OFFICE OF THE HIGH REPRESENTATIVE
Poziv za ponude za dodjelu ugovora za ugostiteljske usluge
OFFICE OF THE HIGH REPRESENTATIVE
Emerika Xxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx Xxxxxx and Herzegovina
Sve ponude se moraju dostaviti u zatvorenoj koverti za naznakom “Tender za ugostiteljske usluge”, najkasnije do 7. xxxx 2012. do 17:00 sati na sljedeću adresu:
OHR Logistics, Emerika Bluma 1, 71000 Sarajevo, Bosna i Hercegovina
Sadržaj tenderske dokumentacije:
I. Predmet tendera
II. Osnovni opis prostora
III. Posjeta i pregled prostorija
IV. Obim usluga
V. Proizvodi
VI. Oprema – Aneks 1
VII. Menadžment Plan
VIII. Cijene i fakturisanje
IX. Radno vrijeme i zaposleni
X. Osiguranje
XI. Uslovi dostave ponuda
XII. Odabir ponuđača i dodjela ugovora
XIII. Zahtjevana dokumentacija
XIV. Podugovorači ili dodjeljivanje poslova
XV. Mjere obezbjeđenja i udaljavanje pojedinaca
I. PREDMET TENDERA
1.1 Ured visokog predstavnika poziva kompanije da dostave prijedloge za dodjelu jednogodišnjeg ugovora za ugostiteljske usluge u prostorijama OHR-a u Sarajevu za period od 1. jula 2012. – 30. xxxx 2013.
II. OSNOVNI OPIS PROSTORA
2.1 OHR ured se nalazi na adresi Xxxxxxx Xxxxx 0, Xxxxxxxx.
Kompleks obuhvata oko 4,000 metara kvadratnih koji se sastoji od podruma, prizemlja i šest spratova. U uredu u bilo koje vrijeme boravi između 100-120 stalnog osoblja. Oko 3,000 posjetilaca posjeti OHR Sarajevo godišnje.
2.2 Ponuđač će poslovati u prostoru kuhinje na prizemlju, a koja se sastoji od prostora za ručavanje i prostora za pripremu hrane, kao i u kafeteriji.
III. PREGLED PROSTORIJA
3.1 XXX xx organizovati posjetu prostorijama tako da potencijalni Ponuđači mogu da se upoznaju sa
zahtjevima i lokanim uslovima. Ponuđači xxxx xxxx dostaviti ponudu TREBAJU pregledati prostorije. Pregled je zakazan za utorak, 29.05.2012. u 16:30 sati. Prije posjete potrebno je da pošaljete fax Odjelu logistike na broj 033/283-501 ili email na adresu xxxxxx@xxx.xxx i dostavite imena najviše dva predstavnika vaše kompanije koji će prisustvovati pregledu prostorija.
IV. OBIM USLUGA
4.1 Nivo osoblja, nivo dnevnih aktivnosti, kao i javna uloga OHR-a zahtjeva efektan program u cilju pružanja usluga visoke kvalitete kako bi se prezentovao najbolji mogući profesionalni imidž.
4.2 Ponuđač će biti odgovoran za nabavku i prijem sve hrane, roba, proizvoda i opreme u OHR-u. Ponuđač će obezbijediti raznovrsnu kvalitetno pripremljenu hranu i piće po razumnim cijenama. Ponuđač će osigurati da hrana i piće odgovaraju aktivnostima OHR-a.
4.3 Ponuđač će pružati sljedeće dnevne usluge:
a. obezbijediti čaj i kafu na kuhinjskom pultu za samoposluživanje za osoblje i njihove goste. Ponuđač treba osigurati dostupnost proizvoda tokom cijelog radnog xxxx: dopuniti termoske kafe, čaja, šećera, mlijeka, itd.
b. obezbijediti kafu, vodu i sok za sve interne sastanke i događaje. Ponuđač će unaprijed biti obaviješten o takvim sastancima i događajima. Ponuđač je odgovoran da blagovremeno postavi stolove prije i očisti ih nakon sastanka.
4.4 Ponuđač će obezbijediti raznovrsnost ponude / menija iz kojih se može odabrati:
A. Za doručak – Ponuđač će obezbijediti izbor peciva, mafina, kolača, pita, jaja, itd.
B. Za ručak – Ponuđač će obezbijediti sljedeće:
a. izbor supa
b. raznovrsne salate
c. izbor najmanje dva glavna xxxx xxxx uključuju meso (govedina, svinjetina, teletina, janjetina, svježu ribu i perad)
d. vegetarijansko xxxx
x. prilozi – krompir, tjestenina, riža, dvije vrste zelenog i žutog povrća
f. tri vrste sendviča
g. raznovrsna peciva i voće
x. xxxxxxxxxx pića
i. raznovrsni deserti (slatke pite, kolači, sladoled).
