CILJ PROCESA
NAZIV PROCESA | Šifra procesa |
Proces zaprimanja roba, radova i usluga | O1 Rev 02-06-2015 |
Korisnik procesa | JUO Općine Selca |
Xxxxxxx xxxxxxx | Načelnik |
Vjerodostojno zaprimanje roba, radova i usluga u skladu sa naručenim odnosno ugovorenim uvjetima
CILJ PROCESA
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine robe, kvalitete i ročnosti radova i kvalitete izvršavanja usluga.
GLAVNI RIZICI
KRATKI OPIS PROCESA | |
ULAZ: | Narudžbenica za količinu i kvalitetu robe, zahtjev ugovora za izvršenje radova ili narudžbenice za izvršenje usluga |
AKTIVNOSTI: | Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje, uvid u dokumentaciju izvršenja radova, provjera kvalitativnog i kvantitativnog obavljanja usluge |
IZLAZ: | Prihvaćanje obaveze po preuzetim robama, izvršenim radovima i izvršenim uslugama |
Narudžbenica i ugovor za robu, radove ili usluge
Provjera parametara iz
narudžbenice
Provjera parametara
iz ugovora
Preuzimanje obaveza po isporukama ili radovima
Dostava dokumentacije na daljnje postupanje
Postupak stvaranja ugovornih obveza, proces Javne nabave, proces evidentiranja i arhiviranja dokumentacije
VEZE S DRUGIM PROCESIMA / POSTUPCIMA
Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi.
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA
O1.1 Postupak zaprimanja robe O1.2 Postupak zaprimanja radova O1.3 Postupak zaprimanja usluga
ŠIFRE I NAZIVI POSTUPKA
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 22.09.2015. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. |
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja robe | O1.1 Rev 02-06-2015 |
Referent - administrativni tajnik
Vlasnik postupka
Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbenice.
SVRHA I CILJ POSTUPKA
Postupak se primjenjuje u JUO Općine Selca.
PODRUČJE PRIMJENE
Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, primka, narudžbenica, račun.
DRUGA DOKUMENTACIJA
Referent - administrativni tajnik zaprima robu, vrši provjere dokumentacije prema zaprimljenoj robi navedenoj u dokumentaciji, donosi dokumentaciju na daljnje postupanje i vrši skladištenje robe. Referent za financije i računovodstvo knjiži dokumentaciju. Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela vrši kontrole.
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
Zakon o obveznim odnosima (NN 35/05, 41/08, 125/11), Zakon o računovodstvu ( NN 109/07, 54/13).
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
Pročelnik JUO – Pročelnik Jedinstvenog upravnog odjela
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 22.09.2015. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. |
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | ||
Odgovornost | Rok | ||||
POČETAK | |||||
Ovlaštena osoba zaprima robu. | Referent - administrativni tajnik | Kontinuirano | Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, narudžbenica, račun | ||
Prijem robe | |||||
Provjera formalnih parametara pratećeg dokumenta uz robu | Formalno se provjerava prateći dokument uz robu | Referent - administrativni tajnik | Odmah bez odgode | Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, narudžbenica, račun | |
Provjera suštinskih parametara uz prateći dokument | Suštinski se provjerava prateći dokument uz robu | Referent - administrativni tajnik | Odmah bez odgode | Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, narudžbenica, račun | |
Provjera matematičkih parametara uz prateći dokument | Provjeravaju se matematički parametri | Referent - administrativni tajnik | Odmah bez odgode | Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, narudžbenica, račun | |
Usporedba pratećeg dokumenta sa parametrima iz narudžbenice | Provjerava se stanje iz pratećeg dokumenta na način da se zaprimljeno uspoređuje sa naručenim | Referent - administrativni tajnik | Odmah bez odgode | Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, narudžbenica, račun | |
NE Kontrola | Xxxx xx isporučena u skladu sa vremenskim rokovima iz ugovora. Xxxx xx isporučena u skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora. Xxxx xx isporučena na lokacijama koje su navedene u ugovoru. Xxxx xx isporučena sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora. Xxxx xx instalirana i u upotrebi. | Pročelnik JUO | Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, narudžbenica, račun | ||
DA | |||||
A | |||||
KRAJ
Savjetnik za financije i računovodstvo
Vrši se knjiženje.
Ugovor, otpremnica, otpremnica-račun, narudžbenica, račun, primka
Nakon potvrde ispravnosti
Referent - administrativni tajnik
Dokumentacija se dostavlja računovodstvu na daljnje postupanje.
A
Rok
Odgovornost
Popratni dokumenti
Izvršenje
Opis aktivnosti
Dijagram tijeka
Postupak knjiženja ulaznih računa
Dostava dokumentacije računovodstvu na daljnje postupanje
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja radova | O1.2 Rev 02-06-2015 |
Načelnik
Vlasnik postupka
Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora i troškovnika te izvješća nadzornog organa
SVRHA I CILJ POSTUPKA
Postupak se primjenjuje u JUO Općine Selca.
PODRUČJE PRIMJENE
DRUGA DOKUMENTACIJA | |||||
Ugovor, troškovnik, izvješće nadzornog privremene i konačna obračunska situacija. | organa, | građevinska | knjiga, | narudžbenica, | račun, |
Referent - administrativni tajnik ima zaduženje zaprimanja, prosljeđivanja i arhiviranja dokumentacije. Savjetnik za financije i računovodstvo provjerava usklađenost dokumentacije prema matematičkim, suštinskim i formalnim parametrima i sa Načelnikom obavlja kontrole. Načelnik potpisuje dokumentaciju.
