjave dat u Aneksu V);
− Dokaz o relevantnom iskustvu / lista sa referencama (preporukama);
− Lista opreme xxxx xx se koristiti na ugovoru;
− Organizaciona šema firme;
− Podaci o podizvođačima;
− Izjava o prihvatljivim materijalima.
10. Dokumenti kojima se utvrđuje usklađenost materijala i radova sa tenderskom dokumentacijom:
Ponuđač će u okviru ponude takođe dostaviti dokumente kojima se dokazuje da svi materijali i relevantne usluge koje ponuđač nudi prema ugovoru, odgovaraju tenderskoj dokumentaciji.
Dokumentovani dokazi kojim se potvrđuje usklađenost roba i usluga sa tenderskom dokumentacijom mogu biti u normativnoj formi, formi crteža i podataka, i sastoje se od:
(a) detaljnog opisa osnovnih tehničkih i radnih karakteristika roba i radova;
(b) plana i programa izvođenja radova opisanih u tenderskoj dokumentaciji;
(c) izjave da materijali i oprema koji će se koristiti na ugovoru potiču iz odobrenih zemalja.
11. Valute/cijene iz ponude: sve cijene će biti izražene u KM (konvertibilna marka). Ponuđač će u cjenovniku navesti jedinične cijene (tamo gdje je primjenljivo), kao i ukupnu cijenu iz ponude za sve robe i usluge koje nudi prema ugovoru. Ukoliko se radi o lotovima, cijene se moraju navesti za svaki lot posebno.
Cijena ponude će pokrivati sve radove, kao što je opisano u tenderskoj dokumentaciji. Ponuđač će dati jedinične cijene/presjek cijena i ukupne cijene u konvertibilnim markama. Stavke za koje ne budu unešene cijene neće biti plaćene i smatrat će se da su troškovi takvih stavki pokriveni jediničnim cijenama ostalih stavki u predračunu radova.
12. Period validnosti ponuda: ponude xxxx 60 xxxx xxxxx datuma dostave ponude kojeg je utvrdila Ovlaštena strana za ugovore u skladu sa klauzulom 16. Uputstava za ponuđače. Ponuda xxxx xx validna za kraći period može biti odbijena kao ponuda koja ne odgovara uvjetima, u skladu sa klauzulom 20. Uputstava za ponuđače. Izuzetno, Ovlaštena strana za ugovore može tražiti od ponuđača saglasnost za produženje perioda validnosti. U xxx slučaju se zahtjev i odgovor na zahtjev dostavljaju u pisanoj formi. Od ponuđača xxxxx xx takav zahtjev upućen xx xxxx tražiti, niti će im biti dozvoljeno da u ponude unose promjene.
13. Garancija ponude, garancija:
(a) Ponuđač će u okviru svoje ponude, ovlaštenoj strani za ugovore dostaviti bankovnu garanciju za ozbiljnost ponude u iznosu koji ne može biti veći od 1% do 2% od ponuđenih cijena; Bankovnu garanciju za ponudu xxxxx xxxx na obrascu koji je priložen u Aneksu V.
(b) Garancijom ponude Ovlaštena strana za ugovore se štiti xx xxxxxx xx xxxxxx ponuđača koje bi moglo dovesti do naplate garancije, u skladu sa klauzulom 13. (g) u daljem tekstu;
(c) Garancija ponude se izražava u valuti navedenoj u ponudi ili u drugoj konvertibilnoj valuti i daje se u formi bankovne garancije kao što je na obrascu iz tenderske dokumentacije.
(d) Ovlaštena strana za ugovore će svaku ponudu koja nije osigurana u skadu sa klauzulom
13. a) i 13. c) odbiti kao ponudu koja ne ispunjava uvjete iz klauzule 20. Uputstava za ponuđače.
(e) Garancija neuspješnog ponuđača će biti vraćena u što kraćem roku ne kasnije od trideset
(30) xxxx xxxxx isteka perioda validnosti ponude, xxxx xx propisano u skladu sa klauzulom 13. Uputstava za ponuđače.
(f) Garancija uspješnog ponuđača će biti vraćena nakon što ponuđač potpiše ugovor, u skladu sa klauzulom 26. Uputstava za ponuđače i nakon što dostavi garanciju izvršenja radova, u skladu sa klauzulom 27. Uputstava za ponuđače.
