DODATAK 7.
DODATAK 7.
Suradnja s vanjskim pružateljima usluga i komercijalnim posrednicima
I. Vanjski pružatelji usluga
Članak 1.
(1) Suradnja s vanjskim pružateljima usluga zasniva se na ugovoru o suradnji između DM/KU ili ministarstva nadležnog za vanjske poslove i vanjskog pružatelja usluga.
(2) DM/KU osigurava stručnu izobrazbu vanjskog pružatelja usluga, koja odgovara znanju potrebnom za pružanje odgovarajućih usluga i pružanju dostatnih obavijesti podnositeljima zahtjeva.
(3) DM/KU nadzire provedbu ugovora uključujući:
1. opće obavijesti o viznom režimu i obrascima zahtjeva za izdavanje vize koje vanjski pružatelj usluga dostavlja podnositeljima zahtjeva
2. sve tehničke i organizacijske sigurnosne mjere potrebne za zaštitu osobnih podataka od slučajnog ili
nezakonitog uništavanja ili slučajnog gubitka, promjena, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa, i sve druge nezakonite oblike obrade osobnih podataka
3. uzimanje i prijenos biometrijskih podataka i
4. mjere poduzete kako bi se osiguralo poštovanje odredbi o zaštiti podataka.
U tu svrhu ministarstvo nadležno za vanjske poslove i nadležna DM/KU redovito i najmanje svakih devet mjeseci provodi/provode nasumične kontrole rada, osoblja i prostorija vanjskog pružatelja usluga. Ukoliko vanjski pružatelj usluga zastupa više država članica Europske unije može se dogovoriti podjela opterećenja u vezi s provedbom
redovitog nadzora.
O obavljenom nadzoru nadležna DM/KU dostavlja izvješće ministarstvu nadležnom za vanjske poslove.
Poslovi vanjskog pružatelja usluga
Članak 2.
(1) Vanjskom pružatelju usluga može se povjeriti obavljanje jednog ili više sljedećih poslova:
1. pružanje općih obavijesti o viznom režimu i potrebnim obrascima
2. obavješćivanje podnositelja zahtjeva o dokaznim ispravama koje se traže, na osnovi kontrolnog popisa
3. prikupljanje podataka i zahtjeva za izdavanje vize, uključujući, ako je potrebno, unos podataka u elektronički obrazac zahtjeva
4. prikupljanje biometrijskih identifikatora
5. preuzimanje zahtjeva za izdavanje vize i popratne dokumentacije te njihovo prosljeđivanje nadležnom DM/KU
6. naplata vizne pristojbe
7. vođenje rasporeda termina za osobno javljanje u DM/KU ili kod vanjskog pružatelja usluga
8. po završetku obrade zahtjeva, preuzimanje putnih isprava i eventualnih obavijesti o odbijanju te njihovo vraćanje podnositelju zahtjeva.
(2) Pristojba koju vanjski pružatelj usluga naplaćuje za uslugu ne smije prelaziti polovicu propisane svote vizne pristojbe, bez obzira na moguća smanjenja ili izuzeća od naplate vizne pristojbe.
(3) DM/KU na čijem konzularnom području djeluje vanjski pružatelj usluga zadržava mogućnost izravnog podnošenja zahtjeva.
Zaštita podataka
Članak 3.
