INICIJATIVA ZA SOCIJALNO UKLJUČIVANJE STARIJIH OSOBA
Ovaj projekat finansira
Evropska unija
INICIJATIVA ZA SOCIJALNO UKLJUČIVANJE STARIJIH OSOBA
UGOVOR
Uslovi predstavljeni ovim ugovorom odnose se na tender u okviru projekta „Inicijativa za socijalno uključivanje starijih osoba“.
Ugovor se zaključuje između:
partnerska organizacija, adresa, koju predstavlja xxx, u daljem tekstu „Davalac sredstava“ i
odabrane organizacije civilnog društva, adresa, koju predstavlja xxx, u daljem tekstu „Primalac sredstava“.
1. Broj u evidenciji | |
2. Naziv mikro-projekta | |
3. Period implementacije |
Član 1.
Trajanje ugovora
Period implementacije ovog ugovora je, 6. novembar 2017. – 6. Septembar 2018. godine.
Po odredbama ugovora o projektu „Inicijativa za socijalno uključivanje starijih osoba“ sa Evropskom unijom, ovaj ugovor važi do 30. septembra 2018. godine.
Član 2.
Sastavni delovi ugovora
Sastavni delovi ovog ugovora su:
Aneks A: Potpisan aplikacioni formular za mikro-projekte uključujući opis aktivnosti, plan rada, budžet i sve druge dokumente tražene od organizacije
Aneks B: Budžet mikro-projekta
Aneks C: Formular narativnog izveštaja Aneks D: Komunikacija i vidljivost aktivnosti Aneks E: Dnevnik korišćenja vozila
Član 3.
prava i obaveze ugovornih strana
Obaveze Primaoca sredstava:
Primalac sredstava je odgovoran za pripremanje, implementaciju i upravljanje odobrenim aktivnostima u skladu sa Aneksom A ovog ugovora.
Primalac sredstava tesno sarađuje sa Davaocem sredstava i prihvata nadzor i kontrolu xx xxxxxx njegovih Davalaca sredstava tokom perioda implementacije.
Primalac sredstava će omogućiti kontrolne posete predstavnicima Davaoca sredstava i njegovih donatora. Ovi predstavnici imaju pravo pristupa svim dokumentima vezanim za projekat.
Primalac sredstava se obavezuje da se pridržava najviših standarda odgovornosti i transparentnosti u svim aktivnostima i u vezi svih troškova. Sredstva xxxx xx na raspolaganje stavio Davalac sredstava će biti korišćena ekonomično, efikasno i isključivo u svrhu implementacije odobrenih aktivnosti u skladu sa Aneksom A.
Primalac sredstava će sva sredstva stavljena na raspolaganje za aktivnosti opisane Aneksom A ovog ugovora koristiti ekonomično i na takav način da se obezbedi da rezultati budu postignuti u potpunosti. Davaocu sredstava će Primalac sredstava dostaviti detaljne informacije o korišćenju ljudskih resursa u okviru odobrenih aktivnosti (punu dokumentaciju o isplaćenim platama, ako je ovo u datom slučaju primenljivo).
Informacije o rezultatima odobrenim u skladu sa Aneksom A ovog ugovora koje će Primalac sredstava postići, xxxx xxxx prosleđivati i staviti na raspolaganje svim članicama mreže projekta
„Inicijativa za socijalno uključivanje starijih osoba“. Svi rezultati će biti slobodni za korišćenje kao primeri dobre prakse u radu drugih organizacija civilnog društva i članica mreže.
Obaveze Davaoca sredstava:
Davalac sredstava će obezbediti sredstva za troškove aktivnosti koje implementira Primalac sredstava.
Davalac sredstava će sredstva prebacivati u skladu sa rasporedom utvđenim u članu 4. ovog ugovora.
Davalac sredstava ili bilo koja druga osoba koju za to angažuje Davalac sredstava xx xxxxx sarađivati sa Primaocem sredstava na različitim aspektima kontrole i evaluacije projektnih aktivnosti.
Davalac sredstava će pružiti podršku implementaciji aktivnosti kako bi Primalac sredstava i Davalac sredstava uzajamno razmenjivali znanje i iskustvo.
Član 4.