(g) Garancija ponude može biti naplaćena:
1. ako ponuđač povuče ponudu u toku perioda važenja ponude kojeg je ponuđač utvrdio na obrascu ponude, ili
2. ako najpovoljniji ponuđač:
i. ne potpiše ugovor u skladu sa klauzulom 26. Uputstava za ponuđače, ili
ii. ne dostavi garanciju za izvođenje radova u skladu sa klauzulom 27. Uputstava za ponuđače.
13.1 Bezuslovne bankarske garancije:
− Bezuslovna bankarska garancija za dobro izvršenje ugovora u iznosu od 10% ukupne vrijednosti ugovora xx xxxx dostaviti implementatoru, a kopija Ministarstvu za ljudska prava i izbjeglice BiH, sa danom potpisivanja Ugovora, odnosno najkasnije 10 (deset) xxxx od xxxx prijema zaključenog ugovora sa rokom važenja koji je u skladu sa ugovorenim rokom izvođenja radova plus dodatnih 28 kalendarskih xxxx xxxxx isteka ugovorenog roka izvršenja ugovora. Bezuslovna bankarska garancija xx xxxxx stupanja na snagu ugovora.
− Bezuslovna bankarska garancija za dobro izvršenje radova na iznos od 10% od ukupne ugovorene cijene, a sa rokom važnosti od 12 mjeseci, xx xxxx dostaviti implementatoru a kopiju Ministarstvu za ljudska prava i izbjeglice, po obavljenom konačnom obračunu.
D. Dostavljanje ponuda
14. Format i potpisivanje ponude: ponuđač će pripremiti original i kopiju ponude, i označiti xx xxx “originalna ponuda” i “kopija ponude“. Original i kopija ponude moraju biti identičnog sadržaja. U slučaju razlika između dvije verzije, u obzir će se uzeti original. Obje verzije ponude će biti otkucane ili ispisane neizbrisivom tintom za kopiranje. Potpisaće je ponuđač ili osoba, odnosno osobe, propisno ovlaštene da ponuđača potpisom obavežu na ugovor. U ponudi ponuđač neće umetati tekst između redova, neće ga brisati, niti će tekst dopisivati u cilju ispravljanja grešaka. U slučaju da takve korekcije postoje, parafiraće xx xxxxx, odnosno osobe, koje potpisuju ponudu. Od ponuđača se zahtijeva da dokumente, kojima se dokazuje tehnička i finansijska podobnost ponuđača, u ponudi složi onim redoslijedom xxxx xx navedeno u Aneksu V.
15. Pečačenje i označavane ponuda
15.1 Ponuda treba da sadrži tehnički dio i finansijski dio koji će biti posebno upakovan i zapečećen, xx xxxxx upakovan u jednu zajedničku kovertu xxxx xx takođe biti zapečećena. Ponuđač će ponudu dostaviti u dva primjerka, na xxxxxx xx označiti riječima “ORGINAL” i “KOPIJA”
15.2 Unutrašnje i vanjska koverta će biti:
(a) naslovljene na kupca sa adresom xxxx xx navedena u dijelu i tenderske dokumentacije; i
(b) na njima xx xxxxxx “predmet” iz dijela I tenderske dokumentacije i: “NE OTVARATI PRIJE ROKA ZA OTVARANJE”. Datum i vrijeme kada će se ponude otvarati, navedeni u dijelu I tenderske dokumentacije, u skladu sa klauzulom 16. Uputstava za ponuđače.
15.3 Na unutrašnjoj i vanjskoj koverti će takođe biti napisano ime i adresa ponuđača kako bi se ponuda mogla vratiti zapečaćena ukoliko se utvrdi da nije blagovremeno prispjela.
15.4 Ako vanjska koverta nije zapečaćena, niti je označena u skladu sa klauzulom 15.2 Uputstva za ponuđače, Ovlaštena strana za ugovore ne preuzima nikakvu odgovornost u slučaju dostave koverte na pogrešnu adresu ili otvaranja koverte prije naznačenog roka.
16. Rok za dostavljanje ponuda/zakašnjele ponude:
16.1. Ponude moraju biti dostavljene na adresu ovlaštene strane za ugovore
(navesti tačnu adresu Ugovornog organa) najkasnije do (vrijeme i datum).