4.5 Dodaci xxxxxx xxx što su prelivi za salatu, xxxx, kečap, majoneza, ulje, xxxxxx ocat, sol, biber, ljuti preljevi, sos za odrezak, Ponuđač će obezbjediti i NEĆE biti posebno naplaćivani.
4.6 Ponuđač će poslovati u kafeteriji i posluživati xxxxx napitke, pića, čokoladu i grickalice i obezbijediti raznovrsnost ponude.
4.7 Ponuđač će, ukoliko želi, obezibijediti i druge komercijalne usluge uz pismeno odobrenje OHR-a.
4.8 Ponuđač će imati mogućnost da priprema sva xxxx xxx XXX-a ili u OHR-u koristeći dostupne prostorije. Bilo koja hrana koja se transportuje izvana u OHR mora biti transportovana po odgovarajućim higijenskim standardima.
4.9 Ponuđač će jedino koristiti prehrambene proizvode koji su svježi, hranjivi, prijatnog mirisa i ukusa, i koji su obrađeni prema sanitarnim propisima.
4.10 Ponuđač neće posluživati ili preprodavati ostatke hrane od prethodnog xxxx.
4.11 Ponuđač će biti odgovoran za čišćenje prostora za ručavanje, stolova i pribora, i uklanjanje smeća.
4.12 Ponuđač će prikupljati svo suđe ostavljeno na hodnicima ispred ureda na svakom spratu najmanje tri puta dnevno (ujutro, popodne, navečer).
V. PROIZVODI
5.1 XXX xx obezbjediti manji prostor za skladištenje proizvoda unutar OHR-ovih prostorija bez dodatnog xxxxxx za kompaniju.
5.2 Ponuđač xxxx nabavljati hranu proizvedenu od onih proizvođača hrane koji su pod redovnim nadzorom nadležnih javnih zdravstvenih službi ili drugih nadležnih vladinih agencija. Hrana xxxx biti najviših postojećih standarda i nositi odgovarajuću oznaku kvalitete.
5.3 Ponuđač xxxx služiti svu hranu pri odgovarajućoj temperaturi i svježini.
5.4 Ponuđač xxxx skladištiti svu hranu i prehrambene proizvode na sigurnoj temperaturi.
VI. OPREMA
6.1 Kuhinjska oprema je opisana u Aneksu 1. Kuhinjska oprema navedena u Aneksu 1 će biti na raspolaganju Ponuđaču ukoliko želi da je koristi.
6.2 Oprema koja pripada OHR-u xx xxxx moći iznositi van prostorija OHR-a i bit će vraćena OHR-u u ispravnom stanju po završetku ugovora. Održavanje ove opreme je odgovornost Ponuđača.
6.3 Ponuđač će obezbijediti topli pult (‘xxxx xxxxx’) za posluživanje toplih jela.
6.4 Ponuđač će obezbijediti svu drugu neophodnu opremu za pružanje usluga na profesionalan xxxxx xxx što su čaše, escajg, šolje, stolnjake, pepeljare, itd. Ponuđač će koristiti svoje vlastite xxxxx x xxxx za pripremu i posluživanje hrane.
6.5 Sva oprema će se održavati u sigurnom, efikasnom, upotrebnom stanju svo vrijeme – svi sigurnosni uređaji (uzemljenja, itd.) će se održavati u ispravnom stanju. Nesigurna ili neispravna oprema se NE]E KORISTITI i biti će odmah uklonjena iz xxxxx.
6.6 Ponuđač će preuzeti svu odgovornost za bilo kakve štete nastale upotrebom neodgovarajuće opreme, materijala ili metoda ili nepažljivom upotrebom opreme ili materijala xx xxxxxx svojih zaposlenika.
VII. MENADžMENT PLAN
7.1 Ponuđač će dostaviti Menadžment Plan xxxx xxxx specificirati metode i resurse koji će biti korišteni xx xxxxxx Ponuđača za pružanje usluga, a prema definisanim zahtjevima i ciljevima OHR-a.
7.2 Menadžment Plan xxxx sadržavati:
Nacrt xxxxxxxx xxxxx kojem se predlaže implementacija ugovora (npr. oprema xxxx xx se
koristi, organizacija osoblja, dodatne komercijalne usluge…) Primjeri tri (3) sedmična menija, a prema članu 4.4
Dostaviti kompletan cjenovnik menija i predloženih porcija sa veličinom porcija koje se nude.
Sumirati jela dnevne ponude prema pojedinoj prehrambenoj kategoriji, kao što su glavna jela, povrće, salate, deserti, pića, supe, kruh i peciva, doručak, sendviči, specijaliteti… Sumirati ukupan broj različitih jela u svakoj kategoriji, a prema sedmičnom meniju.