Uslovi finaniranja
Davalac sredstava daje minimum od 2000 evra i maksimum od 5000 evra Primaocu sredstava za implementaciju aktivnosti. Finansiranje će se vršiti u skladu sa odobrenim budžetom iz Aneksa A i B ovog ugovora.
Transfer sredstava će se vršiti prema sledećem rasporedu:
i) 50% sredstava unapred, u roku od 14 xxxx xxxxx zaključivanja ugovora
ii) 45% sredstava unapred nakon prijema kompletnog narativnog i finansijskog izveštaja za prvih pet meseci implementacije mikro-projekta: ovaj transfer će se izvršiti najranije 14 xxxx od xxxx potvrde Davaoca sredstava da su narativni i finansijski izveštaj kompletni, a takođe i nakon što Davalac sredstava primi sredstva za treću godinu
implementacije projekta od donatora – do devedeset xxxx xxxxx dobijanja izveštaja xx xxxxxx Primaoca sredstava.
iii) 5% u finalnoj uplati obračunato na osnovu konačnog iznosa troškova, najranije 14 xxxx xxxxx što su finalni narativni i finansijski izveštaji uručeni i prihvaćeni kao kompletni.
U slučajevima gde postoji manji utrošak sredstava u odnosu na budžet koji je odobren Primaocu sredstava u prvih pet meseci implementacije mikro-projekta, Davalac sredstava treba da bude kontaktiran unapred da bi se napravio dogovor o tome kako će se ovo pitanje tretirati. Zatim, finansijski izveštaj na polovini implementacije treba da bude dopunjen zvaničnim zahtevom za reviziju budžeta onako xxxx xx dogovoreno unapred sa Davaocem sredstava, kao i narativnim objašnjenjem u kome se detaljno objašnjava kako će nepotrošena sredstva biti upotrebljena tokom drugih pet meseci implementacije mikro-projekta. Ova revizija može da uvede nove aktivnosti ali one moraju da budu u vezi sa opštim opisom i ciljevima mikro-projekta onako xxxx xx projektni predlog originalni podnesen Davaocu sredstava i odobren na konkursu.
U slučajevima da su Primaocu sredstava sredstva prenesena a do kraja implementacije mikro- projekta nisu u potpunosti potrošena, neutrošena sredstva će biti vraćena Davaocu sredstava u roku od četrnaest xxxx xxxxx prihvatanja finalnih izveštaja kao kompletnih.
Davalac sredstava će tražena sredstva preneti u nacionalnoj valuti koristeći važeći InforEuro kurs na xxx transakcije.
Prenos sredstava će se izvršiti korišćenjem sledećeg bankovnog računa Primaoca sredstava:
Banka:
Broj računa:
Primalac sredstava će koristiti sredstva koja mu je preneo Davalac sredstava isključivo za sprovođenje projektnih aktivnosti i svi troškovi moraju nastati u odobrenom periodu implementacije u skladu sa Aneksom A. Sva sredstva koja nisu utrošena na odobrene aktivnosti moraju se vratiti Davaocu sredstava na zahtev Davaoca sredstava u roku od četrnaest xxxx xxxxx prihvatanja finalnih izveštaja kao kompletnih.
Kamata ostvarena po osnovi sredstava na bankovnom računu xxxx da bude utrošena isključivo na odobrene projektne aktivnosti.
Član 5.
Administriranje sredstvima
Svaki trošak xxxx biti povezan sa nekom od budžetskih linija. Ukupni iznos odobrenog budžeta ne može biti prekoračen.
Primalac sredstava će kupovati robu ili usluge po cenama ne višim od uobičajenih tržišnih cena koje su standardne u svojoj oblasti. Primalac sredstava će iskoristiti svaku mogućnost dobijanja popusta, umanjenja ili sličnih povoljnosti i informaciju o ovome uključiti u finansijsku dokumentaciju.
Kopije svih dokumenata (faktura, otpremnica, gotovinskih računa, PPO-PDV obrazaca, izvoda iz banke i evidencije rada zaposlenih na mikro-projektu, naloga za službena putovanja i sl.) koji potvrđuju trošak moraju biti predate Davaocu sredstava.
