PRILOG III. – FINANCIJSKA I UGOVORNA PRAVILA
PRILOG III. – FINANCIJSKA I UGOVORNA PRAVILA
Ovaj Prilog odnosi se na Ključnu aktivnost 1. – mladi za ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava za jednog korisnika i više korisnika.
Sadržaj
I. PRAVILA KOJA SE PRIMJENJUJU NA KATEGORIJE PRORAČUNA NA
TEMELJU JEDINIČNIH DOPRINOSA 2
II. PRAVILA KOJA SE PRIMJENJUJU NA PRORAČUNSKE KATEGORIJE
NA TEMELJU NADOKNADE STVARNO NASTALIH TROŠKOVA 6
III. UVJETI ZA PRIHVATLJIVOST PROJEKTNIH AKTIVNOSTI 9
V. SMANJENJE BESPOVRATNIH SREDSTAVA ZBOG LOŠE, DJELOMIČNE ILI ZAKAŠNJELE PROVEDBE 9
VI. PROVJERE KORISNIKA BESPOVRATNIH SREDSTAVA I
DOSTAVLJANJE POPRATNIH DOKUMENATA 10
I. PRAVILA KOJA SE PRIMJENJUJU NA KATEGORIJE PRORAČUNA NA TEMELJU JEDINIČNIH DOPRINOSA
I.1. Uvjeti za prihvatljivost jediničnih doprinosa
Ako su bespovratna sredstva u obliku jediničnog doprinosa, broj jedinica xxxx biti u skladu sa sljedećim uvjetima:
• jedinice moraju biti zaista upotrijebljene ili proizvedene u razdoblju iz članka I.2.2. Posebnih uvjeta,
• jedinice moraju biti nužne za provedbu projekta ili proizvedene tijekom provedbe projekta,
• broj jedinica xxxx xx moći utvrditi i provjeriti, posebno s pomoću evidencija i dokumentacije navedene u ovom Prilogu.
I.2. Izračun i popratni dokumenti za jedinične doprinose
A. Putovanja
Mjestom polaska automatski se smatra mjesto u kojem je smještena organizacija pošiljateljica, a mjestom održavanja aktivnosti smatra se mjesto u kojem je smještena organizacija primateljica. Ako je navedeno neko drugo mjesto polaska ili održavanja aktivnosti, korisnik xx xxxxx obrazložiti tu razliku.
Ako do putovanja nije došlo ili se financiralo iz drugih izvora EU-a, a ne iz programa Erasmus+ (npr. sudionik u aktivnosti mobilnosti već se nalazi na mjestu provedbe aktivnosti zbog druge aktivnosti, a ne one koja se financira na temelju ugovora), korisnik to xxxx navesti u alatu za izvješćivanje i upravljanje programom Erasmus+ za svaku dotičnu mobilnost. U xxx slučaju ne dodjeljuju se bespovratna sredstva za putovanje.
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava za putne troškove: iznos bespovratnih sredstava izračunava se množenjem broja sudionika uključujući osobe u pratnji, facilitatore i voditelje skupine po udaljenosti, prema jediničnom doprinosu koji se primjenjuje na dotičnu udaljenost i vrstu putovanja (standardno ili zeleno), xxxx xx navedeno u Prilogu IV. Ugovora. Jedinični doprinos po udaljenosti je iznos bespovratnih sredstava za povratno putovanje između mjesta polaska i mjesta dolaska. U slučaju zelenih načina putovanja (vlak, autobus, zajedničko putovanje automobilom) primjenjuju se
jedinični doprinosi za zelena putovanja (ako nije riječ o zelenim putovanjima, primjenjuju se standardni doprinosi po jedinici putovanja).
U slučaju aktivnosti na više lokacija, iznos bespovratnih sredstava izračunava se množenjem broja sudionika po udaljenosti koja odgovara zbroju udaljenosti između pojedinačnih mjesta.
Za utvrđivanje primjenjive udaljenosti korisnik xxxx navesti udaljenost jednosmjernog putovanja koristeći se elektroničkim kalkulatorom udaljenosti koji je dostupan na internetskoj stranici Komisije
xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxx_xx.
Korisnik će iznose bespovratnih sredstava za putovanja izračunati u alatu za izvješćivanje i upravljanje programom Erasmus+ na temelju primjenjivih xxxxx za jedinični doprinos.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: sudionik zaista xxxx sudjelovati u aktivnosti kako bi ostvario pravo na bespovratna sredstva.
(c) Popratni dokumenti:
- dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u obliku izjave koju su potpisali sudionik i organizacija primateljica i u kojoj su navedeni ime sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i završetka.
