POPIS DOKUMENTARNOG GRADIVA LOŠINJSKOG MUZEJA S ROKOVIMA ČUVANJA
URBROJ: LM 169 /2021.
Mali Lošinj, 18. 10. 2021.
POPIS DOKUMENTARNOG GRADIVA LOŠINJSKOG MUZEJA S ROKOVIMA ČUVANJA
Korištene oznake:
N= Rok čuvanja računa se od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala.
Z = Rok čuvanja računa se od isteka godine u kojoj je spis zaključen, odnosno u kojoj je dokument (ugovor, odluka, pravilnik i sl.) prestao važiti ili je zamijenjen drugim odgovarajućim dokumentom
D = Djelomično odabrati
Po isteku roka čuvanja odabire se prema uputama nadležnog državnog arhiva dio dokumentacije za trajno čuvanje. U pravilu se radi o slučajevima gdje se među istovrsnim predmetima i dokumentima mogu naći oni koji se odnose na značajnije događaje, odluke, stvari ili osobe te ih se uslijed toga odabire za trajno čuvanje.
I = Izlučiti
Po isteku roka dokumentacija se može izlučiti u cjelini, uz pribavljano odobrenje nadležnog državnog arhiva.
T = Trajno čuvati
Po isteku roka dokumentacija se u cjelini odabire za trajno čuvanje.
U = Uništenje dokumentarnog gradiva bez provođenja posebnog postupka za svaki pojedinačni postupak na temelju čl. 38. Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom Lošinjskog muzeja i definiranim rokovima čuvanja temeljem Zakona o računovodstvu (NN, broj 78/15, 134/15, 120/16, 116/18, 42/20, 47/20), Zakona o proračunu (NN, broj 87/08, 136/12, 15/15) i Pravilnika o proračunskom računovodstvu i računskom planu (NN, broj 124/14, 115/15, 87/16, 3/18, 126/19, 108/20).
Redni broj | Poslovna funkcija/poslovne aktivnosti/vrste gradiva | Izvornik | Pretvorbeni oblik | Rok čuvanja | Postupak po isteku čuvanja | ||||
Fizički ili analogni | Digitalni | Fizički ili analogni | Digitalni | Izvornik | Pretvorbeni oblik | Izvornik | Pretvorbeni oblik | ||
1. | ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE | ||||||||
1.1. | Osnivanje, prijava i promjena poslovanja | ||||||||
1.1.1. | Osnivanje | ||||||||
1.1.1.1. | Općenito | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
1.1.1.2. | Osnivanje Muzeja - Rješenja o osnivanju | papir | - | - | - | T | - | ||
1.1.1.3. | Prijava i registracija - Prijava početka poslovanja nadležnim tijelima, Upis u registar Trgovačkog xxxx | xxxxx | - | - | - | T | - | ||
1.1.1.4. | Ostala dokumentacija koja se odnosi na osnivanje | papir | - | - | - | T | - | ||
1.1.2. | Promjena djelatnosti | - | - | - | |||||
1.1.2.1. | Općenito | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
1.1.2.2. | Prijava i registracija promjene i dopune djelatnosti | papir | - | - | - | T | - | ||
1.1.3. | Ostale statusne i druge promjene | ||||||||
1.1.3.1. | Općenito | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
1.1.3.2. | Predmeti u vezi s promjenom naziva – promjene podataka u registru | papir | - | - | - | T | - | ||
1.1.3.3. | Udruživanje i dioba | papir | - | - | - | T | - | ||
1.1.4. | Znakovi, potpisi, žigovi i identifikacijske isprave | ||||||||
1.1.4.1. | Općenito | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
1.1.4.2. | Javnobilježnički akti | papir | - | - | - | Z+10 | - | I | - |
1.1.4.3. | Dokumenti o žigovima, potpisima, identifikacijskim ispravama i znakovima | papir | - | - | - | T | - | ||
1.1.4.4. | Popis štambilja i pečata; nabava i uništenje | papir | - | - | - | T | - | ||
1.2. | Upravljanje | ||||||||
1.2.1. | Unutarnji ustroj | ||||||||
1.2.1.1. | Općenito | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
1.2.1.2. | Unutarnji ustroj-uredbe i pravilnici | papir | - | - | - | T | - | ||
1.2.1.3. | Reorganizacije – predmeti Rok čuvanja počinje teći xx xxxxx godine u kojoj xx xxxxxxxx reorganizacije okončan. Za trajno čuvanje odabire se dokumentacija koja dokumentira xxxx | xxxxx | - | - | - | Z+5 | - | D | - |
promjene u unutarnjem ustroju. | |||||||||
1.2.1.4. | Šifre organizacijskih jedinica | papir | - | - | - | T | - | ||
1.2.2. | Tijela upravljanja - Muzejsko vijeće, Ravnateljstvo, Stručno vijeće | ||||||||
1.2.2.1. | Općenito | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
1.2.2.2. | Zapisnici o izboru i konstituiranju tijela upravljanja – Osnivanje, promjene i ukidanje | papir | - | - | - | T | - | ||
1.2.2.3. | Poslovnici o radu tijela upravljanja | papir | računalo | Ako je izvorni dokument u digitalnom formatu a pretvarali ste ga u fizički- papirnati pisati „DA“ ako niste ostaviti prazno | Ako ste pretvarali izvorni /origilnani dokument npr. iz fizičkog- papirnatog u digitalni pisati „DA“ ako niste ostaviti prazno | T | |||
1.2.2.4. | Rješenja o imenovanjima i razrješenjima | papir | računalo | Da | T | - | |||
1.2.2.5. | Zapisnici sa sjednica tijela upravljanja | papir | računalo | da | - | T | - | ||
1.2.2.6. | Zapisnici sa sjednica stručnih povjerenstava | papir | računalo | da | - | T | - | ||
