Ugovor o organizacijskoj podršci u okviru Programa Fonda za aktivno građanstvo u Hrvatskoj Uvodne odredbe
Slagalica – Zaklada za razvoj lokalne zajednice Trg Xxxxxxx Xxxxx 1, 31000 Osijek, Zastupana po upraviteljici Xxxxxx Xxxxxx
OIB: 44477188154
(u daljnjem tekstu: »Upravitelj Fonda«) i
Zastupan/a po OIB:
(u daljnjem tekstu: »Korisnik«)
Zaključili su dana dd. mm 2022. godine sljedeći
Ugovor o organizacijskoj podršci
u okviru Programa Fonda za aktivno građanstvo u Hrvatskoj
Uvodne odredbe
Članak 1.
1 (1) Upravitelj Xxxxx i korisnik uvodno potvrđuju:
- da je ovaj ugovor zaključen na temelju Poziva za organizacijsku podršku organizacijama civilnog društva na web stranici xxx.xxxxxxxxxx.xx 1. ožujka 2022. godine (u daljnjem tekstu: Poziv) i odluke Upravnog odbora Upravitelja Fonda od dd. mm 2022. godine (u daljnjem tekstu: Odluka);
- da je Poziv vodio Upravitelj Fonda, odabran u postupku javne nabave Ureda za financijske mehanizme (u daljnjem tekstu: FMO), na temelju Sporazuma o provedbi Programa Fonda za aktivno građanstvo u Hrvatskoj (u daljnjem tekstu: Program Fonda) između FMO-a i Upravitelja Fonda.
Opći i posebni uvjeti
2 (1) Svrha ovog ugovora je regulirati prava i obveze u vezi s dodjelom sredstava iz Programa Fonda za provedbu strateškog plana organizacije.
2 (2) Korisnik prima sredstva za provedbu strateškog plana u skladu s uvjetima ovog ugovora i prilozima koji su sastavni dio ugovora i za koje korisnik izjavljuje da ih poznaje i da se s njima slaže.
2 (3) Korisnik prihvaća sredstva i obvezuje se da će biti u potpunosti odgovoran za provedbu strateškog plana organizacije.
3 (2) Provedba projekta će započeti dd. mm gggg.
3 (3) Razdoblje provedbe u skladu je s Prilogom I, traje do dd. mm gggg i iznosi xy mjeseci.
Članak 4. – Financiranje organizacijske podrške
4 (1) Ukupni iznos financijske podrške iznosi do EUR .
4 (2) Financijska podrška će biti isplaćena u paušalnom iznosu, od čega je 100 % sredstava osigurava Program Fonda.
Članak 5. – Izvještavanje i isplate
5 (1) Korisnik mora pripremiti i dostaviti privremeni i završni izvještaj, koji sadrži opisni dio u propisanom obrascu Upravitelja Xxxxx te cjeloviti izvještaj o radu organizacije za prethodnu kalendarsku godinu koji su usvojila tijela upravljanja organizacijom i godišnji financijski izvještaj predan u FINA-u, zajedno sa zahtjevom za plaćanje u skladu s Prilozima ovog Ugovora.
5 (2) Završnom izvještaju mora se priložiti i potvrda neovisnog vanjskog revizora da su primljena sredstva iskorištena u skladu s odredbama ovog Ugovora. Trošak revizije snosi Korisnik. Ako je korisnik proveo neovisnu vanjsku reviziju za zadnju zaključenu financijsku godinu prije datuma isteka ovog Ugovora i ako se revizorski izvještaj odnosi na i izričito navodi doprinos Programa Fonda u Hrvatskoj, takav revizorski izvještaj se može priložiti završnom izvještaju. U tom slučaju nije potrebna posebna revizija od strane neovisnog vanjskog revizora.
5 (3) Privremeni i završni izvještaj se dostavlja u elektroničkom obliku slanjem na adresu e-pošte xxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxx-xxxxxxxxx.xx uz priloge vezane uz provedbu projekta. Propisani prilozi izvještaju su navedeni u Prilogu I ovog Ugovora.
Korisnik će podnijeti prvi privremeni izvještaj najkasnije do dd. mm gggg. za razdoblje dd. mm gggg. - dd. mm gggg.
