Postupak dodjele i upravljanje

ugovorima o bespovratnim sredstvima

Napomena: materijali u nastavku vlasništvo su SAFU-a, namijenjeni pripremi za testiranje kandidata na predmetnom natječaju te ih nije dopušteno umnažati, distribuirati i javno prezentirati bez suglasnosti SAFU-a.

U slučaju bilo kakvih promjena procedura za vrijeme trajanja natječaja koje se odnose na materiju u prezentaciji ili odnosno odstupanja važećih procedura sadržaja prezentacije, na pisanom testiranju će se primjenjivati procedure iz ove prezentacije.

Napomena

Kratice:

UT – upravljačko tijelo

PT1 – Posredničko tijelo razine 1 PT2 – Posredničko tijelo razine 2

PDP – Poziv na dostavu projektnih prijedloga

DZN – Dokumentacija za nadmetanje

OP KK – Operativni program Konkurentnost i kohezija ZNS – Zahtjev za nadoknadom sredstava

Osnovni pojmovi – bespovratna sredstva

Bespovratna sredstva – (najviši) iznos novca koji se može dodijeliti Korisniku

radi:

- ostvarivanja ciljeva definiranih programskim dokumentima RH

Dva su izvora bespovratnih sredstava:

✓ sredstva EU, i

✓ sredstva iz državnog proračuna

Osnovni pojmovi – Poziv na dostavu projektnih prijedloga

⮚ Dokumentacija koja definira uvjete dodjele bespovratnih sredstava

i provedbe ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

⮚ Definira:

• korisnike poziva

• partnere

• vrstu prihvatljivih aktivnosti

• vrstu prihvatljivih troškova

Osnovni pojmovi – Upute za prijavitelje

Dokument koji sadrži:

⮚ Opće informacije

⮚ Pravila Poziva

⮚ Kako se prijaviti

⮚ Postupak dodjele

⮚ Odredbe koje se odnose na provedbu projekta

⮚ Obrasci i prilozi

⮚ Pojmovnik

⮚ Popis kratica

Osnovni pojmovi – Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava

Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava - ugovor između Korisnika i

Posredničkih tijela kojime se:

✓ utvrđuje najviši iznos bespovratnih sredstava dodijeljen za provedbu projekta iz sredstava EU i sredstava iz državnog proračuna, te

✓ drugi financijski i provedbeni uvjeti Projekta.

Osnovni pojmovi – razdoblje provedbe projekta

Razdoblje određeno Posebnim uvjetima Ugovora koje:

✓ započinje početkom obavljanja aktivnosti projekta te

✓ istječe završetkom obavljanja predmetnih aktivnosti

✓ Razdoblje provedbe navedeno je u posebnim uvjetima ugovora

Osnovni pojmovi - razdoblje prihvatljivosti izdataka

- razdoblje unutar kojeg izdatak xxxx nastati da bi bio prihvatljiv za sufinanciranje

Na razini projekta:

✓ Definira se Posebnim uvjetima ugovora za svaki projekt

Prema Pravilniku o prihvatljivosti izdataka – najšire moguće razdoblje za OP KK:

✓ Razdoblje prihvatljivosti izdataka je razdoblje koje započinje 1. siječnja 2014. te završava 31. prosinca 2023.

Osnovni pojmovi – razdoblje izvršenja ugovora

Razdoblje:

✓ od stupanja Ugovora na snagu, tj. od xxxx potpisa posljednje ugovorne Strane

✓ do izvršenja svih prava i obveza sukladno Ugovoru što uključuje i razdoblje izvještavanja nakon provedbe (5 xxxxxx nakon završetka provedbe)

Vrste postupaka dodjele bespovratnih

sredstava

OTVORENI POSTUPAK

OGRANIČENI POSTUPAK

IZRAVNA DODJELA

npr. strateški projekti, projekti tehničke pomoći ODABIR VELIKIH PROJEKATA

Trajanje postupka dodjele

⮚ Postupak dodjele završava danom donošenja i objave Odluke o financiranju

⮚ Modalitet privremenog poziva - ograničeno vrijeme za podnošenje prijava

⮚ Modalitet trajnog poziva - prijave se podnose do iskorištenja raspoloživih sredstava:

120 kalendarskih xxxx

Ugovor o bespovratnim sredstvima (I)

▪ Posebni uvjeti

Dodaci Posebnim uvjetima:

✓ Dodatak 1.1 Opis i proračun projekta (Prijavni obrazac A)

✓ Dodatak 1.2. Opći uvjeti

Ugovor o bespovratnim sredstvima (II)

▪ U slučaju neslaganja između odredbi Posebnih uvjeta i bilo kojeg povezanog Dodatka, primjenjuju se odredbe Posebnih uvjeta

▪ U slučaju neslaganja između odredbi Dodatka 1.2 (Opći uvjeti) i onih iz drugih Dodataka, odredbe Dodatka 1.2 imat će prvenstvo

Posebni uvjeti I

U Posebnim uvjetima ugovora:

• Definira se ukupna vrijednost Projekta: ukupni (prijavljeni i prihvaćeni) prihvatljivi i neprihvatljivi troškovi projekta

• Definiraju se ukupni prihvatljivi troškovi: ukupni (prijavljeni i prihvaćeni) troškovi o kojima korisnik izvještava tijekom provedbe

• Definiraju se ukupna bespovratna sredstva koja dodjeljuje PT1/UT: najviši mogući iznos sufinanciranja ukupno utvrđene vrijednosti prihvatljivih izdataka Projekta

Posebni uvjeti II

Definiraju se metode xxxxx xxxxxx Xxxxxxxx može potraživati sredstva koje

koristi li se tzv. metoda plaćanja i/ili metoda nadoknade izdataka Definira se učestalost dostave Zahtjeva za nadoknadom sredstava Definiraju se kategorije neprihvatljivih izdataka

Definiraju se odredbe povezane s trajnosti projekta, promidžbom i vidljivosti, vlasništvom nad rezultatima projekta

Posebni uvjeti III

▪ Definira se mogućnost plaćanja predujma i način potraživanja istog

▪ Navode se podaci o projektu i potpisnicima Ugovora o bespovratnim sredstvima

Dodatak - Opći uvjeti

Opći uvjeti koji se primjenjuju na projekte financirane iz Fondova u financijskom razdoblju 2014.–2020. definiraju:

✓ Obveze korisnika (odgovornost, informiranje, javnost i vidljivost, vlaništvo i trajnost)

✓ Razdoblje provedbe projekta i obustava

✓ Plaćanja (prihvatljivi troškovi, izvješća, predujam, računovodstveno evidentiranje, povrat)

✓ Izmjene i prijenos ugovora

✓ Odgovornost za štetu, raskid ugovora i viša xxxx

Prihvatljivi troškovi

⮚ Prihvatljivi su oni troškovi koji udovoljavaju svim sljedećim kriterijima:

⮚ izravno su povezani s aktivnostima te vode do ispunjenja ciljeva projekta i zadanih pokazatelja;

⮚ navedeni su u proračunu projekta;

⮚ u skladu su s Pravilnikom o prihvatljivosti izdataka;

⮚ xxxxxxx xx kod Korisnika ili partnera;

⮚ plaćeni su tijekom razdoblja prihvatljivosti izdataka;

⮚ Nabava roba/usluga/radova –> roba isporučena i instalirana/radovi prihvaćeni/usluga isporučena tijekom provedbe projekta

⮚ Ukoliko premašuju odstupanje od 20% izvorno unesenog iznosa glavnih proračunskih elemenata projekta, za isto odstupanje je potpisan Dodatak Ugovoru;

Neprihvatljive projektne troškove snosi Korisnik, kao i one prihvatljive projektne troškove koji se ne financiraju bespovratnim sredstvima.

Odgovornost korisnika

✓ Provedba projekta isključiva je odgovornost Korisnika, čak i

kada Xxxxxxxx provodi projekt s jednim ili više partnera

✓ Osigurati financijska i sva druga sredstva potrebna za učinkovitu i uspješnu provedbu projekta

✓ Osigurati kontinuirano financiranje projekta te snositi sve projektne troškove, osim prihvatljivih troškova koji se Korisniku naknađuju

✓ Nabave provoditi uz poštivanje načela transparentnosti te Zakona o javnoj xxxxxx/Pravila za NOJN/Ugovora o BS

