Financijski aspekti provedbe projekata

Ključna aktivnost 2 -

Strateška partnerstva

isključivo između škola

Xxxxx Xxxx Xxxxx

16. rujna 2016.

Sadržaj

1. Sporazum:

• Posebni uvjeti

• Opći uvjeti

• Prilog II. Predviđeni proračun

• Prilog III. Financijska i ugovorna pravila

• Prilog IV. Primjenjive stope

2. Kontrole koje poduzima Agencija i dokazna dokumentacija

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

pozitivno pravnih propisa Republike Hrvatske koji se primjenjuju na njih. Agencija xx xxxx smatrati odgovornom za bilo kakvu štetu nastalu korisnicima ili uzrokovanu xx xxxxxx korisnika, uključujući i štetu nanesenu trećim osobama, a xxxx xx xxxxxxx xxx posljedica ili tijekom povjerenih poslova i aktivnosti, provedba kojih se financira iz sredstava Europske unije namijenjenih bespovratnoj potpori.“

Sporazum

I.2. Stupanje sporazuma na snagu i trajanje

- Prihvatljiv period

I.3.1. Najveći iznos i oblik bespovratnih sredstava

u obliku jediničnih doprinosa i naknada za stvarno nastale, prihvatljive troškove, u skladu sa sljedećim odredbama:

a) prihvatljivi troškovi, xxxx xx navedeno u Prilogu III;

b) predviđeni proračun, xxxx xx navedeno u Prilogu II;

c) financijska pravila xxxx xx navedeno u Prilogu III.

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Sporazum

I.3.3 Proračunske preraspodjele bez izmjena Sporazuma

a) Do 20% sredstva namijenjenih Upravljanju i provedbi projekta, Transnacionalnim projektnim sastancima, Aktivnostima učenja/podučavanja/osposobljavanja te Izvanrednim troškovima može se transferirati na bilo koju drugu proračunsku kategoriju izuzev proračunskih kategorija Upravljanje i provedba projekta te Izvanredni troškovi.

b) Svaka preraspodjela unutar proračuna može rezultirati povećanjem od najviše 20%

iznosa dodijeljenog određenoj proračunskoj kategoriji xxxx xx navedeno u Prilogu II.

c) Dopušteno je preraspodjela sredstva dodijeljena bilo kojoj proračunskoj kategoriji na kategoriju Potpora za posebne potrebe, čak i ako prvotno nisu dodijeljena sredstva za potporu za posebne potrebe, xxxx xx navedeno u Prilogu II. U xxx slučaju ne primjenjuje se najveće povećanje od 20% za proračunsku kategoriju Posebne potrebe.

d) Iznimno xx xxxxx (a) ovoga članka, korisniku je dopušteno preraspodijeliti sredstva na stavku Izvanredni troškovi sa svih proračunskih kategorija osim stavke Potpora za posebne potrebe, a u svrhu doprinosa troškovima financijskog jamstva, ako to zahtijeva NA sukladno članku I.4.2, te čak i ako nisu dodijeljena sredstva za Izvanredne troškove kao što je navedeno u Prilogu II. U xxx slučaju, ne primjenjuje se najveće povećanje od 20% za proračunsku kategoriju Izvanredni troškovi.

Sporazum - Isplate

Dinamika isplata

Projekti u trajanju:

A) do 2 godine 80% prvi predujam, 20% završna isplata

B) dulje od 2 godine 40% prvi predujam, 40% međuplaćanje, 20% završna

isplata

- osigurati likvidnost korisnika radi početka provedbe aktivnosti

- u roku od 30 xxxx od stupanja Sporazuma na snagu u kunskoj

protuvrijednosti prema kupovnom tečaju poslovne banke NA

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Sporazum - Isplate

I.4.3 Privremena izvješća i daljnje isplate predujmova

Predviđena je daljnja isplata predujma za projekte u trajanju dulje od 2

godine. Korisnik će do datuma koji odredi NA, izraditi privremeno izvješće o provedbi Projekta koje pokriva razdoblje od početka provedbe Projekta do datuma koji je naveden u članku I.2.2.

Ukoliko je:

– Korisnik je iskoristio najmanje 70% iznosa prvog predujma, privremeno izvješće smatrat će se zahtjevom za isplatu preostalog iznosa predujma koji predstavlja 40% ukupnog najvećeg iznosa navedenog u članku I.3.1.

– Korisnik je iskoristio manje od 70% prethodnog predujma za pokrivanje troškova Projekta, korisnik je obvezan predati dodatno privremeno izvješće nakon što je iskorišteno najmanje 70% iznosa prvog predujma.