Korisnik će podnijeti završni izvještaj najkasnije do dd. mm gggg. za razdoblje dd. mm gggg. - dd. mm gggg.
5 (4) Dinamika isplata će se izvršiti u skladu s odredbama Priloga II, i to:
• uplatom predujma u iznosu od 40% odobrenih sredstava, što iznosi EUR , u roku od 15 radnih dana od datuma početka provedbe projekta,
• 1. privremene isplate u iznosu od najviše 50% odobrenih sredstava, što iznosi do EUR , u roku od 15 radnih dana po odobravanju 1. privremenog izvještaja Korisnika, odnosno od datuma kada je Upravitelj Xxxxx izdao pojedinačnu pisanu potvrdu o izvršenju,
• isplate preostalih sredstava, u predviđenom iznosu do 10% odobrenih sredstava, što iznosi do EUR
, u roku od 15 radnih dana po odobravanju završnog izvještaja Korisnika, odnosno od datuma kada je Upravitelj Xxxxx izdao pojedinačnu pisanu potvrdu o izvršenju.
5 (5) Korisnik može, na temelju objektivnih razloga, zatražiti izvanrednu privremenu isplatu u iznosu od najviše 30% odobrenih sredstava. Ako Upravitelj Xxxxx odobri izvanrednu privremenu isplatu, isplaćeni iznos će se odbiti od sljedeće redovne isplate.
5 (6) Korisnik je prilikom izvještavanja u obvezi primjenjivati tečaj InforEura za mjesec u kojemu je zaprimljena uplata predujma, odnosno privremena isplata iz članka 5 (4) ovog Ugovora. Podatak o tečaju je dostupan na poveznici xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxx/xxxxxxx-xxxxxxx/xxx-xx-xxxxxxx- works/information-contractors-and-beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en.
5 (7) Osnova za privremenu isplatu je prihvaćen privremeni izvještaj. Korisnik podnosi privremeni izvještaj i zahtjev za isplatu privremene isplate Upravitelju Xxxxx u roku od 30 dana od isteka izvještajnog razdoblja. Upravitelj Fonda pregledava izvještaj sa zahtjevom za plaćanje i poziva Xxxxxxxxx na dostavu dopuna ako je potrebno. Rok za dostavu dopuna iznosi 10 radnih dana. Nakon primitka uredno ispunjenog privremenog izvještaja, Upravitelj Xxxxx potvrđuje zahtjev za plaćanje u pisanom obliku i prosljeđuje ga na plaćanje.
5 (8) Upravitelj Xxxxx može odbiti izvještaj u cijelosti i zatražiti ponovnu dostavu izvještaja ako je izvještaj u takvom stanju da se ne može pregledati ili ako sadrži toliko odstupanja i pogrešaka da bi dostava dopuna potrajala nerazmjerno dugo. Odluka o tome hoće li dostava dopuna trajati nerazmjerno dugo autonomna je i neovisna odluka Upravitelja Fonda.
5 (9) Osnova za konačnu isplatu je prihvaćen završni i revizorski izvještaj. Korisnik podnosi završno izvješće o obavljenom radu s izvješćem neovisnog vanjskog revizora i priloženim zahtjevom za uplatu konačnog iznosa sredstava Upravitelju Xxxxx u roku od 45 dana od završetka projekta. Upravitelj Fonda pregledava izvještaj sa zahtjevom za plaćanje i poziva Xxxxxxxxx na dostavu dopuna ako je potrebno. Rok za dostavu dopuna iznosi 10 radnih dana. Nakon primitka uredno ispunjenog završnog izvještaja, Upravitelj Xxxxx potvrđuje zahtjev za plaćanje u pisanom obliku i prosljeđuje ga na plaćanje. Istovremeno izdaje pisanu potvrdu da su zadaci izvršeni u skladu s ovim Ugovorom.
5 (10) Sve isplate, osim isplate predujma ili izvanredne privremene isplate, bit će izvršene na temelju procjene napretka organizacije. Procjena napretka će uzeti u obzir ugovoreni strateški plan organizacije i organizacijski proračun te napredak postignut u postizanju rezultata (prema Prilogu I ovog Ugovora). U slučaju da je napredak manji od očekivanog, za što ne postoje objektivni razlozi, a Upravitelj Xxxxx smatra da su rezultati ugroženi, može umanjiti isplate sukladno članku 8. ovog Ugovora.
