Contract
Na osnovu Politike borbe protiv mita i korupcije AEC Xxxxx, xxx i člana 70. Statuta BDD “M&V Investments“ a.d. Beograd (u daljem tekstu: Društvo), Odbor direktora xxxx 18.12.2023. godine donosi:
POLITIKU BORBE PROTIV MITA I KORUPCIJE
1 Uvodne odredbe
1.1 Svrha Politike
Ova Politika ima za cilj da:
jasno istakne posvećenost Društva borbi protiv mita i korupcije i poštovanju važeće regulative iz ove oblasti; definiše načela za identifikaciju i sprečavanje potencijalnog mita i korupcije u cilju zaštite integriteta i reputacije Društva i Xxxxx;
jasno predstavi principe borbe protiv mita i korupcije kako internim tako i eksternim zainteresovanim stranama;
obezbedi okvir za Program za borbu protiv mita i korupcije u Društvu.
U xxx smislu, Politika borbe protiv mita i korupcije zaposlenima pruža opšte informacije o merama koje Društvo i sva radno angažovana lica u Društvu treba da preduzimaju sa ciljem identifikovanja i efikasnog upravljanja rizicima od mita i korupcije u Društvu.
1.2 Spoljni regulatorni okvir
Ova Politika je izrađena u skladu sa Politikom borbe protiv mita i korupcije Xxxxx xxxx xx usklađena sa relevantnim zakonodavstvom za borbu protiv mita i korupcije Evropske Unije. Takođe, da bi se primenila najbolja praksa u ovom pogledu, konsultovan je Vodič za program Wolfsberg xxxxx za borbu protiv mita i korupcije prilikom izrade Politike.
1.3 Područje primene
Društvo je usvojilo ovu Politiku kako bi obezbedilo dosledan pristup rešavanju pitanja integriteta i poštenja. Ova Politika definiše sistem upravljanja rizikom od mita i korupcije za Društvo i objašnjava korake za sprečavanje i borbu protiv korupcije među zaposlenima i u svim odnosima sa trećim licima.
Ova Politika se primenjuje na sve članove strateških, kontrolnih i izvršnih organa, zaposlene, angažovane agente (npr. finansijske savetnike) i zaposlene na određeno vreme (u daljem tekstu zajedno „Zaposleni“) i na sve poslovne aktivnosti Društva. Ova Politika se primenjuje u skladu sa važećim propisima i regulatronim zahtevima.
Ova Politika se primenjuje zajedno sa Politikom o unutrašnjem uzbunjivanju donetom xx xxxxxx Društva.
Ova Politika koji sadrži opšte principe borbe protiv mita i korupcije dostupna je u poslovnim prostorijama i na internet stranici Društva, u cilju informisanja svih zainteresovanih strana o principima borbe protiv mita i korupcije koje Društvo primenjuje.
Ova Politika se ne odnosi na pitanja sprečavanja pranja novca, prevare, zaštite konkurencije ili druga kršenja propisa koja mogu biti povezana sa mitom i korupcijom, s obzirom da su navedene oblasti regulisane posebnim politikama i internim aktima Društva.
1.4 Definicije
Politika – Odnosi se na Politiku borbe protiv mita i korupcije.
Holding kompanija – Odnosi se na Agri Europe Ciprus Limited, finansijsku holding kompaniju osnovanu i registrovanu u Republici Kipar.
AEC Grupa, odnosno Grupa – Odnosi se na holding kompaniju zajedno sa svojim zavisnim društvima (direktnim i indirektnim), članicama AEC Xxxxx.
Podružnica ili kompanija AEC Xxxxx – Odnosi se na bilo koje pravno lice koje je zavisno društvo Holding kompanije i pripada AEC Grupi.
Nadležni organi – Odnosi se na sve regulatore, supervizore i druge nadležne organe, bez obzira na njihovu lokaciju.
Program borbe protiv mita i korupcije – Odnosi se na skup pravila i mera za otkrivanje i ublažavanje rizika od potencijalnog mita ili korupcije unutar Društva.
Mito i korupcija – Označava davanje, nuđenje, obećanje, primanje, prihvatanje, zahtevanje ili traženje direktno ili indirektno novčane ili nenovčane, materijalne ili nematerijalne koristi u cilju sticanja ili zadržavanja nezaslužene privilegije u poslovanju, bez obzira da xx xx primalac mita i korupcije domaće ili xxxxxx lice, javni funkcioner ili pojedinac koji deluje u ime kompanije ili u funkciji poverenika, bez obzira na mesto gde je podmićivanje i korupcija izvršeno, i bez obzira na to da li podmićivanje i korupcija kao rezultat imaju stvarnu nezasluženu privilegiju ili neprimereno obavljanje funkcije ili poslovne aktivnosti.
Poklon – Označava sve oblike vrednosti (npr. novac, xxxxxx, zajmovi ili druge beneficije) koji ne spadaju u poslovno gostoprimstvo dato nekome dobrovoljno bez plaćanja za isto.
Poslovno gostoprimstvo – Označava odnos između domaćina i gosta u kome domaćin obezbeđuje potrebe gosta bez naplate troškova (potpunih ili delimičnih). Obezbeđivanje smeštaja, prevoza, obroka, obuke, pozivi na događaje i konferencije su primeri gostoprimstva. Poslovno gostoprimstvo može uključivati zabavu, npr. organizovanu aktivnost koja ima za cilj da nekome pruži interesovanje, uživanje ili zabavu kao prisustvo društvenim ili sportskim događajima, pozorištu itd.
Dobročinstva, dobrotvorna davanja i donacije – Označavaju dobrovoljno davanje pomoći za podršku xxxxx xxxxxx je potrebna. Može biti u novčanom obliku (gotovina ili ekvivalent) ili u naturi (imovina, sredstva, usluge).
