POSLOVNA PISMA U ROBNOM PROMETU
POSLOVNA PISMA U ROBNOM PROMETU
Ukoliko prispjela roba ne odgovara porudžbini ili ugovoru, kupac će prodavcu uputiti reklamaciju. Reklamacija xx xxxx na osnovu komisijskog zapisnika i dostavlja se u propisanom roku.
Najčešće reklamacije se pišu zbog:
▪ manje prispjele robe,
▪ više prispjele robe,
▪ lošeg kvaliteta robe,
▪ oštećenja ili kvara robe,
▪ zamjene vrste robe,
▪ pogrešnog fakturisanja i dr.
U reklamaciji xx xxxxxx navodi nalaz i mišljenje komisije za prijem robe i postavlja odredjeni zahtjev.
Prijemom reklamacije prodavac nastoji da udovolji zahjtevu kupca. Ako zahtjevu ne može da udovolji, ili ako kupac i prodavac ne mogu da nađu zajedničko rješenje, nastali nesporazum rješava nadležni sud.
Prodavac isporučuje robu, a kupac je preuzima na dogovorenom mjestu. Komisija za prijem robe preuzimajući xxxx xxxxx da utvrdi da li ona kvalitativno i kvantitativno odgovara ugovorenoj ili poručenoj robi.
Po prijemu robe komisija sačinjava komisijski zapisnik (prezentacija)i ako utvrdi da prispjela roba kvalitativno i kvantitativno odgovara, prilaže zapisnik fakturi radi njene isplate i šalje pismo – potvrdu o prijemu robe. Ukoliko komisija utvrdi roba ne odgovara poručenoj (ugovorenoj) robi kupac će napisati reklamaciju, a zapisnik će koristiti kao dokaz.
Komisijski zapisnik treba da sadrži:
▪ uvodni deo (kada, gde se zapisnik sastavlja, na osnovu kojeg dokumenta xx xxxx preuzima, na osnovu kog dokumenta xx xxxx isporučena, od xxxx xx, kada i kako roba prispela i ko su članovi komisije koja preuzima robu)
▪ nalaz komisije (komisija konstatuje u kakvom stanju je prispela roba -ambalaža, pakovanje, i šta je utvrdila)
▪ mišljenje komisije (ukoliko je komisija utvrdila neki nedostatak, treba da navede svoje mišljenje zbog xxxx xx nastao taj nedostatak)
▪ završni dio (konstatuje se vrijeme u koje je radila komisija, u koliko primjeraka je zapisnik sastavljen, navodi se klauzula o materijalnoj i moralnoj odgovornosti i na kraju potpisi članova komisije).
Faktura ili račun je novčani dokument kojim prodavac traži od kupca isplatu za određenu robu ili uslugu. Sastavlja se na osnovu otpremnice i porudžbine ili zaključenog ugovora o prodaji robe.
Obično xx xxxx na štampanom obrascu u dva do pet primjeraka s xxx što se prvi (original) šalje kupcu.
Faktura xxxx da sadrži sledeće podatke:
▪ zaglavlje prodavca
▪ mjesto i datum pisanja,
▪ oznaku „račun ili faktura“ sa rednim brojem
▪ naziv i adresu kupca
▪ poziv na osnovu xxxx xx sastavljena
▪ količinu, vrstu, cijenu po jedinici mjere i ukupnu vrijednost isporučene robe,
▪ rok i način plaćanja,
▪ potpis i pečat prodavca.
Otpremnica je xxxxx dokument koji nastaje u momentu izvršenja naloga kupca. Prodavac, uz robu koju šalje kupcu, obavezno dostavlja i otpremnicu. U otpremnici se obavezno navode sledeći elementi:
▪ ime kupca i adresa kupca,
▪ načni prevoza i podaci o prevozniku, broj tovarnog lista (ako roba ide željeznicom),
▪ podaci o robi (vrsta, količina, jedinica mjere, a cijena i iznos mogu ali ne moraju biti unijeti. Ukoliko se unesu onda nastaje dvojni dokument Račun-otpremnica).
Obrazac otpremnice se može štampati za potrebe preduzeća, a može se i kupiti kao opšti obrazac.
Otpremnica se najčešće piše u tri primjerka: za kupca, za magacin prodavca i za fakturno odjeljenje prodavca)
Kupoprodajni ugovor je dokument kojim se potvrdjuje saglasnost voljadvije ugovorne strane da se obavi neki posao – usluga, kupoprodaja i sl.
Sklapanju ugovora prethodi sporazum dva lica (pravnih ili fizičkih) u fizičkom kontaktu, telefonom, pismom.
Kupoprodajni ugovor sastavlja se najmanje u dva primjerka , a često i više. Svaka ugovorna strana xxxx da ima najmanje po jedan primjerak i to od obje strane potpisan i uredno ovjeren pečatom.
