ELEKTRONSKO PRAĆENJE DOKUMENATA U FAZI ANALIZE UGOVORA PRIMENOM INTERNET TEHNOLOGIJA

ELEKTRONSKO PRAĆENJE DOKUMENATA U FAZI ANALIZE UGOVORA PRIMENOM INTERNET TEHNOLOGIJA

Toma xx Xxxxx, XXX-Xxxxxxxx, Novi Sad, Narodnog fronta 12, e-mail: janos.t@ mail.nis-naftagas.co.xx

Xxxxxxxx Xxxxxxx, NIS-Xxxxxxxx, Xxxx Xxx, Xxxxxxxx xxxxxx 00, e-mail: xxxxxxxx.x@xxxx.xxx-xxxxxxxx.xx.xx

Sažetak: U xxxx xx prikazan jedan način upravljanja dokumentima u elektronskom obliku u procesu praćenja dokumentacije tokom faze analize pri ugovaranju. Ukratko je prikazano i web bazirano rešenje, webUGOVOR servis, u kojem je primenjen navedeni koncept, kao i kratak prikaz funkcionalne strukture ovog servisa sa aspekta korisnika.

Ključne reči: 1. internet tehnologije; 2. mrežni/internet servisi; 3. upravljanje elektronskim dokumentima.

ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT DURING CONTRACT ANALYSIS PROCESS BASED ON INTERNET TECHNOLOGY

Abstract: One approach to the electronic document management in the contract analysis process is presented in this paper. A web based solution details and the implemented technologies are also presented, as well as the functional structure of the webUGOVOR service from the user’s point of view.

Key words: 1. internet technology; 2. network/internet services; 3.electronic document management.

1. UVOD

Ugovori, koje NIS-Naftagas zaključuje sa ponuđačima roba i usluga, od iniciranja pa do potpisivanja prolaze kroz više faza, gde inicijalna forma svakog ugovora može biti dobijena od ponuđača ili sačinjena u NIS-Naftagas. Ovakav dokument prolazi proces kontrole i stavljanja primedbi na sadržaj istog xx xxxxxx zaduženih lica iz komercijalne, finansijske, pravne funkcije itd. Eventualne primedbe se objedinjuju u komercijalnoj funkciji i idu na ponovnu kontrolu zaduženih lica. Uz ugovore pojavljuju se i prateći dokumenti xxxx xxxx može biti značajan. Pošto svi ugovori i prateća dokumentacija u ovoj fazi uglavnom cirkulišu u papirnom obliku, jasno je kakav je to bespotreban utrošak rada, vremena za fotokopiranje i papira itd., a da se ne govori o problemima vezanim za neadekvatne verzije dokumenata i sporost procesa analize ugovorne dokumentacije.

Upravo zbog navedenih problema je odlučeno da se upravljanje dokumentima u procesu analize ugovora reši izradom aplikativnog rešenja u obliku web servisa. Ciljevi koji su postavljeni u okviru projektnog zadatka obuhvataju: smanjenje vremena trajanja faze kontrole i stavljanja primedbi na sadržaj ugovora xx xxxxxx zaduženih lica, smanjenje utroška papira i eliminisanje mogućnosti postojanja različitih verzija istog dokumenta, a sve to na jednostavan, efikasan i brz način.

2. KONCEPT REŠENJA

Koncept rešenja obuhvata dva segmenta:

1. tehničko rešenje za upravljanje dokumentima korišćenjem web tehnologija

2. organizaciono rešenje vezano za odgovornost pojedinih subjekata koji učestvuju u procesu.

pri čemu je aplikativno rešenje koje je prikazano u ovom radu u organizacionom smislu zasnovano na:

- oslanjanju na globalni koncept korišćenja informacionih servisa u NIS-Naftagas [1]

- koncept orijentacije korišćenja informacionih tehnologija ka korisniku i odgovornosti korisnika za podatke

a u tehnološkom smislu zasnovano na:

- korišćenju “content management”-a [2]

- korišćenju WEB servisa.

Shodno navedenom, koncept rešenja podrazumeva da se dokumentacija xxxx centralizovano u elektronskom obliku. Za ovaj posao su zaduženi administratori servisa. Od zaduženih xxxx xxxx učestvuju u procesu analize tokom procesa ugovaranja svako lice ima mogućnost da pristupi preko INTRANETA

preduzeća ugovoru i pratećoj dokumentaciji u elektronskom obliku, pri čemu im je na raspolaganju opcija stavljanja primedbi kroz web interfejs.

