PRILOG III. – FINANCIJSKA I UGOVORNA PRAVILA
PRILOG III. – FINANCIJSKA I UGOVORNA PRAVILA
I. PRAVILA KOJA SE PRIMJENJUJU NA PRORAČUNSKE KATEGORIJE NA TEMELJU JEDINIČNIH DOPRINOSA
I.1. Uvjeti prihvatljivosti jediničnih doprinosa
Ako se bespovratna sredstva isplaćuju u obliku jediničnog doprinosa, broj jedinica xxxx biti u skladu sa sljedećim uvjetima:
• jedinice se moraju koristiti ili proizvesti u razdoblju navedenom u članku I.2.2. Posebnih uvjeta;
• jedinice moraju biti nužne za provedbu Projekta ili proizvedene u okviru Projekta;
• xxxx biti moguće utvrditi i provjeriti broj jedinica, xx xxxx biti potkrijepljen zapisima i dokumentima utvrđenim ovim Prilogom.
I.2. Obračun i popratna dokumentacija za jedinične doprinose
A. Putovanje
Podrazumijeva se da je mjesto polaska mjesto u kojem je smještena organizacija pošiljateljica, a mjestom održavanja aktivnosti smatra se mjesto u kojem je smještena organizacija primateljica. Ako je navedeno neko drugo mjesto polaska ili održavanja aktivnosti, korisnik xx xxxxx navesti razlog takve razlike.
U slučaju da nije nastupilo nikakvo putovanje ili da se ono financira iz drugih sredstava koja nisu iz programa Erasmus+ (primjerice, sudionik mobilnosti već se nalazi u mjestu održavanja aktivnosti u vezi s nekom drugom aktivnošću, različitom od one koja se financira na temelju Sporazuma), korisnik xx xxxxx takvu situaciju prijaviti putem sustava Mobility Tool+ za svaku pojedinu mobilnost. U xxx se slučaju ne dodjeljuje potpora za troškove putovanja.
(a)Obračun iznosa bespovratnih sredstava za troškove putovanja: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem broja dolaznih i odlaznih sudionika po rasponu udaljenosti s jediničnim doprinosom primjenjivim na dotični raspon udaljenosti, sukladno Prilogu IV. ovog Sporazuma. Jedinični doprinos po rasponu udaljenosti odgovara iznosu bespovratnih sredstva za putovanje u oba smjera između mjesta polaska i odredišta.
U svrhu utvrđivanja primjenjivog raspona udaljenosti, korisnik xx xxxxx navesti putnu udaljenost u jednom smjeru koristeći kalkulator udaljenosti dostupan na mrežnoj stranici Komisije, na poveznici xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx- plus/tools/distance_en.htm.
Korisnik će u sustavu Mobility Tool+ izračunati iznose bespovratnih sredstava za putovanje na temelju primjenjivih xxxxx jediničnih doprinosa.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da je sudionik doista ostvario aktivnost.
(c.1) Popratna dokumentacija za osoblje: za putovanje između organizacije pošiljateljice i organizacije primateljice: dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u inozemstvu u obliku izjave koju potpisuje organizacija primateljica u kojoj se navodi ime sudionika, svrha aktivnosti u inozemstvu te datum početka i završetka aktivnosti.
(c.2) Popratna dokumentacija za studente: dokumentirani dokazi koje izdaje organizacija primateljica i u kojima se navodi sljedeće:
• ime studenta
• potvrđen datum početka i završetka aktivnosti mobilnosti u inozemstvu u sljedećem obliku:
o Prijepis ocjena (ili priložena izjava) u slučaju mobilnosti u svrhu studija
o Potvrda o stručnoj praksi (ili priložena izjava) u slučaju mobilnosti u svrhu stručne prakse
B. Pojedinačna potpora
(a.1) Obračun iznosa bespovratnih sredstava za studente: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem xxxxx xxxx/mjeseci po studentu s jediničnim doprinosom koji se primjenjuje po danu/mjesecu u zemlji primateljici sukladno Prilogu IV. Sporazuma. U slučaju nepunih mjeseci u okviru dugoročnih mobilnosti, iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem xxxxx xxxx nepunog mjeseca s 1/30 mjesečnog jediničnog doprinosa.
U slučaju mobilnosti studenata, datumi početka i završetka utvrđuju se kako slijedi:
o Datum početka prvi xx xxx xxxx student xxxx biti prisutan u organizaciji primateljici (prvi kolegij, prvi xxx orijentacijskog događanja ili jezičnih i međukulturalnih tečajeva).
o Datum završetka posljednji xx xxx xxxx student xxxx biti prisutan u organizaciji primateljici (posljednji xxx ispitnih rokova/kolegija/obveznih predavanja).