5 (11) Rok za konačnu isplatu je 15 dana od datuma kada je Upravitelj Xxxxx izdao pojedinačnu pisanu
potvrdu o izvršenju.
5 (12) Sredstva Ureda za financijske mehanizme Europskog gospodarskog prostora i Norveškog
financijskog mehanizma iz članka 4. ovog Ugovora isplatiti će se na žiro račun Korisnika otvoren kod
IBAN: .
6 (1) Korisnik se obvezuje dobivena sredstva koristiti za provedbu strateškog plana u skladu s uputama za provedbu organizacijske podrške te surađivati s mentorima koje je osigurao Upravitelj Xxxxx i provoditi plan izgradnje kapaciteta organizacije (prema Prilogu IV ovog Ugovora).
6 (2) O svakoj većoj suštinskoj i vremenskoj promjeni strateškog plana, Korisnik će unaprijed pisanim putem obavijestiti Upravitelja Fonda. Bitne promjene koje se odnose na rezultate navedene u Prilogu I ovog Ugovora moguće su samo uz prethodnu pisanu suglasnost Upravitelja Fonda.
(3) Ako Korisnik nakon potpisivanja ovog Ugovora utvrdi da neće moći postići rezultate navedene u Prilogu I, dužan je odmah pisanim putem obavijestiti Upravitelja Fonda.
6 (4) Korisnik mora voditi točnu evidenciju troškova u skladu s važećim računovodstvenim standardima i općeprihvaćenim računovodstvenim načelima. Korisnik je dužan svu dokumentaciju čuvati najmanje do 31. prosinca 2029. godine.
6 (5) Korisnik se obvezuje provesti sve postupke javne nabave unutar projekta u skladu s važećim
nacionalnim propisima i uputama Upravitelja Fonda.
Za nabavu robe i nabavu usluga korisnik će se pridržavati odredbi važećeg Zakona o javnoj nabavi. U slučaju ugovora ukupne vrijednosti veće od EUR 5.000, neovisno o odredbama nacionalnog zakona o pragovima za primjenu postupaka javne nabave, korisnik mora pozvati najmanje tri dobavljača / davatelja usluga za podnošenje ponuda. Postupci nabave i ugovaranja moraju se provoditi u skladu s dobrom gospodarskom praksom, uključujući odgovornost, osiguravajući puno i pošteno tržišno natjecanje između davatelja i time učinkovito korištenje javnih sredstava.
6 (7) Xxxxxxxx se obvezuje na svojoj internetskoj stranici objaviti informaciju da je primio sredstva iz Programa Fonda za aktivno građanstvo u Hrvatskoj. Korisnik mora navesti financijski doprinos Programa Xxxxx u svojim internim i godišnjim izvještajima. Kada je to primjenjivo, Korisnik koristi logotip Programa Fonda. Smjernice za označavanje i komunikaciju navedene su u Prilogu III. ovog Ugovora.
6 (8) Korisnik je suglasan da Upravitelj Xxxxx koristi i objavljuje dostavljene mu fotografije, video i audio zapise iz stavka 7. ovog članka u cilju promocije financijskih podrški odobrenih u okviru Programa Fonda te ispunjavanja obveze izvještavanja Ureda za financijske mehanizme Europskog gospodarskog prostora i Norveškog financijskog mehanizma i Nacionalne fokalne točke.
Članak 7. Nadzor namjenskog korištenja sredstava
7 (1) Korisnik se obvezuje osigurati da ovlaštene osobe Upravitelja Fonda, donatorskih zemalja, FMO-a i drugih nadležnih tijela Programa imaju pristup fizičkim rezultatima i dokumentaciji projekta.
Upravitelj Xxxxx pridržava prava kontinuiranog praćenja i vrednovanja izvršenja projekta Korisnika iz Priloga I ovog Ugovora, te preispitivanje financija i troškova u bilo koje vrijeme trajanja financijske podrške ili 3 godine nakon završetka projekta.