Osim toga, u slučaju korištenja održivih prijevoznih sredstava (zeleno putovanje): izjava časti koju su potpisale osoba koja prima bespovratna sredstva za putovanje i organizacija pošiljateljica služit xx xxx popratna dokumentacija. Sudionike bi trebalo upoznati da su dužni čuvati dokaz o putovanju (karte za prijevoz) i dostaviti ga korisniku na zahtjev.
B. Pojedinačna potpora
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava izračunava se množenjem xxxxx xxxx po sudioniku i osobi u pratnji uključujući donositelje odluka, voditelja skupine i facilitatore s jediničnim doprinosom koji se primjenjuje po danu za dotičnu državu primateljicu, xxxx xx navedeno u Prilogu IV. Ugovora. Ako je to relevantno za određenu aktivnost, mogu se dodati dani putovanja do ograničenja navedenih u Vodiču kroz program Erasmus+.
- U slučaju prekida za vrijeme boravka, razdoblje prekida ne uzima se u obzir pri izračunu pojedinačnih dodijeljenih bespovratnih sredstava. U slučaju prekida
zbog „više sile” sudioniku xx xxxx dopustiti nastavak aktivnosti nakon prekida (ako je moguće u skladu s uvjetima utvrđenima u ovom Ugovoru).
- Ako je sudionik raskinuo ugovor s korisnikom zbog „više sile”, sudionik xxxx imati pravo na iznos bespovratnih sredstava koji odgovara barem stvarnom trajanju razdoblja mobilnosti. Preostala sredstva moraju se vratiti korisniku, osim ako obje stranke dogovore drugačije.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: kako bi ostvario pravo na bespovratna sredstva sudionik zaista xxxx sudjelovati u aktivnosti u određenom razdoblju.
(c) Popratni dokumenti:
- dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u obliku izjave koju su potpisali sudionik i organizacija primateljica i u kojoj su navedeni ime sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i datum završetka.
(d) Izvješćivanje:
Sudionici [za razmjene mladih: Voditelji skupina] u aktivnostima mobilnosti moraju dostaviti činjenične informacije i mišljenja o razdoblju, pripremi i praćenju aktivnosti. Sudionici xxxxxx moraju upotrijebiti standardni internetski upitnik Europske komisije (izvješće sudionika).
C. Organizacijska potpora
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava izračunava se množenjem ukupnog broja sudjelovanja u aktivnostima mobilnosti s primjenjivim jediničnim doprinosom, xxxx xx navedeno u Prilogu IV. Ugovora. Osobe u pratnji, voditelji skupina, voditelji osposobljavanja, facilitatori i osobe koje sudjeluju u unaprijed planiranim posjetima ne smatraju se sudionicima u aktivnostima mobilnosti niti se uzimaju u obzir pri izračunu bespovratnih sredstava za organizacijsku potporu.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: sudionik zaista xxxx sudjelovati u aktivnosti kako bi ostvario pravo na bespovratna sredstva.
(c) Popratni dokumenti:
- dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u obliku izjave koju su potpisali sudionik i organizacija primateljica i u kojoj su navedeni ime sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i datum završetka.
(d) Izvješćivanje:
Koordinator xxxx izvijestiti o svim mobilnostima ostvarenima u okviru projekta, uključujući one iz države domaćina.
- Za osobe koje rade s mladima: sudionici u aktivnostima trebaju o njima izvijestiti koristeći se internetskim upitnikom u kojem navode činjenične i kvalitativne elemente o razdoblju, pripremi i praćenju aktivnosti.
- Za razmjene mladih: voditelji skupina u aktivnostima trebaju izvijestiti o aktivnostima koristeći se internetskim upitnikom u kojem navode činjenične i kvalitativne elemente o razdoblju, pripremi i praćenju aktivnosti.
D. Potpora za uključivanje za organizacije
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava izračunava se množenjem ukupnog broja sudionika s manje mogućnosti u aktivnostima mobilnosti prema primjenjivom jediničnom doprinosu, xxxx xx navedeno u Prilogu IV. Ugovora.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: sudionik zaista xxxx sudjelovati u aktivnosti kako bi ostvario pravo na bespovratna sredstva.
(c) Popratni dokumenti: dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u obliku izjave xxxx xx potpisala organizacija primateljica i u kojoj su navedeni ime sudionika, svrha aktivnosti te datum početka i datum završetka.
Osim toga: dokumentacija xxxx xx relevantna nacionalna agencija navela kao relevantan dokaz da sudionik pripada jednoj od kategorija s manje mogućnosti navedenih u Vodiču kroz program Erasmus+.
