⮚ Vrste terenskih provjera:
On-the-spot checks – terenska provjera ugovora
⮚ Vrste terenskih provjera:
⮚Monitoring OtSc – cilj je nadzirati provedbu ugovora i osiguravanje održivosti – provodi PM
⮚Verification OtSc – provodi je PIU/SPO i odnosi se na tehničku provjeru
⮚Supervisory OtSc – provodi je PM i svrha je na uzorku provjeriti da je PIU/SPO odradio tehničku provjeru u skladu s ugovorom – nadzor funkcionalnosti sustava i provedbe ugovora
⮚ Ove vrste OtSc-a su važeće za ugovore x xxxxxx:
⮚ Roba
⮚ Usluga
⮚ Radova, te za
⮚ Bespovratna sredstva
Za instrument Twinninga se ne koriste
OtSc-ovi se provode na temelju Godišnjeg OtS plana
⮚ Ulaze projekti prema kriterijima odabira propisanim Priručnikom (Manual)
Godišnji OtSc plan pripremaju Voditelji odjela u Uredu za pripremu i provedbu projekata
⮚ tijekom studenog mjeseca tekuće godine, za iduću godinu
⮚ odobrava ga ravnateljica SAFU-a najkasnije do
31. prosinca tekuće godine, za iduću godinu
⮚ Izvještaj o izvršenju Godišnjeg OtSc plana i ažuriranje plana priprema se:
⮚ tijekom svibnja tekuće godine za idućih 6 mjeseci
⮚ pripremaju ga Voditelji odjela u Uredu za pripremu i provedbu projekata
⮚ ažurirani Godišnji OtSc plan odobrava ravnateljica SAFU-a
⮚ nije obavezan
⮚ vremenski okvir:
⮚ tijekom provedbe
⮚ nakon završetka provedbe
⮚ nakon završetka trajanja ugovora
⮚ provjeriti da li se implementacija odvija pravovremeno i bez problema
⮚ suočiti se s problemima i pogreškama koje mogu ugroziti uspješnu implementaciju
⮚ provjeriti kompetencije SPO/PIU/Krajnjeg korisnika, te ugovaratelja u administriranju i upravljanju projektom
⮚ identificirati moguće rizike i dodatne potrebe u upravljanju projektom koje bi zahtijevale pripremu izmjene ugovora (Addendum)
Ciljevi nakon završetka provedbe
⮚ provjeriti da li se „outputi‟ koriste u skladu sa svrhom projekta, odnosno da (li) je osigurana održivost
⮚ provjeriti da li se ugovor propisno izvršava
⮚ provjeriti da li se izvršavaju usluge “after- salesa”, xxxx xx predviđeno ugovorom
Ciljevi nakon završetka trajanja ugovora
(execution period)
⮚ provjeriti da li se „outputi‟ koriste u skladu sa svrhom projekta, odnosno da (li) je osigurana održivost
⮚ provjeriti da xx xx ugovor u potpunosti izvršen
⮚ provjeriti da li se izvršavaju usluge “after- salesa”, xxxx xx predviđeno ugovorom
U godišnji plan uvrštavaju se na temelju;
⮚ Kriteriji odabira:
⮚Složeniji projekti
⮚Trajanje projekta
⮚Prema stupnju rizika (PIU risk assessment)
⮚Broj lokacija
⮚Otvorena pitanja identificirana tijekom mjesečnih PIU sastanaka
⮚ Dodatni kriteriji za Monitoring OtSc nakon provedbe i/ili nakon završetka trajanja ugovora:
⮚ Više od 5 prijavljenih kvarova po lokaciji
⮚ Više od 10 prijavljenih kvarova xx xxxxxx Korisnika
⮚ Visok iznos i puno “after-sales” usluga (više od 20% vrijednosti ugovora)
⮚ OtSc-ovi provedeni tijekom prošle i tekuće godine
⮚ Nepravilnosti uočene tijekom prethodnih OtSc-ova
⮚ Provodi ih voditelj projekta iz SAFU-a
⮚ Koristi se check-lista iz Annexa 2a
⮚ Točni koraci su opisani u Annexu 7a POG-a (Execution of on-the-spot checks - supply contracts); obavijestiti direktora Tenderinga, dogovoriti s korisnikom, pozvati ugovaratelja (ako je potrebno), obaviti OtSc, ispuniti check- listu...