Administratori ovog servisa obezbeđuju sve potrebne dokumente i podatke vezane za ugovore, a takođe su zaduženi i za usaglašavanje stavljenih primedbi i definisanje verzija ugovora i prateće dokumentacije. Na ovaj način se obezbeđuje ispravnost verzije ugovora xxxx xx stavljena zaduženim licima na uvid.

Predloženi koncept i rešenje su primenljivi u uslovima distribuiranog informacionog sistema NIS- Naftagas, što podrazumeva višekorisnički pristup podacima preko web stranice koja svoj promenljivi sadržaj crpi iz xxxx podataka u koju su smešteni svi podaci u okviru ovog aplikativnog rešenja.

3. PRIKAZ APLIKATIVNOG REŠENJA

Platforma xxxx xx korišćena za izradu ovog servisa zasniva se na LAMP tehnologiji. Ova tehnologija podrazumeva Linux operativni sistem, Apache Web server sa PHP modulom i MySQL softver za upravljanje bazama podataka.

Na strani administratora se koristi, osim standardne opreme za računarom podržano radno mesto sa pristupom INTRANETU preduzeća xxxx xx dovoljna kod drugih klijenata, i dodatna hardversko-softverska oprema, koja obuhvata skener i programsku podršku za kreiranje dokumenata u elektronskom obliku pogodnom za korišćenje na INTRANETU preduzeća.

3.1. Model podataka

Aplikativno rešenje koristi model podataka prikazan na Slici 1. Pravila koja slede iz predloženog modela podataka su sledeća:

- centralno mesto ovog servisa predstavljaju ugovori

- ne može se uneti ugovor ako se ne unese komitent xx xxxx se odnosi

- prateća dokumentacija se može uneti i vezati za postojeći ugovor iz evidencije ugovora

- vrsta prateće dokumentacije xxxx biti uneta u šifarnik dokumenata

- primedbe se mogu uneti samo za postojeći ugovor iz evidencije ugovora

- primedbe može unositi autorizovani korisnik koji se nalazi u evidenciji korisnika u koju ga je uneo administrator servisa.

Slika 1. Model podataka webUGOVOR servisa

3.1. Zaštita podataka

Budući da se radi o dokumentima koji su na raspolaganju užem krugu korisnika zaštita se zasniva na sledećem:

- autentikacija korisnika (servis može koristiti samo korisnik xxxx xx administrator servisa prethodno registrovao)

- po završetku procesa autentikacije i autorizacije korisnik radi u personalizovanom korisničkom okruženju, u smislu da su mu na raspolaganju samo opcije za koje je autorizovan (npr. korisnik koji ima pristup sistemu, a nije administrator, ima na raspolaganju samo opcije za pregledanje dokumentacije i stavljanje primedbi)

- administrator servisa ima na raspolaganju sve opcije servisa

- po potrebi se ograničava pristup servisu i na osnovu IP adrese klijentskih računara ili nekog drugog kriterijuma.

4. PRIKAZ REŠENJA SA ASPEKTA KORISNIKA

Korisniku webUGOVOR servisa stoji na raspolaganju više programskih segmenata, koje su u korisničkom okruženju implementirane kao stavke glavnog menija (Slika 2.), i to:

• Akcije, vezane za trenutno prijavljenog korisnika (promena lozinke i kraj sesije)

• Pregledi i primedbe, koji obuhvataju osnovnu ulogu ovog servisa vezanu za analizu ugovora

NAPOMENA: Ovde je prikazano korisničko okruženje koje vidi korisnik servisa. Administrator ima drugačije, mnogo složenije korisničko okruženje.

Slika 2. Osnovne funkcije webUGOVORI servisa

4.1. Osnovne stavke glavnog menija webUGOVOR servisa

Korisničko okruženje webUGOVOR servisa obuhvata opcije koje su dostupne trenutno prijavljenom korisniku sistema (Slika 3.), gde su korisniku na raspolaganju xxxxx opcija: Akcije i Pregledi i primedbe.

Slika 3. Izgled korisničkog okruženja pri radu sa opcijom za Pregled i primedbe na unete ugovore

4.2. Pregled opcija webUGOVOR servisa

Akcije obuhvataju opcije vezane za aktivnosti kojima se obezbeđuje privatnost upotrebe servisa: promena lozinke i kraj sesije.