(a.2) Obračun iznosa bespovratnih sredstava za osoblje: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem xxxxx xxxx po sudioniku s jediničnim doprinosom koji se primjenjuje po danu u zemlji primateljici, sukladno Prilogu IV. Sporazuma. Xxxxx xxx za
putovanje prije aktivnosti i xxxxx xxx za putovanje nakon aktivnosti mogu se ubrojiti u obračun pojedinačne potpore ako je potrebno.
Izmjene razdoblja boravka studenata i osoblja:
• Ako je očekivano razdoblje boravka duže od onog navedenog u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava, korisnik može:
o Izmijeniti sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava tijekom razdoblja mobilnosti u inozemstvu i na xxx xxxxx produžiti razdoblje mobilnosti, pod uvjetom da to dopušta preostali iznos bespovratnih sredstava.
o Sa sudionikom tijekom razdoblja mobilnosti u inozemstvu dogovoriti da će se dodatni dani smatrati razdobljem mobilnosti za koji student ne prima bespovratna sredstva (zero-grant).
o Iznos bespovratnih sredstava ne može biti uvećan nakon završetka mobilnosti.
• Ako je potvrđeno razdoblje boravka duže od onog navedenog u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava, dodatni se dani smatraju razdobljem za koje student ne prima bespovratna sredstva.
• Za mobilnost studenata: ne dovodeći u pitanje poštivanje minimalnog prihvatljivog trajanja mobilnosti, ako je potvrđeno razdoblje boravka kraće od onog navedenog u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava, korisnik će postupiti na sljedeći način:
o Ako je razlika između potvrđenog razdoblja i onog navedenog u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava veća od 5 xxxx, korisnik xxxx u sustav Mobility Tool+ unijeti potvrđeno razdoblje (odnosno, datum početka i datum završetka naveden u prijepisu ocjena ili potvrdi o stručnoj praksi) te će se sukladno tome obračunati novi iznos bespovratnih sredstava.
o Ako je razlika 5 xxxx ili kraća, korisnik u sustav Mobility Tool+ unosi razdoblje navedeno u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava (odnosno, nije potrebno obračunavati novi iznos bespovratnih sredstava).
• U slučaju prekinutog boravka, razdoblje prekida ne ubraja se u obračun sredstava za pojedinačnu potporu.
• U slučaju da sudionik otkaže sporazum s korisnikom uslijed „više sile“, sudionik ima pravo primiti najmanje onaj iznos bespovratnih sredstava koji odgovara stvarnom trajanju razdoblja mobilnosti. Svaki preostali iznos xxxx xx vratiti, osim ako nije drukčije dogovoreno s korisnikom.
• U slučaju da sudionik suspendira sporazum s korisnikom uslijed „više sile“, sudioniku xx xxxxx prekida biti dopušten nastavak aktivnosti, uz uvjet da datum završetka
mobilnosti nije nakon datuma završetka projekta mobilnosti. Takva situacija treba u sustav Mobility Tool+ biti unesena kao jedna mobilnost s razdobljem prekida.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da je sudionik doista sudjelovao u aktivnosti u inozemstvu u predviđenom razdoblju.
(c.1) Popratna dokumentacija za osoblje: dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u inozemstvu u obliku izjave koju potpisuje organizacija primateljica, a u kojoj se navodi ime sudionika, svrha aktivnosti u inozemstvu te datum početka i završetka aktivnosti.
(c.2) Popratna dokumentacija za studente: dokumentirani dokazi koje izdaje organizacija primateljica i u kojima se navodi sljedeće:
• ime studenta
• potvrđen datum početka i završetka aktivnosti mobilnosti u inozemstvu u sljedećem obliku:
o Prijepis ocjena (ili priložena izjava (potvrda o pohađanju)) u slučaju mobilnosti u svrhu studija
o Potvrda o stručnoj praksi (ili priložena izjava (potvrda o pohađanju)) u slučaju mobilnosti u svrhu stručne prakse
(d) Izvještavanje:
• Sudionici u aktivnostima mobilnosti dužni su o održanoj aktivnosti popuniti upitnik na internetu, u koji unose povratne informacije u obliku činjeničnih podataka te svojih dojmova u vezi s razdobljem aktivnosti u inozemstvu kao i pripremama za aktivnost te aktivnostima nakon boravka u inozemstvu. Od sudionika koji ne podnesu ovo izvješće može se tražiti povrat dijela ili cjelokupnog iznosa financijske potpore koju su primili iz sredstava EU-a u okviru programa Erasmus+.