Sporazum

I.4.4 Završno izvješće i zahtjev za isplatu preostalog iznosa

Završno izvješće se smatra zahtjevom korisnika za isplatom preostalog iznosa financijske potpore.

U roku od 60 xxxx xxxxx krajnjeg datuma Projekta navedenog u članku I.2.2.

A) Korisnik partner

Xxxxxxxx xx xxxxx dostaviti svoj prilog za pripremu završnog izvješća o provedbi dijela projekta za koji je odgovoran.

B) Korisnik koordinator

Koordinator xx xxxxx ispuniti sveobuhvatno završno izvješće o provedbi Projekta, uključujući aktivnosti koje su provele partnerske organizacije koje su sudjelovale u Projektu te sve rezultate Projekta objaviti na Diseminacijskoj platformi.

I.4.5. Isplata preostalog iznosa

- ima za svrhu nadoknaditi ili pokriti preostali iznos prihvatljivih troškova

- vrši se nakon odobrenja zahtjeva za isplatu preostalog iznosa i popratnih

dokumenata

- mogućnost povrata sredstava u slučaju da ukupni iznos ranijih isplata premašuje konačni iznos bespovratnih sredstava

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Sporazum - Isplate

I.4.9 Preračunavanje troškova nastalih u drugoj valuti u euro

- svako preračunavanje troškova nastalih u drugoj valuti u euro izvršit će se prema mjesečnom tečaju koji je utvrdila Europska komisija i objavila na svojoj mrežnoj stranici:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx_xxxxxx/xxxx_xxxxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx_

en.cfm ,

a koji se primjenjuje na xxx xxxx je zadnja od dviju stranaka potpisala sporazum

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Sporazum

I.6.1 Nadzornik podataka

- Subjekt koji ima ulogu nadzornika podataka u skladu s člankom I.7. jest:

Agencija za mobilnost i programe Europske unije

Korisnik xx xxxxx

Sporazum – Aktivnosti učenja, podučavanja, osposobljavanja

•

Ili doznačiti financijsku potporu za proračunske kategorije putovanje/

pojedinačna potpora u potpunosti sudionicima transnacionalnih aktivnosti učenja/podučavanja/osposobljavanja, primjenjujući stope jediničnih doprinosa xxxx xx navedeno u Privitku IV.

•

Ili pružiti potporu proračunske kategorije putovanje/pojedinačna potpora

sudionicima u transnacionalnim aktivnostima

učenja/podučavanja/osposobljavanja u obliku osiguranja usluge

putovanja/životnih troškova. U xxx slučaju, korisnici su dužni osigurati zadovoljenje potrebnih standarda kvalitete i sigurnosti kod pružanja potpore za uslugu putovanja, životnih troškova i jezične potpore.

•

Korisnici mogu kombinirati dvije opcije navedene u prethodnim stavcima

ako osiguraju pošteno i jednako postupanje prema svim sudionicima. U xxx slučaju uvjeti koji se primjenjuju na svaku opciju primjenjuju se i na proračunske kategorije na koje se dotična opcija odnosi.

Sporazum

ČLANAK 1.13. Suglasnost roditelja/skrbnika

Korisnik xx xxxxx pribaviti suglasnost roditelja/skrbnika za maloljetne sudionike prije njihova sudjelovanja u bilo kojoj aktivnosti mobilnosti

Paušalni jedinični trošak

Proračunske kategorije

⮚ Upravljanje i provedba projekta

⮚ Transnacionalni projektni sastanci

⮚ Aktivnosti učenja, podučavanja i osposobljavanja

Udio prihvatljivih stvarnih

troškova

⮚ Izvanredni troškovi

⮚ Potpora za posebne potrebe

Financijska i ugovorna pravila

Formalna prihvatljivost troškova:

A . Formalna prihvatljivost aktivnosti:

✓ aktivnosti u skladu s Vodičem kroz program Erasmus+

✓ minimalno trajanje aktivnosti ne uključuje vrijeme provedeno na putu

B. Formalna prihvatljivost troškova:

✓ aktivnosti za koje su sredstva dodijeljena/prema Prilogu II.

✓ transferi – prema čl. I.3.3 Posebnih uvjeta

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Upravljanje i provedba projekta

Ovom proračunskom kategorijom obuhvaćene su sve aktivnosti (troškovi) koji doprinose provedbi projekta.

Primjerice: organizacija transnacionalnog sastanka, lokalne projektne aktivnosti,

diseminacijske aktivnosti, potpora ostalim ugovorenim aktivnostima.