H. Pripremni posjeti
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava izračunava se množenjem ukupnog broja sudionika u pripremnim posjetima s primjenjivim jediničnim doprinosom, xxxx xx navedeno u Prilogu IV. Ugovoru te u okviru ograničenja navedenih u Vodiču kroz program Erasmus+.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: sudionik zaista xxxx sudjelovati u pripremnom posjetu kako bi ostvario pravo na bespovratna sredstva.
(c) Popratni dokumenti: dokaz o sudjelovanju u pripremnom posjetu u obliku programa rada i izjave koju su potpisali sudionik i organizacija primateljica i u kojoj su navedeni ime sudionika te svrha aktivnosti.
II. PRAVILA KOJA SE PRIMJENJUJU NA PRORAČUNSKE KATEGORIJE NA TEMELJU NADOKNADE STVARNO NASTALIH TROŠKOVA
II.1. Uvjeti za nadoknadu stvarnih troškova
Ako su bespovratna sredstva u obliku nadoknade stvarno nastalih troškova, kad je riječ o troškovima, moraju se primjenjivati sljedeći uvjeti:
(a) xxxxxxx xx korisniku;
(b) xxxxxxx xx u razdoblju utvrđenom u članku I.2.2.;
(c) navedeni su u procijenjenom proračunu iz Priloga II. ili su prihvatljivi nakon prijenosa proračunskih sredstava u skladu s člankom I.18.;
(d) xxxxxxx xx u vezi s projektom xxxx xx opisano u Prilogu II. i nužni su za njegovu provedbu;
(e) moguće ih je utvrditi i provjeriti, posebno zato što su knjiženi u poslovnim knjigama korisnika i utvrđeni u skladu s primjenjivim računovodstvenim standardima države u kojoj korisnik ima poslovni nastan te u skladu s uobičajenom praksom troškovnog računovodstva korisnika;
(f) u skladu su sa zahtjevima primjenjivog poreznog i socijalnog zakonodavstva;
(g) razumni su, opravdani i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, posebno u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti;
(h) nisu obuhvaćeni jediničnim doprinosom iz odjeljka I. ovog Priloga.
II.2. Izračun stvarnog xxxxxx
A. Potpora za uključivanje sudionika
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava: bespovratna sredstva čine nadoknadu 100% stvarno nastalih prihvatljivih troškova.
(b) Prihvatljivi troškovi: troškovi izravno povezani sa sudionicima s manje mogućnosti i osobama u njihovoj pratnji, uz troškove financirane jediničnim doprinosom iz odjeljka I. ovog Priloga. Troškovi povezani s putovanjima i dnevnicama mogu se zatražiti u ovoj proračunskoj kategoriji ako bespovratna sredstva za iste sudionike nisu zatražena u okviru proračunskih kategorija putovanja i pojedinačne potpore.
(c) Popratni dokumenti: dokaz o plaćanju povezanih troškova na temelju računa u kojima su navedeni ime i adresa tijela koje je izdalo račun, iznos i valuta te datum računa.
(d) Izvješćivanje: za svaku stavku troškova u ovoj proračunskoj kategoriji korisnik xxxx navesti vrstu troškova i stvarni iznos nastalih troškova.
B. Izvanredni troškovi
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava: bespovratna sredstva čine nadoknadu 80 % sljedećih stvarno nastalih prihvatljivih troškova, uz iznimku troškova u vezi s vizama, dozvolama boravka, cijepljenjem i liječničkim potvrdama, što se nadoknađuje u visini od 100%.
(b) Prihvatljivi troškovi:
– troškovi povezani s jamstvom za pretfinanciranje koje je dostavio korisnik ako je nacionalna agencija tražila takvo jamstvo u skladu s člankom I.4.2. Ugovora,
– troškovi putovanja najekonomičnijim sredstvima i na najučinkovitiji način onih prihvatljivih sudionika kojima se na temelju standardnog pravila financiranja ne podmiruje najmanje 70% prihvatljivih troškova. Izvanredni troškovi za xxxxx putovanja zamjenjuju standardna bespovratna sredstva za putovanje,
– troškovi viza, dozvola boravka, cijepljenja i liječničkih potvrda.
(c) Popratni dokumenti:
– dokaz o trošku financijskog jamstva koji izdaje tijelo koje je korisniku izdalo jamstvo i u kojem su navedeni ime i adresa tijela izdavatelja financijskog jamstva, iznos i valuta xxxxxx jamstva te datum i potpis zakonskog zastupnika tijela izdavatelja jamstva,
– u slučaju putnih troškova: dokaz o plaćanju povezanih troškova na temelju računa u kojima su navedeni ime i adresa tijela koje je izdalo račun, iznos i valuta, datum računa te relacija putovanja.