Pri obavljanju djelatnosti iz svog djelokruga, u svrhu zaštite podataka, vanjski pružatelj usluga xxxxx xx:
1. u svako doba spriječiti neovlašteno čitanje, kopiranje, mijenjanje ili brisanje podataka, osobito tijekom njihova prijenosa nadležnom DM/KU
2. u skladu s uputama, prenositi podatke:
– elektronički, u šifriranom obliku ili
– fizički, na siguran način
3. prenositi podatke što je prije moguće:
– ako se prenose fizički, najmanje jednom tjedno i
– u slučaju elektroničkog prijenosa šifriranih podataka, najkasnije na kraju xxxx njihova prikupljanja
4. osigurati odgovarajuća sredstva za praćenje pojedinačnih predmeta zahtjeva koji pristižu iz DM/KU i u DM/KU
5. brisati podatke najkasnije xxxxx xxxx nakon njihova prijenosa i osigurati da se zadrže samo podaci o imenu i podaci za kontakt podnositelja zahtjeva s ciljem zakazivanja termina, kao i broj putovnice, do vraćanja putovnice
podnositelju zahtjeva te da se izbrišu pet xxxx xxxxx toga
6. osigurati sve tehničke i organizacijske sigurnosne mjere potrebne za zaštitu osobnih podataka od slučajnog i nezakonitog uništavanja ili slučajnog gubitka, njihova mijenjanja, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa, osobito ako suradnja uključuje prijenos predmeta i podataka nadležnoj DM/KU, kao i mjere za zaštitu od svih drugih oblika
nezakonite obrade osobnih podataka
7. obraditi podatke samo u svrhu obrade osobnih podataka podnositelja zahtjeva
8. osigurati podatke sukladno propisima o zaštiti podataka i
9. podnositeljima omogućiti pristup traženim podacima sukladno propisu o Hrvatskom viznom informacijskom sustavu.
Obveze vanjskog pružatelja usluga
Članak 4.
U odnosu na obavljanje svojih djelatnosti, vanjski pružatelj usluga obvezan je:
1. osigurati da su njegovi zaposlenici odgovarajuće osposobljeni
2. osigurati da njegovi zaposlenici u obavljanju svojih zadataka:
– ljubazno primaju podnositelje zahtjeva
– poštuju ljudsko dostojanstvo i integritet podnositelja
– ne diskriminiraju osobe na osnovi spola, rasnog ili etničkog porijekla, vjere ili uvjerenja, invalidnosti, xxxxxx ili spolne orijentacije i
– poštuju pravila o tajnosti koja se također primjenjuju nakon što članovi osoblja napuste svoj posao, ili nakon privremene obustave ili okončanja pravnog instrumenta.
3. u svako doba omogućiti identifikaciju osoblja koje radi za vanjskog pružatelja usluga i
4. dokazati da njegovi zaposlenici nisu u kaznenoj evidenciji te da imaju potrebna stručna znanja.
Članak 5.
U svrhu provjere obavljanja njegovih djelatnosti, vanjski pružatelj usluga obvezan je:
1. omogućiti ovlaštenom osoblju DM/KU pristup njegovim prostorijama, u svako doba, bez prethodne najave, osobito u svrhu kontrole
2. u svrhu kontrole, omogućiti provjeru dostupnosti sustava zakazivanja termina putem govornog automata
3. osigurati korištenje odgovarajućih metoda nadzora (primjerice pseudo-podnositelji zahtjeva, instaliranje web- kamera)
4. omogućiti pristup dokazima o pridržavanju propisa o zaštiti podataka, uključujući obveze izvješćivanja, vanjske revizije i redovite provjere na terenu i
5. izvješćivati DM/KU bez odgode, o svakom kršenju sigurnosti ili pritužbi podnositelja zahtjeva glede zlouporabe ili neovlaštenog pristupa podacima te surađivati u pronalaženju rješenja i davanja žurnih odgovora na pritužbe
podnositelja.
Članak 6. U vezi s općim uvjetima, vanjski pružatelj usluga obvezan je:
1. postupati u skladu s uputama DM/KU
2. donijeti odgovarajuće antikorupcijske mjere (odredbe o plaćama osoblja, suradnja u izboru osoblja koji se upošljavaju za određeni zadatak, pravilo dviju osoba, načelo rotacije i dr.) i
3. u potpunosti poštovati odredbe ugovora xxxx xxxx sadržavati klauzulu o privremenoj obustavi ili okončanju, osobito u slučaju kršenja uspostavljenih pravila, kao i klauzulu o reviziji radi osiguranja da pravni instrument odražava najbolju praksu.
II. Suradnja s komercijalnim posrednicima (stranim turističkim agencijama i tour operatorima)
Akreditacija
Članak 7.
(1) Suradnja s komercijalnim posrednicima zasniva se na akreditaciji pri DM/KU koja ih ovlašćuje za posredovanje u zaprimanju zahtjeva i ishođenju viza isključivo u svrhu turističkog posjeta.