1.2.2.7. | Programi rada i projekti | papir | da | - | T | - | |||
1.2.2.8. | Odluke i rješenja | papir | računalo | da | - | T | - | ||
1.3. | Propisi i normativni akti | ||||||||
1.3.1. | Registar općih akata | papir | - | da | - | T | - | ||
1.3.2. | Interni normativni akti | - | da | - | |||||
1.3.2.1. | Statuti | papir | - | da | - | T | - | ||
1.3.2.2. | Ostali interni normativni akti | papir | - | da | - | T | - | ||
1.4. | Planovi i programi rada | ||||||||
1.4.1. | Dugoročni poslovni planovi i strategije | ||||||||
1.4.1.1. | Općenito | papir | računalo | da | - | N+2 | N+2 | I | I |
1.4.1.2. | Priprema i donošenje | papir | računalo | da | - | Z+5 | Z+5 | D | D |
1.4.1.3. | Usvojene strategije, programi rada i projekti | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
1.4.2. | Godišnji planovi rada | ||||||||
1.4.2.1. | Općenito | papir | računalo | da | - | N+2 | N+2 | I | I |
1.4.2.2. | Usvojeni godišnji planovi xxxx | xxxxx | računalo | da | - | T | T | ||
1.5. | Izvješća o radu | ||||||||
1.5.1. | Godišnja i višegodišnja izvješća o radu | ||||||||
1.5.1.1. | Dokumentacija nastala u pripremi izvješća: nacrti, pomoćni materijali i sl. | računalo | da | - | - | N+2 | I | ||
1.5.1.2. | Godišnji statistički izvještaji | računalo | da | - | - | T | |||
1.5.1.3. | Izvještaji o radu Muzeja | računalo | da | - | - | T | |||
1.5.2. | Izvještaji o radu za razdoblja kraća od xxxxxx xxxx | - | - | ||||||
1.5.2.1. | Općenito – opća prepiska, upiti, obavijesti | računalo | da | - | - | N+1 | I | ||
1.5.2.2. | Kratkoročna izvješća o radu Muzeja | računalo | da | - | - | Z+5 | I | ||
1.6. | Poslovna suradnja | ||||||||
1.6.1. | Domaća kulturna suradnja | ||||||||
1.6.1.1. | Općenito – opća prepiska | papir | računalo | da | - | N+2 | N+2 | I | I |
1.6.1.2. | Ugovori i elaborati o poslovnoj suradnji | papir | - | - | - | T | - | ||
1.6.1.3. | Projekti i programi suradnje | papir | - | - | - | T | - | ||
1.6.1.4. | Suradnja sa sveučilištima, fakultetima i srodnim Institucijama (ugovori o suradnji) | papir | računalo | - | da | T | T | ||
1.6.1.5. | Ostali ugovori s pravnim osobama - Po isteku roka odabire se za čuvanje dokumentacija o važnijim i trajnijim oblicima i programima suradnje. | papir | računalo | da | - | Z+5 | Z+5 | D | D |
1.6.2. | Međunarodna kulturna suradnja | ||||||||
1.6.2.1 | Općenito – opća prepiska | papir | računalo | - | da | N+2 | N+2 | I | I |
1.6.2.2 | Članstvo u međunarodnim udrugama i organizacijama | papir | računalo | da | - | T | T | ||
1.6.2.3. | Projekti i programi suradnje | papir | računalo | - | da | T | T | ||
1.6.2.4. | Dokumenti o posjetama predstavnika stranih organizacija i stranih državljana - Za čuvanje se po isteku roka odabire dokumentacija o posjetima značajnijega karaktera s dugotrajnijim stručnim i promidžbenim posljedicama. | papir | - | - | - | - | N+2 | - | D |
1.7. | Seminari i konferencije | ||||||||
1.7.1. | Organizacija xxxxxxxx i konferencija | ||||||||
1.7.1.1. | Općenito | papir | računalo | - | - | N+2 | N+2 | I | I |
1.7.1.2. | Pojedinačni seminari i konferencije - Dokumentacija o organizaciji xxxxxxxx i konferencija (programi, pozivi, | papir | računalo | da | - | N+2 | - | D | - |
predavači, materijali, popisi sudionika i sl.) | |||||||||
1.7.1.3. | Zapisnici i izvješća sa skupova, savjetovanja, kongresa, konferencija za tisak i sl. | papir | računalo | - | - | T | T | T | T |
1.8. | Informiranje, marketing, svečanosti i proslave | ||||||||
1.8.1. | Informativni materijali | ||||||||
1.8.1.1. | Brošure, leci, plakati i drugi informativni materijali | - | računalo | da | - | N+2 | - | D | - |
1.8.1.2. | Dokumentacija nastala u pripremi informativnih materijala | - | računalo | da | - | Z+2 | - | I | - |
1.8.2. | Svečanosti, nagrade, priznanja i darovi | ||||||||
1.8.2.1. | Općenito - Opća prepiska, pozivi na svečanosti i proslave | papir | računalo | da | - | N+1 | - | I | - |
1.8.2.2. | Proslave obljetnica | papir | računalo | da | - | N+2 | - | D | - |
1.8.2.3. | Diplome, plakete i druga javna priznanja | papir | računalo | da | - | T | - | ||
2. | LJUDSKI RESURSI, RAD I RADNI ODNOSI | ||||||||
2.1. | Ljudski resursi | ||||||||
2.1.1. | Planiranje i razvoj | ||||||||
2.1.1.1. | Planovi i procjene potreba | papir | računalo | da | T | T | |||
2.1.1.2. | Zahtjevi za osiguranjem ljudskih resursa | papir | računalo | da | Z+2 | Z+2 | I | I | |
2.1.2. | Školovanje i stručno usavršavanje | ||||||||
2.1.2.1. | Planovi obrazovanja i stručnog osposobljavanja djelatnika | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | - |
2.1.2.2. | Programi tečajeva za stručno obrazovanje djelatnika | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.1.2.3. | Predmeti vezani za specijalizacije, odnosno prekvalifikacije | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.1.2.4. | Evidencije o položenim stručnim ispitima | papir | - | - | - | T | - | - | |