Plaćanje za olakšice – Označava plaćanje za obezbeđivanje ili ubrzavanje sprovođenja uobičajenih upravnih aktivnosti na koje davalac plaćanja za olakšice već ima pravo. Za potrebe ove Politike plaćanja za olakšice se smatraju mitom i korupcijom i zabranjena su.
Politička donacija – Označava donaciju, datu u gotovini ili u naturi, kao podrška političkom cilju. Donacije u naturi mogu uključivati poklonjenu imovinu ili usluge, reklamne ili promotivne aktivnosti koje podržavaju političku stranku ili pojedinca, kupovinu karata za dobrotvorne događaje, donacije organizacijama koje se bave istraživanjem, a u bliskoj su vezi sa nekom političkom strankom.
Funkcioner – Odnosi se na fizičko lice koje je zaposleno, imenovano ili izabrano da obavlja bilo koju zakonodavnu, upravnu, pravosudnu ili drugu javnu funkciju. Ne tretiraju se svi zaposleni u državnim subjektima kao javni funkcioneri, već je neophodno utvrditi da li to lice obavlja zakonodavnu, upravnu, pravosudnu ili drugu javnu funkciju. Pokazatelj za to može biti moć odlučivanja, nivo ovlašćenja i prava zastupanja u vezi sa ovim funkcijama. Pod funkcionerom se podrazumevaju, kada su poznati, i kada postupaju u zvaničnom svojstvu: članovi bilo koje kraljevske porodice, zvaničnici političkih stranaka i kandidati za javne funkcije, kao i službenici ili zaposleni u organizacijama koje vrše regulatorni nadzor, koji su nosioci istražnih ili disciplinskih ovlašćenja.
Znak upozorenja - Crvena zastavica – Označava okolnost ili činjenicu koja deluje kao znak upozorenja
i ukazuje na povećan rizik od mita i korupcije.
Sponzorstvo – Označava transakciju koja uključuje plaćanje naknade u zamenu za pružanje komercijalnih prilika koje se mogu iskoristiti a koje su povezane sa ugovorenom protivuslugom.
Sponzorstvo može biti u novčanom obliku ili u naturi. Sponzorstvo, za razliku od dobrotvornog priloga, je komercijalna transakcija i obavlja se uz očekivanje povrata za sponzora nakon dogovorenog protivusluge.
Treće lice – Xxxxxxxx partnera u zajedničkom ulaganju/konzorcijumu, agenta, savetnika, ugovarača, dobavljača ili prodavca, posrednika, pružaoca usluga i ostala xxxxx xxxx, koja obavljaju slične zadatke ili funkcije. Za potrebe ove Politike, odnosi sa trećim licem koji su relevantni sa stanovišta rizika od mita i korupcije su oni koji podrazumevaju:
da se trećem licu plaća naknada; i
xx xxx posledicu takvog odnosa, Društvo dobija ili zadržava posao, bilo koju drugu prednost ili priliku.
2 Uloge i odgovornosti
Odbor direktora Društva je odgovoran za stvaranje opšte kulture upravljanja rizicima u Društvu i obezbeđivanje nadzora nad željenim ponašanjem. U xxx smislu imaju aktivnu ulogu u sprovođenju standarda definisanih ovom Politikom.
Odbor direktora Društva imenuje Lice odgovorno za borbu protiv mita i korupcije u Društvu (u daljem tekstu: Odgovorno lice).
2.1. Odgovorno lice
Lice odgovorno za borbu protiv mita i korupcije je odgovorno za:
definisanje i implementaciju, primenu i nadzor aktivnosti definisanih u Programu borbe protiv mita i korupcije Društva, u skladu sa Programom Xxxxx;
koordinaciju aktivnosti usmerenih na pravilnu primenu pravila Xxxxx u vezi sa borbom protiv mita i korupcije i, u skladu sa svim relevantnim lokalnim zakonskim i regulatornim zahtevima, i predlaganje bilo kakvih dopuna po potrebi;
savetovanje o Programu za borbu protiv mita i korupcije Društva;
davanje smernica za pomoć Zaposlenima pri sprovođenju detaljnih analiza („Due Diligence“) o pitanjima borbe protiv mita i korupcije, uključujući razmatranje rezultata dobijenih tokom vršenja detaljnih analiza i savetovanje u vezi sa Znacima upozorenja („Red flags“);
nadzor u vezi sa istragom prijavljenih slučajeva mita i korupcije, uključujući Odgovorno lice Xxxxx za borbu protiv mita i korupcije, kad god se to smatra potrebnim. U tu svrhu, Odgovorno lice ima ovlašćenje da istraži sve sumnjive ili stvarne slučajeve mita i korupcije, da traži i pregleda sva dokumenta i da prosleđuje sve takve slučajeve izvršnom direktoru i, ako je potrebno, nadležnim državnim organima; i
dostupnost ove Politike svim zainteresovanim stranama.
Odgovorno lice ima obavezu da obavesti Ovlašćeno lice za sprečavanje pranja novca i finansiranja terorizma o svakoj sumnji na pranje novca kao i da obavesti Odgovorno lice Xxxxx za borbu protiv mita i korupcije u slučaju stvarnih ili pokušaja dela mita i korupcije, poštujući odredbe primenljivih pravila u vezi zaštite podataka o ličnosti i poslovne xxxxx.
2.2. Odgovornost Zaposlenih
Svi Zaposleni su odgovorni za postupanje u skladu sa ovom Politikom i svim važećim antikorupcijskim propisima, regulatornim zahtevima i internim procedurama u ispunjavanju svojih radnih aktivnosti.
Svi Zaposleni su u obavezi da prijave Odgovornom licu sve stvarne ili pokušane slučajeve mita i korupcije kojih postanu svesni, bez obzira da li se predmet mita i korupcije nudi, daje ili prima. Xxxx xx reč o stvarnom ili sumnji xx xxxx pranja novca prijava se podnosi i Xxxx odgovornom za sprečavanje pranja novca i finansiranje terorizma.