Uvjet za ostvarivanje prava na financijsku potporu:

provedba aktivnosti i stvaranje rezultata pokrivenih ovom proračunskom kategorijom

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Upravljanje i provedba projekta

Način obračuna:

ukupan broj mjeseci trajanja x jedinični doprinos

Dokazna dokumentacija:

• opis aktivnosti i rezultata u završnom izvješću

• rezultati postavljeni na Platformu projektnih rezultata (Diseminacijska platforma)

• rezultati trebaju biti dostupni za provjere i reviziju

Transnacionalni projektni sastanci

Uvjet za ostvarivanje prava na financijsku potporu:

• sudjelovanje sudionika na transnacionalnom sastanku i ostvareno putovanje navedeno u izvješću

Način obračuna:

ukupan broj sudionika x jedinični doprinos

Transnacionalni projektni sastanci

Dokazna dokumentacija:

• izjava potpisana xx xxxxxx organizacije primateljice s navedenim imenom sudionika, svrhom aktivnosti kao i datumom početka i završetka aktivnosti

• putne karte na xxxxxx xx navedeno mjesto polaska i mjesto dolaska u slučaju da je mjesto polazišta nije mjesto sjedišta organizacije primateljice/pošiljateljice što rezultira promjenom putne udaljenosti

• detaljan program rada i dokumenti korišteni tijekom sastanka

Korisnik xxxx biti u mogućnosti dokazati formalnu povezanost s osobama koje

sudjeluju u transnacionalnim sastancima

Način obračuna:

Aktivnosti učenja, podučavanja i

osposobljavanja

Putovanje:

broj sudionika x jedinični doprinos koji se primjenjuje na putnu udaljenost za putovanje

Pojedinačna potpora:

xxxx xxxx po sudioniku, uključujući osobe u pratnji za razdoblje do 60 xxxx x dnevni jedinični doprinos

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Aktivnosti učenja, podučavanja i

osposobljavanja

• ako je sporazumom odobreno , korisnik može dodati 2 xxxx za put xxxxx xxx u polasku, xxxxx xxx u odlasku xxxx xx se uzeti u obzir prilikom obračuna pojedinačne potpore

• korisnici moraju biti u stanju dokazati formalnu povezanost s osobama koje sudjeluju u transnacionalnim aktivnostima učenja, podučavanja i osposobljavanja kao osoblje ili kao učenici

• Potpora za sudionike u aktivnostima koje se provode u njihovoj državi prihvatljiva je u okviru ove proračunske kategorije, pod uvjetom da dotične aktivnosti uključuju sudionike iz organizacija korisnika iz najmanje dviju različitih programskih zemalja te da je udaljenost od mjesta polaska i odredišta najmanje 100 km prema kalkulatoru udaljenosti dostupnom na internetu.

Dokazna dokumentacija:

Aktivnosti učenja, podučavanja i

osposobljavanja

Putovanje

• izjava potpisane xx xxxxxx organizacije primatelja s navedenim imenom sudionika, adresa e-pošte sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i završetka aktivnosti

• putne karte na xxxxxx xx navedeno mjesto polaska i mjesto dolaska – u slučaju da je mjesto boravišta sudionika i/ili putovanja mjesto koje nije mjesto gdje se nalazi organizacija primatelj što rezultira promjenom putne udaljenosti

Aktivnosti učenja, podučavanja i

osposobljavanja

Dokazna dokumentacija

Pojedinačna potpora

• izjava potpisana xx xxxxxx organizacije primatelja, s navedenim imenom

sudionika, svrhom aktivnosti u inozemstvu kao i datumom početka i

završetka aktivnosti

Potpora za posebne potrebe

Način obračuna:

financijska xxxxxxx xx naknada od 100% iznosa za stvarno nastale formalno prihvatljive troškove

Formalno prihvatljivi troškovi:

troškovi koji su izravno povezani sa sudionicima s invaliditetom i

osobama u pratnji na boravku dužem od 60 xxxx, a koji predstavljaju dodatne troškove uz one koji se financiraju iz jediničnog doprinosa, xxxx xx navedeno u odjeljku I. Priloga III.

Dokazna dokumentacija:

računi za stvarno nastale troškove s imenom i adresom tijela koje je izdalo račun, iznosom i valutom te datumom računa

Izvanredni troškovi

Način obračuna:

Nadoknada 75% stvarno nastalih prihvatljivih troškova uz najviši iznos od € 50.000 po projektu, izuzimajući trošak financijskog jamstva ako Sporazum zahtijeva isto, kao i 80% prihvatljivih troškova za visoke troškove putovanja sudionika iz najudaljenijih regija i prekomorskih zemalja i teritorija.