2.2. | Rad i radni odnosi | ||||||||
2.2.1. | Radna mjesta | ||||||||
2.2.1.1. | Općenito - prepiska o radnim mjestima, upiti i odgovori u svezi s pojedinim radnim mjestom i sl. | papir | - | - | - | N+1 | - | I | - |
2.2.1.2. | Sistematizacija radnih mjesta - Za trajno se čuvanje odabiru usvojene sistematizacije radnih mjesta. | papir | - | - | - | Z+5 | - | D | - |
2.2.2. | Zaposlenici | ||||||||
2.2.2.1. | Registar zaposlenih djelatnika | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.2.2. | Matične knjige djelatnika | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.2.3. | Osobni dosjei djelatnika (aktivni i pasivni) | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.2.4. | Izbori u znanstvena, znanstveno-nastavna i nastavna | papir | - | - | - | T | - |
zvanja | |||||||||
2.2.3. | Radni odnosi | ||||||||
2.2.3.1. | Općenito - dopisivanje vezano uz zapošljavanje i za prestanak radnog odnosa te stručno osposobljavanje i pripravništvo | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
2.2.3.2. | Zasnivanje i prestanak - Natječaji i drugi postupci u zasnivanju radnog odnosa, zamolbe i mišljenja o kandidatima, prijedlozi i odluke, zahtjevi, prijedlozi, odluke i druga dokumentacija vezana za prestanak radnog odnosa. | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.3.3. | Predmeti u vezi s provođenjem natječaja za ravnatelja Muzeja | papir | - | - | - | T | - | - | |
2.2.3.4. | Ugovori o xxxx - Xxxxxxxx ih i u podgrupi 2.2.2.3. „Osobni dosjei“, gdje se čuvaju trajno | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.3.5. | Rješenja o postavljanju voditelja odjela - Nalazimo ih i u podgrupi 2.2.2.3. „Osobni dosjei“, gdje se čuvaju trajno | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.3.6. | Raspored na radno mjesto - Nalazimo ih i u podgrupi 2.2.2.3. „Osobni dosjei“, gdje se čuvaju trajno | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | - |
2.2.3.7. | Prigovori i žalbe na rješenja o rasporedu na radno mjesto, o plaći, opisu radnog mjesta i xx. | xxxxx | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.3.8. | Zapisnici o primopredaji dužnosti | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.3.9. | Inspekcija rada – zapisnici i rješenja | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.4. | Radno vrijeme, odmori i dopusti | ||||||||
2.2.4.1. | Odluke o radnome vremenu Xxxxxx, njegovih službi i zaposlenika | papir | računalo | da | - | Z+2 | Z+2 | I | I |
2.2.4.2. | Rješenja o prekovremenom xxxx | xxxxx | računalo | da | - | Z+2 | Z+2 | I | I |
2.2.4.3. | Rješenja o skraćenom radnom vremenu | papir | računalo | da | - | Z+2 | Z+2 | I | I |
2.2.4.4. | Prisutnost na radu – evidencije, pregledi, izvješća | papir | računalo | da | - | Z+6 | Z+6 | I | I |
2.2.4.5. | Plan korištenja godišnjih odmora | papir | računalo | da | - | Z+1 | Z+1 | I | I |
2.2.4.6. | Molbe i rješenja o korištenju godišnjih odmora, plaćenom i neplaćenom dopustu | papir | računalo | da | - | Z+2 | Z+2 | I | I |
2.2.4.7. | Rješenja o zamjeni za vrijeme odsutnosti djelatnika | papir | računalo | da | - | Z+2 | Z+2 | I | I |
2.2.5. | Povrede obveza iz radnog odnosa | ||||||||
2.2.5.1. | Odluke i rješenja u vezi s povredama obveza iz radnog odnosa - Nalazimo ih i u podgrupi 2.2.2.3. „Osobni dosjei“, gdje se čuvaju trajno | papir | računalo | da | - | Z+2 | Z+2 | I | I |
2.2.5.2. | Predmeti u vezi s pokretanjem kaznenog postupka kod | papir | računalo | da | - | Z+5 | Z+5 | I | I |
nadležnog suda | |||||||||
2.2.5.3. | Predmeti u vezi s materijalnom odgovornošću djelatnika | papir | računalo | da | - | Z+5 | Z+5 | I | I |
2.2.5.4. | Ostala dokumentacija u vezi s raznim sporovima | papir | računalo | da | - | Z+5 | Z+5 | I | I |
2.2.6. | Plaće i naknade plaća | ||||||||
2.2.6.1. | Isplatne liste plaća | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.6.2. | Kartoteka plaća | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.6.3. | Prijava podataka o utvrđenoj plaći | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.6.4. | Ostalo dopisivanje u vezi s raspodjelom plaće | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.6.5. | Izvještaji o čistoj plaći djelatnika | papir | - | - | - | N+5 | - | I | - |
2.2.6.6. | Isplaćene akontacije plaća | papir | - | - | - | N+5 | - | I | - |
2.2.7. | Ostala primanja iz radnog odnosa | - | |||||||
2.2.7.1. | Zamolbe za financijskom potporom | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | - |
2.2.7.2. | Nalozi i zahtjevi za refundiranje plaća, naknade plaća i bolovanja | papir | - | - | - | N+5 | - | I | - |
2.2.7.3. | Dokumentacija u vezi s dječjim dodatkom | papir | - | - | - | N+5 | - | I | - |