Zaposleni moraju da budu svesni Znakova upozorenja i, tamo gde ih primete, treba da upozore na potencijalno povećane rizike i da kontaktiraju Odgovorno lice ili Ovlašćeno lice za sprečavanje pranja novca i finansiranja terorizma, ukoliko primete indikatore pranja novca ili finansiranja terorizma, radi saveta. Ukoliko zaposleni xxx xxxx kakve nedoumice ili pitanja u vezi sa mitom i korupcijom treba odmah da se obrati Odgovornom licu.
Propust prijavljivanja stvarnog ili pokušanog slučaja mita ili korupcije kao i slučaja pranja novca može dovesti do individualne krivične odgovornosti Zaposlenog shodno važećim propisima, kao i izlaganja Društva i/ili Xxxxx eventualnim pravnim ili regulatornim merama. Potencijalni slučajevi mita i korupcije mogu se prijaviti i u skladu sa Politikom o unutrašnjem uzbunjivanju Društva.
3 Opšti principi
Principi opisani u ovoj Politici proizilaze iz posvećenosti Društva integritetu i održivom načinu poslovanja.
Kroz ovu Politiku i njene principe, organi upravljanja Društva zahtevaju da se sva radno angažovana lica u Društvu pridržavaju osnovih vrednosti integriteta, transparentnosti i odgovornosti i da neguju kulturu u kojoj mito i korupcija nisu prihvatljivi.
3.1 Nulta tolerancija prema korupciji
Društvo ima nultu toleranciju xxxxx xxxxxx mita i korupcije i zabranjuje ih u bilo kom obliku, direktnom i indirektnom. Društvo neće tolerisati da njegovi Zaposleni ili Xxxxx xxxx koja su u bilo kojoj vrsti odnosa sa Društvom budu umešani u dela mita i korupcije.
Obavezujući se na nultu toleranciju prema mitu i korupciji, Društvo će svako postupanje koje je u suprotnosti sa principima ove Politike i svaki razlog za zabrinutost u vezi sa mogućim delom podmićivanja i korupcije proceniti i, gde je to potrebno, istražiti i preduzeti disciplinske mere pored sankcija sadržanih u važećim propisima. Nijedan zaposleni neće biti degradiran niti kažnjavanneniti će snositi bilo kakve negativne posledice zbog odbijanja da učestvuje u xxxxxx xxxx i korupcije niti ukoliko prijavi stvarno ili pokušano delo korupcije čak i ako takvo odbijanje može dovesti do gubitka poslova za Društvo.
3.2 Posvećenost borbi protiv mita i korupcije
Društvo se obavezuje da će se aktivno boriti protiv mita i korupcije u okruženju u kojem posluje. Društvo će to učiniti promovišući integritet i način poslovanja bez podmićivanja i korupcije u angažmanima sa radno angažovanim licima u Društvu, klijentima i Trećim licima.
Društvo nastoji da bude primer u industriji primenom najboljih standarda i praksi u borbi protiv mita i korupcije, ulažući u obuku i podizanje svesti svojih Zaposlenih. Društvo ulaže najbolje napore da spreči podmićivanje i korupciju xx xxxxxx Trećih lica, uključujući i sa njima povezana lica u poslovnom lancu.
Društvo zadržava pravo da se uzdrži od odnosa sa Trećim licem kada postoji sumnja o mogućoj korupciji ili podmićivanju.
3.3 Posvećenost sveobuhvatnoj usklađenosti
Društvo preduzima korake da spreči korupciju tako što informiše i edukuje svoje zaposlene i zainteresovane strane o negativnim efektima korupcije i kako da je izbegnu.
Društvo prilagođava mere protiv mita i korupcije pojedinačnim rizicima svake oblasti poslovanja. Ove mere uključuju radnje za unapređenje integriteta i smanjenje mogućnosti za korupciju među zaposlenima.
Društvo redovno procenjuje svoj Program borbe protiv mita i korupcije kako bi identifikovalo oblasti koje su najosjetljivije na korupciju.
4 Standardi koje Društvo primenjuje
4.1 Saradnja sa funkcionerima
Svaka aktivnost Društva koja ima vezu sa funkcionerima ili sa njima povezanim licima može imati dodatne reputacione rizike i povećan rizik neusklađenosti poslovanja sa važećim zakonima i propisima.
Kao opšte pravilo, prijava i informisanje Odgovornog xxxx xx potrebno u sledećim situacijama:
Za svaki prenos vrednosti uključujući poklone, poslovno gostoprimstvo ili bilo koje druge vredne predmete koje Društvo može direktno ili indirektno obezbediti funkcioneru, neophodno je mišljenje Odgovornog lica. Mišljenje Odgovornog xxxx xxxx se pribaviti pre nuđenja, obećanja ili davanja poklona ili poslovnog gostoprimstva.
Mišljenje Odgovornog xxxx xxxx se dati posebno za pojedinačni poklon/poslovno gostoprimstvo ili generalno za poklone/poslovno gostoprimstvo ispod određenog praga ili određenog tipa događaja (npr. konferencija, seminar, prezentacija, itd.).
Povezanost sa funkcionerom takođe predstavlja povećan faktor rizika u odnosima sa Trećim licima. Ukoliko je poznato da xx Xxxxx lice u vlasništvu, kontrolisano ili da njime upravlja funkcioner, mogu se primeniti zahtevi za pojačanom pažnjom i sprovođenjem detaljne analize
„Due diligence“, gde je to prikladno.
Da bi se izbegli rizici od korupcije u vezi sa mogućim političkim pokroviteljstvom ili nepotizmom, svi radni ili pripravnički angažmani sa licima povezanim sa funkcionerima, koji su poznati, moraju se zasnivati na doslednom procesu zapošljavanja kako bi se osiguralo da su kandidati kvalifikovani/ispunjavaju uslove i da nemaju poseban tretman. Ti odnosi uključuju ponude zaposlenja ili stažiranja, napredovanja, upravljanja naknadama i beneficijama itd.