C. Potpora za organizaciju
(a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: iznos bespovratnih sredstava obračunava se množenjem ukupnog broja sudjelovanja u mobilnosti (bez obzira na to xx xx pojedini sudionik sudjelovao u jednoj ili više mobilnosti) s jediničnim doprinosom koji se primjenjuje sukladno Prilogu IV. Sporazuma. Ukupni broj sudjelovanja koji se uzima u obzir u utvrđivanju potpore za organizaciju uključuje broj studenata i članova osoblja koji sudjeluju u dolaznoj i odlaznoj mobilnosti zabilježenoj u Prilogu II. Korisnik može od NA zatražiti dodatnu potporu za organizaciju za sudionike koji ne primaju financijska sredstva iz programa Erasmus+. Ukupni broj osoba koje se uzimaju u obzir prilikom utvrđivanja potpore za organizaciju ne uključuje osobe koje prate sudionike u njihovim aktivnostima u inozemstvu te dodatne mobilnosti koje se mogu organizirati preraspodjelom sredstava između proračunskih kategorija.
(b) Uvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstva: događaj koji je preduvjet za ostvarivanje prava na bespovratna sredstava jest taj da je sudionik doista sudjelovao u aktivnosti u inozemstvu.
(c) Popratna dokumentacija: dokaz o sudjelovanju u aktivnosti u inozemstvu, xxxx xx navedeno za „pojedinačnu potporu“ u gornjem tekstu.
(d) Izvještavanje:
• Primjenjuje se prag tolerancije od 10%, što znači da iznos sredstava za potporu za organizaciju neće biti umanjen u slučaju da je ukupni broj mobilnosti studenata i osoblja niži za manje od 10% od broja mobilnosti navedenog u Prilogu II. ovog Sporazuma.
• Ako xx x xxxx završnog izvješća broj ostvarenih mobilnosti veći od broja navedenog u Prilogu II., iznos bespovratnih sredstava za potporu za organizaciju bit će ograničen najvećim iznosom navedenim u Prilogu II.
II. PRAVILA KOJA SE PRIMJENJUJU NA PRORAČUNSKE KATEGRIJE NA TEMELJU NADOKNADE STVARNIH TROŠKOVA
II.1. Uvjeti za nadoknadu stvarnih troškova
U slučaju kada bespovratna sredstva imaju oblik nadoknade stvarnih troškova, primjenjuju se sljedeće odredbe:
(a) troškove je ostvario korisnik;
(b) xxxxxxx xx u razdoblju navedenom u članku I.2.2.;
(c) navedeni su u predviđenom proračunu koji se nalazi u Prilogu II. ili su prihvatljivi po pitanju proračunskih preraspodjela, sukladno članku I.3.3;
(d) xxxxxxx xx u vezi s Projektom, xxxx xx opisano u Prilogu II., i nužni su za njegovu provedbu;
(e) moguće ih je utvrditi i provjeriti, evidentirani su u poslovnim knjigama korisnika i utvrđeni u skladu s primjenjivim računovodstvenim standardima države u kojoj korisnik osnovan te u skladu s korisnikovom uobičajenom praksom obračunavanja troškova;
(f) usklađeni su s uvjetima primjenjivog poreznog i socijalnog zakonodavstva;
(g) razumni su, opravdani i usklađeni s načelom ispravnog upravljanja financijama, osobito u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti;
(h) nisu obuhvaćeni jediničnim doprinosom, xxxx xx navedeno u odjeljku I. ovog Priloga.
II.2. Obračun stvarnog xxxxxx
A. Potpora za posebne potrebe
a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: bespovratna sredstva jesu nadoknada do 100% iznosa stvarno nastalih prihvatljivih troškova.
b) Prihvatljivi troškovi: troškovi koji su izravno povezani sa sudionicima s posebnim potrebama i osobama u pratnji (uključujući troškove koji se odnose na putovanje i životne troškove, ako su isti opravdani i ako za te sudionike već nije zatražen jedinični doprinos u proračunskim kategorijama „putovanje“ i „pojedinačna potpora“), a koji predstavljaju dodatne troškove uz one koji se financiraju iz jediničnog doprinosa, xxxx xx navedeno u odjeljku I. ovog Priloga.
