NAZIV PROCESA Šifra procesa Proces zaprimanja roba, radova i usluga O3 Rev08/09/21
NAZIV PROCESA | Šifra procesa |
Proces zaprimanja roba, radova i usluga | O3 Rev08/09/21 |
Korisnik procesa | Općina Selca |
Xxxxxxx xxxxxxx | Pročelnik JUO |
CILJ PROCESA |
Cilj xxxxxxx xx vjerodostojno zaprimanje roba, radova i usluga u skladu s naručenim odnosno ugovorenim uvjetima. |
GLAVNI RIZICI |
Odstupanje od naručene kvalitete ili količine roba i usluga ili radova zbog nepoznavanja predmeta nabave. Nepotpuna kontrola i uvid nad izvršenjem nabave zbog različitog spektra usluga koje se nabavljaju. Zbog nemarnosti ne prati se realizacija ispunjenja svih ugovorenih obveza. |
KRATKI OPIS PROCESA | |
ULAZ: | Narudžbenica za količinu i kvalitetu robe, zahtjev ugovora za izvršenje radova ili narudžbenice za izvršenje usluga. |
AKTIVNOSTI: | Kvalitativno i kvantitativno provjeravanje, uvid u dokumentaciju izvršenja radova, provjera kvalitativnog i kvantitativnog obavljanja usluge. |
IZLAZ: | Prihvaćanje obaveze po preuzetim robama, izvršenim radovima i izvršenim uslugama. |
VEZE S DRUGIM PROCESIMA / POSTUPCIMA |
Proces stvaranja i praćenja ugovornih obveza, Proces javne nabave, Proces zaprimanja, otpreme i arhiviranja dokumenta, Proces knjigovodstva. |
RESURSI POTREBNI ZA REALIZACIJU PROCESA |
Ljudski resursi, infrastrukturni resursi, informatički resursi. |
ŠIFRE I NAZIVI POSTUPKA |
O3.1 Postupak zaprimanja robe O3.2 Postupak zaprimanja radova O3.3 Postupak zaprimanja usluga |
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 27.09.2021. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. |
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja robe | O3.1 Rev08/09/21 |
Vlasnik postupka | Pročelnik JUO |
SVRHA I CILJ POSTUPKA |
Cilj postupka je vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje roba prema uvjetima iz narudžbenice. |
PODRUČJE PRIMJENE |
Postupak se primjenjuje u Općini Selca. |
DRUGA DOKUMENTACIJA |
Ugovor, Otpremnica, Primka, Narudžbenica, Račun, Dovršena predmetna situacija. |
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA |
Referent – administrativni xxxxxx xx odgovoran za prijem robe i arhiviranje dokumentacije. Osoba xxxx xx inicirala nabavu je odgovorna za provjeru parametara pratećeg dokumenta uz robu i dostavu dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje. Pročelnik XXX xx odgovoran za kontrolu. Savjetnik za financije i računovodstvo je odgovoran za postupak knjiženja ulaznih računa, plaćanje i podmirenje obveze. |
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR |
Zakon o obveznim odnosima, Zakon o računovodstvu, Pravilnik o obradi i zaštiti arhivskog gradiva. |
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka |
JUO – Xxxxxxxxxxx upravni odjel. |
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 27.09.2021. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. |
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | |||||
Odgovornost | Rok | |||||||
POČETAK | ||||||||
Referent – administrativni tajnik, zaprima robu te obavještava Pročelnika JUO o primitku i u skladu s njegovom uputom prosljeđuje dalje na pregled. | Referent – administrativni tajnik, Pročelnik JUO | Kontinuirano | Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun | |||||
Prijem robe | ||||||||
Provjera parametara pratećeg dokumenta uz robu | Formalno, suštinski i matematički se provjerava prateći dokument uz robu, te se prosljeđuje na daljnje postupanje. | Osoba xxxx xx inicirala nabavu | Odmah bez odgode | Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun | ||||
Neispravno Kontrola | Xxxx xx isporučena u skladu s vremenskim rokovima iz ugovora. Xxxx xx isporučena u skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora. Xxxx xx isporučena na lokacijama koje su navedene u ugovoru. Xxxx xx isporučena sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora. Xxxx xx instalirana i u upotrebi. | Pročelnik JUO | Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun | |||||
Ispravno | ||||||||
Dostava dokumentacije računovodstvu na daljnje postupanje | Dokumentacija se dostavlja na računovodstveno financijsko postupanje. | Osoba xxxx xx inicirala nabavu | Nakon potvrde ispravnosti | Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun, Primka | ||||
Nakon što je utvrđeno da je sve u skladu s narudžbenicom, nabavom ili ugovorom vrši se knjiženje u računovodstvene programe. | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah po prijemu | Ulazni računi | |||||