4.2 Plaćanja za olakšice
Plaćanja za olakšice, čak i u malom iznosu, ali koruptivna po prirodi, su zabranjena.
Društvo neće tolerisati da njegovi Zaposleni ili Xxxxx xxxx, u njihovom odnosu sa Društvom, nude, obećavaju, traže, zahtevaju, daju ili prihvataju bilo kakvu vrstu plaćanja u zamenu za poslovne olakšice učinjene bilo kom Trećem licu niti će tolerisati ukoliko se iste radnje zahtevaju od Trećeg lica.
4.3 Dobrotvorni prilozi, sponzorstva, donacije
Društvo je posvećeno tome da bude odgovoran član društvene zajednice u kojoj posluje, da pruža podršku xxxxx xxxxxx je to potrebno, što može uključivati sponzorisanje raznih događaja, inicijativa i organizacija.
Ni u kom slučaju dobrotvorni prilog, sponzorstvo ili donacija ne mogu se koristiti za podmićivanje.
Sve dobrotvorne i donatorske aktivnosti se obavljaju u dobroj veri i nemaju za cilj sticanje bilo kakve poslovne ili druge prednosti koja se može smatrati neprimerenom. Plaćanja u vidu sponzorstva, po svojoj prirodi, mogu se obavljati u cilju sticanja poslovne prednosti na transparentan i legitiman način.
U slučaju da dobrotvorni prilog, donacija ili sponzorstvo izazovu povećanu zabrinutost od postojanja xxxxxx xxxx ili korupcije,, pre takvog dobrotvornog priloga, donacije ili sponzorstva, sprovodi se detaljna analiza („Due Diligence“) kako bi se utvrdila primerenost istih.
Zabranjene su političke donacije u bilo kom materijalnom ili nematerijalnom obliku.
4.4 Rizici u vezi sa zapošljavanjem
Aktivnosti u vezi ljudskih resursa u kompaniji, kao što su zaposlenje, stažiranje, unapređenja i obuke, često se smatraju vrednim i stoga se davanje, nuđenje, obećavanje istih u cilju sticanja ili zadržavanja nepoštene poslovne prednosti smatra podmićivanjem i korupcijom.
Društvo smatra neprihvatljivim sve vrste neetičkih aktivnosti vezanih za ljudske resurse kojima se krše principi objektivnosti, kompetentnosti, profesionalizma i jednakih mogućnosti, bez obzira da li potpadaju pod formalnu definiciju mita i korupcije.
Kada xx xxxx koja aktivnost u vezi ljudskih resursa povezana sa nekim klijentom, poslovnim partnerom ili bilo kojim Trećim licem za koga se zna da xxx xxxx kakav formalni ili neformalni odnos sa Grupom, Društvom ili bilo kojim javnim funkcionerom ili osobom povezanom sa funkcionerom, ista će se izvršavati u skladu sa zaslugama i, xxxx xx primenljivo, putem konkursa, uz uslov da bude predmet objektivne procene, uz dokumentovanje, tako da bilo koja odluka xxxxxx u vezi sa navedenom aktivnošću nije zasnovana samo na zahtevu Trećeg lica.
U cilju izbegavanja rizika da se mogu smatrati kao mito ili korupcija, sve aktivnosti u oblasti ljudskih resursa, uključujući, ali ne ograničavajući se na, ponude za zaposlenje, kako sa punim tako i sa skraćenim radnim vremenom, ponude stažiranja, plaćene i neplaćene, pružanje mogućnosti za obuku ili razvoj, unapređenja ili premeštaj na drugu poziciju, nagrađivanja,mogu se vršiti samo u skladu sa zaslugama i, xxxx xx primenljivo, kroz konkurentan proces.
4.5 Spajanja, pripajanja i značajna ulaganja
Xxxx xx Društvo uključeno u vlasnička spajanja, pripajanja ili značajna strateška ulaganja koja rezultiraju određenim stepenom kontrole nad ciljnim društvom, mogu se javiti sledeći rizici:
drugi entitet koji je predmet spajanja, i posledično deo spojenog entiteta je bio ili nastavlja da bude umešan u mito ili korupciju;
ciljno društvo se bavilo ili nastavlja da se bavi mitom ili korupcijom.
Društvo sticalac, odnosno društvo koje je nastalo spajanjem, pripajanjem, strateškim ulaganjem ili reorganizacijom preuzima obaveze društva prenosioca, uključujući sve vrste građanske i krivične odgovornosti za moguća krivična dela mita i korupcije. Ostali rizici uključuju reputacione rizike i rizike od nastanka direktne štete od gubitka posla prethodno stečenog korupcijom, itd.
U cilju upravljanja xxx rizicima, Društvo preduzima sledeće aktivnosti:
sprovođenje detaljne analize („Due Diligence“) pre transakcije kako bi se osiguralo da su svi rizici mogućeg prethodnog podmićivanja ili korupcije identifikovani;
donošenje odluka koje uključuju razmatranje svih pitanja vezanih za mito i korupciju;
integracija ciljnog društva nakon transakcije, uključujući, ako je potrebno, ispravljanje uočenih nedostataka i sprovođenje pojačanih mera iz Programa borbe protiv mita i korupcije kako bi se osiguralo da podmićivanje i korupcija imaju male šanse da se dogode u budućnosti.
Ova pravila se primenjuju na sve transakcije xxxx xx Društvo uključeno u spajanje, pripajanje ili ulaganje u drugu kompaniju („ciljno društvo“) ili bilo koju drugu aktivnost reorganizacije, uključujući proces kreditnog restrukturiranja, koje za posledicu ima sticanje kontrole ili značajnog stepena uticaja na drugu kompaniju, npr. preko ovlašćenja za imenovanje članova kontrolnih i izvršnih organa, putem ostvarivanja prava veta, i xx.