– u slučaju putnih troškova povezanih s vizama, dozvolama boravka, cijepljenjem i liječničkim potvrdama: dokaz o plaćanju povezanih troškova na temelju računa u kojima su navedeni ime i adresa tijela koje je izdalo račun, iznos i valuta te datum računa.
Ključna aktivnost 1. – Mobilnost osoba koje rade s mladima:
Troškovi dodatnih aktivnosti (razvoj sustava i aktivnosti informiranja)
(a) Izračun iznosa bespovratnih sredstava: bespovratna sredstva čine nadoknadu 80 % stvarno nastalih prihvatljivih troškova koji su izravno povezani s provedbom dodatnih aktivnosti, uključujući paušalni iznos za neizravne troškove koji ne premašuje 7 % prihvatljivih izravnih troškova dodatnih aktivnosti.
(b) Prihvatljivi troškovi:
− troškovi koji su izravno povezani s provedbom dodatnih aktivnosti, uključujući podugovaranje te kupnju robe i usluga ako je korisnik za njih podnio zahtjev i ako ih je nacionalna agencija odobrila xxxx xx navedeno u Prilogu I.;
− neizravni troškovi koji čine opće administrativne troškove korisnika, a koji se mogu staviti na teret projekta (npr. računi za električnu energiju ili internet, troškovi povezani s uredskim prostorom, troškovi stalnog osoblja itd.) i koji ne premašuju 7% prihvatljivih izravnih troškova dodatnih aktivnosti.
(c) Popratni dokumenti:
− za izravne troškove: dokaz o plaćanju povezanih troškova na temelju računa za stvarno nastale troškove u kojem su navedeni ime i adresa tijela koje je izdalo račun, iznos i valuta te datum računa,
- za neizravne troškove: nije potrebna popratna dokumentacija.
(d) Izvješćivanje:
− za izravne troškove: za svaku stavku troškova u ovoj proračunskoj kategoriji korisnik xxxx navesti vrstu troškova i stvarni iznos nastalih troškova,
− za neizravne troškove: izvješćivanje nije potrebno.
III. UVJETI ZA PRIHVATLJIVOST PROJEKTNIH AKTIVNOSTI
a) Korisnik xxxx osigurati da su aktivnosti u okviru projekta za koji je dodijeljena potpora u obliku bespovratnih sredstava prihvatljive u skladu s pravilima utvrđenima u Vodiču kroz program Erasmus+.
b) Vrijeme provedeno na putovanju neće se uzeti u obzir pri utvrđivanju usklađenosti s minimalnim prihvatljivim trajanjem aktivnosti mobilnosti navedenim u Vodiču kroz program Erasmus+.
c) Aktivnosti koje nisu u skladu s pravilima iz Vodiča kroz program Erasmus+ (kako su nadopunjena pravilima iz ovog Priloga) nacionalna agencija xxxx proglasiti neprihvatljivima, a povrat bespovratnih sredstava koja odgovaraju xxx aktivnostima xxxx xx izvršiti u cijelosti. Povratom moraju biti obuhvaćene sve proračunske kategorije za koje su dodijeljena bespovratna sredstva u vezi s aktivnošću xxxx xx proglašena neprihvatljivom.
IV. ZAVRŠNO IZVJEŠĆE
Završno izvješće bit će vrednovano u vezi s izvješćima sudionika i ocijenjeno na temelju ljestvice od najviše 100 bodova. Za mjerenje opsega provedbe projekta u skladu s odobrenim zahtjevom za bespovratna sredstva i standardima kvalitete programa Erasmus koristit će se zajednički skup kriterija za ocjenjivanje.
Korisnik xxxx dostaviti završno izvješće nakon datuma završetka projekta ili nakon završetka predviđenih aktivnosti.
V. SMANJENJE BESPOVRATNIH SREDSTAVA ZBOG LOŠE, DJELOMIČNE ILI ZAKAŠNJELE PROVEDBE
Lošu, djelomičnu ili zakašnjelu provedbu projekta može utvrditi nacionalna agencija na temelju završnog izvješća koje je dostavio korisnik (uključujući izvješća pojedinih sudionika koji sudjeluju u aktivnostima mobilnosti).
Nacionalna agencija može uzeti u obzir i informacije iz drugih relevantnih izvora kojima se može dokazati da se projekt ne provodi u skladu s ugovornim odredbama. Drugi izvori informacija mogu uključivati posjete radi praćenja, privremena izvješća o akreditaciji, administrativne provjere ili provjere na licu mjesta koje provodi nacionalna agencija.