(2) Odluka o akreditaciji zasniva se ponajprije na provjeri:
1. statusa komercijalnog posrednika (licencija, trgovački registar, ugovori s bankama)
2. postojanja ugovora s komercijalnim partnerima koji nude smještaj i druge usluge putnih paket aranžmana u Republici Hrvatskoj i
3. ugovora s komercijalnim partnerima (agencijama) koji organiziraju prijevoz u Republiku Hrvatsku te povratak u zemlju ishodišta.
(3) Akreditirani komercijalni posrednici moraju se redovito kontrolirati nasumičnim provjerama koje uključuju osobne ili telefonske razgovore s podnositeljima zahtjeva, provjerama putovanja i smještaja, provjerama da je
priloženo putno zdravstveno osiguranje odgovarajuće i da uključuje pojedinačne putnike te uvijek kad se smatra potrebnim, provjerama isprava koje se odnose na povratak skupine.
(4) DM/KU xxxx osigurati da javnost bude obaviještena o popisu akreditiranih komercijalnih posrednika s kojima surađuje.
Postupak akreditacije
Članak 8.
(1) Komercijalni posrednik koji xx xxxx akreditirati pri DM/KU podnosi zahtjev za akreditaciju tijekom cijele godine.
(2) Komercijalni posrednik dostavlja:
1. zamolbu za akreditaciju
2. dozvolu za poslovanje na području turističke djelatnosti (odgovarajuća ovjerena preslika, prevedena na hrvatski ili engleski jezik)
3. ugovor s odgovarajućom pravnom osobom u Republici Hrvatskoj s elementima koji se odnose na kapacitete smještaja (privatnog ili hotelskog)
4. ugovor sa zrakoplovnom tvrtkom ili drugim prijevoznikom kojim se prevoze turisti
5. ugovor s društvom za osiguranje o sklopljenom skupnom ili pojedinačnom putnom osiguranju za turiste
6. okvirnu procjenu broja turista i
7. punomoć za ovlaštenog predstavnika komercijalnog posrednika koji će podnositi zahtjeve za izdavanje vize i
preuzimati ih u DM/KU ili u vanjskom pružatelju usluga, presliku njegove putovnice i osobne iskaznice, te fotografiju u boji, veličine 35x45 mm.
(3) Hrvatska pravna osoba s kojom je agencija sklopila ugovor dostavlja izvod iz sudskog registra (ne stariji od šest mjeseci), ili ovjerenu presliku rješenja Trgovačkog suda.
(4) Na osnovi raspoložive dokumentacije kao i podataka o (ne)vjerodostojnosti komercijalnog posrednika što ih xx xxxx moguće prikupiti (u sklopu lokalne konzularne suradnje s predstavnicima DM/KU država članica EEP-a u državi
primateljici), DM/KU dostavlja ministarstvu nadležnom za vanjske poslove obrazloženi prijedlog o uspostavi suradnje s komercijalnim posrednikom.
(5) Ministarstvo nadležno za vanjske poslove odlučuje o (ne)izdavanju akreditacije komercijalnom posredniku u roku 30 xxxx od zaprimanja zahtjeva. U postupku odlučivanja može se zatražiti dodatna dokumentacija od komercijalnog posrednika, kao i od hrvatske pravne osobe iz stavka 2. ovoga članka.
(6) Na osnovi odluke ministarstva nadležnog za vanjske poslove, DM/KU obavješćuje komercijalnog posrednika o (ne)prihvaćanju akreditacije.
(7) Odluka o akreditaciji vrijedi tri godine od datuma njezinog izdavanja. U slučaju ponovnog podnošenja zahtjeva za akreditacijom koji je podnesen prije datuma isteka akreditacije, prethodno izdana akreditacija vrijedi do donošenja odluke o novom zahtjevu.
Odluka o akreditaciji
Članak 9.
(1) Odluka o akreditaciji sadrži sljedeće:
Oznaku DM/KU, klasu, urudžbeni broj i datum izdavanja, predmet »Obavijest o akreditaciji« i sljedeći tekst:
»Komercijalni posrednik (naziv i sjedište), akreditiran je pri (DM/KU).