Xxxx izbegavanja nedoumica, ovo poglavlje Politike se ne primenjuje na:
transakcije unutar Xxxxx;
transakcije spajanja/pripajanja u kojima Društvo ima samo savetodavnu ulogu ili pruža usluge svojim klijentima;
transakcije koje Društvo obavlja trgovanjem radi sticanja sopstvenog xxxxxxx ili radi zaštite xx xxxxxx.
Xxxxx xx mita i korupcije u vezi sa angažovanjem Trećeg lica u toku spajanja, pripajanja ili ulaganja obuhvaćeni su poglavljem koje se odnosi na upravljanje odnosima sa Trećim licima.
Svrha procesa detaljne analize („Due Diligence“) u vezi mita i korupcije je da se otkrije ili utvrdi verovatnoća postojećeg ili ranijeg dela mita i korupcije koji se odnose na ciljno društvo ili druge strane uključene u transakciju.
Konačna odluka o tome da li da se nastavi sa transakcijom će uključivati detaljno razmatranje nalaza dubinske analize u vezi sa mitom i korupcijom.
U slučaju da tokom detaljne analize budu identifikovani ozbiljni rizici od podmićivanja ili korupcije, doneće se odluka o tome da xx xx potrebne korektivne mere koje treba preduzeti nakon transakcije. Te mere mogu uključivati: traženje konkretnog pravnog saveta, ponovno pregovaranje ili ponovnu evaluaciju bilo kojih ugovora u kojima postoje naznake mita ili korupcije, otpuštanje zaposlenih ili saradnika koji su mogli biti umešani u korupciju iz ciljnog društva, prijavljivanje razloga za sumnju nadležnom organu itd.
Nakon zaključivanja transakcije, u slučaju da stečena kontrola nad ciljnim društvom omogućava potpunu integraciju, posttransakciona integracija ciljnog društva će, gde je to moguće, uključiti implementaciju svih ključnih komponenti Programa borbe protiv mita i korupcije u skladu sa odredbama ove Politike.
4.6 Pokloni i poslovno gostoprimstvo
Prihvatanje poklona i poslovno gostoprimstvo koje xx xxxx zaposlenima je oblast koja može dovesti u pitanje odgovarajuće etičko ponašanje Društva i njegovih zaposlenih.
Društvo je stanovišta da je davanje poklona i pružanje poslovnog gostoprimstva u cilju izražavanja poštovanja, uvažavanja ili zahvalnosti normalan i legitiman deo poslovanja.
Gostoprimstvo se može prihvatiti xxxx xx u kontekstu obima aktivnosti Društva i ukoliko je u skladu sa ili shodno društvenoj, ljubaznoj ili diplomatskoj upotrebi.
Predmeti male vrednosti dati isključivo u informativne svrhe (brošure, katalozi...) ne smatraju se poklonima u ovom kontekstu.
Kao kod poklona, pretpostavka odobrenja ili stvarna prihvatljivost pojedinačnih zahteva ne znači da Zaposleni može smatrati da ima slobodu da prihvata veliki broj ponuda za gostoprimstvo, imajući u vidu da se može smatrati da njihov veliki broj i učestalost kompromituje Zaposlenog, njegovu objektivnost i nezavisnost, ili može oštetiti javni ugled Društva.
U slučaju bilo kakve nedoumice, Zaposleni treba da zatraži savet od svog direktnog nadređenog i/ili Odgovornog xxxx xxx i na primer:
kada su zaposleni pozvani da učestvuju ili govore na akademskom ili obrazovnom događaju ili događaju koji inače može promovisati aktivnosti Društva i u interesu je Društva da Zaposleni učestvuje;
kada se iz društvenih, ljubaznih razloga pokaže da xx xxxxx odbiti pozive na ručak, piće i sl. u toku poslovnih aktivnosti, dotični Zaposleni moraju da postupaju u takvim situacijama sa posebnom pažnjom, uzimajući u obzir glavne principe koji se primenjuju na gostoprimstvo, odnosno da budu sigurni da njihova nezavisnost nije ugrožena ili da se javni ugled Društva može dovesti u pitanje.
Međutim, u slučajevima kada vrednost ili priroda poklona, ili poslovnog gostoprimstva mogu biti smatrani nesrazmernim ili nerazumnim u odnosu na okolnosti, takav poklon ili poslovno gostoprimstvo može se smatrati neprimerenim uticajem na primaoca, a takva praksa rizikuje da bude shvaćena kao mito i korupcija.
Kako bi se izbegao rizik da pokloni, odnosno gostoprimstvo budu smatrani kao primanje ili davanje mita, Društvo sledi sledeće principe:
pokloni ili poslovno gostoprimstvo xxxxx xx xxxx isključivo usmereni na promovisanje, održavanje i jačanje ukupnog poslovnog odnosa ili izražavanja poštovanja;
pokloni ili poslovno gostoprimstvo se ne smeju davati ili primati tamo gde bi se mogli smatrati da predstavljaju obavezu ili neprimeren uticaj na primaoca ili protivuslugu za poslovne aktivnosti koje su u toku ili se očekuju;
pokloni u gotovini ili gotovinskim ekvivalentima su zabranjeni;
za sve poklone ili poslovno gostoprimstvo iznad određenog praga potrebno je prethodno odobrenje izvršnog direktora; kao opšte pravilo, nisu dozvoljeni pokloni iznad 100 EUR niti poslovno gostoprimstvo iznad 150 EUR;
za sve poklone ili poslovno gostoprimstvo funkcionerima ili sa njima povezanim licima neophodno je prethodno odobrenje Odgovornog lica; Odgovorno lice može zahtevati odobrenje izvršnog direktora u slučajevima od posebnog značaja i visokog rizika;
svaki poklon ili poslovno gostoprimstvo će biti u skladu sa važećim zakonima i propisima zemalja koje su lokalne kako za davaoca (domaćina, pozivaoca) tako i za primaoca (gost, pozvani);
Zaposlenima je strogo zabranjeno da traže poklone ili poslovno gostoprimstvo od bilo kog Trećeg lica i da ih prihvataju, ako postoji verovatnoća da je to u suprotnosti sa obavezama koje Zaposleni imaju.