Ako se završno izvješće ukupno dobije manje od 60 bodova, nacionalna agencija može smanjiti konačni iznos bespovratnih sredstava za organizacijsku potporu na temelju loše, djelomične ili zakašnjele provedbe aktivnosti, čak i ako su sve prijavljene aktivnosti bile prihvatljive i stvarno provedene. U xxx se slučaju bespovratna sredstva mogu smanjiti kako slijedi:
- 10% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 50 bodova i manje od 60 bodova,
- 25% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 40 bodova i manje od 50 bodova,
- 50% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 25 bodova i manje od 40 bodova,
- 75% ako je završno izvješće ocijenjeno s manje od 25 bodova.
VI. PROVJERE KORISNIKA BESPOVRATNIH SREDSTAVA I DOSTAVLJANJE POPRATNIH DOKUMENATA
U skladu s člankom II.27. Priloga I. Ugovora korisnik može biti podvrgnut provjerama i revizijama u vezi sa Ugovorom. Provjerama i revizijama nastoji se potvrditi da je korisnik upravljao bespovratnim sredstvima u skladu s pravilima iz Ugovora kako bi se mogao utvrditi konačan iznos bespovratnih sredstava na koji korisnik ima pravo.
Provjera završnog izvješća provodi se za sve projekte. Nadalje, projekt se može podvrgnuti dodatnim administrativnim provjerama ili provjerama na licu mjesta ako je ugovor uključen u uzorak nacionalne agencije xxxx xxxxx Europska komisija ili ako ga je nacionalna agencija odabrala za ciljanu provjeru na temelju svoje procjene rizika.
Za potrebe provjere završnog izvješća i administrativne provjere, korisnik xxxx nacionalnoj agenciji dostaviti fizičke preslike ili elektroničke kopije popratnih dokumenata navedenih u odjeljku I.2., osim ako nacionalna agencija zatraži dostavljanje izvornika. Nacionalna agencija mora nakon analize vratiti sve izvorne popratne dokumente korisniku. Ako korisnik nije zakonski ovlašten slati izvorne dokumente za potrebe provjere završnog izvješća ili administrativnih provjera, mogu se umjesto toga poslati fizičke preslike ili elektroničke kopije popratnih dokumenata.
Nacionalna agencija može za bilo koju vrstu provjere od korisnika tražiti da dostavi dodatne popratne dokumente ili dokaze koji se obično traže za drugu vrstu provjere, xxxx xx navedeno u članku II.27. Općih uvjeta.
Različite provjere moraju uključivati sljedeće:
a) Provjera završnog izvješća
Provjera završnog izvješća provodi xx x xxxx završnog izvješća u prostorijama nacionalne agencije u cilju utvrđivanja konačnog iznosa bespovratnih sredstava na koji korisnik ima pravo.
Završno izvješće korisnika nacionalnoj agenciji xxxx sadržavati sljedeće informacije (ako je primjenjivo za oblik aktivnosti i predmetni projekt):
• jedinične doprinose potrošene za proračunske kategorije:
− organizacijska potpora
− potpora za putovanja
− pojedinačna potpora
− potpora za uključivanje za organizacije
− pripremni posjeti
• stvarne troškove za proračunske kategorije:
− potpora za uključivanje sudionika
− izvanredni troškovi
− dodatne aktivnosti za mobilnost osoba koje rade s mladima
b) Administrativna provjera
Administrativna provjera xxxxxxxx xx provjera popratnih dokumenata u prostorijama nacionalne agencije koja se može provoditi u trenutku ili nakon faze završnog izvješća. Na zahtjev nacionalne agencije korisnik xxxx dostaviti popratne dokumente za sve proračunske kategorije.
c) Provjere na licu mjesta
Nacionalna agencija provodi provjere na licu mjesta u prostorijama korisnika ili u drugim relevantnim prostorijama za provedbu projekta. Tijekom provjera na licu mjesta korisnik xxxx nacionalnoj agenciji staviti na raspolaganje izvornu popratnu dokumentaciju za sve proračunske kategorije i omogućiti joj pristup evidenciji troškova projekta zavedenih u njihovim poslovnim knjigama.
Provjere na licu mjesta mogu biti sljedećih oblika:
- Provjera na licu mjesta tijekom provedbe projekta: provodi se tijekom provedbe projekta kako bi nacionalna agencija mogla neposredno provjeriti postojanje i prihvatljivost svih projektnih aktivnosti i sudionika.
- Provjera na licu mjesta nakon završetka projekta: provodi se nakon završetka projekta i obično nakon provjere završnog izvješća.