Nakon odabira sudionika, sredstva za posebne potrebe mogu se dodijeliti na dva načina. Korisnik može predati NA dodatan zahtjev za dodjelu sredstava ili preraspodijeliti sredstava sukladno članku I.3.3.
c) Popratna dokumentacija: računi za stvarno nastale troškove u xxxxxx xx navedeno ime i adresa tijela koje je račun izdalo, iznos i valuta te datum računa.
d) Izvještavanje:
- Korisnik xx xxxxx putem sustava Mobility Tool+ izvijestiti o korištenju dodatne potpore za sve osobe s posebnim potrebama.
- Ako je korištena potpora, korisnik xx xxxxx u sustav Mobility Tool+ unijeti vrstu dodatnih troškova kao i iznos povezanih stvarno nastalih troškova.
B. Izvanredni troškovi
a) Obračun iznosa bespovratnih sredstava: bespovratna sredstva jesu nadoknada 75% iznosa stvarno nastalih prihvatljivih troškova (za financijsko jamstvo).
b) Prihvatljivi troškovi: troškovi koji se odnose na jamstvo za predujam koje je ishodio korisnik temeljem zahtjeva NA, u skladu s člankom I.4.2. ovog Sporazuma.
c) Popratna dokumentacija: dokaz o trošku financijskog jamstva koji izdaje tijelo koje je korisniku izdalo jamstvo, s navedenim imenom i adresom tijela koje izdaje financijsko jamstvo, iznosom i valutom xxxxxx jamstva te datumom i potpisom zakonskog zastupnika tijela koje izdaje jamstvo.
(d) Izvještavanje:
Korisnik xx xxxxx putem sustava Mobility Tool+ izvijestiti o iznosu stvarnih izvanrednih troškova nastalih za financijsko jamstvo.
III. UVJETI PRIHVATLJIVOSTI PROJEKTNIH AKTIVNOSTI
a) Korisnik xx xxxxx osigurati prihvatljivost aktivnosti u okviru projekta za koji se dodjeljuju bespovratna sredstva u skladu s pravilima navedenim u Vodiču kroz program Erasmus+ za dotičnu ključnu aktivnost i područje.
b) NA će smatrati neprihvatljivima poduzete aktivnosti koje nisu u skladu s pravilima navedenim u Vodiču kroz program Erasmus+ i pravilima navedenim u ovom Prilogu. Iznose bespovratnih sredstava koji se odnose na dotične aktivnosti korisnik xx xxxxx u potpunosti nadoknaditi. Povrat sredstava pokriva sve proračunske kategorije povezane s aktivnostima koje se smatraju neprihvatljivima.
c) Prihvatljivo minimalno trajanje aktivnosti mobilnosti navedeno u Vodiču kroz program Erasmus+ jest minimalno trajanje aktivnosti koje ne uključuje vrijeme provedeno na putovanju.
IV. PRAVILA I UVJETI ZA SMANJENJE IZNOSA BESPOVRATNIH SREDSTAVA ZBOG LOŠE, DJELOMIČNE ILI ZAKAŠNJELE PROVEDBE
• NA može utvrditi lošu, djelomičnu ili zakašnjelu provedbu Projekta na osnovi završnog izvješća koje korisnik dostavi (uključujući izvješća pojedinačnih sudionika u aktivnostima mobilnosti).
• NA može također uzeti u obzir informacije dobivene iz bilo kojeg drugog relevantnog izvora kojima se dokazuje da Projekt nije proveden sukladno odredbama Sporazuma. Drugi izvori informacija uključuju nadzorne posjete, pregled dokumentacije i posjete na licu mjesta koje poduzima NA.
• Završno izvješće bit će vrednovano na temelju kriterija kvalitete i ocijenjeno na temelju skale od maksimalno 100 bodova. Ako se završno izvješće ocijeni s manje od ukupno 50 bodova, NA može umanjiti konačni iznos bespovratnih sredstava za potporu za organizaciju na temelju loše, djelomične ili zakašnjele provedbe Projekta, čak i ako su sve prijavljene aktivnosti bile prihvatljive i doista se realizirale.
• Kad je riječ o akreditiranim organizacijama, ako NA smatra da se u provedbi Projekta ne poštuje obveza kvalitete xxxx xx korisnik preuzeo, NA može dodatno ili alternativno tražiti od korisnika da izradi i provede akcijski plan u zadanom roku kako bi osigurao poštivanje primjenjivih zahtjeva. Ako korisnik ne provede akcijski plan na zadovoljavajući način i u zadanom roku, NA može Europskoj komisiji preporučiti oduzimanje Xxxxxxx povelje u visokom obrazovanju.