Svi izdaci koji se odnose na poklone ili poslovno gostoprimstvo moraju biti tačno i potpuno evidentirani i objavljeni u knjigama i evidencijama xx xxxxxx relevantnih nadležnih funkcija. Bilo kakvi neotkriveni ili neevidentirani računi, sredstva ili transakcije strogo su zabranjeni u Društvu.
Društvo vodi registar svih poklona i poslovnog gostoprimstva za koje je potrebno odobrenje kako bi se sačuvale osnovne informacije o svakom odobrenju i omogućile kontrole.
4.7 Očekivani standard usklađenosti Xxxxx xxxxxx
U obavljanju svojih poslovnih aktivnosti Društvo stupa u veliki broj odnosa sa Trećim licima.
S obzirom da se po važećim zakonima i propisima Društvo, kao i Grupa, mogu smatrati odgovornim za mito i korupciju koje je učini Treće lice, ti odnosi mogu predstavljati visok rizik da Društvo ili Grupa budu umešani ili da se smatra da su umešani u mito i korupciju.
Stoga, u cilju efikasnog ublažavanja rizika od radnji mita i korupcije Trećeg lica, Društvo zahteva od svih Trećih lica sa kojim posluje, da se pridržavaju relevantnih zakona i propisa koji se primenjuju, kako lokalnih tako i izvan lokalnih.
Ovi rizici uključuju kada Treće lice vrši koruptivna plaćanja i kada pruža lične koristi Zaposlenom u Društvu u zamenu za poslovne angažmane.
Za potrebe ove Politike, odnosi sa Zaposlenima, kao i sa krajnjim klijentima, koji ne stupaju u odnose sa Društvom osim što su krajnji korisnici njegovih usluga, nisu u okviru procedura upravljanja rizikom Trećih lica.
Društvo zahteva od svih Trećih lica da se upoznaju sa odredbama ove Politike koja im je dostupna putem internet stranice Društva.
Zahtevi Društva koji se odnose na usklađenost Trećih xxxx x xxxxx protiv mita i korupcije izraženi su u formi klauzule o borbi protiv mita i korupcije xxxx xx uključena u pisane ugovore sa Trećim licima.
Ona uključuje pravo Društva da suspenduje ili raskine ugovorni odnos kad god je poznato ili se može opravdano sumnjati da xx Xxxxx lice umešano u radnje mita ili korupcije.
Naknada koju Društvo plaća bilo kom Trećem licu može biti samo pravična naknada za legitimnu robu/usluge. Sredstva ni pod kojim uslovima neće biti isplaćena kao mito ili dostavljena bilo kojim kanalima, uključujući i preko bilo koje druge strane, u koruptivne svrhe.
4.8 Upravljanje rizikom poslovanja sa Trećim licima
Plaćanja prema Trećem licu, znajući da će sav ili deo uplaćenog novca biti iskorišćen u koruptivne svrhe, mogu dovesti do građanske i krivične odgovornosti. Stoga Društvo xxxx upravljati rizikom Xxxxx xxxxxx imajući u xxxx xxxxx od mita i korupcije.
Xxxxx xxxx, u smislu ove Politike uključuju, ali nisu ograničena na sledeće:
• Posrednike;
• Partnere u zajedničkom ulaganju ili konzorcijumu;
• Agente;
• Savetnike;
• Izvođače i direktne podizvođače;
• Dobavljače i prodavce;
• Pružaoce usluga;
• Xxxxx xxxxx lica, koja obavljaju slične zadatke ili funkcije.
Za potrebe ove Politike, odnosi sa klijentima, xxxx se odnos sa Društvom zasniva samo na tome da su krajnji korisnici usluga Društva, nisu obuhvaćeni procedurama za upravljanje rizikom poslovanja sa Trećim licima.
Xx xxxxxx Xxxxx postavlja se prag godišnje vrednosti poslovnog odnosa ispod kog rizik od mita i korupcije nije značajan i ne zahteva sprovođenje detaljne analize („Due Diligence“) i kontrole.
Pre uspostavljanja poslovnog odnosa, potrebno je proceniti rizik od podmićivanja i korupcije Trećeg lica i dodeliti ocenu rizika. Svim Trećim licima sa xxxxxx xx vrednost ugovora viša od postavljenog xxxxx xx potrebno dodeliti jednu od tri xxxxx xxxxxx – nizak, srednji ili visok rizik.
Dodeljivanje xxxxx xxxxxx poslovnom odnosu je odgovornost Zaposlenog, koji inicira njegovo uspostavljanje.
Pre uspostavljanja poslovnog odnosa sa Trećim licem, detaljna analiza i kontrola („Due Diligence“) moraju da budu sprovedene.
Svrha analize je da se stekne razumno uverenje da Treće lice ne vrši plaćanja u koruptivne svrhe i da je poslovni odnos legitiman i legalan. Analizu treba dokumentovati kako bi Xxxxxxxxx, predlagač poslovnog odnosa ili Odgovorno lice mogli jasno pokazati drugima da xx xxxx stečeno uverenje opravdano.
Proceduru analize obavlja Zaposleni, predlagač konkretnog poslovnog odnosa a ista se odobrava xx xxxxxx Izvršnog direktora.