16.2. Ovlaštena strana za ugovore može odlučiti da produži rok za dostavljanje ponuda, s xxx što će u xxx slučaju izmijeniti sadržaj dokumentacije u skladu sa klauzulom 6. Uputstava za ponuđače. U xxx slučaju, sva prava i obaveze kupca i ponuđača na koje se rok odnosio podliježu produžetku roka.
16.3. Ponude koje Ovlaštena strana za ugovore primi nakon roka za dostavljanje ponuda neće biti uzete u razmatranje i ponuđaču će biti vraćene neotvorene.
17. Izmjene i povlačenje ponuda: ponuđač može povući svoju ponudu nakon što xx xx dostavio, pod uvjetom da Ovlaštena strana za ugovore primi pismenu obavijest o povlačenju ponude prije isteka roka za dostavljanje ponuda. Ponude se ne mogu mijenjati nakon isteka roka za dostavljanje ponuda. Ponude se takođe ne mogu povući u periodu između roka za dostavljanje ponuda i isteka perioda važenja ponude.
E. Otvaranje i ocjena ponuda
18. Otvaranje ponuda:
18.1. Ovlaštena strana za ugovore će otvoriti sve ponude u prisustvu ovlaštenih predstavnika ponuđača xxxx xxxx da prisustvuju otvaranju ponuda na xxx, vrijeme i na mjestu naznačenom u pozivu za doszavljanje ponuda. Ovlašteni predstavnici ponuđača koji prisustvuju otvaranju ponuda će potpisati registar kojim se evidentira njihovo prisustvo. Svi predstavnici ponuđača
xxxx xxxx prisustvovati otvaranju ponuda moraju predočiti valjano ovjerenu i potpisanu punomoć, kojom se ovlašćuju da u ime ponuđača prisustvuju otvaranju ponuda. U protivnom, neće im biti omogućeno da prisustvuju otvaranju ponuda.
18.2. Prilikom otvaranja ponuda xxxx objavljeno ime ponuđača, izmjene ili povlačenje ponude, cijene iz ponude, postojanje ili nepostojanje obavezne garancije ponude te svih dokumenata kojima se dokazuje tehnička/finansijska podobnost ponuđača, kao i drugih detalja koje Ovlaštena strana za ugovore smatra potrebnim. Pri otvaranju ponuda nijedna ponuda neće biti odbijena, osim onih koje su stigle nakon navedenog roka. U xxx slučaju će neotvorene ponude biti vraćene ponuđaču, u skladu sa klauzulom 20. Uputstva za ponuđače.
18.3. Ponude (kao i izmjene koje su dostavljene prema klauzuli 17. Uputstva za ponuđače) koje nisu otvorene i pročitane prilikom otvaranja svih ponuda neće se uzimati u dalje razmatranje, bez obzira na okolnosti. Povučene ponude će se ponuđaču vratiti neotvorene.
18.4. Ukoliko se prilikom otvaranja ponuda konstatuje da nedostaje neki od traženih dokumenata kojima se dokazuje tehnička i finansijska podobnost ponuđača, takva ponuda će biti ocijenjena kao nepotpuna i neće biti xxxxx u dalje razmatranje tokom evaluacije.
18.5 Komisija za evaluaciju ponuda će pripremiti zapisnik sa otvaranja ponuda.
19. Pojašnjenje ponuda: kako bi se pomoglo prilikom pregleda, ocjene i poređenja ponuda, Ovlaštena strana za ugovore može prema svojoj odluci od ponuđača tražiti pojašnjenje ponude. Zahtjev za pojašnjenjem i odgovor će se dostaviti u pisanoj formi. Xxxxxx xx xxxx tražiti, nuditi, niti odobriti bilo kakva izmjena cijene ili suštine ponude.