• Završno izvješće bit će vrednovano zajedno s izvješćima sudionika mobilnosti na temelju zajedničkih kriterija kvalitete, s naglaskom na sljedećem:
o U kojoj je mjeri aktivnost provedena u skladu sa Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava
o U kojoj su mjeri u provedbi aktivnosti poštivani zahtjevi Xxxxxxx povelje u visokom obrazovanju i primjenjivog međuinstitucijskog/ih sporazuma u pogledu kvalitete i usklađenosti.
o U kojoj su mjeri bespovratna sredstva namijenjena sudionicima mobilnosti doznačena istima u skladu s odredbama sporazuma sklopljenog između dotičnog korisnika i sudionika prema predlošku koji se nalazi u Prilogu V. ovog Sporazuma.
• Smanjenje iznosa bespovratnih sredstava koje se temelji na lošoj, djelomičnoj ili zakašnjeloj provedbi može se primijeniti na konačan iznos prihvatljivih troškova za potporu za organizaciju te može iznositi:
o 25% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 40 bodova i s manje od 50 bodova
o 50% ako je završno izvješće ocijenjeno s najmanje 25 bodova i s manje od 40 bodova
o 75% ako je završno izvješće ocijenjeno s manje od 25 bodova.
V. IZMJENE IZNOSA BESPOVRATNIH SREDSTAVA
(a) Izmjene iznosa bespovratnih sredstava zbog preraspodjele sredstava ili raspoloživosti dodatnih sredstava
• U okviru preraspodjele sredstava ili slučaju da NA ima na raspolaganju dodatna sredstva koja može (pre)raspodijeliti ustanovama korisnicima, ukupni najveći iznos bespovratnih sredstava naveden u članku I.3.1. može biti uvećan pod sljedećim uvjetima:
- Korisniku nije dodijeljen puni iznos bespovratnih sredstava koji je zatražio u okviru glavnog postupka odabira zbog velike potražnje i ograničenog budžeta;
- U prijavi su već zatražene mobilnosti s dotičnom partnerskom zemljom i prošle su početnu procjenu kvalitete;
- NA temelju informacija u ad hoc privremenom izvješću i podataka unesenih u sustav Mobility Tool+, razina ostvarenih mobilnosti za koje su prvotno odobrena bespovratna sredstva odgovara onoj predviđenoj Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava.
• Najveći iznos bespovratnih sredstava naveden u članku I.3.1. može se smanjiti u dogovoru s korisnikom kada privremeno izvješće pokaže manji broj ili kraće trajanje
mobilnosti što ukazuje da korisnik neće biti u stanju u potpunosti iskoristiti dodijeljena sredstva.
• Ukupan dodijeljeni iznos bespovratnih sredstava ne smije biti veći od prvotnog iznosa zatraženog u zahtjevu za dodjelu bespovratnih sredstava. Ukupan zatraženi iznos odnosi se na ukupan zatraženi iznos u prijavi bez obzira na pojedinačne iznose zatražene za svaku omotnicu.
• Ukupan dodijeljeni iznos bespovratnih sredstava može iznimno biti veći od zatraženog iznosa kada se dodatna sredstva traže za sudionike s posebnim potrebama.
(b) Uvećani iznos bespovratnih sredstava za posebne potrebe
• Budući da u području visokog obrazovanja u fazi prijave ne postoji mogućnost podnošenja zahtjeva za potporu za posebne potrebe, korisnik se za dodatnu potporu može prijaviti nakon odabira sudionika. Ovakvu potporu NA može osigurati za sudionike čije sudjelovanje, zbog njihovog fizičkog, mentalnog i zdravstvenog stanja, nije moguće bez dodatne financijske potpore.
• Ukupan dodijeljeni iznos bespovratnih sredstava može iznimno biti veći od zatraženog iznosa kada se dodatna sredstva traže za sudionike s posebnim potrebama
(c) Izmjene Sporazuma
• Sukladno članku II.13. Priloga I. Sporazuma, svaka izmjena iznosa bespovratnih sredstava sukladno xxxx navedenim točkama (a) i (b) odjeljka V. zahtijeva izmjenu Sporazuma.