✓ Pridržavati se zahtjeva veznih uz informiranje i vidljivost, horizontalnih politika, zabrane dvostrukog financiranja

✓ Obavještavati SAFU o svim okolnostima koje utječu ili mogu utjecati na valjanu provedbu projekta bez kašnjenja

Početni plan ZNS-ova, Plan nabave i

Predujam

• Korisnik podnosi Početni plan ZNS—> sadrži iznose i planirane rokove za podnošenje Zahtjeva za nadoknadu sredstava prema SAFU

• Korisnik podnosi projektni Plan nabave u SAFU u roku od 10 radnih xxxx od xxxx stupanja Ugovora na snagu

• Korisnik podnosi Zahtjev za plaćanje predujma u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja provedbe projekta (osim ako u Posebnim uvjetima nije drugačije navedeno)

• Ispunjava se kontrolna lista za provjeru zahtjeva za predujam

Zahtjev za predujam

✓ Mogućnost, iznosi i uvjeti za plaćanje predujma navedeni u Posebnim uvjetima Ugovora

✓ Korisnik podnosi zahtjev za plaćanje predujma u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja provedbe projekta

✓ PT2 provjerava zahtjev za plaćanje predujma te u pisanom obliku donosi odluku o odobravanju ili odbijanju istog, u roku od 10 radnih xxxx od xxxx primitka zahtjeva

Zahtjev za predujam (postupak za povrat)

Ako PT2 utvrdi da se:

✓ predujam za projekt ne koristi namjenski, odnosno ako

✓ se predujam zahtijeva u prvom tromjesečju provedbe projekta, a Korisnik

ne započne s provedbom projekta i u roku od 90 xxxx od xxxx primitka predujma ne nastanu nikakvi troškovi povezani s provedbom projekta, PT 2 može pokrenuti postupak za njegov povrat

Izvješća

Korisnik tijekom izvršavanja Ugovora podnosi SAFU pismeno ili kroz sustav eFondovi :

✓ Izvješća o napretku = Zahtjevi za nadoknadom sredstava (ZNS)- podnosi se 15 xxxx od isteka svaka tri mjeseca od sklapanja Ugovora/rok za pregled 30 xxxx

✓ Završno izvješće o provedbi projekta- podnosi se 30 xxxx od isteka razdoblja provedbe projekta zajedno sa završnim ZNS-om/ rok za pregled 60 xxxx

✓ Izvješća nakon provedbe projekta- od datuma završnog plaćanja, tijekom sljedećih 5 xxxxxx, u roku od 30 kalendarskih xxxx od datuma nakon isteka svake godine.

Retroaktivno potraživanja sredstava

Prvi ZNS Korisnik može dostaviti:

• danom stupanja Ugovora na snagu, ili

• najkasnije nakon isteka prva tri mjeseca od datuma potpisivanja Ugovora

Korisnik:

• potražuje troškove nastale prije datuma sklapanja Ugovora, i

• izvještava o svim aktivnostima koje su završile prije datuma sklapanja

Ugovora ili su se počele provoditi prije datuma sklapanja Ugovora

ZNS – metoda nadoknade

Metoda nadoknade

Traži se nadoknada već plaćenih troškova:

1. Korisnik izvrši plaćanje prema dobavljaču

2. Dostavlja ZNS (uz dokumentarne dokaze o nastanku xxxxxx i izvršenim uplatama za nastale troškove) i traži nadoknadu sredstava

3. Po odobrenju ZNS-a vrši se isplata prihvaćenog xxxxxx korisniku

Plaće, ostali troškovi osoblja i dnevnice – samo po ovoj metodi!

ZNS – metoda plaćanja

Metoda plaćanja

Za troškove koji nisu plaćeni:

1. Korisnik dostavlja ZNS u kojem navodi troškove koje tek treba platiti, uz dokaze nastanka xxxxxx

2. Po odobrenju ZNS-a vrši se plaćanje prihvaćenih izdataka prema korisniku

3. Dokumentarni dokaz o plaćanju prihvatljivih troškova korisnik podnosi nakon izvršenja plaćanja prema dobavljačima/izvođačima/pružateljima usluga – u roku 10 kalendarskih xxxx od xxxx primitka uplate sredstava