Očekivani broj osoblja potrebnog za pružanje traženih usluga. Svo osoblje koje poslužuje hranu xxxx imati osnovno znanje engleskog jezika.
Ponuđačev plan kako da obezbijedi zdravstvene i higijenske uslove koji zadovoljavaju propise za komercijalne ugostiteljske objekte.
Efektivne procedure za rješavanje pritužbi.
VIII. CIJENE I FAKTURISANJE
8.1 Ponuđač će podnositi OHR-u mjesečni račun samo za robu utrošenu prema članu 4.3. Uz račun xx xxxx priložiti dokumentacija koja potvrđuje dnevnu potrošnju.
8.2 Ugostiteljske usluge za posebne događaje kao što su oproštajne zabave će se naplaćivati odvojeno. Ponuđač će unaprijed biti obavješten o takvim zbivanjima i jelovnik i cijene će biti dogovorene između OHR-a i Ponuđača.
8.3 Ponuđač neće biti odgovoran za plaćanje zakupnine ili tekućih troškova nastalih korištenjem OHR prostorija ili upotrebom OHR-ove opreme (Aneks 1), a kao rezultat pružanja usluga posluživanja prema članu 4.3. i 4.6.
8.4 Hrana i piće koji se poslužuju u kuhinji i kafeteriji će se naplaćivati direktno od kupaca u momentu kupovine. Ponuđač je obavezan da obezbijedi registrar-kase za izdavanje računa.
IX. RADNO VRIJEME I ZAPOSLENI
9.1 Ponuđač će pružati usluge u vremenu od 07:30–18:00, od ponedeljka do xxxxx. Ponuđač može jedino zatvoriti u dane zvaničnih OHR praznika (1. januar, 1. maj, 25. novembar).
9.2 U izuzetnim slučajevima, OHR može zahtijevati od kompanije da svoje usluge pruža u drugom vremenskom periodu ili tokom vikenda. Naknada za takve usluge će biti dogovorena između OHR-a i Ponuđača.
9.3 Ponuđač će, za vrijeme boravka u uredu, osigurati svojim zaposlenicima čista i uredna radna odijela na kojima xx xxxxxx naziv kompanije, i ostalu odgovarajuću zaštitnu odjeću kao što su kape i mreže za kosu, uključujući i odjeću koju zahtijevaju posebne zdravstvene i sigurnosne mjere i propisi u BiH.
9.4 Ponuđač će obučiti i nadgledati sve svoje zaposlene kako bi u radu primjenjivali visoke standarde čistoće, ljubaznosti i usluge .
9.5 Ponuđač će obezbijediti dovoljan broj osoblja neophodnih za pružanje efikasne i uredne usluge i usluge pospremanja.
9.6 Svi zaposlenici koje Ponuđač odredi za pružanje usluga moraju biti fizički sposobni za izvršavanje svojih zadataka i ne smiju imati nikakvu prenosivu bolest. Zaposlenici moraju biti sposobni i iskusni za
vrstu posla koji obavljaju, te urednog izgleda i ponašanja tokom boravka u uredu.
X. OSIGURANJE
10.1 Ponuđač će o svom trošku obezbijediti neophodno osiguranje u vezi sa povredama lica ili štete na imovini, a koje mogu nastati od ili u vezi sa izvođenjem predmetnih usluga xx xxxxxx Ponuđača, njenih agenata, predstavnika, podugovorača ili zaposlenika, a čije pokriće neće biti manje od 5.000,00 KM po štetnom događaju.
10.2 Ponuđač će se pridržavati svih relevantnih zakona o xxxx xxxx se primjenju, uključujući ali ne ograničavajući se samo na, plaćanje doprinosa za zdravstveno i socijalno za sve svoje zaposlene. Svi zaposleni, uključujući i privremeno zaposlene, moraju biti adekvatno osigurani, i na zahtjev OHR-a Ponuđač xxxx dostaviti dokaze o svim registracijama/uplatama.
XI. USLOVI DOSTAVE PONUDA
11.1 Učešćem na ovom tenderu Ponuđači potvrđuju da su registrovani za obavljanje djelatnosti xxxx xx predmet ovog tendera.
11.2 Ponuda xxxx uključivati sljedeće elemente:
ime i adresu kompanije, ime kontakt osobe i telefon, kopiju registracijskih dokumenata kompanije,
bilans stanja i bilans uspjeha za posljednji obračunski period Menadžment Plan (Član 7.) uključujući cijene hrane i pića
eventualne naknade za obezbjeđenje potrošnih roba koje se odnose na član 4.3 iskustvo Ponuđača u pružanju ugostiteljskih usluga,
preporuke od kompanija gdje je Ponuđač pružao slične ugostiteljske usluge u toku protekle tri godine,
detaljni CV menadžera i/ili preporuke koje dokazuju njeno/njegovo profesionalno iskustvo, listu opreme koju će Xxxxxxx obezbijediti,
sve druge relevantne informacije.