VI. PROVJERE KORISNIKA BESPOVRATNIH SREDSTAVA I DOSTAVA POPRATNE DOKUMENTACIJE
Sukladno članku II.27. Priloga I. Sporazuma, nad korisnikom se mogu provesti provjere i revizije u vezi sa Sporazumom, koje uključuju i dolazne i odlazne mobilnosti. Provjere i revizije imaju za cilj utvrditi upravlja li korisnik bespovratnim sredstvima u skladu s pravilima utvrđenim ovim Sporazumom kako bi se ustanovio konačan iznos bespovratnih sredstava na koji korisnik ima pravo.
Provjera završnog izvješća provodi se za sve projekte. Nadalje, projekt može biti podvrgnut daljnjoj provjeri dokumentacije ili provjeri na licu mjesta ako je dani sporazum uključen u uzorak NA za provjeru dokumentacije sukladno zahtjevu Europske komisije ili ako je NA odabrala dani sporazum za ciljanu provjeru dokumentacije na temelju procjene rizika.
Za potrebe provjere završnog izvješća i provjeru dokumentacije korisnik xx xxxxx NA dostaviti preslike popratne dokumentacije navedene u odjeljku I.2., osim ako NA ne zatraži dostavu originala. NA je dužna originalnu popratnu dokumentaciju korisniku vratiti nakon
obavljene analize. Ako korisnik nije pravno ovlašten poslati originalne dokumente za potrebe provjere završnog izvješća ili provjere dokumentacije, dotični korisnik može umjesto originala poslati presliku popratne dokumentacije.
NA može, za svaku vrstu provjere, zatražiti od korisnika dodatnu popratnu dokumentaciju ili dokaze koji se obično traže prilikom druge vrste provjera xxxx xx navedeno u članku II.27 Općih uvjeta.
Različite provjere uključuju sljedeće:
a) Provjera završnog izvješća
Provjera završnog izvješća poduzima xx x xxxx završnog izvješća u prostorijama NA s ciljem utvrđivanja konačnog iznosa bespovratnih sredstava na koji korisnik ima pravo.
Korisnik je Nacionalnoj agenciji xxxxx podnijeti završno izvješće putem sustava Mobility Tool+, a koje uključuje sljedeće informacije o utrošku bespovratnih sredstava:
• Utrošeni jedinični doprinosi za proračunske kategorije:
− Putovanje
− Pojedinačna potpora
− Potpora za organizaciju
• Stvarni troškovi za proračunsku kategoriju:
− Potpora za posebne potrebe
• Stvarni troškovi i popratna dokumentacija navedena u odjeljku II. ovog Priloga za proračunsku kategoriju:
− Izvanredni troškovi
b) Provjera dokumentacije
Provjera dokumentacije xx xxxxxxxx xxxxxxx popratne dokumentacije u prostorijama NA, koja se provodi tijekom ili nakon završne faze završnog izvješća.
Korisnik xx xxxxx na zahtjev Nacionalnoj agenciji dostaviti popratnu dokumentaciju za sve proračunske kategorije.
c) Provjere na licu mjesta
Provjere na licu mjesta provodi NA u prostorijama korisnika ili u nekom drugom prostoru koji je relevantan za provedbu Projekta. Tijekom provjera na licu mjesta korisnik xx xxxxx Nacionalnoj agenciji u svrhu provjere dati na uvid originalnu popratnu za sve proračunske kategorije.
Postoje tri vrste provjera na licu mjesta:
Provjera na licu mjesta tijekom provedbe projekta
Ova se provjera provodi tijekom provedbe Projekta kako bi Nacionalna agencija izravno provjerila realnost i prihvatljivost svih projektnih aktivnosti i sudionika i utvrdila jesu li ispunjene obveze preuzete na osnovi međuinstitucijskog/ih sporazuma;
Provjera na licu mjesta nakon završetka projekta
Ova se provjera provodi nakon završetka Projekta i obično nakon provjere završnog izvješća. Uz osiguravanje cjelokupne popratne dokumentacije, korisnik će Nacionalnoj agenciji osigurati pristup evidencijama troškova Projekta u poslovnim knjigama korisnika.
Sistemska provjera
Sistemska provjera provodi se kako bi se utvrdilo ispunjava li korisnik obveze koje je preuzeo na temelju Xxxxxxx povelje u visokom obrazovanju i međuinstitucijskog/ih sporazuma. Korisnik xx xxxxx Nacionalnoj agenciji omogućiti provjeru realnosti i prihvatljivosti svih projektnih aktivnosti i sudionika.