Promena lozinke je opcija kojom korisnik može da promeni svoju lozinku u slučaju potrebe. Budući da se korisnik xxxx predstaviti na početku xxxx xx webUGOVOR servisom, od njega se pri promeni lozinke traži samo da dva puta unese željenu novu lozinku.

Kraj sesije je opcija kojom se nakon rada onemogućava dalje korišćenje servisa.

Pregledi i primedbe obuhvataju opcije vezane za aktivnosti kojima se obezbeđuje osnovna funkcija servisa, a to je pregledanje dokumentacije vezane za određeni ugovor i stavljanje primedbi na verziju ugovora koja se analizira.

Nakon pretraživanja ogovora po nekom od kriterijuma prikazanih na slici 3, korisnik dobija tabelarni pregled dokumenata koji zadovoljavaju dati kriterijum (Slika 4.).

Slika 4. Pregled ugovora koji zadovoljavaju kriterijum za pretraživanje

Slika 5. Unos primedbi na tekst ugovora

Izborom opcije za davanje primedbi na odgovarajući ugovor korisniku je omogućeno da unese svoje primedbe (Slika 5.), koje se u sledećoj iteraciji uključuju u tekst ugovora, odnosno prateće dokumentacije.

5. PREGLED AKTIVNOSTI KORISNIKA

5.1. Aktivnosti administratora pri eksploataciji

Pre xxxx xx servisom administrator obavlja pripremne radnje koje obuhvataju sledeće:

1. unos svih potrebnih stavki u šifarnike servisa

2. takođe, administrator evidentira korisnike servisa.

Kada administrator servisa dobije ugovor i pripadajuću dokumentaciju, on/ona imaju sledeća zaduženja:

- ukoliko su ugovor i prateća dokumentacija u papirnom obliku, digitalizovanje dokumenata i smeštanje elektronskog oblika ugovora na odgovarajući katalog

- ukoliko je dokumentacija u elektronskom obliku smeštanje ugovora i prateće dokumentacije na odgovarajući katalog

- unos potrebnih podataka u servis po raspoloživim opcijama.

5.2. Aktivnosti korisnika pri eksploataciji

Korisnici servisa mogu pregledati ugovore i prateću dokumentaciju i unositi svoje primedbe.

Posle isticanja dogovorenog roka za stavljanje primedbi xx xxxxxx korisnika, administrator usaglašava dokumenta i novu verziju dokumentacije u elektronskom obliku stavlja na raspolaganje korisnicima, koji mogu ponovo stavljati primedbe.

Ove aktivnosti mogu se raditi sve dok administrator ne ‘zaključa’ ugovor, čime ta verzija dokumentacije nije podložna primedbama već samo pregledanju xx xxxxxx za to ovlašćenih lica.

6. ZAKLJUČAK

webUGOVOR servis, prikazan u ovom radu, predstavlja web bazirano rešenje za upravljanje dokumentima pri procesu analize tokom ugovaranja, realizovano primenom internet tehnologija i koncepta upravljanja sadržajem ("content management"). Za upotrebu ovog servisa je potrebna vrlo kratka obuka korisnika, budući da je zasnovan na upotrebi web pretraživača (browser) kao klijentskog programa.

Koncepti i rešenja koji su primenjeni kod realizacije webUGOVOR servisa se mogu koristiti i u realizaciji web baziranih rešenja za druge oblasti u xxxxxx xx potrebno obezbediti autentičnost, integritet i bezbednost podataka i, istovremeno, omogućiti održavanje životnog ciklusa podataka (kreiranje, ažuriranje, zaštita, itd.) xx xxxxxx korisnika podataka, minimizirajući intervencije informatičkih stručnjaka tokom rada.

7. REFERENCE

[1] Xxxxxxxxxx-Xxxxx Lj., Xxxxxxxxxx L., Xxxx X., "KONCEPT INTEGRALNOG KORIŠĆENJA DISTRIBUIRANIH INFORMACIONIH RESURSA PUTEM INFORMACIONIH SERVISA U NIS- NAFTAGAS", Časopis DIT, Novi Sad, 2000.

[2] Xxxxxxx X., Xxxxxxx-Xxxxxx M., Xxxx X., PRIMENA “CONTENT MANAGEMENT”-a U ORGANIZACIJI ODRŽAVANJA FTP SERVISA, INFOTECH 2001, Vrnjačka banja, 2001.