11.3 Nepotpune ponude će se diskvalifikovati bez razmatranja.
11.4 Cijene moraju biti izražene u KM (konvertibilnim markama). XXX xx vršiti plaćanja mjesečno, po izvršenoj usluzi. Standardni uslovi plaćanja OHR-a su putem bankovnog transfera u roku od 30 xxxx xxxxx dostavljanja fakture.
11.5 XXX xx platiti PDV u skladu sa zakonom o PDV-u.
11.6 Kompanija je odgovorna za sve poreze i druge naknade koje se odnose na obavljanje aktivnosti po ovom ugovoru uključujući, ali ne ograničavajući se na plaćanje doprinosa za socijalno, penziono i zdravstveno osiguranje za sve svoje zaposlene radnike.
11.7 OHR zadržava pravo xx xxxxx u pregovore xx xxxx kojim ponuđačem ili da okonča tender bez sklapanja ugovora. OHR neće snositi bilo kakve troškove ponuđača u procesu pripreme prijedloga.
XII. OCJENJIVANJE PONUDA I DODJELA UGOVORA
12.1 Odluka o dodjeli Ugovora će se zasnivati na sveukupno najboljem prijedlogu, uzimajući u obzir željenu kvalitetu usluga i razumne cijene menija, u kombinaciji sa kvalitetom prethodnih usluga i
iskustava. OHR može intervjuisati ponuđače.
12.2 Prijedlozi će biti pregledani xx xxxxxx odbora za ocjenjivanje formiranog xx XXX zaposlenika. Odluka ocjenjivačkog odbora će biti konačna.
XIII. ZAHTJEVANA DOKUMENTACIJA OD ODABRANOG PONUĐAČA
13.1 Odabrani ponuđač će pismeno biti obavješten o odluci ocjenjivačkog odbora kojom se preporučuje dodjeljivanje ugovora njemu. Međutim, prije nego što OHR potpiše ugovor sa odabranim ponuđačem, ponuđač xxxx što prije obazbijediti sljedeće informacije i dokumente:
a. zdravstveno uvjerenje za sve zaposlene čime se garantuje njihova fizička i zdravstvena sposobnost za rad u pripremi i na posluživanju hrane.
13.2 Ako odabrani ponuđač ne dostavi traženu dokumentaciju u roku od 7 kalendarskih xxxx od xxxx obavještenja o dodjeli ugovora ili ako se utvrdi da je odabrani ponuđač dostavio netačne informacije, obavještenje će se smatrati poništenim i nevažećim. U xxx slučaju OHR može dodijeliti ugovor drugom ponuđaču.
XIV. PODUGOVORAČI ILI DODJELJIVANJE POSLOVA
14.1 Ni pod kojim uslovima odabrani ponuđač neće imenovati podugovorače ili dodijeliti dio ugovora ukoliko to nije unaprijed pismeno odobreno xx xxxxxx OHR-a. Ukoliko se ustanovi da je kompanija prekršila ove uslove, ugovor će biti prekinut bez prethodnog otkaznog roka.
XV. MJERE OBEZBJEĐENJE i UDALJAVANJE POJEDINACA
15.1 Ponuđač će dvije sedmice unaprijed podnijeti zahtjev za izdavanje OHR propusnica potrebnih za ulazak u ured svakom zaposleniku, uz podnošenje potvrde suda o nekažnjavanju i kopije pasoša odnosno lične karte. Izdavanje ovih propusnica ostaje u isključivoj ovlasti OHR-a i zaposlenici kompanije mogu biti predmet prethodne bezbjedonosne provjere. Zbog duge procedure odobrenja, česte promjene zaposlenika nisu prihvatljive. OHR mora unaprijed pismeno odobriti svaku izmjenu zaposlenih radnika prije nego novi zaposlenik započne rad prema ugovoru xx XXX-om. OHR zadržava pravo da zabrani ulazak u OHR prostorije bilo kojem pojedincu.
15.2 OHR može iz opravdanih razloga zatražiti hitno udaljavanje iz xxxxx bilo kojeg zaposlenika kompanije ili pod-ugovorača zbog, ali ne ograničavajući se samo na to: nestručnosti i nemara, opasnog ili neprikladnog ponašanja, konzumacije alkohola ili opojnih droga, nepoštivanje pravila i propisa, ili bilo kojeg drugog razloga.
ANNEX I