2.2.7.4. | Rješenja o naknadi putnih troškova | papir | - | - | - | N+11 | - | I | - |
2.2.7.5. | Dokumenti o regresu | papir | računalo | da | - | N+11 | N+11 | I | I |
2.2.8. | Nagrade i priznanja | ||||||||
2.2.8.1. | Politika i postupci - dokumentacija o ustanovljenju nagrada i priznanja, kriterije za dodjelu i sl. | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.8.2. | Evidencije rješenja i odluka o novčanim nagradama i pismenim pohvalama | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.8.3. | Dokumentacija o dodjeli nagrada za zaposlene – prijedlozi, mišljenja, odluke | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.9. | Bolovanja | ||||||||
2.2.9.1. | Potvrde liječnika o početku i trajanju bolovanja | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | |
2.2.9.2. | Prijave i obavijesti o bolovanju nadležnome tijelu | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | |
2.2.9.3. | Mjesečni izvještaji o bolovanjima | papir | - | - | - | N+2 | - | I | |
2.2.9.4. | Rješenja o korištenju porodiljskog dopusta | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | |
2.2.10. | Zaštita na radu | ||||||||
2.2.10.1. | Program mjera zaštite na radu i HTZ | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.10.2. | Program osposobljavanja djelatnika iz područja zaštite na radu i HTZ | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.10.3. | Dokumentacija u svezi s osposobljavanjem djelatnika za protupožarnu zaštitu | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.10.4. | Zapisnici o ozljedama na xxxx | xxxxx | - | - | - | T | - |
2.2.10.5. | Prijave ozljeda djelatnika na radu nadležnim tijelima | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.10.6. | Evidencija ozljeda na xxxx | xxxxx | - | - | - | T | - | ||
2.2.10.7. | Godišnji i drugi izvještaji iz područja zaštite na radu i HTZ | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.10.8. | Zapisnici o redovnim i izvanrednim pregledima o stanju zaštite na radu i HTZ | papir | - | - | - | Z+10 | - | I | - |
2.2.10.9. | Ostalo dopisivanje s područja zaštite na radu i HTZ | papir | - | - | - | N+1 | - | I | - |
2.2.11. | Zdravstveno osiguranje | - | - | - | - | ||||
2.2.11.1. | Prijava i odjava djelatnika nadležnome tijelu | papir | - | - | - | T | - | ||
2.2.11.2. | Evidencija popunjenih obrazaca za izdavanje zdravstvenih iskaznica | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
2.2.11.3. | Ostalo dopisivanje vezano za ostvarivanje prava iz zdravstvenog osiguranja | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | - |
2.2.12. | Mirovinsko i invalidsko osiguranje | ||||||||
2.2.12.1. | Prijava i odjava djelatnika nadležnome tijelu | papir | - | - | - | Z+10 | - | I | - |
2.2.12.2. | Prijava podataka o utvrđenom stažu osiguranja i plaći, kao i ostali obrasci prijava i odjava za vođenje matične evidencije osiguranika | papir | - | - | - | Z+10 | - | I | - |
2.2.12.3. | Ostalo dopisivanje vezano za ostvarivanje prava iz invalidskog i mirovinskog osiguranja | papir | - | - | - | N+2 | - | I | - |
3. | NEKRETNINE, POSTROJENJA I OPREMA | ||||||||
3.1. | Razvoj resursa | ||||||||
3.1.1. | Općenito | ||||||||
3.1.1.1. | Investicijski programi | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.1.2. | Analize i ocjene postojećih resursa | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.1.1.3. | Imovinsko-pravni predmeti | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.2. | Nekretnine - stjecanje i raspolaganje | ||||||||
3.1.2.1. | Zapisnici o preuzimanju trajne imovine | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.2.2. | Ugovori o kupnji, zamjeni i drugim raspolaganjima i opterećenjima na nekretninama | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.2.3. | Ugovori o najmu poslovnih prostorija | papir | - | - | - | Z+11 | - | I | - |
3.1.2.4. | Rješenja o uknjiženju i korištenju građevinskog zemljišta | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.2.5. | Podaci o ispitivanju zemljišta | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.3. | Gradnja, nadogradnja, rekonstrukcija | ||||||||
3.1.3.1. | Odluke o izgradnji investicijskih objekata | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.3.2. | Norme građenja, urbanističko-tehnički uvjeti | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.1.3.3. | Odabir projektanata i izvoditelja radova - za trajno čuvanje odabiru se ugovori o projektiranju, izvođenju i nadzoru nad izvođenjem radova | papir | - | - | - | Z+5 | - | D | - |
3.1.3.4. | Projekti adaptacija i dogradnja sa svom pratećom dokumentacijom (građevinske knjige, dnevnici rada, dopisivanje investitora s projektantom i izvođačem radova suglasnosti nadležnih tijela na projekt, rješenja o odobrenju gradnje i sl.) - trajno xx xxxx dokumentacija relevantna za dokumentiranje ispravnosti gradnje | papir | - | - | - | Z+10 | - | D | - |