⮚ Obavezan
⮚ vremenski okvir:
⮚ provodi se prije izdavanja Provisional Acceptance Certificate-a (Privremeni prihvat robe)
⮚ provjeriti da xx xx odredbe ugovora provedene na zadovoljavajući način vremenski, kvalitativno i kvantitativno
⮚ provjeriti da xx xx odredbe ugovora provedene na zadovoljavajući način vremenski, kvalitativno i kvantitativno
⮚ obavezni su za sve ugovore o xxxxxx xxxx, potrebno je provjeriti sve iteme, na svim lokacijama
⮚ provodi ga SPO/PIU, u roku od 5 xxxx od primljenog zahtjeva za PAC (poslanog od SAFU-a)
⮚ Koristi se odgovarajuća check-lista iz PIU Manuala
⮚ po izvršenju, SAFU se u roku od 7 xxxx (od zahtjeva) podnosi ili potpisani PAC (3 primjerka) ili izvještaj zašto PAC nije moguće potpisati
⮚ Provodi se prije izdavanja Provisional Acceptance Certificate-a (Privremeni prihvat robe)
⮚ Utvrditi ispravnost verifikacijskog OtSc-a
⮚ Utvrditi opravdanost SPO-ovog potpisa PAC-a, provjerom:
⮚Prisutnosti proizvoda, isporuke roba i usluga (trening, testiranje, instalacija...) za koje je zatraženo izdavanje PAC-a
⮚Zahtjeva „Eligibility-a‟, tj. usporedbom podnesenih dokumenata (Certificate of Origin, PAC, Contract/Addenda) s isporučenom opremom
⮚Kvalitete i količine isporučene opreme, prema ugovoru
⮚Poštivanja odredbi „Visibility‟-a
⮚ Provodi se za sve ugovore, ali ne za sve lokacije:
• do 10 lokacija – sve lokacije
• između 10 i 20 lokacija – 50% lokacija
• između 20 i 40 lokacija - 30% lokacija
• između 40 i 100 lokacija – 20% lokacija
• između 100 i 200 lokacija – 15% lokacija
⮚ Provodi ga Voditelj projekta iz SAFU i kolega iz Xxxxx za osiguranje kvalitete dokumenata
⮚ Koristi se kontrolna lista iz Annexa 2b
⮚ Oprema se fotografira i fotografije se prilažu kontrolnoj listi
⮚ Točni koraci su opisani u Annexu 7a POG-a (Execution of on-the-spot checks - supply contracts); proslijediti zahtjev ugovaratelja za PAC-om SPO/PIU-u, prihvat potpisanog PAC-a ili izvješća, odabir lokacija, itd...
⮚ Novi Priručnik (Manual) je u izradi
⮚ Praksa ostaje ista samo xx xxxx svaki korak detaljno opisan
⮚ Sadržavat će posebno poglavlje o provedbi
ugovora (Contract management) a obuhvaćat će OtSc poglavlje koje xxxx postoji posebno
⮚ Nema većih izmjena u proceduri OtSc-a, napravljene su manje dopune i poboljšanja zbog jasnoće:
⮚ Detaljnije opisana procedura potpisivanja PAC-a
⮚ Opisana procedura kontrole Certificate of Origin
⮚ Definirana procedura izbora lokacija kod supervisory OtSc-a za supply kada ugovor ima više od 10 lokacija isporuke:
⮚ Rangira se prema količini i vrijednosti opreme
⮚Ako je na svima isto, odlazi se proizvoljno
⮚ Pojašnjeno da je zahtjev za PAC-om preduvjet za supervisory OtSc
⮚ Objašnjen redoslijed i procedura potpisa kontrolnih lista s OtSc-ova
⮚ Definirano da se ne može izdati PAC dok svi potpisi na kontrolnoj listi nisu na svom mjestu: VP, QAO, voditelj odjela, direktor
▪ Sve te procedure detaljno opisane u POG-u
Xxxxx Xxxxxx
Savjetnik u Xxxxxx XX, Ured za osiguranje kvalitete
dokumenata xxxxx.xxxxxx@xxxx.xx
Zahvaljujemo na pažnji!