Prilikom uspostavljanja poslovnog odnosa, ugovor sa Trećim licem xxxx da sadrži klauzulu protiv mita i korupcije. Ukoliko zbog bilo kakvih pravnih ograničenja potpisivanje pisanog ugovora sa Trećim licem nije moguće, potrebno je pribaviti reprezentativno pismo od Trećeg lica pre uspostavljanja odnosa.
Za sve dugoročne poslovne odnose, dodeljenu procenu xxxxxx xxxxx periodično potvrđivati ili menjati nakon određenog vremena, ponovnom primenom kontrolnih lista. Periodična procena može stvoriti potrebu za sprovođenjem dodatne detaljne analize.
Detaljna uputstva o načinu dodeljivanja xxxxx xxxxxx od mita i korupcije, postupku detaljne analize, relevantnim kontrolnim listama i upitnicima, primerima ugovornih klauzula su predmet povezanih internih akata.
5 Program borbe protiv mita i korupcije
Program borbe protiv mita i korupcije Društva, uzimajući u obzir zakonsku regulativu, a u skladu sa Programom Xxxxx, čine sledeće bitne komponente, koje zajedno predstavljaju minimalne standarde Programa borbe protiv mita i korupcije:
• Procena rizika od mita i korupcije;
• Ova Politika i druga interna akta Društva;
• Obuke;
• Poruke najvišeg menadžmenta;
• Kontrole;
• Prijavu sumnjivih postupanja;
• Upravljanje informacijama i periodično izveštavanje;
• Vođenje evidencije.
Odgovorno lice za borbu protiv mita i korupcije je odgovorno za sprovođenje Programa.
5.1 Procena rizika od mita i korupcije
AEC Xxxxx xx uzeti u obzir nove rizike od podmićivanja i korupcije xxx xxx postojeće Grupne metodologije za periodičnu procenu rizika usklađenosti. Rizik od podmićivanja i korupcije xx xxxxx koji se postepeno razvija, koji na početku može biti teško u potpunosti proceniti, ali ima razumno visok potencijal da izazove značajnu zabrinutost, uključujući finansijski gubitak, negativan uticaj na klijente ili konkurentsku poziciju, štetu reputaciji, ili regulatorne sankcije.
Svrha procene rizika od mita i korupcije jeste da omogući Društvu da identifikuje potencijalne rizike xxxxxx xx Društvo izloženo pri vršenju svoje delatnosti, da utvrdi u kojoj meri kontrolni okviri Društva upravljaju xxx rizicima i da izmeri nivo preostalog rizika.
Periodično ažurirana procena rizika poslovnih aktivnosti koju sprovodi Društvo daje sveobuhvatnu sliku o tome koji delovi poslovanja mogu biti najpodložniji koruptivnim praksama i da li uspostavljene kontrole ublažavaju postojeće koherentne rizike.
Osnovna procena rizika u ovoj oblasti treba da obuhvati potencijalnu odgovornost koju stvaraju Xxxxx xxxx, zatim rizike povezane sa zemljama, zatim transakcije koje uključuju entitete u državnom vlasništvu ili pod kontrolom države, kao i rizike vezane za poklone, gostoprimstvo, zapošljavanje, donacije, sponzorstva, političke doprinose i/ili relevantne promene u poslovnim aktivnostima.
O rezultatima procene rizika izveštavaju se lokalni menadžment i Grupna funkcija usklađenosti poslovanja, u skladu sa Grupnom metodologijom procene rizika.
5.2 Politike i procedure
Program borbe protiv mita i korupcije zahteva izradu i održavanje pisanih internih pravila, politika i procedura, kojise sačinjavaju u skladu sa važećim zakonodavstvom i standardima Xxxxx.
Minimalni standard usklađenosti je postavljen xx xxxxxx aktuelne Politike Xxxxx i njoj odgovarajućih pravila.
5.3 Obuke
Jedan od ključnih zadataka Programa je da uspostavi i održava kulturu u kojoj mito i korupcija nikada nisu prihvatljivi. U xxx cilju, Društvo, zajedno sa Grupom, ulaže resurse u podizanje nivoa znanja i svesti svojih Zaposlenih.
U cilju obezbeđivanja minimalnog znanja Zaposlenih o borbi protiv mita i korupcije, Grupa i Društvo sprovode obavezujuće obuke. Svi Zaposleni su obavezni da pohađaju obuku za borbu protiv mita i korupcije najmanje na svake dve godine, a novi zaposleni u roku od tri meseca od xxxx stupanja na posao. Obe tipa obuke sadrže informacije o internim pravilima Društva za borbu protiv mita i korupcije uz detalje o relevantnim kontaktima za prijavljivanje mita i korupcije. U većini slučajeva, obuka se sprovodi „online“, a ukoliko to nije moguće obuka se sprovodi neposredno.
Ukoliko proceni da je potrebno, Društvo obezbeđuje posebnu obuku za Zaposlene, prilagođenu aktivnostima koji Zaposleni obavljaju.
Društvo obezbeđuje blagovremeno obaveštavanje Zaposlenih o značajnim promenama regulative iz oblasti borbe protiv mita i korupcije, promenama internih akata i politika, kao i o promenama operativnih pravila ili internih sistema i kontrola.
Društvo uspostavlja okvir i zahteve za blagovremenu identifikaciju, analizu, izveštavanje, praćenje i razmenu znanja naučenog iz relevantnih značajnih neželjenih događaja (koji mogu biti interni i/ili eksterni), shodno uputstvima Xxxxx.
Svrha razmene naučenih lekcija je da se poboljša svest o zahtevima Politike i Programa, i da se ojačaju postojeći procesi i kontrole, čime se smanjuje potencijalni budući xxxxx xxxx bi mogao da nastane iz istog osnovnog uzroka, omogućavajući kontinuirano poboljšanje u celoj Grupi.