Za izvanredne troškove koordinator je obvezan dostaviti dokaznu dokumentaciju u fazi završnog izvješća.

Izvanredni troškovi

• Podugovaranje te nabava robe i usluga, pod uvjetom da je korisnik za podugovaranje podnio zahtjev, a NA isto odobrila sukladno Prilogu II.

• Xxxxxxxx u vezi s amortizacijom opreme i druge imovine (nove ili rabljene) xxxx xx evidentirano u računovodstvenim izvješćima

Oprema ne može uključivati:

- uobičajenu uredsku opremu (kao što su osobna računala, prijenosna računala, projektori, itd.)

- opremu koju korisnik koristi u svojim uobičajenim aktivnostima (kao što je oprema za nastavu iz informatike ili u svrhe usavršavanja koje čine dio uobičajenog kurikuluma).

• Troškovi putovanja za sudionike iz najudaljenijih regija i prekomorskih zemalja

Izvanredni troškovi

• U slučaju kupnje, xxxxx ili zakupa opreme može se potraživati samo iznos koji odgovara udjelu vremena tijekom kojeg je oprema korištena za projekt. Trošak koji se odnosi na amortizaciju opreme ili druge imovine (nove i rabljene) obračunava se pozivanjem na trošak evidentiran u poslovnim knjigama korisnika pod uvjetom da je imovina kupljena u skladu s člankom

II.10 i da je otpisana u skladu s međunarodnim računovodstvenim

standardima te uobičajenom računovodstvenom praksom korisnika.

• Ista vrsta xxxxxx ne može se istovremeno potraživati i pod stavkama

financijske potpore temeljenim na paušalnim jediničnim doprinosima te pod stavkama financijske potpore temeljenim na stvarnim nastalim troškovima.

• Podugovaranje:

Izvanredni troškovi – dokazna

dokumentacija

– računi za stvarno nastale troškove s navedenim imenom i adresom

tijela koje izdaje račun, iznosom i valutom te datumom računa

• Troškovi amortizacije:

– dokaz x xxxxxx, najmu ili zakupu opreme, xxxx xx evidentirano u računovodstvenim izvješćima korisnika, čime se dokazuje da ti troškovi odgovaraju razdoblju navedenom u članku I.2.2., a može se uzeti u obzir xxxxx stvarne upotrebe u svrhe provedbe Projekta.

• U slučaju troškova putovanja sudionika iz najudaljenijih regija i prekomorskih zemalja i teritorija, dokaz o uplati povezanih troškova na

temelju računa u kojima se navodi ime i adresa tijela koje je izdalo račun, iznos i valuta te datum računa.

Neprihvatljivi troškovi

• Povrat od kapitala i dividendi koje isplaćuje korisnik

• Dug i troškovi koji proizlaze iz dužničkih obveza

• Rezervacije za gubitke ili dugove

• Xxxxxx po dugu

• Nenaplativi dugovi

• Negativne tečajne razlike

• Troškovi prijenosa sredstava Komisije koje naplaćuje banka korisnika

Neprihvatljivi troškovi

• Troškovi koje je korisnik prijavio u okviru nekog drugog djelovanja za kojeg su dodijeljena bespovratna sredstva iz proračuna Unije

• Doprinosi u naravi xx xxxxxx treće osobe

• Prekomjerni i nepotrebni izdaci

• Odbitni PDV

Suspenzija plaćanja

• Komisija/Nacionalna Agencija ima pravo, u bilo kojem trenutku tijekom provedbe Sporazuma, suspendirati plaćanje pretfinanciranja ili isplatu preostalog iznosa za sve korisnike:

▪ ako ima dokaze da je korisnik počinio znatne pogreške, nepravilnosti ili prijevaru u postupku dodjele ili tijekom provedbe Sporazuma

▪ ako korisnik ne ispunjava svoje obveze u postupku dodjele ili tijekom provedbe Sporazuma

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Smanjenje iznosa bespovratnih sredstava

• NA može utvrditi lošu, djelomičnu ili zakašnjelu provedbu Projekta na osnovi završnog izvješća i rezultata postavljenog na platformu rezultata

• Smanjenje iznosa bespovratnih sredstava koje se temelji na lošoj, djelomičnoj ili zakašnjeloj provedbi može se primijeniti na ukupan konačan iznos prihvatljivih troškova i može iznositi:

- 25% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 40 bodova i s manje od 50 bodova

- 50% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 25 bodova i s manje od 40 bodova