Postupak knjiženja ulaznih računa | ||||||||
Plaćanje i podmirenje obveze | Po dospijeću se vrši plaćanje računa za primljenu robu. | Savjetnik za financije i računovodstvo | Po dospijeću | Ugovor, Otpremnica, Narudžbenica, Račun | ||||
Arhiviranje dokumentacije | Po dovršenosti predmeta, cjelokupna dokumentacija se pregledava, obrađuje, te se arhivira sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva. | Referent – administrativni tajnik | Sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva | Dovršena predmetna situacija | ||||
KRAJ | ||||||||
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja radova | O3.2 Rev08/09/21 |
Vlasnik postupka | Pročelnik JUO |
SVRHA I CILJ POSTUPKA |
Cilj postupka je vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje radova prema uvjetima iz ugovora i troškovnika te izvješća nadzornog organa. |
PODRUČJE PRIMJENE |
Postupak se primjenjuje u Općini Selca. |
DRUGA DOKUMENTACIJA |
Troškovnik, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun, Zapisnik o nadzoru radova, Situacija. |
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA |
Pročelnik XXX xx odgovoran za zaprimanje dokumentacije izvođača o izvršenim radovima, provjeru parametara pratećih dokumenata, usporedbu izvršenih radova s troškovnikom, prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje. Nadzorno tijelo je odgovorno za dostavu dokumentacije o izvršenom nadzoru radova. Načelnik je odgovoran za kontrolu i potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima. Savjetnik za financije i računovodstvo je odgovoran za postupak knjiženja ulaznih računa te plaćanje i podmirenje obveze. Referent – administrativni xxxxxx xx odgovoran za arhiviranje dokumentacije. |
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR |
Zakon o javnoj xxxxxx, Zakon o obveznim odnosima, Zakon o proračunu, Pravilnik o obradi i zaštiti arhivskog gradiva. |
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka |
JUO – Xxxxxxxxxxx upravni odjel. |
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 27.09.2021. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. |
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | ||
Odgovornost | Rok | ||||
POČETAK | |||||
Zaprimanje dokumentacije izvođača o izvršenim radovima | Izvođač radova dostavlja dokumentaciju o izvršenim radovima. | Pročelnik JUO | Nakon obavljenih radova | Troškovnik, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun | |
Provjera parametara pratećih dokumenata | Formalno se provjerava prateći dokument uz radove. Xxxxxxxxx se provjerava prateći dokument uz radove. Provjeravaju se matematički parametri. | Osoba xxxx xx inicirala nabavu | Odmah bez odgode | Troškovnik, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun | |
Zaprimanje dokumentacije nadzornog organa o izvršenim radovima | Nadzorno tijelo dostavlja dokumentaciju o izvršenom nadzoru radova. | Nadzorno tijelo | Nakon završetka radova | Zapisnik o nadzoru radova | |
Usporedba izvršenih radova s troškovnikom | Obavlja se usporedba izvršenih radova sa specifikacijama iz troškovnika. | Osoba xxxx xx inicirala nabavu | Odmah po provjeri | Troškovnik | |
Neispravno Kontrola | Radovi su izvedeni u skladu s vremenskim rokovima iz ugovora, skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora, na lokacijama koje su navedene u ugovoru, sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora. Izvršen je tehnički pregled obavljenih radova. | Pročelnik JUO | Odmah | ||
Ispravno | |||||
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenim radovima | Ovlaštena osoba potvrđuje dokumentaciju o izvršenim radovima, uz supotpis Pročelnika JUO. | Pročelnik JUO, Načelnik, Nadzorni inženjer | Nakon kontrole | Situacija | |
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje | Dokumentacija se prosljeđuje na računovodstveno i financijsko postupanje. | Osoba xxxx xx inicirala nabavu | Xxxxx | Xxxxxxxxxx, Ugovor, Izvješće o izvršenim radovima, Narudžbenica, Račun | |
A | |||||
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | |||||
Odgovornost | Xxx | |||||||
A | ||||||||
Nakon što je izvršena suštinska, formalna i matematička kontrola, vrši se knjiženje situacije u računovodstvene programe. | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah po prijemu | Situacija | |||||
Postupak knjiženja ulaznih računa | ||||||||