3.1.3.5. | Uporabna dozvola sa zapisnikom o tehničkom pregledu objekta | papir | - | - | - | T | - | ||
3.1.4. | Održavanje – infrastruktura, postrojenja, oprema | ||||||||
3.1.4.1. | Ugovaranje usluga održavanja - Natječaji i ugovori o uslugama održavanja | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.1.4.2. | Dokumentacija u vezi s održavanjem i popravcima električnih instalacija, vodovodnih instalacija, instalacija grijanja, telefonskih instalacija | papir | - | - | - | Z+10 | - | I | - |
3.1.4.3. | Nadzor nad održavanjem zgrade | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | - |
3.1.4.4. | Dokumentacija u vezi s održavanjem i osiguravanjem strojeva, uređaja i postrojenja (atesti, jamstveni listovi i sl.) | papir | - | - | - | Z+1 | - | I | - |
3.1.4.5. | Dokumenti vezani uz vozni park muzeja (nakon prestanka vlasništva) | papir | - | - | - | Z+1 | - | I | - |
3.1.5. | Prijevoz i dostava | ||||||||
3.1.5.1. | Poštanske usluge - Dokumentacija nastala u svezi s korištenjem poštanskih usluga (ponude, upiti i obavijesti, cjenici, korištenje i obračuni usluga) | papir | računalo | - | - | Z+2 | Z+2 | I | I |
3.1.5.2. | Prijevoz i dostava robe i dobara - zahtjevi, popisi robe i dobara koji se prevoze, potvrde o preuzimanju i dostavi, priznanice za izgubljene pošiljke, zahtjevnice, povratnice, obračuni i sl. | papir | - | - | - | Z+2 | - | I | - |
3.1.5.3. | Ugovori | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.2. | Sigurnost i zaštita | ||||||||
3.2.1. | Planovi i upute za postupanje u slučaju nesreće | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.2.2. | Rizici i osiguranje | ||||||||
3.2.2.1. | Police osiguranja imovine | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.2.2.2. | Spisi o osiguranju osoba i imovine - nakon isteka police | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.2.2.3. | Zapisnici o pregledu i osiguranju od požara | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
3.2.2.4. | Planovi osiguranja i protupožarne zaštite | papir | - | - | - | Z+5 | - | I | - |
4. | FINANCIJSKO POSLOVANJE I RAČUNOVODSTVO | ||||||||
4.1. | Financijski planovi i izvješća | ||||||||
4.1.1. | Financijski planovi | ||||||||
4.1.1.1. | Financijski planovi za fiskalno razdoblje | papir | - | - | - | T | - | ||
4.1.1.2. | Ostali financijski planovi | papir | - | - | - | Z+2 | - | U | - |
4.1.1.3. | Zahtjevi za odobrenje i dodjelu sredstava | papir | - | - | - | Z+2 | - | U | - |
4.1.2. | Izvješća o ostvarenim prihodima i rashodima | ||||||||
4.1.2.1. | Izvješća za fiskalno razdoblje | papir | - | - | - | T | - | ||
4.1.2.2. | Završni računi s godišnjim izvještajima o poslovanju | papir | - | - | - | T | - | ||
4.1.2.3. | Periodični financijski izvještaji | papir | - | - | - | Z+7 | - | U | - |
4.2. | Knjigovodstvo i računovodstvo | ||||||||
4.2.1. | Financijsko knjigovodstvo | ||||||||
4.2.1.1. | Općenito | - | računalo | - | - | - | N+2 | - | U |
4.2.1.2. | Glavna knjiga | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.2.1.3. | Nalozi za knjiženje s pratećom dokumentacijom | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.2.1.4. | Nalozi za sve vrste isplata (računa, ugovora, honorara, pretplata, doznaka u inozemstvo i sl.), ako su se temeljem njih plaćali doprinosi | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
4.2.1.5. | Analitika kupaca i dobavljača | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.2.1.6. | Knjige ulaznih i izlaznih računa | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.2.1.7. | Izvještaj o stanju suglasnosti xxxxx | xxxxx | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.2.1.8. | Ugovori o djelu, autorski ugovori, studentski ugovori i sl. | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.2.2. | Materijalno knjigovodstvo | ||||||||
4.2.2.1. | Općenito - kopije garantnih pisama, zahtjeva, narudžbi za nabavu sitnog materijala i sl. | papir | računalo | - | - | N+2 | N+2 | U | U |
4.2.2.2. | Knjiga inventara osnovnih sredstava | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
4.2.2.3. | Kartoteka inventara osnovnih sredstava | - | računalo | - | - | - | N+11 | - | U |
4.2.2.4. | Analitika osnovnih sredstava | - | računalo | - | - | - | N+11 | - | U |
4.2.2.5. | Kartoteka materijalnog knjigovodstva - isprave temeljem kojih se vrši knjiženje u materijalnom knjigovodstvu | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.2.2.6. | Knjiga sitnog inventara | - | računalo | - | - | - | N+7 | - | U |
4.2.2.7. | Kartoteka sitnog inventara | - | računalo | - | - | - | N+7 | - | U |
4.2.2.8. | Knjiga i kartoteka potrošnog materijala | - | računalo | - | - | - | N+7 | - | U |