Ovi dokumenti moraju imati i kratko objašnjenje sadržaja na engleskom jeziku. Fakture, gotovinski računi i priznanice moraju pokazivati minimalno sledeće podatke:
• prodavac – naziv/ ime i prezime, adresu i PIB izdavaoca fakture/računa/priznanice
• kupac – naziv/ ime i prezime, adresu i PIB primaoca fakture/računa/priznanice
• datum prometa roba ili usluga
• reč “faktura”, „račun“ ili „priznanica“
• mesto i datum izdavanja dokumenta
• vrstu, količinu i cenu robe/ usluga koje se plaćaju
• detaljniji opis robe ili usluga
• potvrdu da je plaćanje izvršeno
• napomenu o poreskom oslobođenju
PDV (Porez na dodatu vrednost) nije prihvatljiv trošak i Primalac sredstava će za svaki trošak prethodno dobaviti potvrdu o poreskom oslobođenju od poreske uprave.
Samo računi koji se odnose na Primaoca sredstava odnosno njegove zaposlene ili konsultante angažovane za obavljanje projektnih aktivnosti se prihvataju kao dokaz o trošku.
Plaćanja xxxxx xx xxxx vršena preko računa. Plaćanja u gotovini treba izbegavati. Ona su prihvatljiva samo u slučajevima gde plaćanje preko računa nije izvodljivo. Dokaz o izvršenom plaćanju (kopija bankarskog izvoda u slučaju plaćanja preko računa) treba da bude dostavljen uz svaku fakturu ili priznanicu.
Svaka odobrena aktivnost vezana za putovanje xxxx da ispunjava sledeće zahteve: xxxx postojati putni nalog koji će biti poslat uz narativni i finansijski izveštaj, potpisan xx xxxxxx osobe zadužene za realizaciju mikro-projekta i osobe koja putuje. Dnevnice će biti plaćane u skladu sa lokalnim pozitivnim propisima ako je to predviđeno budžetom. Putni troškovi se moraju pravdati prilaganjem kopija putnih karata i ostalih dokumenata koji potvrđuju nastanak xxxxxx xx službenom putovanju.
Ako se za lokalni transport i u okviru odobrenih aktivnosti koristi vozilo u vlasništvu Primaoca sredstava, mogu se refundirati realni troškovi. Za ovo je potrebno održavati dnevnik vozila sa sledećim podacima: pređena kilometraža, mesto, datum i razlog putovanja, očitana početna i krajnja kilometraža na meraču, ime vozača kao i xxxx xx i koliko goriva točeno. Kopije ovog dnevnika moraju biti priložene uz finansijski izveštaj. Obrazac ovog dnevnika nalazi se u Aneksu E ovog ugovora.
Narativno
Član 6.
Izveštavanje
Primalac sredstava će narativne izveštaje za prethodni mesec, poslati koordinatoru Davaoca sredstava najkasnije do trećeg u narednom mesecu. Ovi izveštaji će opisati sprovedene aktivnosti u odnosu na planirane aktivnosti u datom periodu. Takođe, ovi izveštaji će prikazati uspehe i izazove kao i korišćena rešenja. Na polovini projekta će izveštaj xxxx xxxxxx prvih pet meseci implementacije biti poslat koordinatoru Davaoca sredstava najkasnije 14 xxxx po isteku petog meseca implementacije. Finalni narativni izveštaj će biti dostavljen najkasnije četiri nedelje posle poslednjeg xxxx implementacije. Izveštaji xxxxx xx xxxx na srpskom jeziku. Obrazac za narativni izveštaj je obavezan i nalazi se u Aneksu C ovog ugovora.
Finansijsko
Finansijski izveštaj sastoji se od liste svih troškova vezanih za odobrene aktivnosti, u hronološkom redosledu, dopunjene svim fakturama i priznanicama i ostalim dokumentima koji potvrđuju nastanak xxxxxx, xxx i dokazima o izvršenim plaćanjima, u formatu xxxx xxxxx Davalac sredstava. Finansijski izveštaj prikazuje potrošnju u odnosu na odobreni budžet u Aneksu A i B ovog ugovora. U njemu su prikazana sredstva koja su dobijena od Davaoca sredstava, troškovi
dokumentovani svim izvodima, kao i sve xxxxxx. Primalac sredstava podnosi finansijske izveštaje:
- Nakon tri meseca od početka implementacije projekta, najkasnije 14 xxxx xxxxx isteka trećeg meseca projekta
- Na polovini projekta najkasnije 14 xxxx xxxxx isteka petog meseca projekta.