- 75% ako je završno izvješće ocijenjeno s manje od 25 bodova

Praćenje i vrednovanje projekta

• korisnici pristaju sudjelovati i doprinositi aktivnostima praćenja i vrednovanja

koje organiziraju NA i XX xxx i xxxx xxxxx xxxxx ili tijelo koje su ovlastile

• korisnici su obvezni omogućiti NA, XX xxx i bilo kojoj osobi ili tijelu koje one ovlaste, puno pravo pristupa svim dokumentima koji se odnose na provedbu Projekta i njegove rezultate

• pravo pristupa mora biti omogućeno u razdoblju od pet xxxxxx nakon datuma isplate preostalog iznosa financijske potpore ili povrata iste xx xxxxxx korisnika

1. Provjera završnog izvješća

Kontrole:

2. Provjera dodatne dokumentacije u uredu

3. Provjera na licu mjesta za vrijeme trajanja projekta

4. Provjera na licu mjesta po završetku projekta

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Provjera završnog izvješća

• po završetku projekta, prije završne isplate

• 100% svih projekata

• svrha: utvrditi konačan iznos financijske potpore na koju korisnik ima pravo

• → validacija i plaćanje moraju se napraviti unutar 60 xxxx od xxxx zaprimanja završnog izvješća

▪ formalna prihvatljivost izvješća (poštivanje roka za predaju, ispravan

obrazac, potpunost podataka, potpisnik, način predaje)

▪ evaluacija sadržajnog dijela izvješća (kvaliteta i kvantiteta aktivnosti)

▪ evaluacija financijskog dijela izvješća (provjera nastalih troškova)

Provjera dodatne dokumentacije u uredu

• za vrijeme ili nakon analize završnog izvješća, a prije završne isplate

• Podrazumijeva provjeru dodatne dokumentacije:

▪ dokazi o aktivnostima temeljem kojih su izračunati jedinični iznosi proračuna (unit costs) – potvrda o sudjelovanju na aktivnosti

▪ dokaz o aktivnostima temeljem kojih su određeni stvarni iznosi (real cost) – npr. račun za posebne potrebe ili izvanredne troškove popraćen s bankovnim izvodom

• provjera se radi temeljem originalnih dokumenata koje korisnici poštom šalju Agenciji

• korisnici se za tu provjeru xxxxxx metodom slučajnog odabira ili u slučaju procjene rizika

Provjera na licu mjesta za vrijeme trajanja

aktivnosti

• Provjera se izvršava u prostorijama korisnika ili na aktivnosti

• Provjera prije faze podnošenja ZI, a za vrijeme trajanja same aktivnosti projekta

• Provjera kvalitete i formalnih uvjeta

• Korisnici se za provjeru xxxxxx metodom slučajnog odabira i procjenom rizika

• Djelatnici Agencije provjeravaju dokaznu dokumentaciju za odobrene stavke budžeta prema Općim uvjetima sporazuma, članak II.27. i Upitniku za nadzor korisnika tijekom provedbe aktivnosti (tabela praćenja troškova, potvrde plaćanja nastalih troškova, izvještaj evidentiranja troškova na projektu izlistan iz računovodstvenog sustava korisnika,...)

Provjera na licu mjesta nakon aktivnosti

• Provjera se izvršava po završetku projekta i nakon provjere završnog izvješća

• Djelatnici Agencije provjeravaju dokaznu dokumentaciju za odobrene stavke budžeta prema:

⮚ Općim uvjetima sporazuma, članak II.27. i

⮚ Upitniku za nadzor korisnika tijekom provedbe aktivnosti

Analiziramo:

- pomoćne excel tablice za praćenja troškova

- potvrde plaćanja nastalih troškova

- izvještaj evidentiranja troškova na projektu izlistan iz računovodstvenog sustava

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su se svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati pozitivnih pravnih propisa Republike Hrvatske koji se primjenjuju na njih.

Agencija xx xxxx smatrati odgovornom za bilo kakvu štetu nastalu korisnicima ili uzrokovanu xx xxxxxx korisnika, uključujući i štetu nanesenu trećim osobama, a xxxx xx xxxxxxx xxx posljedica ili tijekom povjerenih poslova i aktivnosti, provedba kojih se financira iz sredstava Europske unije namijenjenih bespovratnoj potpori.“

Hvala na pozornosti!

„Agencija za mobilnost i programe Europske unije naglašava kako su svi korisnici koji provode projekte koji se financiraju iz sredstava proračuna Europske unije dužni pridržavati se

Document Metadata

Table of Contents

Financijski aspekti provedbe projekata

Document Metadata