4.2.2.9. | Obračun amortizacije | - | računalo | - | - | - | N+11 | - | U |
4.3. | Platni promet i novčano poslovanje | ||||||||
4.3.1. | Dopisivanje s bankom i FINA u svezi s korištenjem sredstava i zahtjevi banci o odobrenju konverzije | - | računalo | - | - | - | N+7 | - | U |
4.3.2. | Žiro račun | ||||||||
4.3.2.1. | Otvaranje, promjena i zatvaranje računa | - | računalo | - | - | - | Z+5 | - | U |
4.3.2.2. | Izvješća o stanju i prometu | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.3.3. | Devizno poslovanje | ||||||||
4.3.3.1. | Obračun s bankom u svezi s deviznim poslovanjem | - | računalo | - | - | - | Z+7 | - | U |
4.3.3.2. | Nalozi za otvaranje akreditiva | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.3.3.3. | Akreditivi | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.3.3.4. | Dokumentacija u svezi s izmjenom uvjeta korištenja akreditiva | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.3.3.5. | Nalozi za izvršenje doznake u inozemstvo | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.3.5. | Krediti i posudbe | ||||||||
4.3.5.1. | Ugovori o investicijskom kreditu | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
4.3.5.2. | Dokumenti o isplaćenim potrošačkim kreditima | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
4.3.5.3. | Administrativne zabrane | - | računalo | - | - | - | N+5 | - | U |
4.3.5.4. | Obračuni kunskih i deviznih kamata | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.3.5.5. | Čekovi, kreditne priznanice | - | računalo | - | - | - | Z+11 | - | U |
4.3.6. | Blagajna | ||||||||
4.3.6.1. | Knjiga blagajne | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.3.6.2. | Blagajnički izvještaji | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.3.6.3. | Dnevnik blagajne | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.3.6.4. | Ulazne i izlazne fakture, profakture | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.3.6.5. | Knjiga izlaznih i ulaznih faktura | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.3.7. | Porezi i pristojbe | ||||||||
4.3.7.1. | Porezni obračuni | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.3.7.2. | Periodični obračuni | papir | računalo | - | - | Z+11 | Z+11 | U | U |
4.3.7.3 | Rješenja nadležnih tijela o oslobađanju od poreza i doprinosa | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
4.4. | Trošenje sredstava | ||||||||
4.4.1. | Općenito | ||||||||
4.4.1.1. | Planovi xxxxxxx | xxxxx | računalo | - | - | Z+2 | Z+2 | U | U |
4.4.1.2. | Kartoteka troškova i realizacije | papir | računalo | - | - | Z+7 | Z+7 | U | U |
4.4.2. | Nabava | ||||||||
4.4.2.1. | Godišnji plan nabave | papir | računalo | - | - | Z+5 | Z+5 | U | U |
4.4.2.2. | Evidencije javne nabave (zapisnici, odluke o postupcima javne nabave za nabavu robe, inventara, usluga i radova) | papir | računalo | - | - | Z+5 | Z+5 | U | U |
4.4.3. | Putni troškovi | ||||||||
4.4.3.1. | Putni nalozi i obračuni troškova putovanja i izvještaja sa službenih putovanja | papir | - | - | - | Z+11 | - | U | - |
4.4.3.2. | Knjiga putnih naloga | papir | - | - | - | Z+11 | - | U | - |
4.4.3.3. | Izvještaji o potrošnji goriva | papir | - | - | - | Z+11 | - | U | - |
4.4.4. | Financijski nadzor | ||||||||
4.4.4.1. | Zapisnici nadležnih tijela u svezi s financijskim poslovanjem | papir | - | - | - | Z+11 | Z+11 | D | D |
4.4.4.2. | Predmeti financijske inspekcije (zapisnici, prijave za pokretanje postupka za financijske i privredne prekršaje, prestupe i sl.) | papir | - | - | - | Z+11 | - | D | - |
5. | INFORMACIJSKI RESURSI I DOKUMENTACIJA | ||||||||
5.1. | Informacijski sustavi | ||||||||
5.1.1. | Općenito | ||||||||
5.1.1.1. | Radne procedure, postupci i ovlaštenja pristupa | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.1.2. | Informacijska i komunikacijska infrastruktura | ||||||||
5.1.2.1. | Nabava programske i strojne opreme (ugovori i sl.) | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
5.1.2.2. | Podaci o instaliranoj strojnoj i programskoj opremi | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
5.1.3. | Aplikacije | ||||||||
5.1.3.1. | Aplikativni (korisnički) software – projektna dokumentacija – novi projekti (korisnički zahtjevi, dizajn aplikacije, programska dokumentacija, programski kod, upute za rad i održavanje, zapisnici, dopisi i druga dokumentacija projektnog tima) | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
5.1.3.2 | Zapisnici o izvršenom sistemskom i korisničkom testu preuzimanja novih proizvoda (ili reinženjering postojećih) | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
5.1.3.3 | Sistemski software (opis programskog produkta, priručnici, upute i druga dokumentacija, programski kod) | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
5.2. | Upravljanje dokumentima | ||||||||