20. Preliminarni pregled:
20.1. Formiranje Komisije
Zakonodavac je predvidio obavezu za ugovorne organe da formira Komisije za nabavku za sve postupke iz Poglavlja II. Zakona, znači za otvoreni postupak, ograničeni postupak s predkvalifikacijom, pregovarački postupak s objavljivanjem obavještenja o nabavci, pregovarački postupak bez objavljivanja obavještenja o nabavci i konkurs za izradu idejnog rješenja. Ugovorni organ nije obavezan ali može formirati- imenovati Komisiju za nabavke i za postupke iz poglavlja III Zakona tj. Za konkurentski zahtjev, dok smatramo da nema potrebe za postupak direktnog sporazuma imajući u vidu vrijednosni razred i potrebu da se takvi postupci obave za kratko vrijeme. Značajno za zakonit i uspješan rad Komisije za nabavku je svakako da u radu Komisije (u skladu sa kadrovskim kapacitetima ugovornog organa) učestvuju stručna lica i to:
− pravne struke radi obezbjeđenja zakonitih procedura i postupka predviđenih zakonom, uređenja pravno formalnog okvira u kojem treba da se odvija postupak nabavke kao i ocjene dokaza sa pravnog stanovišta, i drugih pravnih pitanja koja se javljaju u postupku nabavke, pravnog formulisanja akata koji proističu iz postupaka nabavke, kao i pravnog praćenja postupka eventualne revizije postupka nabavke.
− ekonomske struke radi ocjena-analize ekonomskih dokaza u ponudi koje je zahtjevao ugovorni organ, računska provjera ponude i drugim ekonomskim pitanjima karakterističnim za predmetnu nabavku.
− tehnička struke radi, procjene dostavljene ponude u tehničkom smislu i njenog vrednovanja sa tehničke strane.
20.2. Prije detaljne ocjene ponuda, Komisija za evaluaciju ponuda će za svaku ponudu utvrditi da xx xx suštinski u skladu sa pozivom za dostavljanje ponuda. Ponuda xxxx xx u skladu sa svim uvjetima i klauzulama poziva za dostavljanje ponuda, bez materijalnih odstupanja, smatraće se da je u skladu sa pozivom za dostavljanje ponuda.
20.3. Općina će formirati komisiju za evaluaciju ponuda xxxx xx izvršiti pregled svih ponuda kako bi se utvrdilo da xx xx ponude kompletne, da xx xx dokumentacija propisno potpisana i da xx xx u skladu sa zahtjevima, da li ispunjavaju kriterije navedene u tenderskoj dokumentaciji, da li postoje bilo kakve obračunske xxxxxx, xx da xx xx ponude generalno u redu.
20.5. Evaluacija ponuda se sastoji od evaluacije tehničkog i evaluacije finansijskog dijela ponude. Pri tehničkoj evaluaciji, komisija za evaluaciju ponuda detaljno evaluira samo one ponude, koje su nakon javnog otvaranja proglašene kao usklađene sa formalnim zahtjevima za dostavu ponuda. Komisija temeljito pregleda i do u detalje provjerava, sve informacije, koje
dostavi ponuđač i formulira svoje mišljenje o tehničkoj kvalifikaciji ponuđača. Svrha tehničke evaluacije je da se ocijeni da li ponude učesnika zadovoljavaju minimum tehničkih zahtjeva i kriterije za odabir, koji su objavljeni u tenderskoj dokumentaciji. Prilikom evaluacije ponuda, komisija odlučuje o tehničkoj usklađenosti svake ponude, klasificirajući xx xxx tehnički prihvatljive i tehnički neprihvatljive. Nakon završene tehničke evaluacije, komisija vrši računsku provjeru finansijskog dijela svih tehnički prihvatljivih/podobnih ponuda.
20.4. Aritmetičke xxxxxx xx se ispraviti na slijedeći način: ukoliko postoji razlika između jedinične i ukupne cijene do koje se dođe množenjem jedinične cijene i količine, u obzir će se uzeti jedinična cijena i izvršiće se korekcija ukupnog iznosa. Ako ponuđač ne prihvata korekciju grešaka, njegova ponuda će u xxx slučaju biti odbijena. Ukoliko postoji razlika u iznosu iskazanom riječima i brojevima, u obzir će se uzeti iznos iskazan riječima.
20.5. Ovlaštena strana za ugovore će odbiti svaku ponudu za koju utvrdi da se suštinski razlikuje od uvjeta iz poziva za dostavljanje ponuda. Takvu ponudu ponuđač neće moći naknadno korigovati kako bi je uskladio sa uvjetima iz poziva.