- Sveobuhvatni finalni finansijski izveštaj će biti podnesen najkasnije četiri nedelje posle poslednjeg xxxx implementacije projekta.
Član 7. Vidljivost
Primalac sredstava će preduzeti mere da osigura vidljivost aktivnosti i svih donatora u skladu sa Aneksom D (Komunikacija i vidljivost). Primalac sredstava treba da osigura korektnu vidljivost kao i da unapred dobije xxxxxx odobrenje od Davaoca sredstava za svaku aktivnost koji preduzima u xxx smislu. Davalac sredstava ima pravo da umanji sredstva koja su namenjena projektu ako se obaveze vezane za vidljivost ne ispunjavaju.
Član 8. Kontrola
Davalac sredstava će redovno nadgledati aktivnosti koje sprovodi Primalac sredstava. Primalac sredstava će Davaocu sredstava omogućiti xxxxxxxx xxxxxxx svoj relevantnoj dokumentaciji u svako doba.
Član 9.
Izmena i raskid ugovora
Ovaj ugovor može biti izmenjen isključivo uz prethodni xxxxxx pristanak xxx xxxxxx.
U slučaju bitno promenjenih okolnosti uslova implementacije projekta, svaka strana može da otkaže ovaj ugovor uz prethodnu pisanu najavu sa otkaznim rokom od najmanje 14 xxxx.
Svaka ugovorna stana može raskinuti ovaj ugovor odmah, bez ostavljanja otkaznog roka, u sledećim slučajevima:
• ako je suprotna ugovorna strana bilo kojim postupkom ili nečinjenjem dovede u sukob ili ugrozi njenu reputaciju na bilo xxxx xxxxx;
• ukoliko dođe do materijalne povrede odredaba ugovora a koja nije ispravljena u roku od dvanaest radnih xxxx po prijemu pisanog upozorenja;
• Ako u bilo kom trenutku tokom važenja ovog ugovora za bilo koju od strana postane nemoguće da ispunjava svoje obaveze zbog više sile, ona će odmah obavestiti drugu stranu pismenim putem o ovoj situaciji. Ova strana je time oslobođena ovih obaveza sve dok traju okolnosti zbog kojih je izvršenje onemogućeno.
Ako aktivnosti ne mogu da se implementiraju iz bilo kog razloga, čak i ako je moguće dogovoriti se o produženju vremenu implementacije, Primalac sredstava xx xxxxx pisanog odobrenja xx xxxxxx Davaoca sredstava prekinuti projekat i podneti narativni i finansijski izveštaj do tog trenutka, u skladu xx xxxx navedenim standardima izveštavanja. Sva neutrošena sredstva će odmah biti vraćena Davaocu sredstava.
Član 10.
Ostale odredbe
Na sve što izričito nije ugovoreno ovim ugovorom primenjivaće se odredbe Zakona o obligacionim odnosima i drugi pozitivni propisi Republike Srbije.
U slučaju da postoje bilo kakva neslaganja između ugovornih strana u vezi sa tumačenjem ili izvršenjem ugovora, ona će biti rešavana sporazumno, a u slučaju da to nije moguće, ugovara se nadležnost suda u Beogradu.
Ovaj ugovor je sačinjen u dva primerka, po jedan za svaku ugovornu stranu.
Ja, .........................................................(ovlašćeni predstavnik Primaoca sredstava), ovim izjavljujem da su svi xxxx navedeni podaci istiniti xxx x xx xxxx navedeni Primalac sredstava ima kapacitet da uspešno ispuni ugovorne obaveze u dogovorenom vremenskom roku. U potpunosti prihvatamo uslove sadržane u pozivu na tender i sve dodatne anekse.
[Potpis ovlašćenog predstavnika Primaoca sredstava] [Potpis predstavnika Davaoca sredstava] [datum, mesto, pečat] [datum, mesto, pečat]