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
Zakon o javnoj xxxxxx (NN 90/11, 83/13, 143/13), Zakon o obveznim odnosima (NN 35/05, 41/08, 125/11), Zakon o proračunu (NN 87/08, 136/12)
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 22.09.2015. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. |
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | ||
Odgovornost | Rok | ||||
POČETAK | |||||
Zaprimanje dokumentacije izvođača o | Izvođač radova dostavlja dokumentaciju o izvršenim radovima | Referent - administrativni tajnik | Nakon obavljenih radova | Troškovnik, ugovor, Izvješće o izvršenim radovima narudžbenica, račun | |
izvršenim radovima | |||||
Provjera matematičkih parametara dokumentacije | Provjeravaju se matematički parametri dokumentacije | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah bez odgode | Troškovnik, ugovor, Izvješće o izvršenim radovima narudžbenica, račun | |
Provjera suštinskih parametara dokumentacije | Provjeravaju se suštinski parametri dokumentacije | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah bez odgode | Troškovnik, ugovor, Izvješće o izvršenim radovima narudžbenica, račun | |
Provjera formalnih parametara dokumentacije | Provjeravaju se formalni parametri dokumentacije | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah bez odgode | Troškovnik, ugovor, Izvješće o izvršenim radovima narudžbenica, račun | |
Zaprimanje dokumentacije nadzornog organa o izvršenim radovima | Nadzorni organ dostavlja dokumentaciju o izvršenom nadzoru radova | Nadzorni organ | Nakon završetka radova | ||
Usporedba izvršenih radova sa troškovnikom | Obavlja se usporedba izvršenih radova sa specifikacijama iz troškovnika | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah po provjeri | Troškovnik | |
NE Kontrola | Radovi su izvedeni u skladu sa vremenskim rokovima iz ugovora., skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora, na lokacijama koje su navedene u ugovoru, sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora. | Načelnik u suradnji sa Savjetnikom za financije i računovodstvo | |||
DA | |||||
A | |||||
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | |
Odgovornost | Rok | |||
A | ||||
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima | Ovlaštena osoba potvrđuje dokumentaciju o izvršenim radovima. | Načelnik | Nakon kontrole | |
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje | Dokumentacija se prosljeđuje u računovodstvo na računovodstveno i financijsko postupanje | Savjetnik za financije i računovodstvo | Troškovnik, ugovor, Izvješće o izvršenim radovima narudžbenica, račun | |
Postupak knjiženja ulaznih računa | Vrši se knjiženje. | Referent - administrativni tajnik i Savjetnik za financije i računovodstvo | ||
Arhiviranje dokumentacije | Nakon obrade dokumentacije ista se arhivira | Sukladno pravilniku o čuvanju arhivske građe | Troškovnik, ugovor, Izvješće o izvršenim radovima narudžbenica, račun | |
KRAJ | ||||
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja usluga | O1.3 Rev 02-06-2015 |
Načelnik
Vlasnik postupka
Vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje usluga.
SVRHA I CILJ POSTUPKA
Postupak se primjenjuje u JUO Općine Selca.
PODRUČJE PRIMJENE
Radni nalog, zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica, izvješće o obavljenoj usluzi.
DRUGA DOKUMENTACIJA
Referent – administrativni tajnik ima zaduženje zaprimanja dokumentacije koju nakon upisa prosljeđuje Xxxxxxxxxx za financije i računovodstvo koji ima zaduženje zaprimanja i kontrole te provjerava usklađenost dokumentacije prema matematičkim, suštinskim i formalnim parametrima te arhivira dokumentaciju. Načelnik u suradnji sa stručnim suradnicima obavlja kontrole. Načelnik potpisuje dokumentaciju.
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR
JUO – Xxxxxxxxxxx upravni odjel
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 22.09.2015. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 22.09.2015. |
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | ||
Odgovornost | Rok | ||||
POČETAK | |||||
Preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi | Preuzima se dokumentacija o izvršenoj usluzi | Referent - administrativni tajnik | Kontinuirano | Zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica | |
Usporedba izvršene usluge sa narudžbenicom | Izvršenje usluge se uspoređuje sa narudžbenicom da bi se dobio uvid xxxx xx usluga izvršena u skladu sa naručenim | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah bez odgode | Zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica | |
Provjera matematičkih parametara dokumentacije o izvršenoj usluzi | Provjeravaju se matematički parametri u izvršenoj usluzi | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah bez odgode | Radni nalog, zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica | |
Provjera suštinskih parametara dokumentacije o izvršenoj usluzi | Provjeravaju se suštinski parametri o izvršenoj usluzi | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah bez odgode | Zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica | |
Provjera formalnih parametara dokumentacije o izvršenoj usluzi | Provjeravaju se formalni parametri o izvršenoj usluzi | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah bez odgode | Zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica | |
NE Kontrola | Usluga je izvršena u skladu sa vremenskim rokovima iz ugovora, u skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora, na lokacijama koje su navedene u ugovoru, sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora. | Načelnik u suradnji sa stručnim suradnicima | Xxxxx bez odgode | Zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica | |
DA | |||||
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenoj usluzi | Potvrđuje se dokumentacija o izvršenoj usluzi | Načelnik | |||
A | |||||
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | |
Odgovornost | Rok | |||
A | ||||
Prosljeđivanje dokumentacije na rač-fin postupanje | Dokumentacija se prosljeđuje u računovodstvo na računovodstveno financijsko postupanje | Referent - administrativni tajnik | Zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica | |
Postupak knjiženja ulaznih računa | Vrši se knjiženje. | Savjetnik za financije i računovodstvo | ||
Arhiviranje dokumentacije | Nakon obrade dokumentacije se arhivira | Referent - administrativni tajnik i Savjetnik za financije i računovodstvo | Sukladno pravilniku o čuvanju arhivske građe | Zapisnik o primopredaji, ugovor, račun, narudžbenica |
KRAJ | ||||