7 (2) Prilog I. ovog Ugovora sadrži rezultate koje Korisnik treba postići. Upravitelj Fonda provjerava uspješnost postizanja rezultata kroz propisane izvještaje ili terenske provjere. Ako se utvrdi da rezultati neće biti postignuti zbog objektivnih okolnosti, ugovorne strane će na prijedlog Korisnika dogovoriti nove rezultate.
7 (3) Potpisivanjem Ugovora korisnik jamči da su svi podaci navedeni u prijavi na javni Poziv istiniti i točni te da je sva dostavljena dokumentacija vjerodostojna. Ako se naknadno utvrdi da je korisnik pribavio imovinu na temelju neistinitih izjava ili informacija, korisnik je dužan vratiti već uplaćena sredstva, zajedno s kamatama na kašnjenje, od datuma prijenosa do dana otplate.
Članak 8. Nepravilnosti u provedbi Xxxxxxx i nenamjensko korištenje sredstava
8 (1) Ako Upravitelj Fonda utvrdi da je korisnik nenamjenski koristio sredstva financijske podrške za provedbu projekta iz članka 2. i Priloga I ovog Ugovora ili nije proveo projekt u ugovorenom razdoblju, ako nije podnio odgovarajuće izvještaje u roku i sa sadržajem određenim u članku 5. ili ako Upravitelju Fonda ne omogući nadzor nad namjenskim korištenjem sredstava iz članka 4., daljnja isplata bit će
obustavljena, a Korisnik je dužan vratiti primljena nenamjenski utrošena ili neutrošena sredstva, zajedno sa zakonskim kamatama, u roku od 30 dana od dana primitka pisane obavijesti davatelja o potrebi vraćanja zaprimljenih sredstava.
8 (2) Ako se tijekom nadzora ili u bilo kojem trenutku tijekom provedbe projekta ili naknadno utvrdi da Xxxxxxxx ne ispunjava uvjete iz Poziva, primjerice da je odgovorna osoba osuđivana prije ili u vrijeme financiranja po ovom Ugovoru za kazneno djelo ili mu je izrečena novčana kazna prema Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (Narodne novine 121/2014), Upravitelj Xxxxx može jednostrano raskinuti ovaj Ugovor, a Korisnik mora vratiti primljena sredstva, zajedno sa zakonskim kamatama od datuma uplate do datuma povrata.
8 (3) Ako Upravitelj Xxxxx u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja financiranja ili nakon podnošenja završnog izvještaja, a na temelju dostavljenih izvještaja ili uvida na licu mjesta, ocijeni da Korisnik ne postiže rezultate, odnosno da ih neće postići iz razloga sa svoje strane, može u skladu s tim smanjiti vrijednost financijske podrške. Prije smanjenja Upravitelj Fonda izračunava vrijednost rezultata u odnosu na ukupnu vrijednost podrške. Na temelju odluke Upravitelja Xxxxx o smanjenju podrške, ugovorne strane sklapaju dodatak Ugovora, ugovarajući nove rezultate u Prilogu I, novu vrijednost Ugovora i novu dinamiku isplate. Ako Korisnik ne potpiše dodatak Ugovora, Upravitelj Fonda može djelomično ili u cijelosti odustati od Ugovora.
8 (4) Ako Upravitelj Xxxxx u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja financiranja ili na temelju dostavljenih izvještaja ili uvida na licu mjesta, ocijeni da će radi postupanja Korisnika postignuti rezultati biti tako niski da ne ispunjavaju svrhu i ciljeve Poziva, Upravitelj Fonda može jednostrano raskinuti ovaj Ugovor, a Korisnik mora vratiti primljena sredstva, zajedno sa zakonskim kamatama od datuma uplate do datuma povrata.