Plaćanje i podmirenje obveze | Vrši se plaćanje situacije po dospijeću. | Savjetnik za financije i računovodstvo | Po dospijeću | Situacija | ||||
Arhiviranje dokumentacije | Po prijemu okončane situacije i zapisnika o primopredaji, te podmirenja cjelokupnog dugovanja, dokumentacija se pregledava, obrađuje i arhivira sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva. | Referent – administrativni tajnik | Sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva | Dovršena predmetna dokumentacija | ||||
KRAJ | ||||||||
NAZIV POSTUPKA | Šifra postupka |
Postupak zaprimanja usluga | O3.3 Rev08/09/21 |
Vlasnik postupka | Pročelnik JUO |
SVRHA I CILJ POSTUPKA |
Cilj postupka je vjerodostojno, kvalitativno i kvantitativno zaprimanje usluga. |
PODRUČJE PRIMJENE |
Postupak se primjenjuje u Općini Selca. |
DRUGA DOKUMENTACIJA |
Izvještaj o obavljenoj usluzi, Ugovor, Račun, Narudžbenica. |
ODGOVORNOSTI I OVLAŠTENJA |
Pročelnik XXX xx odgovoran za preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi, provjeru parametara pratećih dokumenata, usporedbu izvršene usluge s narudžbenicom te prosljeđivanje na računovodstveno financijsko postupanje. Načelnik je odgovoran za kontrolu i potvrđivanje dokumentacije o izvršenoj usluzi. Savjetnik za financije i računovodstvo je odgovoran za postupak knjiženja ulaznih računa i plaćanje i podmirenje obveza. Referent – administrativni xxxxxx xx odgovoran za arhiviranje dokumentacije. |
ZAKONSKI I PODZAKONSKI OKVIR |
Zakon o obveznim odnosima, Zakon o proračunu, Pravilnik o obradi i zaštiti arhivskog gradiva. |
POJMOVI I SKRAĆENICE koje se koriste u dijagramu tijeka |
JUO – Xxxxxxxxxxx upravni odjel. |
Ime i prezime | Funkcija | Datum | Potpis | |
Izradio: | Xxxxxx Xxxxxxx | Savjetnik za financije i računovodstvo | 27.09.2021. | |
Kontrolirao: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. | |
Odobrio: | Xxxx Xxxxxxxxxxxx | Xxxxxxxx | 27.09.2021. |
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | |||||
Odgovornost | Rok | |||||||
POČETAK | ||||||||
Preuzimanje dokumentacije o izvršenoj usluzi | Preuzima se dokumentacija o izvršenoj usluzi. | Pročelnik JUO | Kontinuirano | Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica | ||||
Provjera parametara pratećih dokumenata | Formalno se provjerava prateći dokument uz usluge. Xxxxxxxxx se provjerava prateći dokument uz usluge. Provjeravaju se matematički parametri. | Pročelnik JUO | Xxxxx bez odgode | Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica | ||||
Usporedba izvršene usluge s narudžbenicom | Izvršenje usluge se uspoređuje s narudžbenicom da bi se dobio uvid xx xx usluga izvršena u skladu s naručenim. | Pročelnik JUO | Odmah bez odgode | Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica | ||||
Neispravno Kontrola | Usluga je izvršena u skladu s vremenskim rokovima iz ugovora, u skladu sa zahtjevima količine i kvalitete iz ugovora, na lokacijama koje su navedene u ugovoru, sukladno nacrtima, analizama, modelima, uzorcima iz ugovora. | Načelnik | Odmah bez odgode | Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica | ||||
Ispravno | ||||||||
Potvrđivanje dokumentacije o izvršenoj usluzi | Potvrđuje se dokumentacija o izvršenoj usluzi. | Načelnik | Izvještaj o obavljenoj usluzi | |||||
Prosljeđivanje dokumentacije na računovodstveno financijsko postupanje | Dokumentacija se prosljeđuje na računovodstveno financijsko postupanje. | Pročelnik JUO | Odmah po pregledu | Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica | ||||
Nakon što je izvršena suštinska, formalna i računska kontrola vrši se knjiženje u računovodstvene programe. | Savjetnik za financije i računovodstvo | Odmah po zaprimanju računa | Račun | |||||
Postupak knjiženja ulaznih računa | ||||||||
Plaćanje i podmirenje obveza | Vrši se plaćanje računa po dospijeću. | Savjetnik za financije i računovodstvo | Po dospijeću | Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica | ||||
A | ||||||||
Dijagram tijeka | Xxxx aktivnosti | Izvršenje | Popratni dokumenti | |
Odgovornost | Rok | |||
A | ||||
Arhiviranje dokumentacije | Po dovršenosti predmeta, cjelokupna dokumentacija se pregledava, obrađuje te se arhivira sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva. | Referent – administrativni tajnik | Sukladno Pravilniku o obradi i zaštiti arhivskog gradiva | Ugovor, Izvještaj o obavljenoj usluzi, Račun, Narudžbenica |
KRAJ | ||||