Ugovori se mogu štampati na obrascu ili se kucati u cjelini za svaki posao posebno.
Može ga sastavljati samo jedna strana (najčešće prodavac, a po nalogu kupca) u odsustvu druge. Tako sačinjen i uredno potpisan ugovor dostavlja se na saglasnost i potpis drugoj strani. Druga strana, pošto pročita i prouči ugovor, ako je saglasna, potpisuje ga i ovjerava pečatom, zadržavajući potreban broj primjeraka za sebe, a ostale primjerke vraća.
Ugovor o prodaji robe , uglavnom sadrži:
▪ označenje ugovornih strana (kupac i prodavac)
▪ datum i mjesto ugovaranja,
▪ vrstu, količinu i kvalitet robe,
▪ cijenu robe, rok, način i mjesto plaćanja,
▪ rok, način i mjesto isporuke,
▪ način pakovanja i ambalaže,
▪ ugovorne kazne za neizvršenje obaveza xx xxxxxx kupca i nadležnost suda u slučaju spora.
Porudžbina je poslovno pismo kojim kupac traži od prodavca da mu isporuči određenu vrstu, količinu i kvalitet robe, pod određenim uslovima prodaje.
Porudžbina se obično šalje na osnovu primljenih ponuda. Mogu se pisati i na osnovu upita kupca, ranijih isporuka ili na osnovu ranijih iskustava iz poslovnih veza. U slučaju hitnih potreba, kupac može da naruči robu telefonom ili elektronskim putem.
.
Porudžbina treba da bude jasna i precizna kako ne bi kasnie došlo do nesporazuma i šteta.
Elementi porudžbine su:
▪ vrsta, količina i kvalitet tražene robe,
▪ cijena robe, našin i rok plaćanja,
▪ rok, mjesto i način isporuke i
▪ način pakovanja i ambalaža.
Porudžbina se može pisati u obliku poslovnog pisma (bitni elementi se pišu u posebim pasusima, radi bolje preglednosti) ili na unapred pripremljenom obrascu (tabela).
Kupac koji je poslao porudžbinu u obavezi xx xx xxxx preuzme. Kupac može da opozove porudžbinu, a opoziv će biti uvažen ako stigne prije porudžbine ili istovremeno sa njom.
Prodavac, po pravilu, treba da odgovori na porudžbinu (potvrdno ili odrično) i ukoliko je prihvata xxxx javiti kad će izvršiti isporuku. Xxxxx xx da izvrši porudžbinu samo ako je stigla kao odgovor na posebnu obaveznu ponudu ili ponudu sa rokom.
Ponuda robe je poslovno pismo kojim prodavac informiše kupca o svojoj robi ili usluzi, uslovima i načinima njene prodaje. Ponuda može biti:
CIRKULARNA – štampa se u velikom broju primjeraka, obraćanje je uopšteno: poštovani čitaoci, draga djeco, cijenjeni potrošači i dr.; ne potpisuje se svojeručno i primalac ne xxxx da odgovori.
OPŠTA – Prodavac nudi cjelokupan asortiman ili određenu robu, ali bez uslova prodaje. Obično, prodavac navodi izuzetan kvalitet robe, pristupačne cijene, brzu i tačnu isporuku, povoljne uslove. Ova ponuda može biti odgovor na uipit i inicijativa prodavca.
POSEBNA – Može biti odgovor na upit ili na incijativu prodavca. Ovim poslovnim pismom prodavac nudi ODREĐENU VRSTU ROBE pod ODREĐENIM USLOVIMA. Tačno se navodi:
▪ Vrsta, kvalitet i eventualno količina robe
▪ Cijena robe
▪ Rok i način plaćanja
▪ Rok, način i mjesto isporuke
▪ Način pakovanja i ambalaža
NEOBAVEZNA PONUDA – Ovakva ponuda xx xxxx xxxx xx situacija na tržištu takva da je potražnja za robom velika, pa prodavac psihološki djeluje na kupca da se što prije odluči za kupovinu. U ponudi prodavac naglašava da nema obavezu nad xxx ponudom riječima:
„neobavezno vam nudimo…”
PONUDA SA ROKOM – U pismu se navodi i naglašava rok do kada prodavac robu xxxx xx. do kada kupac može da odgovori na ponudu.
PONUDA DO OPOZIVA – Prodavac zadržava pravo da odustane od ponude i to navodi i naglašava u pismu rečima „ponuda važi do opoziva“. Psihološki se deluje na kupca da što pre poruči robu. Ponuda se opoziva telefonom, faksom, pismom, s xxx da je do opoziva prodavac xxxxx da obezebedi robu