8 (5) Upravitelj Fonda može djelomično ili u cijelosti odustati od Ugovora, a Korisnik je dužan vratiti nepropisno primljena sredstva zajedno sa zakonskim kamatama od datuma uplate do datuma povrata ako Xxxxxxxx ne provodi strateški plan u skladu s člankom 1.4 Ugovora o provedbi Programa Fonda:
i. Program, odnosno organizacija se temelji se na zajedničkim vrijednostima poštovanja ljudskog dostojanstva, slobode, demokracije, jednakosti, vladavine prava i poštivanja ljudskih prava, uključujući prava pripadnika manjina.
ii. Program, odnosno organizacija slijedi načela dobrog upravljanja; mora biti participativan i uključiv, odgovoran, transparentan, osjetljiv, učinkovit i djelotvoran. Primjenjuje se nulta tolerancija prema korupciji.
iii. Program, odnosno organizacija djeluje u skladu s održivim razvojem, dugoročnim gospodarskim rastom,
socijalnom kohezijom i zaštitom okoliša te
iv. Program, odnosno organizacija slijedi pristup upravljanja rezultatima i rizikom.
8 (6) Upravitelj Fonda može odustati od Ugovora u cijelosti ili djelomično ako Korisnik ne provodi plan izgradnje kapaciteta organizacije ili ne surađuje s mentorima koje je osigurao Upravitelj Fonda u aktivnostima izgradnje kapaciteta. Po raskidu Ugovora, Upravitelj Fonda obračunava sredstva na koja Korisnik ima pravo s obzirom na provedene aktivnosti i postignute rezultate.
8 (7) Korisnik se obvezuje prije stupanja na snagu ovog Ugovora, predati davatelju ovjerenu bjanko
zadužnicu, radi osiguranja plaćanja svih tražbina nastalih na temelju Ugovora.
U slučaju kada Upravitelj Xxxxx utvrdi da je korisnik nenamjenski koristio sredstva ili Upravitelju Fonda
nije omogućio nadzor nad namjenskim korištenjem sredstava financijske podrške ovog Ugovora ili je
prekršio druge uvjete ovog Xxxxxxx te nije vratio primljena nenamjenski utrošena ili neutrošena sredstva, davatelj ima pravo aktivirati solemniziranu bjanko zadužnicu koju je korisnik dostavio prije potpisivanja ovog Ugovora. Ako bjanko zadužnica nije aktivirana vraća se korisniku nakon završetka Programa u Hrvatskoj.
Članak 9. Odgovornost za štetu
Upravitelj Xxxxx ne snosi odgovornost, neposrednu iii posrednu, za štete proizašle iz bilo koje aktivnosti Xxxxxxxxx u provedbi ugovorenog projekta.
Donatorske zemlje i FMO kao ni njihovi dužnosnici i zaposlenici ne mogu se smatrati odgovornima za štetu ili povrede bilo koje prirode koje je pretrpio Upravitelj Xxxxx, Korisnik ili treća osoba povezana na izravan ili neizravan način s ovim Ugovorom.
Ukoliko se Ugovor zaključen između Upravitelja Xxxxx i FMO-a iz bilo kojeg razloga raskine prije njegovog isteka, sva prava i obveze Upravitelja Xxxxx prema Korisniku iz ovog Ugovora automatski se prenose na FMO koji ih ima pravo prenijeti na bilo koju zamjenu koju imenuje za Upravitelja Xxxxx.
Članak 9. Završne odredbe
9 (1) Sve možebitne nesporazume i sporove ugovorene strane će nastojati riješiti mirnim putem, a ako u tome ne uspiju ugovara se nadležnost stvarno nadležnog suda u Osijeku.
9 (3) U slučaju sukoba između odredbi Priloga i odredbi ovog Ugovora, prevladavaju odredbe ovog
Ugovora.
a 2 (dva) primjerka Upravitelj Fonda.
Članak 10. - Prilozi Ugovoru
10 (1) Sljedeći dokumenti predstavljaju sastavni i obvezujući dio Xxxxxxx:
Prilog I: Sažetak strategije i rezultata koje treba postići do kraja Ugovora Prilog II: Zahtjev za plaćanje
Prilog III: Upute za vidljivost i komunikaciju
Prilog IV: Plan izgradnje kapaciteta Korisnika (važi od datuma potpisivanja obje strane)
Za korisnik: | Za Upravitelja Fonda | ||
Ime i prezime osobe ovlaštene za zastupanje: | Ime i prezime osobe ovlaštene za zastupanje: | ||
Potpis i pečat: | Potpis i pečat: |
Klasa: Urbroj:
U Osijeku, dd. mm gggg. godine