Opunomoćeni predstavnici komercijalnog posrednika za podnošenje zahtjeva za izdavanje vize za organizirane turističke posjete državljana su:
(ime i prezime, datum rođenja, broj putovnice ili osobne iskaznice, rok valjanosti) Akreditacija vrijedi do xxxx xxxxxx, a može se opozvati i prije navedenoga roka.« Nakon gornjeg teksta slijedi potpis ovlaštenog službenika i pečat DM/KU.
(2) Odluka o akreditaciji izdaje se na hrvatskom jeziku i na jeziku države primateljice odnosno na engleskom jeziku.
(3) Nakon donošenja odluke o akreditaciji nadležna DM/KU izrađuje propusnicu za ovlaštenog predstavnika komercijalnog posrednika koji će podnositi zahtjeve za izdavanje vize u DM/KU ili u vanjskom pružatelju usluga.
Podnošenje zahtjeva za izdavanje vize
Članak 10.
(1) Zahtjevi za izdavanje vize podnose se posredstvom opunomoćenih predstavnika komercijalnog posrednika u nadležnom DM/KU ili u vanjskom pružatelju usluga ako na području nadležnog DM/KU djeluje vanjski pružatelj
usluga.
(2) Osim opće dokumentacije koja se odnosi na konkretno putovanje (potvrda o organiziranom turističkom aranžmanu s popisom osoba, smještaju, prijevozu i dr.), za svaku osobu koja putuje dostavlja se:
– ispunjeni obrazac zahtjeva za izdavanje vize, s vlastoručnim potpisom osobe
– xxxxxxx xxxxx isprava
– jedna fotografija
– dokaz o povratku u matičnu zemlju (potvrda o zaposlenju, školovanju i dr.) i
– dokaz o putnom zdravstvenom osiguranju.
(3) DM/KU provjerava priloženu dokumentaciju te odlučuje o izdavanju viza u skladu s ovim Pravilnikom.
(4) Tijekom postupka, ako smatra potrebnim, ovlašteni službenik može zatražiti dodatnu dokumentaciju za bilo koju osobu iz skupine ili može zatražiti da se određeni stranac iz skupine osobno javi u DM/KU na razgovor.
Obveze komercijalnog posrednika
Članak 11.
Komercijalni posrednik xxxxx xx odmah obavijestiti DM/KU o bilo kojoj promjeni činjenica na osnovi kojih je izdana akreditacija, a osobito o:
1. sklapanju ili raskidu ugovora s hrvatskom pravnom osobom
2. sklapanju novog ugovora s drugom hrvatskom pravnom osobom i
3. promjeni opunomoćenih predstavnika i dr.
Obustava suradnje
Članak 12.
(1) Ako se utvrdi da:
1. je komercijalni posrednik ili hrvatska pravna osoba s kojom je sklopila ugovor nevjerodostojna
2. komercijalni posrednik učestalo ne dostavlja potpunu dokumentaciju
3. je komercijalni posrednik dostavio nevjerodostojnu dokumentaciju
4. xx xxxxx iz skupine ostala u Republici Hrvatskoj i nakon isteka roka valjanosti vize
5. xx xxxxx iz skupine pokušala ili je nezakonito napustila Republiku Hrvatsku
6. komercijalni posrednik ne surađuje s DM/KU vezano uz izvršavanje povremenog nadzora u svrhu utvrđivanja povratka osoba
s dotičnim se komercijalnim posrednikom odmah obustavlja suradnja i opoziva akreditacija te se ta informacija također dostavlja u sklopu lokalne schengenske suradnje u dotičnom konzularnom području.
(2) U slučaju da DM/KU dođe do saznanja o postojanju razloga za obustavu suradnje s komercijalnim posrednikom, o tome će bez odgode obavijestiti ministarstvo nadležno za vanjske poslove.
(3) U slučaju da ministarstvo nadležno za vanjske poslove dođe do saznanja o postojanju razloga za obustavu suradnje DM/KU s komercijalnim posrednikom, naložit će DM/KU opoziv akreditacije.