Cilj stalnog poboljšanja je da se osigura da se Program razvija na odgovarajući način, u skladu sa interno i eksterno vođenim zahtevima. Društvo redovno revidira Program ukoliko menja svoje poslovne linije, ukoliko dođe do promena u poslovnom okruženju, profilu svojih klijenata, regulativi i standardima industrije.
Polaznici obuka treba da završe procene nakon obuke ili da se potvrdi njihovo razumevanje (gde je to prikladno) sa vođenjem evidencije o završetku obuke. Vođenje evidencije o obukama će olakšati praćenje i izveštavanje.
5.4 Poruke najvišeg menadžmenta
Kako bi se osigurao zadovoljavajući nivo pažnje i značaja tema u oblasti borbe protiv mita i korupcije kod svih Zaposlenih i time održala kultura usklađenosti u kojoj mito i korupcija nikada nisu prihvatljivi, izvršni direktori Društva periodično promovišu i nadgledaju aktivnosti sa ciljem naglašavanja značaja borbe protiv mita i korupcije. Ove aktivnosti mogu predstavljati deo šire inicijative.
5.5 Kontrole
U cilju ublažavanja rizika od mita i korupcije, Društvo vrši redovnu kontrolu, koja uključuje kontrole prvog i drugog nivoa.
Minimalni skup kontrola prvog nivoa koje Društvo sprovodi kako bi se pokrili veliki rizici od mita i korupcije su:
• kontrola primljenih i datih poklona i poslovnog gostoprimstva;
• kontrola spajanja, pripajanja, značajnih ulaganja;
• kontrola angažovanja Trećih lica;
• kontrola dobrotvornih priloga, sponzorstava i donacija;
• kontrola aktivnosti u vezi sa zapošljavanjem, odnosno zapošljavanje, prakse, unapređenja, itd.
Kontrole prvog nivoa sprovode se xx xxxxxx Zaposlenog predlagača poslovnog odnosa i xx xxxxxx njegovog rukovodioca.
Kontrola drugog nivoa sprovodi se prema katalogu kontrola koje odobri Grupna funkcija usklađenosti poslovanja. Kontrole drugog nivoa sprovodi Interni kontrolor Društva.
Kada zbog obima i količine transakcija nije moguće izvršiti kontrolu drugog nivoa u odnosu na sve izvršene transakcije, za takvu kontrolu drugog nivoa utvrđuje se reprezentativni uzorak.
Društvo, na osnovu zakonske regulative i svoje procene rizika od mita i korupcije, uz minimalne zahteve određene ovom Politikom, može da uvede i dodatne kontrole. Ovo važi i za kontrole prvog i drugog nivoa.
Da bi se izbegla bilo kakva sumnja, kontrole koje obavljaju interna revizija ili eksterna revizija ne podležu odredbama ove Politike.
5.6 Izražavanje zabrinutosti
U cilju otkrivanja bilo kakvog mogućeg dela mita ili korupcije, bilo kakvog ponašanja koje je u suprotnosti sa zakonima i propisima o borbi protiv mita i korupcije, povrede načela ove Politike ili drugih internih akata , Društvo se oslanja na svoje Zaposlene, klijente, partnere i xxxxx Xxxxx lica xx xxxxxx posluje i podstiče ih da izraze svoju zabrinutost i prijave sumnju u moguće podmićivanje i korupciju, što je pre moguće.
Pored kanala za prijavljivanje Odgovornom licu (telefonska linija, e-mail adresa, fizička adresa), Društvo u ove svrhe obezbeđuje nekoliko sigurnih i bezbednih kanala, u skladu sa Politikom Društva o uzbunjivanju. Ti kanali uključuju:
• telefonsku liniju za uzbunjivača ili direktno usmeno dostavljanje prijave;
• e-mail adresu uzbunjivača za slanje prijave elektronskim putem;
• fizičku adresu uzbunjivača za neposredno dostavljanje prijave ili slanje običnom ili preporučenom pošiljkom.
Dozvoljeno je anonimno uzbunjivanje i jednaka pažnja se poklanja anonimnim prijavama.
Društvo garantuje potpunu poverljivost i zaštitu identiteta uzbunjivača, kao i punu zaštitu od bilo kakve diskriminacije ili odmazde svojih zaposlenih prilikom izražavanja zabrinutosti.
Svaka radnja koja ima za cilj nezakonito otkrivanje identiteta uzbunjivača ili odmazdu prema protiv uzbunjivaču smatra se povredom ove Politike i podleže odgovarajućoj disciplinskoj odgovornosti.
Informacije o dostupnim kanalima za uzbunjivanje stavljaju se na raspolaganje elektronskim putem, objavljivanjem na internet stranici Društva.
Društvo ispituje sve prijave o podmićivanju i korupciji osim u slučaju nedostatka važnih informacija za pokretanje istrage ili xxxx xx primljena uzbuna očigledno lažna.
5.7 Upravljanje informacijama i periodično izveštavanje
Društvo periodično izveštava Grupu o statusu sprovođenja Programa borbe protiv mita i korupcije, kao i o svim događajima koji su relevantni za borbu protiv mita i korupcije (u meri u kojoj je to dozvoljeno lokalnim zakonom). Izveštavanje se sprovodi najmanje na kvartalnom nivou.
Društvo najmanje jednom godišnje izveštava najviše rukovodstvo Društva o statusu lokalnog Programa borbe protiv mita i korupcije.
5.8 Vođenje evidencije
Društvo vodi tačne i potpune evidencije o svim transakcijam u svojim poslovnim knjigama i evidencijama i ne vodi nikakve neobelodanjenje ili nezavedene račune, fondove, sredstva ili transakcije u bilo koju svrhu.
Društvo je u obavezi da poseduje dokaze i evidenciju o svim relevantnim događajima i transakcijama (pokloni, poslovno gostoprimstvo...), procene rizika, dat mišljenja i slično.
Predsednik Odbora direktora
Xxxxxxx Xxxxxx