5.2.1. | Općenito | ||||||||
5.2.1.1. | Dopisivanje u vezi s uredskim poslovanjem, telefonska | papir | računalo | N+1 | N+1 | I | I |
služba, kurirska služba, pošta | |||||||||
5.2.1.2. | Pravilnici o zaštiti arhivskoga gradiva | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
5.2.2. | Evidencije dokumentacije | ||||||||
5.2.2.1. | Evidencija muzejskih događanja | papir | racunalo | - | - | T | - | - | - |
5.2.2.2. | Izvještaji sa službenih putovanja | papir | računalo | - | - | T | - | - | - |
5.2.2.3. | Urudžbeni zapisnici (obični, povjerljivi i strogo povjerljivi) | papir | - | - | - | T | - | - | - |
5.2.2.4. | Upisnici | papir | - | - | - | T | - | - | - |
5.2.2.5. | Arhivska knjiga (Popis cjelokupnoga gradiva koji se nalazi u pismohrani) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.2.2.6. | Pomoćne evidencije - dostavne knjige, kontrolnik poštarine, knjiga ekspedirane pošte i ostale pomoćne evidencije | papir | računalo | da | - | Z+5 | Z+5 | I | I |
5.2.3. | Rukovanje dokumentacijom | ||||||||
5.2.3.1. | Punomoći i ovlaštenja za podizanje pošte, izvoda i drugih materijala xx xxxxxx, za nabave i sl. | papir | - | - | da | Z+5 | Z+5 | I | I |
5.2.3.2. | Popratna pisma u prilogu kojih se dostavljaju razni zahtjevi za uplate, isplate, povraćaj, suglasnosti, izvještaji i sl. | papir | računalo | da | - | Z+5 | Z+5 | I | I |
5.2.4. | Vrednovanje i izlučivanje | ||||||||
5.2.4.1. | Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja | papir | računalo | da | - | T | - | - | - |
5.2.4.2. | Dokumenti o odabiranju arhivskoga gradiva i izlučivanju bezvrijednoga registraturnoga gradiva | papir | računalo | da | - | T | - | - | - |
5.2.5. | Nadzor | ||||||||
5.2.5.1. | Zapisnici o pregledu arhivskoga i registraturnoga gradiva | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.2.5.2. | Rješenja nadležnoga arhiva o mjerama zaštite gradiva | papir | - | - | da | T | T | - | - |
5.3. | Dokumentacijske zbirke i kartoteke | ||||||||
5.3.1. | Dokumentacijske zbirke | ||||||||
5.3.1.1. | Dokumentacija vezana uz povijest Muzeja | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.3.1.2. | Dokumentacija o zgradama (Xxxxxx Xxxxxx, Muzejski prostor Kula, Arheološke zbirke Osor, Muzej Apoksiomena) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.3.1.3. | Dokumentacija o zbirkama Muzeja (po Pravilniku o unutarnjem ustrojstvu) - Knjige darova - Glavni inventar, inventarske knjige i kartoteke Muzeja - Knjige nadopunjenih inventara | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
- Registracija zbirki (fundusa) - rješenja, prijave - Ulazna knjiga, izlazna knjiga i knjiga pohrane - Kompleti izvještaja komisije za popis s popisnim listovima | |||||||||
5.3.1.4. | Dokumentacija vezana uz osobne fondove djelatnika | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.3.1.5. | Dokumentacija o arheološkim, etnološkim terenskim istraživanjima (fotografska, mjerna i tekstualna) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.3.1.6. | Dokumentacija o arheološkim, etnološkim lokalitetima (Arhiv lokaliteta) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.3.1.7. | Plakati, leci, brošure, kalendari i drugi sitan tisak, kronike, dnevnici, memoari i neobjavljeni rukopisi o povijesti i djelatnosti Muzeja | papir | - | T | - | - | - | ||
5.3.1.8. | Dokumentacija vezana uz stručnu djelatnost muzejskih odjela | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
5.3.2. | Kartoteke | ||||||||
5.3.2.1. | Kartoteka arheoloških, etnografskih predmeta – kataloška obrada | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
5.3.2.2. | Kartoteka stručno – znanstvenih radova | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
5.3.2.3. | Kataloška obrada predmeta – baza podataka | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
5.3.2.4. | Knjige dojmova | papir | T | - | - | - | |||
6. | MUZEJSKA DJELATNOST | ||||||||
6.1. | Primarna muzejska dokumentacija | ||||||||
6.1.1. | Osnovne evidencije muzejskih predmeta | ||||||||
6.1.1.1. | Zbirna evidencija gradiva | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
6.1.1.2. | Zapisnici o godišnjem prirastu predmeta u zbirkama | papir | računalo | da | - | T | - | - | - |
6.1.1.3. | Zapisnici o otpisu predmeta | papir | računalo | da | - | T | - | - | - |
6.1.1.4. | Izvještaji o restauratorskim zahvatima na predmetima | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.2. | Pribavljanje muzejskih predmeta | ||||||||
6.1.2.1. | Otkup umjetnina (ugovori) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.2.2. | Darovanje umjetnina (ugovori) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.2.3. | Zamjena umjetnina (ugovori) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.2.4. | Posudba umjetnina (ugovori) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.2.5. | Pohrana umjetnina (ugovori) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.2.6. | Komisiona prodaja (ugovori) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.3. | Revizija muzejskih predmeta | ||||||||