ZNS - provjere izdataka

Provjera i odobravanje završnog ZNS-a preduvjet su za konačno plaćanje (nadoknadu) potraživanih sredstava, osim:

Kada završni ZNS obuhvaća troškove koji se potražuju prema metodi

plaćanja:

- Završno se plaćanje vrši na temelju privremenog odobrenja

Završnog izvješća, a konačno se odobrava po primitku dokumentarnih dokaza o plaćanju prihvatljivih izdataka

ZNS - provjere

✓ SAFU provjerava status provedbe projekta, ostvarenje pokazatelja i

troškove u roku od: 30 kalendarskih xxxx od primitka istog

✓ SAFU može zatražiti putem e-maila ili eFondovi dodatne informacije, dokumentaciju ili pojašnjenja od Korisnika (rok za Korisnika između 3 i 10 radnih xxxx koji ne utječe na rok provjere ZNS-a)

✓ Ispunjava se kontrola lista za pregled ZNS-a

• Troškove u jednom ZNS-u za koje SAFU nije utvrdio prihvatljivost zbog nedostatka informacija, izuzimaju se –

prijava u sljedećem ZNS-u (ne odnosi se na završni ZNS)

• Troškove u jednom ZNS-u za koje xx XXXX utvrdio da nisu prihvatljivi- ne može se ponovno potraživati

Neprihvatljivi troškovi (I)

• troškovi koji nisu potvrđeni kao prihvatljivi xx xxxxxx PT2 jer nisu sukladni odredbama Ugovora i/ili primjenjivih propisa

• troškovi koji nisu neophodni za provedbu projekta xx xxx takvi nisu bili

predviđeni u projektnom proračunu

• troškovi koji se pri dostavi izvještaja ne podudaraju po iznosu i količini predviđenim proračunom (a nije dostavljena obavijest o izmjeni!)

Neprihvatljivi troškovi (II)

• troškovi nabava za koje se ex post kontrolom ispostavilo da nisu provedene u skladu s načelima i procedurama (javne) nabave

• neprihvatljive su ‘’zamjene’’ troškova- ukoliko je neki trošak proglašen neprihvatljivim iz bilo kojeg razloga, nije moguće sredstva prenamijeniti za nove stavke

Provjere na licu mjesta (I)

Tijekom provedbe projekta moraju/mogu se provoditi sljedeće provjere na licu mjesta:

Unaprijed planirane: bilo kada tijekom čitavog razdoblja provedbe projekta

- xxxxx xx dostupnost pokazatelja rezultata projekta

Ad hoc provjere: u bilo kojem trenutku razdoblja provedbe projekta - temeljem informacija koje daje korisnik

Provjere na licu mjesta (II)

Provjera xx xxxx provesti najmanje jednom tijekom razdoblja provedbe projekta za svaki projekt,

Ili više, temeljem kriterija koji se primjenjuju na svaki projekt:

• Složenost projektnih aktivnosti

• Razdoblje provedbe

• Nepravilnosti

• Korisnik nema prethodno iskustvo

• Kašnjenja …

Provedba kontrole postupaka nabave

Korisnici su obavezni provoditi nabave sukladno

Zakonu o javnoj xxxxxx ili primjenjivim pravilima koji definiraju postupke nabave za subjekte koji nisu obveznici Zakona o javnoj xxxxxx

Vrste kontrole postupaka nabave koje obavlja PT2:

✓ Ex-ante provjera dokumentacije za nadmetanje

✓ Ex-post provjera provedenog postupka nabave

Ex-ante provjera DZN

• Po pregledu plana nabave, korisnik zaprima popis nabava za koje su obvezni dostaviti dokumentaciju za nadmetanje prije pokretanja postupka nabave

• Svrha provjere: pregled i prema potrebi dostava komentara za poboljšanje dokumentacije za nadmetanje (korisnik je xxx odgovoran za kvalitetu i valjanost postupka nabave)

Ex-post provjera postupka nabave (I)

• Svrha provjere: ocijeniti jesu li izdaci iskazani u ZNS-ovima prihvatljivi i sukladni s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava i Zakonom o javnoj xxxxxx / prilogom ugovora koji definira postupke nabave za osobe koje nisu obveznici Zakona o javnoj xxxxxx

Document Metadata

Table of Contents

Postupak dodjele i upravljanje

Document Metadata