6.1.3.1. | Komisije | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.1.3.2. | Zapisnici o reviziji predmeta | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.1.3.3. | Popisi muzejskih predmeta | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.1.4. | Posudba muzejskih predmeta | ||||||||
6.1.4.1. | Kratkoročne posudbe umjetnina (osiguranje, posudbeni ugovori, reversi) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.4.2. | Dugoročne posudbe umjetnina (osiguranje, posudbeni ugovori, reversi) | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.5. | Izložbe | ||||||||
6.1.5.1. | Evidencija o izložbi | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.1.5.2. | Dokumentacija vezana uz stalne i povremene izložbene postave | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.1.5.3. | Katalozi i plakati izložbi | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.1.6. | Konzervatorsko – restauratorski postupci | ||||||||
6.1.6.1. | Evidencija o konzervatorsko – restauratorskim postupcima | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.1.6.2. | Zapisnici i izvješća o konzervatorsko – restauratorskim postupcima | papir | računalo | da | - | T | T | - | - |
6.2. | Sekundarna muzejska dokumentacija | ||||||||
6.2.1. | Knjižnične i dokumentacijske zbirke | ||||||||
6.2.1.1. | Evidencije i katalozi knjižnog xxxxx | xxxxx | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.1.2. | Knjige i časopisi | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.1.3. | Inventarne knjige zbirki muzejskih predmeta | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.1.4. | Inventarne knjige ulaza muzejskih predmeta | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.1.5. | Inventarne knjige izlaza muzejskih predmeta | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.1.6. | Inventarne knjige audio vizualnih zapisa | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.1.7. | Videoteka (filmovi pohranjeni na videokazetama i drugim medijima o djelatnosti i poslovanju Muzeja) | - | CD, DVD, vanjski hard disk | - | - | - | T | - | - |
6.2.1.8. | Fototeka | - | fotografski film/ računalo | - | - | - | T | - | - |
6.2.1.9. | Kartoteka fotodokumentacije | papir | računalo | - | - | T | - | - | |
6.2.1.10. | Hemeroteka | papir | T | ||||||
6.2.1.11. | Audio – vizualni fondovi (magnetofonske vrpce i kazete o djelatnosti i poslovanju Muzeja) | - | audio kazete, CD, | - | - | - | T | - | - |
računalo | |||||||||
6.2.1.12. | Kartoteka audio fondova | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.2. | Izdavačka djelatnost | - | - | - | - | - | |||
6.2.2.1. | Priprema izdanja - tehnički poslovi uredništva, lekture i korekture, ugovori i korespondencija s tiskarom i sl. | - | računalo | - | - | - | Z+2 | - | I |
6.2.2.2. | Priprema izdanja - važniji dokumenti (korespondencija s autorima, recenzije, odobrenja ili odluke o /ne/odobravanju udžbenika, skripata i drugih publikacija i sl.) | - | računalo | - | - | - | T | - | - |
6.2.2.3. | Muzejske publikacije (monografije, časopis, katalog uzložbe i dr.) | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.2.2.4. | Okružnice, upute, obavijesti, informacije, interna i javna glasila, službeni listovi i sl. | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.3. | Znanstvena, stručna i pedagoška djelatnost | ||||||||
6.3.1. | Znanstvena i stručna djelatnost | - | - | ||||||
6.3.1.1. | Znanstveni i stručni radovi | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.3.1.2. | Evidencija znanstvenih i stručnih radova | računalo | - | - | T | - | - | ||
6.3.1.3. | Doktorski i magistarski radovi | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.3.2. | Pedagoška djelatnost | - | - | - | - | ||||
6.3.2.1. | Izvještaji o održavanju pedagoških radionica | papir | računalo | - | - | T | T | - | - |
6.3.2.2. | Radni materijali o održavanju pedagoških radionica | papir | računalo | - | - | N+5 | N+5 | I | I |
Državni arhiv u Rijeci xx xxx suglasnost na Popis dokumentarnog gradiva Lošinjskog muzeja s rokovima čuvanja xxxx 2021. godine.
Popis dokumentarnog gradiva Lošinjskog muzeja s rokovima čuvanja sastavni je dio Pravila za upravljanje dokumentarnim gradivom Lošinjskog muzeja u (čl.
1. st. 2. Pravila) donesenih na temelju Odluke ravnateljice xxxx 2021. godine.
Popis dokumentarnog gradiva Lošinjskog muzeja s rokovima čuvanja objavljen je na oglasnoj ploči Lošinjskog muzeja xxxx 2021. godine.
LOŠINJSKI MUZEJ
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Ravnateljica